E-Mail-Zustellbarkeit: Der einzige Leitfaden, den Sie brauchen, um Ihre E-Mails dort zu platzieren, wo sie hingehören

E-Mail-Marketing hat zwar seine Skeptiker, doch bei einem ROI von bis zu 3.600 Prozent ist es schwer vorstellbar, warum das so ist. Unsere Vermutung: Einige E-Mail-Gegner haben vielleicht ein Problem mit der Zustellbarkeit ihrer E-Mails. 

E-Mails sind nur dann wirksam, wenn sie tatsächlich im Posteingang Ihrer Zielgruppe landen. (Ich weiß – logisch, oder?)

Verschwinden Ihre E-Mails einfach ins Leere? Keine Sorge – das können wir gemeinsam in den Griff bekommen. 

Ganz gleich, ob Sie im Vertrieb oder im Marketing tätig sind – eine schlechte E-Mail-Zustellbarkeit kann die Ergebnisse Ihrer harten Arbeit zunichte machen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen alles, was Sie über E-Mail-Zustellbarkeit wissen müssen, damit Ihre E-Mails im richtigen Posteingang landen und von den richtigen Empfängern gesehen werden.

Was versteht man unter E-Mail-Zustellbarkeit?

Dies ist die nächste Stufe nach der E-Mail-Zustellung, die lediglich die technische Zustellung Ihrer E-Mail bestätigt. Die Zustellung gibt lediglich Auskunft darüber, dass der Server die E-Mail empfangen hat, nicht jedoch darüber, wo er sie abgelegt hat.

Wenn die Zustellung einer E-Mail fehlschlägt, spricht man von einem E-Mail-Bounce. Dabei kann es sich entweder um einen Soft-Bounce handeln – ein vorübergehendes Problem wie ein voller Posteingang oder ein Serverproblem – oder um einen Hard-Bounce aufgrund einer falsch geschriebenen E-Mail-Adresse oder einer gesperrten Domain.

Ihr erstes Ziel ist die Zustellung von E-Mails; das eigentliche Ziel ist die Zustellbarkeit von E-Mails. Letzteres ist komplexer und hängt von Ihrem E-Mail-Inhalt, dem Versandvolumen, der Authentifizierung und der Absenderreputation ab.

Die gute Nachricht? Es gibt Maßnahmen, mit denen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails optimieren können.

Was ist eine gute E-Mail-Zustellrate?

Sie möchten, dass möglichst viele E-Mails genau dort ankommen, wo sie hingehören. Aber was ist eine realistische Erwartung? Kann wirklich jede E-Mail jedes Mal im Posteingang des Empfängers landen?

Die Antwort lautet nein, aber es gibt Kennzahlen zur E-Mail-Zustellbarkeit, anhand derer Sie feststellen können, ob es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Zwar gibt es keine allgemeingültige Zielquote für die E-Mail-Zustellbarkeit, doch laut dem „Email Deliverability Benchmark Report 2023“ von Validity lag die durchschnittliche Zustellquote bei 85 Prozent. Etwa sechs Prozent landen im Spam-Ordner, und neun Prozent gehen verloren (was bedeutet, dass der Anbieter des Empfängerpostfachs sie zurückgestellt oder blockiert hat).

In der Praxis landet jede sechste E-Mail nie im Posteingang. Daten von Klaviyo zeigen, dass Marketing-E-Mails pro Empfänger einen Umsatz zwischen 0,10 und 3,45 US-Dollar generieren. Wenn also 15 Prozent Ihrer E-Mails im Nichts verschwinden, verschlechtert sich Ihr Geschäftsergebnis.

Beachten Sie außerdem, dass verschiedene E-Mail-Anbieter unterschiedliche Richtwerte für die Zustellbarkeit von E-Mails haben:

• Gmail: 88,1 Prozent (der Rest setzt sich aus 3,8 Prozent Spam und 8,1 Prozent fehlenden E-Mails zusammen)
• Microsoft (einschließlich Outlook und Hotmail): 82,5 Prozent (der Rest setzt sich aus 6,6 Prozent Spam und 10,9 Prozent fehlenden E-Mails zusammen)
• Yahoo: 87,4 Prozent (der Rest setzt sich aus 3,8 Prozent Spam und 8,8 Prozent fehlenden Daten zusammen)
• Apple: 66,3 Prozent (der Rest setzt sich aus 22,9 Prozent Spam und 10,8 Prozent fehlenden Daten zusammen)

Schließlich können die Zahlen zur E-Mail-Zustellbarkeit je nach Branche erheblich variieren. Die Branchen Immobilien, Medien und Reisen verzeichnen mit 94 Prozent oder mehr sehr hohe Zustellraten, während die Finanz-, Versicherungs- und Telekommunikationsbranche kaum 80 Prozent erreicht. Die Software- und Einzelhandelsbranche liegen mit 89 Prozent bzw. 87 Prozent im Mittelfeld.

Wie schneidet Ihr Unternehmen ab? Wenn Ihre E-Mail-Zustellrate unter 85 Prozent liegt, gibt es für Sie einiges zu tun (und die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, es richtig anzugehen).

Was beeinflusst die Zustellrate Ihrer E-Mails?

Was trägt zu einer hohen E-Mail-Zustellbarkeit bei? Hier sind die acht wichtigsten Faktoren.

1. IP-Reputation und IP-Adresse

Zum Versenden Ihrer E-Mails verwenden Sie eine IP-Adresse. Dabei kann es sich um eine dedizierte IP-Adresse handeln – das heißt, Sie sind der einzige Nutzer –, oder um eine gemeinsam genutzte IP-Adresse, die neben Ihnen auch andere Absender nutzen.

Bei einer dedizierten IP-Adresse bestimmen Sie allein über deren Reputation. Wenn Sie sich jedoch eine IP-Adresse mit anderen teilen, hängt Ihre Reputation als Absender direkt von anderen ab. Wenn andere Absender beispielsweise unseriöse E-Mail-Praktiken anwenden, wie den Kauf von E-Mail-Listen oder den Versand von Millionen von E-Mails, wird Ihre Reputation stark sinken.

