Seguramente te habrás dado cuenta (como sin duda nos hemos dado cuenta nosotros) de que conseguir altas tasas de apertura y respuesta se ha vuelto mucho más complicado. Aquí entra en juego el proceso inteligente de «calentamiento» del correo electrónico.
Cuando las tasas de apertura caen sistemáticamente por debajo del 50 %, los comerciales y los profesionales del marketing suelen preguntarse si se debe únicamente a los asuntos de los correos, o si hay otros factores en juego. Por ejemplo, los correos electrónicos pueden acabar en la carpeta de spam, donde los clientes potenciales ni siquiera tienen la oportunidad de abrirlos.
Este problema del filtrado automático de los correos electrónicos ha llevado a los principales especialistas en marketing por correo electrónico a poner en práctica una nueva estrategia denominada «calentamiento de la lista de correo».
El 45 % del tráfico mundial de correo electrónico se clasifica como spam. El auge de las carpetas de promociones, redes sociales y actualizaciones hace que nunca haya sido tan difícil llegar a la bandeja de entrada principal de un cliente potencial, ya que tu mensaje puede filtrarse y ocultarse de muchas formas diferentes.
Desde las últimas actualizaciones importantes de los algoritmos de filtrado, los proveedores de correo electrónico tienen en cuenta la interacción general en tu dominio para crear una «reputación del remitente», que es similar a una puntuación de solvencia para tu dominio de correo electrónico. Los proveedores de buzones de correo (como Google y Microsoft) utilizan esta puntuación de reputación del remitente para decidir con qué frecuencia se envían tus correos electrónicos a las carpetas de «Promociones» y «Actualizaciones», en lugar de a la bandeja de entrada principal.
El «calentamiento» de la lista de correo es la mejor estrategia para maximizar la interacción con los correos electrónicos y mejorar la capacidad de entrega. Te mostraremos exactamente cómo funciona en 14 pasos que puedes aplicar a tu proceso de envío de correos electrónicos en frío.
¿Cómo funciona el «calentamiento» por correo electrónico?
El «calentamiento» del correo electrónico es un proceso destinado a mejorar la reputación de tu dominio de correo electrónico, de modo que, cuando envíes mensajes a clientes potenciales, estos lleguen a la bandeja de entrada principal en lugar de a las carpetas de spam, promociones o actualizaciones.
El proceso consiste en aumentar progresivamente el volumen de envíos de forma controlada y deliberada, al tiempo que se garantiza que el dominio reciba a diario «interacciones positivas» de otros buzones de correo reales.
Las interacciones positivas indican a los proveedores de correo electrónico que los usuarios desean interactuar con tu contenido. Entre ellas se incluyen acciones como las respuestas, marcar los correos como importantes y mover los correos de la bandeja de spam a la bandeja principal.
Puede resultar difícil conseguir estas interacciones positivas a diario si envías correos electrónicos de salida. No obstante, la buena noticia es que seguir los pasos que te indicamos y activar tu herramienta de «calentamiento» de correo electrónico te ayudará a aumentar estas interacciones y a establecer una buena reputación como remitente.
1. Reducción gradual de la intensidad durante los primeros 30-60 días de la campaña de divulgación
En pocas palabras, hoy en día los profesionales del marketing perezosos salen perdiendo. Uno de los errores más comunes en las campañas de correo electrónico en frío es fijar un número determinado de mensajes que enviar al día y enviar ese volumen de inmediato. Por ejemplo, establecer un límite diario de 150 correos electrónicos por usuario, añadir unos cuantos miles de contactos a la campaña y configurarla para que se ejecute de inmediato.
Este aumento repentino en el volumen de envíos es un claro indicador de spam para los proveedores de correo electrónico. Es probable que tus correos acaben en las carpetas de spam y que se suspendan tus cuentas de correo.
Para evitar estos problemas, planifica tus límites diarios de envío de modo que tu volumen de mensajes aumente de forma natural y constante. A este paso lo denominamos «limitar el envío de correos electrónicos».
Sigue estas normas para conocer tus límites diarios de prospección durante el periodo de restricción:
- El aumento diario del volumen de correos electrónicos en una sola bandeja de entrada no puede superar el 100 %.
- El volumen de envíos de un buzón debería aumentar gradualmente de forma aleatoria, no en un porcentaje fijo cada día. (Esto ayuda a que la limitación de envíos parezca más natural.)
¿Te plantea esto un problema de cálculo y planificación a la hora de lanzar la campaña?¡No!Hemoscreado una hoja de cálculoquetesugiere automáticamente cómo dosificar el envío cada día que dure la campaña.
