Vous avez sans doute remarqué (tout comme nous) qu'il est devenu beaucoup plus difficile d'obtenir des taux d'ouverture et de réponse élevés. C'est là qu'intervient le processus intelligent de « réchauffement » des adresses e-mail.
Lorsque les taux d'ouverture tombent régulièrement en dessous de 50 %, les commerciaux et les responsables marketing se demandent souvent si cela est uniquement dû aux objets des e-mails, ou si d'autres facteurs entrent en jeu. Par exemple, les e-mails peuvent atterrir dans le dossier spam, où les prospects n'ont même pas la possibilité de les ouvrir.
Ce problème de filtrage automatique des e-mails a conduit les principaux spécialistes du marketing par e-mail à mettre en place une nouvelle stratégie appelée « email warm-up ».
Quarante-cinq pour cent du trafic mondial d'e-mails est classé comme spam. Avec la multiplication des dossiers « Promotion », « Réseaux sociaux » et « Mises à jour », il n'a jamais été aussi difficile d'atteindre la boîte de réception principale d'un prospect, car votre message peut être filtré et masqué de multiples façons.
Depuis les dernières mises à jour majeures des algorithmes de filtrage, les fournisseurs de messagerie examinent désormais l'engagement global sur votre domaine afin d'établir une « réputation d'expéditeur », qui s'apparente à une cote de crédit pour votre domaine de messagerie. Les fournisseurs de messagerie (tels que Google et Microsoft) utilisent cette note de réputation d'expéditeur pour déterminer à quelle fréquence vos e-mails sont acheminés vers les dossiers « Promotion » et « Mises à jour » plutôt que vers la boîte de réception principale.
Le « warm-up » des e-mails est la meilleure stratégie pour optimiser l'engagement et améliorer la délivrabilité. Nous allons vous expliquer en détail comment cela fonctionne en 14 étapes que vous pourrez intégrer à votre processus d'e-mails à froid.
Comment fonctionne le « warm-up » par e-mail ?
Le « warm-up » des e-mails est un processus visant à renforcer la réputation de votre domaine de messagerie afin que, lorsque vous envoyez des e-mails à des prospects, ceux-ci arrivent dans la boîte de réception principale plutôt que dans les dossiers « spam », « promotion » ou « mises à jour ».
Ce processus consiste à augmenter progressivement votre volume d'envoi de manière contrôlée et réfléchie, tout en veillant à ce que votre domaine reçoive quotidiennement des « interactions positives » provenant d'autres boîtes mail réelles.
Les interactions positives indiquent aux fournisseurs de messagerie que les utilisateurs souhaitent interagir avec votre contenu. Il s'agit notamment d'actions telles que les réponses, le fait de marquer des e-mails comme importants et le déplacement d'e-mails du dossier « Courrier indésirable » vers la boîte de réception principale.
Il peut être difficile d'obtenir ces interactions positives au quotidien si vous envoyez des e-mails de prospection. La bonne nouvelle, c'est que suivre les étapes que nous vous proposons et activer votre outil de « warm-up » des e-mails vous aidera à augmenter ces interactions et à vous forger une bonne réputation d'expéditeur.
1. Réduire progressivement les efforts de promotion au cours des 30 à 60 premiers jours de la campagne
En bref, les professionnels du marketing paresseux sont aujourd’hui perdants. L’une des erreurs les plus courantes dans les campagnes d’e-mails à froid consiste à fixer un nombre fixe d’e-mails à envoyer chaque jour et à envoyer ce volume d’un seul coup. Par exemple, on peut définir une limite quotidienne de 150 e-mails par utilisateur, ajouter quelques milliers de contacts à sa campagne, puis la lancer immédiatement.
Cette forte augmentation du volume d'envoi constitue un facteur évident de détection de spam pour les fournisseurs de messagerie. Vos e-mails risquent fort d'atterrir dans les dossiers de spam, et vos comptes de messagerie pourraient être suspendus.
Pour éviter ces problèmes, planifiez vos limites d'envoi quotidiennes de manière à ce que votre volume d'envoi augmente naturellement et progressivement. C'est ce que nous appelons la « régulation des envois d'e-mails ».
Veuillez respecter les règles suivantes concernant vos limites quotidiennes de prospection pendant la période de restriction :
- L'augmentation quotidienne du volume d'e-mails dans une boîte de réception ne peut dépasser 100 %.
