Los paneles de control de ventas simplifican los datos de ventas complejos, lo que facilita el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, la detección de tendencias y la toma de decisiones basadas en datos.
Si bien los datos pueden facilitar la toma de decisiones inteligentes, descubrir nuevas oportunidades y ayudar a superar los objetivos de ventas, también pueden inducir a error, abrumar y desviar tus esfuerzos.
Entonces, ¿cómo se distingue la información relevante del ruido y se analizan únicamente los datos de ventas que más importan? La respuesta: con un panel de control de ventas.
Como dice Ezra Fishman, vicepresidente de Inteligencia Empresarial de Wistia:
Cuando dejamos que los datos marquen el rumbo de nuestro marketing, con demasiada frecuencia nos centramos en optimizar aspectos que son fáciles de medir, pero que no son necesariamente lo más importante.
Lo mismo ocurre con tu equipo de ventas. Elegir, hacer un seguimiento y optimizar métricas de ventas inadecuadas es una sentencia de muerte para ti y para tu equipo. En cambio, los mejores paneles de control de ventas solo te muestran las métricas que realmente importan.
Esta guía abarca todo lo que necesitas saber sobre cómo configurar paneles de control de ventas prácticos, desde qué métricas debes monitorizar hasta cómo diseñar un panel que tu equiporealmente comprenday utilice.
¿Listo para empezar? Antes de lanzarnos a lo más profundo, comencemos con algunos conceptos básicos para asegurarnos de que todos comprendemos el papel fundamental que desempeñan los paneles de control de ventas a la hora de aprovechar los datos de ventas de forma eficaz.
¿Qué es un panel de control de ventas?
Los paneles de control de ventas constituyen una capa superior complementaria para tu CRM, que presenta las métricas clave de ventas de forma estructurada.
La analogía más sencilla es pensar en el salpicadero de tu coche. Si echas un vistazo mientras conduces, verás rápidamente información clave como la velocidad actual, el nivel de combustible, la distancia recorrida, etc.
Ahora, imagina que no tuvieras fácil acceso a esa información. En lugar de echar un vistazo rápido para asegurarte de que no te vas a quedar sin gasolina, tendrías que detenerte y comprobar los niveles manualmente.
Parece ridículo, ¿verdad? Por desgracia, hay demasiados equipos de ventas que mantienen ocultos sus datos y sus métricas de ventas. O peor aún, intentan meter todos los datos de ventas en un único panel de control. Ninguno de estos dos enfoques es el adecuado.
Un panel de control de ventas solo es tan bueno como los datos que muestra. Y si tus datos no se pueden aprovechar, no sirven para nada.
Los datos de ventas no sirven de nada si no hay una forma de extraer rápidamente información útil. Utilizar datos de ventas erróneos puede ahuyentar a los clientes y afectar negativamente a tus resultados.
Según el Informe Global sobre Gestión de Datos, el 89 % de los altos directivos considera que los datos inexactos y engañosos merman su capacidad para mantener satisfechos a los clientes.
Un panel de control de ventas elimina el ruido y ofrece a tu equipo información detallada sobre los KPI (indicadores clave de rendimiento) de ventas, lo que te permite ver cómo avanzas hacia tus objetivos de ventas, identificar problemas antes de que se agraven y ajustar tu plan de ventas basándote en datos reales. Es una parte fundamental del conjunto de herramientas de ventas de cualquier equipo.
Entonces, ¿cómo se puede crear el panel de ventas adecuado para tu equipo?
Cómo crear un panel de control de ventas adaptado a tu equipo de ventas
Quizá pienses que lo primero sería elegir la herramienta adecuada para el panel de control de ventas. Sin embargo, antes de hacerlo, debemos comprender cuáles son los elementos fundamentales que tu equipo de ventas quiere utilizar. Esto implica identificar las métricas y los datos de ventas que afectan e influyen en las actividades diarias de tu equipo.
A continuación te presentamos un proceso de cinco pasos para crear un panel de control de ventas básico para tu equipo en unos 20-30 minutos.
Paso 1: Define las métricas de ventas y los KPI más importantes que debes supervisar, y dónde se encuentran actualmente esos datos
¿Tienes algún objetivo de ventas concreto que quieras alcanzar? ¿O estás probando nuevas estrategias de ventas y quieres comprobar su eficacia? Un panel de control de ventas puede ayudarte a visualizar y hacer un seguimiento de tu progreso hacia todo tipo de objetivos.
Es probable que ya conozcas algunas de las métricas de ventas que son importantes para tu equipo. Para completar el resto de la lista, debes plantearte algunas preguntas básicas:
- ¿Hay algún indicador de ventas que vuestro equipo consulte habitualmente a lo largo del día o en las reuniones de ventas?
- ¿Qué indicadores o datos se tratan en las reuniones individuales?
- ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) de ventas que guían tu estrategia y tu plan?
- ¿Tienes varios equipos de ventas con objetivos y necesidades de paneles de control de ventas diferentes?
No te preocupes si aún no tienes claro qué indicadores de ventas son los más importantes para tu equipo. En la siguiente sección hemos enumerado los indicadores de ventas más esenciales que debes tener en cuenta.
Una vez que hayas identificado los indicadores de ventas que deseas supervisar, debes averiguar dónde se encuentran actualmente esos datos. Podrían estar en tu CRM de ventas, en un documento de Excel, en Google Sheets, en un software de atención al cliente o en otra herramienta de gestión de ventas. Elabora una lista rápida con todos tus indicadores de ventas y sus fuentes para tenerla como punto de partida.
Paso 2: Determinar cómo se van a utilizar los paneles de control de ventas y quiénes los utilizarán
Ahora que ya conoces los elementos básicos, es hora de darle forma a tu panel de ventas. No existe una solución única para crear un panel. Por el contrario, el diseño de un panel de ventas depende de varios factores:
- ¿Quién necesita ver esta información? ¿Utilizarán este panel de control los comerciales, los jefes de equipo, los vicepresidentes o los directivos?
