Die Überprüfung der Vertriebspipeline. Wahrscheinlich das einzige Meeting, bei dem Ihren Vertriebsmitarbeitern der Schweiß am stärksten ausbricht.
Aber sein Zweck ist entscheidend: Die Geschäfte sollen im Trichter weiter vorankommen.
Vielleicht haben Sie gerade erst die Rolle des Vertriebsleiters übernommen, oder vielleicht funktioniert die Art und Weise, wie Sie derzeit Ihre Pipeline überprüfen, nicht mehr. Unabhängig von Ihrer Situation behandeln wir in diesem Beitrag die Grundlagen für die Gestaltung Ihrer Pipeline-Besprechungen.
Sorgen wir dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter das Pipeline-Review-Meeting mit einem erfolgreichen Trichter verlassen, der ihren Verkaufszyklus beschleunigt.
Klingt gut? Los geht’s.
Die 5 Risiken, wenn man keine gründlichen Pipeline-Prüfungen durchführt
Das Wichtigste zuerst: Was ist eine Überprüfung der Vertriebspipeline? Eine Vertriebspipeline ist die visuelle Darstellung aller Geschäfte, an denen ein Vertriebsmitarbeiter aktiv arbeitet und die er zum Abschluss bringen möchte.
Das kann in einer Tabellenkalkulation, auf einem Whiteboard oder in einem CRM-System für den Innendienst sein, wie zum Beispiel Close.
Ohne eine Überprüfung der Vertriebspipeline werden Sie:
- keinen Überblick über den Gesamtzustand der Vertriebspipeline Ihres Teams haben
- den externen und internen Kontext der Geschäfte nicht verstehen
- Übersehen Sie Herausforderungen und Gefahren, die sich abzeichnen
- Ihnen fehlt der Überblick über die Leistung und die Fähigkeiten Ihrer Vertriebsmitarbeiter
- Die Umsatzprognosen gehen daneben
Eine Pipeline-Analyse dient sowohl als Schulungsinstrument für Ihre Vertriebsmitarbeiter als auch als Bewertungsinstrument, um den aktuellen Stand Ihrer Vertriebsaktivitäten zu ermitteln.
Wenn Sie Ihre Vertriebspipeline-Überprüfungen korrekt durchführen, sollte dies zu mehr abgeschlossenen Geschäften und höheren Umsätzen führen.
Der Aufbau einer erfolgreichen Pipeline-Prüfung
Eine Überprüfung der Vertriebspipeline kann in vielen verschiedenen Formen erfolgen. Je nach Struktur Ihres Vertriebsteams sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Häufigkeit
- Wöchentlich
- Alle zwei Wochen
- Monatlich
- Größe
- Einzelgespräche
- Drehung
- Das gesamte Team
- Dauer
- Die Dauer hängt von der Teamgröße ab, aber ein Treffen von 30 bis 60 Minuten sollte ausreichen.
- Aufbau
- Alle in der Pipeline befindlichen Geschäfte überprüfen
- Nur Geschäfte mit hoher Priorität prüfen
- Aktion
- Jedes Feedbackgespräch sollte mit konkreten Handlungsempfehlungen für jeden Vertriebsmitarbeiter und dessen jeweilige Geschäfte enden. Dabei kann es sich um alles Mögliche handeln, beispielsweise wie man ein Hindernis überwindet, verhandelt oder ein Geschäft zum Abschluss bringt.
Es muss keine feste Struktur geben; Probieren geht über Studieren. Finden Sie heraus, was für Ihr Team und Ihr Unternehmen funktioniert, und passen Sie sich entsprechend an.
4 Schritte für eine Bewertung wie vom Profi
Da Sie nun das Format kennen, wollen wir uns damit befassen, was während der Besprechung geschehen sollte.
1. Bitten Sie Ihren Vertreter um eine Zusammenfassung des Angebots
Zunächst sollte Ihr Ansprechpartner Sie auf den neuesten Stand bringen, indem er Ihnen eine Zusammenfassung des Geschäftsvorhabens gibt.
Die Zusammenfassung sollte Folgendes enthalten:
- Was ist bisher passiert?
- Wie geht es nun weiter?
- Was muss geschehen, damit der Deal zustande kommt?
- Wie sieht der voraussichtliche Zeitplan aus?
Bei dieser Zusammenfassung werden Sie wahrscheinlich auf ein oder mehrere Hindernisse stoßen, die den Abschluss gefährden könnten. An dieser Stelle kommt die nächste Phase ins Spiel.
2. Erkenne Hindernisse und fordere deinen Vertreter heraus
Um die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses einschätzen zu können, müssen Sie die Hindernisse dafür ermitteln.
Hier sind die wichtigsten Punkte, auf die Sie achten sollten:
- Gibt es Kommunikationslücken?
- Fehlen irgendwelche Informationen?
- Wie ist Ihr Vertriebsmitarbeiter bisher mit Einwänden umgegangen?
- Was hindert derzeit den Abschluss dieses Geschäfts?
Bei den meisten Geschäften werden Sie Fragen zu fehlenden Informationen haben. Wenn es viele Dinge gibt, die Ihr Vertriebsmitarbeiter über den potenziellen Kunden nicht weiß, wird es schwierig sein, die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses einzuschätzen.
3. Erstellen Sie Maßnahmen, die das Geschäft voranbringen
Am Ende der Überprüfung sollten Sie genau wissen, was als Nächstes geschehen muss, um das Geschäft in der Pipeline voranzubringen.