- Le volume d'envoi d'une boîte aux lettres doit augmenter progressivement et de manière aléatoire, et non d'un pourcentage fixe chaque jour. (Cela permet de rendre votre régulation plus naturelle.)
Cela vous pose-t-il un problème de calcul et de planification pour le lancement de votre campagne ?Non !Nous avonscréé ci-dessous une feuille de calculqui vous propose automatiquement comment répartir l'envoi des messages chaque jour de votre campagne.
Il vous suffit de télécharger la feuille ici en cliquant sur « Fichier > Télécharger » (au format Excel), d'indiquer le nombre d'e-mails quotidiens que vous souhaitez envoyer dans la cellule « Objectif quotidien d'e-mails », et votre débit (rapide, moyen ou lent) sera calculé.
La limitation rapide est particulièrement indiquée lorsqu'une boîte mail est ajoutée pour un nouvel employé au sein d'un domaine ou sous-domaine existant. (Si votre domaine a déjà fait ses preuves en matière d'envoi d'e-mails marketing suscitant un fort taux d'engagement.)
Un niveau de limitation moyen est recommandé lors du lancement d'une nouvelle campagne de prospection sur un domaine de messagerie existant ayant déjà fait ses preuves dans l'envoi d'e-mails marketing et professionnels généraux.
Limitation progressive: cette option est idéale pour lancer une campagne de prospection à froid pour la première fois ou sur un nouveau domaine/sous-domaine dont l'historique d'activité par e-mail est limité.
2. Activez votre outil de préchauffage des e-mails
L'utilisation d'un outil de « warm-up » pour les e-mailspermet d'augmenter automatiquementle taux d'engagement positif dont bénéficie votre domaine de messagerie. Pour ce faire, ces outils simulent des réponses et diverses autres interactions positives (comme le fait que vos e-mails soient marqués comme importants ou retirés du dossier spam).
Il est important de comprendre que les outils de « warm-up » envoient des e-mails et génèrent des interactions positives entre les boîtes de réception de leur réseau (c'est-à-dire celles des autres utilisateurs de l'outil), et non dans les boîtes de réception de vos prospects. Étant donné que les fournisseurs de messagerie établissent la réputation d'un expéditeur en fonction de l'engagement global dont bénéficie un domaine, ces actions au sein de la communauté de « warm-up » contribuent à améliorer, en moyenne, la délivrabilité de vos e-mails.
Allegrow est un exemple d'outil de « warming » utilisé par tous, des start-ups aux entreprises cotées en bourse, pour améliorer leur réputation d'expéditeur. Mais, bien sûr, nous ne sommes pas tout à fait objectifs ; si vous souhaitez savoir ce qui caractérise un bon outil de « warming », nous aborderons ce sujet un peu plus tard.
Le recours à des outils de mise en confiance pour renforcer l'engagement positif envers votre domaine lors de campagnes de prospection à froid est devenu la stratégie (pas si secrète que ça) à laquelle les entreprises ont recours pour maintenir des taux d'ouverture et de réponse élevés.
Il est important de garder à l'esprit que, même si les outils de « warm-up » permettent d'éviter que vos e-mails ne finissent dans les dossiers de spam, ils ne constituent pas une solution miracle pour réussir votre marketing par e-mail. Pour susciter un engagement fort grâce aux e-mails à froid, vous devez vous assurer que l'ensemble de votre stratégie respecte les bonnes pratiques. C'est pourquoi il existe 14 étapes pour « réchauffer » vos e-mails, et pas seulement une seule !
Si vous ne savez pas si vous êtes prêt à utiliser un outil d'échauffement, posez-vous ces questions d'évaluation gratuites.
3. Authentifiez vos e-mails à l'aide des protocoles DKIM, SPF et DMARC
Les messages provenant de certains domaines de messagerie sont considérés comme plus risqués que d'autres, selonqu'ils ont été ou nonentièrement authentifiés par les protocolesDKIM, SPF et DMARC.
Ces protocoles, c'est un peu comme un permis de conduire pour envoyer des e-mails à des destinataires. Il s'agit de cadres techniques utilisés par les fournisseurs de messagerie pour vérifier qu'un e-mail provient bien de l'adresse attendue.