- ¿Para qué sirve? ¿Utilizarán los comerciales el panel de control para hacer un seguimiento de su progreso diario en el cumplimiento de los objetivos de ventas? ¿O lo utilizará un jefe de ventas o un responsable para supervisar los indicadores de rendimiento generales, conceder bonificaciones y crear planes de incentivos?
- ¿Con qué frecuencia se consultará y en qué contexto? ¿Se revisará el panel de control a diario, semanalmente o mensualmente? ¿Se utiliza para consultar información en tiempo real, seguir tendencias o pronosticar ventas futuras? ¿Lo utilizarán equipos de ventas externos que podrían necesitar una versión móvil, o un equipo de ventas interno que busque algo más personalizado y detallado?
- ¿Cuántos datos se deben incluir y con qué limitaciones? ¿Cuáles son los datos más importantes para el objetivo y el uso de este panel? ¿Para qué periodo deben mostrarse?
Todo panel de control de ventas requiere una visión clara y una necesidad real. Averigua a quién va dirigido, para qué se va a utilizar y cuál es tu objetivo final, y el resto encajará por sí solo.
Paso 3: Determina la mejor forma de visualizar tus principales indicadores de ventas
A la hora de visualizar datos, la claridad es fundamental. No tiene sentido saturar un panel de control de ventas con demasiada información ni presentarla de una forma que pueda llevar a tu equipo a conclusiones erróneas. Lo importante es la intención y el objetivo.
Desde una perspectiva general, el diseño de un panel de control de ventas debe cumplir varios objetivos clave:
- Cuenta una historia: un panel de control de ventas debe responder a preguntas sobre una parte concreta de tu proceso o estrategia de ventas. Un diseño claro debe crear una narrativa sólida sobre tus objetivos empresariales y el progreso hacia ellos.
- Simplifica las ideas complejas: un exceso de datos (o datos erróneos) genera confusión. Un panel de control de ventas debe organizar y destacar únicamente las métricas de ventas más importantes para que tu equipo pueda actuar en consecuencia.
- Céntrate únicamente en la información más necesaria: los paneles de ventas variarán en función del objetivo, el equipo o cada comercial. Asegúrate de no saturar a tu equipo con demasiados datos superfluos.
Esos son los principios fundamentales del diseño de paneles de control de ventas. Pero, ¿qué hay de los detalles concretos? Para asegurarte de que tus paneles de control sean claros y permitan tomar medidas, debes seguir algunas reglas clave:
En primer lugar, debes mantener la coherencia en el diseño de todos los paneles de ventas. Si tu equipo utiliza varios paneles para hacer un seguimiento de diferentes objetivos, debe poder analizar rápidamente la información de cada uno de ellos. Asegúrate de mantener la coherencia en las estructuras de nomenclatura (es decir, no utilices nombres diferentes para la misma métrica), las unidades de medida, las fechas, los colores y los iconos.
A continuación, opta por la simplicidad en las métricas y la presentación de tu panel de ventas. Como regla general, solo debes incluir entre 6 y 10 datos como máximo por panel. Si esto te parece demasiado restrictivo, prueba a añadir filtros para desglosar los datos más amplios (como las ventas por región) en información más manejable.
Al diseñar tu panel de control, debes intentar crear una disposición lógica. Piensa en la jerarquía de los datos y en cómo esta ayudará a tu equipo a comprender la información. Una sugerencia es incluir las ideas generales en la parte superior y luego ir entrando en más detalles y ser más específico a medida que se desciende.
Por último, elige la visualización adecuada para cada métrica. Ya sea que presentes tus datos de ventas mediante diales, tablas de clasificación, gráficos de tendencias históricas, gráficos circulares, embudos, puntos trazados o cualquier otro tipo de visualización, recuerda siempre la regla de oro: si tus datos no se pueden aprovechar, no sirven para nada.
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Paso 4: Conecta tu software de gestión de ventas a tu panel de control
Ahora que ya sabes qué incluirá tu panel de control y cómo se mostrará, es hora de configurarlo. Un panel de control de ventas debe conectarse a la fuente donde se recopilan tus datos de ventas para que la información esté siempre actualizada y sea relevante.
Aquí tienes varias opciones.
- Crea una hoja de cálculo de Google como panel de control de KPI y recopila tus datos de ventas de otras fuentes en informes individuales.
- Ventajas: Es barato y flexible.
- Contras: Introducción manual de datos (no está actualizada) y cambio constante de pestaña (poco productivo).
- Utiliza un CRM de ventas que centralice toda la comunicación comercial con un cliente potencial en un solo lugar y que cuente con funciones de generación de informes integradas.
- Ventajas: Información actualizada , flexibilidad en la elaboración de informes, personalizable según tus necesidades.
- Contras: Es más caro.
Si se ajusta a tu presupuesto, siempre te recomendamos que optes por la segunda opción, es decir, una herramienta como Close, HubSpot o Salesforce. De esta forma, podrás acceder a todas tus métricas clave más recientes y tomar medidas en función de ellas (en lugar de preocuparte por los errores humanos o tener que lidiar con datos erróneos u obsoletos).
Paso 5: Revisa periódicamente tus paneles de control de ventas y evalúa su eficacia
Los paneles de control de ventas son herramientas dinámicas; el hecho de que los hayas configurado no significa que vayan a seguir siendo eficaces para siempre.
Los objetivos y las necesidades de la empresa cambian, y tu panel de control debería adaptarse a ellos. Dedica tiempo a revisar periódicamente tus paneles de ventas y asegúrate de que se ajustan a tus objetivos empresariales. Habla con tu equipo y comprueba si están obteniendo la información que necesitan para tomar decisiones acertadas y cerrar más operaciones.
18 indicadores clave de rendimiento (KPI) para el panel de control de ventas que puedes seguir y elegir
Debes saber qué datos mostrará tu panel de ventas. Pero, ¿y si aún no tienes claro qué métricas de ventas son realmente importantes?
Hay cientos de métricas de ventas e indicadores clave de rendimiento (KPI) entre los que puedes elegir. Pero no basta con tener muchos datos. Tienes que ser capaz de interpretar y analizar esos datos de ventas de manera que te proporcionen información útil.
