Tu equipo de marketing trabaja duro para generar clientes potenciales para tu empresa.
Como comercial, tu trabajo consiste en aprovechar estos contactos y conseguir el mayor número posible de clientes que compren. Por suerte, esta responsabilidad no recae solo sobre tus hombros.
Lo más probable es que seas uno de los muchos comerciales a los que se les ha encomendado la tarea de implementar el proceso de ventas de tu departamento. Esto es una buena noticia, siempre y cuando, claro está, contéis con un plan de asignación de clientes potenciales. Si no es así, tú y tus compañeros perderéis el tiempo peleándoos por los clientes potenciales.
En este artículo, explicaré qué es la asignación de clientes potenciales y por qué resulta beneficiosa. A continuación, compartiré algunas prácticas recomendadas que puedes seguir para asegurarte de que los clientes potenciales se asignen siempre al comercial adecuado.
¿Qué es la asignación de clientes potenciales?
Así es como suele funcionar el proceso:
- Tu equipo de marketing pone en práctica diversas estrategias de marketing para generar clientes potenciales
- Los clientes potenciales se introducen en el CRM que elijas y se asignan automáticamente a comerciales concretos
- Dichos representantes acceden a los registros de clientes potenciales entrantes y, a continuación, utilizan la información que contienen para ponerse en contacto con los clientes potenciales que se les han asignado, cultivar la relación con ellos y, finalmente, realizarles la venta
Un proceso eficaz de distribución de clientes potenciales mejorará la productividad de tu equipo de ventas, aumentará la confianza de tus comerciales en tu organización y, en última instancia, se traducirá en un aumento de las ventas.
Ventajas de contar con un proceso de distribución de clientes potenciales claro y transparente
Una distribución eficaz de los clientes potenciales parece sencilla…
A medida que llegan los clientes potenciales, tu CRM los asigna a determinados comerciales según las reglas de asignación que hayas establecido, y luego cada comercial se encarga de convertir a esos clientes potenciales en clientes a largo plazo.
¿Es sencillo? Sí. Pero la verdad es que tu proceso de distribución de clientes potenciales puede ser determinante para el éxito o el fracaso de tu departamento de ventas. Si lo gestionas bien, tu equipo de ventas tendrá éxito. Si lo gestionas mal, tus comerciales perderán productividad, dejarán de confiar en sus superiores y generarán menos ingresos.
Teniendo esto en cuenta, analicemos con más detalle las ventajas de una asignación adecuada de clientes potenciales:
Productividad
Un proceso de gestión de clientes potenciales bien definido ayudará a tus comerciales a ser más productivos y a trabajar con mayor rapidez.
Piénsalo: cuando tus comerciales no tengan que competir entre ellos por los clientes potenciales, tendrán más tiempo (¡y energía!) para dedicar a cultivar las relaciones con los clientes potenciales. Esto casi siempre se traduce en más ventas.
Confianza
¿Y qué hay de la confianza? Unas normas transparentes para la asignación de casos te ayudarán a ganártela.
¿Cómo es eso? Cuando tus comerciales sepan cómo funciona todo, por así decirlo, no se preguntarán por qué a fulano le asignaron tal cliente potencial y no a ellos. Simplemente lo sabrán.
Cuando tus comerciales confían en tu empresa, disfrutan más de su trabajo. Cuando disfrutan de su trabajo, se esfuerzan más. Y cuando se esfuerzan más, aumentan las ventas. Probablemente también se quedarán más tiempo, lo que mejorará la tasa de rotación de tu equipo.
Ingresos
Por último, un proceso adecuado de asignación de clientes potenciales generará más ingresos para tu empresa.
Como se ha mencionado anteriormente, tus comerciales se centrarán en cerrar ventas, no en quitarles clientes potenciales a sus compañeros. Esto les permitirá dedicar más esfuerzo a sus procesos de venta, lo que les ayudará a conectar con más clientes y a venderles. Por lo general, más clientes se traducen en más ingresos.
