Así que te estás preguntando: ¿necesito un CRM? Bueno, dime si esto te suena:
Tu empresa está creciendo y los clientes potenciales se están sumando a tu proceso de ventas a un ritmo vertiginoso. Esto se ha convertido en un pequeño problema, ya que tus comerciales están tan desbordados de clientes potenciales que no dan abasto.
O tal vez tu mejor comercial estuviera a punto de cerrar un acuerdo importante, pero no pudo encontrar un dato clave del cliente en el momento adecuado. Esto molestó al cliente potencial, lo que le llevó a dar la espalda a tu empresa y a firmar un acuerdo con tu mayor competidor.
¿Qué te parece esto? Tu equipo de ventas no está rindiendo lo suficiente, pero no sabes por qué. ¿Deberían hacer más llamadas en frío a diario? ¿Necesitas una nueva estrategia de ventas? Quizás solo necesiten formación periódica para mejorar sus habilidades.
Como jefe de ventas, tu trabajo consiste en resolver estos problemas. Por suerte, un buen CRM puede ayudarte. Con un CRM orientado a las ventas, tú y tu equipo podréis hacer un seguimiento de los clientes potenciales, cerrar más ventas y, en última instancia, aumentar la rentabilidad de tu empresa. Suena muy bien, ¿verdad?
En esta guía, responderemos a preguntas importantes como:
- ¿Qué es un software de CRM?
- Ventajas del CRM: cómo un CRM mejora las ventas y las operaciones
- ¿ Merece la pena que las pequeñas empresas utilicen un CRM?
- ¿Necesito un sistema CRM? 11 razones por las que sí lo necesitas
¿Qué es un software de CRM? Explicación de la gestión de las relaciones con los clientes
Con el CRM de ventas adecuado, los equipos organizan los datos, obtienen información valiosa y optimizan los flujos de trabajo, lo que se traduce en ciclos más rápidos y mayores tasas de éxito.
Pero aún hay más. Tu software de CRM también puede proporcionarte la información que necesitas para que los clientes potenciales avancen más rápido por tu proceso de ventas. Además, permite llevar un seguimiento de la información de contacto, las oportunidades, las notas e incluso las llamadas.
Nunca tendrás que preguntarte: «¿Cómo me puse en contacto con este cliente potencial?» o «¿Cuándo fue la última vez que me puse en contacto con esta persona?». Solo tendrás que consultar el sistema CRM que hayas elegido y encontrarás las respuestas, que podrás utilizar para mejorar la experiencia de compra de tus clientes.
La mayoría de los sistemas CRM incluyen funciones de automatización (registro, distribución de consultas, secuencias) que eliminan la introducción manual de datos, de modo que los comerciales dedican más tiempo a vender.
Por último, el software de CRM te permite acceder a datos fundamentales que puedes utilizar para tomar mejores decisiones empresariales. ¿Cuántos clientes potenciales hay en el proceso de ventas de tu empresa? ¿Con cuántos clientes potenciales se ponen en contacto tus comerciales a diario? ¿Y cuál es su tasa de cierre global?
Solo tienes que generar un informe para saber cuál es la situación actual de tu equipo de ventas.
Ventajas del CRM: cómo un CRM mejora las ventas y las operaciones
El software de CRM ofrece muchas posibilidades, como hemos visto anteriormente. La pregunta es: ¿alguna de ellas beneficiará realmente a tus procesos empresariales? ¿O se trata simplemente de una herramienta «bonita» para esas empresas de lujo?
Solo tú puedes responder a esa pregunta. Para ayudarte, hemos enumerado las principales ventajas de implementar una solución CRM.
Si la idea de implementar un CRM te parece abrumadora y no sabes muy bien por dónde empezar, ¡no te preocupes! Hemos elaborado una guía completa con estrategias prácticas que te ayudarán a llevar a cabo el proceso de implementación del CRM sin problemas.
