Wie viel Zeit pro Tag sollen Ihre Vertriebsmitarbeiter Ihrer Meinung nach tatsächlich mit dem Verkauf verbringen? Die Antwort: Es bedarf durchdachter Strategien für das Zeitmanagement im Vertrieb.
Eine in Forbes veröffentlichte Studie berichtet, dass ein durchschnittlicher Vertriebsmitarbeiter nur ein Drittel seiner Zeit mit dem Verkauf verbringt. Das bedeutet, dass er etwa 65 Prozent seines Arbeitstages mit allen anderen anfallenden Aufgaben verbringt und viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten verbringt.
Ganz oben auf Ihrer To-do-Liste für dieses Jahr steht, Wege zu finden, um zu verhindern, dass Vertriebsteams Zeit verschwenden, die sie für den Verkauf nutzen könnten.
Warum? Weil schon kleine Steigerungen große Ergebnisse bringen können. Wenn es Ihnen beispielsweise gelingt, die Vertriebsmitarbeiter dazu zu bewegen, 40 Prozent ihrer Zeit mit dem Verkauf zu verbringen statt 35 Prozent, würde dies ihre kundenorientierten Vertriebsaktivitäten um mehr als 100 Stunden pro Jahr (oder 13 volle Tage) erweitern.
Effektive Strategien zum Zeitmanagement im Vertrieb helfen Vertriebsmitarbeitern, den Umsatz zu steigern, die Produktivität zu verbessern und beständige Gewohnheiten für langfristiges Umsatzwachstum zu entwickeln. In diesem Artikel untersuchen wir die häufigsten Fehler beim Zeitmanagement, die Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter begehen, wie man diese vermeidet und wie Sie Ihre Vertriebsaktivitäten verbessern können.
Was ist Zeitmanagement im Vertrieb?
Die Zeit ist begrenzt. Egal, wie sehr wir uns auch bemühen, wir können die uns zur Verfügung stehende Zeit nicht verlängern. Was Sie jedoch tun können, ist, die Zeit effizienter zu nutzen.
Schlechtes Zeitmanagement ist einer der Hauptgründe dafür, dass Vertriebsteams ihre Ziele verfehlen. Wenn man bedenkt, dass nur 42,8 Prozent der Vertriebsmitarbeiter ihre Verkaufsziele erreichen, wird deutlich, dass sich etwas ändern muss. Effektives Zeitmanagement bietet:
- Gesteigerte Produktivität
- Verstärkte Konzentration auf umsatzgenerierende Aktivitäten
- Verbesserte Selbstdisziplin
- Priorisierte Vertriebspipelines
Eine effizientere Nutzung Ihrer wertvollen Zeit ist entscheidend für den Erfolg.
Die besten Zeitmanagement-Tipps, die Vertriebsmitarbeiter jetzt umsetzen sollten
Der Vertriebsprozess sieht in jeder Branche und jedem Unternehmen ein wenig anders aus, doch Tipps zum Zeitmanagement können Vertriebsmitarbeitern helfen, ganz gleich, für welches Unternehmen sie tätig sind. Führungskräfte sollten die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen analysieren, um zu erkennen, wie ihr Vertriebsteam arbeitet, und nach Bereichen suchen, in denen Verbesserungen möglich sind.
Zeitmanagement ist oft ein Prozess des Ausprobierens und erfordert ständiges Feedback von den internen Teams, um die richtige Balance zu finden. Hier sind einige der besten Zeitmanagementstrategien, mit denen Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter ihre Vertriebsleistung verbessern können.
Darüber hinaus kann der effektive Einsatz von CRM-Systemen das Zeitmanagement von Vertriebsteams erheblich verbessern. Tools wie Close helfen dabei, Vertriebsaktivitäten zu organisieren und nachzuverfolgen, und bieten Einblicke in die Teamleistung sowie in die Interaktionen mit Kunden. Um besser zu verstehen, wie Sie ein Vertriebsteam mit Close effektiv leiten können, empfehlen wir Ihnen, unseren ausführlichen Artikel zu lesen.
1. Administrative Aufgaben entfernen
In letzter Zeit wird viel über das „stille Kündigen“ gesprochen – also über Menschen, die sich bei der Arbeit nur minimal engagieren. Die neuesten Untersuchungen von Gallup zeigen, dass Mitte 2025 nur 32 Prozent der US-amerikanischen Arbeitnehmer aktiv in ihren Arbeitsplatz eingebunden sind – eine Zahl, die sich seit 2022 kaum verbessert hat – und weltweit liegt die Einbindung bei nur 23 Prozent. Wenn diese Zahlen auf Ihr Vertriebsteam zutreffen, werden Sie ernsthafte Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu erreichen.
