Ha llegado la hora de la decisión: CRM frente a hoja de cálculo. ¿Cuál necesita tu empresa?
Cuando pones a estos dos en un ring y los dejas pelear, está claro quién sale ganando.
Las hojas de cálculo suponen un gran avance con respecto a las notas adhesivas y los hilos de correo electrónico, y el uso de una plantilla como nuestra plantilla de hoja de cálculo «SalesTable CRM» (para Google Sheets) (para Excel) puede ayudar a una pequeña empresa a empezar a realizar un seguimiento de los clientes potenciales y a organizar sus contactos.
Dicho esto, no cuenta con la movilidad ni las funciones que ofrece un auténtico software de CRM.
Entonces, ¿cómo sabes cuándo es el momento de que tu empresa pase de las hojas de cálculo al software CRM? ¿Y cómo puedes hacerlo sin perder datos importantes?
¿Te interesa mejorar la eficacia de tus ventas? Echa un vistazo al artículo detallado «11 ventajas del CRM para obtener resultados de ventas excepcionales».
CRM frente a hojas de cálculo: 11 señales de que es hora de dar un paso adelante
1. Constantemente estás perdiendo datos importantes de los clientes en tu hoja de cálculo
Las hojas de cálculo son ideales cuando solo hay un par de personas trabajando con ellas y hay menos de 50 clientes potenciales o contactos que gestionar.
Después de eso, es cuestión de tiempo que se desate el caos.
Cuando tu negocio crece, resulta imposible llevar un control de todos esos datos en una hoja de cálculo. Se te olvidarán constantemente detalles importantes sobre un cliente potencial o un cliente, e incluso podrías perder ventas.
¿Te suena?
2. No tienes idea de qué es lo que convierte a los clientes potenciales en clientes
¿Qué tipo de acciones están dando resultados reales a tu equipo de ventas? ¿Cómo se perciben los seguimientos y con qué frecuencia deberían realizarse? ¿Cuántas personas se convierten en clientes tras una demostración del producto en comparación con quienes se registran para una prueba gratuita? ¿Cuántos contactos se necesitan de media para cerrar una venta?
Una hoja de cálculo no permite realizar un seguimiento ni comparar datos. Sin datos que respalden sus acciones, cada comercial venderá de la forma que considere más eficaz, lo que puede que sea o no lo mejor para tu público.
Tus clientes potenciales son únicos para tu negocio, y es posible que algunas estrategias de venta les resulten más atractivas que otras. Sin embargo, sin los datos adecuados, tus comerciales actuarán a ciegas, sin una orientación clara.
3. La introducción de datos en la hoja de cálculo del CRM está quitando demasiado tiempo a tus comerciales
¿Alguna vez has calculado cuánto tiempo dedicáis tú o tus comerciales a introducir datos? Si quieres comparar el uso de un CRM con el de una hoja de cálculo para tu equipo, dedica una semana a anotar todo el tiempo que se invierte en introducir datos manualmente en tu hoja de cálculo.
¿Cuántas horas dedicó cada miembro de tu equipo a la hoja de cálculo? ¿Cinco? ¿Diez? ¿Más? (¡Vaya!)
El tiempo que se dedica a crear, mantener y actualizar una hoja de cálculo de CRM es tiempo que se resta a la actividad de venta propiamente dicha. Esa no es la forma de cerrar más ventas.
4. Tienes que compartir los documentos con tu equipo de ventas manualmente
«Nunca me enviaste eso». «No lo he recibido, ¿me lo podrías volver a enviar?»
Si oyes esto varias veces a la semana, es una señal clara de que ha llegado el momento de pasar de la hoja de cálculo a un CRM.
5. No hay una forma eficaz de asignar tareas
¿Con qué frecuencia llamas por teléfono a tus subordinados o te acercas a sus oficinas para delegarles tareas? O, peor aún, ¿con qué frecuencia acabas haciendo tú mismo una tarea porque te llevaría casi más tiempo delegarla?
