Aunque parezca increíble, la mayoría de los equipos de operaciones de ventas no dedican muchos recursos a garantizar que los correos electrónicos de su equipo lleguen a la bandeja de entrada. Por eso, hoy vamos a hablar de la entregabilidad del correo electrónico y de cómo configurar los aspectos técnicos del correo electrónico para que se adapten a tus necesidades.
Un comercial medio envía 36,2 correos electrónicos al día. Si mis cálculos son correctos, eso significa que un comercial medio envía exactamente 181 correos electrónicos a la semana, unos 760 al mes y más de 9 000 al año. ¡Eso son un montón de correos electrónicos!
Por desgracia, nada de eso importa si los correos electrónicos que envías no llegan a la bandeja de entrada de tus destinatarios. Por eso, hoy vamos a hablar sobre cómo garantizar una entrega eficaz de los correos electrónicos.
Lo admito, no es precisamente el tema más atractivo. Pero si lo haces bien, tus cifras de ventas mejorarán, tus cheques de comisiones serán más cuantiosos y tu carrera dará un salto cualitativo, lo cual sí que es muy atractivo.
Hace poco hablé con Vaibhav Namburi, fundador de Smartlead, una herramienta de inteligencia artificial que ayuda a los usuarios a enviar correos electrónicos a gran escala. La capacidad de entrega del correo electrónico es ese «dulce veneno» en el que ha decidido basar su carrera, por lo que es la persona ideal para explicarnos este tema tan complejo. ¡Empecemos!
Configuración técnica del correo electrónico: cómo hacerlo bien desde el primer día
¿Alguna vez has trabajado en la construcción? ¿O has visto a un equipo de obreros construir un edificio nuevo? Entonces sabrás que no basta con clavar un par de tablas y dar el trabajo por terminado.
Debes asegurarte de que el terreno esté nivelado, verter una losa de hormigón y, en general, garantizar que los cimientos de la estructura sean sólidos. Si te saltas estos pasos, el edificio se derrumbará.
El proceso de configuración técnica que voy a describir a continuación constituye la base de toda tu estrategia de correo electrónico en frío. Si lo llevas a cabo correctamente, tendrás muchas más posibilidades de éxito.
Tu nombre de dominio
Empieza por adquirir tu dominio a través de un proveedor de DNS de confianza. Namburi recomienda GoDaddy o Google Domains porque «con otros proveedores, sin mencionar nombres, solemos darnos cuenta de que sus direcciones IP a veces acaban en listas negras».
Si no estás familiarizado con el término, Namburi explica que la inclusión en listas negras es un proceso «en el que se marcan determinadas direcciones IP o dominios como spam. Como resultado, dichas direcciones IP y dominios pasan a formar parte de conjuntos privados denominados listas negras, que se comparan con los proveedores de servicios de correo electrónico como Gmail y Zoho, y ayudan a determinar si tus correos electrónicos llegan a la bandeja de entrada principal, a la carpeta de promociones o a la carpeta de spam de las cuentas de tus destinatarios».
Tu nombre de dominio paralelo
Una vez que hayas elegido un proveedor de DNS de confianza, debes crear un dominio paralelo, es decir, un nombre de dominio muy similar a tu nombre de dominio real. Si tuviera que crear un nombre de dominio paralelo para Close.com, por ejemplo, podría optar por «GetClose.com» o «TryClose.com».
Según Namburi, «Nunca, nunca, nunca debes enviar correos electrónicos en frío desde tu dominio principal. La razón es sencilla: aunque seas el mejor del mundo enviando correos electrónicos en frío, nunca conseguirás la tasa de respuesta que obtendrías si los enviaras con la intención de establecer contacto».
En otras palabras, cuando envío un correo electrónico a un amigo o compañero de trabajo, casi siempre recibo respuesta. ¿Por qué? Porque estoy entablando una conversación natural con alguien con quien ya tengo una relación. Cuando envío un correo electrónico a alguien que no conozco, me estoy dirigiendo a un completo desconocido. Lo más probable es que esa persona no me responda porque no me conoce. Y las bajas tasas de respuesta perjudican la capacidad de entrega.
Para solucionar este problema, crea un dominio paralelo y envía correos electrónicos en frío desde esa dirección.
Tu proveedor de correo electrónico
A estas alturas, ya has elegido un proveedor de DNS de confianza y has configurado un dominio paralelo.
¿Y ahora qué? Ahora es el momento de elegir tu proveedor de correo electrónico. Hay muchísimos, pero Namburi solo recomienda tres: «Outlook, Gmail y Zoho».
Simplemente, no pongas todos los huevos de tu correo electrónico en la misma cesta. Adopta un enfoque distribuido y utiliza los tres proveedores mencionados anteriormente. De esta forma, el 40 % de los correos electrónicos en frío que envíes procederá de Outlook, otro 40 % de Google y el 20 % restante de Zoho.