Eine der besten Möglichkeiten,das Zeitmanagementund das Engagement zu verbessern, besteht darin, die Verwaltungsaufgaben der Vertriebsmitarbeiter zu überprüfen und zu reduzieren. Diese Verwaltungsaufgaben kosten Zeit und können die Arbeitsmoral und die Leistung des Teams beeinträchtigen.
Zwar sind einige Verwaltungsaufgaben unvermeidlich, doch können Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit dafür aufwenden, wenn Sie die richtigen Apps und technischen Tools für den Vertrieb einsetzen. Automatisierung ist der Schlüssel, um verlorene Zeit zurückzugewinnen.
Wie Allan Dib in seinem Buch schreibt: „The 1-Page Marketing Plan“:
„Unternehmer, die zu kämpfen haben, investieren Zeit, um Geld zu sparen. Erfolgreiche Unternehmer investieren Geld, um Zeit zu sparen.“
Zum Beispiel:
- Wenn Sie Ihr CRM mit Ihrem Telefon-Dialer, E-Mail, SMS und Videokonferenzen verknüpfen, bleibt alles auf dem neuesten Stand
- Automatisierung der Hintergrundrecherche zu potenziellen Kunden
- Nutzung von Apps zur Verfolgung von Vertriebspipelines und zur Verwaltung von Leads
- Einsatz von Marketing-Automatisierung für die Kundenakquise und die Lead-Pflege
Der Tag hat nie genug Stunden, um alles zu erledigen; daher muss sich das Vertriebsteam auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und den Aufgaben Vorrang einräumen, die zu Umsatz führen.
2. Effektives Pipeline-Management
Vertriebsmitarbeiter können ihre Abschlussquoten deutlich steigern – um bis zu 46,1 Prozent –, indem sie sich auf ihre vielversprechendsten Interessenten konzentrieren. Diese Top-Interessenten schließen mit 2,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit einen Vertrag ab als die am wenigsten vielversprechenden Leads. Wäre es da nicht sinnvoll, sich auf die besten Leads zu konzentrieren, die 2,6-mal mehr Ergebnisse liefern?
Ich habe noch nie erlebt, dass ein Vertriebsmitarbeiter diese Frage mit „Nein“ beantwortet hat. Dennoch tun dies Verkaufsteams nur selten.
Ihre Vertriebsstrategie sollte sich täglich auf die umsatzgenerierenden Vertriebsaktivitäten mit der höchsten Priorität konzentrieren. Sie können Ihr Pipeline-Management erheblich verbessern, indem Sie sich Ihre Vertriebspipeline ansehen und Ihre täglichen Prioritäten festlegen. Schauen Sie sich Ihre To-do-Liste an und stellen Sie sich zwei einfache Fragen:
- Was kann ich heute erledigen, das den größten Einfluss auf meine Pipeline?
- Was kann ich heute erledigen, das den größten Einfluss auf meine Ziele?
Sobald du das erledigt hast, konzentriere dich zuerst auf diese Dinge. Beginne deinen Tag immer mit dem, was wirklich zählt: deinen wichtigsten Aufgaben und obersten Prioritäten.
Die Verwaltung von Vertriebspipelines und Geschäften ist entscheidend für den Erfolg. Vertriebsleiter können dazu beitragen, dass die Teams am Ball bleiben, indem sie Besprechungen zur Überprüfung der Vertriebspipeline durchführen und die Vertriebsmitarbeiter hinsichtlich der wichtigsten Maßnahmen zur Weiterführung von Geschäften coachen.
3. Fangen Sie an, Nein zu sagen
Am Arbeitsplatz gibt es jede Menge Ablenkungen. E-Mails, soziale Medien, Branchennachrichten, Gespräche mit Kollegen, die neueste TikTok-Challenge – die Liste ist lang und raubt viel Zeit. Eine SMS, die gerade dann eintrifft, wenn du ein Verkaufsgespräch führst, lenkt dich ab, lässt dich den Fokus verlieren und verhindert, dass du dich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren kannst.
