¿Crees que un CRM es solo una herramienta básica de ventas? ¿O peor aún, una simple lista de contactos con un nombre más sofisticado? Estaremos encantados de demostrarte que te equivocas.
Si se aprovecha todo su potencial, una plataforma CRM puede mejorar todo tu proceso de ventas, aumentar la productividad de todos los miembros del equipo y disparar tus resultados y tu rentabilidad.
Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre cómo un CRM puede marcar la diferencia en tu negocio.
Pero antes de profundizar en las ventajas del CRM, veamos primero qué es el CRM.
¿Qué es un CRM?
En esencia, el software de CRM es la única fuente de información fiable para todas las actividades de ventas. Si lo implementas correctamente y lo utilizas con regularidad, es ahí donde encontrarás datos sobre un cliente potencial, el historial de compras de un cliente, notas de las llamadas de ventas, interacciones con el servicio de atención al cliente, preferencias de contacto y mucho más.
En otras palabras: tu CRM tiene todo lo que necesitas para generar nuevos ingresos y satisfacer a los clientes en cada punto de contacto.
Conceptos básicos sobre CRM que debes conocer antes de ponernos manos a la obra
En unos momentos analizaremos en profundidad las ventajas del CRM. Antes de hacerlo, veamos algunas funciones esenciales del CRM que debes tener en cuenta a medida que avanzas:
- Comunicación: sincronización de correo electrónico, vista de calendario, funciones de llamada, SMS, grabación de llamadas y otras funciones que puedes utilizar para dirigirte a la persona adecuada y decir lo correcto en las llamadas de ventas y los correos electrónicos
- Automatización: plantillas y activadores de flujos de trabajo que automatizan y agilizan actividades importantes, pero que requieren mucho tiempo y resultan tediosas, como el seguimiento
- Informes: Conoce el estado de tu cartera de ventas y el rendimiento de cada comercial, zona geográfica, producto y mucho más
- Integraciones: potencia tu CRM y el resto de herramientas, como las de marketing, análisis y atención al cliente, integrándolas entre sí
A la hora de elegir un CRM, tendrás que tomar algunas decisiones, como:
- CRM en la nube frente a CRM local: el CRM en la nube es escalable y accesible desde cualquier lugar, mientras que el CRM local requiere servidores in situ o una instalación local
- Soluciones específicas para cada sector frente a soluciones genéricas: algunos proveedores ofrecen soluciones de CRM específicas para sectores como el inmobiliario, el sanitario y los bufetes de abogados, mientras que otros optan por una vía más genérica y ofrecen personalizaciones
Antes de entrar en detalle sobre las ventajas concretas de utilizar un CRM en tu empresa, ten en cuenta lo siguiente: cuando la implementación de tu CRM sea un éxito, observarás un alto nivel de adopción, un mayor tiempo dedicado al CRM, una mejor colaboración en los proyectos y una mayor visibilidad de tus datos de ventas.
Por si no queda claro: todo esto se traduce en que los comerciales estén preparados para aumentar las ventas y ofrecer una experiencia fantástica al cliente.
11 ventajas de un CRM para tu empresa
Sin más preámbulos, estas son las 11 ventajas principales del software CRM:
1. Automatización del proceso de ventas y del flujo de trabajo
Imagina esta situación:
Empiezas tu jornada laboral. Quieres hacer un seguimiento de algunos clientes potenciales con los que has hablado en las últimas semanas, así que dedicas 30 minutos a elaborar la lista de personas a las que enviarás un correo electrónico. Una vez que tienes una lista de 10 personas, dedicas 15 minutos a redactar y enviar cada correo electrónico, consultando varias notas y comprobando dos veces toda la información que incluyes en los mensajes.
Para cuando hayas terminado, ya habrá pasado casi la mitad de tu jornada laboral, y también habrás gastado gran parte de tu energía.
