¿Qué objetivos deberías fijar para tu equipo de ventas para el próximo trimestre? Es importante establecer objetivos de ventas realistas que, al mismo tiempo, supongan un reto para que tus comerciales sigan creciendo.
Ahí es donde entra en juego la previsión de ventas. Puede allanar el camino para un crecimiento sostenible de la empresa, al tiempo que motiva a tu equipo. Unas previsiones de ventas precisas ayudan a todos a tomar decisiones empresariales acertadas, desde los responsables de ventas hasta los directores y los comerciales.
Sin embargo, la mayoría de las organizaciones tienen dificultades para realizar previsiones. Esto se debe a que basan sus cifras en la intuición en lugar de en los datos. Una encuesta de Gartner reveló que menos del 50 % de los responsables de ventas y los comerciales manifestaron tener mucha confianza en la precisión de sus previsiones.
¡No es de extrañar que la elaboración de previsiones y la creación de modelos ocuparan el cuarto puesto en importancia entre las habilidades necesarias para las operaciones de ventas!
En este artículo, analizaremos los fundamentos de la elaboración de previsiones y las estrategias para mejorar la precisión y superar los retos más habituales.
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Empecemos por lo básico.
¿Qué es la previsión de ventas?
Intenta predecir cuánto venderá una empresa, un equipo o un comercial durante el próximo mes, trimestre o año.
Si quieres que tus modelos de previsión sigan siendo precisos, debes realizar previsiones al menos una vez al trimestre. Puedes comparar tu rendimiento con las ventas históricas, pero también debes tener en cuenta la estacionalidad y otros factores (que trataremos más adelante en este artículo).
Un CRM como Close puede agilizar la elaboración de informes para los responsables de ventas. Su informe de embudo de oportunidades puede analizar el estado de tu cartera de proyectos y mostrarte cuántos ingresos puedes generar y durante cuánto tiempo. Además, te ofrece métricas como tu tasa de cierre global, la velocidad de ventas y las conversiones. También te permite proyectar previsiones de ventas sobre tus operaciones en curso.🙌
¿Por qué es tan importante la previsión de ventas?
Una previsión de ventas precisa ayuda a tu empresa a planificar el futuro, adaptarse a las fluctuaciones del mercado y mitigar posibles riesgos. Se puede aprovechar en todos los departamentos para ayudarte a tomar decisiones empresariales fundamentadas. A continuación, te presentamos otras ventajas de una previsión de ventas precisa:
- Los responsables de ventas pueden aprovechar las previsiones para establecer cuotas exigentes (pero alcanzables) para sus gerentes y SDR. Puedes motivar a tus SDR estableciendo objetivos de ventas semanales basados en las previsiones. Si tu equipo no los alcanza, podrás tomar medidas correctivas más rápidamente.
- Ayuda a tu empresa a planificar el presupuesto para la contratación, la gestión de la plantilla, el lanzamiento de campañas de marketing, etc. ¿Prevé tu previsión un aumento de las oportunidades en el último trimestre? En ese caso, quizá debas empezar a contratar a nuevos representantes de éxito del cliente para gestionar esas relaciones.
- Planifica con antelación para gestionar tu flujo de caja, actualizar la tecnología y tomar otras decisiones empresariales. ¿Es probable que te quedes sin liquidez el año que viene? Quizá debas reducir los encargos como autónomo o rescindir los contratos de ese software que nunca utilizas. Una previsión de ventas precisa puede ayudarte a prepararte mejor ante un excedente o una disminución de fondos.
Recuerda que tus previsiones de ventas tienen cierto margen de error, pero no demasiado. En la siguiente sección, analizaremos los factores que influyen en la calidad de tus previsiones.
Factores que influyen en la precisión de las previsiones de ventas
Las buenas previsiones de ventas se basan en datos. Sin embargo, hay factores internos y externos (como los que se mencionan a continuación) que pueden afectar a su precisión.
- La calidad de los datos históricos (sobre tu rendimiento anterior)
- Cambios en sus productos o servicios
- Tendencias del sector
- Asignación presupuestaria
- Gasto en marketing
- Situación económica
- Satisfacción del cliente
- Condiciones políticas
- El tiempo
Todas las previsiones tienen sus limitaciones, por lo que debes tener en cuenta los factores que influyen en su precisión.
Por ejemplo, las empresas nuevas que acaban de iniciar su proceso de ventas no disponen de datos históricos de ventas. Por lo tanto, es posible que basen sus previsiones en las tendencias del sector o incluso en estimaciones fundamentadas, que pueden resultar menos precisas. (¡Analizaremos los diferentes métodos de previsión de ventas más adelante en este artículo!) Pero primero, veamos cómo funciona el proceso de previsión de ventas.
