Acabaste de ter uma conversa telefónica produtiva com um potencial cliente.
Eles adoram os produtos que vende e têm orçamento para os comprar. Assim que tiverem a autorização do chefe, vão ligar-lhe de volta e fazer a compra.
Parece perfeito, não é? O único problema é que eles nunca ligam. Esperas uma semana, depois outra. Ficas a pensar se deves ligar-lhes novamente ou enviar alguns e-mails de acompanhamento.
Não queres parecer um perseguidor assustador, por isso não fazes nada. Após quatro semanas sem qualquer resposta, desistes e transferes oficialmente o potencial cliente da fase «Fechamento» do teu CRM para a coluna«Oportunidades perdidas». Que chatice.
Qualquer profissional de vendas já passou por uma situação semelhante. Faz parte do jogo. Felizmente, uma estratégia sólida de acompanhamento de vendas irá ajudá-lo a evitar estas situações e a fechar mais negócios.
Neste guia, vamos explorar a arte do acompanhamento, incluindo com que frequência deve fazê-lo, o que dizer e como garantir que os seus e-mails de acompanhamento não acabem na lixeira. Vamos lá!
Com que frequência se deve fazer o acompanhamento, segundo os especialistas
Comecemos pela grande questão: quantas vezes deve contactar os seus potenciais clientes?
A melhor resposta é provavelmente: «Muito mais do que imaginas.» Segundo a Brevet, 80 % das vendas exigem cinco contactos de acompanhamento após uma reunião inicial.
Há duas razões para isso. Primeiro, uma pessoa recebe, em média, 121 e-mails por dia. Por isso, é muito provável que os seus primeiros e-mails de vendas fiquem perdidos no meio de tantos outros.
Em segundo lugar, este conceito é conhecido como a «Regra do 7», que afirma que um potencial cliente precisa de ver ou ouvir a sua mensagem sete vezes antes de comprar algo. Se apenas entrar em contacto com os potenciais clientes uma ou duas vezes, não lhes está a proporcionar uma exposição suficiente ao seu argumento de venda.
Eis outra questão: quando é que se deve entrar em contacto com os seus potenciais clientes?
Os vendedores recomendam prazos diferentes. Tudo depende de cada potencial cliente e do seu nível de interesse nos seus produtos e/ou serviços. Aqui estão algumas estimativas de prazos que podem corresponder à situação do seu potencial cliente.
Frequência de acompanhamento de leads frios
O contacto por e-mail não solicitado é uma parte fundamental das vendas internas. No entanto, se não fizeres o acompanhamento junto dos potenciais clientes, não conseguirás as taxas de resposta que desejas. Nada bom.
Quando tentar contactar potenciais clientes que ainda não conhecem a sua empresa, experimente algo do género:
- Dia 1: Envie ao seu potencial cliente um e-mail inicial abordando os seus pontos fracos.
- Dia 2: Envie uma mensagem de acompanhamento — de preferência a uma hora diferente do dia e ligeiramente adaptada, de modo a incluir detalhes semelhantes aos do seu primeiro e-mail, mas sem ser uma cópia exata.
- Dia 4: Envie uma segunda mensagem de acompanhamento com uma chamada à ação clara. Tente fazer com que o potencial cliente responda, marque uma reunião ou se comprometa a assistir a uma demonstração do produto.
- Dia 8: Envie uma terceira mensagem de acompanhamento com conteúdo relevante, como um white paper ou um estudo de caso, que possa despertar o interesse do potencial cliente.
- Dia 12: Envie uma quarta mensagem de acompanhamento para informar ao potencial cliente que vai deixar de contactá-lo— pelo menos por enquanto. Esta é a sua última tentativa de chamar a atenção dele.
Como pode ver, esta sequência de acompanhamento permite que as equipas de vendas contactem os potenciais clientes inativos a cada poucos dias úteis. Desde que faça o acompanhamento da forma correta, ou seja, personalizando as suas mensagens, demonstrando respeito, acrescentando valor, etc., deverá obter um bom nível de sucesso com esta estratégia
Frequência de acompanhamento de leads qualificados
Ao fazer o acompanhamento de leads promissores, adote uma abordagem diferente da descrita acima. Esqueça o prazo e continue a fazer o acompanhamento até obter um sim ou um não definitivo.