También debería mencionar el tiempo de respuesta. Cuando los clientes potenciales se asignan automáticamente a los comerciales, estos se ponen en contacto con ellos más rápidamente. Dado que el 78 % de los clientes compra a la empresa que responde primero a su consulta, el tiempo de respuesta de tu equipo tiene un impacto enorme en los ingresos que genera.
Normas de asignación de clientes potenciales: 5 formas en que los mejores equipos de ventas asignan nuevos clientes potenciales a su equipo
Un proceso sólido de asignación de clientes potenciales es esencial para el éxito de tu departamento de ventas. La pregunta es: ¿cómo se distribuyen los clientes potenciales entre los comerciales de una manera lógica y justa?
Es muy sencillo: basta con implementar unas cuantas reglas de asignación de clientes potenciales, es decir, un conjunto de criterios que determinan dónde y cuándo se redirigen los clientes potenciales entrantes en tiempo real.
Cada programa de CRM gestiona este proceso de forma diferente. En Close, por ejemplo, puedes asignar los clientes potenciales manualmente. También puedes asignarlos automáticamente en función de datos como la ubicación o la prioridad del cliente potencial, así como las cualificaciones de tus comerciales.
Veamos cuáles son las reglas de asignación de clientes potenciales más populares a las que tiene acceso tu equipo:
1. Asignación manual
La regla de asignación manual es exactamente lo que parece: los comerciales se asignan manualmente los clientes potenciales a sí mismos en sus sistemas CRM. Este enfoque es el más adecuado cuando los comerciales se encargan ellos mismos de la prospección.
En Close, los comerciales pueden asignarse manualmente clientes potenciales con solo añadir su nombre al campo personalizado correspondiente dentro de la plataforma Close . O bien, los jefes de ventas pueden asignar manualmente nuevos clientes potenciales a su equipo.
Una de las mejores cosas de esta regla de asignación de clientes potenciales es lo fácil que resulta configurarla.
¿El inconveniente? No funcionará para todos los equipos, especialmente para los equipos grandes que cuentan con varios tipos de comerciales, como los representantes de desarrollo de ventas (SDR), los comerciales internos, los ejecutivos de cuentas, etc.
2. Asignación masiva
La regla de asignación masiva también se explica por sí sola. Los clientes potenciales se importan a un CRM y, a continuación, se asignan de forma masiva a usuarios específicos, lo que permite alcanzar niveles máximos de productividad.
En Close, los responsables de ventas pueden asignar clientes potenciales de forma masiva creando primero una columna denominada «titular del cliente potencial» en el documento que desean cargar. De este modo, cuando dicho archivo se integre en su Close , los clientes potenciales se asignarán automáticamente al comercial correspondiente.
¿Por qué deberías utilizar esta función de asignación de clientes potenciales? ¡Porque te ahorrará muchísimo tiempo!
Por desgracia, solo funciona para los equipos de ventas que almacenan los contactos fuera de sus CRM (¿por qué harían eso?) o que compran listas de contactos a empresas externas (lo cual tampoco es recomendable).
3. Asignación de clientes por rotación
La regla de asignación por rotación asignará automáticamente los clientes potenciales a los comerciales designados de tu organización de forma circular, de ahí el nombre de «rotación».
En Close, los responsables de ventas pueden implementar un proceso de asignación de clientes potenciales por turnos conectando sus cuentas Close, Python y Zapier. Una vez hecho esto, los clientes potenciales entrantes se enviarán a los comerciales por orden. Cuando el último comercial reciba un cliente potencial, el ciclo volverá a empezar.
Un método de asignación de clientes potenciales por rotación te permitirá automatizar el proceso de distribución de clientes potenciales. Ten en cuenta que su configuración es más complicada que la de otros métodos de asignación de clientes potenciales.