Solo tienes que descargar la hoja aquí mismo haciendo clic en «Archivo > Descargar» (como archivo de Excel), introducir el número de correos electrónicos diarios que deseas enviar en la celda «Objetivo diario de correos electrónicos» y se calculará tu límite de envío rápido, medio o lento.
La limitación rápida es la mejor opción cuando se añade el buzón de un nuevo empleado a un dominio o subdominio ya existente. (Si tu dominio tiene un historial sólido de envío de correos electrónicos de marketing con un alto nivel de interacción).
El límite de tráfico medio es la mejor opción al iniciar una nueva campaña de captación en un dominio de correo electrónico ya existente con un historial de envío de correos electrónicos de marketing y de carácter comercial en general.
Aplicación gradual: es la mejor opción para iniciar una campaña de captación en frío por primera vez o en un dominio o subdominio nuevo con un historial limitado de actividad de correo electrónico.
2. Activa tu herramienta de calentamiento de correo electrónico
El uso de una herramienta de «calentamiento» de correo electrónicoaumenta automáticamentela interacción positiva que recibe tu dominio de correo electrónico. Las herramientas de «calentamiento» lo consiguen simulando respuestas y otras interacciones positivas (como que tus correos se marquen como importantes o se saquen de la carpeta de spam).
Es importante comprender que las herramientas de calentamiento envían correos electrónicos y generan interacciones positivas entre las cuentas de correo de su red (es decir, otros usuarios de la herramienta de calentamiento), no en las bandejas de entrada de tus clientes potenciales. Dado que los proveedores de correo electrónico calculan la reputación del remitente basándose en la interacción general que recibe un dominio, estas acciones dentro de la comunidad de calentamiento contribuyen a mejorar, en promedio, la entrega de tus mensajes en la bandeja de entrada.
Allegrow es un ejemplo de herramienta de «warming up» que utilizan desde empresas emergentes hasta sociedades cotizadas en bolsa para mejorar su reputación como remitentes. Pero, claro, somos un poco parciales, así que si quieres saber a fondo qué es lo que hace que una herramienta de «warming up» sea buena, lo explicaremos más adelante.
El uso de herramientas de «calentamiento» para potenciar la interacción positiva en tu sector mientras se llevan a cabo campañas de captación en frío se ha convertido en la estrategia (no tan secreta) que utilizan las empresas para mantener unas tasas elevadas de apertura y respuesta.
Es importante recordar que, aunque los servicios de «calentamiento» ayudan a evitar que tus correos electrónicos acaben en la carpeta de spam, no son un atajo hacia el éxito del marketing por correo electrónico. Para generar una gran interacción a través del correo electrónico en frío, debes asegurarte de que toda tu estrategia siga las mejores prácticas. ¡Por eso hay 14 pasos para «calentar» tu correo electrónico, y no solo uno!
Si no estás seguro de si estás preparado para utilizar una herramienta de calentamiento, echa un vistazo a estas preguntas de evaluación gratuitas.
3. Autentifica tus correos electrónicos con DKIM, SPF y DMARC
Los mensajes procedentes de algunos dominios de correo electrónico se consideran más riesgosos que otros, dependiendo de si los protocolos establecidos deDKIM, SPF y DMARC los han autenticado completamente.
Estos protocolos son como tener un carné de conducir para enviar correos electrónicos a los destinatarios. Son marcos que utilizan los proveedores de correo electrónico para verificar que un correo electrónico procede de la dirección esperada.
Por lo tanto, es fundamental tener los tres protocolos configurados antes de enviar cualquier correo electrónico de captación de clientes potenciales. Para comprobar de forma gratuita si estos protocolos están configurados en tu bandeja de entrada de Google Workspace, introduce tu dominio aquí. Con suerte, verás estos resultados, que indican que no hay ningún problema con dichos protocolos:
Si utilizas una bandeja de entrada de Outlook, aquí puedes comprobar los registros DMARC, SPF y DKIM con otro proveedor. (O, si ya estás conectado a Allegrow, tus buzones se comprueban cada hora para garantizar que superan la autenticación).
DKIM, SPF y DMARC son fundamentales para demostrar la responsabilidad del remitente, y será difícil alcanzar altos niveles de entregabilidad sin tener implementados los tres protocolos.
Por lo tanto, asegúrate de estar al tanto de los informes DMARC, comprobar los registros SPF y tomar otras medidas para mejorar el rendimiento del correo electrónico. Esto es especialmente importante si te dedicas al sector B2B, ya que muchos filtros y configuraciones de seguridad de los servidores de correo electrónico de las medianas empresas y las grandes corporaciones impiden la entrega de los mensajes a menos que se cumplan los tres protocolos.