Das macht es schwierig, sich zu konzentrieren und Prioritäten für den Arbeitstag zu setzen, aber überraschenderweise nicht, weil es schwer ist, das Wesentliche zu erkennen. Das Schwierige an der Prioritätensetzung ist, dass man Dinge ablehnen muss, die nicht so wichtig sind.
Nein zu sagen bedeutet, dass man Chancen ungenutzt lässt und möglicherweise ein Schnäppchen oder einen leichten Erfolg verpasst. Das kann FOMO auslösen, und unkontrollierte Emotionen können das Urteilsvermögen beeinträchtigen.
Vielleicht malen Sie sich schon Szenarien aus, in denen das, wozu Sie gerade Nein sagen, das nächste große Ding sein könnte. Dann könnten Sie das Gefühl bekommen, dass es falsch ist, Nein zu sagen. Was, wenn Sie sich damit eine großartige Chance entgehen lassen?
Zweifel und Wunschdenken sind der Grund, warum der Umgang mit deinen Emotionen entscheidend für den Verkaufserfolg ist. Behalte stets das Ziel im Blick. Das ist es, was es braucht, um zu gewinnen.
4. Zeitliche Vorgaben festlegen
Wenn Sie sich für Ihre Aufgaben Zeitvorgaben setzen, sind Sie gezwungen, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Alternativen zu RescueTime helfen Ihnen dabei, produktiver und erfolgreicher zu sein.
Für viele Vertriebsmitarbeiter kann dies so einfach sein wie bestimmte Zeitfenster im Kalender zu reservieren, um sich voll und ganz auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren, und wichtige Angelegenheiten festgelegten Zeiträumen zuzuweisen.
Wenn Sie es gewohnt sind, 60 Minuten für Verkaufsgespräche aufzuwenden, wird es Ihnen schwerfallen, das für Ihren Erfolg erforderliche Gesprächsaufkommen zu bewältigen. Durch die Planung Ihrer Anrufe und Ihres Vorgehens oder die Verwendung von Verkaufsskripten oder Gesprächsleitfäden können Sie diese Gespräche zielgerichteter gestalten und die dafür benötigte Zeit verkürzen. Planen Sie statt 60 Minuten lieber 30- oder sogar 15-minütige Gespräche ein, die sich stärker auf die wesentlichen Punkte konzentrieren, die Sie besprechen müssen.
So behalten Sie den Überblick und gewinnen Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität.
Für Führungskräfte, die beobachten, dass ihre Vertriebsmitarbeiter damit zu kämpfen haben, können Vertriebsschulungen zum Thema Akquise sowie Rollenspiele mit simulierten Verkaufsgesprächen dazu beitragen, das Team zu fokussieren und es in die Lage zu versetzen, seine Vorgehensweise kontinuierlich zu verfeinern.
5. Halten Sie Verkaufsgespräche kurz und prägnant
Wenn Sie Ihre Telefonate kurz und prägnant halten, werden es auch Ihre Kunden zu schätzen wissen. Das zeigt, dass Sie ihre Zeit respektieren. Wir nennen das „Verkaufen wie ein Chef“, denn diejenigen, die es an die Spitze eines Unternehmens schaffen, sind sich in der Regel des Wertes der Zeit sehr bewusst.
Verbringen Sie keine 15 Minuten damit, eine Beziehung aufzubauen, indem Sie über das Wetter und den letzten Urlaub des potenziellen Kunden sprechen. Gehen Sie bei jedem Anruf mit einem festen Plan vor. Bevor Sie zum Telefon greifen, stellen Sie sich diese drei Fragen:
- Warum rufe ich an?
- Was möchte ich erreichen?
- Wie werde ich mein Ziel erreichen?
Diese Fragen helfen dir dabei, deinen Plan auszuarbeiten. Wenn du dich an deine Agenda hältst, bleibt dein Gesprächspartner auch am Telefon.
6. Aufgaben in Kategorien einteilen und gruppieren
Konzentrieren Sie Ihre Energie, indem Sie täglich mehrere Stunden für bestimmte Aufgaben reservieren und sich ausschließlich auf diese konzentrieren. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach dem Aufwand und dem Energiebedarf, den sie erfordern. So können Sie leichter mehr erledigen.
Wenn du deinen ersten Kaltanruf des Tages startest, bist du noch nicht sofort in Bestform. Aber nach drei, fünf oder vielleicht acht Anrufen bist du aufgewärmt. Du bist voll im Flow, weil du die Einwände gemeistert hast. Inzwischen hast du schonein paar Geschäfte abgeschlossen undbist voll in deinem Element.