Il est donc essentiel de s'assurer que ces trois protocoles sont bien en place avant d'envoyer tout e-mail de prospection. Pour vérifier gratuitement si ces protocoles sont configurés sur votre boîte de réception Google Workspace, saisissez votre domaine ici. Avec un peu de chance, vous obtiendrez ces résultats, qui indiquent que tout est en ordre :
Si vous utilisez une boîte de réception Outlook, vous pouvez tester ici les enregistrements DMARC, SPF et DKIM auprès d'un autre fournisseur. (Ou, si vous êtes déjà connecté à Allegrow, vos boîtes de réception sont vérifiées toutes les heures pour s'assurer qu'elles passent l'authentification).
Les protocoles DKIM, SPF et DMARC sont essentiels pour démontrer la fiabilité d'un expéditeur, et il sera difficile d'atteindre des taux de délivrabilité élevés sans la mise en place de ces trois protocoles.
Veillez donc à suivre les rapports DMARC, à vérifier les enregistrements SPF et à prendre d'autres mesures pour améliorer les performances de vos e-mails. Cela vaut tout particulièrement si vous évoluez dans le secteur B2B, car de nombreux filtres et paramètres de sécurité sur les serveurs de messagerie des PME et des grandes entreprises empêchent la livraison des e-mails si ces trois protocoles ne sont pas mis en place.
Si vous ne savez pas comment configurer ces protocoles, commencez par le SPF en suivant les instructions essentielles pour définir vos enregistrements SPF disponibles ici. Accédez ensuite au panneau d'administration de votre fournisseur de messagerie et de votre DNS pour générer et ajouter un enregistrement DKIM. Une fois que le SPF et le DKIM sont en place, vous pouvez définiretdéployer votre politique DMARC.
4. Utilisez des coordonnées de haute qualité
Cibler les bons prospects au sein des bonnes entreprises tout en évitant les rebonds est essentiel pour maintenir une bonne réputation d'expéditeur. Faire appel à un fournisseur de données de contact de qualité peut vous y aider. Si vous ne savez pas par où commencer ou si vous vous demandez comment se positionne votre fournisseur actuel, voici quelques-uns des meilleurs :
- ZoomInfo: Comptant parmi les plus grands fournisseurs d'informations de contact B2B, ZoomInfo offre une couverture de données de premier plan tout en garantissant une qualité élevée (y compris les numéros de téléphone portable directs). En général, ZoomInfo est le meilleur choix pour les équipes commerciales et marketing des moyennes et grandes entreprises.
- SalesIntel: Cette entreprise propose des données de contact de haute qualité ainsi qu'une fonctionnalité de recherche personnalisée permettant aux clients les plus importants de préciser les entreprises et les postes qu'ils recherchent. SalesIntel est le choix idéal pour les équipes en pleine croissance qui utilisent l'ABM.
- Cognism: Obtenez des données de contact de haute qualité, spécifiquement pour l'Europe et les régions où d'autres fournisseurs peuvent ne pas offrir de couverture. C'est le meilleur choix pour les équipes qui ciblent le marché EMEA.
La plupart des fournisseurs de données vérifient leurs ensembles de données tous les 90 jours ; il est donc important de vous assurer que vos données ont bien été vérifiées avant de contacter un prospect.
5. Nettoyer les données et supprimer automatiquement les adresses non valides
Toutes les entreprises sont parfois confrontées à des messages en rebond. Cependant, l'envoi d'e-mails à froid implique parfois de deviner les adresses ou d'utiliser des listes d'adresses achetées, ce qui peut entraîner un nombre élevé de messages en rebond si l'on ne prend pas de précautions. C'est pourquoi les fournisseurs de messagerie considèrent un nombre élevé de messages en rebond comme l'un des principaux indicateurs de spam.
Votre taux de rebond global doit être inférieur à 1 % pour éviter que votre domaine ne soit signalé pour spam. Ces trois étapes vous aideront à réduire votre taux de rebond :
- Assurez-vous que votre système d'e-mails à froid exclut automatiquement les contacts des futurs envois s'ils sont rejetés. Close propose ce paramètre par défaut pour tous les utilisateurs.
- Utilisez un service de validation des données avant d'ajouter de nouveaux contacts à une séquence. Les services de nettoyage de listes, tels que Hunter, vérifient les adresses e-mail et signalent celles susceptibles d'être rejetées, afin que vous puissiez les supprimer de votre liste. N'oubliez pas de vérifier les adresses avant d'envoyer des e-mails, et pas seulement une seule fois lorsque vous recevez les données.
