¿Cuántas horas al día esperas que tus comerciales dediquen realmente a vender? De ahí surge la necesidad de contar con estrategias bien planificadas para gestionar el tiempo de ventas.
Un estudio publicado en Forbes revela que un comercial medio dedica solo un tercio de su tiempo a vender. Esto significa que dedica alrededor del 65 % de su jornada laboral a todo lo demás que debe hacer y a tareas poco productivas.
Lo primero en tu lista de tareas pendientes para este año es encontrar formas de evitar que los equipos de ventas pierdan un tiempo que podrían dedicar a vender.
¿Por qué? Porque incluso los aumentos más modestos pueden dar grandes resultados. Por ejemplo, si consigues que los comerciales dediquen el 40 % de su tiempo a vender, en lugar del 35 %, esto supondría más de 100 horas al año (o 13 días completos) adicionales para sus actividades de venta de cara al cliente.
Las estrategias eficaces de gestión del tiempo en el ámbito comercial ayudan a los comerciales a aumentar los ingresos, mejorar la productividad y desarrollar hábitos constantes que favorezcan el crecimiento de las ventas a largo plazo. En este artículo, analizaremos los errores más comunes que cometen los responsables de ventas y los comerciales en la gestión del tiempo, cómo evitarlos y las formas de mejorar tus resultados comerciales.
¿Qué es la gestión del tiempo en ventas?
El tiempo es finito. Por mucho que lo intentemos, no podemos alargar el tiempo del que disponemos. Lo que sí puedes hacer es aprovecharlo de forma más eficiente.
Una mala gestión del tiempo es una de las principales razones por las que los equipos de ventas no alcanzan sus objetivos. Si tenemos en cuenta que solo el 42,8 % de los comerciales cumplen sus cuotas, queda claro que algo tiene que cambiar. Una gestión eficaz del tiempo permite:
- Aumento de la productividad
- Mayor atención a las actividades generadoras de ingresos
- Mayor autodisciplina
- Canales de ventas priorizados
Aprovechar mejor tu valioso tiempo es fundamental para alcanzar el éxito.
Los mejores consejos de gestión del tiempo que los comerciales pueden poner en práctica ahora mismo
El proceso de ventas varía ligeramente en cada sector y organización, pero los trucos para gestionar el tiempo pueden ayudar a los profesionales de ventas independientemente de la empresa para la que trabajen. Los responsables deberán analizar el flujo de trabajo dentro de su organización para ver cómo opera su equipo de ventas e identificar las áreas que se pueden mejorar.
La gestión del tiempo suele basarse en el método de prueba y error, y requiere una retroalimentación constante por parte de los equipos internos para encontrar el equilibrio adecuado. A continuación se presentan algunas de las mejores estrategias de gestión del tiempo que los directores y los comerciales de ventas pueden utilizar para mejorar el rendimiento de las ventas.
Además, el uso eficaz de los sistemas CRM puede mejorar considerablemente la gestión del tiempo de los equipos de ventas. Herramientas como Close ayudan a organizar y realizar un seguimiento de las actividades de ventas, además de ofrecer información sobre el rendimiento del equipo y las interacciones con los clientes. Para comprender mejor cómo gestionar un equipo de ventas de forma eficaz con Close , te recomendamos que leas nuestro artículo detallado.
1. Eliminar tareas administrativas
Últimamente se habla mucho del «quiet quitting», es decir, de aquellas personas que se esfuerzan lo mínimo posible en el trabajo. La última investigación de Gallup muestra que, a mediados de 2025, solo el 32 % de los empleados estadounidenses se sentían comprometidos con su trabajo —una cifra que apenas ha mejorado desde 2022— y, a nivel mundial, el compromiso se sitúa en solo el 23 %. Si esos porcentajes se aplican a tu equipo de ventas, tendrás serios problemas para alcanzar tus objetivos.
Una de las mejores formas de mejorarla gestión del tiempoy el compromiso es revisar y eliminar las tareas administrativas del personal de ventas. Estas tareas administrativas consumen tiempo y pueden afectar negativamente a la moral y al rendimiento del equipo.
Aunque algunas tareas administrativas son necesarias, los comerciales pueden dedicarles menos tiempo si se implementa el conjunto adecuado de aplicaciones y herramientas tecnológicas para ventas. La automatización es clave para recuperar el tiempo perdido.
Como dice Allan Dib en su libro, El plan de marketing de una página:
«Los empresarios con dificultades dedicarán tiempo a ahorrar dinero. Los empresarios de éxito gastarán dinero para ahorrar tiempo».