Hay demasiada gente que se obsesiona con métricas sin sentido y paneles de ventas repletos de gráficos y tablas. En Close, adoptamos un enfoque práctico respecto a las métricas de ventas, centrándonos en cada paso de nuestro embudo de ventas.
La forma más sencilla de hacerlo es mediante lo que llamamos la fórmula AQC:
Qué significa:
- Actividad
- Calidad
- Conversión
En resumen, ¿qué hace tu equipo a diario para cerrar más ventas?
Ejemplos:
- Llamadas entrantes y salientes
- Ingresos por comercial
- Número/calidad de las demostraciones
- Tasa de apertura de correos electrónicos
- Comienza el juicio
- Oportunidades de venta
- Relación entre presupuestos y ventas
- Ventas por contrato
- Tiempo medio de conversión
Más concretamente, estos son los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes del panel de control de ventas que deberías supervisar.
1. Objetivos de ventas y oportunidades cerradas
Este indicador clave de rendimiento (KPI) del panel de control de ventas responde a la pregunta: ¿Cuál es el objetivo de tu equipo de ventas?
Los objetivos de ventas no son solo previsiones de futuro. Al comparar las oportunidades cerradas en distintos periodos, podrás ver más fácilmente cómo han influido las diferentes estrategias de ventas en tus resultados y establecer objetivos realistas que motiven a tu equipo.
2. Estado del proceso
Nunca alcanzarás tus objetivos de ventas si no tienes ninguna operación en marcha. El indicador de rendimiento clave (KPI) del estado del proceso de ventas muestra el valor y la fase en la que se encuentra cada operación de tu embudo de ventas, lo que ayuda a los responsables a realizar previsiones y a asignar recursos.
Te ofrece una visión del «mejor de los casos» de las operaciones que se están negociando, lo que te permite hacer un seguimiento del rendimiento de cada comercial, identificar en qué áreas debes redoblar tus esfuerzos y ajustar los objetivos de ventas.
3. Llamadas y correos electrónicos por comercial
La forma más eficaz que tienen los comerciales y los responsables de ventas de hacer un seguimiento rápido de la eficacia de su embudo de ventas es empezar por el principio. Este indicador clave de rendimiento (KPI) del panel de control de ventas mide el volumen de llamadas y correos electrónicos que realiza tu equipo a lo largo de días, semanas y meses.
Esto no solo te permite comprender mejor lo que estás haciendo ahora, sino que también te indica en qué puntos falla tu embudo de ventas. Por ejemplo, si utilizas puntos de referencia de ventas como la regla del 30/50 para el envío de correos electrónicos y las llamadas en frío, puedes analizar tu embudo de ventas de arriba abajo para ver dónde es necesario realizar ajustes.
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4. Clientes potenciales por fuente
A medida que avanzas en el embudo de ventas, te interesará conocer la calidad del trabajo de captación de tus comerciales. El seguimiento de los clientes potenciales por fuente te permite visualizar de dónde proceden. ¿Tienes más probabilidades de hacer avanzar a un cliente potencial en el embudo si te pones en contacto con él por correo electrónico, por teléfono o a través de las redes sociales?
Una vez que sepas qué canal prefiere tu cliente ideal, podrás adaptar tu estrategia de ventas en consecuencia.
5. Porcentaje de victorias y derrotas
También conocida como «tasa de conversión de clientes potenciales», la tasa de éxito/fracaso responde a una de las preguntas más importantes para los comerciales y los directores de ventas: ¿cuántos clientes potenciales se convierten en ventas?
Dependiendo de cómo filtres tu panel de ventas, puedes analizar más a fondo estos datos y detectar problemas antes de que se agraven. ¿Estás perdiendo más oportunidades de las que consigues? Esto podría indicar que tus clientes potenciales se están estancando en algún punto del embudo de ventas o que debes ajustar tu argumento de venta.
6. Nuevos clientes frente a ventas adicionales
Los nuevos contratos son emocionantes, pero es mucho más fácil vender a un cliente satisfecho que ya forma parte de nuestra cartera. Este indicador clave de rendimiento (KPI) te ayuda a comprender el equilibrio entre la captación de nuevos clientes y las ventas adicionales. ¿Estás dedicando mucho más tiempo y esfuerzo a la captación de nuevos clientes y no estás alcanzando tus objetivos? ¿Por qué no pruebas a dar un giro a tu estrategia y centrarte en vender a tus clientes actuales?
7. Ciclo de ventas
Si quieres hacer previsiones de ventas futuras, fijarte objetivos realistas o saber cuándo hacer un seguimiento de un cliente potencial, debes saber cuánto tiempo suele tardar en cerrarse una operación.
El indicador clave de rendimiento (KPI) del ciclo de ventas mide el tiempo que suele tardar un cliente potencial en avanzar por el embudo de ventas. Esto no solo te ayuda a detectar cuellos de botella, sino que también te permite evaluar si un cliente potencial es un comprador probable o una oportunidad en riesgo. En muchos casos, puedes generar un enorme valor para la empresa si reduces la duración media del ciclo de ventas.
8. Oportunidades disponibles
Las oportunidades de venta son el motor de tu equipo. El seguimiento de las oportunidades pendientes en tu panel de ventas te permite conocer el estado de tu equipo y tu proceso de ventas.
Una vez más, puedes filtrar y comparar estos datos para obtener todo tipo de información valiosa sobre tu embudo de ventas:
- ¿Están dando resultado tus iniciativas de captación? Compara el número de oportunidades generadas con el número de llamadas o correos electrónicos por comercial.
- ¿Estás llegando al público adecuado? Compara el valor estimado de compra con el número de oportunidades.
- ¿Es eficaz tu discurso de venta? Compara el número de oportunidades generadas con el número de ventas realizadas o de pruebas iniciadas.
9. Oportunidades perdidas
Tener demasiadas oportunidades es un problema que a la mayoría de los equipos de ventas les encantaría tener. Pero también es importante saber cuándo tus comerciales están sobrecargados de trabajo. Hacer un seguimiento de las oportunidades vencidas en tu panel de ventas te permite recordar rápidamente a las personas con las que debes hacer un seguimiento y los acuerdos que corren el riesgo de perderse.