1. Mejor organización
Un CRM te permite almacenar y organizar todos los datos de los clientes de tu empresa en un solo lugar. ¿Por qué es esto importante? Porque garantiza que cualquier persona de tu empresa —ya sea del departamento de marketing, de atención al cliente o de ventas— pueda acceder fácilmente a la información que necesita cuando la necesita.
Imagina lo eficiente que será tu equipo cuando no tengas que rebuscar entre montones de documentos de Google Docs o hojas de Excel para encontrar datos esenciales.
Sin embargo, los CRM son mucho más que simples herramientas de gestión de contactos. Estas aplicaciones también permiten realizar un seguimiento de las comunicaciones de la empresa. Con un simple vistazo, podrás saber si tus comerciales se habían puesto en contacto con un cliente potencial anteriormente, cuándo lo hicieron, qué canal utilizaron y las notas sobre la interacción.
Con esta información, tus comerciales podrán evitar que se pierdan oportunidades y mejorar sus estrategias de comunicación, lo que les permitirá cerrar más ventas.
2. Menos trabajo rutinario
Todos los comerciales coinciden en que introducir datos a mano es una pesadilla. Nadie quiere perder el tiempo registrando correos electrónicos y llamadas, sobre todo cuando podrían estar dedicando ese tiempo a vender.
Un buen sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) recopilará automáticamente esta información y la archivará por ti.
Además, un buen sistema de CRM permite a los comerciales adaptarse fácilmente a medida que los clientes potenciales avanzan por el proceso de ventas de tu empresa. Una vez logrado esto, el CRM que elijas se encargará de otras tareas rutinarias, como la calificación de clientes potenciales y la visualización de datos. El resultado final es un proceso de ventas más eficiente que se traduce en un aumento de las ventas para tu organización.
3. Informes precisos
Las funciones de generación de informes y previsión de un CRM convierten los datos de actividad en decisiones, ya sea en función del rendimiento por canal, la productividad de los comerciales, el estado del carrito de ventas o los ingresos.
Con un CRM, puedes organizar los datos de los clientes de forma práctica. Así podrás utilizar esta información para evaluar tus procesos de ventas y asegurarte de que funcionan correctamente.
Por ejemplo, puedes saber qué canales de comunicación utilizan con más frecuencia tus comerciales y las tasas de cierre que consiguen con cada uno de ellos. A continuación, puedes utilizar esta información para ajustar tus estrategias de ventas y orientar a tus comerciales para que alcancen un mayor éxito.
La información de los informes de tu CRM también se puede utilizar para hacer un seguimiento del rendimiento de todo el departamento. ¿Vas por buen camino para alcanzar tus objetivos de ventas este trimestre? Tu CRM te lo dirá.
Los sistemas CRM pueden utilizarse para realizar previsiones de ventas, no solo para examinar resultados pasados. Al analizar métricas clave como los ingresos mensuales recurrentes (MRR) y el crecimiento interanual (YOY), puedes elaborar planes más estratégicos que te ayuden a alcanzar tus objetivos.
¿Merece la pena un CRM para las pequeñas empresas?
El software de CRM es una herramienta muy potente. Algunos propietarios de pequeñas empresas se preguntan si no será demasiado potente.
¿De verdad necesitas una aplicación para gestionar nuevos clientes potenciales, hacer un seguimiento de las comunicaciones (como el envío de correos electrónicos en frío, las llamadas en frío y el seguimiento por SMS a los clientes potenciales) y, en general, optimizar los procesos de tu empresa? En la mayoría de los casos, la respuesta es un rotundo sí.
Una buena plataforma de CRM ofrece las herramientas que tu empresa necesita para gestionar campañas de marketing, aumentar las ventas y mejorar la satisfacción de los clientes. De hecho, es una de las pocas herramientas empresariales diseñadas para dar respuesta a las diversas necesidades de varios departamentos.
Desde la prospección de clientes hasta el seguimiento y la comunicación con ellos, tu CRM será una herramienta indispensable para el crecimiento de tu pequeña empresa.