2. E-Mail-Infrastruktur und Authentifizierung

Genauso wie ein stabiles Haus einstürzen würde, wenn es auf Sand gebaut wäre, brauchen auch Ihre E-Mails eine solide Infrastruktur und Konfiguration, um ihre volle Wirkung zu entfalten.

Zu dieser Infrastruktur gehören die Authentifizierung anhand von Standards wie SPF, DKIM und Domain-Based Message Authentication sowie die Einrichtung Ihrer DMARC-Einträge. Auf diese Weise können Mailserver die Herkunft Ihrer E-Mails überprüfen.

3. Ihre Domain

Kurz und knapp: Du musst Eigentümer der Domain sein, die du als Absender verwendest. Das bedeutet, dass E-Mail-Adressen mit kostenlosen Domains wie Gmail, Hotmail oder Yahoo für jegliche Art von Massen- oder Werbe-E-Mails völlig ungeeignet sind.

Wenn Sie eine eigene Domain besitzen, erkennen Ihre Empfänger diese, sobald sie Ihre E-Mail in ihrem Posteingang sehen, und gewöhnen sich daran, was zu mehr Öffnungen und weniger Beschwerden führt.

4. Betreffzeile, Inhalt und Formatierung von E-Mails

Ihre Betreffzeile kann Verdacht erregen, wenn sie komplett in Großbuchstaben verfasst ist, übermäßig viele Satzzeichen enthält, Formulierungen verwendet, die auf Spam hindeuten (kostenlos, hier klicken, großer Ausverkauf), oder irreführende Elemente wie „RE:“ oder „FWD:“ enthält, obwohl es sich nicht um eine Antwort oder Weiterleitung handelt.

In der E-Mail selbst können zu viele Bilder ein Problem darstellen, ebenso wie URL-Kürzer – eine Strategie, mit der Spammer ihre Spam-Links verschleiern. Außerdem sollten Sie auf ein mobilfreundliches Design und eine ansprechende Formatierung achten.

5. E-Mail-Aufkommen und -Häufigkeit

E-Mail-Postfächer stützen sich auf Algorithmen, die das Volumen der von Ihnen versendeten E-Mails überwachen. Wenn Sie normalerweise 1.000 E-Mails pro Woche versenden und plötzlich eine halbe Million an einem Tag, landen Sie mit Sicherheit im Spam-Ordner.

Am besten ist es immer, sich schrittweise an das gewünschte Volumen und die gewünschte Häufigkeit heranzutasten, insbesondere wenn Sie den E-Mail-Dienstleister (ESP) wechseln, ein Rebranding durchführen, auf eine andere IP-Adresse umsteigen oder Kampagnen mit hohem Versandvolumen durchführen möchten. (Tipps dazu finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden.)

6. Qualität der Angebote und Interaktion

Das Verhalten Ihrer Empfänger beim Erhalt Ihrer E-Mail ist ein wichtiges Indiz. Wenn sie die E-Mail öffnen, sich damit beschäftigen und auf die darin enthaltenen Links klicken, ist dies ein Zeichen dafür, dass sie darauf vertrauen, dass Ihre Nachrichten ihren Platz im Posteingang verdienen.

Um eine engagierte Empfängerliste aufzubauen, sollten Sie anstelle des Single-Opt-in-Verfahrens das Double-Opt-in nutzen (d. h. neue Abonnenten bitten, ihr Abonnement per E-Mail zu bestätigen) und den Abmeldelink deutlich sichtbar und leicht auffindbar gestalten. Es lohnt sich außerdem, Ihre E-Mail-Liste etwa einmal pro Quartal zu bereinigen – also Abonnenten zu entfernen, die seit mehreren Monaten keine Interaktion mehr gezeigt haben.

7. E-Mail-Bounce-Meldungen und Spam-Fallen

Ein „Hard Bounce“ bedeutet, dass Sie eine E-Mail an eine Adresse senden, die nicht existiert (im Gegensatz zu einem „Soft Bounce“, bei dem es sich lediglich um eine vorübergehende Störung oder einen Fehler des E-Mail-Servers handelt). Je häufiger Ihre E-Mails einen „Hard Bounce“ verursachen, desto stärker leidet Ihre Zustellbarkeit – ein weiterer Grund, warum sich ein Double-Opt-in lohnt.

Ein weiterer Punkt , den man beachten sollte, sind Spam-Fallen– E-Mail-Adressen, die Anbieter als regelrechte Fallen einsetzen, um Spammer zu fangen, indem sie diese an Stellen platzieren, die nur für E-Mail-Scraping-Tools erreichbar sind. Wenn du versehentlich eine E-Mail an diese Spam-Fallen sendest, landen deine E-Mails im Spam-Ordner. Stell dir das mal vor!

8. Beschwerden wegen Spam

Schließlich können Ihre Empfänger Ihre Zustellbarkeit auch manuell beeinträchtigen. Wie? Indem sie Ihre E-Mails direkt in ihrem Postfach als Spam markieren. Dies geschieht in der Regel, wenn sie sich nicht daran erinnern können, sich für Ihre E-Mails angemeldet zu haben, oder wenn sie den Abmelde-Button nicht finden.

Glücklicherweise reicht eine solide Strategie für Kaltakquise per E-Mail und eine saubere, gut gepflegte E-Mail-Liste, die ausschließlich engagierte Abonnenten enthält, völlig aus, um sich vor Spam-Beschwerden zu schützen. 

18 Schritte zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit und dafür, dass mehr E-Mails dort ankommen, wo sie hingehören

Die Zustellbarkeit von E-Mails lässt sich nicht von heute auf morgen verbessern – aber Sie können sie durch einen ganzheitlichen Ansatz optimieren, der Ihnen über Jahre hinweg Umsatz sichern wird. Dazu gehören Ihre technische E-Mail-Infrastruktur, Ihre Strategie für Kaltakquise per E-Mail sowie überzeugende Inhalte.