- Limitez le nombre d'adresses e-mail auxquelles vous envoyez des messages au sein d'une même entreprise. Les filtres anti-spam d'entreprise bloquent les e-mails si vous contactez plusieurs personnes d'une même organisation en peu de temps. Ces limites peuvent être définies dans les paramètres de votre fournisseur de données de contact.
6. Rédigez du contenu de qualité (et vérifiez qu'il ne déclenche pas les filtres anti-spam)
Si votre e-mail ne suscite pas l'intérêt des prospects ou ressemble à un spam, vous aurez du mal à atteindre la boîte de réception principale. C'est pourquoi il est essentiel de proposer un contenu de qualité, testé pour passer les filtres anti-spam.
De plus, la rédaction d'e-mails convaincants peut s'avérer à la fois chronophage et difficile. Pensez à utiliser un générateur d'e-mails basé sur l'IA pour simplifier ce processus et améliorer la qualité de vos e-mails. Notre outil de rédaction d'e-mails basé sur l'IA peut vous aider à créer des e-mails personnalisés et captivants qui trouveront un écho auprès de vos prospects, garantissant ainsi que vos messages se démarquent dans leur boîte de réception.
Même s'il n'existe pas de recette miracle pour créer un contenu exceptionnel, il faut commencer par bien cerner votre public cible et tester différentes approches. Voici quelques bonnes pratiques pour améliorer la qualité du contenu de vos e-mails :
- Pertinence/Déclencheur: l'utilisation de déclencheurs pertinents permettra à votre contenu de se démarquer. Il ne suffit pas de se limiter à la taille de l'entreprise du prospect ou à son secteur d'activité. Soyez plutôt plus précis : citez par exemple une embauche récente, le contenu avec lequel il a interagi sur LinkedIn ou un commentaire qu'il a laissé décrivant un défi. Vous devriez mentionner ce déclencheur de manière concise dans les premières lignes de votre message afin de maximiser l'engagement.
- Longueur: pour que l'on puisse parler d'engagement, le prospect doit lire l'intégralité de votre e-mail. Si votre message est trop long, il sera supprimé dès que le prospect l'aura ouvert. Limiter la longueur du premier e-mail de votre séquence à 50 mots maximum permet d'augmenter le taux d'engagement global.
- Objet : En matière d'objet d'e-mail, plus c'est ennuyeux, mieux c'est. Oui, vous avez bien lu : un objet très banal, de quatre mots maximum, suscite davantage d'intérêt qu'un objet mettant en avant les avantages de votre produit. En effet, vous devez passer à travers le filtre anti-spam mental de vos prospects, ainsi que leur véritable filtre anti-spam. Si vous souhaitez créer des objets d'e-mail efficaces qui franchissent ces filtres, découvrez le générateur d'objets d'e-mailClose. Ou consultez notre guide sur les objets d'e-mails de prospection.
- Taille/Pièces jointes : la plupart des filtres anti-spam d'entreprise signalent automatiquement les messages contenant des pièces jointes. Du point de vue du filtre anti-spam, cela s'explique par le fait que plus un message est volumineux, plus le risque est élevé. Évitez d'ajouter des pièces jointes et réduisez la taille des images, y compris celle de votre logo dans votre signature.
- Liens: les liens peuvent donner à votre message un aspect plus « spam ». Nous vous recommandons de ne pas inclure plus de deux liens dans un e-mail de prospection (y compris les liens figurant dans votre pied de page).
- Format du pied de page: veillez à ce que votre pied de page reste aussi simple que possible. Indiquez-y les informations essentielles telles que votre nom, votre fonction, le nom de votre entreprise, votre site web et votre adresse. L'ajout de votre site web dépendra de la manière dont les liens sont utilisés dans le reste de votre e-mail. Vous pouvez également envisager d'adapter votre fonction dans le pied de page si celle-ci est étroitement liée à la prospection ; par exemple, les SDR pourraient essayer de se présenter comme « Partenaire » ou « Collaborateur ».
- CTA simple: pour simplifier vos CTA, limitez-les à une seule ligne et veillez à ce qu'ils soient la seule ligne comportant un point d'interrogation afin d'attirer l'attention sur votre demande. Envisagez d'abaisser la barre de votre demande pour simplement obtenir une réponse plutôt que de fixer un rendez-vous immédiatement.Gong a constatéqu'il était deux fois plus efficace de demander si le destinataire était intéressé dans un e-mail de prospection plutôt que de lui demander de vous accorder du temps.