Echa un vistazo a esta plantilla para aplicar un método de asignación de clientes potenciales por turnos en tu equipo.
4. Asignación basada en reglas
El proceso de asignación basado en reglas te ayudará a asignar los clientes potenciales entrantes a los comerciales según criterios específicos, como la ubicación del cliente potencial o el producto o servicio en el que esté interesado.
En Close, utiliza las vistas inteligentes para identificar a los clientes potenciales que se ajustan a los criterios que hayas especificado. A continuación, asígnalos al comercial más cualificado de tu equipo.
Las asignaciones basadas en reglas son ideales para empresas internacionales que atienden a clientes en numerosas ubicaciones de todo el mundo, ya que les permiten distribuir los clientes potenciales en función de la ubicación geográfica o la zona horaria, las especialidades de sus comerciales y el nivel de prioridad de dichos clientes potenciales.
5. Asignación aleatoria de clientes potenciales
Como su nombre indica, la regla de asignación aleatoria de clientes potenciales asigna los clientes potenciales a los comerciales de forma aleatoria. ¡Lo mejor es que este proceso se lleva a cabo automáticamente, así que no tienes que preocuparte por nada!
En Close, también puedes configurar secuencias y asignar un usuario al azar a cada nuevo cliente potencial de esa secuencia. También puedes hacerlo por grupos, lo que significa que puedes dividir a los comerciales en grupos y asignarles clientes potenciales al azar dentro de cada grupo.
Para asignar aleatoriamente todos los clientes potenciales de forma continua, los jefes de ventas pueden integrar sus Close con Zapier. Cuando esto ocurra, los clientes potenciales entrantes se enviarán automáticamente a uno de tus comerciales, pero las asignaciones no seguirán ningún orden ni lógica.
La asignación aleatoria de clientes potenciales es más fácil de configurar que la asignación por rotación (mencionada anteriormente), pero te ayudará igualmente a distribuir los clientes potenciales de manera uniforme entre tu equipo de ventas. De este modo, se perderán menos clientes potenciales, lo que te ayudará a generar más ingresos.
Echa un vistazo a esta plantilla para crear rápidamente un sistema de asignación aleatoria de clientes potenciales para tu equipo.
Buenas prácticas para la asignación de clientes potenciales
Hay muchas formas de asignar clientes potenciales. Independientemente del método que elijas, asegúrate de tener en cuenta estas cinco recomendaciones. Si lo haces, te ayudará a obtener mejores resultados.
No te compliques
En primer lugar, haz todo lo posible por simplificar las entradas de las reglas de asignación de clientes potenciales.
Pregúntate: «¿De verdad necesitamos 17 criterios para distribuir los clientes potenciales?». A menos que seas una gran empresa de nivel corporativo, la respuesta probablemente sea no. Entonces, ¿por qué hacerlo?
Créeme, la mayoría de las empresas no necesitan asignar los clientes potenciales que provienen de LinkedIn y los que provienen de Facebook a diferentes comerciales. No tiene sentido complicar procesos que no tienen por qué serlo. Las ventas ya son bastante difíciles de por sí.
Sé transparente sobre cómo se asignan los clientes potenciales
La confianza es importante en el ámbito de las ventas. Como ya hemos comentado, los comerciales que confían en sus empresas se esfuerzan más, lo que casi siempre se traduce en un aumento de las ventas y los ingresos.
La confianza es especialmente importante en lo que respecta a la distribución de clientes potenciales. Tus comerciales deben tener la certeza de que reciben una cantidad justa de clientes potenciales. La forma más sencilla de garantizarlo es ser totalmente transparente en cuanto a los procesos de distribución de clientes potenciales. De ese modo, cada comercial sabrá exactamente cómo se reparten los clientes potenciales.
Si no eres transparente, tus comerciales pondrán en duda tu método de asignación de clientes potenciales, lo cual no es lo más adecuado cuando la mayoría de las empresas pagan a sus comerciales a comisión. En definitiva, tus comerciales podrían sentir que les estás «robando» dinero si no entienden cómo se reparten los clientes potenciales.