Si no sabes cómo configurar estos protocolos, lo mejor es que empieces por el SPF, siguiendo las instrucciones básicas para definir tus registros SPF que encontrarás aquí. A continuación, accede al panel de administración de tu proveedor de correo electrónico y de tu DNS para generar y añadir un registro DKIM. Una vez que tengas configurados tanto el SPF como el DKIM, podrás definireimplementar tu política DMARC.
4. Utiliza datos de contacto de alta calidad
Dirigirse a los clientes potenciales adecuados en las empresas adecuadas, evitando al mismo tiempo los rebotes, es fundamental para mantener una buena reputación como remitente. Recurrir a un proveedor de datos de contacto de alta calidad puede ser de gran ayuda. Si no sabes por dónde empezar o cómo se sitúa tu proveedor actual, aquí tienes algunos de los mejores:
- ZoomInfo: ZoomInfo, uno de los mayores proveedores de información de contacto B2B, ofrece una cobertura de datos líder sin renunciar a la alta calidad (incluidos números de móvil directos). Por lo general, ZoomInfo es la mejor opción para los equipos de ventas y marketing de empresas medianas y grandes.
- SalesIntel: Esta empresa ofrece datos de contacto de alta calidad y una función de búsqueda personalizada que permite a los clientes más importantes especificar las empresas y los puestos de trabajo que buscan. SalesIntel es la mejor opción para equipos en rápido crecimiento que utilizan ABM.
- Cognism: Obtenga datos de contacto de alta calidad específicos para Europa y regiones en las que otros proveedores pueden carecer de cobertura. Esta es la mejor opción para equipos centrados en el mercado de EMEA.
La mayoría de los proveedores de datos verifican sus conjuntos de datos cada 90 días, por lo que es importante asegurarse de que tus datos estén verificados antes de ponerte en contacto con un cliente potencial.
5. Limpiar los datos y eliminar automáticamente los mensajes devueltos
De vez en cuando, cualquier empresa se enfrenta a rebotes. Sin embargo, el envío de correos electrónicos no solicitados a veces implica hacer conjeturas o utilizar listas de correo compradas, lo que puede dar lugar a un gran número de rebotes a menos que se tomen las precauciones necesarias. Por ello, los proveedores de correo electrónico han identificado los rebotes masivos como una de las principales señales de spam.
Tu tasa de rebote global debería ser inferior al uno por ciento para evitar que tu dominio sea marcado como spam. Estos tres pasos te ayudarán a reducir tu tasa de rebote de correo electrónico:
- Asegúrate de que tu sistema de correo electrónico en frío elimine automáticamente los contactos de los futuros mensajes si estos rebotan. Close tiene esta configuración activada de forma predeterminada para todos los usuarios.
- Utiliza un proveedor de validación de datos antes de añadir nuevos contactos a una secuencia. Los proveedores de limpieza de listas, como Hunter, verifican las direcciones de correo electrónico y señalan aquellas que probablemente vayan a rebotar, para que puedas eliminarlas de tu lista. Recuerda verificar las direcciones antes de enviar los correos electrónicos, no solo una vez al recibir los datos.
- Limita el número de direcciones de correo electrónico a las que envías mensajes dentro de una misma empresa. Los filtros antispam corporativos bloquean los correos electrónicos si te pones en contacto con varias personas de una misma organización en un breve periodo de tiempo. Estos límites se pueden configurar en los ajustes de tu proveedor de datos de contactos.
6. Redacta contenido de alta calidad (y comprueba que no sea bloqueado por los filtros antispam)
Si tu correo electrónico no capta el interés de los clientes potenciales o parece spam, te costará llegar a la bandeja de entrada principal. Por eso es fundamental contar con contenido de alta calidad que haya sido probado para evitar los filtros antispam.
Además, redactar contenidos atractivos para los correos electrónicos puede resultar laborioso y complicado. Plantéate utilizar un generador de correos electrónicos basado en IA para agilizar este proceso y mejorar la calidad de tus mensajes. Nuestra herramienta de redacción de correos electrónicos con IA puede ayudarte a crear mensajes personalizados y atractivos que conecten con tus clientes potenciales, asegurando que tus mensajes destaquen en su bandeja de entrada.
