Wenn Sie Ihr CRM-System einrichten, richten Sie wahrscheinlich auch Ihren Vertriebsprozess ein.
Zumindest gehe ich davon aus, wenn wir uns nun mit diesem Leitfaden befassen. Und diese Annahme dürfte ziemlich zutreffend sein – vor allem, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind.
Vielleicht verkaufen Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung sogar zum ersten Mal – zumindest auf strukturierte Weise, an der mehrere Personen beteiligt sind –, und all diese Veränderungen können einem am Anfang ziemlich einschüchternd vorkommen.
So viele Leute machen den ganzen Prozess viel zu kompliziert. Sie fügen unnötige Schritte hinzu, ziehen irrelevante Beteiligte hinzu und nutzen wichtige CRM-Funktionen falsch (oder zu wenig). Doch eine CRM-Implementierung muss nicht so ablaufen.
Mein Rat: Fangen Sie klein an, bringen Sie das Produkt schnell auf den Markt und passen Sie Ihre CRM-Einrichtung im Laufe der Zeit an, während Sie dazulernen.
So richten Sie ein CRM ein, damit Sie sich direkt auf das Wesentliche konzentrieren können: den Verkauf.
So richten Sie ein CRM ein und starten Ihren Vertrieb in 3 Schritten (2026)
Die richtige CRM-Lösung bietet Ihrem Vertriebsteam zahlreiche Vorteile: Sie optimiert Arbeitsabläufe, automatisiert die Nachverfolgung, vereinfacht die Einarbeitung, stärkt die Kundenbindung – und steigert letztendlich Ihre Verkaufszahlen. Sie müssen Ihr CRM also so einrichten, dass es für Sie arbeitet.
Das geht mit diesen drei (relativ) einfachen Schritten.
1. Erstellen Sie eine erste Liste Ihrer Zielkunden
Das Wichtigste zuerst: Erstellen Sie ein erstes Profil Ihres idealen Kunden. Nutzen Sie dieses Profil, um eine erste Liste der Unternehmen oder Personen zu erstellen, die Sie ansprechen und an die Sie verkaufen möchten.
Dazu müssen Sie herausfinden, wem Sie am besten dienen können. Machen Sie sich ein genaues Bild von den Bedürfnissen dieser potenziellen Kunden, ihren demografischen Merkmalen, ihren Problemen und ihren Zielen. Analysieren Sie ihre Customer Journey und wie sie in Ihre Vertriebspipeline gelangen und zu Kunden werden.
Denken Sie daran, dass dieses Segment bzw. diese Segmente genügend Leads enthalten müssen, um den Aufwand für Ihre nächsten Vertriebsschritte zu rechtfertigen.
Wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung beispielsweise auf lokale Bauunternehmen ausgerichtet ist, sollten Sie nicht versuchen, alle Bauunternehmen im ganzen Land anzusprechen. Beschränken Sie sich auf ein bestimmtes Bundesland oder eine bestimmte Region, eine bestimmte Unternehmensgröße und die Zielgruppe, die Sie ansprechen möchten.
Legen Sie genau fest, wen Sie erreichen möchten, und grenzen Sie diese Zielgruppe bewusst ein. So fällt es Ihnen leichter, die richtigen Personen anzusprechen. Und Ihre Botschaften werden prägnanter, differenzierter, persönlicher – und wirkungsvoller.
Potential customers want to know that you’re building and selling a solution—for them. For the <50 employees construction companies in NW Ohio, for example. With this approach, you’ll gain traction and get responses.
Und Sie wollen sicher auch nicht Ihre Zeit und Ressourcen damit verschwenden, erfolglose Leads anzusprechen und irrelevante Kundendaten zu sammeln. (Noch ein Tipp? Stimmen Sie Ihr ICP mit dem Marketingteam ab. Wenn Sie sich auf eine gemeinsame Linie einigen, ersparen Sie sich eine Menge Ärger.)
Das Erstellen Ihrer ersten Zielgruppenliste sollte eine eigenständige Aufgabe sein – reine Recherche, keine Kundenansprache. Versuchen Sie nicht, ihnen etwas zu verkaufen. Schreiben Sie ihnen keine E-Mails und rufen Sie sie nicht an. Erstellen Sie einfach die Liste – und sorgen Sie dafür, dass sie so präzise wie möglich ist.
2. Übertragen Sie diese Daten in Ihr CRM
Nun, da du die Liste hast, was machst du damit?