¿Necesito un CRM? Pues sí (11 razones por las que necesitas una solución CRM)
Hemos hablado de las herramientas de CRM y de cómo pueden beneficiar a tu empresa.
Ahora, vamos a resumir toda la información que hemos compartido. A continuación, te presentamos 11 razones por las que tu empresa debe invertir hoy mismo en una solución de gestión de relaciones con los clientes:
1. Crea y gestiona tu embudo de ventas
Toda empresa necesita crear y gestionar su embudo de ventas. Si no lo hace, no tendrá muchos clientes, sus finanzas se vendrán abajo y tendrá que cerrar.
Los mejores sistemas CRM (como Close) simplifican estas tareas, por ejemplo:
- Realiza un seguimiento de las campañas de marketing y comprueba qué clientes potenciales generan.
- Atrae a los clientes potenciales mediante las herramientas de comunicación de la aplicación y, después, haz un seguimiento en el momento oportuno. ¡Incluso puedes utilizar campañas de goteo para automatizar este proceso!
- Analizar las métricas para evaluar las estrategias de ventas y detectar qué aspectos deben mejorarse.
Con la herramienta de CRM adecuada, puedes hacer todo esto (¡y mucho más!).
2. Almacenamiento centralizado de todos los datos de los clientes
Los datos de los clientes son el alma de tu equipo de ventas. Una plataforma CRM los almacena todos en un único lugar de fácil acceso, lo que garantiza que la información se utilice realmente.
¿Quieres saber qué clientes potenciales están más interesados? ¿De qué campañas proceden? ¿Cuándo hablaron por última vez con tu equipo de ventas y qué dijeron? ¿Incluso qué recursos descargan de tu sitio web? Puedes ver todo eso (y mucho más) en un solo panel de control.
¿De qué sirven los datos de los clientes si están dispersos en varios ordenadores, servicios de almacenamiento digital y herramientas de software de ventas? La respuesta: de muy poco, porque tus comerciales no podrán acceder a ellos fácilmente. Lo que significa que probablemente no los utilizarán.
Esto es una receta para el desastre.
Al proporcionar a tu equipo de ventas una forma sencilla de almacenar y consultar los datos de los clientes potenciales, les darás las herramientas necesarias para acortar los ciclos de venta, cerrar acuerdos más importantes y mejorar la fidelización de los clientes.
3. Realiza un seguimiento de tus comerciales (seguimiento de la actividad)
Los CRM son ideales para hacer un seguimiento de los clientes a lo largo de su proceso de compra. Pero, ¿sabías que también puedes utilizar esta herramienta para hacer un seguimiento de tus comerciales? ¡Es cierto!
Inicia sesión en tu herramienta de CRM para ver qué tareas de ventas han completado tus comerciales hoy, esta semana y este mes. ¿Están contactando con el número necesario de clientes potenciales? ¿Y están utilizando los canales adecuados (teléfono, correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales) para hacerlo?
No importa lo buena que sea tu estrategia de ventas si tus comerciales no la ponen en práctica. Asegúrate de que lo hagan haciendo un seguimiento de su actividad en tu plataforma CRM.
4. Automatizar las tareas que requieren mucho tiempo
La tecnología es algo maravilloso.
Hace un par de décadas, los comerciales tenían que introducir manualmente la información de los clientes en hojas de cálculo. Era un proceso que llevaba mucho tiempo y que a menudo daba lugar a registros inexactos.
Hoy en día, las herramientas de CRM registran automáticamente las interacciones con los clientes, por lo que los comerciales ya no tienen que hacerlo. Esto les permite dedicar más tiempo a la venta. Además, garantiza que los registros sean precisos. Al fin y al cabo, los programas informáticos no cometen errores tipográficos como los humanos.
Los CRM también pueden automatizar otras tareas. ¿Utiliza tu equipo de ventas el marketing por correo electrónico? Crea algunas plantillas y, a continuación, configura tu CRM para que las envíe en el momento oportuno. De este modo, los clientes potenciales avanzarán en el embudo de ventas, al tiempo que los comerciales tendrán más tiempo libre para realizar otras tareas.