Aunque no existe una fórmula concreta para crear contenido brillante, lo primero es comprender a fondo a tu público objetivo y probar diferentes enfoques. A continuación te ofrecemos algunas recomendaciones para mejorar la calidad del contenido de tus correos electrónicos:
- Relevancia/Desencadenante: El uso de desencadenantes relevantes ayudará a que tu contenido destaque. No basta con basarse simplemente en el tamaño de la empresa del cliente potencial o en su sector. En su lugar, sé más específico: por ejemplo, una contratación concreta que hayan realizado recientemente, el contenido con el que hayan interactuado en LinkedIn o una reseña que hayan dejado en la que describan un reto. Debes mencionar este desencadenante de forma concisa en la primera o las dos primeras líneas de tu mensaje para maximizar la interacción.
- Longitud: Para que se considere interacción, el cliente potencial debe leer el correo electrónico al 100 %. Si tu mensaje es demasiado largo, lo borrará nada más abrirlo. Limitar la longitud del primer correo electrónico de tu secuencia a 50 líneas o menos aumenta la interacción general.
- Asunto: En lo que respecta a los asuntos de los correos electrónicos, cuanto más aburrido, mejor. Sí, así es: un asunto muy aburrido, de cuatro palabras o menos, genera más interacción que uno que se centre en las ventajas de tu producto. Esto se debe a que debes superar tanto el filtro mental de spam de los clientes potenciales como su filtro real. Si quieres crear asuntos de correo electrónico eficaces que superen esos filtros, echa un vistazo al generador de asuntos de correo electrónicoClose. O a nuestra guía sobre asuntos para correos electrónicos en frío.
- Tamaño/Archivos adjuntos: La mayoría de los filtros antispam corporativos marcan automáticamente los mensajes que contienen archivos adjuntos. Desde el punto de vista del filtro antispam, esto se debe a que cuanto mayor es el tamaño de un mensaje, mayor es el riesgo. Evita adjuntar archivos y reduce el tamaño de las imágenes, incluido el logotipo de tu firma.
- Enlaces: Los enlaces pueden hacer que tu mensaje parezca más «spam». Recomendamos incluir dos enlaces como máximo en un correo electrónico de contacto inicial (esto incluye cualquier enlace que aparezca en el pie de página).
- Formato del pie de página: Mantén el pie de página lo más sencillo posible. Incluye información básica como el nombre, el cargo, el nombre de la empresa, la página web y la dirección. La inclusión de tu página web dependerá del uso que se haga de los enlaces en el resto del correo electrónico, y tal vez te interese adaptar tu cargo en el pie de página si está muy relacionado con la captación de clientes potenciales; por ejemplo, los SDR podrían probar a presentarse como «socio» o «colaborador».
- Llamada a la acción sencilla: Para simplificar tus llamadas a la acción, limita su extensión a menos de una línea y asegúrate de que sea la única línea que contenga un signo de interrogación, para llamar la atención sobre la petición. Plantéate rebajar el nivel de exigencia de tu petición para conseguir simplemente una respuesta, en lugar de pedir que se concierte una reunión de inmediato.Gong descubrióque, en un correo electrónico no solicitado, pedir que se muestre interés resulta el doble de eficaz que pedir tiempo.
Por último, utiliza estos consejos como punto de partida para crear cadencias que tengan más probabilidades de generar interacción, pero no tengas miedo de experimentar. Lo que te funcione a ti puede diferir de las mejores prácticas.
7. Considera la posibilidad de establecer límites de envío por buzón
Además de ir aumentando el volumen de envíos con el tiempo, también te conviene limitar el número de correos electrónicos salientes por bandeja de entrada o el volumen de contactos añadidos a tus campañas para evitar que parezcan spam.
Calcular correctamente el volumen diario de envíos por buzón es todo un reto. Cuanto mayor sea el volumen diario, mayor será el riesgo de recibir múltiples denuncias manuales de spam, lo que puede provocar la suspensión de la bandeja de entrada.
Sigue estas directrices sobre el volumen máximo de correos electrónicos que debes enviar cada día desde un mismo buzón:
Quizá te preguntes: ¿significa esto que nunca es seguro enviar 800 correos electrónicos al día? La respuesta es que sí se puede, pero si ya dispones de buzones y dominios, es recomendable distribuir esta actividad entre diez buzones, siguiendo las recomendaciones de «seguridad» mencionadas anteriormente.
Ten en cuenta que los volúmenes máximos que recomendamos para cada buzón varían en función de tu nivel de agresividad o disposición al riesgo y del tipo de buzón que utilices. Damos por hecho que nadie que realice contactos en frío utiliza un correo electrónico gratuito, como una cuenta @gmail.com, ya que nuestras recomendaciones están dirigidas exclusivamente a usuarios comerciales. (Nunca envíes correos electrónicos en frío desde una cuenta de correo electrónico gratuita).