Proceso de previsión de ventas en 5 pasos para obtener predicciones basadas en datos
A continuación te presentamos un proceso de previsión que puedes seguir para dejar de basarte únicamente en tu intuición a la hora de predecir las ventas del próximo mes.
Paso 1: Establecer objetivos para la previsión de ventas
¿Qué objetivos quieres alcanzar con las previsiones? Si eres una empresa consolidada con una amplia gama de productos, quizá te interese fijar objetivos para una línea de productos concreta. Por otro lado, las previsiones de ventas de una startup pueden centrarse en demostrar el potencial de tus nuevas ventas para atraer a los inversores de cara a tu próxima ronda de financiación.
Paso 2: Recopila y analiza los datos sobre tu rendimiento comercial
¿Cuál fue tu volumen total de ventas del año anterior (o del periodo de previsión que hayas elegido)? Una forma sencilla de empezar a hacer previsiones es suponer que tu tasa de crecimiento se mantiene igual y, a partir de ahí, calcular tus ingresos.
Sin embargo, factores como la estacionalidad y las condiciones del mercado pueden afectar gravemente a la precisión de estas previsiones. Por lo tanto, ajusta tus cifras de previsión en consecuencia. Cuando estés listo, plantéate dar un paso más y adoptar un enfoque más científico (del que hablaremos en el siguiente paso).
Paso 3: Seleccionar una metodología de previsión de ventas
Existen dos grandes modelos de previsión: el «bottom-up» y el «top-down». En el primero, la empresa calcula los ingresos multiplicando las unidades que venderá por el coste unitario. En el segundo, se parte del tamaño total del mercado potencial (TAM) y se estima el porcentaje que la empresa puede captar.
Por lo general, se prefiere un enfoque ascendente porque proporciona datos detallados. Se centra en la economía unitaria específica de tu negocio, y tus previsiones pueden adaptarse rápidamente a los cambios en variables como la composición de tu equipo, el coste de tu producto, etc.
Tu modelo de negocio, la antigüedad de tu empresa, los hábitos de seguimiento de datos de tus comerciales, el tamaño del equipo de ventas y otros factores suelen determinar la metodología que debes seguir. Más adelante en el artículo, analizaremos algunos de los métodos más destacados.
Paso 4: Elaborar una previsión de ventas
En función de la estructura de tu equipo de ventas y de las necesidades de tu organización, los responsables de ventas (vicepresidente, director, director de ventas), los gerentes y los SDR pueden elaborar sus propias previsiones.
Las cifras que comunican y de las que deben rendir cuentas pueden depender de la antigüedad del comercial.
- El vicepresidente puede establecer las normas básicas para la elaboración de previsiones y basar sus cifras en las previsiones de la dirección.
- Los responsables orientarán a los comerciales que dependen directamente de ellos en la elaboración de sus previsiones individuales. A continuación, reunirán todas las previsiones de los comerciales para elaborar la suya propia.
Además de tener en cuenta los datos de ventas anteriores, también deberías incluir a los departamentos de marketing, producto, finanzas y recursos humanos en tu proceso de elaboración de previsiones. Estos pueden aportar información valiosa sobre sus estrategias y ayudarte a crear una previsión más completa.
Paso 5: Controla la precisión de tus previsiones
Por último, asegúrate de comparar tus previsiones con las cifras reales al final del trimestre (o del periodo que hayas elegido) y evalúa su precisión a lo largo del tiempo. Es importante que tomes nota de las discrepancias e investigues sus causas. ¿Es posible que tus comerciales no hayan alcanzado los objetivos y no hayan sido tan productivos? ¿Acaso tus previsiones eran demasiado ambiciosas?
Quieres optimizar tu proceso de previsión, compartir de forma transparente los resultados de precisión con tu equipo e intentar mejorar tus proyecciones. Un conocimiento profundo de tus ingresos ayudará a la dirección a tomar decisiones empresariales más acertadas en materia de presupuesto y gastos.
Cómo mejorar la precisión de las previsiones de ventas
La utilidad de tus previsiones de ventas depende de su precisión. A continuación te explicamos cómo puedes elaborar previsiones de ingresos precisas:
Analizar los datos históricos de ventas
Tu tasa de ingresos anual (ARR) es un excelente punto de referencia para predecir las ventas futuras. Para calcular esta métrica, multiplica tus ingresos actuales por el periodo de tiempo que elijas. ProfitWell ilustra la fórmula en el gráfico siguiente:
Puedes desglosar esta cifra por representantes, productos, precio, etc.
Incorporar cambios en la estrategia de ventas
¿Vas a lanzar un nuevo producto? Quizás estés modificando tus estructuras de precios o hayas empezado a recibir tráfico de un canal de marketing que antes no funcionaba. Tu previsión debe tener en cuenta cualquier cambio en tu estrategia empresarial, el lanzamiento de una nueva promoción o la contratación de nuevo personal de ventas.
