Eine Vorlage für die Tagesordnung eines Vertriebsmeetings dient Ihrem Team als Leitfaden, damit die Meetings zielgerichtet, produktiv und ergebnisorientiert verlaufen.
Aber wir wissen alle, dass Vertriebsbesprechungen nicht immer so laufen, wie geplant.
Ich werde hier nicht mit einer Unmenge von Statistiken um mich werfen – du bist die Statistik. Du weißt genau, wie es ist, in einer Besprechung zu sitzen, die absolut nichts bringt, und zu denken: „Wow … ich könnte jetzt eigentlich mit Kunden sprechen oder Geschäfte abschließen, anstatt hier zu sitzen.“
Nun, eine Tagesordnung für Vertriebsmeetings ist eine Möglichkeit, all das zu vermeiden. Sie gibt den Meetings eine Struktur, sodass sie einen Zweck, Ziele und nächste Schritte haben und tatsächlich etwas erreicht wird. Ohne eine solide Tagesordnung können Meetings leicht vom Thema abweichen, über die geplante Zeit hinausgehen und einen ganzen Nachmittag verschwenden.
Bei Close arbeiten wir alle im Homeoffice, daher ist es besonders wichtig, regelmäßig miteinander in Kontakt zu bleiben, und wir wissen genau, worauf es bei einer erfolgreichen Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting ankommt.
Schauen wir uns einmal an, was auf jeder Tagesordnung stehen sollte und wie Sie eine für Ihre eigenen Besprechungen erstellen können 👇
Was sollte auf der Tagesordnung eines Vertriebsmeetings stehen?
Wichtige Ziele und Vorgaben. Besprechung neuer Verkaufsstrategien. Das Team fragen, was ihrer Meinung nach getan werden muss, um diesen Großkunden für den Trichter zu gewinnen.
Die Tagesordnung für Vertriebsmeetings kann sehr vielfältig sein , sei es eine umfassende vierteljährliche Aufschlüsselung der Ziele und KPIs oder einfach nur ein wöchentlicher Austausch. Eine effektive Planung und eine gut strukturierte Tagesordnung für das Vertriebsmeeting können die Diskussionen produktiver gestalten. Ihre Vertriebsmitarbeiter werden dadurch motiviert sein und bereit, sich aktiv in das Meeting einzubringen.
Jede Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting sollte folgende Punkte enthalten:
🥅 Ziele. Was soll bei dem Meeting erreicht werden? Möchten Sie, dass Ihr Team mehr Geschäfte abschließt, einen neuen Schulungsplan bespricht oder Ideen zur Lösung einer bestimmten Herausforderung im Vertrieb sammelt? Legen Sie die Ziele des Meetings vor Beginn klar in Ihrer Tagesordnung fest
📋 Tagesordnungspunkte. Formulieren Sie alle wichtigen Tagesordnungspunkte, die Sie besprechen möchten, konkret, umsetzbar und relevant, sodass sie sich auf die Ziele des Meetings beziehen – dies ist entscheidend für ein effektives Vertriebsleistungsmanagement. Dabei geht es beispielsweise um die Erörterung neuer Vertriebsstrategien, die Auswertung früherer Vertriebsergebnisse oder die Planung von Vertriebsschulungen.
🗣️ Diskussionspunkte. Achte darauf, dass die Tagesordnung nicht zu vage formuliert ist, was die zu behandelnden Themen angeht. Das sorgt nicht nur dafür, dass das Meeting im Zeitplan bleibt, sondern die Nennung konkreter Punkte bringt auch die Diskussion in Gang und stellt sicher, dass alle Punkte besprochen werden.
🕒 Zeit. Jeder Tagesordnungspunkt sollte mit einem Zeitlimit versehen sein. Es gibt nichts Schlimmeres als eine Sitzung, die über die Zeit hinausgeht und deinen gesamten Terminkalender durcheinanderbringt. Versuche realistisch einzuschätzen, wie lange jeder Tagesordnungspunkt dauern wird, und überlege, ob du etwas weglassen musst, um die Sitzung kurz zu halten
✔️ Maßnahmen. Überlegen Sie sich abschließend , was Ihr Vertriebsteam nach dem Meeting tun soll. Achten Sie darauf, dass Ihre Tagesordnung konkrete Aufgaben enthält, wie zum Beispiel die Nachverfolgung von Interessenten oder die Festlegung einer Frist für die Einführung neuer Software, damit Ihr Team in der Verantwortung bleibt. Andernfalls ist das Meeting reine Zeitverschwendung.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie produktive Besprechungen gestalten, die motivierend wirken und Ihrem Team helfen, seine Ziele zu erreichen.