10. Actividades en curso (convocatorias, demostraciones, visitas)
Dependiendo de tu proceso de ventas, tu cartera de clientes potenciales y tu producto, tus comerciales tendrán que realizar diversas tareas para mantener el ritmo de sus actividades de ventas.
El indicador de rendimiento clave (KPI) de actividades pendientes funciona como una lista de tareas en tiempo real, en la que se realiza un seguimiento de las llamadas, las demostraciones y los correos electrónicos que permiten que los acuerdos sigan avanzando. En él se enumeran todas las llamadas, demostraciones, visitas, correos electrónicos, etc., que hay que gestionar.
En nuestro CRM de ventas, hemos creado «Inbox» como un espacio de trabajo unificado que muestra al comercial todas las tareas pendientes que debe realizar, para que no tenga que cambiar constantemente entre diferentes herramientas y ventanas.
Aunque es bueno tener un número adecuado de actividades pendientes, un número excesivo podría indicar problemas de gestión del tiempo o dificultades para hacer avanzar los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas.
11. Casos pendientes
Las oportunidades no son lo único que tu equipo de ventas necesita poder ver rápidamente. Los casos se abren cuando un cliente se pone en contacto con tus comerciales y necesita ayuda. Hacer un seguimiento de estos casos en tu panel de ventas te permite saber cuándo un acuerdo está en peligro y poder gestionarlo rápidamente.
12. Importe medio de las operaciones
Hay muchas formas de aumentar los ingresos. Sin embargo, la más sencilla es vender más a cada cliente. Hacer un seguimiento del valor medio de tus ventas te permite ver rápidamente las tendencias en el valor de tus ventas. También puedes utilizar nuestra calculadora de crecimiento de ingresos para comprender cómo los cambios en el valor de las ventas pueden afectar a tus ingresos totales.
Si el valor medio de las transacciones va en descenso, significa que estás trabajando más para obtener menos resultados, mientras que si va en aumento, puede compensar los elevados costes de captación de clientes y ayudarte a abrir nuevas oportunidades.
13. Margen de beneficio medio
Aunque el volumen de las operaciones es un dato importante que los comerciales deben poder consultar en su panel de ventas, a los directores y vicepresidentes les suele preocupar más el beneficio. El margen de beneficio medio muestra el beneficio obtenido en todos los productos, servicios, paquetes y canales de venta, lo que permite destacar las iniciativas más rentables.
14. Lagunas en la gama de productos
Este indicador clave de rendimiento (KPI) de ventas clasifica tu producto en función de su rendimiento en términos de ingresos en comparación con tus previsiones, para ver qué es lo que utilizan los clientes. Al hacer un seguimiento de las deficiencias de los productos a lo largo del tiempo, obtienes información no solo sobre tus ventas, sino también sobre tus estrategias de venta, los cambios en el mercado y el atractivo de tu producto.
Por ejemplo, un aumento de la brecha de productos podría significar que un competidor acaba de lanzar un producto similar o que los cambios en el sector están afectando a tus ventas.
15. Índice de seguimiento
Tus clientes están más ocupados que nunca, y este indicador clave de rendimiento (KPI) del panel de ventas mide el número medio de acciones —llamadas, correos electrónicos, SMS— que realizan tus comerciales para intentar cerrar una venta. Esto es importante tanto para comprender cómo actúan tus clientes como para comprobar si algunos comerciales se rinden antes de tiempo al intentar cerrar una venta.
El seguimiento es uno de los aspectos más infravalorados del proceso de ventas. Probablemente sea también donde tu equipo de ventas tiene mayor potencial para obtener el máximo rendimiento de la inversión con el mínimo esfuerzo: he comprobado que, en la mayoría de los equipos de ventas, el simple hecho de aplicar un par de métodos básicos de seguimiento puede suponer una mejora enorme en el rendimiento.
16. Ventas por región
Una operación cerrada te proporciona una gran cantidad de datos de ventas importantes, pero uno de los más relevantes es saber de dónde proceden tus clientes. Al realizar un seguimiento de tus ventas por región en un panel de control de ventas, obtienes una visión más detallada del perfil de tu cliente ideal, así como de las zonas geográficas en las que podría ser conveniente centrar tus futuras campañas de ventas.
17. Ventas por fecha de cierre
El indicador clave de rendimiento (KPI) de ventas por fecha de cierre permite identificar el cumplimiento de los objetivos, las tendencias estacionales y la uniformidad del equipo.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) de este panel de control de ventas te ofrecerán una visión completa de la eficacia de tu equipo de ventas, te permitirán comprobar si los comerciales están cumpliendo sus cuotas de ventas mensuales o trimestrales y detectarás las tendencias estacionales.
18. Índices de respuesta
La eficacia de las actividades de captación de clientes de tu equipo puede medirse, a grandes rasgos, por las respuestas que reciben.
Una forma sencilla de hacer un seguimiento de esto es mediante el informe de secuencias de Close. Este panel visual muestra las tasas de respuesta de cada paso de una secuencia de correo electrónico, lo que te proporciona la información necesaria para evaluar la eficacia de una secuencia de ventas.
Ejemplos de paneles de ventas: ¿qué tipo necesitas utilizar?
A estas alturas, seguramente ya te has dado cuenta de la gran cantidad de datos de ventas que puedes visualizar en tu panel de control de ventas. Pero, una vez más, recordemos nuestra regla de oro sobre los datos de ventas: si no se pueden aprovechar, no sirven para nada.
Una de las mejores formas de entender cómo hacer que tu panel de control sea útil es analizar algunos ejemplos reales. Cada uno de los ejemplos que se muestran a continuación combina las métricas de ventas y los KPI clave que hemos enumerado anteriormente para ofrecer una visión clara de una parte concreta de tu proceso de ventas o de tu equipo.