Gestiona la puntuación y la calificación de los clientes potenciales antes de asignarlos
A continuación, asegúrate de tener bien definidos los procedimientos de puntuación y calificación de clientes potenciales antes de asignarlos.
Esto garantizará que solo envíes clientes potenciales de calidad a tus comerciales, lo que les ahorrará un tiempo muy valioso. Una de las peores cosas que puedes hacer en ventas es pasar una tarde cultivando un contacto que nunca te comprará nada. Es totalmente improductivo y, sinceramente, bastante desmoralizador.
Por suerte, no es tan difícil. Solo tienes que utilizar un formulario de contacto para obtener más información sobre tus clientes potenciales. A continuación, asigna una puntuación a cada uno de ellos en función de la información que recibas. (Nota: puedes utilizar Close puntuar automáticamente a tus clientes potenciales, lo que te ahorrará muchísimo tiempo).
Una vez que hayas filtrado los clientes potenciales, envíalos a tus comerciales. Créeme, este sencillo proceso impulsará la productividad del equipo a niveles sin precedentes y te ayudará a cerrar muchas más ventas.
Desarrollar un proceso para reasignar los clientes potenciales cuando sea necesario
¿Sabes qué? Los clientes potenciales se pueden reasignar a nuevos comerciales cuando sea necesario.
Quizá la oportunidad de negocio se le asigne primero a Dwight. Vaya, Dwight está de vacaciones y no podrá darle seguimiento a tiempo. No hay problema, simplemente envíasela a Jim.
Por supuesto, puedes hacerlo manualmente. Pero te sugiero que incorpores reglas de reasignación en tu CRM. De ese modo, el personal técnico a tu disposición se encargará de esta tediosa tarea por ti. Hacerlo ayudará a todo tu equipo a alcanzar su máximo potencial, que es precisamente lo que tú quieres.
Analiza y optimiza tus protocolos de asignación de clientes potenciales
Por último, pero no por ello menos importante, busca siempre formas de mejorar tu estrategia de distribución de clientes potenciales.
¿Qué podrías mejorar? ¿Hay alguna forma de simplificar tu proceso? Quizá debas ir por el camino contrario, ser un poco más creativo y aprovechar la automatización. (Pero no te compliques demasiado. Como he dicho antes, lo sencillo suele ser lo mejor para la asignación de clientes potenciales).
La cuestión es que quizá no consigas crear el sistema de distribución de clientes potenciales perfecto a la primera. Incluso si lo consigues, es posible que tu equipo de ventas crezca en el futuro. O que adopte una nueva estrategia de ventas. En cualquier caso, te interesará desarrollar un nuevo proceso para asignar los clientes potenciales. Solo para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Recuerda que la gestión de clientes potenciales no es algo que se haga una sola vez. No basta con configurarla y olvidarse. Debes analizar continuamente tu estrategia y buscar formas de optimizarla. Así es como se consigue el éxito.
Close operaciones con el proceso adecuado de asignación de clientes potenciales
La asignación de clientes potenciales es fundamental para el éxito final de tu departamento de ventas.
En cuanto pongas en práctica unas cuantas reglas de asignación activa, tus comerciales serán más productivos, confiarán más en tu empresa y, lo más importante, generarán más ingresos. ¡Todo son ventajas!
Solo tienes que aprender a crear nuevas reglas en el CRM que elijas. Así, los robots se encargarán del proceso de distribución de clientes potenciales por ti, mientras tú te centras en otras tareas. ¡Todos salimos ganando!
Si eres Close , échale un vistazo a este tutorial. En él, Matt Bonde, uno de nuestros estimados jefes de producto, te enseñará cómo asignar clientes potenciales a una secuencia automatizada. ¡Hola, productividad!
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