Willst du was Verrücktes wissen?
In den Vereinigten Staaten gibt es 585.000 Technologieunternehmen. Und wissen Sie was? So gut wie alle wollen Ihrem Unternehmen das nächste lebensverändernde Gadget oder die nächste bahnbrechende Software verkaufen.
Leider ist die Weltwirtschaft in einer Krise. Die Inflation ist extrem hoch, und die meisten Experten sagen für die nächsten 6 bis 12 Monate eine Rezession voraus. Das bedeutet, dass Sie sich den aufgeblähten Technologie-Stack Ihres Unternehmens wahrscheinlich nicht mehr leisten können. Sie müssen möglicherweise den Gürtel enger schnallen.
Das ist eigentlich eine gute Sache. Die Anschaffung von 53 verschiedenen SaaS-Lösungen ist kostspielig. Und der tägliche Umgang mit all diesen Tools ist zeitaufwändig. Sie müssen einen Weg finden, Ihre Technologie zu optimieren und gleichzeitig Ihren aktuellen Vertriebsprozess beizubehalten. Ist das möglich?
Auf jeden Fall! In diesem Artikel erkläre ich dir, warum die Konsolidierung des Tech-Stacks sinnvoll ist und wie du sie in einfachen Schritten umsetzen kannst. So kannst du dich so schnell wie möglich wieder voll und ganz auf die Projekte deiner Abteilung konzentrieren.
Die Vorteile einer Konsolidierung des Tech-Stacks
Ich will ehrlich sein: Die Konsolidierung Ihres Tech-Stacks wird Zeit und Mühe kosten.
Die Frage ist: Wird es sich am Ende lohnen? Das musst du selbst entscheiden. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, solltest du dir die zahlreichen Vorteile vor Augen führen, die dir dadurch entstehen.
Hier sind vier wesentliche Vorteile der Konsolidierung des Tech-Stacks:
Das spart Ihrem Team Zeit
Laut der Harvard Business Review benötigt ein durchschnittlicher Büroangestellter etwas mehr als zwei Sekunden, um von einer App oder Website zu einer anderen zu wechseln.
Das klingt zunächst nicht nach viel, bis man bedenkt, dass diese Mitarbeiter täglich 1.200 Mal zwischen Apps und Websites wechseln. Das Ergebnis? 40 Minuten Zeitverlust pro Mitarbeiter und Tag. Und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, dass sie beim Wechseln abgelenkt werden könnten.
Es kommt noch schlimmer. Derselbe HBR-Artikel behauptet, dass ein solcher Wechsel zwischen Apps und Websites „kognitiv anstrengend“ sei. Dies „erhöht die Cortisolproduktion im Gehirn (das wichtigste Stresshormon), verlangsamt uns und erschwert es, sich zu konzentrieren“. Ach…
Die Konsolidierung der Technologieplattformen trägt dazu bei, durch den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen verursachte Ineffizienzen zu beseitigen und die Produktivität zu steigern. Stellen Sie sich vor, wie viele Geschäfte Ihr Team dadurch zusätzlich abschließen kann.
Es senkt die Kosten
Ein durchschnittliches Unternehmen gibt jährlich 2.623 Dollar für SaaS-Produkteaus – pro Mitarbeiter.
Wie viele Vertriebsmitarbeiter leiten Sie? 5? 10? 20? Die Kosten für diese Tools summieren sich schnell. Durch die Konsolidierung Ihrer Technologieplattform können Sie eine Menge Geld in die Unternehmenskasse zurückfließen lassen.
Was wäre, wenn Sie statt in drei separate Lösungen in eine einzige App für Pipeline-Management, Automatisierung, Prognosen und andere Vertriebsaufgaben investieren könnten? CRM-Plattformen wie Close dies möglich. Sie müssen nur die richtigen Tools für Ihre Anforderungen finden. (Mehr dazu weiter unten.)
Es verbessert die Kommunikation
Wie viele Messaging-Apps nutzt Ihr Unternehmen? Lassen Sie mich raten: Slack für kurze Anfragen, E-Mail für ausführliche Antworten, Zoom für persönliche Gespräche … Habe ich etwas vergessen?
Wenn das „Kommunikationsökosystem“ Ihres Teams mehr als eine App umfasst, sollten Sie Ihre Strategie vielleicht überdenken. Wie wir gerade besprochen haben, kostet das Ihr Unternehmen viel Geld.
Das führt aber auch zu einer Verstärkung von Datensilos. Informationen werden auf bestimmten Plattformen abgelegt und sind dann für immer verloren. Warum? Weil sich niemand mehr daran erinnern kann, mit welcher App die Daten geteilt wurden. Das ist ein ernstes Problem – eines, das sich durch die Konsolidierung der Technologieplattformen leicht lösen lässt.