É isso mesmo, quero que envies mensagens de acompanhamento até que os teus potenciais clientes respondam. Isto pode fazer-te sentir como um spammer sem escrúpulos, mas a verdade é que os teus e-mails anteriores podem ter ido parar à pasta de lixo eletrónico, ter sido bloqueados por uma firewall ou ter sido ignorados porque não era o momento certo para o teu potencial cliente. Não fazes ideia, por isso tens de continuar a tentar.
Como sempre, certifique-se de que segue este processo da forma correta. É importante ser persistente, mas sem se tornar incómodo. Além disso, as suas mensagens devem ser relevantes, mas não demasiado longas.
No que diz respeito à frequência, eis a cadência que prefiro para a maioria dos representantes de vendas:
- Dia 1: Envie a sua primeira mensagem de acompanhamento
- Dia 3: Envie a sua segunda mensagem de acompanhamento
- Dia 7: Envie a sua terceira mensagem de acompanhamento
- Dia 14: Envie a sua quarta mensagem de acompanhamento
- Dia 28: Envie a sua quinta mensagem de acompanhamento
- Dia 58: Envie a sua sexta mensagem de acompanhamento
- (A partir de agora, envie um e-mail de acompanhamento por mês)
Com esta estratégia, poderá ter de enviar um grande número de e-mails de acompanhamento. Mas, se a implementar corretamente, as suas taxas de resposta irão aumentar — garanto-lhe.
As 5 melhores dicas para um acompanhamento eficaz
Fazer o acompanhamento é apenas metade do caminho. Criar mensagens cativantes que levem o destinatário a abri-las e a responder seria útil. Estas cinco dicas vão ajudá-lo a atingir esse objetivo.
Escreva um assunto cativante
O assunto do seu e-mail é a parte mais importante. Se o acertar, as suas taxas de abertura vão disparar. Se o errar, nunca conseguirá envolver os potenciais clientes em conversas de vendas significativas.
Os assuntos dos seus e-mails devem chamar a atenção dos destinatários sem lhes prometer mais do que o necessário nem cair na armadilha do clickbait. É complicado, mas é possível se:
- Comporte-se como um ser humano: adivinhe o que os seus potenciais clientes não querem ler — mais um e-mail de marketing que não pediram. Por isso, deixe o jargão de lado e evite táticas de urgência duvidosas. Em vez disso, escreva os seus assuntos como se fosse uma pessoa real.
- Seja breve e direto: lembre-se de que a caixa de entrada do seu potencial cliente está a transbordar de e-mails por abrir. Destaque-se com linhas de assunto diretas. Isto ajudará a evitar o truncamento (quando um serviço de e-mail corta a linha de assunto após algumas dezenas de caracteres). Também garantirá que os destinatários saibam o que esperar das suas mensagens. Se os seus potenciais clientes não tiverem a certeza do que o seu e-mail contém, irão apagá-lo.
- Faça uma pergunta relevante: a personalização é fundamental para o sucesso dos e-mails de abordagem. É por isso que tantos profissionais de marketing e representantes de vendas incluem o primeiro nome do potencial cliente no assunto dos seus e-mails de abordagem. Esta é uma tática eficaz. Mas se quiser realmente aumentar o número de aberturas, experimente fazer uma pergunta relevante. Procure conhecer os seus potenciais clientes e, em seguida, use o assunto do e-mail para lhes perguntar sobre os seus pontos fracos e os produtos ou serviços específicos que vende.
- Use letras maiúsculas apenas no início das frases: se escrever todas as palavras da linha de assunto em maiúsculas, os seus potenciais clientes vão pensar que lhes está a enviar uma mensagem de marketing aleatória. Provavelmente não vão querer ler isso, pelo que irão apagar o seu e-mail antes mesmo de o abrirem. Usar letras maiúsculas apenas no início das frases vai fazer com que pareça uma pessoa normal, aumentando as suas taxas de abertura.