Ahora imagínate esto:
Empiezas la misma jornada laboral, pero en lugar de pasar horas contactando manualmente con cada cliente potencial, tu CRM lo hace por ti de forma automática. La automatización se activa en función del número de días transcurridos desde el último contacto y utiliza las plantillas de correo electrónico de probada eficacia que has configurado en tu plataforma CRM.
En la primera hora del día, dos de esos seguimientos han dado lugar a respuestas. Esto ocurrió mientras tú estabas cerrando otro trato por teléfono. En otras palabras, has hecho avanzar a tres clientes potenciales en menos tiempo realizando menos tareas, pero más eficaces.
Según el informe «State of Sales» de LinkedIn, los profesionales de ventas dedican solo el 30 % de su tiempo a actividades de venta, mientras que el resto lo dedican a tareas administrativas y otras labores no relacionadas con la venta. ¿Cuál es el problema? El trabajo administrativo no es lo que te permite cerrar acuerdos. La magia del CRM reside en su capacidad para convertir tus tareas cotidianas en procesos automatizados, de modo que tu proceso de ventas pueda desarrollarse en segundo plano mientras tú te centras en las conversaciones y en establecer contactos.
La automatización de flujos de trabajo Close lleva este aumento de la productividad un paso más allá, integrándose a la perfección con tu plataforma de CRM para coordinar tu proceso de ventas. Imagina poder automatizar los seguimientos, priorizar los clientes potenciales y personalizar las comunicaciones en función de su comportamiento, todo ello sin necesidad de intervención manual.
Con los flujos de trabajoClose, puedes convertir las tareas que requieren mucho tiempo en automatizaciones eficientes que se ejecutan en segundo plano, lo que te permite concentrarte en conversaciones y relaciones significativas. Es la solución perfecta para recuperar una parte importante de tu jornada laboral y garantizar que tu equipo de ventas dedique más de su valioso tiempo a las actividades de venta, tal y como se destaca en el informe «State of Sales» de LinkedIn.
2. Mejor gestión de tareas y mayor productividad
Seguramente estarás de acuerdo conmigo en esto: los comerciales suelen ser gente muy estresada. La profesión de comercial se caracteriza, por naturaleza, por la búsqueda de resultados y la alta presión; eso es innegable.
De hecho, un estudio reveló que el 67 % de los comerciales se sienten agotados o a punto de llegar a ese punto, el 57 % afirma que su carga de trabajo supera su capacidad y el 67 % trabaja muchas horas para poder hacer frente a las exigencias del trabajo.
Así que, si te sientes abrumado por un sinfín de tareas, el miedo a no alcanzar tu cuota de ventas, los plazos que se avecinan y una carga de trabajo desbordante, recuerda estas dos cosas:
En primer lugar, (evidentemente) no estás solo;
Y, en segundo lugar, no tiene por qué ser así.
Un sistema CRM te permite realizar un seguimiento de tus tareas, asignar actividades a los miembros del equipo, sincronizar y consultar tu calendario, recibir recordatorios y seguir un flujo de trabajo definido para cada cliente potencial y cliente con el que te comuniques.
Es un lugar de confianza para gestionar todo lo que haces y mantenerte al día con tu carga de trabajo sin preocuparte por si se te olvida una cita, pierdes una nota o dejas escapar por accidente una oportunidad de negocio. Nunca.
(¿Has estado conteniendo el aliento sin darte cuenta durante esta parte? Ya puedes exhalar.)
3. Gestión eficaz del proceso de ventas y seguimiento del rendimiento
Tu canal de ventas es una visión general de tus clientes potenciales actuales y de la fase del proceso de ventas en la que se encuentran. Es la mejor imagen en tiempo real del estado de tu motor de ventas.