So erstellen Sie eine erfolgreiche Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting
Sind Sie bereit, Ihren eigenen Terminkalender zu erstellen? Hier sind ein paar wichtige Tipps, die Sie dazu brauchen.
Die Ziele der Besprechung klar definieren
Der erste Schritt bei der Erstellung einer Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting besteht darin, klare Ziele zu definieren und einen Aktionsplan für das Team zu entwerfen.
In der Sprache der Vertriebsfachleute ausgedrückt: Überlegen Sie sich zunächst einmal, warum Sie sich überhaupt treffen. Legen Sie fest, was Sie während des Treffens erreichen wollen und welche konkreten Themen Sie als Team besprechen müssen: Wollen Sie einen wichtigen Kunden besprechen oder über Leistungskennzahlen (KPIs) sprechen?
So können sich alle Teammitglieder auf den gleichen Stand bringen und gleich zu Beginn des Meetings auf dasselbe Ziel hinarbeiten.
Schwerpunktthemen priorisieren
Sag mir nach: Versuch nicht, alles in einer Sitzung abzuhaken.
Eine Studie des MIT hat ergeben, dass nur 50 Prozent der Besprechungszeit effektiv, sinnvoll genutzt und anregend sind – und dieser Wert liegt noch etwas tiefer, wenn Ihr Team im Homeoffice arbeitet. Wir alle haben schon einmal an solchen Besprechungen teilgenommen, in denen es um neue Mitarbeiter, Produkteinführungen, Ziele, anstehende Projekte, neue Ideen in der Pipeline, Kundenprobleme … geht.
Leute… Das ist 👏 einfach 👏 zu 👏 viel
Beschränken Sie sich auf ein (oder höchstens zwei) zentrale Themen und halten Sie das Treffen kurz.
Verteilen Sie während der Besprechung die Gesprächspunkte
Wer wird die neue Vertriebsstrategie vorstellen? Oder dem Rest des Teams die KPI-Ergebnisse des vierten Quartals erläutern?
Für jeden Tagesordnungspunkt sollte eine Person benannt werden, die die Leitung übernimmt. Dies ist entscheidend, um einen reibungslosen und pünktlichen Ablauf der Sitzung zu gewährleisten.
Idealerweise sollte die für einen Tagesordnungspunkt zuständige Person mindestens eine Woche im Voraus davon in Kenntnis gesetzt werden, damit sie Zeit hat, Material und Informationen vorzubereiten, insbesondere wenn sie ihren Bildschirm für das restliche Team freigeben wird. Es ist auch eine gute Idee, ihr mitzuteilen, wie lange sie sprechen wird und an wen sie sich richtet (vor allem, damit sie ihre Zeit nicht damit verschwendet, eine 43-seitige Powerpoint-Präsentation zu erstellen, die am Ende im Papierkorb landet).
Nimm dieses Beispiel ruhig, wenn du willst:
Festlegung der Maßnahmen und Zuständigkeiten nach der Sitzung
Gehen Sie nach Ihrem Vertriebsmeeting noch einmal durch, was besprochen wurde, und kümmern Sie sich um die entsprechenden Folgemaßnahmen.
Es gibt nichts Schlimmeres, als 30 Minuten in einer Besprechung zu verbringen und am Ende zu denken: „Okay, und was nun?“
Deshalb muss jedes Vertriebsmeeting zu konkreten Maßnahmen führen. Jedes Teammitglied sollte am Ende genau wissen, was als Nächstes zu tun ist. Das erreichen Sie mit drei einfachen Schritten:
- Fassen Sie das Meeting zusammen. Es empfiehlt sich, sich während des Meetings Notizen zu machen, damit Sie am Ende die wichtigsten Punkte oder Themen zusammenfassen und noch einmal wiederholen können. Noch besser ist es, wenn Sie per E-Mail oder über Slack eine stichpunktartige Zusammenfassung versenden, auf die die Teilnehmer später zurückgreifen können.
- Verteilen Sie die Aufgaben. Wenn bestimmte Punkte eine Nachbereitung erfordern, weisen Sie diese noch während der Besprechung zu. Schicken Sie anschließend eine schriftliche Erinnerung (wiederum per E-Mail oder über Slack) mit einer festgelegten Frist, damit alle ihrer Verantwortung nachkommen.