So, what does a quality subject line look like? It depends on who you're talking to. But I've found great success with lines like, "Quick question," "Trying to connect," and "Hi [Name], [Your Name / Company] <> [Their Name / Company]."
Recomendo que experimente estas ideias. Podem ajudá-lo a estabelecer contacto com mais potenciais clientes, a impulsionar o seu ciclo de vendas e, por fim, a fechar mais negócios.
Também pode criar linhas de assunto cativantes com o Gerador de Linhas de Assunto de E-mailClose. Melhore as suas taxas de abertura e aumente as suas hipóteses de fechar mais negócios!
Se está prestes a redigir um e-mail de abordagem inicial B2B, consulte o nosso artigo sobre 12 modelos de e-mails de abordagem inicial B2B. Criar um e-mail persuasivo modelo de e-mail frio B2B é essencial.
Personalize as suas mensagens
Como mencionado acima, a personalização é essencial para um acompanhamento bem-sucedido. Mas não se limite a personalizar apenas os assuntos das suas mensagens. Personalize todos os aspetos das suas mensagens. Veja como:
- Pesquise os seus destinatários: Espere! Pare de escrever esse e-mail, vista a sua pele de Sherlock Holmes e investigue o seu potencial cliente. Quem é ele? Tem algo em comum com essa pessoa? Com o que é que ela se debate e como pode ajudar? Só porque tem os dados de contacto de alguém, não significa que esteja pronto para lhe enviar uma mensagem. Conheça-a melhor. Depois, use o que descobriu para redigir o seu e-mail.
- Procure eventos desencadeadores: para efeitos deste artigo, definirei um evento desencadeador como qualquer ocorrência que possa ser considerada anormal, extraordinária ou preocupante. Por exemplo, quando a empresa do seu potencial cliente ganha um prémio ou consegue uma nova ronda de financiamento. Ou quando o seu principal concorrente dá um grande salto em frente no mercado. Aborde este tipo de eventos nos seus contactos de acompanhamento para criar laços mais profundos com os destinatários. Se possível, posicione-se a si e/ou à sua empresa como um parceiro ou solução viável.
- Escolha o nível certo de personalização: vou ser sincero: personalizar e-mails leva tempo. Para tirar o máximo partido do seu investimento, personalize cada mensagem de acompanhamento com base na receita que o potencial cliente representa. Está a escrever a um gestor de nível inferior sobre um negócio de pequena dimensão? Limite-se a uma personalização básica. E se for um decisor de alto nível interessado no produto de topo da sua empresa? Personalize essa mensagem ao máximo.
A personalização dá muito trabalho, mas os seus esforços valerão a pena. De acordo com estudos recentes, os e-mails personalizados podem aumentar as receitas em 76%!
Dê um toque único aos seus e-mails
Os seus potenciais clientes recebem imensos e-mails todos os dias.
Se queres que eles abram, leiam e respondam às tuas mensagens de acompanhamento, tens de te destacar da multidão. Caso contrário, não passas de mais um desconhecido a fazer-lhes perder tempo.
Tendo isto em conta, tente dar a cada e-mail um toque único. Isso irá ajudá-lo a captar a atenção do seu potencial cliente e a dar-lhe um motivo válido para responder.
- Brindes: Não tente vender aos seus potenciais clientes nos seus e-mails de acompanhamento. Em vez disso, procure iniciar uma conversa com eles. Uma forma de o fazer é oferecer brindes. É mais provável que o destinatário responda se puder obter uma consulta gratuita.
- Uma oferta imperdível: sei que acabei de lhe dizer para não tentar vender aos potenciais clientes nos seus e-mails de acompanhamento. Mas esta regra tem uma exceção: uma oferta incrível e imperdível. E se oferecesse aos seus destinatários um cupão único com 5% de desconto? Isso faria com que a sua mensagem se destacasse. Além disso, aumenta as suas hipóteses de obter uma resposta, pois cria uma sensação de urgência. Se não lhe responderem o mais rapidamente possível, a oferta desaparecerá.
