¿Quieres saber algo increíble?
Hay 585 000 empresas tecnológicas en Estados Unidos. Y adivina qué: casi todas quieren venderle a tu empresa otro artilugio que te cambiará la vida o un software revolucionario.
Por desgracia, la economía mundial está en crisis. La inflación está por las nubes y la mayoría de los expertos pronostican algún tipo de recesión en los próximos 6 a 12 meses. Eso significa que probablemente no puedas seguir pagando la abultada infraestructura tecnológica de tu empresa. Es posible que tengas que apretarte el cinturón.
En realidad, esto es algo positivo. Gastarse un dineral en 53 soluciones SaaS diferentes sale muy caro. Además, tener que lidiar a diario con todas estas herramientas lleva mucho tiempo. Tienes que encontrar una forma de optimizar tu infraestructura tecnológica sin alterar tu proceso de ventas actual. ¿Es posible?
¡Por supuesto! En este artículo te explicaré por qué es beneficiosa la consolidación de la pila tecnológica y cómo llevarla a cabo en sencillos pasos. Así podrás volver a dedicarte de lleno a las iniciativas del departamento lo antes posible.
Las ventajas de la consolidación de la pila tecnológica
No te voy a engañar: consolidar tu pila tecnológica te llevará tiempo y esfuerzo.
La pregunta es: ¿merecerá la pena al final? Eso lo tienes que decidir tú. Para ayudarte a decidir, debes conocer las numerosas ventajas de las que disfrutarás.
Estas son las cuatro ventajas principales de la consolidación de la pila tecnológica:
Ahorra tiempo a tu equipo
Según la revista Harvard Business Review, un empleado de oficina tarda, de media, poco más de dos segundos en cambiar de una aplicación o página web a otra.
No parece gran cosa, hasta que te das cuenta de que esos trabajadores cambian de aplicación y de página web 1.200 veces al día. ¿El resultado? Una pérdida de 40 minutos por empleado y día. Y eso suponiendo que no se distraigan mientras cambian de una a otra.
Y la cosa empeora. El mismo artículo de HBR afirma que cambiar así de una aplicación a otra y a sitios web es «cognitivamente agotador». Hacerlo «aumenta la producción de cortisol (la principal hormona del estrés) en el cerebro, nos ralentiza y nos cuesta más concentrarnos». Uf…
La consolidación de la pila tecnológica ayudará a eliminar las ineficiencias provocadas por el cambio constante de aplicaciones y a impulsar la productividad. Piensa en cuántos más acuerdos podrá cerrar tu equipo.
Reduce los gastos
Una empresa media gasta 2.623 dólares al año en productos SaaSpor empleado.
¿A cuántos comerciales diriges? ¿5? ¿10? ¿20? El coste de estas herramientas se acumula rápidamente. La consolidación de tu infraestructura tecnológica te ayudará a recuperar una buena cantidad de dinero para las arcas de la empresa.
¿Y si pudieras invertir en una sola aplicación para la gestión del proceso de ventas, la automatización, la elaboración de previsiones y otras tareas de ventas, en lugar de en tres soluciones distintas? Las plataformas de CRM como Close lo Close posible. Solo tienes que encontrar las herramientas adecuadas para tus necesidades. (Más información al respecto a continuación.)
Mejora la comunicación
¿Cuántas aplicaciones de mensajería utiliza tu empresa? Déjame adivinar: Slack para consultas rápidas, el correo electrónico para respuestas detalladas, Zoom para interacciones cara a cara… ¿Me he dejado algo?
Si el «ecosistema de comunicación» de tu equipo incluye más de una aplicación, quizá debas replantearte tu estrategia. Como acabamos de comentar, esto le cuesta mucho dinero a tu empresa.
Pero también está contribuyendo a la creación de silos de datos. La información queda archivada en determinadas plataformas y nunca más se vuelve a ver. ¿Por qué? Porque nadie recuerda qué aplicación utilizó para compartir los datos. Se trata de un problema grave, que la consolidación de la pila tecnológica puede resolver fácilmente.
Mejora la seguridad de los datos
El año pasado se produjeron 1.802 filtraciones de datos en Estados Unidos, que afectaron a 422 millones de personas.
¿Todas esas nuevas tecnologías que has adquirido para tu equipo de ventas? Podrían poner en riesgo a tu empresa. La consolidación de la pila tecnológica reduce el número de puntos vulnerables.
Me encantan las herramientas SaaS y los artilugios sofisticados tanto como a cualquiera. Pero seamos sinceros: probablemente no necesites todas las aplicaciones a las que está suscrito tu equipo de ventas. Eliminar algunas de ellas reducirá las oportunidades que tienen los ciberdelincuentes de robar datos de la empresa y datos personales.
