Se necesitan una media de ocho correos electrónicos para concertar una reunión. Para los comerciales, eso supone mucho tiempo que podrían haber dedicado a hacer demostraciones, cultivar clientes potenciales o tomarse un café extra por la tarde.
¿Quieres evitar el intercambio constante de correos electrónicos para coordinar horarios y reducir el número de reuniones perdidas?
Ahí es donde resulta útil una herramienta de programación automática. Una buena herramienta automatiza los complicados trámites de programar y organizar reuniones de ventas, envía mensajes de seguimiento e incluso hace que encontrar el momento adecuado sea pan comido.
Esto permite que tu equipo de ventas se centre en lo que realmente importa: cerrar ventas.
Desde la tasa de respuesta hasta la conversión final, las herramientas de programación automática ofrecen una ventaja considerable frente a la programación autónoma y la gestión manual de reuniones.
Las herramientas básicas de software para la gestión de citas ofrecen funciones como la reserva automática mediante sistemas sencillos, recordatorios automáticos, así como confirmaciones y seguimientos automáticos.
Sin embargo, muchas de estas herramientas cuentan con funciones avanzadas. Piensa en asistentes para reuniones basados en inteligencia artificial, integraciones con todas tus herramientas favoritas y mucho más.
1. Calendly
Calendly es una de mis aplicaciones favoritas para gestionar citas porque es fácil de usar y te permite crear reglas personalizadas. Por ejemplo, puedes impedir que la gente reserve una cita en las próximas 24 horas o pedirles que respondan a algunas preguntas antes de reservar.
Con Calendly, puedes configurar fácilmente tu disponibilidad, compartir el enlace o incrustarlo en tu sitio web, y los clientes potenciales podrán elegir una franja horaria libre que se adapte a su agenda. Calendly se sincroniza con el calendario que elijas, y puedes establecer diferentes duraciones (por ejemplo, 15 minutos, 30 minutos o 1 hora) para que los clientes tengan varias opciones. Incluso puedes crear diferentes tipos de reuniones, como una llamada de demostración o una reunión de presentación.
Calendly también automatiza las notificaciones y crea invitaciones de calendario cuando se reserva una nueva reunión.
Esto te ayuda a mantenerte organizado, reduce las llamadas perdidas y los clientes quedarán impresionados por su diseño elegante y su facilidad de uso.
Calendly también ofrece funciones específicas para ventas, como análisis que permiten conocer cuáles son los mejores días y horas para programar reuniones con tu equipo, la asignación de clientes potenciales y la posibilidad de enviar preguntas previas a la llamada de contacto a los clientes potenciales antes de que reserven una cita.
Calendly y Close una integración nativa, lo que te permite acceder a más datos en un solo lugar. También puedes utilizar los enlaces de programación de citas Close, que insertan dinámicamente el enlace de cada usuario al utilizar plantillas de correo electrónico.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí (14 días)
Precios: Los planes de pago empiezan en 10 $ al mes por persona
2. SavvyCal
Esa incómoda tarea de encontrar un momento para quedar puede ser un rollo. Y la mayoría de las herramientas de gestión de citas dejan toda la carga en manos del destinatario. En SavvyCal creemos que utilizar una herramienta de gestión de citas debería ser tan fácil para el destinatario como lo es para el remitente.
Una de las funciones más interesantes de SavvyCal es la posibilidad de superponer los calendarios de ambas partes en una sola vista, lo que hace que sea MUY fácil encontrar una fecha y una hora que le venga bien a todo el mundo.
Incluso puedes crear una vista de calendario compartida para varias personas y compartir ese enlace. (Por ejemplo, podrías compartir los horarios en los que tanto tú como otro comercial estáis disponibles para reuniros con un cliente.)
Otra característica clave es su enfoque en la personalización. Puedes clasificar tu disponibilidad según tus preferencias, en lugar de mostrar todas las franjas horarias por igual. Puedes limitar y ajustar la frecuencia de las citas, haciendo que la sobrecarga de reuniones sea cosa del pasado.
También puedes enviar enlaces personalizados sobre la marcha para causar una buena primera impresión, que es lo más importante.
Además, cuentan con una herramienta gratuita de encuestas para reuniones que facilita enormemente la organización de reuniones en grupo.
Y eso no es todo: con SavvyCal incluso puedes recibir pagos (y cobrar el impuesto sobre las ventas).