5. Importar datos desde herramientas de marketing
Los departamentos de ventas y marketing colaboran más estrechamente que nunca. El software de CRM facilita este proceso al importar datos de las herramientas de marketing, lo que garantiza que los registros de los clientes estén siempre actualizados y sean precisos.
Los clientes potenciales se pueden registrar directamente mediante los formularios integrados Closey derivarse automáticamente a través de los flujos de trabajo, sin necesidad de herramientas externas. A continuación, tus comerciales pueden utilizar esta información para orientar sus acciones de captación y cerrar más ventas.
6. Aprovecha las ventajas de la automatización del marketing
A menudo se considera que los CRM son herramientas de ventas. Sin embargo, pueden ser utilizados por varios departamentos, incluidos los equipos de marketing y de atención al cliente.
¿Qué significa esto? Significa que el equipo de marketing de tu empresa puede aprovechar las funciones de automatización de marketing que ofrecen la mayoría de las plataformas CRM. Una de las herramientas de automatización de marketing más populares es la que se centra en las comunicaciones por correo electrónico.
Utiliza tu CRM para crear plantillas eficaces, personalízalas rápidamente para cada cliente potencial de tu cartera de clientes y envíalas automáticamente a los clientes potenciales.
Esto ayudará a su empresa a diseñar mejores campañas de marketing, a conectar con los clientes potenciales a un nivel mucho más profundo y a generar más oportunidades de venta.
7. Gestionar las necesidades de los clientes y mejorar la atención al cliente
¡Deja paso al marketing; el servicio de atención al cliente también quiere participar!
Los estudios demuestran que un aumento del 5 % en la retención de clientes puede incrementar los beneficios de una empresa hasta en un 95 %. Eso es mucho dinero. La pregunta es: ¿cómo se consigue esto? Utiliza un CRM.
Los sistemas CRM ayudan a garantizar interacciones positivas con los clientes, lo que se traduce en mejores experiencias para estos. Piénsalo: cuando los comerciales utilizan un CRM, es más probable que recuerden las necesidades específicas de cada cliente potencial y su historial de contacto. Cuando los agentes de atención al cliente utilizan un CRM, pueden acceder al historial de compras de cada cliente y a los detalles de sus reclamaciones anteriores.
Ambas cosas permiten a las empresas ofrecer un mejor servicio al cliente en cada etapa del proceso de compra. ¿El resultado? Clientes fieles que se quedan con la empresa a largo plazo.
8. Crear flujos de trabajo de ventas inteligentes
¿Qué es un «flujo de trabajo de ventas inteligente», te preguntarás?
Un flujo de trabajo que acorta los ciclos de venta aumenta la satisfacción del cliente y fomenta su fidelidad. Una vez que lo hayas establecido, podrás llevar a tu departamento a alcanzar un mayor éxito.
Afortunadamente, crear flujos de trabajo de ventas inteligentes no es nada del otro mundo. Solo tienes que analizar los datos de tu software de CRM y buscar tendencias. Descubre qué funciona y qué no. A continuación, convierte tus conclusiones en flujos de trabajo eficaces que impulsen el crecimiento de tu empresa.
Por ejemplo, una empresa de software puede configurar un flujo de trabajo en su CRM para transferir los clientes potenciales cualificados de los SDR a los AE. Una agencia inmobiliaria podría configurar un flujo de trabajo para hacer un seguimiento de los compradores que han visitado una propiedad en venta pero que aún no han dado una respuesta clara. Todo depende de tus necesidades específicas.
9. Informes valiosos en tiempo real
Todos los equipos de ventas elaboran informes. (¡O al menos deberían hacerlo!)
Sin un CRM, tendrán que generar estos informes manualmente. Este tedioso proceso les resta tiempo para dedicarse a lo que mejor saben hacer los comerciales: vender.