Ach ja, und falls ein Teammitglied während des Meetings ein Thema angesprochen oder eine Frage gestellt hat, die ein biiiitschen vom Thema abgewichen ist – ignorier das nicht. Verschiebe das Thema und sag ihnen, dass es entweder nach dem Meeting weiterverfolgt wird 👍
Wichtige Bestandteile einer Vorlage für eine effektive Tagesordnung für Vertriebsmeetings
Die Verwendung einer Vorlage für die Tagesordnung von Vertriebsmeetings spart Zeit, sorgt für Einheitlichkeit und hilft jedem Vertriebsleiter, effektivere Meetings durchzuführen.
Es ist (reine) Zeitverschwendung, jede Tagesordnung für ein Meeting von Grund auf neu zu erstellen. Eine anpassbare Vorlage kann die Grundstruktur einer Tagesordnung für Vertriebsmeetings vorgeben, etwa wichtige Punkte, Diskussionspunkte und Aktionspunkte. Anschließend müssen Sie nur noch die einzelnen Abschnitte an den Zweck Ihres Meetings anpassen. Hier ist ein Beispiel für eine anpassbare Vorlage:
Ja, die Vorlage ist im Moment noch ziemlich spartanisch.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Start-up bringt eine neue Produktfunktion auf den Markt, die gerade von Beta-Kunden getestet wurde. Das Feedback des Produktteams liegt vor, und das Vertriebsteam muss einen Weg finden, diese neue Funktion den Kunden so zu präsentieren, dass sie Ergebnisse bringt. Also beruft ein Vertriebsleiter ein Meeting ein, um die Mitglieder seines Vertriebsteams zu einer Brainstorming-Sitzung zusammenzubringen.
Ohne Tagesordnung könnte dieses Meeting schnell aus dem Ruder laufen. Der Vertriebsleiter kann jedoch eine Vorlage für die Tagesordnung eines Vertriebsmeetings nutzen, um alle Teilnehmer bei der Sache zu halten und den Ablauf im Griff zu behalten. Diese Vorlage sollte in etwa so aussehen:
5 bewährte Methoden für die Durchführung eines produktiven Vertriebsmeetings
Für erfolgreiche Verkaufsgespräche ist es unerlässlich, bewährte Vorgehensweisen zu befolgen: Versenden Sie die Tagesordnung im Voraus, legen Sie Grundregeln fest und halten Sie den Zeitplan straff ein.
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Ihnen bei der Gestaltung der Tagesordnung für Ihr Vertriebsmeeting helfen sollen:
1. Versenden Sie die Tagesordnung rechtzeitig im Voraus
Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsteam alles hat, was es braucht, um einen Beitrag zum Meeting zu leisten – und die Tagesordnung sollte ganz oben auf dieser Liste stehen.
Schickt das rechtzeitig raus – und damit meine ich nicht erst ein paar Stunden vor dem Meeting. Letzte Woche war ich in einer Besprechung und habe die Tagesordnung ZWEI MINUTEN vor Beginn des Skype-Anrufs erhalten. Wie zum Teufel sollte ich mich da sinnvoll darauf vorbereiten? 😑
Das ging nicht. Und am Ende waren das 45 Minuten reine Zeitverschwendung.
Wenn Sie für Dienstag um 14 Uhr ein Vertriebsmeeting ansetzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Tagesordnung spätestens am Montagmittag erhält, damit es diese durchsehen und sich bei Fragen bei Ihnen melden kann. Ach ja, und vergessen Sie nicht: Wenn auf der Tagesordnung Gespräche über Kennzahlen, Berichte oder KPIs stehen, sollten Sie auch die entsprechenden Daten oder Berichte verschicken, damit sich Ihr Team ein Bild machen und sich auf den neuesten Stand bringen kann.
Eine effektive Besprechungsvorbereitung ist nur ein Aspekt der Führung eines hocheffizienten Vertriebsteams. Über die reine Festlegung von Tagesordnungen hinaus gibt es eine ganze Reihe von Strategien und Tools, mit denen Sie die Leistung Ihres Teams steigern können. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist der Einsatz eines leistungsstarken CRM-Systems, um Abläufe zu optimieren und die Kommunikation zu verbessern. Wenn Sie sich näher mit diesem Thema befassen möchten, lesen Sie unseren Artikel„So leiten Sie ein Vertriebsteam mit Close “.