1. Testen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails

Bevor Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern, sollten Sie zunächst deren aktuellen Zustand überprüfen. Es stehen zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Tools zur Verfügung, mit denen Sie die Reputation Ihrer E-Mails, Spam-Werte, den Zustand Ihrer Domain und vieles mehr überprüfen können.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Überprüfen Sie Ihre Reputation auf mail-tester.com und isnotspam.com. Prüfen Sie, ob Sie ordnungsgemäß authentifiziert sind, Spamfilter passieren und auf einer Sperrliste stehen.
• Führen Sie einen Test auf MxToolbox durch: Überprüfen Sie den Zustand Ihrer Domain und wie sich dieser auf Ihre Reputation auswirkt.
• Probieren Sie den Sender Score aus: Erfahren Sie den Sender Score Ihrer Domain – das ist so etwas wie eine Bonitätsbewertung, nur für Ihre Reputation als Absender.
• Nutzen Sie SendForensics: Verschaffen Sie sich in einem einzigen Dashboard einen umfassenden Überblick über Ihre Absenderreputation, einschließlich des Zustands Ihrer Domain und IP-Adresse.

2. Richten Sie Ihre Infrastruktur ein

Ihre Infrastruktur bestimmt, wie der E-Mail-Versand im Hintergrund funktioniert. Es gibt technische Standards, die sowohl Sie als auch Ihre Empfänger vor Spam, Datenlecks, Phishing und anderen Sicherheitsrisiken im E-Mail-Verkehr schützen.

Die Einhaltung dieser Standards ist für die Zustellbarkeit von E-Mails unerlässlich.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Sie müssen die folgenden Protokolle in Ihren DNS-Einträgen konfigurieren und veröffentlichen. Ihr E-Mail-Anbieter stellt wahrscheinlich bereits eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung, die Ihnen bei der Einrichtung hilft – schauen Sie dort zunächst nach. Alternativ können Sie sich an Ihren technischen Support wenden, um sicherzustellen, dass diese Einstellungen vorgenommen wurden:

• DMARC, kurz für „Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance“
• DKIM, kurz für „DomainKeys Identified Mail“
• SPF, Abkürzung für „Sender Policy Framework“

3. Überprüfen Sie Ihre IP-Einstellungen und stellen Sie sicher, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen

Verwenden Sie eine gemeinsam genutzte IP-Adresse oder eine eigene IP-Adresse, die nur Ihnen gehört?

Eine gemeinsam genutzte IP-Adresse bedeutet, dass andere Unternehmen dieselbe IP-Adresse wie Sie zum Versenden ihrer E-Mails verwenden. Eine dedizierte IP-Adresse ist ausschließlich für Sie bestimmt und absolut einzigartig.

Der Unterschied? Die Reputation des Absenders bei anderen Nutzern derselben gemeinsam genutzten IP-Adresse wirkt sich direkt auf Ihre Zustellbarkeit aus.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem Anbieter, um herauszufinden, welche Art von IP-Adresse Sie nutzen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, handelt es sich mit ziemlicher Sicherheit um eine gemeinsam genutzte IP-Adresse. Fragen Sie Ihren Anbieter nach der Qualität dieses IP-Pools.

Wägen Sie dann die Vor- und Nachteile Ihrer Optionen ab:

• Bei einer gemeinsam genutzten IP-Adresse verbessern seriöse Absender Ihre Zustellbarkeit, während Spammer sie beeinträchtigen. Sie können diese Lösung unabhängig davon nutzen, ob Sie ein hohes oder geringes E-Mail-Aufkommen haben, und der Einstieg ist kostengünstiger und einfacher.
• Mit einer dedizierten IP-Adresse haben Sie die alleinige Kontrolle über Ihre Reputation, müssen Ihre IP-Adresse jedoch zunächst „aufwärmen“ und eine Reputation aufbauen, bevor Sie das gewünschte E-Mail-Volumen erreichen. Diese Option ist teurer und eignet sich am besten für Absender mit hohem Versandvolumen.

4. Richten Sie Ihren Domainnamen bei einem seriösen Anbieter ein

Ein wichtiger Faktor für Ihre Absenderreputation ist ein Domainnamen bei einem weltweit renommierten Provider. Warum? Weil manche Provider häufiger auf schwarze Listen gesetzt werden.

Das passiert, wenn sich beispielsweise 100 andere Domainnamen eine IP-Adresse teilen und einige davon als Spam markiert werden. Das wirkt sich auf die übrigen aus.

Ein Top-Level-Domain-Anbieter ist für jede Art von E-Mail unverzichtbar, insbesondere jedoch für Kaltakquise-E-Mails – denn diese kommen von Natur aus unerwartet.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Die Auswahl an Domain-Anbietern ist riesig, doch die beste Wahl sind GoDaddy oder Squarespace Domains. Das sagt uns Vaibhav Namburi, der Gründer der Cold-Email-Plattform Smartlead, aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung im Bereich Cold-Emailing.

Falls Sie GoDaddy oder Google Domains noch nicht nutzen, können Sie Ihre Domain von Ihrem derzeitigen Anbieter zu uns übertragen – folgen Sie dazu einfach den Anweisungen des Anbieters.

5. Verwenden Sie einen echten Absendernamen und eine echte Absenderadresse anstelle von „No-Reply“

Eine „No-Reply“-E-Mail-Adresse klingt nach einer guten Lösung, um den überfüllten Posteingang Ihres Unternehmens in den Griff zu bekommen. Doch ihre Verwendung kann sich nachteilig auswirken: Sie beeinträchtigt nicht nur direkt Ihre Zustellbarkeit – viele Spamfilter blockieren E-Mails von „No-Reply“-Adressen –, sondern verschlechtert auch das Erlebnis Ihrer Abonnenten.