Guía paso a paso para consolidar tu pila tecnológica
La consolidación de la pila tecnológica es, sin duda, beneficiosa. Si estás listo para dar el paso y optimizar el conjunto de tecnologías de tu departamento, sigue esta sencilla guía de siete pasos:
1. Revisa tu infraestructura tecnológica
Empieza por evaluar tu infraestructura tecnológica actual. ¿Qué herramientas de software externas utilizas? ¿Qué proveedores de SaaS te ofrecen realmente los servicios que necesitas? Además, asegúrate de comprobar cuántas licencias tienes en cada plan: muchas empresas de SaaS cobran por licencia, por lo que, si entre los usuarios se incluyen antiguos empleados o personas que no utilizan la herramienta, podrías estar pagando más de lo necesario.
Probablemente tu pila tecnológica contenga mucho más de lo que crees. Al fin y al cabo, una empresa media utiliza 110 aplicaciones SaaS diferentes. Sí, has leído bien: 110. ¡Vaya!
Para que quede claro, no empieces todavía a eliminar programas ni a rescindir contratos de servicio. Lo único que tienes que hacer ahora mismo es identificar las aplicaciones que utiliza habitualmente tu equipo de ventas, las ventajas que ofrece cada una de ellas y cuánto dinero gastas en acceder a estas herramientas.
Ya podrás «recortar» tu pila tecnológica más adelante, una vez que hayas decidido qué aplicaciones quieres conservar. Debes tener paciencia, mi joven padawan.
2. Identificar las redundancias
Te has tomado el tiempo de revisar tu infraestructura tecnológica actual. Te han dado ganas de vomitar al pensar en los cientos (¿o miles?) de dólares que tu departamento gasta en software. Pero has respirado hondo y ahora estás listo para seguir adelante. Es hora de identificar las redundancias.
Echa un vistazo a tu conjunto de herramientas tecnológicas actuales e identifica las aplicaciones que realizan funciones similares.
Por ejemplo, es posible que pagues por una solución de CRM y una herramienta de apoyo a las ventas. ¿Necesitas ambas? No, si solo utilizas la herramienta de apoyo para distribuir contenido a los clientes potenciales. Tu CRM debería poder encargarse de esto sin problemas. Lo mismo ocurre con las plataformas de CRM y de correo electrónico.
Los CRM como Close paquetes completos de marketing por correo electrónico. Probablemente no tengas que pagar también por Mailchimp o Constant Contact, a menos que el equipo de marketing de tu empresa los quiera.
Esto me recuerda algo: pide la opinión de otras personas de tu empresa. El hecho de que ni tú ni tus comerciales utilicéis una herramienta no significa que no sirva para nada. Puede que esté pensada para otros equipos.
3. Dar prioridad a las herramientas adecuadas
A estas alturas, ya has evaluado tu infraestructura tecnológica actual; has averiguado qué aplicaciones paga tu empresa, para qué sirven y cuánto cuestan; y has identificado las redundancias.
Buen trabajo. Ahora es el momento de decidir qué aplicaciones conservar y cuáles eliminar. Para facilitar este proceso, hazte estas tres preguntas:
- ¿De verdad necesitamos esta aplicación? Para ser sinceros, la respuesta probablemente sea no. Aparte de un CRM de confianza y, tal vez, una aplicación de comunicación para el equipo, el resto de herramientas de la pila tecnológica de tu empresa probablemente no sean imprescindibles. Pero no te deshagas de ellas todavía.
- ¿Las ventajas de esta aplicación compensan su coste? Puede que una aplicación no sea imprescindible, pero eso no significa que no tenga ningún valor. Evalúa el valor de cada aplicación. Si las ventajas de tenerla superan sus costes, plantéate conservarla. Si no es así, probablemente deberías eliminarla.
- ¿Están de acuerdo otros departamentos con mis valoraciones? Recuerda que otros departamentos utilizan herramientas que el tuyo no tiene. No descartes aplicaciones solo porque tus representantes no entiendan para qué sirven. Consulta con otros jefes de equipo para saber qué herramientas necesitan.
Una cosa más: asegúrate de tener en cuenta la falta de personal.
Como se ha mencionado anteriormente, la economía ha vivido tiempos mejores. Es posible que se avecine una recesión. Por desgracia, es posible que tu empresa tenga que despedir a algunos empleados para capear el temporal que se avecina. Intenta no prescindir de aplicaciones que puedas necesitar en el futuro, cuando tu equipo sea más reducido.
Las herramientas que incluyen funciones de automatización, por ejemplo, te ayudarán a hacer más en menos tiempo, incluso si tu equipo cuenta con menos miembros. Y, por el lado positivo, estas herramientas pueden ayudar a tu equipo actual a gestionar una mayor carga de trabajo sin llegar al agotamiento.
4. Elaborar un plan de consolidación
Ahora que ya sabes qué aplicaciones necesitas, puedes elaborar un plan de consolidación. Es solo una forma elegante de decir: «Vamos a seguir pagando por estas aplicaciones, pero no por aquellas».
Hay varias formas de hacerlo:
Puedes prescindir de todas las soluciones que no sean imprescindibles. Podrías acabar utilizando hojas de cálculo en lugar de un CRM, quedarte sin acceso a la automatización y perder ventas porque tus comerciales no recuerden a quién deben hacer un seguimiento, lo cual no parece una buena idea.
Pero, bueno, es tu pila tecnológica. Tú decides lo que consideres mejor para tu departamento.