Prever los cambios en la tasa de conversión
¿Prevés una recesión? Quizás tu competidor vaya a salir a bolsa o a adquirir una empresa. O tal vez tu equipo de marketing haya probado una nueva fuente de captación de clientes potenciales que les está dando buenos resultados. Todos estos factores influirán en tu tasa de conversión.
Como responsable de ventas, es importante que te anticipes a cualquier cambio en las condiciones del mercado, estés al tanto de la competencia y, a ser posible, puedas revisar tus previsiones en función de la situación del mercado en tiempo real o de los cambios en la demanda.
Retos en el proceso de previsión de ventas
Para elaborar un plan de ventas infalible, necesitas un proceso de previsión de ventas sólido. Sin embargo, estos son los retos a los que te puedes enfrentar en tu camino hacia una mejor previsión. Ten en cuenta estos retos:
Subjetividad de los vendedores
Aunque el instinto del vendedor es una ventaja en diversas situaciones, las opiniones subjetivas sobre posibles operaciones pueden afectar a la precisión.
¿Los comerciales de tu empresa se basan en su intuición a la hora de evaluar las oportunidades, o bien en datos objetivos y en la puntuación de clientes potenciales? Debes formar a tu equipo para que siga un proceso estructurado y analítico.
Falta de datos de ventas de calidad
Hoy en día, el software de gestión de relaciones con los clientes ( , CRM) incluye funciones predictivas. Close, por ejemplo, puede evaluar el estado de tu cartera de proyectos. Sin embargo, es posible que los comerciales no estén introduciendo los datos correctamente, lo que puede afectar negativamente a la calidad de los datos.
Invertir en un CRM como Close—diseñado paramejorar tu productividad—puede resultarte de gran ayuda, ya que te permite recopilar las comunicaciones con los clientes y las notas en un único lugar. ¡Se acabó el tedioso proceso de introducir datos!
Y, además, se integra a la perfección con tu conjunto de herramientas de ventas, lo que permite a tu equipo llevar a cabo su proceso de ventas sin problemas.
Colaboración insuficiente
Para elaborar previsiones precisas, los responsables de ventas deben colaborar y recabar información de todos los puestos y territorios de ventas.
Confiar enhojas de Excel para las previsiones(o siel CRM de tu empresa tiene bajos índices de adopción) puede dar lugar a imprecisiones. Tus equipos de producto, ventas, marketing y finanzas también deben utilizar la misma metodología y un enfoque coherente.
Conocer estos retos puede ayudar a tu equipo a afrontarlos con seguridad y a realizar previsiones precisas.
Las mejores metodologías de previsión de ventas (y ejemplos)
Puedes utilizar varios métodos de previsión de ventas para predecir las ventas futuras, pero algunos son más precisos. A continuación te presentamos algunos métodos con los que puedes empezar a proyectar tus ingresos futuros.
1. Basarse en las opiniones de tu equipo de ventas
Una de las formas más habituales de elaborar previsiones es basarse en las opiniones de los comerciales. Se les pregunta cuál podría ser el valor de un contrato cuando se cierre y cuándo esperan que eso ocurra. Dado que los comerciales tratan de comunicarse regularmente con los clientes potenciales, son los que mejor conocen la situación sobre el terreno.
Sin embargo, los comerciales tienden a sobreestimar las previsiones de ventas. Por lo tanto, basarse únicamente en la intuición y en un proceso poco sistemático da lugar a imprecisiones.
2. Uso de las fases de la operación
Al utilizar las etapas de la operación para la previsión, se asigna una probabilidad de cierre de la operación en cada etapa del proceso de ventas. A continuación, se puede multiplicar esa probabilidad por el valor de la oportunidad para calcular los ingresos por ventas previstos.
Por ejemplo, si vendes paquetes de software para seminarios web de formación a grandes empresas, podrías estimar que hay un 2 % de posibilidades de cerrar la venta si recibes una respuesta a tu primer correo electrónico de contacto.
Puedes aumentarla al 50 % si el cliente potencial acepta una demostración del producto, y hasta el 75 % si consigues concertar una reunión para presentar tu presentación a los responsables de la toma de decisiones de la empresa.
En definitiva, cuanto más avanzado esté el proceso de venta, mayores serán las posibilidades de cerrar el trato, tal y como se muestra en el ejemplo de Akucast que figura a continuación:
Una de las principales desventajas de utilizar fases de negociación para la previsión de ventas es que no tiene en cuenta el paso del tiempo. Da igual si le hiciste una demostración a un cliente potencial hace tres semanas o ayer: se tratan de la misma manera, aunque la probabilidad de que se cierren estas dos operaciones sea muy diferente.