Es erhöht die Datensicherheit
Im vergangenen Jahr gab es in den USA 1.802 Datenschutzverletzungen, von denen 422 Millionen Menschen betroffen waren.
All die neuen Technologien, die Sie für Ihr Vertriebsteam angeschafft haben? Sie könnten Ihr Unternehmen gefährden. Durch die Konsolidierung Ihrer Technologieplattform verringern Sie die Anzahl der Angriffsflächen.
Ich liebe SaaS-Tools und schicke Gadgets genauso wie jeder andere auch. Aber seien wir ehrlich: Wahrscheinlich brauchen Sie gar nicht all die Apps, die Ihr Vertriebsteam abonniert hat. Wenn Sie einige davon abschaffen, geben Sie Cyberkriminellen weniger Gelegenheiten, Unternehmens- und personenbezogene Daten zu stehlen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konsolidierung Ihres Tech-Stacks
Die Konsolidierung des Tech-Stacks ist zweifellos von Vorteil. Wenn Sie bereit sind, den Schritt zu wagen und die Technologieplattform Ihrer Abteilung zu optimieren, befolgen Sie diese einfache Anleitung in sieben Schritten:
1. Überprüfen Sie Ihren Tech-Stack
Beginnen Sie damit, Ihren aktuellen Tech-Stack zu überprüfen. Welche externen Softwaretools nutzen Sie? Welche SaaS-Anbieter stellen tatsächlich die Dienste bereit, die Sie benötigen? Achten Sie außerdem darauf, wie viele Lizenzen Sie in den einzelnen Tarifen haben – viele SaaS-Anbieter berechnen ihre Gebühren pro Lizenz. Wenn also ehemalige Mitarbeiter oder Personen, die das Tool gar nicht nutzen, zu den Nutzern gezählt werden, zahlen Sie möglicherweise mehr, als Sie müssten.
Wahrscheinlich umfasst Ihr Tech-Stack viel mehr, als Ihnen bewusst ist. Immerhin nutzt ein durchschnittliches Unternehmen 110 verschiedene SaaS-Anwendungen. Ja, Sie haben richtig gelesen: 110. Huch!
Um es klar zu sagen: Fangen Sie noch nicht damit an, Software zu löschen oder Serviceverträge zu kündigen. Im Moment müssen Sie lediglich ermitteln, welche Apps Ihr Vertriebsteam regelmäßig nutzt, welchen Nutzen jede einzelne davon bietet und wie viel Geld Sie für den Zugriff auf diese Tools ausgeben.
Du kannst deinen Tech-Stack später mit einer metaphorischen Machete durchkämmen, sobald du entschieden hast, welche Apps du behalten willst. Geduld musst du haben, mein junger Padawan.
2. Redundanzen ermitteln
Du hast dir die Zeit genommen, deinen aktuellen Tech-Stack zu überprüfen. Der Gedanke an die Hunderte (Tausende?) von Dollar, die deine Abteilung für Software ausgibt, hat dir fast den Magen umgedreht. Aber du hast tief durchgeatmet und bist nun bereit, weiterzumachen. Es ist an der Zeit, Redundanzen aufzudecken.
Sehen Sie sich Ihre derzeitige Technologie-Suite an und ermitteln Sie Anwendungen, die ähnliche Aufgaben erfüllen.
Beispielsweise könnten Sie für eine CRM-Lösung und ein Sales-Enablement-Tool bezahlen. Brauchen Sie beides? Nicht, wenn Sie das Enablement-Tool nur dazu nutzen, Inhalte an potenzielle Kunden zu verteilen. Ihr CRM sollte diese Aufgabe problemlos bewältigen können. Das Gleiche gilt für CRM- und E-Mail-Plattformen.
CRM-Systeme wie Close umfassende E-Mail-Marketing-Lösungen. Sie müssen wahrscheinlich nicht zusätzlich für Mailchimp oder Constant Contact bezahlen, es sei denn, das Marketingteam Ihres Unternehmens wünscht dies.
Das erinnert mich daran: Hol dir Feedback von anderen Mitarbeitern in deinem Unternehmen. Nur weil du und deine Vertriebsmitarbeiter ein Tool nicht nutzen, heißt das noch lange nicht, dass es nutzlos ist. Vielleicht ist es ja für andere Teams gedacht.
