Votre pipeline présente des fuites, et vos dossiers sont tous en attente.
La bonne nouvelle ? Ce n'est pas le genre de situation d'urgence qui nécessite de faire appel immédiatement à un plombier. Votre pipeline commercial est probablement bloqué en mode manuel. Chaque fois que vous recevez une nouvelle piste commerciale via un formulaire en ligne, par exemple, celle-ci atterrit dans la boîte de réception de quelqu'un, mais rien ne se passe tant qu'un commercial n'intervient pas pour lancer le processus.
Ce n'est pas un mauvais système si vous recevez un ou deux nouveaux prospects par jour. Mais si votre volume est plus important, les pipelines manuels ont tendance à s'engorger.
Résultat : votre équipe met du temps à répondre aux prospects potentiels. C'est bien pire qu'un simple problème de flux de données. C'est un problème commercial. Selon Inside Sales, vos taux de conversion seront huit fois plus élevés si vous répondez dans les cinq premières minutes.
Comme le dit le vieil adage, « la chance réside dans le suivi ». C'est pourquoi les processus manuels ne suffisent plus : vous risqueriez en effet de devoir attendre un peu plus longtemps avant que la chance ne vous sourie.
Dans ce guide, nous allons vous montrer comment créer des workflows puissants et natives Close afin de ne jamais manquer un suivi ni perdre un prospect. Vous répondrez aux clients plus rapidement, réduirez le taux d’abandon et resterez présent à l’esprit de vos prospects au moment où leur intérêt est le plus fort.
Que sont les workflows dans Close? Et pourquoi sont-ils importants ?
Dans Close, vous pouvez créer votre pipeline de vente automatisé à l'aide de ce qu'on appelle un « workflow ». Chaque workflow est une séquence native en plusieurs étapes, composée de déclencheurs et de réponses, intégrée à Close. Un seul déclencheur peut enchaîner une série de nouvelles actions, un peu comme dans un mécanisme de Rube Goldberg.
(Mais bien moins compliqué.)
Par exemple, un workflow peut être déclenché par un événement tel que l'envoi d'un formulaire de prospection par un client sur votre site web. Il vous suffit de définir cet événement comme déclencheur dans Close, puis de créer une enchaînement d'actions commerciales — comme des réponses par SMS ou des e-mails de relance — pour que le processus se mette en marche.
L'avantage de ces workflows, c'est qu 'ils peuvent être automatisés pour accélérer les délais de réponse, même lorsque le commercial concerné n'est pas à son poste. Et lorsqu'il est à son poste, il verra le nouveau prospect apparaître en haut de son Close ».
Lorsque vous traitez vos prospects à l'aide de workflows automatisés, cela vous offre plusieurs avantages :
- Des temps de réponse plus courts. Et comme nous avons établi que les taux de conversion peuvent grimper jusqu’à huit fois s’il est répondu dans les cinq premières minutes, c’est le moment le plus crucial du workflow. Ci-dessous, nous allons vous montrer comment configurer un délai naturel pour que la réponse reste « humaine ».
- Suivi de vos prospects. Étant donné que ces prospects sont désormais suivis dans Close et attribués à la personne que vous avez choisie au préalable), vous n’avez plus à vous demander si certains clients ne se perdent pas en cours de route. Chaque prospect potentiel est attribué à un commercial au sein du CRM. Vous pourrez même enregistrer s’ils se transforment en clients ou non, ce qui vous permettra de consulter vos taux de réussite à différentes étapes du workflow.
- Votre équipe peut se concentrer sur la vente. Comme Close se charge des relances par SMS et par e-mail, votre équipe commerciale n'a plus l'impression de devoir sans cesse courir après les prospects. C'est le pipeline qui se charge du suivi. Votre équipe peut désormais se concentrer sur l'art de la vente. Votre processus commercial gagne en évolutivité, ce qui permet à vos commerciaux d'en faire plus avec moins.
Mais voilà pourquoi. Voyons maintenant comment décomposer vos workflows automatisés en quelques étapes simples.
Étape 1 : Configurer un déclencheur intelligent
Tout workflow commence par un déclencheur. Le déclencheur est une action ou une condition liée aux données destinée à lancer le processus : c'est l'élément qui suscite la réaction.
Imaginez que vous soyez une agence immobilière. Vous créez un formulaire de prise de contact sur votre site web afin que les acheteurs potentiels puissent saisir leurs coordonnées et vous contacter.