Panel de control del estado de las ventas
¿Cuál es la situación actual de tus actividades de ventas? El panel de control de ventas te ofrece una visión general rápida de tus métricas más importantes, como las llamadas realizadas, las oportunidades ganadas y perdidas, la clasificación de actividad de los comerciales y mucho más.
Al comparar estos indicadores de ventas con los de meses anteriores, también podrás ver rápidamente cuál es la tendencia de tus ventas y en qué aspectos debes centrarte.
Panel de oportunidades de ventas
¿Cuántas oportunidades y clientes potenciales se están generando, y cuándo? Todos los directores de ventas quieren llenar la parte superior de su canal de ventas, y este panel de control muestra cómo están dando sus frutos sus esfuerzos.
También puede filtrar estos datos por fecha para analizar las tendencias estacionales o examinar únicamente oportunidades concretas con el fin de evaluar la eficacia de las nuevas estrategias de ventas.
Cuadro de mando de ventas mensuales
El panel de ventas mensual te ofrece una visión general de tu progreso hacia los objetivos de ventas y lo compara con los datos de días, semanas o meses anteriores. Se trata de una herramienta muy útil para hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo de ventas y comprobar cómo están dando sus frutos tus esfuerzos diarios.
Panel de control de la clasificación de ventas
Las tablas de clasificación de ventas son una forma estupenda de fomentar la competencia sana dentro de tu equipo de ventas y, al mismo tiempo, hacer un seguimiento del rendimiento individual. Descubre quién es el que mejor rendimiento tiene en tu equipo y filtra los datos en tiempo real sobre llamadas, correos electrónicos enviados, tasas de apertura y de respuesta, oportunidades generadas y mucho más.
Cuadro de mando de rendimiento de productos de ventas
¿Qué productos se venden mejor? Este panel de control de ventas te ofrece información detallada sobre todos tus productos para que puedas identificar cuáles están teniendo mejores resultados y cuáles se están quedando atrás.
Quizá te interese filtrar estos datos de ventas por categorías de productos (si tienes muchos productos distintos) o analizar el origen de las ventas y hacer un seguimiento del rendimiento de los productos por distribuidores, canales de venta y otros criterios.
Cuadro de mando de rendimiento de la región de ventas
¿De dónde proceden tus ventas? ¿Puedes ver si los clientes de determinadas zonas son más propensos a comprar productos específicos? Este ejemplo de panel de ventas analiza en detalle los patrones de compra de tus clientes por región, para que puedas profundizar y detectar tendencias. Además, compara tus ventas mensuales actuales (o MRR) con las anteriores para ver cuál es la tendencia general de tus ventas.
Panel de control del comercial
El panel de control de un comercial es una de las herramientas más importantes para tu equipo de ventas. Cada comercial necesita saber cuáles son los resultados de su trabajo, si va por buen camino para alcanzar los objetivos y cómo se comparan sus estadísticas con las de los demás miembros de su equipo.
Pero este panel de ventas no solo muestra lo que ha ocurrido. Para los comerciales, poder acceder fácilmente a sus datos les ayuda a saber qué pasos dar a continuación. ¿Tienen pocas reservas este mes? Quizá deban aumentar el número de llamadas o ponerse en contacto con los clientes actuales para intentar realizar ventas adicionales. Ver todas sus estadísticas en un solo lugar les ayuda a adaptarse sobre la marcha y a alcanzar sus objetivos.
Panel de control del director comercial
Los directores de ventas tienen necesidades muy diferentes a la hora de visualizar datos. En lugar del rendimiento individual, necesitan saber cómo está rindiendo cada miembro de su equipo de ventas, así como cómo se relaciona eso con el panorama general de los objetivos y las previsiones de ventas. Este panel de control reúne una gran cantidad de información en un solo lugar y ayuda a responder preguntas clave como:
- ¿Qué objetivos de ventas tienen previstos alcanzar tus comerciales este mes?
- ¿Tienen tus comerciales una cartera de clientes bien surtida que les permita alcanzar el éxito?
- ¿En qué se diferencian los ciclos de ventas de los distintos comerciales?
Cuadro de mando de rendimiento de las operaciones
¿Cómo sabes si tu proceso de ventas funciona? Este ejemplo de panel de control de ventas analiza cada paso de tu embudo de ventas para comprender por qué se venden (o no) los productos. Por ejemplo, puedes examinar la variación neta de clientes potenciales concretos durante un periodo de tiempo determinado para ver el impacto de las nuevas estrategias de ventas.
Cuadro de mando de victorias y derrotas
Como jefe de ventas, quieres que tus comerciales den lo mejor de sí mismos. Este panel de control de ventas te ayuda a identificar en qué momentos los comerciales pierden oportunidades de venta, para que puedan mejorar su discurso de venta y su proceso. También te permite detectar cuándo un competidor está ganando cuota de mercado y optimizar tus estrategias para contrarrestar esta situación.
Panel de control de ventas y seguimiento del tiempo
El tiempo es oro. Este panel de control de ventas te permite conocer cómo dedica cada comercial su tiempo a cada actividad, lo que te ayuda a relacionar su esfuerzo con los resultados. ¿Están dedicando los comerciales demasiado tiempo a operaciones concretas? ¿Hay puntos en su proceso de ventas en los que deberían acelerar el tratamiento de los clientes potenciales y centrarse en cerrar la venta? Este panel de control te ayudará a identificar esas oportunidades.
Panel de control del proceso de ventas
Nunca alcanzarás tus objetivos de ventas si no cuentas con un carrito de ventas sólido. Este panel de ventas te ofrece una visión general del valor de tus oportunidades pendientes, su estado actual, quién las ha captado y tu nivel de confianza en que se cerrarán.
Este es un ejemplo muy completo de panel de control de ventas para directores comerciales. Úsalo para mantener a tu equipo organizado, comprender las tendencias y hacer un seguimiento de los proyectos a medida que avanzan.
Cuadro de mando diario de ventas para directores comerciales
Los jefes de ventas tienen la importante tarea de mantener a su equipo centrado y enfocado en los objetivos. Con este ejemplo, podrás hacerte una idea de cómo está avanzando tu equipo y en qué aspectos podría ser necesario introducir cambios. Por ejemplo:
- ¿Vas por buen camino para alcanzar el objetivo de ventas de este mes?
