Una plantilla de orden del día para reuniones de ventas sirve de guía para tu equipo, lo que permite que las reuniones se mantengan centradas, sean productivas y estén orientadas a los resultados.
Pero todos sabemos que las reuniones de ventas no siempre salen como se había planeado.
No voy a soltar un montón de estadísticas: tú eres la estadística. Sabes lo que es estar en una reunión en la que no se consigue nada y pensar: «Vaya… En lugar de estar aquí sentado, podría estar hablando con clientes o cerrando tratos».
Bueno, un orden del día para las reuniones de ventas es una forma de evitar todo eso. Estructura las reuniones para que tengan un propósito, unos objetivos y unos pasos a seguir, de modo que realmente se consiga algo. Sin un orden del día bien definido, las reuniones pueden desviarse fácilmente del tema, alargarse más de lo previsto y hacernos perder toda una tarde.
En Close todos trabajamos a distancia, por lo que mantenernos en contacto con regularidad es muy importante, y sabemos un par de cosas sobre cómo elaborar una agenda eficaz para una reunión de ventas.
Echemos un vistazo a lo que debe incluir todo orden del día y a cómo crear uno para tus propias reuniones 👇
¿Qué debe incluirse en el orden del día de una reunión de ventas?
Objetivos y metas clave. Debatir nuevas tácticas de venta. Preguntar al equipo qué creen que hay que hacer para conseguir que ese gran cliente se incorpore a tu cartera de clientes potenciales.
Las agendas de las reuniones de ventas pueden abarcar muchos temas, ya sea un análisis trimestral detallado de los objetivos y los indicadores clave de rendimiento (KPI) o simplemente una reunión semanal para poner al día. Una planificación eficaz y una agenda bien definida para la reunión del equipo de ventas pueden hacer que los debates sean más productivos. Como resultado, tus representantes de ventas estarán motivados y dispuestos a contribuir a la reunión.
El orden del día de toda reunión de ventas debe incluir:
🥅 Objetivos. ¿Qué quieres conseguir con la reunión? ¿Quieres que tu equipo cierre más ventas, repase un nuevo programa de formación o aporte ideas para resolver un reto concreto de ventas? Define claramente los objetivos de la reunión en el orden del día antes de que comience
📋 Puntos del orden del día. Expone los puntos clave del orden del día que desees tratar de forma concreta, práctica y relevante, en relación con los objetivos de la reunión, algo fundamental para una gestión eficaz del rendimiento comercial. Nos referimos a debatir nuevas tácticas de venta, revisar el rendimiento comercial anterior o programar sesiones de formación en ventas.
🗣️ Puntos de debate. Asegúrate de que el orden del día no sea impreciso en cuanto a lo que hay que tratar durante la reunión. Además de mantener la reunión por el buen camino, definir puntos concretos animará la conversación y garantizará que se trate todo lo necesario.
🕒 Duración. Cada punto del orden del día debe tener asignado un límite de tiempo. No hay nada peor que una reunión que se alarga y te desbarata toda la agenda. Intenta ser realista a la hora de calcular cuánto tiempo llevará cada punto y, si es necesario, elimina algo para que la reunión no se alargue demasiado.
✔️ Tareas pendientes. Por último , piensa en lo que necesitas que haga tu equipo de ventas tras la reunión. Asegúrate de que el orden del día incluya tareas concretas, como hacer un seguimiento de los clientes potenciales o fijar una fecha límite para la implementación de un nuevo software, de modo que tu equipo se mantenga comprometido. De lo contrario, la reunión habrá sido una pérdida de tiempo.
Si sigues estos pasos, podrás organizar reuniones productivas y atractivas que ayuden a tu equipo a alcanzar sus objetivos.
Cómo elaborar una agenda eficaz para una reunión de ventas
¿Listo para crear tu propia agenda? Aquí tienes algunos consejos clave que te serán de utilidad.
Definir claramente los objetivos de la reunión
El primer paso para elaborar el orden del día de una reunión de ventas consiste en definir unos objetivos claros y trazar un plan de acción para el equipo.
En términos de ventas: averigua, para empezar, ¿por qué demonios os reunís? Decide qué quieres lograr durante la reunión y qué temas concretos debéis tratar en equipo: ¿quieres hacer un repaso de un cliente clave o debatir los indicadores clave de rendimiento (KPI)?
Esto ayudará a tu equipo a ponerse de acuerdo y a trabajar con un mismo objetivo en cuanto comience la reunión.