Es ist wahrscheinlicher, dass sie eine E-Mail öffnen und darauf reagieren, wenn sie von einer echten Person stammt und nicht von einem generischen Markennamen. Ihre E-Mails sollten ein Kanal für wechselseitige Kommunikation sein.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Verwenden Sie statt einer anonymen Absenderadresse ohne Antwortmöglichkeit lieber:

• Eine leicht zu erkennende Absenderadresse, wie beispielsweise hey@yourcompany.com oder newsletter@yourcompany.com
• Der Name einer echten Person im Absenderfeld, zum Beispiel „Steli von Close nur Close
• Verschiedene Absender für unterschiedliche Kampagnenarten, wie z. B. Kunden-Onboarding, Produkt-Updates und Support sowie ein regelmäßiger Newsletter

6. Richten Sie eine separate Domain für Kaltakquise-E-Mails ein

Sind Kaltakquise-E-Mails Ihre bevorzugte Strategie zur Neukundengewinnung oder möchten Sie diese so schnell wie möglich umsetzen?

Gehen Sie bei der Versendung Ihrer Kaltakquise-E-Mails geschickt vor. Wir mögen sie zwar am liebsten, aber zugegebenermaßen erreichen sie nie die Rücklaufquote von normalen E-Mails.

Aus diesem Grund kann das Versenden von Kaltakquise-E-Mails über Ihre Hauptdomain – beispielsweise close.com – deren Reputation beeinträchtigen. Dies wirkt sich auf die Zustellbarkeit anderer E-Mails aus, beispielsweise von Marketing-E-Mails, Onboarding-E-Mails und sogar der internen Kommunikation.

Die Lösung besteht darin, einen separaten Domainnamen nur für Kaltakquise-E-Mails einzurichten. Das könnte beispielsweise [Firmenname].com sein.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Wählen Sie Ihren Parallel-Domainnamen aus und registrieren Sie ihn bei einem seriösen Domainanbieter wie GoDaddy oder Google Domains.
• Verwende zum Versenden von Kaltakquise-E-Mails ausschließlich E-Mail-Adressen dieser Domain.
• Leiten Sie Ihre sekundäre Domain auf Ihre Hauptdomain weiter, damit Besucher, die diese aufrufen möchten, auf Ihrer Website landen.

7. Richten Sie Ihre Versanddienstleister ein

Wenn Sie bereit sind, Ihre Kaltakquise-E-Mails auszuweiten, benötigen Sie spezielle Postfächer. Um sicherzustellen, dass die E-Mails dort ankommen, wo sie hingehören, sollten Sie diese Postfächer strategisch bestimmten Versandanbietern zuordnen.

Vaibhav Namburi von Smartleads empfiehlt Outlook, Gmail und Zoho als Anbieter für den Versand von Kaltakquise-E-Mails unter Anwendung einer 40-40-20-Strategie.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Die 40-40-20-Strategie bedeutet: Wenn Sie 10 E-Mail-Postfächer haben, sollten vier davon bei Outlook, vier bei Gmail und zwei bei Zoho sein. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie:

• Verwenden Sie nicht mehr als 10 Domains in einem einzelnen Arbeitsbereich. Laut Vaibhav fügen einige E-Mail-Anbieter die Organisations-ID zu den von Ihnen versendeten E-Mails hinzu, was bedeutet, dass sie den Zustand der Organisation überwachen.
• Richten Sie pro Domain maximal drei E-Mail-Postfächer ein. Der Grund dafür ist, dass die E-Mail-Reputation domänenspezifisch ist (im Gegensatz beispielsweise zu SEO). Wenn also ein Postfach als Spam markiert wird, gilt dies auch für alle anderen Postfächer unter dieser Domain. Auf diese Weise „verlieren“ Sie nur drei Postfächer.

8. Beleben Sie Ihre E-Mail-Postfächer für Kaltakquise

„Warming up“ bezeichnet das programmgesteuerte Versenden von E-Mails innerhalb eines E-Mail-Netzwerks mit hoher Reputation. Dabei werden natürliche Konversationen zwischen einzelnen E-Mail-Postfächern nachgebildet.

Auf diese Weise vermitteln Sie den E-Mail-Postfächern den Eindruck, dass Sie ein authentischer Absender sind, der ganz normale Gespräche mit anderen führt. Das verbessert Ihre E-Mail-Reputation, und mehr Ihrer Kaltakquise-E-Mails landen im Hauptpostfach statt im Spam-Ordner.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Nutzen Sie eine Funktion zum Aufwärmen des Postfachs mit einem Produkt wie Smartlead. Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie dabei beachten sollten:

• Es empfiehlt sich, Warm-ups jederzeit laufen zu lassen, auch nach den anfänglichen Warm-ups und während laufender Kampagnen.
• Sie sollten nicht mehr als 50 E-Mails pro Tag versenden.
• Falls Ihr bevorzugtes Tool diese Funktion bietet, nutzen Sie die automatisch angepassten Warmups. Auf diese Weise reagiert das Tool auf eine Kampagne mit schwachen Ergebnissen – wie beispielsweise eine niedrige Antwortrate – und gleicht dies durch eine gesteigerte Antwortrate aus.

9. Verwenden Sie Spintax für Ihre Kaltakquise-E-Mails

Spintax (kurz für „Spinning Syntax“) bezeichnet die Vorgehensweise, den Text Ihrer E-Mails so anzupassen, dass sich jede E-Mail anders liest. Im Grunde nutzen Sie Synonyme, um Ihre Kaltakquise-E-Mails bei der Massenversendung zu variieren.

Warum? Weil du umso mehr Variation brauchst, je mehr Kaltakquise-E-Mails du versendest. Wenn eine E-Mail als Spam markiert wird, sorgt Spintaxing dafür, dass die anderen E-Mails unterschiedlich genug sind, um trotzdem im Hauptpostfach zu landen – und dort zu bleiben.