- ¿Qué oportunidades recientes se han conseguido o se han perdido?
- ¿Tu cartera de proyectos está creciendo o disminuyendo?
- ¿Quién está haciendo un trabajo especialmente bueno?
Cuadro de mando de previsiones de ventas
¿Están tus comerciales en camino de alcanzar sus objetivos? ¿Y el resto del equipo de ventas? Un panel de control de previsiones de ventas te ofrece información detallada sobre los acuerdos que está cerrando tu equipo, lo que te ayudará a destacar y recompensar a los que obtienen mejores resultados o a detectar fallos en tu proceso de ventas.
Plantillas de paneles de control de ventas (¡que te facilitan la vida!)
Ahora que ya sabes qué métricas son importantes para tu equipo y has visto algunos ejemplos de cómo se presentan en paneles de ventas concretos, es hora de profundizar en los detalles. Crear paneles de ventas desde cero supone mucho trabajo y no garantiza que el resultado sea útil.
Por el contrario, el uso de una plantilla de panel de control de ventas te garantiza combinar los indicadores de ventas adecuados en una vista clara, contar una historia y obtener información útil.
Dependiendo del panel de control o de la herramienta de informes de ventas que utilices, es posible que ya tengas acceso a plantillas integradas. No obstante, estos ejemplos te ayudarán a comprender mejor qué métricas concretas debes incluir en cada uno de tus paneles de ventas.
Seguimiento de clientes potenciales y oportunidades de venta: plantilla de CRM en hoja de cálculo
Facilitado por: Close
SalesTable es una plantilla de CRM en formato de hoja de cálculo diseñada para equipos de ventas incipientes, que les permite llevar un seguimiento de sus clientes potenciales y oportunidades de venta.
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: consulta todos tus clientes potenciales en un único lugar y obtén una visión general instantánea de tus oportunidades en las distintas fases a través de un panel de control visual.
Métricas incluidas:
- Oportunidades disponibles
- Etapas de la oportunidad
- Valor de las oportunidades individuales
- Valor acumulado de las oportunidades abiertas, cerradas y ganadas
- Información sobre clientes potenciales
Ventas totales: Plantilla de cuadro de mando de rendimiento de ventas
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: esta plantilla de panel de control de ventas está enfocada al crecimiento y ofrece una visión general muy completa de tus ventas a lo largo del tiempo.
Métricas incluidas:
- Crecimiento de las ventas
- Objetivos de ventas
- Ingresos medios por unidad (ARPU)
- Coste de adquisición de clientes (CAC)
- Valor del ciclo de vida del cliente (CLV)
Salud del canal de ventas: Plantilla de panel de control de ventas con resumen de rendimiento
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: este panel de ventas te muestra de un vistazo las métricas más importantes de tu cartera de proyectos, para que tengas una visión clara de las oportunidades que se avecinan.
Métricas incluidas:
- Estado de la cartera de proyectos
- Clientes potenciales por fuente
- Ventas mensuales
- Valor medio de las operaciones
- Previsión de ventas
Para directores de ventas: Plantilla de productividad de los comerciales y clasificación
Facilitado por: Close
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: La productividad de los comerciales es uno de los factores más importantes para el éxito en las ventas. Este panel de control de ventas reúne toda la información que necesitas y la presenta en una tabla de clasificación clara y concisa.
Métricas incluidas:
- Llamadas realizadas por el representante
- Duración media de las llamadas
- Correos electrónicos enviados y recibidos
- Clasificación de comerciales
Para ejecutivos: Plantilla de cuadro de mando de ventas para ejecutivos
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: tanto si te diriges a las partes interesadas, a los altos directivos o a los inversores, esta plantilla de cuadro de mando de ventas reúne todas tus métricas de ventas generales en un formato fácil de entender.
Métricas incluidas:
- Ventas realizadas frente a objetivos de ventas
- Tamaño medio de las operaciones
- Ciclo de ventas
- Ventas trimestrales
- Porcentaje de victorias y derrotas
- Oportunidades perdidas
- Actividad del equipo frente a objetivos
Para comerciales: Plantilla de panel de control de actividades para comerciales
Facilitado por: Close
Cómo te ayuda a ahorrar tiempo: Los comerciales necesitan información sobre sus actividades diarias para saber dónde centrar sus esfuerzos. Esta plantilla de panel de control de ventas les ofrece una visión rápida de sus indicadores de rendimiento más importantes.
Métricas incluidas:
- Actividad comercial (llamadas, correos electrónicos, SMS)
- Oportunidades generadas
- Oportunidades ganadas
- Oportunidades perdidas
Los mejores proveedores de paneles de control de ventas para crear el sistema de seguimiento que más te convenga
Puedes presentar tus datos en un panel de ventas de muchas formas diferentes. Y cada proveedor de paneles de ventas tiene una visión distinta sobre qué es lo más importante que hay que mostrar. ¿Es la profundidad de los datos? ¿La transparencia? ¿Las previsiones? El proveedor de paneles de ventas que mejor se adapta a tu empresa es aquel cuyos valores coinciden con los tuyos.
Pero, ¿por dónde empezar? A continuación te ofrecemos algunas recomendaciones sobre los mejores proveedores de paneles de control de ventas del mercado.
Close
La función de generación de informes integrada Closees una de las mejores y más sencillas formas de visualizar tus datos de ventas más importantes. Cada informe se elabora automáticamente y se presenta de forma sencilla, pero útil.
Además, dado que el CRM de ventas Closeregistra toda la comunicación con cada cliente potencial (llamadas, SMS, correos electrónicos, etc.), tu panel de control de ventas contendrá los datos más precisos posibles.
Su mejor característica: se integra a la perfección con el potente CRM Closepara destacar los datos más útiles que los comerciales necesitan para cerrar más ventas.