3. Setzen Sie auf die richtigen Werkzeuge
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie Ihren aktuellen Tech-Stack analysiert, herausgefunden, für welche Anwendungen Ihr Unternehmen bezahlt, welche Funktionen diese haben und wie viel sie kosten, und Redundanzen identifiziert.
Tolle Arbeit. Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Apps du behalten und welche du löschen möchtest. Um dir diesen Prozess zu erleichtern, stell dir diese drei Fragen:
- Brauchen wir diese App wirklich? Um ehrlich zu sein, lautet die Antwort wahrscheinlich „nein“. Abgesehen von einem bewährten CRM und vielleicht einer App für die Teamkommunikation sind die übrigen Tools im Tech-Stack Ihres Unternehmens wahrscheinlich nicht unverzichtbar. Aber löschen Sie sie noch nicht.
- Überwiegen die Vorteile dieser App die Kosten? Eine App mag zwar nicht unbedingt notwendig sein, aber das bedeutet nicht, dass sie wertlos ist. Bewerten Sie den Nutzen jeder einzelnen App. Wenn der Nutzen größer ist als die Kosten, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie zu behalten. Wenn nicht, sollte sie wahrscheinlich gelöscht werden.
- Stimmen andere Abteilungen meinen Einschätzungen zu? Denken Sie daran, dass andere Abteilungen Tools nutzen, die in Ihrer Abteilung nicht zum Einsatz kommen. Verbieten Sie keine Apps, nur weil Ihre Mitarbeiter deren richtige Anwendungsfälle nicht verstehen. Sprechen Sie mit anderen Teamleitern, um herauszufinden, welche Tools sie benötigen.
Noch etwas: Denken Sie unbedingt an den Personalmangel.
Wie bereits erwähnt, hat die Wirtschaft schon bessere Zeiten gesehen. Eine Rezession könnte sich abzeichnen. Leider muss Ihr Unternehmen möglicherweise einige Mitarbeiter entlassen, um die bevorstehende Krise zu überstehen. Versuchen Sie, keine Anwendungen zu streichen, die Sie in Zukunft benötigen könnten, wenn Ihr Team kleiner ist.
Tools mit Automatisierungsfunktionen helfen Ihnen beispielsweise dabei, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen – selbst wenn Ihr Team aus weniger Mitgliedern besteht. Und was noch besser ist: Diese Tools können Ihrem aktuellen Team dabei helfen, ein höheres Arbeitspensum zu bewältigen, ohne dass es zu einem Burnout kommt.
4. Einen Konsolidierungsplan erstellen
Da du nun weißt, welche Apps du benötigst, kannst du einen Konsolidierungsplan erstellen. Das ist nur eine umständliche Art zu sagen: „Wir werden weiterhin für diese Apps bezahlen, nicht für jene.“
Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu bewerkstelligen:
Sie können jede Lösung streichen, die nicht unbedingt notwendig ist. Das könnte dazu führen, dass Sie Tabellenkalkulationen anstelle eines CRM-Systems verwenden, keinerlei Zugriff auf Automatisierungsfunktionen haben und Umsätze einbüßen, weil Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht mehr wissen, bei wem sie nachfassen müssen – was keine gute Idee zu sein scheint.
Aber hey, es ist dein Tech-Stack. Du triffst die Entscheidung, die du für deine Abteilung für die beste hältst.
Oder Sie verzichten ganz auf Einzellösungen – also Tools, die für einen ganz bestimmten Zweck entwickelt wurden – und investieren stattdessen in eine einzige Plattform, mit der Ihr Team vielfältige Aufgaben bewältigen kann. Dadurch spart Ihre Abteilung wahrscheinlich Geld, und Sie müssen sich keine Gedanken mehr über lästige Integrationen machen. Allerdings müssen Sie dafür möglicherweise auf wichtige, geschäftsfördernde Funktionen verzichten.
Oder – und das ist mein persönlicher Favorit – du kannst in ein paar Tools investieren, die mehrere Aufgaben erfüllen. Verbinde sie dann miteinander, sodass dein gesamter Tech-Stack wie aus einem Guss funktioniert. Das könnte etwa so aussehen:
- Close: Close ist ein CRM, das Vertriebsteams dabei hilft, Kundendaten zu organisieren, mit potenziellen Kunden zu kommunizieren, die Pipeline zu verwalten, zukünftige Umsätze zu prognostizieren und vieles mehr.
- Slack: Slack ist ein beliebtes Kommunikationswerkzeug, mit dem Vertriebsteams untereinander kommunizieren, Videokonferenzen mit potenziellen Kunden abhalten und Dateien austauschen können.