So führen Sie diesen Schritt aus:

Dies ist eine weitere Funktion von Smartlead und vielen anderen Softwarelösungen für Kaltakquise per E-Mail. Achten Sie also darauf, dass diese Funktion vorhanden ist, wenn Sie auf der Suche nach einer solchen Lösung sind.

Alternativ kannst du dies auch manuell erledigen, wenn du dich noch in der Anfangsphase des Cold-Emailing befindest. Zu den Möglichkeiten, deinen Text mit Spintax zu variieren, gehören unter anderem:

• Erste Zeile: Hallo / Guten Tag / Hey [Name]
• Zweite Zeile: Wie geht es dir? / Ich hoffe, es geht dir gut / Wie geht es dir heute? 
• Dritte Zeile: Mein Name ist / Hier spricht [Name] von…

10. Gestalten Sie Ihre Kaltakquise-E-Mail-Sequenz strategisch

Das ist der Punkt, bei dem wir nicht nachgeben. Das Nachfassen ist der Schlüssel zum Erfolg bei jeder E-Mail-Kommunikation – auch bei Kaltakquise-E-Mails. Wenn Ihre erste Kaltakquise-E-Mail an einen potenziellen Kunden jedoch im Spam-Ordner landet, wird jede nachfolgende E-Mail das gleiche Schicksal erleiden, wodurch das Nachfassen sinnlos wird.

Wenn Ihre erste E-Mail jedoch im Posteingang Ihres potenziellen Kunden landet, kommen auch die folgenden E-Mails problemlos an.

Deshalb sollte hinter jeder Kaltakquise-E-Mail, die Sie an einen potenziellen Kunden senden, eine Strategie stehen.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Verwenden Sie in Ihrer ersten E-Mail ausschließlich Text. Fügen Sie keine Links, Bilder, Videos oder Anhänge jeglicher Art hinzu – Ihr Ziel ist es, im Posteingang anzukommen und Ihre Kernbotschaft zu vermitteln.
• Verwende in deiner zweiten E-Mail und den folgenden E-Mails alle Inhalte, die du in deiner ersten E-Mail nicht unterbringen konntest: Links, Bilder, GIFs und mehr. Hier ist ein Plan für die Nachfass-E-Mails, der dir als Inspiration dienen soll.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie schreiben sollen, können Sie gerne eine unserer Vorlagen für Kaltakquise-E-Mails verwenden. 

11. Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste

Die besten E-Mail-Verteiler bestehen aus Empfängern, die Ihre E-Mails erhalten möchten – aber nicht nur das: Sie öffnen sie regelmäßig, interagieren mit ihnen und bleiben auch danach Abonnenten.

Abonnenten, die nicht diesem Profil entsprechen, einfach zu löschen, mag auf den ersten Blick kontraintuitiv erscheinen – warum sollte man E-Mails an weniger Leute schicken wollen, als man könnte? 

Denn das verbessert die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails. Diejenigen, die Ihre E-Mails ignorieren, werden ohnehin nie bei Ihnen kaufen, und wenn sie diese löschen, bedeutet das, dass mehr von denen, die kaufen möchten, Ihre E-Mails tatsächlich sehen.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Entfernen Sie inaktive Abonnenten. Ihr Anbieter legt möglicherweise eigene Kriterien dafür fest, beispielsweise drei oder sechs Monate Inaktivität, oder Sie können diese manuell anhand Ihrer bevorzugten Parameter segmentieren.
• Löschen Sie Abonnenten, bei denen E-Mails zurückkommen. Das ist besonders wichtig bei Hard Bounces, die meist durch ungültige E-Mail-Adressen oder gesperrte Domains verursacht werden.
• Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, sollten Sie erwägen, allgemeine E-Mail-Adressen zu entfernen. Es ist unwahrscheinlich, dass ein seriöser B2B-Interessent eine allgemeine Gmail- oder Yahoo-E-Mail-Adresse für geschäftliche Zwecke verwendet.
• Widerstehen Sie dem Drang, E-Mail-Listen zu kaufen –und zwar auf jeden Fall. Falls Sie in der Vergangenheit welche gekauft haben, löschen Sie diese und machen Sie denselben Fehler nicht noch einmal. E-Mail-Listen enthalten nicht nur Personen, die Ihren Marketing-E-Mails nie zugestimmt haben, sondern können auch voller Spam-Fallen sein.
• Nutzen Sie regelmäßig einen E-Mail-Verifizierungsdienst, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen in Ihrer Liste echten Personen gehören.
• Führen Sie die Bereinigung der E-Mail-Liste regelmäßig durch, beispielsweise einmal pro Quartal, damit sie stets auf dem neuesten Stand bleibt.

12. Double-Opt-in einrichten

Wie sorgt man dafür, dass die E-Mail-Liste auch weiterhin aktuell bleibt, sobald sie bereinigt ist? Mit Hilfe des Double-Opt-in-Verfahrens. Dabei werden neue Abonnenten gebeten, ihr Abonnement zu bestätigen, indem sie auf einen Link klicken, den Sie ihnen per E-Mail zugesandt haben.

Die Alternative wäre, buchstäblich jede E-Mail-Adresse aus Ihrem Anmeldeformular in Ihre E-Mail-Liste aufzunehmen, was Dutzende oder sogar Hunderte von Spam-Adressen und Bots beinhalten kann. Möglicherweise bemerken Sie diese erst, wenn es bereits zu spät ist und Ihre Zustellbarkeit bereits stark beeinträchtigt ist.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Befolgen Sie die Anweisungen Ihres E-Mail-Dienstanbieters, um das Double-Opt-in zu aktivieren, und stellen Sie sicher, dass es für jedes Formular und jeden Lead-Magneten auf Ihrer Website eingerichtet ist.
• Passen Sie Ihren Double-Opt-in-Prozess an, beispielsweise den Text, den Ihre Abonnenten nach dem Ausfüllen des Formulars sehen, sowie die Bestätigungs-E-Mail.