Aber wenn du erst ein paar Anrufe tätigst, dann einige E-Mails beantwortest, anschließend ein wenig nach neuen Kunden suchst oder dich ablenken lässt, kommst du vielleicht nie richtig in den Flow.
7. Geben Sie Ihren Wochentagen unterschiedliche Themen
Eine weitere Möglichkeit, deine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern, besteht darin, deine Tage nach Themen zu gliedern. Du könntest zum Beispiel alle deine Besprechungen auf den Montag legen. Der Dienstag könnte dann dein Tag für die Neukundenakquise sein. Du verstehst, worauf ich hinaus will.
Vielleicht ziehen Sie es vor, stattdessen bestimmte Zeitfenster zu reservieren. Vielleicht sind Sie am leistungsfähigsten, wenn Sie ausgeruht sind, und müssen daher jeden Morgen drei Stunden für Ihre Kaltakquise einplanen.
Oder Sie widmen jeden Tag die ersten 15 Minuten der E-Mail-Bearbeitung. Auch wenn dies von Vertriebsmitarbeiter zu Vertriebsmitarbeiter unterschiedlich sein mag, kommt es vor allem darauf an,die Energie auf umsatzgenerierende Aufgaben zu konzentrieren. Indem Sie Aufgaben mit hoher Priorität einplanen und sich an den Zeitplan halten, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre größten Anstrengungen auf die wichtigsten Aufgaben richten.
Nimm dir für solche Aufgaben mindestens drei bis vier Stunden Zeit, denn je öfter du sie machst, desto besser wirst du darin.
8. Schluss mit Multitasking
Wir beobachten, wie Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail an einen potenziellen Kunden schreiben, während sie mit einem anderen am Telefon sind, oder wie sie während einer Besprechung zur Verbesserung ihrer Vertriebsdokumentation ihre Pipeline durchgehen. Es gibt immer etwas zu tun.
Die Kosten, die durch den Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten entstehen, summieren sich zu einem erheblichen Zeitverlust. Noch schwerwiegender ist jedoch, dass der Verlust der Konzentration den größten Schaden anrichtet. Dieser Konzentrationsverlust führt zu geringerer Produktivität und letztlich zu einer schlechteren Arbeitsqualität.
Jeder glaubt, er könne gut multitasken, doch die Wissenschaft sieht das anders. Forscher sagen, dass es so etwas wie Multitasking gar nicht gibt. Was man tatsächlich tut, ist, schnell zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Das führt dazu, dass das Gehirn stärker beansprucht wird und die Energie schneller aufgebraucht ist.
Also, hör auf damit. Konzentriere dich auf eine Sache nach der anderen.
Sie werden niemals Ihre volle Leistungsfähigkeit ausschöpfen können, wenn Sie den ganzen Tag über ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herwechseln. Wenn Sie sich Zeit für den Verkauf reservieren und Ablenkungen minimieren, können Sie Ihre Verkaufsproduktivität deutlich steigern.
9. Wiederkehrende Aufgaben optimieren
Erfahrene Vertriebsmitarbeiter mögen Verkaufsskripte und E-Mail-Vorlagen oft nicht , aber es gibt einen Grund, sie als grundlegendes Element zu nutzen. Sie helfen dabei, den Fokus zu behalten und keine Zeit zu verschwenden.
Sie müssen nicht bei jedem Anruf oder jeder E-Mail einen neuen Ansatz für potenzielle Kunden entwickeln. Zwar können – und sollten – Sie Ihre Ansprache an jeden einzelnen Interessenten individuell anpassen, doch führt die Verwendung einer im Laufe der Zeit verfeinerten Vorlage in der Regel zu den besten Ergebnissen.
Zeit ist Geld. Wenn Sie bei sich wiederholenden Aufgaben Zeit sparen, gewinnen Sie verlorene Zeit zurück, die Sie dafür nutzen können, potenzielle Kunden durch die Vertriebspipeline zu führen und Geschäfte abzuschließen.
Vertriebsautomatisierung und technische Tools können zur Optimierung von Prozessen beitragen, ebenso wie die Erstellung von Prozessdokumenten und Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
10. Terminplanung auslagern
Die Terminplanung nimmt bei Vertriebsmitarbeitern viel Zeit in Anspruch. Das Hin und Her mit potenziellen Kunden, um einen Termin zu finden, der beiden Seiten passt, ist reine Zeitverschwendung. Ziehen Sie stattdessen in Betracht, Ihre Terminplanung auszulagern, um effizienter mit Ihren potenziellen Kunden zusammenzukommen.