8. Enviar correos electrónicos en frío a través de subdominios (u otros dominios principales) a gran escala
Enviar correos electrónicos en frío desde diferentes subdominios o, directamente, desde distintos dominios principales se ha convertido en una práctica recomendada muy habitual en los últimos años. Esto te permite tener un mayor control y visibilidad sobre la reputación del remitente del dominio utilizado para la prospección.
Utilizar un dominio o subdominio diferente también reduce el riesgo para toda tu estrategia, ya que no estás poniendo todos los huevos en la misma cesta. A continuación se detalla cómo se compone una dirección de correo electrónico:
Por mucho cuidado que se tenga, siempre existe cierto riesgo para la reputación del remitente al enviar correos electrónicos no solicitados. Dado que los proveedores de correo electrónico clasifican la recepción de los mensajes principalmente en función del dominio, utilizar el dominio principal podría afectar a otras operaciones de la empresa y, en general, supone un inconveniente considerable a la hora de migrar a otro dominio.
Por lo tanto, el uso de diferentes subdominios y dominios te permite cubrir todas las posibilidades y garantizar que la comunicación con los clientes potenciales y los clientes que llegan a tu sitio web genere el máximo nivel de interacción.
Este enfoque requiere un poco más de esfuerzo, pero merece la pena la inversión si tienes pensado llegar a enviar miles de correos electrónicos en frío cada mes. Además, estás en buena compañía: marcas como Apple, Gong, Asana y Allbirds utilizan subdominios para su marketing por correo electrónico.
9. Utiliza secuencias multicanal para lograr la máxima participación
El correo electrónico siempre será tu principal canal de comunicación, pero es fundamental maximizar la interacción en todas tus secuencias, para que el correo electrónico no sea tu ÚNICO canal de comunicación.
¿Por qué? El uso de múltiples canales aumenta tu visibilidad ante los clientes potenciales y el número de mensajes de seguimiento que puedes enviar a un mismo contacto sin aumentar el riesgo de que tus mensajes sean marcados como spam. No es ningún secreto que cuantos más mensajes de seguimiento sin respuesta envíes a un cliente potencial, más probable es que este marque manualmente tus mensajes como spam. El uso de múltiples canales ayuda a aumentar la familiaridad y maximiza la interacción sin aumentar el volumen de correos electrónicos.
Ejemplos de algunos de los principales canales que te conviene añadir a tus secuencias si aún no los estás utilizando:
Solicitudes de conexión y mensajes directos en LinkedIn: Es importante llevar a cabo correctamente la prospección en LinkedIn. En lugar de limitarte a conectar con la gente y lanzarles tu propuesta, intenta conseguir una respuesta y fomentar la interacción:
Llamadas: Algunos equipos de ventas evitan hacer llamadas de salida, pero siguen dando buenos resultados. Esto te distingue de las empresas que tienen demasiado miedo de iniciar una conversación.
Correo directo: Servicios como Alyce y Reachdesk te permiten enviar paquetes durante la fase de captación de clientes potenciales. Esta estrategia resulta ideal para aquellas cuentas que esperas convertir en clientes de alto valor. Un mayor compromiso con estas cuentas clave contribuirá a mejorar la reputación de tu marca, por lo que incluso las comunicaciones que envíes a los clientes potenciales que no reciban estos obsequios probablemente tendrán un mayor impacto.
Notas de voz / Vídeos: Crear mensajes de voz personalizados a partir de un guion te hace parecer más humano, lo cual es uno de los pasos fundamentales para conseguir una respuesta y una mayor interacción:
Venta social: Se habla mucho de este tema, pero rara vez se aplica de forma auténtica dentro de un proceso. He aquí un buen ejemplo: Estábamos en pleno proceso de venta con Nylas cuando su representante comercial se dio cuenta de que nuestra empresa estaba contratando personal y publicó el siguiente mensaje:
Se trataba simplemente de un punto de contacto más para que su propuesta siguiera presente en la mente del destinatario sin necesidad de enviar un mensaje de seguimiento.
La clave para hacerlo de forma sistemática es incluir en tu rutina una tarea que consista en revisar los perfiles de la empresa y de los contactos del cliente potencial en Twitter y LinkedIn, y luego compartir o comentar de forma sincera algo que hayan publicado.
10. Utiliza un tono cálido y personal en los correos electrónicos de seguimiento
Por lo general, la calidad de los correos electrónicos de seguimiento disminuye considerablemente en comparación con el primer correo de la secuencia.