Zeit für den Import in das CRM. In Close können Sie Leads über eine CSV- oder XLS-Datei importieren – oder eine einmalige Datenmigration aus Ihrem alten CRM durchführen. Und wenn Sie Hilfe benötigen? Melden Sie sich einfach bei uns. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.
Mach dir aber keine Gedanken darüber, dass alles perfekt sein muss. Deine Kundendaten sehen vielleicht noch nicht ganz perfekt aus – noch nicht. Trage einfach die E-Mail-Adressen, Telefonnummern und die grundlegenden Kundeninformationen ein, und dann? Fang an zu verkaufen.
3. Mit dem Verkauf beginnen
Fang an zu verkaufen. Fang an zu telefonieren, E-Mails zu schreiben und SMS zu verschicken.
Diese (potenziellen) Kundenkontakte im Rahmen der frühzeitigen Kundenansprache werden dir eine Menge beibringen. Du wirst lernen, wie man die richtigen Botschaften vermittelt, welchen Rhythmus man wählen sollte, welche Verkaufsargumente funktionieren (und welche nicht) und vieles mehr.
Versende also nicht die gesamte Liste auf einen Schlag. Erstelle einen Zeitplan und teile deine Liste auf einen Zeitraum von zwei oder drei Wochen auf. Auf diese Weise ruinierst du nicht die gesamte Liste, falls deine Botschaft schlecht ist (oder deine E-Mail einen unglücklichen Tippfehler enthält). Beobachte und passe an – lass es nicht auf die harte Tour lernen.
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Kurz gesagt: Mit Close können Sie Ihre Kundenansprache optimieren und gleichzeitig relevante Erkenntnisse darüber gewinnen, was funktioniert – und was nicht.
Hier sind einige Grundlagen – klicken Sie auf die Links, um mehr über die einzelnen Phasen zu erfahren:
Nun bist du also im Verkauf tätig. Und wenn es dir gelingt, fängst du natürlich auch an, Geschäfte abzuschließen.
Was kommt als Nächstes: 4 Tipps, um Ihr CRM-System zu optimieren
Jetzt kommunizierst du tatsächlich über das CRM mit potenziellen Kunden. Du verkaufst und optimierst deine Vorgehensweise. Weiter so!
Wenn Sie und Ihre Vertriebsmitarbeiter diesen iterativen Prozess über mehrere Wochen hinweg anwenden, werden Sie nach und nach Erkenntnisse gewinnen, auf deren Grundlage Sie das eigentliche Gerüst des CRM aufbauen können.
Wie sollten beispielsweise die Phasen des Opportunity-Trichters aussehen? Welche Daten sollten wir erfassen? Wie sollen wir die Anrufe bearbeiten, wenn wir anrufen? Während Sie mit dem CRM arbeiten, werden Sie das schon herausfinden.
Lassen Sie uns nun Ihr gesamtes Setup und Ihre CRM-Strategie auf ein neues Niveau heben. Hier sind die nächsten vier Schritte.
1. Richten Sie Ihren idealen Opportunity-Trichter ein
Jedes vertriebsorientierte CRM-Tool hat doch ein einziges Ziel, oder? Geschäfte abzuschließen.
An dieser Stelle sollten Sie Ihren idealen Opportunity-Trichter einrichten – das Tool, mit dem Sie Verkaufschancen identifizieren und priorisieren können. Dieser drei- oder vierstufige Trichter begleitet den Prozess von der qualifizierten Opportunity bis zum abgeschlossenen Geschäft und dem eingegangenen Zahlungseingang.
Entscheiden Sie zunächst, welche Unternehmen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Frage kommen. Dabei sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen:
- Sie können von dem, was Sie verkaufen, profitieren
- Sie haben das nötige Budget, um das zu kaufen, was Sie anbieten – und zwar zu dem Preis, den Sie dafür verlangen
- Sie können das, was Sie verkaufen, innerhalb des von Ihnen gewünschten Zeitraums kaufen
In der Welt der Start-ups in der Frühphase muss der Zeitrahmen für den Vertragsabschluss 30 Tage oder weniger betragen. Man lebt nicht von Jahr zu Jahr, von Quartal zu Quartal oder gar von Monat zu Monat. Man steht und fällt mit jedem einzelnen Tag. Wenn ein potenzieller Kunde also nicht bereit ist, innerhalb der nächsten 30 Tage den nächsten Schritt zu gehen, handelt es sich nicht um eine vielversprechende Gelegenheit, und man muss sich davon trennen.