Priorizar los temas clave
Repite conmigo: no intentes abarcarlo todo en una sola reunión.
Un estudio del MIT reveló que solo el 50 % del tiempo dedicado a las reuniones es eficaz, se aprovecha bien y resulta interesante, y que esta cifra es ligeramente inferior si el equipo trabaja a distancia. Todos hemos asistido a esas reuniones en las que se intenta abordar temas como las nuevas contrataciones, los lanzamientos de productos, los objetivos, los próximos proyectos, las nuevas ideas en fase de desarrollo, los problemas de los clientes...
Chicos… Esto es 👏 demasiado 👏
Céntrate en uno (o, como mucho, dos) temas principales y procura que la reunión sea breve.
Asignar los puntos clave durante la reunión
¿Quién presentará la nueva estrategia de ventas? ¿O quién explicará al resto del equipo los resultados de los KPI del cuarto trimestre?
Cada punto del orden del día debe tener asignada una persona que se encargue de coordinarlo. Esto es fundamental para garantizar que la reunión se desarrolle sin contratiempos y se mantenga dentro del horario previsto.
Lo ideal es que la persona encargada de un punto del orden del día lo sepa con al menos una semana de antelación, para que tenga tiempo de preparar el material y la información, sobre todo si va a compartir su pantalla con el resto del equipo. También es buena idea comunicarle cuánto tiempo durará su intervención y a quién se dirigirá (sobre todo para que no pierda el tiempo elaborando una presentación de PowerPoint de 43 diapositivas que acabará en la papelera).
Si quieres, puedes copiar este ejemplo:
Medidas y responsabilidades tras la reunión sobre el cemento
Después de la reunión de ventas, repasa lo que se ha tratado y haz un seguimiento de las medidas que se hayan acordado.
No hay nada peor que pasar 30 minutos en una reunión y, al terminar, pensar… «Vale, ¿y ahora qué?».
Por eso, todas las reuniones de ventas deben dar lugar a algún tipo de acción. Cada miembro del equipo debe salir de la reunión sabiendo qué es lo que tiene que hacer a continuación. Puedes lograrlo siguiendo estos tres sencillos pasos:
- Resume la reunión. Es recomendable tomar notas durante la reunión para que, al final, puedas resumir y repasar los puntos o cuestiones clave. Es aún mejor si puedes enviar un resumen en forma de lista por correo electrónico o Slack para que los asistentes puedan consultarlo más tarde.
- Asigna responsabilidades. Si alguna tarea requiere un seguimiento, asígnala durante la reunión. A continuación, envía un recordatorio por escrito (de nuevo por correo electrónico o Slack) con un plazo concreto para que todos se responsabilicen de su cumplimiento.
Ah, y si algún miembro del equipo plantea un problema o hace una pregunta durante la reunión que se salga un poquito del tema, no lo ignores. Deja el tema en suspenso y diles que se le dará seguimiento después de la reunión 👍
Elementos clave para una plantilla eficaz de orden del día de una reunión de ventas
El uso de una plantilla para el orden del día de las reuniones de ventas ahorra tiempo, garantiza la coherencia y ayuda a todos los jefes de ventas a celebrar reuniones más eficaces.
Es una (enorme) pérdida de tiempo crear el orden del día de cada reunión desde cero. Una plantilla personalizable puede servir de base para el orden del día de una reunión de ventas, incluyendo los puntos clave, los temas de debate y las medidas a tomar. Después, solo tienes que adaptar cada sección al objetivo de tu reunión. Aquí tienes un ejemplo de plantilla personalizable:
Sí, la plantilla está bastante básica por ahora.
Pero imagínate lo siguiente: una startup va a lanzar una nueva función de su producto que acaba de ser probada por clientes de la versión beta. El equipo de producto ya ha enviado sus comentarios y el equipo de ventas tiene que encontrar la manera de presentar esta nueva función a los clientes de forma que dé resultados. Por eso, un jefe de ventas convoca una reunión para reunir a los miembros de su equipo de ventas en una sesión de lluvia de ideas.
Ahora bien, sin un orden del día, esta reunión podría descarrilarse. Rápido. Pero el jefe de ventas puede utilizar una plantilla de orden del día para reuniones de ventas con el fin de mantener a todos concentrados y centrados en el tema. Esta plantilla debería tener un aspecto similar al siguiente:
5 consejos para llevar a cabo una reunión de ventas productiva
Para que las reuniones de ventas sean productivas, es fundamental seguir las mejores prácticas: enviar el orden del día con antelación, establecer unas normas básicas y respetar estrictamente los tiempos.