A menudo recibo varios correos electrónicos al día que dicen algo así como: «¿Has visto mi último correo?», «No he recibido respuesta» o«¿Qué te parece? ». Algunos de estos correos solían funcionar bien (yo mismo he enviado algunos mensajes de seguimiento de una sola línea en el pasado), pero en 2024 se han vuelto excesivos y molestos, y es probable que tu correo acabe en la carpeta de spam.
El principal problema de estos mensajes de seguimiento breves y poco personales es que se centran en ti en lugar de en el cliente potencial. Los correos electrónicos de seguimiento más breves tienen 15 veces menos probabilidades de ayudarte a concertar una reunión.
Para que tus correos electrónicos de seguimiento resulten un poco más cercanos, aquí tienes algunos ejemplos de los cambios que podrías introducir en tu secuencia de seguimiento actual:
Seguimiento 1: cambia «¿Has visto mi último correo electrónico?» por «¿Dirías que te pareces a XYZ?»:
Seguimiento 2: Cambia «Me he puesto en contacto contigo un par de veces» por «¿Notaste algún cambio cuando ocurrió ABC?»:
Seguimiento 3: Cambia «Correo de ruptura» por «He cometido un error: ¿X se centra más en esto?».
Si mantienes el mismo nivel de calidad en tus correos electrónicos de seguimiento que en el correo inicial y evitas un tono insistente, tendrás más posibilidades de obtener una respuesta.
11. Crear un desencadenante de desconexión
Cuanto más desinteresada esté tu lista, peor será tu reputación como remitente. Los remitentes más eficaces optimizan sus mensajes para maximizar la interacción en cada correo electrónico que envían.
El error más común en materia de interacción es seguir enviando mensajes a los contactos una vez que han dejado de estar interesados. Mantener a los contactos en una lista cuando ya no prestan atención puede afectar a la capacidad de entrega a nuevos clientes potenciales que podrían encajar mejor y mostrar un mayor interés. A este segmento desinteresado lo denominamos «lastre».
La solución más obvia es eliminar de tu lista a los contactos que ya no están interesados. Pero determinar cuándo alguien deja de estar interesado es más fácil de decir que de hacer.
A continuación, te ofrecemos algunas recomendaciones generales para saber cuándo dejar de enviar correos electrónicos a los clientes potenciales:
La forma de aplicar estas reglas dependerá de tu solución de CRM o de gestión de relaciones con los clientes. En Close , por ejemplo, esto se puede lograr utilizando SmartViews para segmentar periódicamente los contactos que cumplen esos criterios y eliminarlos de las secuencias de forma masiva:
La aplicación de estas normas aumenta la interacción general y reduce el riesgo de que los destinatarios marquen tus correos electrónicos como spam. Esto se traduce en una mejor puntuación global y en un proceso de «calentamiento» más eficaz para tu dominio.
12. Envía los correos electrónicos de forma individual, no a través de un servidor SMTP de terceros
Para conseguir las tasas de apertura y respuesta más altas, te conviene enviar correos electrónicos personalizados a través de cuentas de correo electrónico de Google Workplace u O365 creadas expresamente para la captación de clientes potenciales. No es recomendable utilizar un servicio de envío externo o un servidor SMTP para el correo electrónico en frío.
El uso de un servidor SMTP de terceros implica enviar correos electrónicos a través de un servidor o servicio como AWS o SendGrid, destinado a comunicaciones con consentimiento previo; los proveedores de correo electrónico examinan el contenido procedente de servidores SMTP de terceros con mayor detenimiento que el de las cuentas de correo electrónico individuales.
Los proveedores de correo electrónico tienden a filtrar más estrictamente el contenido enviado a través de servidores de terceros, ya que estos pueden enviar correos electrónicos a un número ilimitado de destinatarios en un breve periodo de tiempo, lo que hace que sean mucho más propensos a utilizarse para campañas masivas de spam y phishing que los correos electrónicos individuales.
Para comprobar si tu configuración actual pasa por un servidor externo, revisa la carpeta de la bandeja de entrada de tus correos electrónicos en frío. Si ves que los mensajes se envían de forma individual, estás utilizando un enfoque personalizado (tal y como recomendamos). Si no ves por ningún lado los mensajes que has enviado, es probable que estés utilizando un servicio externo y que debas pasar a utilizar directamente tu cliente de correo electrónico.
Pasar a un enfoque personalizado reduce considerablemente el volumen de trabajo y aumenta el tiempo que se tarda en contactar con cada cliente potencial. Sin embargo, ¡obtendrás mejores resultados a largo plazo!