Y cuando lo gestionas con un CRM en lugar de con una pizarra, una hoja de cálculo u otra solución casera, obtienes las siguientes ventajas:
- Conocer la velocidad de ventas, es decir, la rapidez con la que los clientes potenciales avanzan por el ciclo de ventas y cada una de sus etapas
- Detectar un cuello de botella en el que los clientes potenciales suelen permanecer más tiempo, lo que te permite solucionarlo y ajustar el proceso
- Centrarse en las operaciones adecuadas en función de su valor y de la probabilidad de que se cierren
- Hacer un seguimiento del rendimiento del equipo de ventas, por ejemplo, para ver en qué fases tienen dificultades los comerciales, de modo que puedas ofrecerles comentarios útiles y una formación adecuada
Los usuarios de CRM pueden centrarse en el cliente potencial adecuado y en la tarea adecuada en el momento oportuno: una fórmula infalible para el éxito.
4. Comunicación eficaz en el equipo de ventas
En un equipo de ventas siempre hay mucho ajetreo. Correos electrónicos, llamadas telefónicas, demostraciones, reuniones y negociaciones... de todo.
Esto puede dificultar la colaboración comercial, ya que los detalles que ayudan a cerrar un trato pueden perderse fácilmente en un entorno tan ajetreado y dinámico.
«No es para tanto», podrías pensar. Pero fíjate en este ejemplo:
Uno de tus comerciales ha estado trabajando en un acuerdo que reportará a tu empresa unos ingresos anuales de 55 000 dólares. El acuerdo está a punto de cerrarse, pero aún hay que ultimar algunos detalles antes de la firma del contrato. Debido a circunstancias imprevistas, el comercial ha tenido que ausentarse del trabajo temporalmente, y otro comercial está retomando el proyecto donde él lo dejó.
Pero para cerrar el trato, necesita información concreta sobre los planes y las características que el cliente potencial ha barajado, así como sobre las dudas que ha planteado, y todo eso está perdido entre las notas personales y los archivos del comercial, que se encuentra fuera de la oficina por un tiempo indeterminado.
El acuerdo está ahora en suspenso, y una parte importante de tus ingresos anuales está en juego.
El CRM elimina por completo este problema. Reúne toda la información de los clientes, incluidas sus preferencias y los detalles de las visitas comerciales, en una única plataforma. Elimina las barreras no solo entre los comerciales, sino también entre departamentos enteros, como los equipos de marketing y de atención al cliente.
5. Accesibilidad móvil y venta desde cualquier lugar
Los comerciales más exitosos son aquellos que demuestran mayor flexibilidad y capacidad de adaptación. Tienen una mentalidad orientada a la acción y aprovechan cualquier oportunidad para hacer avanzar un acuerdo, incluso cuando no están en su escritorio o cerca de su ordenador portátil.
Hacer una llamada. Responder a un correo electrónico o enviar un SMS rápido. Prepararse para una reunión. ¿Puedes hacer todo eso cuando no estás en tu lugar de trabajo habitual? Con un CRM —el adecuado —, sí puedes.
El CRM adecuado, por supuesto, es aquel que funciona como una aplicación móvil que aprovecha las funciones más útiles del CRM, como las llamadas, las notas de ventas, las plantillas de correo electrónico, el seguimiento de actividades, la creación de clientes potenciales y mucho más. Contar con una potente herramienta de ventas en el bolsillo te permite ser proactivo, captar nuevos clientes y alcanzar tus objetivos de ventas estés donde estés.
6. Integraciones con potentes herramientas
¿Has sido exigente y específico a la hora de elegir las herramientas de tu pila tecnológica? Muy bien. Eso significa que has encontrado las que mejor se adaptan a tus necesidades.
Con un CRM, puedes llevar esas herramientas al siguiente nivel. ¿Cómo? Integrando datos de tu CRM en herramientas como gestores de agenda, plataformas de marketing por correo electrónico, software de chat en vivo, herramientas de firma electrónica y programas de análisis de llamadas de ventas. Además de las integraciones nativas, también puedes utilizar opciones como Zapier para conectar tu CRM con cientos de aplicaciones.