Algunas ventajas adicionales:
Gracias a la integración nativa entreClose y SavvyCal, puedes crear y actualizar automáticamente tus Close cuando un cliente potencial concierte una reunión con tu equipo.
¡Y hay una extensión de SavvyCal para Chrome!
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? ¿Hay una versión gratuita que se pueda actualizar más adelante?
Precios: Los planes empiezan en 12 $ al mes
3. Clara Labs
Llevando la automatización a un nuevo nivel, Clara Labs es una empleada virtual formada por asistentes ejecutivos reales y creada mediante inteligencia artificial.
Para concertar una cita, envía una copia a clara@yourdomain.com, tal y como harías con un asistente de carne y hueso. La interfaz de lenguaje natural hace que sea prácticamente (ja) imposible distinguir que el remitente es un sistema informático, y gracias a la supervisión de los comerciales, los errores son mínimos.
Con Clara, las personas y las máquinas se unen para crear una plataforma de gestión de horarios perfecta. ¡Es ideal para pequeñas empresas que no disponen de los recursos necesarios para contratar a un asistente a tiempo completo!
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No está claro, ya que están trabajando en una nueva versión
¿Hay una prueba gratuita disponible? Antes duraba dos semanas, pero veamos qué cambios trae la nueva versión.
Precio: Antes costaba 99 dólares, pero es posible que cambie con la nueva versión.
4. Teclado numérico
Saca el máximo partido a la IA para la programación de citas con Dialpad (antes UberConference).
Sin códigos PIN ni descargas, Dialpad te proporciona números y URL exclusivos cada vez que reservas una reunión. Siempre puedes acceder a las reuniones a través de tu navegador o de la aplicación.
En la fecha y hora indicadas, todos los participantes marcan el número de Dialpad que figura en la invitación del calendario, y ¡listo!: se puede compartir pantalla, compartir documentos, hacer presentaciones… e incluso ver quién está hablando y acceder rápidamente a sus perfiles en redes sociales.
Gracias a sus funciones avanzadas de inteligencia artificial, como la creación de órdenes del día para las reuniones, la transcripción de las mismas y la redacción de resúmenes de las llamadas, Dialpad te permite centrarte en lo que realmente importa en las reuniones: el contenido y el debate.
Las invitaciones funcionan con cualquier sistema de calendario y en cualquier dispositivo.
Dialpad también ofrece funciones de ventas basadas en la inteligencia artificial, como el análisis de opiniones y el asesoramiento asistido por IA, por lo que es mucho más que una simple aplicación para concertar citas.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí, de 14 días
Precios: Los planes Premium cuestan a partir de 15 $ al mes (si se pagan anualmente)
5. Necesidad de reunirse
Si te cuesta coordinar las citas con grupos de personas, NeedToMeet es justo lo que necesitas.
Con un enlace de programación personalizado o una invitación de NeedToMeet, realiza una encuesta entre tu grupo para encontrar horas de reunión que convengan a todos, creando páginas de eventos con varias fechas y comentando los detalles de lo que estés organizando. Cuando la gente responda, recibirás una notificación por correo electrónico.
Se acabó el intercambio incesante de correos electrónicos con varias personas y el tener que hacer malabarismos con múltiples hilos de conversación. Se acabó tener que volver a consultar la agenda. Solo un calendario sencillo con opciones fáciles de seleccionar. Los participantes pueden incluso ver qué personas han elegido cada franja horaria, de modo que quienes tengan más disponibilidad puedan adaptarse a quienes tengan menos.
La colaboración en equipo, ahora más fácil que nunca.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí
Precios: desde la cuenta gratuita; hasta 19 $ al año por la versión avanzada
6. OnceHub
OnceHub es una solución integral para todo el ciclo de vida del cliente. Su sistema bidireccional elimina las idas y venidas a la hora de confirmar una cita.
Para utilizarlo, tendrás que crear una página de reservas online con opciones de disponibilidad para programar demostraciones, consultas o reuniones de seguimiento, y enviarle el enlace a tu cliente potencial. Así, podrá reservar en tu página —desde cualquier dispositivo— y la reunión se añadirá rápidamente al calendario de todos los participantes.
Cuenta con un montón de funciones adicionales muy interesantes (conversión de husos horarios, sesiones en grupo, informes y muchas más) que hacen que esta herramienta resulte muy atractiva. Incluso puedes personalizar los logotipos, las imágenes, los colores y los mensajes de bienvenida que utilices.