Con un CRM, los comerciales pueden generar informes en cuestión de segundos, ya que tendrán a su alcance toda la información importante que necesitan. Y lo que es mejor, estos informes se pueden consultar en tiempo real, lo que significa que siempre sabrás cuál es la situación actual de tu departamento y qué pasos dar a continuación.
10. Potenciar a los miembros del equipo de ventas
Tu departamento no es nada sin tus esforzados comerciales. Entonces, ¿por qué no les das las herramientas necesarias para que alcancen todo su potencial? Hacerlo reportará más éxitos para todos.
Una de las mejores formas de potenciar a tu equipo es dotarlo de las herramientas adecuadas. Y no hay mejor herramienta para los comerciales que un CRM fiable. Con él, pueden registrar los datos y las interacciones con los clientes, automatizar procesos tediosos y, en definitiva, cerrar más ventas.
No obligues a tus comerciales a utilizar soluciones anticuadas, como las hojas de cálculo. Ofréceles acceso a herramientas de última generación que puedan utilizar para ampliar tu cartera de clientes y mejorar tus resultados.
11. Haz crecer tu negocio más rápido
Por último, pero no por ello menos importante, el software de CRM facilita la expansión de tu negocio.
Los sistemas CRM recopilan una gran cantidad de datos que pueden utilizarse para diseñar campañas de marketing más eficaces, aumentar las posibilidades de que el equipo de ventas cierre acuerdos, acortar los ciclos de venta, mejorar la fidelización de los clientes y generar mayores beneficios.
Según Nucleus Research, cada dólar invertido en la implementación de un CRM genera hasta 8,71 dólares en ingresos por ventas. ¡Nada mal! En resumen: si tu objetivo es ampliar tu cartera de clientes y hacer crecer tu negocio, necesitas una herramienta de CRM.
Cómo elegir el CRM adecuado (para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes)
Ya te hemos explicado por qué necesitas una herramienta de CRM. Ahora te explicaremos cómo elegir la más adecuada. No te preocupes, no es difícil. Solo tienes que hacerte estas tres preguntas.
¿Cuáles son mis objetivos de ventas?
Antes de nada, ten claros tus objetivos generales de ventas. ¿Quieres:
- ¿Cómo hacer un seguimiento de los clientes potenciales de forma más eficaz?
- ¿Aprovechar las ventajas de la automatización?
- ¿Quieres aumentar tus oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas?
- ¿Por qué no invertir en una herramienta que puedan utilizar tanto el equipo de marketing como el de ventas?
- ¿Ayudar a tus comerciales a optimizar su productividad y aumentar los beneficios?
Un CRM te ayudará a alcanzar estos objetivos. Solo tienes que saber cuáles son los objetivos que realmente quieres alcanzar. Así podrás elegir el CRM más adecuado para tus necesidades.
¿Qué funciones de CRM necesito?
Ahora que ya conoces tus objetivos, puedes buscar una herramienta de CRM que te ayude a alcanzarlos. ¡Así es, es hora de evaluar las funciones!
Si, por ejemplo, quieres que los equipos de marketing y ventas de tu empresa utilicen tu CRM, asegúrate de que cuente con funciones de automatización de marketing, además de otras funciones orientadas a las ventas. Si quieres que tu herramienta de CRM ayude a aumentar la productividad de los comerciales, invierte en una que incluya un software de llamadas para incrementar el número de llamadas telefónicas que realizan tus comerciales cada hora.
¿Cuál es mi presupuesto para un software de CRM?
Por último, ten en cuenta tu presupuesto.
¿Cuánto dinero puedes destinar a una herramienta de CRM? Cuanto mayor sea tu presupuesto, a más funciones tendrás acceso. Sin embargo, no todas las empresas necesitan todas y cada una de las funciones que existen.
Busca un sistema CRM que cuente con las funciones que necesitas para alcanzar tus objetivos, pero que no te cueste un ojo de la cara. Cuando encuentres esa herramienta, ¡no lo dudes y cómprala!
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