Aunque pueda parecer una medida extrema, no lo es. Al distribuir tus correos electrónicos entre varios proveedores, contribuirás a garantizar que tu tasa de entrega sea óptima. Cuando esto ocurra, un mayor número de tus correos electrónicos de prospección llegarán a sus destinatarios, y conseguirás más ventas. ¡Todo son ventajas!
Una cosa más: no crees más de tres buzones de correo por proveedor de envío. La razón es sencilla: «A diferencia del SEO, la reputación del correo electrónico no depende del dominio. Si un buzón de una organización es marcado como spam, todos los buzones de ese mismo dominio serán marcados como spam».
(Nota: un buzón es una dirección de correo electrónico concreta, como james@close.com o j.urie@close.com.)
4 pasos para dar vida a tu buzón
Los deportistas profesionales calientan sus músculos antes de competir en partidos importantes. Las estrellas del rock calientan sus cuerdas vocales antes de dejar boquiabiertos a sus admiradores. Y los comerciales deben «calentar» sus buzones de correo antes de enviar correos electrónicos en frío a clientes potenciales.
Namburi afirma que «calentar» tu correo electrónico es «una forma eficaz de hacer creer a los buzones de correo que eres un remitente legítimo y que mantienes conversaciones normales con otras personas. Es la mejor manera de simular una reputación de correo electrónico sólida desde el principio».
La pregunta es: ¿cómo se consigue que tu correo electrónico resulte más cercano? Solo tienes que seguir estos cuatro pasos:
- Empieza poco a poco: acabas de configurar tu nueva cuenta de correo electrónico y te apetece enviar un mensaje a todos los contactos de tu CRM. No lo hagas. En su lugar, empieza poco a poco. A continuación, aumenta gradualmente el número de correos que envías al día. Esto te ayudará a dar la impresión de ser un remitente legítimo.
- Limita el envío de correos electrónicos: si quieres proteger tu reputación de correo electrónico, debes limitar el número de mensajes salientes que envías, incluso después de que tu dominio se haya «calentado». Namburi recomienda un máximo de 50 correos electrónicos al día por buzón.
- Ampliar horizontalmente: 50 correos electrónicos al día no es una cifra muy elevada. Por suerte, puedes sortear este pequeño obstáculo ampliando horizontalmente, es decir, utilizando varios buzones de correo para contactar con clientes potenciales. Aplicaciones como Smartlead facilitan esta tarea.
- Utiliza campañas de calentamiento con ajuste automático: Por último, invierte en una herramienta que incluya una función de campañas de calentamiento con ajuste automático, la cual adaptará automáticamente tu estrategia de calentamiento de correo electrónico para contrarrestar las bajas tasas de respuesta que generó tu última campaña de correo electrónico. (Por si te lo estás preguntando, sí, Smartlead incluye una función de campañas de calentamiento con ajuste automático.)
¿Qué es el spintaxing y por qué deberías utilizarlo?
Todo comercial sabe que la personalización es fundamental. Si no adaptas tus esfuerzos de captación, tu discurso de venta, etc., a la persona concreta con la que estás hablando, probablemente no cerrarás muchos tratos.
El spintaxing es una técnica que puedes utilizar para personalizar tus comunicaciones por correo electrónico y proteger tu reputación en el correo electrónico. Esto es lo que Namburi opina al respecto:
«El spintaxing es el proceso de generar sinónimos para tus textos. En lugar de utilizar siempre la misma frase, como «Hola, nombre», en cada correo electrónico, puedes variarla diciendo «Hola», «Buenos días», «Buenas tardes», etc.».
El uso de sintaxis es importante porque los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP), como Google, han adoptado en los últimos años un enfoque más semántico para detectar el spam.
En esencia, los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) son lo suficientemente inteligentes como para saber que, si todos los mensajes que envía una persona son entre un 92 % y un 95 % iguales, es probable que se trate de spam. El spintax aleatoriza los mensajes —sin alterar la intención original— para proteger la reputación del correo electrónico.
(En este mismo sentido, intenta variar la frecuencia de envío, o utiliza un programa que lo haga por ti. Si envías correos electrónicos cada cinco minutos, por ejemplo, tu proveedor de servicios de correo electrónico podría marcarte como spam, ya que ninguna persona envía correos electrónicos exactamente cada cinco minutos. Eso es algo propio de los robots.)
Es importante tener en cuenta que el «spintaxing» y las pruebas A/B no son lo mismo. El «spintaxing» utiliza sinónimos para expresar ideas similares. Las pruebas A/B son un proceso de optimización mediante el cual los comerciales prueban diferentes elementos del texto de sus correos electrónicos para ver cuál genera los mejores resultados.