Además de las funciones de programación, la plataforma OnceHub, con su amplia gama de funciones, te permite diseñar flujos de trabajo de reuniones increíblemente complejos basados en las respuestas de los usuarios, e incluso les permite interactuar con chatbots o llamar directamente. Esto resulta ideal para grandes empresas o startups que buscan ofrecer un mejor servicio a sus clientes tanto antes como después de la venta.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí (versión gratuita que se puede actualizar)
Precios: Los planes empiezan en 10 $ al mes por usuario
7. Acuity
Automatiza las reuniones con clientes potenciales, las cancelaciones, los recordatorios e incluso los pagos con Acuity.
Los clientes pueden ver la disponibilidad de tu calendario en tiempo real y elegir por sí mismos la hora que mejor les venga a ambos. Por tu parte, puedes configurar varios calendarios y franjas horarias para diferentes citas o bloquear determinadas fechas por completo.
Se integra perfectamente con Google Calendar, Outlook, iCal y Office 365, y ofrece una opción de integración para quienes tengan su propia página web. Recibe una notificación cada vez que se reserve una nueva cita. A continuación, desde tu teléfono, indica a Acuity que actualice tus calendarios.
Es así de sencillo.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí (7 días)
Precios: Los planes empiezan en 16 $ al mes
8. Seleccionar
El nombre de esta aplicación es muy acertado, ya que te ayuda a elegir las fechas y horas de reunión que mejor se adaptan a todos los asistentes comparando sus disponibilidades, independientemente del dominio de correo electrónico.
Pick determina la mejor hora para todos y, a continuación, programa una reunión por correo electrónico. Además, proporciona una URL especial para compartirla con participantes de última hora (el asistente de un cliente potencial, un socio comercial, etc.).
Lo mejor es la función de programación desde el móvil, que facilita concertar reuniones desde cualquier lugar. Incluso puedes crear oportunidades desde la cinta de correr, sin perder el ritmo y sin sudar ni una gota.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No
¿Hay una prueba gratuita disponible? No
Precio: 9 $ al mes
9. Reloj mundial
Tratar con clientes y compañeros de equipo de distintos países y zonas horarias puede complicar la organización de las citas. Incluso la simple conversión de horarios en línea puede resultar engorrosa.
Ahí es donde entra en juego World Clock Meeting Planner.
Facilita la comparación de horarios entre varias ciudades para encontrar una hora de reunión que se adapte a la agenda de todos sin tener que buscar en Google cada ciudad para averiguar su zona horaria. Es cierto que tiene funciones bastante básicas, pero dedicarás menos tiempo a programar reuniones y más a celebrarlas. Lo cual es una ventaja.
Precio: Gratis para todos
10. Doodle
Esta aplicación incluye varios calendarios, lo que evita tener que cambiar de uno a otro para comprobar la disponibilidad.
Puedes proponer fechas directamente desde el calendario de Doodle y consultar a los participantes cuál es el mejor momento para reunirse. Además, sincroniza automáticamente las citas con tu calendario habitual para evitar conflictos de horarios.
Es muy práctico cuando hay que programar llamadas con varias personas.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? No (puedes pasar a la versión de pago desde la versión gratuita)
Precios: Los planes individuales cuestan a partir de 6,95 $ al mes
11. 10to8
El software de gestión de citas de 10to8 puede agilizar el proceso de venta al garantizar que los clientes potenciales acudan a la reunión.
Una vez que hayas configurado tu disponibilidad, puedes optar por mostrarla en una página de reservas pública o dirigir a los clientes potenciales a tipos específicos de llamadas a través de enlaces privados.
Tus clientes recibirán recordatorios de sus citas, y podrás hacer un seguimiento para comprobar si los han abierto. Esto facilitará el proceso de reserva a tus clientes potenciales y reducirá el número de ausencias. De hecho, 10to8 puede reducir las ausencias hasta en un 90 %.
10to8 se sincroniza con tus calendarios externos, pero también se integra con miles de aplicaciones que utilizas a diario, como Zoom, Salesforce, Microsoft Teams y Slack.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí, de 14 días
Precios: a partir de 460 $ al año (incluye 200 citas al mes); también hay paquetes personalizados para equipos con necesidades específicas
12. Ourly
Ourly te ayuda a automatizar la gestión de tu agenda. Solo tienes que compartir tu enlace y los clientes potenciales podrán reservar una reunión sin tener que estar buscando y rebuscando para ver cuándo hay disponibilidad.