Por ejemplo:
- Integrar tu CRM con el marcador telefónico, el correo electrónico, los mensajes de texto y las videoconferencias te permite mantenerlo todo sincronizado
- Automatización de la investigación de antecedentes de los clientes potenciales
- Uso de aplicaciones para realizar un seguimiento de los procesos de venta y gestionar los clientes potenciales
- Implementación de la automatización del marketing para la captación de clientes y el cultivo de clientes potenciales
Nunca hay tiempo suficiente en el día para hacerlo todo, por lo que el equipo de ventas debe centrarse en las tareas importantes y dar prioridad a aquellas que generan ingresos.
2. Gestión eficaz del proceso de ventas
Los comerciales pueden mejorar considerablemente sus tasas de conversión, hasta un 46,1 %, si se centran en sus mejores clientes potenciales. Estos clientes potenciales de mayor calidad tienen 2,6 veces más probabilidades de convertirse en clientes que los menos prometedores. ¿No tendría sentido centrarse en los mejores clientes potenciales, que generan 2,6 veces más resultados?
Nunca he oído a un comercial responder que no a esta pregunta. Sin embargo, es poco habitual que los equipos de ventas lo hagan.
Tu estrategia de ventas debe centrarse siempre en las actividades comerciales que generan ingresos y que tienen mayor prioridad en tu día a día. Puedes mejorar considerablemente la gestión de tu cartera de proyectos analizando tu cartera de ventas y estableciendo tus prioridades diarias. Echa un vistazo a tu lista de tareas pendientes y hazte dos preguntas sencillas:
- ¿Qué puedo hacer hoy que tenga el mayor impacto en mi cartera de proyectos?
- ¿Qué puedo hacer hoy que tenga el mayor impacto en mis objetivos?
Una vez que hayas hecho esto, céntrate primero en esas cosas. Empieza siempre el día con lo que realmente importa: tus tareas más importantes y tus principales prioridades.
La gestión del proceso de ventas y de los acuerdos es fundamental para el éxito. Los directores de ventas pueden ayudar a que los equipos se mantengan centrados organizando reuniones para revisar el proceso de ventas y orientando a los comerciales sobre las medidas clave para hacer avanzar los acuerdos.
3. Empieza a decir que no
El lugar de trabajo está lleno de distracciones. El correo electrónico, las redes sociales, las noticias del sector, las conversaciones con los compañeros, el último reto de TikTok... La lista es larga y te quita mucho tiempo. Ese mensaje que te llega mientras estás en una llamada comercial te distrae y hace que pierdas la concentración y no estés totalmente metido en lo que estás haciendo.
Esto hace que resulte difícil concentrarse y establecer prioridades en la jornada laboral, pero, sorprendentemente, no porque sea complicado determinar qué es lo esencial. Lo difícil de establecer prioridades es que hay que decir «no» a las cosas que no son tan importantes.
Decir que no implica dejar pasar oportunidades y, posiblemente, perderte una gran oferta o una victoria fácil. Esto puede provocar el síndrome de «miedo a perderse algo» (FOMO), y las emociones descontroladas pueden nublar el buen juicio.
Tu mente podría empezar a imaginar situaciones en las que aquello a lo que estás diciendo «no» podría convertirse en el próximo gran éxito. Entonces, quizá empieces a sentir que decir «no» a esto es un error. ¿Y si estás cerrando la puerta a una gran oportunidad?
Las dudas y las ilusiones son la razón por la que controlar las emociones es fundamental para tener éxito en las ventas. No pierdas nunca de vista tu objetivo. Eso es lo que hace falta para ganar.
4. Establecer plazos
Si te fijas plazos para tus tareas, te verás obligado a hacer más trabajo en menos tiempo. Las alternativas a RescueTime te ayudarán a ser más productivo y a tener más éxito.
Para muchos comerciales, esto puede ser tan sencillo como reservar franjas horarias en el calendario para concentrarse al máximo en tareas concretas y dedicar un tiempo específico a los asuntos importantes.
Si estás acostumbrado a dedicar 60 minutos a las llamadas de ventas, te resultará complicado gestionar el volumen de llamadas necesario para tener éxito. Planificar tus llamadas y tu enfoque, o utilizar guiones de ventas o plantillas de conversación, puede ayudarte a centrar estas llamadas y a reducir el tiempo que les dedicas. En lugar de 60 minutos, planifica llamadas de 30 minutos, o incluso de 15 minutos, más centradas en los puntos esenciales que debes tratar.