Estas son solo algunas de las cosas que las integraciones de CRM pueden ayudarte a hacer:
- Automatiza el flujo de trabajo relacionado con los contratos y las firmas electrónicas añadiendo automáticamente la información de contacto de tus clientes potenciales y otros datos a tu herramienta de firma electrónica
- Convierte a los nuevos clientes potenciales en suscriptores de secuencias de marketing y correos electrónicos específicos en tu plataforma de automatización de marketing
- Sincroniza los datos de tu CRM con tu herramienta de atención al cliente para disponer de toda la información sobre un cliente cuando este solicite ayuda
Un sistema CRM dota a tu conjunto de herramientas tecnológicas de superpoderes. ¿Buscas ideas sobre qué más puedes hacer? Echa un vistazo a Close .
7. Mejor atención al cliente
Un servicio al cliente excepcional ya no es lo que distingue a las empresas: es lo mínimo que se espera.
El informe «CX Trends 2023» revela que el 72 % de los clientes desea un servicio inmediato, y el 70 % espera que cualquier persona con la que interactúen conozca todos los detalles de su problema. Sin un CRM, satisfacer estas expectativas es casi imposible, ya que simplemente no se dispone de la información necesaria en el momento en que se necesita.
El software de CRM elimina las barreras entre la información que el equipo de ventas recopila sobre un cliente durante el proceso de venta y las necesidades que este tiene posteriormente. Te permite realizar un seguimiento de cada interacción, pregunta y problema del cliente, para que puedas responder al instante y resolver el problema por completo.
Y todo ello sin que el cliente tenga que repetir lo mismo a diferentes agentes en caso de que haya varias interacciones. ¿Quieres una estrategia infalible para lograr una alta satisfacción del cliente? El CRM es la solución.
8. Mejora de las relaciones con los clientes y de su fidelización
¿No te ha convencido la eficacia de la atención al cliente? Pues esto sí que debería: el CRM te ayuda a forjar relaciones más sólidas con los clientes, lo que se traduce en fidelidad y retención de clientes.
Y los clientes fieles y de larga duración son la clave para un negocio próspero. Los datos de Smile.io muestran que el 10 % de los clientes con mayor gasto gasta el doble que el 90 % restante, y que el 1 % de los clientes con mayor gasto gasta 2,5 veces más que el 99 % restante. Las relaciones con los clientes son una inversión muy rentable.
Las herramientas de CRM lo hacen posible porque centralizan todos los datos e interacciones de los clientes en un solo lugar. Esto significa que puedes:
- Personaliza cada una de las interacciones que tengas con ellos
- Venta adicional y venta cruzada en función de las necesidades específicas de los clientes
- Llevar a cabo campañas de marketing dirigidas
Por ejemplo, cuando un cliente se pone en contacto contigo por un problema, puedes decirle algo como:
«Cuando hablamos hace [X semanas/meses], mencionaste que estabas resolviendo [otro asunto]. ¿Cómo te va con eso ahora?»
Esto tiene dos ventajas. En primer lugar, el cliente se sentirá valorado y atendido. Y, en segundo lugar, podrás aprovechar la oportunidad para ofrecerle un producto, una función o un plan más adecuado, lo que le reportará mejores resultados y aumentará su confianza en ti.
Dar prioridad a tus clientes de esta manera —todo ello gracias a tu CRM—reduce la pérdida de clientes y aumenta el valor del ciclo de vida del cliente.
9. Seguimiento, análisis y previsiones aplicables
Tu CRM te indica cómo te ha ido y en qué dirección vas. Si las cosas no salen como tú quieres, tu CRM no te lo va a endulzar. Las métricas de ventas no mienten.
¿No has alcanzado tu cuota de ventas? ¿Tienes una tasa de conversión baja? ¿Hay mucha pérdida de clientes? Todo eso está ahí.