13. Beachten Sie die Versandbeschränkungen und das Versandvolumen

Jeder E-Mail-Anbieter legt eine technische Obergrenze für die Anzahl der E-Mails fest, die Sie pro Tag, Stunde, Minute oder in einer Kombination dieser Zeiträume versenden können. So gilt beispielsweise bei Google Workspace ein Tageslimit von 2.000 E-Mails, bei Gmail liegt das Versandlimit bei 500 E-Mails pro Tag, während Yahoo! nur den Versand von 500 E-Mails pro Tag und maximal 100 E-Mails pro Stunde zulässt.

Wenn Sie die Versandlimits überschreiten, kann es zu einer deutlich schlechteren Zustellbarkeit kommen oder Ihr Konto wird gesperrt.

Wenn Sie eine größere Werbekampagne planen oder Ihre Aktivitäten langfristig ausweiten möchten, sollten Sie besonders auf die Beschränkungen Ihres Anbieters achten.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Überprüfen Sie noch einmal die von Ihrem Provider festgelegten Versandlimits. Growth List bietet eine übersichtliche Tabelle dazu.
• Ermitteln Sie, wo Sie stehen, basierend auf dem Limit Ihres Anbieters für das E-Mail-Volumen, das Sie derzeit täglich versenden, einschließlich Ihrer Kaltakquise-E-Mails, Lead-Nurturing-Workflows und anderer Kampagnen.
• Legen Sie in dem Tool, das Sie zum Versenden von E-Mails verwenden, feste Obergrenzen fest. Close können Sie Ihr stündliches und tägliches Versandlimit sowie die Mindestverzögerung zwischen E-Mails festlegen. Wir übernehmen standardmäßig die Limits Ihres Anbieters, sofern wir diesen identifizieren können, und lassen einen Puffer von 10 Prozent zum Limit, um manuell versendete E-Mails zu berücksichtigen.

14. Neue Abonnenten einbinden

Die Einbindung eines neuen Abonnenten ist eine elegante Umschreibung dafür, ihn bei diesem neuen E-Mail-Erlebnis willkommen zu heißen, für das er sich angemeldet hat. Das dient nicht nur als Erinnerung daran, was Sie tun, sondern ist auch eine hervorragende Möglichkeit, sein Vertrauen zu gewinnen und eine Beziehung aufzubauen.

Sie können eine einzelne Willkommens-E-Mail oder eine Serie von bis zu drei E-Mails versenden, in denen Sie Ihre Marke vorstellen und Ihre besten Inhalte präsentieren.

Ohne ein positives Erst-Erlebnis könnten sie bis zum Versand deiner nächsten E-Mail ein oder zwei Wochen später schon vergessen haben, dass sie sich angemeldet haben – und deine E-Mail als Spam markieren. 🤦‍♀️

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Entscheiden Sie sich für ein bis drei Willkommens-E-Mails, die Sie jedem neuen Abonnenten senden möchten.
• Passen Sie Ihre Willkommens-E-Mail an das Formular an, das ein Abonnent ausgefüllt hat, beispielsweise ein Webinar-Mitschnitt, ein PDF-Leitfaden zum Herunterladen oder ein Formular für den Haupt-Newsletter.
• Teilen Sie mit, wie oft Sie E-Mails versenden möchten und welche Art von Inhalten die Empfänger in Ihren E-Mails erwarten können.
• Teilen Sie Links zu Ihren beliebtesten und hilfreichsten Ressourcen, mit denen sie beginnen können.

15. Bieten Sie Ihren Abonnenten klare Optionen für ihre E-Mail-Einstellungen an

Stell dir vor, du erhältst täglich eine E-Mail von einem Unternehmen, das du wirklich magst, und stellst fest, dass das täglich etwas zu viel ist, du dir aber eine wöchentliche Zusammenfassung wünschen würdest … Aber es gibt keine Möglichkeit, das anzupassen.

„Vielleicht kann ich die Anzahl der Themen, die mich interessieren, reduzieren, damit die E-Mails nicht mehr so oft kommen“, denkst du. Aber das funktioniert auch nicht.

Dir ist klar, dass du deinen Posteingang nur dann im Griff behalten kannst, wenn du dich abmeldest – aber auch diese Option findest du nirgends.

Die einzige Lösung, die dir bleibt? Als Spam markieren und dauerhaft blockieren.

Indem Sie Ihren Abonnenten eine einfache Möglichkeit bieten, ihre E-Mail-Einstellungen festzulegen, vermeiden Sie dieses Szenario gänzlich und geben ihnen die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, was in ihrem Posteingang landet.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Abmelde-Schaltfläche oder Ihr Abmelde-Link buchstäblich nicht zu übersehen ist. Wenn Sie diese verbergen, landen Sie im Handumdrehen im Spam-Ordner.
• Fügen Sie immer einen Link ein, über den Abonnenten ihre Einstellungen vornehmen können, beispielsweise die Häufigkeit der E-Mails und Themen, die sie interessieren. Dies sollte sich mit dem E-Mail-Dienstleister Ihrer Wahl ganz einfach einrichten lassen.
• Richten Sie Feedback-Möglichkeiten ein, d. h. eine Möglichkeit für Ihre Abonnenten, ihre Meinung und Vorschläge zur Verbesserung Ihrer E-Mails mitzuteilen. Fügen Sie am Ende jeder E-Mail einen Link zu einer Umfrage ein, den sie jederzeit aufrufen können, oder versenden Sie in regelmäßigen Abständen eine E-Mail mit einer Umfrage an Ihre Abonnenten.

16. Personalisieren Sie jede E-Mail, ohne Ausnahme

Durch die Personalisierung von E-Mails haben Ihre Empfänger das Gefühl, dass die E-Mail speziell für sie verfasst wurde.

Nicht nur, weil es um ein Thema geht, das sie generell interessiert, sondern auch, weil sie namentlich angesprochen werden, ihre Probleme konkret angesprochen werden oder sogar ihr bisheriges Verhalten, wie zum Beispiel ihre Einkäufe, berücksichtigt wird.