Esto te ayudará a mantenerte centrado y te permitirá dedicar tiempo a tareas de mayor prioridad.
Para los responsables que ven que sus comerciales tienen dificultades con esto, la formación en ventas centrada en las llamadas de desarrollo comercial y los simulacros de llamadas de ventas pueden ayudar a que el equipo se centre y le permitan perfeccionar su enfoque de forma constante.
5. Haz que las llamadas de ventas sean breves y vayan al grano
Si mantienes las llamadas breves y concisas, tus clientes también lo agradecerán. Esto demuestra que respetas su tiempo. A esto lo llamamos «vender como un jefe», porque las personas que llegan a lo más alto de una organización suelen ser muy conscientes del valor del tiempo.
No pierdas 15 minutos intentando establecer una buena relación hablando del tiempo y de las últimas vacaciones del cliente potencial. Acude a cada llamada con un plan de acción. Antes de descolgar el teléfono, hazte estas tres preguntas:
- ¿Por qué llamo?
- ¿Qué quiero conseguir?
- ¿Cómo voy a alcanzar mi objetivo?
Estas preguntas te ayudarán a elaborar tu estrategia. Mantenerte centrado en tu plan también te ayudará a que tus clientes potenciales sigan al teléfono.
6. Clasifica y agrupa tus tareas
Canaliza tu energía reservando varias horas al día para tareas específicas y centrándote únicamente en ellas. Clasifica tus tareas según la actividad y la energía que requieran. Así te resultará más fácil sacar más trabajo adelante.
Cuando te lances a hacer tu primera llamada en frío del día, no estarás al cien por cien desde el principio. Pero te habrás calentado tras tres, cinco o quizá ocho llamadas. Estarás en racha porque habrás sabido manejar las objeciones. A estas alturas, ya habráscerrado algunos tratos ylo estarás haciendo de maravilla.
Pero si haces un par de llamadas, luego respondes a algunos correos electrónicos, después te dedicas un rato a buscar clientes potenciales o te distraes, puede que nunca consigas entrar en el ritmo.
7. Dale a cada día de la semana un tema diferente
Otra forma de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo es organizar tus días por temas. Por ejemplo, podrías programar todas tus reuniones para los lunes. El martes podría ser tu día dedicado a la búsqueda de nuevos clientes. Ya te haces una idea.
Quizá prefieras reservar un tiempo específico para ello. Tal vez rindas más cuando estás descansado, así que deberías reservar tres horas cada mañana para tus llamadas en frío.
O quizá dediques los primeros 15 minutos de cada día a revisar el correo electrónico. Aunque esto puede variar según cada comercial, la clave estáen centrar los esfuerzos en las tareas que generan ingresos. Programar las tareas de alta prioridad y ceñirse al horario garantiza que dediques tus mejores esfuerzos a lo más importante.
Reserva al menos tres o cuatro horas para tareas similares, ya que cuanto más lo practiques, mejor se te dará.
8. Deja de hacer varias cosas a la vez
Vemos a comerciales escribiendo un correo electrónico a un cliente potencial mientras hablan por teléfono con otro o revisando su cartera de clientes durante una reunión sobre cómo mejorar su documentación comercial. Siempre hay algo que hacer.
El tiempo que se pierde al pasar de una tarea a otra acaba sumándose hasta convertirse en una gran pérdida de tiempo. Pero lo más importante es que la pérdida de concentración es lo que causa el mayor perjuicio. Esa falta de concentración reduce la productividad y, en última instancia, da lugar a un trabajo de menor calidad.
Todo el mundo cree que es bueno haciendo varias cosas a la vez, pero la ciencia dice lo contrario. Los investigadores afirman que la multitarea no existe. Lo que haces es cambiar rápidamente de una tarea a otra. Esto hace que tu cerebro trabaje más y puede agotar tu energía más rápidamente.
Así que, para. Concéntrate en una cosa cada vez.
Nunca alcanzarás el máximo rendimiento si no dejas de cambiar de tarea a lo largo del día. Reservar un tiempo específico para las ventas y reducir las distracciones mejorará considerablemente la productividad comercial.
9. Optimizar las tareas repetitivas
Los comerciales con experiencia suelen detestar los guiones de venta y las plantillas de correo electrónico, pero hay una razón para utilizarlos como elemento básico: te ayudan a mantener la concentración y evitan que pierdas el tiempo.