13. Supervisar las denuncias de spam en Google Postmaster Tools
Google Postmaster Tools (GPT) te ayuda a hacer un seguimiento de la opinión de los clientes potenciales que utilizan G Suite. Dado que Google es uno de los proveedores de correo electrónico más populares, especialmente en el segmento B2B, se trata de un recurso excelente para determinar si los usuarios reaccionan de forma negativa a tus mensajes.
Nota: GPT no proporciona datos sobre el porcentaje de tus correos electrónicos que se filtran automáticamente como spam (para saberlo, necesitarás un proveedor de servicios de entrega en la bandeja de entrada ), pero sí te puede dar una idea de cuántos clientes potenciales marcan manualmente tus mensajes como spam.
Esto puede ayudarte a determinar si los mensajes o recordatorios que envías son demasiado insistentes, de modo que puedas adaptar tu estrategia cuando detectes picos. Uno de los mayores problemas de confiar exclusivamente en el GPT es que, si los mensajes se filtran automáticamente como spam, es poco probable que veas picos en los informes (¡ya que los usuarios no pueden marcar manualmente los correos como spam si ya se encuentran en esa carpeta!).
14. Realiza siempre pruebas A/B con tus correos electrónicos de contacto inicial
Realizar pruebas A/B de forma regular ayudará a que tus campañas de captación en frío parezcan menos mecánicas y evitará que el contenido se vuelva obsoleto. Hay dos tipos principales de pruebas A/B que debes conocer y utilizar:
- Variaciones en tiempo real: envía varias versiones del mismo correo electrónico a los clientes potenciales en tiempo real. Para ello, crea una versión alternativa de tu plantilla directamente en tu plataforma de gestión de ventas y añádela a tu secuencia:
2. Pruebas de nuevas estructuras: Probar una nueva estructura implica crear una versión alternativa de tu correo electrónico, normalmente con cambios más drásticos (por ejemplo, eliminar todos los enlaces). Aplicaciones como Allegrow te permiten comprobar con qué frecuencia cada versión acaba en la carpeta de spam, lo que puede ayudarte a confirmar la solidez técnica de estos cambios drásticos antes de su publicación (ya que, idealmente, no querrás hacer pruebas con tus clientes potenciales):
Empieza por poner en marcha unas tres variantes activas de la misma secuencia de correos electrónicos para evaluar la reacción de los clientes potenciales (es decir, para ver cuál recibe más respuestas positivas). Te conviene realizar nuevas pruebas de estructura cada 30 días, con el objetivo de cambiar la plantilla general al menos cada 60 días para evitar que tus mensajes pierdan frescura.
Resultados de campañas (reales) de preparación de listas de correo electrónico que funcionan
Las campañas que cuentan con un proveedor de preparación de listas de calidad obtienen mayores tasas de apertura y de respuesta. Ramzi Malas, de Lux Sales Consulting, observó Close sus tasas de apertura aumentaron entre un 30 % y un 50 % al utilizar Allegrow para la preparación de listas de correo electrónico:
Preguntas frecuentes sobre cómo «calentar» las cuentas de correo electrónico antes de iniciar una campaña de captación
¿Qué caracteriza a un buen proveedor de servicios de «calentamiento» de listas de correo electrónico?
Hay varias funciones clave que ofrecen los mejores proveedores de servicios de calentamiento, y sin ellas, estarás en desventaja. Entre ellas se incluyen:
- Dominios de empresas reales (no cuentas de prueba falsas): Muchas plataformas de calentamiento utilizan «cuentas de prueba» o «redes privadas», que el proveedor de calentamiento compra o configura de forma masiva. El problema es que esas direcciones de correo electrónico no son dominios únicos ni proceden de buzones de empresas reales (los proveedores de servicios de correo electrónico saben cuándo una cuenta es falsa). Por lo tanto, los datos sobre la entrega en la bandeja de entrada son inexactos y no ayudan a mejorar la entrega. Otros proveedores, como Allegrow, construyen su red a partir de miles de buzones B2B únicos (¡es decir, los buzones reales de otros usuarios de Allegrow!), de modo que la red puede simular interacciones de forma segura y proporcionar datos precisos en todos los ámbitos.
- Muestra de tamaño significativo: Muchas plataformas de pruebas envían un volumen reducido de correos electrónicos —es decir, menos de 100— y calculan la reputación a partir de esos datos, o bien envían un único lote de correos en lugar de enviarlos de forma continua a lo largo del tiempo y calcular una puntuación media de reputación basada en múltiples puntos de datos. Estas soluciones pueden ser adecuadas si las utilizas de forma gratuita y acabas de empezar. Sin embargo, si eres un profesional del marketing, el tamaño de estas muestras no es estadísticamente relevante en comparación con el número de correos electrónicos que envías.