Das fördert das Engagement und die Zufriedenheit – und wie könnte man den Posteingängen besser zeigen, dass Ihre E-Mails ihren Platz darin verdient haben?

So führen Sie diesen Schritt aus:

Bei Kaltakquise-E-Mails sieht die Personalisierung anders aus als bei Newslettern und Marketing-E-Mails. Und zwar so:

• Bei Kaltakquise-E-Mails bildet Ihre Recherche die Grundlage für die Personalisierung. Nutzen Sie Ihr ideales Kundenprofil, um jede E-Mail individuell auf den Empfänger abzustimmen, und unseren KI-E-Mail-Generator, um dies in großem Umfang zu bewerkstelligen.
• Setzen Sie bei Marketing-E-Mails und Newslettern verstärkt auf Segmentierung. Sie können Ihre Segmente auf verschiedene Lead-Magneten, frühere Klicks und Käufe, demografische Daten oder sogar auf selbst gewählte Kriterien in Ihren Anmeldeformularen, wie beispielsweise die Unternehmensgröße, stützen.

17. Halten Sie sich an einen festen Zeitplan

Vorhersehbare Zeitpläne werden sowohl von Nutzern als auch von Maschinen geschätzt.

Für die Nutzer bedeutet dies, dass sie sich darauf einstellen, E-Mails zu erwarten, zu öffnen und zu bearbeiten, wenn diese jeden Tag zur gleichen Zeit eintreffen. Für die Systeme – Internetdienstanbieter und E-Mail-Postfächer – bedeutet dies eine vorhersehbare und sichere Möglichkeit, große Mengen an E-Mails zuzustellen.

Eine plötzliche Änderung des Zeitplans – etwa wenn Sie statt einer E-Mail pro Woche plötzlich fünf versenden – wird bei den E-Mail-Anbietern Misstrauen wecken und die Nutzer wahrscheinlich verärgern – beides kann sich negativ auf Ihre Zustellbarkeit auswirken.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Legen Sie Ihren Versandplan fest und halten Sie sich daran. Informieren Sie sich über die besten Zeiten und Tage für den E-Mail-Versand, probieren Sie diese Zeiten aus und behalten Sie das bei, was am besten funktioniert – Woche für Woche.
• Wenn eine Verkaufskampagne häufigere E-Mails als üblich erfordert, befolgen Sie die bewährten Verfahren zur Vorbereitung Ihrer E-Mail-Postfächer und beachten Sie die Versandbeschränkungen.
• Sollte eine Marketingkampagne häufiger als üblich E-Mails erfordern, informieren Sie Ihre Abonnenten rechtzeitig darüber und geben Sie ihnen die Möglichkeit, das E-Mail-Aufkommen zu reduzieren oder eine bestimmte Kampagne stummzuschalten.

18. Optimieren Sie Ihre Betreffzeilen

Betreffzeilen spielen bei der Zustellbarkeit von E-Mails eine doppelte Rolle:

1. Anbieter achten in Betreffzeilen auf bestimmte Wörter und Formatierungen, die auf Spam hindeuten.
2. Empfänger entscheiden anhand der Betreffzeile, ob sie Ihre E-Mail öffnen oder ignorieren, und die Öffnungsraten wirken sich auf die zukünftige Zustellbarkeit aus.

Sie haben bereits die ganze harte Arbeit hinter sich – Ihre Infrastruktur ist perfekt, Ihre E-Mail-Postfächer sind bereit, und Ihre E-Mail-Liste ist voll mit begeisterten Abonnenten und Interessenten. Verschwenden Sie das nicht, indem Sie einfach irgendeine Betreffzeile wählen, die Ihnen gerade in den Sinn kommt.

So führen Sie diesen Schritt aus:

• Vermeiden Sie Großbuchstaben, irreführende Formulierungen, Versprechungen, mit denen schnelles Geld versprochen wird (wie „garantiert“, „Gewinner“, „jetzt zugreifen“), aggressive Verkaufstaktiken oder alles, was als Clickbait angesehen werden könnte.
• Verwenden Sie Betreffzeilen, auf die die Leute gerne klicken . Verfassen Sie für jede Ihrer E-Mails mindestens fünf verschiedene Varianten und versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Empfänger. Auf welche Option würden Sie klicken? Nutzen Sie unseren Generator für E-Mail-Betreffzeilen, um Ihre Kreativität anzuregen.