3. Previsión de la duración del ciclo de ventas
Se trata de un método de previsión alternativo que ofrece una visión más precisa que el uso de las fases de la operación. A la hora de evaluar la solidez de una cartera de proyectos concreta, este método tiene en cuenta laantigüedad de la oportunidad de ventaen lugar de la probabilidad.
Se compara el tiempo que un acuerdo ha estado en tramitación con el tiempo que suele tardarse en cerrarlo. Lafórmula para calcular laduración del ciclode ventases el número total de días que se tardó en cerrar los acuerdos recientes dividido por el número de acuerdos.
Una ventaja de la previsión del ciclo de ventas es que se puede aplicar a muchos ciclos de ventas (dependiendo, por supuesto, de la fuente). Por ejemplo, un cliente potencial contactado mediante un correo electrónico en frío puede tardar tres meses en cerrar la venta, mientras que un cliente procedente de una recomendación puede tardar tres semanas. (¿No sabes por dónde empezar con tus campañas de correo electrónico en frío? Deja que nuestra herramienta basada en IA, el generador de correos electrónicos en frío, se encargue de ello por ti. ¡Automatiza tus plantillas de correo electrónico y simplifica el proceso!)
Si gestionas una gran empresa como Wix o Shopify, que trabaja con diferentes ciclos de ventas (o diferentes productos), tendrás que crear ciclos de ventas independientes para obtener una previsión más precisa de las probabilidades de que se cierren las operaciones.
Este método requiere datos precisos, lo que lo hace extremadamente valioso para las empresas que realizan un seguimiento minucioso de cómo ycuándolos clientes potenciales entran en el proceso de ventas.
La buena noticia es que, con el CRM adecuado, es fácil registrar todos los datos de forma sencilla y correcta sin que los comerciales tengan que introducir montones de datos (¡eso es Close!).
Muchas empresas utilizan dos o más técnicas de previsión para elaborar un rango de previsiones de ventas. Esto les permite contar tanto con el mejor escenario posible como con el peor. Puedes empezar por uno de los métodos mencionados anteriormente o plantearte utilizar otros más sofisticados, como la previsión mediante análisis multivariable, que explicamos en el artículo sobre previsión de ventas para startups.
Cómo elegir las herramientas de software adecuadas para la previsión de ventas
Las herramientas adecuadas de previsión de ventas pueden aumentar la precisión, automatizar las tediosas tareas de introducción de datos y mejorar tu proceso de previsión. Estas son las características que debes tener en cuenta cuando estés listo para dejar atrás las hojas de Excel e invertir en un software profesional de previsión de ventas.
- Previsiones de ventas y proyecciones de ingresos personalizables: la característica principal que debes buscar es la posibilidad de crear fácilmente métricas de previsión personalizadas basadas en los factores que influyen en el rendimiento de las ventas y en las fuentes de ingresos.
- Capacidad para modelar fluctuaciones: si surgen situaciones estacionales, políticas, económicas o de otro tipo, el software debe ser capaz de modelarlas y analizarlas. Esto puede ayudarte a prepararte mejor para ellas.
- Previsiones por zonas geográficas y líneas de productos: al establecer los objetivos de ventas para sus comerciales en función de la zona geográfica, el producto y un grupo de clientes, es conveniente que el software genere previsiones de ventas según criterios como la ciudad o el estado, un producto concreto, etc.
- Realiza un seguimiento del progreso respecto a tus objetivos de ventas: una vez que tengas una previsión, el software debe poder importar tus datos de ventas y mostrar tu rendimiento en relación con tus objetivos de ventas.
- Integraciones con software de ventas de terceros: tu software debería poder importar datos de ventas desde hojas de cálculo e integrarlos con otras herramientas que utiliza tu equipo de ventas en su día a día.
Las grandes empresas suelen necesitar software específico para acceder a funciones avanzadas de previsión. Sin embargo, para la mayoría de las pymes, un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es suficiente para analizar con precisión la actividad comercial y el estado actual del carrito de ventas, así como para proyectar los ingresos futuros.
Por qué Close la mejor opción de CRM para las pymes
Close un potente sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que ofrece a los responsables de ventas una visión precisa de todo el negocio. Cuenta con informes de ventas integrados y paneles de control en tiempo real para realizar un seguimiento de las actividades comerciales de tu equipo.
Puedes utilizarlo para pronosticar los ingresos de tu cartera de proyectos. Además del software, también puedes aprovechar las plantillas de previsión de ventas para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes para tu equipo.
Close permite a los comerciales realizar llamadas, enviar mensajes de texto, correos electrónicos y SMS desde cualquier lugar. Sus interacciones con los clientes se registran automáticamente, lo que te ahorra tiempo y garantiza datos de ventas de alta calidad (sin complicaciones).