- Separar las relaciones de monitorización y de interacción: algunas herramientas de «calentamiento» utilizan los mismos dominios para medir la reputación y la interacción. Esto significa que los dominios de correo electrónico que responden a tus mensajes, los sacan de la carpeta de spam, los marcan como importantes, etc., son los mismos que calculan tu reputación de correo electrónico a lo largo del tiempo. El problema es que los dominios de correo electrónico tienen «memoria». Es decir, si tienes una reputación baja y mañana me envías un correo electrónico que acaba en la carpeta de spam, pero yo lo saco de allí, aunque tu índice de reputación no cambie, es poco probable que los futuros correos que envíes a mi bandeja de entrada acaben en spam, ya que se recuerda mi preferencia por interactuar contigo. Por lo tanto, las plataformas que utilizan los mismos buzones tanto para interactuar como para supervisar mostrarán inevitablemente datos de reputación menos precisos con el tiempo. Separar las relaciones de supervisión de las relaciones de interacción significa que tus datos serán precisos a largo plazo.
- Pruebas de contenido: ¿Cómo seguir sacando partido a las herramientas de posicionamiento en la bandeja de entrada y de «calentamiento» si tu reputación como remitente está por encima de la media? Con la mayoría de los proveedores de servicios de «calentamiento», ahí es donde termina el proceso. Sin embargo, los mejores proveedores de contenido para el «calentamiento» de correos electrónicos también ofrecen pruebas de contenido, lo que te permite probar diferentes variaciones de tu contenido en bandejas de entrada B2B reales y comparar dónde colocan los proveedores de correo electrónico cada versión. Esta función te ayuda a mejorar tu marketing por correo electrónico a largo plazo.
¿Cuál es una buena tasa de apertura y de respuesta para los correos electrónicos no solicitados?
Las tasas de apertura de correos electrónicos superiores al 27 % se consideran normales, aunque las campañas más eficaces alcanzan el 50 % o más. Si las tasas de respuesta de tu campaña son del 12 % o más, significa que estás interactuando con los clientes potenciales adecuados y que tus mensajes llegan correctamente a la bandeja de entrada.
¿Quieres mejorar tu estrategia de captación B2B? Echa un vistazo a nuestro artículo sobre «12 plantillas de correo electrónico en frío para B2B», donde analizamos los detalles de la creación de plantillas de correo electrónico en frío B2B.
¿Cómo puedo integrar una herramienta de «calentamiento» de correo electrónico con mi CRM o mi sistema de gestión de ventas?
Consulta con el proveedor de servicios de «warm-up» que utilices para comprobar si es compatible con tu proveedor de correo electrónico y tu plataforma de gestión de ventas. Por ejemplo, Allegrow se integra con los principales proveedores de correo electrónico para usuarios B2B y se integra directamente con Close para configurar la integración están disponibles aquí.
¿Cuánto tiempo se tarda en «calentar» una dirección de correo electrónico?
El «calentamiento» del correo electrónico no es algo que se haga una sola vez y ya está. Para alcanzar un alto nivel, tendrás que seguir «entrenando» o llevando a cabo el proceso a largo plazo. Para obtener los mejores resultados, empieza a utilizar un sistema de calentamiento de calidad al menos 30 días antes de iniciar la campaña de captación de clientes y sigue con el calentamiento mientras tu dominio se utilice con fines comerciales y de marketing.
¿Cómo puedo calcular qué porcentaje de mis correos electrónicos acaba en la carpeta de spam?
Algunas plataformas de envío ofrecen «informes de spam» o «informes de mensajes no entregados» o «rebotados». Estos informes no indican cuántos correos electrónicos acaban en las carpetas de spam. Esto se debe a que la mayoría de los correos que acaban en spam se filtran automáticamente. La única forma de saber cuántos correos electrónicos acaban en spam es hacer un seguimiento de dónde van a parar. Las soluciones de «calentamiento» lo hacen en tres pasos:
- Los correos electrónicos se envían desde las bandejas de entrada de tu dominio a direcciones de correo electrónico externas.
- El proveedor está conectado a estas bandejas de entrada para poder comprobar dónde llegan los correos electrónicos. (Esto significa que puede contabilizar el número de mensajes que han ido a parar a las carpetas de spam, promociones, correo no deseado o sin clasificar).
El volumen de correos electrónicos que llegan a estas carpetas, en comparación con el volumen total enviado, se convierte en un porcentaje de reputación y se te comunica.