- Uma mensagem em vídeo: Esta é uma das minhas estratégias preferidas. Certifique-se de escrever uma mensagem cativante aos potenciais clientes. Grave um vídeo curto e anexe-o ao seu e-mail. (Ou, melhor ainda, inclua um link para o vídeo na sua mensagem. Isto ajudará a evitar que a mensagem vá parar à pasta de spam.) Por que é que esta estratégia funciona? Porque poucas pessoas o fazem. Gravar-se para a sua próxima mensagem de acompanhamento mostrará aos potenciais clientes que está empenhado em estabelecer contacto.
Evite a pasta de spam
Ninguém vai responder às suas mensagens de acompanhamento se estas acabarem sempre na pasta de spam. Felizmente, há algumas coisas que pode fazer para evitar essa situação:
- Evite linguagem que pareça spam: palavras e expressões como «liquidação», «poupe até» e «oportunidade única» ativam os filtros de spam. Vai reparar que muitas palavras consideradas spam estão relacionadas com vendas, o que é mais uma razão para evitar fazer vendas nos seus e-mails de acompanhamento.
- Envie mensagens relevantes: se oferecer valor aos potenciais clientes, estes não irão marcar as suas mensagens como spam. Este ponto é importante porque várias mensagens marcadas podem fazer com que o seu endereço de e-mail seja colocado na lista negra. Nesse caso, ninguém receberá os seus e-mails de acompanhamento.
- Evite usar imagens: Regra geral, os e-mails com imagens são enviados para a pasta de spam com mais frequência do que os e-mails sem imagens. (É por isso que sugiro incluir links para as suas mensagens de vídeo, em vez de incorporar os vídeos no corpo do e-mail.)
Preocupado com a possibilidade de os seus e-mails de vendas acabarem nas pastas erradas? Descubra os passos para garantir uma entrega precisa de e-mails através de uma configuração técnica eficaz configuração técnica de e-mail.
Use a automatização para dar seguimento mais rapidamente
Por fim, utilize as ferramentas à sua disposição para otimizar o seu processo de acompanhamento.
Podes usar modelos de e-mail para não teres de escrever manualmente todas as mensagens de acompanhamento. Basta copiar, colar, personalizar e enviar. É canja.
Recomendo também o uso de ferramentas de automação. Isso vai permitir-lhe fazer o acompanhamento dos potenciais clientes de forma automática, eliminando a necessidade de se lembrar de quem enviar mensagens e quando.
Um CRM como Close -lhe todas as funcionalidades de automatização de que possa precisar.
A Close inclui, por exemplo, um fluxo de trabalho. Basta indicar Close pretende fazer o acompanhamento e quais os modelos que pretende utilizar. Depois, deixe que a ferramenta personalize os seus e-mails com base na base de dados da sua empresa e envie mensagens com a frequência que escolher.
Os modelos e o software de automatização facilitarão bastante o processo de acompanhamento, pelo que acabará por o fazer. Quando isso acontecer, a sua carreira na área de vendas vai realmente descolar.
Close negócios com um acompanhamento consistente (e não irritante)
E-mails de acompanhamento de qualidade irão ajudá-lo a estabelecer contacto com mais potenciais clientes, a converter mais clientes potenciais e, em última análise, permitir-lhe-ão criar um processo de vendas mais sólido e eficaz para a sua empresa.
Só precisa de garantir que as suas mensagens atingem o objetivo. Desde que acerte na linha de assunto, personalize as suas mensagens, dê um toque original aos seus e-mails, evite a pasta de spam e utilize a automatização para dar seguimento mais rapidamente, vai correr tudo bem.
Por falar em automatização, Close experimentou Close ? O nosso CRM líder de mercado para startups e pequenas empresas tem todas as ferramentas de que precisa para impulsionar as vendas. Uma dessas ferramentas é um fluxo de trabalho de e-mail completo, que pode utilizar para automatizar sequências inteiras de acompanhamento.
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