Hier finden Sie eine vollständige Liste von Tools zur Vertriebsplanung.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der Bearbeitung Ihres E-Mail-Posteingangs, sondern schließen Sie lieber Geschäfte ab. Die Suche in Ihrem Kalender nach Terminen für Besprechungen mit potenziellen Kunden ist keine sinnvolle Nutzung Ihrer wertvollen Zeit.
11. Die Nachverfolgung automatisieren
Die Nachverfolgung von Verkäufen ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg im Vertrieb. Zu viele Menschen machen das nicht richtig oder lassen es ganz weg.
Viele Vertriebsmitarbeiter erledigen dies immer noch manuell. Sie tragen eine Erinnerung für die Nachfassaktion in den Kalender ein oder kleben einen Post-it-Zettel an. Das bedeutet entweder mehr Arbeit oder dass Dinge unter den Tisch fallen. Am Ende verschwenden Sie nur viel Zeit, weil Sie keinen guten Prozess eingerichtet hatten, und nun ist der Auftrag verloren. Die Automatisierung Ihrer Nachfass-E-Mails ist eine einfache Möglichkeit, den Fluss in Ihrer Pipeline aufrechtzuerhalten.
Ganz gleich, ob Sie unsere Inside-Sales-Software oder ein anderes Tool zur Verwaltung Ihrer Nachfassaktionen nutzen – Sie sollten dies auf keinen Fall manuell erledigen.
12. Nutzen Sie ein CRM, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden
Wir bei Close zur Aufgabe Close , die manuelle Dateneingabe abzuschaffen. Die manuelle Erfassung von Daten in einem CRM-System bremst Vertriebsmitarbeiter aus und hindert sie daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Die Arbeit zu erledigen und anschließend zu dokumentieren, ist eine sehr zeitaufwändige Aufgabe. Wenn Sie ein Tool wie Close nutzen, Close so viel wie möglich automatisiert, können Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt Zeitmit der Berichterstattung darüber zu verbringen.
Ob es sich nun um einen Anruf, eine E-Mail oder eine Aufgabe handelt – Sie möchten ein Tool nutzen, das alles automatisch protokolliert.
Da Close als Kommunikationszentrale Close , werden alle Ihre Kundenkontakte automatisch protokolliert, und Sie können bei Bedarf ganz einfach eigene Notizen hinzufügen. Mit der APIClose können Sie die meisten mühsamen, sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Vertriebsprozess automatisieren. Darüber hinaus steht Ihnen über Zapier eine ständig wachsende Bibliothek an vorgefertigten Integrationen zur Verfügung, mit denen Sie Close anderen Anwendungen in Ihrem Software-Stack verbinden können.
Verlorene Zeit lässt sich nie wieder zurückgewinnen
Wir könnten daraus locker 101 Tipps zum Zeitmanagement für Vertriebsmitarbeiter machen, denn es gibt noch so viel mehr, was man tun könnte.
Aber das Wichtigste ist: Fangen Sie an, Ihre Zeit mehr zu schätzen. Fragen Sie sich immer wieder: „Ist das, was ich gerade tue, die sinnvollste Nutzung meiner Zeit?“
Peter Drucker schrieb Folgendes für Führungskräfte, doch es gilt ebenso für Vertriebsmitarbeiter:
„Alles braucht Zeit. Das ist die einzige wirklich universelle Voraussetzung. Jede Arbeit findet in der Zeit statt und verbraucht Zeit. Dennoch nehmen die meisten Menschen diese einzigartige, unersetzliche und unverzichtbare Ressource als selbstverständlich hin. Nichts anderes zeichnet erfolgreiche Führungskräfte wohl so sehr aus wie ihr achtsamer und liebevoller Umgang mit der Zeit.“
Hör auf, deine Zeit als selbstverständlich anzusehen, und schaffe mehr in kürzerer Zeit.
Beginnen Sie damit, Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Technologieplattform zu überprüfen. Ein leistungsstarkes CRM- und Vertriebsmanagement-Tool wie Close , den Aufwand für verwaltungsintensive Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz Ihres Teams sowie Ihres Vertriebs zu steigern. Sehen Sie sich eine kostenlose, 10-minütige Demo an oder nutzen Sie die kostenlose Testversion von Close, um noch heute mehr Geschäfte abzuschließen.