Checkliste zur E-Mail-Zustellbarkeit

• Erfüllen Sie die entscheidenden technischen Standards für die Zustellbarkeit? Überprüfen Sie Ihre Einstellungen für die Protokolle DMARC, DKIM und SPF und fragen Sie Ihren Provider, ob Sie weitere Unterstützung benötigen, um sicherzustellen, dass diese eingerichtet sind.
• Entspricht Ihre IP-Adresskonfiguration Ihren Anforderungen und Ihrem Versandvolumen? Bei einer gemeinsam genutzten IP-Adresse hängt Ihre Absenderreputation von anderen Absendern im selben Pool ab; eine dedizierte IP-Adresse steht ausschließlich Ihnen zur Verfügung und eignet sich ideal für ein hohes E-Mail-Versandvolumen.
• Ist Ihr Domainname bei einem seriösen Anbieter registriert? GoDaddy und Google Domains sind die beste Wahl; sollten Sie den Verdacht haben, dass dies ein Problem darstellt, können Sie Ihre Domain umziehen.
• Versenden Sie E-Mails unter Angabe eines echten Absendernamens und einer echten Absenderadresse? Die Verwendung einer „No-Reply“-Adresse kann für Spamfilter ein Warnsignal sein, und auch die Empfänger schätzen dies nicht besonders.
• Versenden Sie Kaltakquise-E-Mails über dieselbe Domain wie alle Ihre anderen E-Mails? Eine separate Domain, wie beispielsweise getclose.com anstelle von close.com, eignet sich ideal für Kaltakquise-E-Mails, da so die Reputation Ihrer Hauptdomain nicht beeinträchtigt wird.
• Haben Sie Ihre E-Mail-Postfächer und Versanddienste für Kaltakquise-E-Mails bereits eingerichtet? Hier ein Profi-Tipp: Verteilen Sie Ihre E-Mails im Verhältnis 40:40:20 auf mehrere Anbieter. Die besten Anbieter für den Versand von Kaltakquise-E-Mails sind Outlook, Gmail und Zoho. 
• Haben Sie Ihre „Cold-E-Mail“-Postfächer schon aufgewärmt? Dabei handelt es sich um einen Prozess, der natürliche Konversationen zwischen einzelnen Postfächern nachahmt, um Ihre E-Mail-Reputation zu verbessern. Es gibt Tools auf dem Markt, die dies für Sie übernehmen.
• Verwenden Sie Spintax für Ihre Kaltakquise-E-Mails? Spintax bedeutet einfach, den Text Ihrer E-Mails durch Synonyme zu variieren, um eine gewisse Zufälligkeit zu erzeugen und jede E-Mail individuell klingen zu lassen. Lösungen für die Kaltakquise per E-Mail können dabei helfen.
• Ist Ihre erste Kaltakquise-E-Mail strategisch aufgebaut? Das heißt: keine Links, Bilder, Videos oder Anhänge – der Text sollte einfach gehalten sein und sich auf Ihre Kernbotschaft konzentrieren. Sobald die erste E-Mail im Posteingang angekommen ist, werden weitere folgen, selbst wenn Sie Links und Medien hinzufügen.
• Ist Ihre E-Mail-Liste absolut sauber? Das bedeutet, dass sie keine inaktiven Abonnenten, keine Hard Bounces, keine generischen E-Mail-Adressen und keine Einträge aus gekauften E-Mail-Listen enthält.
• Verwenden Sie das Double-Opt-in-Verfahren? Ohne dieses Verfahren kann jede E-Mail-Adresse – einschließlich Spam-Adressen oder Spam-Fallen – auf Ihrer Liste landen und deren Zustellbarkeit beeinträchtigen.
• Überschreiten Sie die Versandlimits Ihres Anbieters? Behalten Sie die stündlichen und täglichen Versandlimits im Auge, da eine Überschreitung diese Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen oder sogar zur Sperrung Ihres Kontos führen kann.
• Sind Sie gerade dabei, neue Abonnenten zu gewinnen? Wenn Sie ein bis drei Willkommens-E-Mails versenden, können Ihre Abonnenten Sie besser kennenlernen, sich an Sie erinnern und Vertrauen zu Ihnen aufbauen – wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie Ihre regulären E-Mails öffnen.
• Haben Sie Links zum Abmelden und zum Anpassen der Einstellungen hinzugefügt? Machen Sie es Ihren Abonnenten leicht, sich abzumelden, die Häufigkeit der E-Mails anzupassen und Themen auszuwählen, die sie interessieren. Wenn Sie dies nicht tun, bleibt Ihren Abonnenten letztendlich nur die Möglichkeit, Ihre E-Mails als Spam zu markieren.
• Personalisieren Sie jede E-Mail? Das gilt sowohl für Kaltakquise-E-Mails als auch für Marketing-E-Mails – sie kommen viel besser an, wenn der Empfänger das Gefühl hat, dass sie genau auf ihn zugeschnitten sind. Sprechen Sie ihn mit seinem Namen an, gehen Sie auf seine Probleme ein und beziehen Sie sich auf sein bisheriges Verhalten.
• Folgen Ihre E-Mails einem einheitlichen Zeitplan? Unvorhersehbare, plötzliche Sprünge beim Umfang und bei der Häufigkeit verärgern Ihre Abonnenten und lösen bei deren E-Mail-Postfächern und Internetanbietern Alarm aus.
• Sind Ihre Betreffzeilen ansprechend und frei von Spam? Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Betreffzeilen keine irreführenden Formulierungen, aggressiven Strategien, übermäßige Zeichensetzung oder Clickbait enthalten. Das oberste Ziel? Machen Sie sie für Ihren idealen Kunden unwiderstehlich.

Abschließende Gedanken: Nutzen Sie die richtigen Tools, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern

Der Aufbau und die Verbesserung Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit können zu einem ziemlichen Projekt werden – und zwar zu einem, das nie wirklich abgeschlossen ist. Es ist eine fortlaufende Aufgabe.

Wie fängt man am besten an? Finde die Bereiche, in denen du die größten Fortschritte erzielen kannst. Zum Beispiel…

Wenn Sie den Überblick über Ihre Domain-Reputation und Ihre E-Mail-Protokolle noch nicht ganz im Griff haben, sollten Sie zunächst bei Ihren Domain-Anbietern und den Einstellungen Ihres E-Mail-Dienstleisters ansetzen, um diese auf den neuesten Stand zu bringen.

Wenn Ihre Kaltakquise-E-Mails nicht die gewünschten Ergebnisse bringen, suchen Sie sich ein Produkt, das Ihnen dabei hilft, Ihre parallele Domain, Ihre E-Mail-Postfächer, Warm-up-Prozesse und Kaltakquise-Sequenzen einzurichten.

Wenn Ihre E-Mail-Liste veraltet ist, sollten Sie sie gründlich aufräumen und inaktive sowie Abonnenten, bei denen E-Mails zurückkommen, entfernen.

Verfassen Sie jede E-Mail und jede Betreffzeile mit dem Ziel, sie unwiderstehlich zu gestalten – personalisieren Sie sie und feilen Sie so gut wie möglich an Ihren Betreffzeilen, bis sie perfekt sind.

Fassen Sie schließlich alle Ihre Vertriebsgespräche an einem zentralen Ort zusammen, zum Beispiel in Close . Verfolgen Sie die Öffnungsraten von Kaltakquise-E-Mails, Interaktionen mit Leads und Konversionen – Ergebnisse, die Sie erzielt haben, weil Ihre E-Mails genau dort ankamen, wo sie hingehören.