2. Legen Sie einige Grundregeln fest
Scheuen Sie sich nicht, ein paar Grundregeln für das Meeting festzulegen, damit alles im Rahmen bleibt. Dabei geht es um Dinge wie:
- Keine Unterbrechungen
- Halten Sie sich an die Fristen
- Halten Sie die Diskussionen auf die Tagesordnungspunkte beschränkt
- Die Meinungen und Ideen aller respektieren
Nimm diese Regeln in die Tagesordnung für das Verkaufsgespräch auf und besprich sie zu Beginn des Treffens, damit das Ganze nicht aus dem Ruder läuft.
3. Beziehe dein Team mit ein (und teile Erfolgsgeschichten)
Hat einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter kürzlich einen Großauftrag abgeschlossen? Oder hat Ihr Team vielleicht gemeinsam an der Ausarbeitung von Verkaufsgesprächen oder Demo-Strategien gearbeitet?
Was auch immer es ist: Würdigen Sie diese Erfolge und nutzen Sie sie als Eisbrecher, um alle einzubeziehen. Es empfiehlt sich, dies gleich zu Beginn des Meetings zu tun, da dies die Stimmung heben und den Teamgeist stärken kann, bevor Sie sich mit Zahlen und Berichten befassen.
Eine weitere Möglichkeit, Ihr Team in eine Besprechung einzubeziehen, besteht darin, eine Atmosphäre zu schaffen, in der es sich wohl genug fühlt, um sich zu Wort zu melden. Paul Axtell von der Harvard Business Review betont, wie wichtig es ist, dass Ihr Team das Gefühl hat, während einer Besprechung sprechen zu dürfen – und das beginnt ganz oben.
„Der Schlüssel zu besseren Besprechungen liegt letztendlich darin, mit gegenseitigem Respekt und Inklusivität voranzugehen und einen Raum zu schaffen, der sicher genug ist, damit sich die Teilnehmer frei äußern können.
Um während eines Meetings psychologische Sicherheit zu schaffen, bitten Sie die Gruppe, jedem Redner ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken, lassen Sie jedem die Zeit, seine Gedanken zu Ende zu bringen, und heben Sie hervor, was an den Fragen oder Kommentaren der Teilnehmer wertvoll ist.“
Im Grunde genommen solltest du dich aufrichten und aufmerksam zuhören, was die anderen zu sagen haben – dann wird der Rest des Teams dasselbe tun, wenn sie an der Reihe sind.
4. Pass auf die Uhr auf
Um ein produktives Verkaufsgespräch zu gewährleisten, ist es unerlässlich, den Zeitplan einzuhalten. Legen Sie daher für jeden Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeit fest – und halten Sie sich daran.
Man möchte die gute Stimmung nicht trüben oder jemanden davon abhalten, Fragen zu stellen. Aber auch wenn Teammitglieder die Gelegenheit erhalten, sich zu äußern, behalte dir das Recht vor, ihnen das Wort zu entziehen, wenn die Zeit knapp wird. Wenn sich eine Diskussion in die Länge zieht, ist es in Ordnung, sie zu vertagen und allen mitzuteilen, dass man später darauf zurückkommen kann.
Was nicht in Ordnung ist, ist, die Besprechung 15 Minuten länger laufen zu lassen und damit den Zeitplan aller für den Rest des Tages durcheinanderzubringen.
5. Vereinbare kein Treffen, es sei denn, es ist *wirklich* notwendig
Und schließlich: Vereinbare kein Treffen, es sei denn, es ist wirklich notwendig.
Die „Harvard Business Review“ schrieb bereits in den 1970er Jahren, dass man sein Team nur dann zu einer Besprechung einladen sollte, wenn man ein ganz klares Ziel vor Augen hat; andernfalls ist es reine Zeitverschwendung. Wir alle haben schon solche Besprechungen erlebt, die sich endlos hinziehen (…und hinziehen), ohne wirklichen Zweck, und einen Großteil eines ohnehin schon vollgepackten Nachmittags in Anspruch nehmen.
Bevor du an einem hektischen Mittwoch dein Team zusammenrufst, frag dich doch mal, ob du überhaupt ein Meeting brauchst. 32 Prozent der von SurveyMonkey Befragten gaben an, dass die letzten Meetings problemlos per E-Mail hätten abgewickelt werden können – das hätte eine Menge Zeit und Vorbereitungsaufwand gespart. Das möchte ich von den Dächern rufen. Ich habe sogar gerade eine Kaffeetasse auf meinem Schreibtisch stehen, auf der wörtlich steht: „Ich habe ein weiteres Meeting überlebt, das eine E-Mail hätte sein sollen.“
Durch die Vermeidung sinnloser Besprechungen kann Ihr Unternehmen zudem eine Menge Geld sparen – laut einem Bericht von Doodle gehen durch sinnlose Besprechungen jedes Jahr 541 Milliarden Dollar (ja, Milliarden) an Arbeitszeit der Mitarbeiter verloren.