Precio: A partir de 9 $ al mes por usuario (si se factura anualmente), o 19 $ si se factura mensualmente
Geckoboard
Geckoboard es un proveedor de paneles de control de ventas especializado en paneles de gran formato y para televisores que muestran datos en tiempo real. Dado que sus paneles están diseñados para verse desde lejos, se caracterizan por su sencillez y claridad, y utilizan diseños y gráficos básicos. Sin embargo, si necesitas mostrar más información a tu equipo, puedes configurarlo para que alterne entre varios paneles en una sola pantalla.
Lo mejor: Diseñado para pantallas grandes y para facilitar la transparencia en el equipo.
Precio: entre 55 y 299 dólares al mes
InsightSquared
InsightSquared se centra en los indicadores que impulsan el crecimiento de los ingresos. Su software de paneles de control, basado en inteligencia artificial, analiza en profundidad tu cartera de proyectos y tus datos de ventas para identificar patrones que conduzcan a un mayor número de cierres y pronosticar con precisión las ventas futuras.
Aunque se centra en las previsiones y en la información útil, también ofrece datos sobre las métricas clave del SaaS y el estado general de tu equipo de ventas.
Lo mejor: previsiones de ventas y análisis del proceso de ventas basados en inteligencia artificial que te ayudan a comprender qué acciones generan más ventas.
Precio: A consultar
Klipfolio
Klipfolio se basa en la personalización. Al conectar más de 100 servicios diferentes a su panel de control, puedes recopilar datos de toda la empresa que luego se pueden filtrar, segmentar y manipular. Aunque esto pueda parecer demasiado complicado, Klipfolio también ofrece varias plantillas prediseñadas, o «Klips», que te ayudan a mostrar las métricas de forma sencilla.
Lo mejor: se conecta con cientos de fuentes para recopilar los datos de tu empresa.
Precio: A partir de 140 $ al mes para un número ilimitado de usuarios, o 1.440 $ si se factura anualmente.
Zoho Analytics
Anteriormente conocida como Zoho Reports, Zoho Analytics es una herramienta de arrastrar y soltar que te permite importar datos de múltiples fuentes a paneles personalizados.
Si no quieres conectarte a tu CRM de ventas ni a otros servicios, también puedes añadir datos manualmente en una interfazsimilar a una hoja de cálculo. Quizá su característica más interesante sea Zia, un «asistente analítico inteligente» que utiliza el aprendizaje automático para responder a preguntas sobre tus datos.
Lo mejor: un asistente inteligente basado en IA que te ayuda a obtener información útil a partir de tus datos.
Precio: entre 24 y 455 dólares al mes
Plecto
Los paneles de control de ventas son una herramienta muy eficaz para motivar a tu equipo. Plecto incorpora herramientas de gamificación, como tablas de clasificación, concursos y logros, para ayudar a tu equipo de ventas a alcanzar el máximo rendimiento. Sin embargo, centrarse en indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos y en gráficos comparativos resulta más adecuado como herramienta de cohesión y motivación del equipo que como análisis en profundidad de tus métricas.
Lo mejor: paneles de gamificación para motivar a tu equipo.
Precio: 230 $ al mes para diez usuarios, con facturación anual, o 285 $ si se factura mensualmente.
5 consejos para crear un panel de ventas que permita evaluar eficazmente el rendimiento de tu equipo
Desde el principio, hemos dicho que un panel de control de ventas debe permitir tomar medidas. Si bien una parte importante de esa ecuación consiste en utilizar los datos de ventas adecuados, la forma en que se presentan esos datos es igual de importante.
La verdad es que un mal diseño del panel de control de ventas puede causar un daño real.
Los datos de ventas imprecisos y erróneos suponen a las empresas una pérdida de más del 30 % de sus ingresos o, según la consultora Gartner, entre 9,7 y 14,2 millones de dólares al año.
Tus paneles de control deben ser fáciles de usar y permitir la toma de decisiones. Pero, ¿qué significa eso en la práctica?
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a diseñar los paneles de ventas más eficaces y precisos para tu equipo.
Consejo n.º 1: Apuesta por la sencillez
El objetivo final de todos los paneles de control de ventas es hacer que los conjuntos de datos complejos y la información sean accesibles para todo el mundo. Sin embargo, aunque quizá sueñes con diseñar una única vista que muestre toda la información necesaria, las tendencias, los riesgos y las actualizaciones, es probable que eso no vaya a suceder (al menos no sin que parezca un caos total).
Por el contrario, un panel de ventas bien diseñado ofrece una visión general de la información esencial seleccionada específicamente para el usuario. Apuesta por la simplicidad y solo muestra la información relevante de la forma más sencilla posible.
Si crees que necesitas mostrar información más compleja, hazlo de manera que la historia sencilla se mantenga intacta. Como escribe el diseñador de experiencia de usuario Taras Bakusevych:
No cuentes toda la historia; en su lugar, resúmela y destaca solo la información clave. Puedes recurrir a interacciones adicionales para incluir más contenido sin abrumar al usuario con datos.
En este contexto, quizá también te interese plantearte dónde se mostrará este panel de ventas. ¿Está destinado al uso personal de un equipo de ventas interno? ¿Se utilizará en dispositivos móviles para los comerciales que visitan a los clientes? ¿Se mostrará en un televisor para que lo vea todo el mundo en la oficina? Cada caso de uso influirá en tu forma de enfocar la simplicidad y la funcionalidad.
Consejo n.º 2: Mantén la coherencia en el diseño y el contenido
La coherencia contribuirá en gran medida a que tus paneles de controlresultensencillos y claros. El cerebro humano posee algo que se denomina fluidez cognitiva. En términos sencillos, se trata de una valoración instantánea que hacemos para determinar si algo —el diseño de un panel de control, un sitio web, un artículo de blog o cualquier otra cosa— será fácil o difícil de usar.
Especialmente cuando se utilizan varios paneles de control para diferentes equipos, es necesario asegurarse de que los comerciales, los responsables y los directivos puedan pasar de uno a otro y orientarse rápidamente. La coherencia es lo que hace que tus paneles de control de ventas resulten sencillos.