Integrieren Sie diesen Prozess in Ihr eigenes CRM. Was meine ich damit? Die meisten CRMs verfügen über ein Objekt namens „Opportunity“ (Vertriebschance) sowie über Status oder Phasen für jede Opportunity – die Sie selbst definieren können. Der erste Status lautet in der Regel „qualifiziert“.
Sie sollten außerdem die für Ihren Vertriebsprozess wesentlichen Berührungspunkte identifizieren und herausfinden, welche Geschäftsprozesse beim Abschluss von Geschäften eine Rolle spielen. Optimieren und iterieren Sie (wie immer).
All diese Informationen tragen zur erfolgreichen Entwicklung Ihrer individuellen Vertriebspipeline bei.
2. Einführung einer grundlegenden Berichterstattung
Sobald Sie also Ihre Verkäufe über das CRM abwickeln – und dabei den Status Ihrer Verkaufschancen eingeben sowie die Pipeline aktualisieren –, erledigt sich die Berichterstellung von selbst. Ihr neues CRM ist von Haus aus in der Lage, die gängigsten Kennzahlen zu verarbeiten, die Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass zusätzliche Eingaben erforderlich sind.
Aber versuchen Sie doch einmal, einige Berechnungen von Hand durchzuführen. Moment mal, von Hand?! Ja, von Hand. Öffnen Sie Ihre bevorzugte Tabellenkalkulation und tragen Sie die Kennzahlen wöchentlich oder monatlich ein – von Hand. Das hat zwei Vorteile:
- Damit bekommst du, was du brauchst
- Es schult dich im Umgang mit Zahlen
Automatisierung ist großartig. Aber manchmal möchte man vielleicht einen bestimmten KPI abrufen, den die eigene CRM-Plattform nicht unterstützt. (Selbst eine so umfassende wie Close.)
Der manuelle Ansatz bietet zudem die Möglichkeit, tief in die Zahlen einzutauchen – und die guten, schlechten und hässlichen Seiten auf einer detaillierten Ebene zu verstehen. Man spürt den Schmerz des Verlusts und den Rausch des Aufstiegs. Schlechte Zahlen? Autsch. Tolle Zahlen? Volltreffer! Das hält einen auf Trab – und motiviert dazu, sich zu verbessern.
Diese automatisierten Berichte auf Ihrem Dashboard? Da fehlt jegliche emotionale Bindung. Man sieht sie sich an, und es hängt von den eigenen Fähigkeiten und der eigenen Erfahrung ab, ob man beschließt, Maßnahmen zu ergreifen (und die meisten tun das nicht).
Also: Auch in einer automatisierten Welt – erstellen Sie doch ab und zu einen Bericht von Hand. Das lehrt Sie Bescheidenheit und liefert Ihnen den nötigen Kontext, um weiterzukommen.
3. Erleichtern Sie sich das Leben mit intelligenten Integrationen
Sobald Sie einen klaren und wiederkehrenden Prozess etabliert haben, ist es an der Zeit, die Integrationen einzubinden.
Ich sage es noch einmal: Machen Sie das nicht vorschnell. Richten Sie die Integrationen in Ihrem CRM erst dann ein, wenn Sie die Arbeit – Woche für Woche – geleistet haben und genau wissen, welche Aktivitäten sich wiederholen.
Jeden Tag 10 bis 12 Mal dieselbe mühsame Aufgabe erledigen? Oh je. Aber genau diese mühsamen Aufgaben zeigen dir, was du integrieren und automatisieren solltest. Und das ist großartig.
Nutzen Sie zunächst dieCloseintegrierten Workflows – und fügen Sie externe Integrationen nur hinzu, wenn Sie diese wirklich benötigen –, um die sich wiederholenden Teile Ihres Vertriebsprozesses zu automatisieren.
Close bietetClose zahlreiche Integrationen für all deine Lieblings-Apps – von Calendly über Gmail bis hin zu Zoom – und noch viel mehr. Und wir fügen ständig neue hinzu, wie zum Beispiel unser brandneues ChatGPT-Plugin! Für die meisten Vertriebsabläufe reicht Closeintegrierte Automatisierung mittlerweile aus – ganz ohne Rückgriff auf Automatisierungstools von Drittanbietern.
4. Erstellen Sie Ihre Vertriebsworkflows und Automatisierungen für die Kundenansprache
Sind Sie bereit, mit Workflows (Sequenzen oder Kadenz – je nach Ihrem CRM) zu automatisieren? Es gelten dieselben physikalischen Gesetze. Das heißt: Beginnen Sie manuell.