También puedes integrar Ourly en tu sitio web para que los visitantes puedan concertar una reunión contigo directamente desde la propia página web.
Serviceform se especializa en prestar servicios a los sectores inmobiliario y automovilístico; por ello, todas sus herramientas de conversión, incluida Ourly, están diseñadas para optimizar tu proceso de ventas.
También puedes crear calendarios para distintos equipos y departamentos, y hacer que las reservas se asignen automáticamente según la disponibilidad o de forma aleatoria.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No
¿Hay una prueba gratuita disponible? No (puedes pasar a la versión de pago desde la versión gratuita)
Precio: a partir de 49 $ al mes por usuario
13. Appointlet
Appointlet es una herramienta de programación de citas en línea diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas. La aplicación te ayuda a definir tu disponibilidad para reuniones y a compartirla con otras personas. Esto facilita a tu equipo de ventas encontrar una hora que se adapte a todos los asistentes a la reunión.
Además, puedes configurar fácilmente recordatorios y mantener a los participantes al tanto de los detalles a medida que se acerca la reunión.
Puedes ordenar y filtrar la lista de asistentes para acceder a cualquier información necesaria a medida que se reciben nuevas reservas. Incluso puedes utilizar el panel de control para unirte a una conferencia virtual o cancelar o reprogramar una reunión.
El plan gratuito de Appointlet es una forma estupenda de optimizar tus procesos si trabajas en una empresa cuyo sistema de gestión de citas no es precisamente el mejor. Su generoso plan gratuito ofrece funciones que suelen ser de pago, como reuniones ilimitadas, distintos tipos de reuniones y un número ilimitado de participantes.
A medida que te vayas familiarizando con la aplicación, verás que cuenta con una interfaz sencilla que te permite invitar a tus compañeros de trabajo a unirse y configurar sus propias páginas de programación bajo una misma cuenta.
Más adelante, si la empresa desea expandirse, transferir la propiedad a un administrador es cuestión de unos pocos clics. El servicio de atención al cliente de Appointlet, muy bien valorado, también puede ayudarte con eso.
No dejes que el intercambio constante de correos electrónicos te impida a ti o a tu equipo alcanzar vuestros objetivos. Si quieres ahorrar tiempo a la hora de coordinar agendas, échale un vistazo a esta aplicación.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? Sí (¡y además incluye un montón de funciones!)
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí
Precio: desde 8,00 $ al mes
14. Microsoft Bookings
Si tu equipo utiliza Microsoft 365, puedes usar la aplicación Microsoft Bookings para programar y gestionar reuniones.
Microsoft Bookings se integra con tu calendario de Microsoft 365. Cada vez que reservas una reunión en línea, se genera un enlace a una reunión de Teams y se envía a los invitados a la reunión. También puedes acceder a Microsoft Bookings a través de una aplicación dentro de Teams.
Si ya eres usuario de Microsoft, Microsoft Bookings es una opción excelente, ya que se integra perfectamente con las funciones que ya utilizas. La herramienta tiene muchas ventajas, como la posibilidad de gestionar varios calendarios, cada uno con su propia estructura de página, información, usuarios, tipos de citas y comunicaciones.
¿Hay una versión básica gratuita disponible? No
¿Hay una prueba gratuita disponible? Sí (un mes)
Precio: Disponible con los planes de Microsoft 365, a partir de 6 $ al mes
Optimiza el proceso de ventas con la gestión de citas, los asistentes virtuales y las aplicaciones
Los asistentes de programación te ahorran tiempo, te ayudan a organizarte y fomentan el contacto continuo con tus clientes potenciales. Y lo que es mejor, cuando utilizas un asistente virtual para la programación de citas, transmites una imagen de profesionalidad.
Si tú o tu equipo no podéis permitirvos tener un asistente personal propio, cualquiera de estos programas puede hacer el trabajo por vosotros y transmitir la misma sensación de éxito a vuestros clientes.
Las herramientas que recomendamos tienen un aspecto sofisticado y ofrecen un funcionamiento y una experiencia de usuario de primera. Utiliza software de reuniones basado en IA para ahorrar tiempo y aumentar tus ingresos.
Para sacar el máximo partido a tu software de gestión de citas, combínalo con un CRM como Close, que ofrece una integración perfecta con numerosas herramientas de gestión de citas, como Calendly, Zapier y Accuity, lo que convierte Close en Close excelente opción de CRM.