A continuación te ofrecemos algunas recomendaciones que te ayudarán a estructurar el orden del día de tu reunión de ventas:
1. Envía el orden del día de la reunión con antelación
Asegúrate de que tu equipo de ventas tenga todo lo necesario para participar en la reunión, y el orden del día debe ser una de las prioridades.
Envía esto con antelación, y no me refiero a un par de horas antes de la reunión. La semana pasada estuve en una reunión y me enviaron el orden del día DOS MINUTOS antes de unirme a la llamada de Skype. ¿Cómo demonios se supone que iba a prepararme para eso de forma adecuada? 😑
No pude. Y al final fueron 45 minutos perdidos.
Si programas una reunión de ventas para las 14:00 horas de un martes, asegúrate de que tu equipo tenga el orden del día a más tardar a la hora del almuerzo del lunes, para que puedan revisarlo y plantearte cualquier duda. Ah, y no olvides que, si en el orden del día se incluyen debates sobre métricas, informes o KPI, también debes enviar los datos o informes correspondientes para que tu equipo pueda echarles un vistazo y ponerse al día.
Una preparación eficaz de las reuniones es solo una de las facetas de la gestión de un equipo de ventas altamente eficiente. Más allá de limitarse a establecer el orden del día, existe todo un abanico de estrategias y herramientas que pueden mejorar el rendimiento de tu equipo. Un elemento clave en este sentido es el uso de un sistema CRM sólido para optimizar las operaciones y mejorar la comunicación. Si quieres profundizar en este tema, echa un vistazo a nuestro artículo«Cómo gestionar un equipo de ventas con Close ».
2. Establece algunas reglas básicas
No tengas miedo de establecer algunas normas básicas para la reunión, a fin de que todo vaya por buen camino. Nos referimos a cosas como:
- Sin interrupciones
- Respeta los límites de tiempo
- Procura que los debates se centren en los temas del orden del día
- Respetar las opiniones e ideas de todos
Incluye estas normas en el orden del día de la reunión de ventas y coméntalas al principio de la misma para evitar que todo se vaya al traste.
3. Involucra a tu equipo (y comparte cualquier caso de éxito)
¿Ha cerrado alguno de tus comerciales un acuerdo importante recientemente? ¿O tal vez tu equipo se ha reunido para intercambiar consejos sobre guiones de venta o estrategias de demostración?
Sea lo que sea, reconoce estos logros y utilízalos para romper el hielo y hacer que todos participen. Es una buena idea hacerlo al comienzo de la reunión, ya que puede levantar la moral y fomentar el espíritu de equipo antes de entrar en materia con las cifras y los informes.
Otra forma de conseguir que tu equipo participe en una reunión es crear un ambiente en el que se sientan lo suficientemente cómodos como para expresar su opinión. Paul Axtell, de Harvard Business Review, afirma que es importante que tu equipo sienta que tiene libertad para hablar durante una reunión, y todo esto empieza por los mandos.
«La clave para mejorar las reuniones reside, en última instancia, en dirigirlas con respeto mutuo e inclusividad, y en crear un espacio lo suficientemente seguro como para que las personas puedan expresar lo que piensan.
Para crear seguridad psicológica durante una reunión, pide al grupo que preste toda su atención a cada persona que intervenga, permite que cada uno se tome su tiempo y termine de expresar sus ideas, y comparte lo valioso de las preguntas o comentarios de los demás».
En resumen, presta atención a lo que dicen los demás, y el resto del equipo hará lo mismo cuando les toque hablar.
4. No pierdas de vista el reloj
Para que una reunión de ventas sea productiva, es fundamental seguir el orden del día y respetar los horarios, así que asigna un tiempo concreto a cada punto del orden del día y cúmplelo.
No conviene aguar la fiesta ni disuadir a nadie de hacer preguntas. Pero, aunque los miembros del equipo tengan la oportunidad de intervenir, resérvate el derecho a interrumpirlos cuando el tiempo se acabe. Si una discusión se alarga demasiado, no pasa nada por dejarla en suspenso y decirles a todos que se retomará más tarde.
Lo que no está bien es dejar que la reunión se alargue 15 minutos más de lo previsto y trastornar los planes de todo el mundo para el resto del día.