Mögliche Maßnahmen könnten sein:
- Eine konkrete Lösung vorschlagen
- Mit Einwänden umgehen
- Einen Entscheidungsträger erreichen
- Vertragsverhandlungen
- Ein Geschäft platzen lassen
Sie sollten wissen, ob der Vertriebsmitarbeiter den potenziellen Kunden wirklich gut genug versteht, um den Prozess zu steuern und den Abschluss zu erzielen.
4. Die Dringlichkeit annehmen
Wenn Sie ein Geschäft besprechen und etwas dringend erledigt werden muss, wie zum Beispiel eine E-Mail zu schreiben oder einen Anruf zu tätigen, warten Sie nicht, bis das Meeting vorbei ist – handeln Sie sofort.
Der Vertriebsmitarbeiter kann den Raum verlassen, das Nötige erledigen und dann zurückkommen, um an der Besprechung der Pipeline weiter teilzunehmen.
Maximieren Sie den ROI jeder Pipeline-Überprüfung
Möglicherweise fehlen einem Ihrer Vertriebsmitarbeiter einige wichtige Informationen. Wenn dies immer wieder vorkommt, ist das ein Warnsignal. Der Vertriebsmitarbeiter leistetbei der Qualifizierung seiner potenziellen Kunden einfach keine ausreichend gute Arbeit.
Auch wenn es unangenehm sein mag, sollten Sie das Problem sofort angehen.
Das Tolle daran ist: Wenn man einen einzelnen Vertriebsmitarbeiter in einer bestimmten Sache schult, kann auch der Rest des Vertriebsteams von dieser Erfahrung profitieren.
Jeder im Team kann sich Wissen und Ideen aneignen, die er bei seinen eigenen Geschäften anwenden kann, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen.
Folgemaßnahmen zur letzten Pipeline-Überprüfung
Sie sollten Ihre Pipeline-Überprüfungen so regelmäßig durchführen, dass Sie sich noch an die Ergebnisse der letzten Sitzung erinnern können. So haben Sie die Möglichkeit, die festgelegten Maßnahmen nachzuverfolgen und Ihre Vertriebsmitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen.
Informieren Sie sich über die wichtigsten Geschäfte und prüfen Sie, wie sich diese seit dem letzten Treffen entwickelt haben. Lassen Sie sich einen umfassenden Überblick darüber geben, bevor Sie mit den weiteren Punkten fortfahren.
Nutzung von Close Überprüfung Ihrer Vertriebspipeline
Jeden Montag führen wir bei Close unsere wöchentliche Überprüfung der Vertriebspipeline durch.
Zunächst werfen wir einen Blick auf den Opportunity-Funnel-Bericht:
Dies verschafft uns einen Überblick über unsere aktuelle Vertriebspipeline, einschließlich der aktuellen Abschlussquote, der Verkaufsgeschwindigkeit und der Stellen im Verkaufstrichter, an denen die Abschlussquote höher oder niedriger ist.
Als Nächstes nutzen wir die Seite „Opportunities Pipeline“ in Close, um uns einen vollständigen Überblick über die in dieser Woche aktiven Geschäfte zu verschaffen.
Auf dieser Seite finden wir folgende Informationen:
- Anzahl der Möglichkeiten in jeder Phase
- Führt
- Gesamtwert der Transaktionen
- Erwartungswert
- Wert einzelner Geschäfte
- Konfidenzniveau
- Voraussichtlicher Abschlusstermin
- Status
- Benutzer
Je nach Umfang des Geschäfts (Wert) oder den spezifischen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, sehen wir uns die jeweilige Lead-Seite an, um mehr Hintergrundinformationen zum Geschäft zu erhalten.
Als Nächstes gehen wir zur Lead-Seite, wo wir uns den gesamten Interaktionsverlauf ansehen.
Die Lead-Seite verschafft uns einen sofortigen Überblick über das Geschäft und den bisherigen Verlauf.
Hier fallen uns innerhalb weniger Sekunden gleich drei Warnsignale auf:
- Der Vertriebsmitarbeiter hat nach der Produktvorführung sechs Tage gewartet, bevor er nachgehakt hat. Warum?
- Das letzte Protokoll enthält keine zu erledigenden Punkte. Was beinhaltet die Genehmigung durch den CEO?
- In der Zeitleiste fehlen Aufgaben und Notizen → Der vollständige Kontext des Geschäfts ist nicht ersichtlich.
Je mehr Informationen auf der Lead-Seite und in der Zeitleiste bereitgestellt werden, desto besser können Sie das Geschäft nachvollziehen.
In dieser Situation würden wir zwei Dinge tun:
- Bitten Sie den Vertriebsmitarbeiter, die fehlenden Angaben zu ergänzen.
- Erstellen Sie die Aufgaben, die erforderlich sind, um das Geschäft voranzubringen.
Bei der nächsten Pipeline-Überprüfung werden wir sehen, ob diese Maßnahmen umgesetzt wurden.
5 Vorteile von Pipeline-Überprüfungen
Sobald die Überprüfung Ihrer Pipeline abgeschlossen ist, sollten Sie:
- Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Leistung und die Fähigkeiten Ihrer Vertriebsmitarbeiter
- Mehr Hintergrundinformationen zu den in der Pipeline befindlichen Geschäften
- genauer vorhersagen können, welche Geschäfte abgeschlossen werden
- Seien Sie in der Lage, die Erwartungen sowohl Ihrer Vertriebsmitarbeiter als auch des restlichen Teams anzupassen
- Ihren Vertriebsmitarbeitern konkrete nächste Schritte an die Hand geben
Wenn Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, war die Überprüfung Ihrer Vertriebspipeline erfolgreich.
Schauen Sie sich als Nächstes Ihren Prozess zur Überprüfung der Vertriebspipeline an und überlegen Sie, wie Sie ihn verbessern können.
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