No es necesario que inventes una nueva forma de dirigirte a los clientes potenciales cada vez que les llames o les envíes un correo electrónico. Aunque puedes —y debes— personalizar tu enfoque para cada cliente potencial, el uso de una plantilla perfeccionada con el tiempo suele dar los mejores resultados.
El tiempo es oro. Cuando ahorras tiempo en tareas repetitivas, recuperas el tiempo perdido, que puedes dedicar a guiar a los clientes potenciales a lo largo del proceso de ventas y a cerrar acuerdos.
La automatización de las ventas y las herramientas tecnológicas pueden ayudar a optimizar los procesos, al igual que la elaboración de documentos de procesos y procedimientos operativos estándar (SOP).
10. Externalizar la gestión de horarios
La gestión de citas lleva mucho tiempo a los comerciales. El ir y venir con los clientes potenciales para encontrar un momento que le venga bien a ambos es una auténtica pérdida de tiempo. En su lugar, plantéate externalizar la gestión de citas para encontrar una forma más eficiente de reunirte con tus clientes potenciales.
Aquí tienes una lista completa de herramientas para planificar las ventas.
Deja de perder el tiempo con el correo electrónico y empieza a cerrar tratos. Buscar en el calendario fechas para concertar reuniones con clientes potenciales no es una buena forma de aprovechar tu valioso tiempo.
11. Automatizar el seguimiento
El seguimiento de las ventas es uno de los elementos más importantes para alcanzar el éxito en este ámbito. Son demasiadas las personas que no lo hacen correctamente, o que ni siquiera lo hacen.
Muchos comerciales siguen haciéndolo a mano. Anotan un recordatorio de seguimiento en el calendario o en una nota adhesiva. Esto supone o bien más trabajo, o bien que algunas cosas se queden en el tintero. Al final, lo único que consigues es perder mucho tiempo por no haber establecido un buen proceso, y acabas perdiendo el negocio. Automatizar tus correos electrónicos de seguimiento es una forma sencilla de mantener el flujo de tu cartera de clientes potenciales.
Tanto si utilizas nuestro software de ventas internas como si utilizas otra herramienta para gestionar tus seguimientos, lo mejor es no hacerlo manualmente.
12. Utiliza un CRM para acabar con la introducción manual de datos
En Close , nuestra misión Close acabar con la introducción manual de datos. Introducir datos manualmente en un CRM ralentiza el trabajo de los comerciales y les impide rendir al máximo.
Hacer el trabajo y luego documentarlo es una tarea que requiere mucho tiempo. Cuando utilizas una herramienta como Close automatiza todo lo posible, puedes dedicarte al trabajo en sí en lugar de perder tiempoelaborando informes.
Ya sea una llamada, un correo electrónico o una tarea, lo que quieres es utilizar una herramienta que registre todo automáticamente.
Dado que Close como centro de comunicación, todos tus contactos con los clientes se registran automáticamente, y puedes añadir fácilmente notas personalizadas cuando sea necesario. La APIClose puede ayudarte a automatizar la mayoría de los procesos tediosos y repetitivos que conlleva tu proceso de ventas, y hay una biblioteca cada vez mayor de integraciones listas para usar a través de Zapier que puedes utilizar para conectar Close otras aplicaciones de tu conjunto de herramientas.
El tiempo perdido nunca se recupera
Podríamos convertir esto fácilmente en «101 consejos de gestión del tiempo para comerciales», ya que hay muchas más cosas que podrías estar haciendo.
Pero la conclusión es esta: empieza a valorar más tu tiempo. Pregúntate constantemente: «¿Es lo que estoy haciendo ahora mismo la mejor forma de aprovechar mi tiempo?».
Peter Drucker escribió lo siguiente pensando en los ejecutivos, pero es igualmente aplicable a los comerciales:
«Todo requiere tiempo. Es la única condición verdaderamente universal. Todo trabajo se desarrolla en el tiempo y consume tiempo. Sin embargo, la mayoría de la gente da por sentado este recurso único, insustituible y necesario. Quizás nada distingue tanto a los ejecutivos eficaces como el cuidado y el respeto que profesan al tiempo».
Deja de dar por sentado el tiempo que tienes y haz más cosas en menos tiempo.
Empieza por analizar tu flujo de trabajo y tu infraestructura tecnológica. Una herramienta eficaz de gestión de ventas y CRM, como Close a reducir las tareas administrativas y a mejorar la eficiencia del equipo y de las ventas. Ve una demostración gratuita de 10 minutos o accede a tu prueba gratuita de Close para empezar a cerrar más acuerdos hoy mismo.
