La revisión del proceso de ventas. Probablemente la reunión que más sudar hace a tus comerciales.
Pero su función es fundamental: garantizar que los proyectos sigan avanzando a lo largo del proceso.
Quizás acabes de asumir el cargo de director comercial, o quizás la forma en que revisas actualmente tu cartera de proyectos no esté funcionando. Sea cual sea tu situación, en este artículo abordaremos los aspectos básicos sobre cómo estructurar tus reuniones de revisión de la cartera de proyectos.
Asegurémonos de que tus comerciales salgan de la reunión de revisión del proceso de ventas con un embudo eficaz que acelere su ciclo de ventas.
¿Te parece bien? Pues allá vamos.
Los 5 riesgos de no realizar revisiones exhaustivas del proceso de ventas
Empecemos por lo primero: ¿qué es una revisión del proceso de ventas? Un canal de ventas es la representación visual de todos los acuerdos en los que un comercial está trabajando activamente y que intenta cerrar.
Esto podría hacerse en una hoja de cálculo, en una pizarra o en un CRM de ventas internas como Close.
Si no revisa el proceso de ventas, usted:
- No tener una visión general del estado general del proceso de ventas de tu equipo
- No comprender el contexto externo e interno de las operaciones
- No se tienen en cuenta los retos y las amenazas que se avecinan
- No tienes una visión clara del rendimiento y las capacidades de tus comerciales
- Tener previsiones de ventas que no se cumplen
Un análisis del proceso de ventas sirve tanto como herramienta de formación para sus comerciales como de evaluación para determinar la situación actual de sus ventas.
Si revisas adecuadamente tu cartera de ventas, esto debería traducirse en un mayor número de operaciones cerradas y un aumento de los ingresos.
La estructura de una revisión eficaz del proceso de selección
Una revisión del proceso de ventas puede adoptar muchos formatos diferentes. En función de la estructura de tu equipo de ventas, aquí tienes algunos aspectos que debes tener en cuenta:
- Frecuencia
- Semanal
- Quincenal
- Mensual
- Tamaño
- Sesiones individuales
- Rotación
- Todo el equipo
- Duración
- La duración variará en función del tamaño del equipo, pero una reunión de entre 30 y 60 minutos debería ser suficiente.
- Estructura
- Revisar todas las operaciones en curso
- Revisar únicamente los acuerdos de alta prioridad
- Acción
- Cada revisión debe concluir con medidas concretas para cada comercial y sus respectivos proyectos. Estas medidas pueden abarcar desde cómo superar un obstáculo o negociar hasta cómo cerrar un trato.
No es necesario seguir una estructura fija; el método de prueba y error es tu mejor aliado. Descubre qué es lo que mejor funciona para tu equipo y tu negocio, y adapta tu estrategia en consecuencia.
4 pasos para gestionar una reseña como un profesional
Ahora que ya conoces el formato, veamos qué debe suceder durante la revisión.
1. Pide a tu representante que te facilite un resumen del acuerdo
En primer lugar, tu representante debería ponerte al corriente con un resumen del acuerdo.
El resumen debe incluir:
- ¿Qué ha pasado hasta ahora?
- ¿Cuáles son los siguientes pasos?
- ¿Qué hay que hacer para cerrar el trato?
- ¿Cuál es el calendario previsto?
Durante ese resumen, es probable que descubras uno o varios obstáculos que pongan en peligro el acuerdo. Ahí es donde entra en juego la siguiente fase.
2. Identifica los obstáculos y pon a prueba a tu representante
Para determinar las posibilidades de que se cierre el acuerdo, es necesario identificar los obstáculos que se interponen en el camino.
Esto es lo que hay que tener en cuenta:
- ¿Existen problemas de comunicación?
- ¿Falta alguna información?
- ¿Cómo ha gestionado tu comercial las objeciones hasta ahora?
- ¿Qué es lo que está impidiendo actualmente que esta operación llegue a buen puerto?
En la mayoría de los casos, te surgirán dudas sobre la información que falta. Si hay muchos aspectos que tu comercial desconoce sobre el cliente potencial, resultará difícil evaluar las posibilidades de que se cierre el trato.
3. Establece medidas concretas que impulsen el acuerdo
Al final de la revisión, deberías tener claro qué pasos hay que dar a continuación para que el acuerdo avance en el proceso.