5. No convoques una reunión a menos que sea *realmente* necesario
Por último, no convoques una reunión a menos que sea realmente necesario.
Ya en la década de los 70, *Harvard Business Review* señalaba que solo se debe convocar a un equipo a una reunión si se tiene un objetivo muy claro en mente; de lo contrario, será una pérdida de tiempo. Todos hemos asistido a esas reuniones que se alargan (…y se alargan) sin un propósito real y nos roban una buena parte de una tarde ajetreada.
Antes de reunir a tu equipo un miércoles ajetreado, pregúntate si realmente necesitas celebrar una reunión. El 32 % de los encuestados por SurveyMonkey afirmó que las reuniones recientes podrían haberse resuelto fácilmente con un simple correo electrónico, lo que habría ahorrado un montón de tiempo y trabajo de preparación. Me gustaría gritarlo a los cuatro vientos. De hecho, ahora mismo tengo en mi escritorio una taza de café en la que, literalmente, pone: «He sobrevivido a otra reunión que debería haber sido un correo electrónico».
Evitar las reuniones innecesarias también puede suponer un ahorro considerable para tu empresa: según un informe de Doodle, las reuniones innecesarias suponen un gasto de 541 000 millones de dólares (sí, mil millones) en tiempo de los empleados cada año.
Así que piénsalo bien: ¿estás organizando una reunión solo para llenar una hora de tu agenda, o para sacar el trabajo adelante de verdad?
Herramientas y recursos imprescindibles para elaborar el orden del día de una reunión de ventas
Existen un montón de herramientas, aplicaciones y recursos que ayudan a los responsables de ventas como tú a elaborar órdenes del día para las reuniones, con el fin de que estas sean más productivas.
Todo esto se reduce a dos opciones: una plantilla sencilla o una aplicación de orden del día para reuniones muy sofisticada. Echemos un vistazo más de cerca a cada opción 👇
1. Plantillas de orden del día para reuniones de ventas
Las plantillas de orden del día para reuniones de ventas suelen incluir todas las secciones clave que deben figurar en ellas, como el objetivo, las medidas a tomar, los proyectos en curso o las novedades sobre la cartera de proyectos.
Utilizar una plantilla puede ahorrarte tiempo y ayudarte a asegurarte de que no se te escapa nada (créeme, cuando estás ocupado… eso pasa). Las mejores plantillas de orden del día para reuniones de ventas ya están diseñadas para adaptarse a tu equipo y a tus objetivos. Una reunión de ventas de una pequeña startup será totalmente diferente a una reunión en la sala de juntas de ventas de Microsoft, por lo que el orden del día probablemente se centrará en objetivos de crecimiento o en los KPI, en lugar de en las cuentas corporativas.
2. Aplicaciones y herramientas de productividad
Si quieres una forma más completa de crear órdenes del día para las reuniones de ventas, plantéate utilizar una aplicación de productividad.
Herramientas como Trello, Asana y Monday.com cuentan con agendas de reuniones integradas que permiten enumerar los puntos de acción, crear tareas de seguimiento y enviar invitaciones. Echa un vistazo a esta de Asana:
A cada tema de la reunión se le asigna un ponente y las tareas tienen un plazo de cumplimiento. Usar una aplicación supone un poco más de trabajo que crear un orden del día en un documento de Google Docs, pero avisa automáticamente a los miembros del equipo si se les pasa el plazo. Así que… ¡tiene sus pros y sus contras! 😉
¿Te interesan las últimas herramientas que pueden mejorar tu productividad comercial? En nuestro artículo sobre herramientas de productividad comercial encontrarás toda la información que necesitas.
Aumenta la productividad e impulsa el éxito del equipo con una agenda para las reuniones de ventas
No es difícil elaborar una agenda adecuada para una reunión de ventas.
El problema con las reuniones de ventas, en general, es que muchas empresas simplemente… no las utilizan. Y eso hace que las cosas se descarrilen casi cada vez que el equipo se conecta a una videollamada de Zoom.
Créenos: una agenda de reunión de ventas bien elaborada te ahorrará un montón de tiempo y hará que tu equipo sea muchísimo más productivo. Esto se debe a que todos llegan a la sala de reuniones con una idea clara de por qué están allí y qué se habrá conseguido cuando salgan 30 minutos después.
No lo compliques demasiado. Empieza con una plantilla sencilla que cubra lo esencial, envíasela a todo el mundo con antelación y no te pases del tiempo previsto.