- DocuSign: DocuSign ist ein Tool für Dokumentenmanagement und elektronische Signaturen, mit dem Vertriebsteams Verträge erstellen und rechtsverbindliche Vereinbarungen treffen können.
- Centus: Centus ist ein Tool zur Übersetzung und Lokalisierung von Website-Inhalten, das eine sorgfältige Anpassung der Inhalte gewährleistet und darauf abzielt, die Benutzererfahrung zu verbessern und die Marktpräsenz durch sprachliche Genauigkeit und kulturelle Relevanz zu stärken.
- ChartMogul: ChartMogul ist ein Analysetool, mit dem Nutzer anhand von Kennzahlen wie MRR, ARR, Churn und LTV detaillierte Einblicke in die Geschäftsentwicklung ihres Unternehmens gewinnen können.
Das ist natürlich nur eine Idee. Ihr Tech-Stack wird wahrscheinlich ganz anders aussehen. Aber es verdeutlicht meinen Standpunkt: Ein paar gut ausgewählte Apps können viel bewirken.
5. Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team
Sie haben einen soliden Konsolidierungsplan erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen, oder? Nicht ganz…
Holen Sie sich Feedback von Ihrem Team, bevor Sie an Ihrem Tech-Stack herumdoktern. Schließlich sind es Ihre Mitarbeiter, die die von Ihnen ausgewählten Tools täglich nutzen müssen. Stellen Sie sicher, dass sie damit zufrieden sind.
Ich empfehle Ihnen, auch Softwarebewertungen auf Websites wie G2 und Capterra zu lesen. Sie können sich auch an Ihre Kontakte in sozialen Netzwerken wie LinkedIn wenden.
Was sagen sie zu den Apps, die du ausgewählt hast? Das Letzte, was du willst, ist, in ein paar Tools zu investieren, in der Hoffnung, dass jedes davon mehrere Aufgaben erfüllen kann, und dann festzustellen, dass sie die aktuellen Arbeitsabläufe deines Teams nicht bewältigen können. Das wäre eine echte Enttäuschung.
6. Unternehmensdaten migrieren und Benutzer schulen
Ihre nächste Aufgabe? Die Datenmigration und die Einweisung der Benutzer in die Nutzung Ihrer neuen Lösungen.
Da Sie nun wissen, welche Softwareanwendungen zu Ihrem Tech-Stack gehören werden, müssen Sie alte Dienste kündigen, neue abonnieren und alles übertragen.
Dieser Prozess mag langwierig und mühsam erscheinen. Aber denken Sie an all die Vorteile, die Sie dadurch erzielen werden: Ihr Team wird produktiver, Sie sparen eine Menge Geld, die Kommunikation unter Ihren Mitarbeitern verbessert sich und Sie sind weniger anfällig für Cyber-Sicherheitsbedrohungen.
Sobald Sie die Umstellung vorgenommen haben, müssen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern den Umgang mit den neuen Tools beibringen. Das muss keine Herkulesaufgabe sein. Die meisten Softwareanwendungen bieten umfassende Schulungen in Form von YouTube-Videos, Live-Webinaren und Blogbeiträgen an. Nutzen Sie diese, um sich mit den Einzelheiten der jeweiligen Anwendung vertraut zu machen.
7. Überwachen und bei Bedarf anpassen
Behalten Sie schließlich Ihren neuen und verbesserten Tech-Stack im Auge, um sicherzustellen, dass er für Ihr Team funktioniert.
Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter mit den von Ihnen ausgewählten Tools zufrieden? Können Sie weiterhin regelmäßig Geschäfte abschließen? Können Sie auf andere Lösungen verzichten? Oder haben Sie bereits zu viele davon gestrichen?
Das sind alles wichtige Fragen. Nimm dir Zeit, deinen neuen Tech-Stack gründlich zu prüfen, um sicherzustellen, dass er für dein Team funktioniert. Falls nicht, nimm die notwendigen Anpassungen vor. Der ganze Aufwand, den du jetzt betreibst, wird sich am Ende auszahlen. Du musst einfach durchhalten und die Situation meistern.
Mit weniger mehr erreichen
Das Fazit lautet: Ihr aufgeblähter Tech-Stack schadet Ihrem Unternehmen. Er kostet eine Menge Geld. Er mindert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Und er macht Sie anfällig für Cyberangriffe.
All diese Probleme lassen sich durch eine Konsolidierung Ihres Tech-Stacks lösen. Befolgen Sie den oben beschriebenen siebenstufigen Prozess, um Tools zu entfernen, die Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht nutzen, und/oder neue Tools anzuschaffen, die mehrere Funktionen erfüllen und Ihnen so ein deutlich besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
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