O bien, puedes prescindir de todas las soluciones puntuales —es decir, herramientas diseñadas con un único fin concreto— e invertir en una única plataforma que permita a tu equipo realizar múltiples tareas. Probablemente, esto ayudará a tu departamento a ahorrar dinero y no tendrás que preocuparte por integraciones complicadas. Sin embargo, es posible que tengas que renunciar a funciones importantes que impulsan el negocio.
O, mi opción favorita, puedes invertir en unas cuantas herramientas que hagan varias cosas. Luego, conéctalas para que todo tu conjunto de herramientas funcione como una sola unidad. Podría ser algo así:
- Close: Close es un CRM que ayuda a los equipos de ventas a organizar los datos de los clientes, comunicarse con los clientes potenciales, gestionar el proceso de ventas, pronosticar las ventas futuras y mucho más.
- Slack: Slack es una popular herramienta de comunicación que los equipos de ventas pueden utilizar para comunicarse entre sí, realizar videollamadas con clientes potenciales y compartir archivos.
- DocuSign: DocuSign es una herramienta de gestión de documentos y firma electrónica que los equipos de ventas pueden utilizar para crear contratos y formalizar acuerdos vinculantes.
- Centus: Centus es una herramienta de traducción y localización de contenidos web que garantiza una adaptación minuciosa de los contenidos, con el objetivo de mejorar la experiencia del usuario y ampliar la presencia en el mercado a través de la precisión lingüística y la relevancia cultural.
- ChartMogul: ChartMogul es una herramienta de análisis que permite a los usuarios obtener información detallada sobre el estado de sus negocios mediante métricas como MRR, ARR, tasa de cancelación y LTV.
Por supuesto, esto es solo una idea. Probablemente, tu conjunto de herramientas tecnológicas sea muy diferente. Pero ilustra perfectamente lo que quiero decir: unas pocas aplicaciones bien elegidas pueden ser de gran ayuda.
5. Pide opiniones a tu equipo
Has elaborado un plan de consolidación sólido. Es hora de ponerlo en práctica, ¿no? Pues no del todo…
Pide la opinión de tu equipo antes de ponerte a hacer cambios a ciegas en tu pila tecnológica. Son ellos quienes tendrán que utilizar a diario las herramientas que hayas elegido. Asegúrate de que les gusten.
Te recomiendo que leas también reseñas de software en sitios web como G2 y Capterra. También podrías consultar a tus contactos en redes sociales como LinkedIn.
¿Qué opinan sobre las aplicaciones que has elegido? Lo último que quieres es invertir en unas cuantas herramientas, con la esperanza de que cada una pueda hacer varias cosas, para luego darte cuenta de que no se adaptan a los flujos de trabajo actuales de tu equipo. Menudo chasco.
6. Migrar los datos de la empresa y formar a los usuarios
¿Cuál es tu siguiente tarea? Migrar los datos y formar a los usuarios en el uso de tus nuevas soluciones.
Ahora que ya sabes qué aplicaciones de software formarán parte de tu conjunto de herramientas tecnológicas, tienes que dar de baja los servicios antiguos, contratar los nuevos y transferir todos los datos.
Este proceso puede parecer largo y tedioso. Pero intenta recordar todas las ventajas que obtendrás: tu equipo será más productivo, ahorrarás un montón de dinero, mejorará la comunicación entre tu personal y serás menos vulnerable a las amenazas de ciberseguridad.
Una vez que hayas hecho el cambio, tendrás que enseñar a tus comerciales a utilizar las nuevas herramientas. Esto no tiene por qué ser una tarea titánica. La mayoría de las aplicaciones ofrecen una formación exhaustiva a través de vídeos de YouTube, seminarios web en directo y entradas de blog. Aprovecha estos recursos para conocer todos los entresijos de cada aplicación.
7. Realizar un seguimiento y realizar ajustes cuando sea necesario
Por último, supervisa tu nueva y mejorada pila tecnológica para asegurarte de que funciona bien para tu equipo.
¿Les gustan a tus comerciales las herramientas que has elegido? ¿Sigues cerrando ventas a un ritmo constante? ¿Puedes descartar otras soluciones? ¿O ya has descartado demasiadas?
Todas estas son preguntas importantes. Tómate tu tiempo para evaluar a fondo tu nueva pila tecnológica y asegurarte de que se adapta a tu equipo. Si no es así, haz los ajustes necesarios. Todo el esfuerzo que dediques ahora valdrá la pena al final. Solo tienes que seguir adelante y darlo todo.
Haz más con menos
En resumen: tu sobrecargada infraestructura tecnológica está perjudicando a tu empresa. Supone un gasto enorme. Reduce la productividad de los empleados. Y te expone a ciberataques.
Puedes resolver todos estos problemas apostando por la consolidación de tu pila tecnológica. Sigue el proceso de siete pasos descrito anteriormente para eliminar las herramientas que tus comerciales no utilizan o adquirir nuevas herramientas que realicen varias funciones, lo que te permitirá sacar mucho más partido a tu inversión.
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