Vous créez ensuite un formulaire comportant quelques questions. Imaginons que vous souhaitiez vous adresser aux personnes qui achètent leur première maison. Vous pourriez alors inclure la question « Êtes-vous un primo-accédant ? » dans votre formulaire de collecte de prospects, ce qui vous permet de filtrer vos prospects avant même qu’ils ne cliquent sur « Envoyer ».
Une fois qu'ils l'ont fait, vous pouvez désormais donner suite à chaque piste immobilière « qualifiée » sans avoir à lever le petit doigt. Voici la marche à suivre :
- Créez le déclencheur. Dans Close, accédez à Workflows -> Nouveau workflow -> Ajouter un déclencheur.
- Définissez vos filtres. Vous pouvez configurer des filtres tels que « Statut du prospect : “Qualifié” » afin de vous assurer que seuls les prospects qualifiés intègrent votre workflow prioritaire. Il en va de même pour les variables telles que « Secteur d’activité : Immobilier ».
Pourquoi entrer dans autant de détails ? Vous pouvez créer plusieurs workflows adaptés aux besoins spécifiques de différents types de clients. Vous pourriez, par exemple, orienter les nouveaux acheteurs vers un commercial en particulier et utiliser un workflow plus dynamique pour rédiger vos e-mails de suivi.
La seule véritable limite, c'est votre imagination.
N'hésitez pas à tester les différents déclencheurs et même à créer plusieurs workflows si cela répond à vos besoins. Le principe est simple : vous créez automatiquement des workflows très précis pour acheminer les nouveaux prospects vers les commerciaux appropriés au moment opportun.
(Facultatif : utiliser Zapier pour les outils externes)
Psst. Envie d'un peu plus d'automatisation ?
Alors que la plupart des équipes s'appuient sur Close natifs Close , Zapier peut être utilisé lorsque vous avez besoin de connecter des outils externes.
C'est idéal si vous souhaitez bénéficier, en dehors de Close , des mêmes automatisations Close celles disponibles au sein de Close. Pour en savoir plus sur l'intégration entre Zapier et Close , cliquez ici.
Étape 2 : Attribuer automatiquement un « responsable principal »
C'est là que les workflows permettent de débloquer vos pipelines les plus encombrés. Si vous apprenez à attribuer un « responsable » à vos prospects entrants — et à le faire automatiquement —, vous pourrez alors mettre fin à tout le travail manuel et laisser Close « alerter » la bonne personne à chaque fois.
Dans ce contexte, le terme « responsable du prospect » désigne la personne chargée du suivi. C'est elle qui reçoit les informations et qui est chargée de contacter le prospect. Et dès qu'un nouveau prospect qualifié déclenche votre workflow, plusieurs options s'offrent à vous pour l'attribuer :
- Attribuez une tâche à un utilisateur spécifique. Est-ce que Debra s'occupe des acheteurs potentiels dans votre agence tandis que Declan s'occupe des personnes qui souhaitent vendre ? Parfait. Attribuez les prospects acheteurs à un utilisateur spécifique — Debra, dans ce cas précis — et vous serez ainsi assuré que le suivi soit toujours assuré par la bonne personne.
- Désignez une équipe. Si votre organisation est plus grande que celle de Debra et Declan, vous pouvez intégrer plusieurs membres de l'équipe dans Close confier à l'ensemble de l'équipe la « responsabilité principale ».
- Répartissez vos prospects de manière aléatoire. Vous pouvez également laisser le logiciel désigner un « responsable de prospect » au hasard. Cela permettra de faire tourner cette responsabilité au sein de votre équipe afin de répartir équitablement les tâches. Non seulement c'est une méthode équitable, mais cela contribue également à répartir la charge de travail, ce qui vous évite d'être débordé lorsque de nouveaux prospects sont enregistrés dans le système.
Étape 3 : Commencez à répondre en ajoutant une tâche
Une tâche génère immédiatement une notification de suivi dans Close , informant le membre de l'équipe que vous avez désigné qu'il a une nouvelle mission à accomplir, par exemple : « Assurez le suivi de ce prospect immobilier dès que possible. »
Si vous définissez la date d'échéance sur « immédiatement » dans Close, la tâche remonte automatiquement en haut de la Close . C'est essentiel si vous souhaitez accélérer votre temps de réponse. (N'oubliez pas que, selon un livre blanc co-rédigé par Google, jusqu'à 50 % des ventes B2B reviennent au fournisseur qui répond en premier aux clients.)
Voici comment procéder dans Close:
- Ajoutez une étape, par exemple « Assurer le suivi de la piste immobilière dès que possible ».
- Définissez la date d'échéance sur « immédiat » pour que le message apparaisse en haut de la boîte de réception de votre commercial.