Las medidas a adoptar podrían ser:
- Proponer una solución concreta
- Cómo gestionar una objeción
- Ponerse en contacto con una persona con poder de decisión
- Negociación del contrato
- Echar por tierra un acuerdo
Debes saber si el comercial conoce lo suficientemente bien al cliente potencial como para gestionar el proceso y cerrar la venta.
4. Actúa con urgencia
Si estás revisando un acuerdo y surge algo que requiere una acción inmediata, como enviar un correo electrónico o hacer una llamada, no esperes a que termine la reunión: actúa de inmediato.
El comercial puede salir de la sala, hacer lo que tenga que hacer y, a continuación, volver y seguir participando en la revisión del proceso de ventas.
Saca el máximo partido al retorno de la inversión de cada revisión del proceso de ventas
Quizás a alguno de tus comerciales le falte información fundamental. Si esto ocurre con frecuencia, es una señal de alarma. El comercial, sencillamente, no está haciendo un buen trabajo a la horade filtrar a sus clientes potenciales.
Aunque pueda resultar incómodo, aborda el asunto de inmediato.
Lo mejor es que, cuando se forma a un comercial concreto en algo, el resto del equipo de ventas también puede aprender de esa experiencia.
Todos los miembros del equipo pueden adquirir conocimientos e ideas que pueden aplicar a sus propias operaciones para acelerar su ciclo de ventas.
Seguimiento de la última revisión del proyecto
Es recomendable realizar revisiones del proceso con la frecuencia suficiente como para recordar lo que ocurrió en la última. Esto te permite hacer un seguimiento de las medidas acordadas y exigir responsabilidades a tus comerciales.
Revisa los acuerdos más importantes y comprueba cómo han avanzado desde la última reunión. Pide que te pongan al día sobre ellos antes de pasar a tratar el resto.
Uso de Close revisar tu cartera de ventas
Todos los lunes, en Close hacemos nuestro repaso semanal del proceso de ventas.
En primer lugar, echamos un vistazo al informe del embudo de oportunidades:
Esto nos ofrece una visión general de nuestro cartera de ventas actual, incluyendo la tasa de cierre actual, la velocidad de ventas y en qué puntos del embudo de ventas se registran mayores o menores tasas de conversión.
A continuación, utilizamos la página «Oportunidades en proceso» de Close para obtener una visión general completa de los acuerdos activos de esta semana.
En esta página, vemos la siguiente información:
- Número de oportunidades en cada etapa
- Plomos
- El valor total de las operaciones
- Valor esperado
- Valor de cada operación
- Nivel de confianza
- Fecha prevista de cierre
- Estado
- Usuario
Dependiendo del volumen de la operación (valor) o de los retos específicos que haya que abordar, consultamos la ficha de cliente concreta para obtener más información sobre la operación.
A continuación, pasamos a la página de clientes potenciales, donde consultamos todo el historial de interacciones.
La página principal nos ofrece una visión general inmediata del acuerdo y de lo que ha sucedido hasta ahora.
Aquí, en cuestión de segundos, podemos detectar tres señales de alerta:
- El comercial tardó seis días en ponerse en contacto tras la demostración de ventas. ¿Por qué?
- La nota de la última reunión no incluye ninguna medida a tomar. ¿En qué consiste la aprobación del director general?
- Faltan tareas y notas en la línea de tiempo → No se puede ver el contexto completo del acuerdo.
Cuanta más información se facilite en la página de contacto y en su cronología, mejor comprenderás la operación.
En esta situación, haríamos dos cosas:
- Pide al comercial que añada la información que falta.
- Crea las tareas necesarias para hacer avanzar el acuerdo.
En la próxima revisión del proceso, veremos si se han llevado a cabo esas medidas.
5 ventajas de realizar revisiones del proceso de ventas
Una vez completada la revisión de tu proceso, deberías:
- Comprenda mejor el rendimiento y las capacidades de sus comerciales
- Tener más información sobre las operaciones en curso
- Ser capaz de predecir con mayor precisión qué operaciones se cerrarán
- Ser capaz de ajustar las expectativas tanto de los comerciales como del resto del equipo
- Podrá indicar a sus comerciales los siguientes pasos que deben seguir
Si has completado los pasos anteriores, la revisión de tu cartera de ventas ha sido un éxito.
A continuación, analiza el proceso de revisión de tu cartera de ventas y piensa en cómo puedes mejorarlo.
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