En SalesTable, nuestra plantilla de hoja de cálculo de CRM, puedes asignar un comercial concreto a un cliente potencial o a un cliente específico:
Sin embargo, como no es posible asignar tareas concretas en la hoja de cálculo, tendrás que asignarlas verbalmente o por correo electrónico. En ese caso, hay muchas más posibilidades de que esas tareas se olviden, y así es como se pierden los negocios.
6. No tienes una visión clara de los resultados que obtienen tus comerciales a título individual
¿Te preguntas cuál de tus comerciales es más eficaz a la hora de hacer llamadas? ¿Quién va a la cabeza en cuanto a demostraciones? ¿Qué comerciales están a punto de cerrar acuerdos muy importantes y cuáles están alargando demasiado el ciclo de ventas? ¿Quién tiene dificultades y quién está saliendo airoso?
En una hoja de cálculo no tienes acceso a este tipo de datos. Eso significa que no puedes formar a tu equipo de ventas de manera eficaz.
7. Los comerciales no son capaces de colaborar eficazmente para cerrar una venta
Cuando los comerciales colaboran con un cliente potencial y le ayudan a avanzar, las operaciones pueden desarrollarse con mayor fluidez. Sin embargo, tu hoja de cálculo no les proporciona la información suficiente para hacerlo de forma eficaz.
En cambio, los comerciales se pisarán unos a otros, solicitarán la misma información una y otra vez, enviarán documentos equivocados y molestarán a tus clientes potenciales. Esto hace que tu empresa parezca desorganizada y desconectada de su público (no es precisamente la imagen de marca que quieres que la gente tenga).
8. Tu ciclo de ventas parece alargarse cada vez más
En lugar de optimizar vuestras actividades de ventas para acortar el ciclo, tú y tu equipo parecéis estar más desorientados que nunca. A medida que se incorporan nuevos clientes potenciales y clientes, es posible que te sientas abrumado por un mar de información y tareas, y que te falle la memoria a la hora de recordar datos importantes, tareas, llamadas, etc.
9. Quieres comparar datos interanuales e indicadores clave de rendimiento, pero no puedes
Puede resultar muy complicado hacerlo con una hoja de cálculo si se quieren comparar datos interanuales (o incluso trimestres del mismo año). Aunque la plantilla de hoja de cálculo de nuestro CRM ofrece una buena visión general de los totales en el panel de ventas, no hay forma de comparar los datos de diferentes intervalos de fechas.
10. Al menos una vez se te ha perdido un documento importante justo antes de una reunión
Y no hace falta que te diga que es la peor sensación del mundo. O bien tienes que volver a hacer el documento desde cero a toda prisa, o bien ir a la reunión sin él. Ya sea una presentación, un contrato o cualquier otro documento importante, no puedes guardarlo en tu hoja de cálculo junto con los datos del contacto.
Sin embargo, con un CRM puedes guardar tus documentos junto con los datos de tus contactos, lo que significa que nunca más tendrás que apresurarte a volver a crear un documento a última hora. De hecho, con la función «Meeting Sync» de Close, recibirás alertas puntuales cuando las reuniones estén a punto de comenzar y tendrás toda la información de ese contacto a mano antes de empezar.
11. Tu hoja de cálculo no es segura y podría copiarse y compartirse fácilmente
Aunque Google Sheets cuenta con algunas opciones de seguridad, otras personas pueden enviar y acceder fácilmente a todo lo que se almacena en la nube. E incluso si no guardas tu hoja de cálculo en la nube, sigue siendo fácil copiarla y compartirla. Y lo que es peor, si tu hoja de cálculo está guardada sin conexión en un ordenador, se puede perder fácilmente si ese ordenador se estropea.
Si te preocupa la seguridad, probablemente sea el momento de pasarte a un CRM.
¿Qué nota has sacado en este cuestionario sobre CRM frente a hojas de cálculo?