Esta transparencia es positiva (aunque a veces resulte difícil de manejar). Significa que puedes hacer un seguimiento de los resultados de tu trabajo, centrarte más en las actividades que dan buenos resultados y mejorar en aquellas áreas en las que te cuesta más.
He aquí algunos ejemplos:
- Tu tasa de conversión de clientes potenciales en clientes disminuye → Puedes colaborar con tu equipo de marketing para comprobar si ha cambiado la calidad de los clientes potenciales que generan y por qué
- Un comercial consigue convertir más clientes potenciales que el resto → Descubres que este comercial realiza más seguimientos por cliente potencial y da prioridad a las demostraciones frente a las presentaciones de ventas, lo cual es una información útil para el resto de comerciales
- Se ha producido un aumento repentino de los nuevos clientes potenciales para un producto concreto debido a una campaña publicitaria → Puedes asignar más comerciales a esos clientes potenciales para aprovechar el momento.
En resumen: el CRM te permite tomar medidas basadas en datos con rapidez, ya sea para solucionar una fuga en el embudo de ventas o para reforzar una estrategia que está dando buenos resultados.
10. Sólida seguridad de los datos y protección de la privacidad
¿Cómo te sentirías si una empresa a la que has comprado filtrara tu dirección de correo electrónico, tu número de teléfono, tu fecha de nacimiento o incluso tu dirección postal?
Desde luego, no querría que esa empresa tuviera acceso a mis datos personales en el futuro.
Y las filtraciones de datos no son infrecuentes:más de 400 millones de personas fueron víctimas de ellas en 2022. Decir «a mí no me pasará» no es suficiente como estrategia de seguridad de datos.
Cuanto más vendas, más acceso tendrás a los datos de tus clientes, como su información de contacto, cifras de ingresos, compras anteriores y los problemas que te han confiado. Guardar esta información en notas físicas o digitales, hojas de cálculo y en varios dispositivos no garantiza su seguridad.
Un CRM te ayuda mediante el cifrado y el cumplimiento de normas y regulaciones como SOC 2, el RGPD y la CCPA. Esto no debería ser algo secundario para ti: tu reputación depende de ello.
11. Mayor crecimiento de los ingresos
Por último, una solución de CRM impulsa el crecimiento de los ingresos. Aumenta tu impacto en cada punto de contacto y en cada etapa del recorrido del cliente, incluyendo:
- Generación de clientes potenciales: descubre qué clientes potenciales se convierten mejor que otros para que tú y tu equipo de marketing podáis centraros en los más adecuados
- Conversaciones de ventas: identifica a los clientes potenciales más prometedores que probablemente se encuentren en la fase de decisión y adapta tu discurso en función de las conversaciones anteriores
- Fidelización y retención de clientes: Mantén un contacto regular, resuelve rápidamente los problemas de los clientes e identifica sus necesidades basándote en su comportamiento, como el uso de los productos y los patrones de compra.
Apoyarse en un CRM significa dar prioridad absoluta a tus clientes. Es lo que te diferenciará de la competencia y te permitirá no solo aumentar tus ingresos, sino hacerlo de una manera sostenible y escalable.
Para comprender mejor este crecimiento y realizar un seguimiento del mismo, utilice nuestra calculadora de crecimiento de ingresos, que le proporcionará análisis precisos y detallados adaptados a las necesidades de su empresa.
Impulsa el crecimiento de tu negocio con un CRM
El CRM no es una moda pasajera. Tampoco es algo prescindible. Es una herramienta imprescindible para hacer un seguimiento de los clientes potenciales, convertirlos en oportunidades de venta y cerrar acuerdos valiosos.
Con un CRM, los directores de ventas pueden dirigir un equipo formado por personas ambiciosas, motivadas y satisfechas. Y los comerciales pueden ser esas personas. El mejor CRM es aquel que puedes adaptar a tus necesidades y desde el que puedes realizar todo tu trabajo, día tras día. Empieza tu prueba gratuita de 14 días de Close para descubrir todo lo que puedes hacer.