Überleg dir also, ob du ein Meeting ansetzt, nur um eine Stunde in deinem Kalender zu füllen – oder um tatsächlich etwas zu erledigen.
Unverzichtbare Tools und Ressourcen für die Erstellung einer Tagesordnung für Vertriebsmeetings
Es gibt unzählige Tools, Apps und Ressourcen, die Vertriebsleitern wie Ihnen dabei helfen, Tagesordnungen für Besprechungen zu erstellen, um diese produktiver zu gestalten.
Letztendlich gibt es zwei Möglichkeiten: eine einfache Vorlage oder eine ausgefallene App für die Sitzungsagenda. Schauen wir uns die beiden Optionen einmal genauer an 👇
1. Vorlagen für Tagesordnungen von Vertriebssitzungen
Vorlagen für Tagesordnungen von Vertriebssitzungen enthalten in der Regel alle wichtigen Punkte, die darin enthalten sein sollten, wie beispielsweise den Zweck, zu erledigende Aufgaben, laufende Projekte oder aktuelle Informationen zur Pipeline.
Die Verwendung einer Vorlage kann Zeit sparen und dafür sorgen, dass Sie nichts übersehen (glauben Sie mir, wenn man viel zu tun hat … passiert das schon mal). Die besten Vorlagen für Tagesordnungen von Vertriebsmeetings sind bereits so gestaltet, dass sie zu Ihrem Team und Ihren Zielen passen. Ein Vertriebsmeeting in einem kleinen Start-up sieht ganz anders aus als eine Besprechung im Sitzungssaal der Microsoft-Vertriebsabteilung, daher wird sich die Tagesordnung wahrscheinlich eher auf Wachstumsziele oder KPIs konzentrieren als auf Großkunden.
2. Produktivitäts-Apps und -Tools
Wenn Sie eine umfassendere Methode zur Erstellung von Tagesordnungen für Vertriebsbesprechungen suchen, sollten Sie den Einsatz einer Produktivitäts-App in Betracht ziehen.
Tools wie Trello, Asana und Monday.com verfügen über integrierte Besprechungsagenden, mit denen man Aktionspunkte auflisten, Folgeaufgaben erstellen und Einladungen versenden kann. Schau dir diese Funktion in Asana einmal an :
Für jedes Besprechungsthema ist ein Referent zugewiesen, und die zu erledigenden Aufgaben sind mit einer Frist versehen. Die Nutzung einer App ist zwar etwas aufwendiger als die Erstellung einer Besprechungsagenda in einem Google Doc, aber sie benachrichtigt die Teammitglieder automatisch, wenn sie eine Frist überschreiten. Also … Vor- und Nachteile! 😉
Möchten Sie mehr über die neuesten Tools erfahren, mit denen Sie Ihre Vertriebsproduktivität steigern können? In unserem Artikel über Tools zur Steigerung der Vertriebsproduktivität finden Sie alles, was Sie wissen müssen.
Steigern Sie die Produktivität und fördern Sie den Teamerfolg mit einer Tagesordnung für Vertriebsmeetings
Es ist gar nicht so schwer, eine gute Tagesordnung für ein Vertriebsmeeting zu erstellen.
Das Problem bei Vertriebsbesprechungen ist im Allgemeinen, dass viele Unternehmen sie einfach … nicht nutzen. Und das führt dazu, dass die Dinge fast jedes Mal aus dem Ruder laufen, wenn das Team sich zu einer Zoom-Konferenz zuschaltet.
Glaub uns: Eine gut durchdachte Tagesordnung für Vertriebsmeetings spart dir jede Menge Zeit und macht dein Team um einiges produktiver. Denn so kommt jeder mit einer klaren Vorstellung davon in den Besprechungsraum, warum er dort ist und was erreicht sein wird, wenn er 30 Minuten später wieder geht.
Mach es nicht unnötig kompliziert. Beginne mit einer einfachen Vorlage, die die Grundlagen abdeckt, schick sie allen im Voraus und halte dich an die Zeitvorgabe.