De estas 11 señales de alerta, ¿con cuántas te has identificado? ¿Eres del «equipo de las hojas de cálculo» o del «equipo del CRM»?
Seamos realistas: una empresa en crecimiento necesita algo más que una hoja de cálculo para llevar un buen control de sus clientes potenciales y cerrar acuerdos más rápido.
Con un CRM, podrás hacer un seguimiento de los datos que necesitas para mejorar tus habilidades de venta y las de tu equipo. Gracias a esta información, acortarás el ciclo de ventas, cerrarás más acuerdos y empezarás a arrasar de verdad.
Seguramente ya te hayas convencido de que es mejor pasar de las hojas de cálculo al software de CRM. Pero quizá lo que te frena es el trabajo que supone.
No te preocupes: hay una forma sencilla de transferir los datos de tus clientes potenciales de una hoja de cálculo a tu CRM (y no implica introducir los datos a mano).
Cómo transferir tus datos de una hoja de cálculo a tu CRM en 3 sencillos pasos:
1. Limpia los datos de tu hoja de cálculo
No hay motivo para perder el tiempo migrando datos antiguos a tu nuevo CRM. Si crees que tu hoja de cálculo se ha desorganizado, no traslades ese desorden al CRM. Antes de empezar la migración, es el momento de limpiar esos datos.
Empieza por eliminar los clientes potenciales antiguos o duplicados. ¿Te acuerdas de ese cliente potencial de hace dos años que dijo que no estaba interesado? Pues sí, es hora de descartarlo.
Para hacerlo rápidamente, ordena tus contactos en la hoja de cálculo por el campo «Última modificación de la oportunidad» y elimina los clientes potenciales antiguos que hace tiempo que dejaron de estar interesados.
A continuación, depura el formato de tus datos. Por ejemplo, asegúrate de que todos los números de teléfono tengan un formato estandarizado (+1 000 111 2222) y utiliza las abreviaturas de la misma manera.
2. Exporta los datos de tu hoja de cálculo a un archivo CSV
Si utilizas Google Sheets, haz clic en la pestaña «Archivo». A continuación, desplázate hacia abajo hasta «Descargar» y, en ese menú, selecciona «Valores separados por comas (CSV)».
Esto descargará los datos en un archivo CSV.
3. Importa tus datos a un CRM
Una vez que tengas listo el archivo CSV, la mayoría de los sistemas CRM te permitirán importar esos datos directamente. ¡Esto significa que casi no es necesario introducir los datos manualmente!
Con Close, puedes utilizar el importador de clientes potenciales para importar tus datos CSV directamente al CRM.
Solo tienes que hacer clic en «Subir un archivo CSV» y arrastrar tu archivo CSV hasta allí.
A continuación, se te pedirá que asignes campos a todas las columnas de tu hoja de cálculo.
¡Ya estarás listo para empezar una vez que hayas asignado estas columnas a campos específicos!
Sí, es así de fácil.
CRM frente a hojas de cálculo: ¿de qué bando estás?
No es ningún secreto que el software de CRM ofrece muchas funciones y ventajas que una hoja de cálculo no tiene. Sinceramente, las hojas de cálculo no pueden compararse con un verdadero CRM.
Pero todo depende de tus circunstancias. Si tienes una empresa nueva o pequeña con un presupuesto limitado para herramientas, una hoja de cálculo es una forma estupenda (y gratuita) de iniciarte en la gestión de contactos. Si no te has identificado con las 11 señales de alerta que hemos comentado anteriormente, una plantilla de hoja de cálculo de CRM como SalesTable podría ser el mejor punto de partida.
Sin embargo, es hora de dar un paso adelante si observas similitudes evidentes entre estas señales de alerta y tu situación actual en materia de ventas.
Prueba Close y compara por ti mismo un CRM con una hoja de cálculo.
Estoy bastante seguro de que tú también acabarás en el equipo del CRM.