- Attribuez-le au responsable concerné.
Étape 4 : Automatisez vos canaux de suivi
Votre commercial n'a pas besoin d'être à son bureau pour effectuer un suivi immédiat. Close peut se charger du premier suivi grâce à un message automatisé. Voici les options qui s'offrent à vous, ainsi que la marche à suivre pour les mettre en œuvre.
SMS automatisés
Vous pouvez utiliser des modèles de SMS prédéfinis dans Close créer les vôtres. Par exemple : « Bonjour [Nom], merci de nous avoir contactés ! Seriez-vous disponible pour un petit échange aujourd’hui ? » Grâce à une simple tâche intégrée à votre flux de travail, vous vous assurez ainsi que Close à chaque prospect qui vous contacte.
Vous pouvez ajouter un délai (par exemple 5 minutes après l'étape de la tâche) pour que le déroulement soit plus naturel ; sinon, cela peut paraître un peu mécanique.
Une autre astuce sympa : envoyez le SMS depuis le numéro du propriétaire du prospect, ce qui rend le message plus personnel. Vous pouvez même intégrer le nom du propriétaire du prospect dans le SMS au sein de votre workflow.
Étape facultative : appel téléphonique
Et s'ils ne répondent pas à votre SMS ? Vous pouvez alors essayer de les appeler. Ajoutez une étape avec un délai (par exemple 30 minutes après l'envoi du SMS) et attribuez-la au responsable du prospect.
Mais voici l'astuce : rendez cette étape facultative. Ainsi, si le responsable du dossier n'est pas à son poste pour cocher la case correspondant au suivi téléphonique, le workflow passe de toute façon à l'étape de suivi suivante.
E-mail de suivi
L'e-mail est un dernier point de contact très utilisé dans la séquence de suivi. Vous n'êtes pas obligé de le structurer ainsi ; n'hésitez pas à l'adapter et à optimiser votre workflow jusqu'à ce qu'il corresponde au rythme des attentes de vos clients.
Lorsque vous automatisez un e-mail de relance, vous pouvez choisir un modèle existant dans Close en créer un nouveau adapté à votre type de prospect.
« Je prends juste de tes nouvelles : as-tu eu le temps d'examiner nos options ? »
L'e-mail est envoyé automatiquement lorsque vous le demandez, ce qui permet à vos commerciaux de se concentrer sur d'autres tâches que le suivi.
Étape 5 : Mesurer et optimiser
Les flux de travail peuvent être des outils que l'on configure une fois pour toutes. Mais vous devriez les considérer comme des documents évolutifs. Testez-les. Peaufinez-les. Essayez de nouvelles choses.
Close des fonctionnalités de reporting qui vous permettent d'identifier les étapes de votre workflow qui génèrent le plus de conversions. Si la plupart des clients se décident lors de l'appel téléphonique, c'est parfait ! Dans ce cas, il n'est peut-être pas nécessaire de faire passer l'e-mail de suivi avant cette étape.
Utilisez les fonctionnalités de reporting intégrées de Close consulter :
- Quels messages reçoivent une réponse ?
- Quelles étapes génèrent le plus de conversions ?
- Les endroits où les gens déposent le plus de choses
N'hésitez pas à ajouter ou supprimer des délais entre les étapes, à modifier vos messages ou à réorganiser les étapes pour optimiser votre flux de travail.
Récapitulatif du processus : tout mettre en place
Prêt à créer un flux de travail ? Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
- Déclencheur : Nouveau prospect avec le statut « Qualifié » + secteur « Immobilier »
- Désigner un nouveau responsable du prospect ( c'est-à-dire un membre de l'équipe immobilière)
- Ajouter une tâche : Assurer un suivi immédiat (pour informer le responsable du dossier)
- Envoyez un SMS avec un délai de 5 minutes afin d'assurer un suivi rapide
- Ajouter un appel téléphonique facultatif avec un délai de 30 minutes
- Si vous ne recevez pas de réponse, envoyez un e-mail
Pourquoi les flux de travail permettent de ne manquer pratiquement aucun client
Les flux de travail sont paradoxaux. Ils humanisent vos relances (grâce aux options de personnalisation) tout en les déhumanisant (grâce aux tâches automatisées qui vous font gagner du temps). Le système se charge du plus gros du travail.
Pendant ce temps, votre équipe reste concentrée sur l'art de la vente, et aucun client n'est laissé pour compte.
Les workflows sont disponibles dans les versions Startup, Professional et Enterprise de Close . Après avoir testé gratuitement Close , pensez donc à passer à la formule Base pour commencer à automatiser vos workflows.