Sobald Sie den Ablauf für den Erfolg manuell festgelegt haben – zum Beispiel: 1. Rufen Sie den Kunden an, 2. Senden Sie eine Folge-E-Mail, 3. Senden Sie vier Tage später eine weitere Folge-E-Mail –, können Sie die CRM-Workflows erstellen, die für Sie am besten funktionieren.
Auf diese Weise können Sie einen neuen Lead direkt in diesen bewährten Arbeitsablauf einbinden – und Ihr Arbeitstag wird einfacher, da Sie eine übersichtliche Aufgabenliste abarbeiten.
Erstellen Sie Workflows für neue Leads, Leads, bei denen der Kontakt abgebrochen ist, verlorene Leads– ganz nach Ihren Bedürfnissen.
Der entscheidende Punkt dabei ist, dass diese Arbeitsabläufe auf dem Wissen basieren, das Sie durch die von Ihnen manuell durchgeführten Schritte gewonnen haben. Sie sind nicht aus der Luft gegriffen. Diese Arbeitsabläufe funktionieren. Und genau das automatisieren Sie.
Profi-Tipp: Ein weiterer Vorteil der Automatisierung von Arbeitsabläufen? Die Einarbeitung. Wenn ein neuer Mitarbeiter einsteigt, muss er nicht erst mühsam alles von Grund auf lernen. Er wird direkt in reibungslos funktionierende Arbeitsabläufe eingebunden.
Generative KI erfreut sich großer Beliebtheit –und das aus gutem Grund. Doch aufgrund mangelhafter Eingabeaufforderungen oder KI-Halluzinationen kann sie auch minderwertige Ergebnisse liefern. Wenn Sie also darauf zurückgreifen, ist es wichtig, zunächst die Grundlagen für gute E-Mails , gute Skripte oder gute Notizen zu verstehen. Und diese Grundlagen erlangt man durch Erfahrung.
Letzte Tipps zur Einrichtung Ihres CRM für ein hervorragendes Kundenerlebnis
Unabhängig von der Art des CRM-Systems liegt der Zweck bereits im Namen: Kundenbeziehungsmanagement. Sie möchten Ihre CRM-Software so einrichten, dass Sie diese Beziehung optimal verwalten, das Kundenerlebnis verbessern – und damit auch den Umsatz steigern.
Mit Ihrem CRM können Sie einen hervorragenden Kundensupport bieten, die teamübergreifende Zusammenarbeit fördern – und alle oben genannten Ziele erreichen. Das wollen wir doch richtig hinbekommen, oder?
Hier sind vier kurze Tipps zur Einrichtung Ihrer CRM-Software, die (fast) garantiert ein fantastisches Kundenerlebnis sorgen:
- Lead-Scoring einrichten: Mithilfedes Lead-Scorings können Sie sich schnell um die wichtigsten Leads kümmern – und die übrigen nach Priorität ordnen. Sie können Kriterien in Close nachverfolgen Close für jede Punktzahl oder Prioritätsstufe „Smart Views“ festlegen.
- Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt sind, bevor Sie sie migrieren : Ihr neues CRM mag zwar leistungsstark sein, aber Sie müssen es dennoch mit verwertbaren Daten und korrekten Kontaktinformationen versorgen. So können Sie nach der Umstellung auf das CRM schnell durchstarten.
- E-Mail mit Close verbinden: Verbinden Sie Ihren beruflichen E-Mail-Posteingang mit Close sehen Sie sich den Verlauf aller Kundeninteraktionen mit Ihrem Team an. Zentrale Kommunikation? Erledigt.
- Nutzen Sie die API für komplexere Integrationen: Mit API-Schlüsseln können Sie Close Ihren bevorzugten Anwendungen – oder Ihrem eigenen internen System – verbinden. (Beachten Sie jedoch, dass API-Schlüssel Ihre CRM-Daten lesen und ändern können; gehen Sie daher sorgfältig damit um.)
Das war’s auch schon – wenden Sie diese vier Tipps bei der Einrichtung Ihres CRM an, und schon kann es losgehen.
Sind Sie bereit, die Erwartungen Ihrer Kunden zu übertreffen und ihre Bedürfnisse zu erfüllen? Sie kennen die einzelnen Schritte. Sie wissen, wie es funktioniert. Ihre Vertriebsmitarbeiter sind bereit, alles zu geben.
Und was steht als Letztes auf deiner To-do-Liste? Probier Close . Keine Kreditkarte erforderlich.