Hay dos aspectos relacionados con la coherencia en el diseño de los paneles de control que debes tener en cuenta:
- Coherencia en el diseño visual: utiliza una estructura y una cuadrícula similares en cada panel de control. Como es lógico, la esquina superior izquierda de la pantalla es la que más llama la atención, así que intenta colocar la información clave de izquierda a derecha y de arriba abajo.
- Coherencia en el etiquetado y el contenido: utiliza las mismas estructuras de nomenclatura, tipografías y estilos de etiquetado en todos los paneles. No utilices nombres diferentes para las mismas métricas de ventas. Al presentar gráficos, coloca el nombre en la esquina superior izquierda y alinea los controles (como las vistas o los filtros) en la esquina superior derecha.
Consejo n.º 3: Utiliza las visualizaciones de datos adecuadas para cada métrica
Aunque tu panel de ventas debe ser sencillo, los datos que muestra no suelen serlo. La representación de los datos es compleja, sobre todo cuando se muestran varios conjuntos de datos uno al lado del otro.
Dado que tu objetivo final es lograr simplicidad e información útil, debes elegir con cuidado el tipo de cuadro, gráfico o visualización de datos que utilices.
Para ayudarte a elegir el tipo de representación adecuado para cada métrica, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuántas variables quieres mostrar en un solo gráfico?
- ¿Mostrarás los valores a lo largo del tiempo o entre elementos o grupos?
- ¿Cuántos puntos de datos debemos mostrar para cada variable?
Una de las situaciones más habituales en las que te encontrarás es la necesidad de comparar datos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si quieres analizar el volumen de llamadas por comercial y ver si la tendencia es al alza o a la baja. Es mucho más fácil visualizar esto en un gráfico de líneas o de barras que comparando cifras en una tabla.
Sin embargo, incluso estas tablas comparativas pueden resultar complicadas o confusas si no se gestionan adecuadamente. A continuación, te ofrecemos algunas recomendaciones:
- El tiempo siempre debe discurrir de izquierda a derecha (y mostrarse en el eje X).
- Cuando utilices un gráfico de barras horizontal o vertical, ordena las columnas por valor, no al azar
- No muestres más de 5 valores en el gráfico de líneas (y no más de 7 en un gráfico de barras)
Consejo n.º 4: Utiliza el flujo de tu panel de control para reforzar tus prioridades
La forma en que presentas cada visualización de datos en tu panel de ventas cuenta una historia. Lo ideal es que tus datos de ventas reflejen la forma natural en que percibimos la información. Cuando leemos un documento, empezamos por la esquina superior izquierda, nos desplazamos a lo largo de la página y luego bajamos la vista hasta la siguiente fila. Puedes utilizar ese mismo flujo a la hora de destacar las prioridades de tu panel.
También puedes utilizar la jerarquía vertical del panel de control para contar una historia y mostrar las prioridades. Una forma básica de hacerlo sería estructurar tus métricas de ventas de la siguiente manera:
- Mantén las métricas generales y de un solo vistazo en la parte superior
- Mostrar los datos basados en tendencias en el centro
- Fíjate en los pequeños detalles de la parte inferior
Una última observación. Si hay elementos relacionados entre sí (es decir, si tu equipo necesita consultar la información de dos gráficos diferentes para tomar mejores decisiones), colócalos cerca unos de otros para que el usuario no tenga que estar saltando de un lado a otro del panel de control.
Consejo n.º 5: Fomenta la transparencia y crea una competencia sana
Los datos de ventas empoderan a todo tu equipo. En lugar de limitar el acceso a determinados paneles de ventas a los comerciales, los jefes, los vicepresidentes o los directivos, ponlos a disposición de todos los miembros de tu equipo. Este nivel de transparencia contribuye a motivar a tu equipo en varios aspectos.
Por un lado, un estudio de 2015 reveló que los trabajadores que se sienten en confianza realizan un trabajo de mayor calidady generan más valor económico para sus empresas.
Un diseño transparente y abierto también puede ayudar a fomentar una competencia sana dentro de tu equipo y motivar a los comerciales a alcanzar su máximo rendimiento. Por ejemplo, las tablas de clasificación de ventas integradas en las funciones de informes Closete ofrecen una visualización en tiempo real de los principales indicadores de rendimiento de tu equipo de ventas.
Asegúrate de que el diseño de tu panel de control sea transparente y permita a los comerciales compararse con sus compañeros de equipo. Así te asegurarás de que todos los miembros de tu equipo se sientan valorados y motivados para dar lo mejor de sí mismos.
BONUS: Haz que tu equipo participe en el diseño desde el principio
Como nota final sobre el diseño del panel de ventas, siempre es buena idea involucrar a tu equipo en el proceso. Esto no solo te ayudará a comprender cómo trabajan y qué diseño y estructura les resultan más útiles, sino que también facilitará la aceptación del sistema, ya que habrán participado en el proceso desde el principio.
Los paneles de control de ventas ayudan a tu equipo a tomar mejores decisiones con mayor rapidez
Los mejores equipos de ventas del mundo son decididos, están motivados y, sobre todo, son organizados. Los paneles de control de ventas ayudan a tu equipo en todos esos aspectos, desde ofrecer información útil hasta ayudarles a alcanzar sus objetivos y fomentar una cultura transparente y abierta.
Sin embargo, para que un panel de control de ventas resulte realmente eficaz, es necesario seguir una serie de pasos clave:
- Elige los indicadores de ventas que más te interesen
- Sigue los pasos que se indican a continuación para crear un diseño de panel de control de ventas que sea claro, conciso y fácil de poner en práctica
- Conecta tu panel de control con tu CRM de ventas para disponer de los datos más recientes y actualizados
- Aprovecha las plantillas de paneles de control de ventas para aprender de los demás
- Utiliza tu panel de control para elaborar informes, optimizar tu embudo de ventas y motivar a tu equipo
Nadie conduciría un coche sin un salpicadero que le indicara a qué velocidad va o cuánto combustible le queda. Lo mismo ocurre a la hora de desarrollar tu negocio. Cuanto más fácil sea para todos los miembros de tu equipo consultar los datos de ventas y las métricas más importantes, más fácil será impulsar el crecimiento.