Para que tus estrategias de marketing por correo electrónico sean eficaces, dominar el arte de las pruebas A/B con los correos electrónicos en frío puede mejorar considerablemente el éxito de tus campañas.
Estrategias para el envío de correos electrónicos que mejoran la capacidad de entrega
Ahora que ya hemos visto gran parte de la información técnica necesaria para garantizar la entrega de los correos electrónicos, hablemos de algunas estrategias de envío concretas que puedes utilizar. Te propongo dos:
- Simplifica tu primer correo electrónico: el primer mensaje que envíes a un cliente potencial debe ser sencillo. Elimina las imágenes. Elimina los enlaces. Limítate a redactar unas pocas frases personalizadas y envía el mensaje a su destinatario. Así tu mensaje tendrá más posibilidades de llegar a la bandeja de entrada y no a la carpeta de spam.
- Dale un toque especial a tu segundo correo electrónico: no dudes en darle un toque más llamativo a tu segundo mensaje si el primero llega a la bandeja de entrada. Imágenes, enlaces, GIF... cualquier cosa que creas que te ayudará a cerrar el trato está perfectamente bien en este punto. ¿Por qué? Porque, una vez que el primer mensaje llega a su destino, el segundo le seguirá. Así es como funciona el correo electrónico.
Además de estas estrategias, mejorar tus campañas de correo electrónico en frío con herramientas avanzadas como nuestro generador de correos con IA puede aumentar considerablemente tus posibilidades de éxito. Esta herramienta te ayuda a crear contenidos de correo electrónico personalizados y atractivos que conecten con tu público, garantizando que tus mensajes no solo lleguen a la bandeja de entrada, sino que también generen respuestas.
Estos consejos pueden parecer demasiado sencillos. Pero créeme, mejorarán tu tasa de entrega. Haz que tu primer mensaje sea lo más básico posible para asegurarte de que llegue a la bandeja de entrada. Después, convierte tu segundo mensaje en una copa de helado con chocolate, caramelo, nueces crujientes y una guinda encima.
Por qué el seguimiento de la tasa de apertura está pasando de moda
¿Puedo darte un consejo un poco polémico? Desactiva el seguimiento de archivos abiertos.
Namburi afirma que el seguimiento de aperturas no es «una métrica que utilice ningún experto». ¿Por qué no?, te preguntarás. Porque se trata de una «métrica falsificada». No siempre fue así. Pero desde que Apple introdujo su Política de Protección del Correo (MPP), las tasas de apertura han dejado de tener importancia.
Esto se debe a que «el 60 % de todos los correos electrónicos pasan por una dirección IP de Apple, lo que oculta toda la información relativa a las aperturas de los mensajes. Por lo tanto, cualquier actividad que se produzca no aparecerá».
En su lugar, haz un seguimiento de tu tasa de respuesta a los correos electrónicos, que es un indicador mucho más fiable del rendimiento del correo electrónico.
Namburi también recomienda utilizar herramientas de prueba de entrega de correo, que «te indicarán dónde aparece el texto de tu correo electrónico en proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) concretos». Se trata de una información valiosa, ya que «una cuenta privada de Gmail tratará tu texto de forma diferente a como lo haría una cuenta de Gmail de Workplace o una cuenta de Outlook».
A continuación, el software de prueba de entrega de correo evaluará tus correos electrónicos en función de los datos que recopile, y podrás utilizar esa información para evaluar la capacidad de entrega de tus campañas de correo electrónico.
Triunfa con el correo electrónico en frío
Muchos comerciales han dejado de lado las técnicas de venta proactiva, como el envío de correos electrónicos en frío.
No es que estas estrategias de ventas no funcionen, sino que se han vuelto más complicadas, como se desprende de la información que Namburi compartió conmigo. Eso significa que tener éxito con el correo electrónico en frío te exigirá más esfuerzo, dedicación y sacrificio que nunca.
Aceptar estos cambios implica que, para tener éxito con el correo electrónico en frío, se requiere una mayor dedicación y esfuerzo, respaldados por herramientas de ventas outbound.
En realidad, esto es una buena noticia. Si sigues los consejos de Namburi, podrás tener éxito con el correo electrónico en frío, conectar con nuevos clientes y conseguir una ventaja competitiva en el mercado.
Por supuesto, no recomendaría poner en marcha ninguna campaña de correo electrónico en frío sin las herramientas adecuadas. Smartlead puede ayudarte con todas las tareas técnicas de configuración del correo electrónico que necesites realizar. Y Close puede ayudarte a almacenar y cultivar los contactos que generen tus correos electrónicos en frío.
¡Prueba ambas plataformas para ver si te ayudan a mejorar tu estrategia de captación de clientes potenciales!