Enfin, servez-vous de ces conseils comme point de départ pour créer des cadences plus susceptibles de susciter l'engagement, mais n'hésitez pas à faire des essais. Ce qui fonctionne pour vous peut ne pas correspondre aux bonnes pratiques.
7. Envisagez de définir des limites d'envoi par boîte aux lettres
En plus d'augmenter progressivement votre volume d'envoi, vous devrez également limiter le nombre d'e-mails envoyés avant la mise en boîte ou le nombre de contacts ajoutés à vos campagnes afin d'éviter de donner l'impression d'envoyer du spam.
Trouver le juste équilibre en matière de volume d'envoi quotidien par boîte de réception n'est pas chose facile. Plus votre volume quotidien est élevé, plus vous risquez de recevoir de nombreux signalements manuels de spam, ce qui peut entraîner la suspension de votre boîte de réception.
Veuillez respecter les recommandations suivantes concernant le nombre maximal d'e-mails que vous pouvez envoyer chaque jour à partir d'une même boîte de réception :
Vous vous demandez peut-être : cela signifie-t-il qu’il n’est jamais sûr d’envoyer 800 e-mails par jour ? La réponse est que vous pouvez le faire, mais si vous disposez déjà de boîtes mail et de domaines, il est préférable de répartir cette activité sur dix boîtes mail, conformément aux recommandations de « sécurité » mentionnées ci-dessus.
Veuillez noter que les volumes maximaux que nous recommandons pour chaque boîte mail varient en fonction de votre niveau d'agressivité ou de votre tolérance au risque, ainsi que du type de boîte mail que vous utilisez. Nous partons du principe que personne ne recourt à la prospection à froid en utilisant une adresse e-mail gratuite telle qu'un compte @gmail.com, car nos recommandations s'adressent uniquement aux utilisateurs professionnels. (N'envoyez jamais d'e-mails de prospection à froid à partir d'un compte de messagerie gratuit.)
8. Envoyer des e-mails à froid à grande échelle sur des sous-domaines (ou d'autres domaines racines)
L'envoi d'e-mails à froid à partir de sous-domaines distincts, voire de domaines racines différents, est devenu une pratique courante ces dernières années. Cela vous permet de mieux contrôler et d'avoir une meilleure visibilité sur la réputation de l'expéditeur du domaine utilisé pour la prospection.
Le fait d'utiliser un domaine ou un sous-domaine différent réduit également les risques pour l'ensemble de votre stratégie, car vous ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée de la structure d'une adresse e-mail :
Même si vous faites très attention, l'envoi d'e-mails à froid comporte toujours un certain risque pour la réputation de votre expéditeur. Étant donné que les fournisseurs de messagerie classent principalement les expéditeurs par domaine, l'utilisation de votre domaine principal pourrait avoir des répercussions sur d'autres activités de votre entreprise et sa migration représente généralement une contrainte non négligeable.
Ainsi, l'utilisation de différents sous-domaines et domaines vous permet de diversifier vos stratégies et de garantir que la communication avec les prospects et les clients génère un engagement maximal.
Cette approche demande un peu plus d'efforts, mais elle en vaut la peine si vous prévoyez d'envoyer des milliers d'e-mails à froid chaque mois. De plus, vous êtes en bonne compagnie : des marques comme Apple, Gong, Asana et Allbirds utilisent des sous-domaines pour leur marketing par e-mail.
9. Utilisez des séquences multicanal pour optimiser l'engagement
L'e-mail restera toujours votre principal canal de communication, mais il est essentiel d'optimiser l'engagement tout au long de vos séquences, afin que l'e-mail ne soit pas votre SEUL canal de communication.
Pourquoi ? L'utilisation de plusieurs canaux vous permet d'accroître votre visibilité auprès des prospects et d'augmenter le nombre de relances que vous pouvez envoyer à un même contact sans pour autant augmenter le risque de spam. Ce n'est un secret pour personne : plus vous envoyez de relances sans réponse à un prospect, plus celui-ci est susceptible de signaler manuellement vos messages comme spam. L'utilisation de plusieurs canaux contribue à renforcer la familiarité et optimise votre engagement sans augmenter le volume d'e-mails.
Voici quelques exemples des principaux canaux que vous devriez ajouter à vos séquences si vous ne les utilisez pas déjà :
Demandes de mise en relation et messages privés sur LinkedIn : il est important de mener correctement vos actions de prospection sur LinkedIn. Plutôt que de vous contenter d'envoyer des demandes de mise en relation et de faire votre promotion, essayez d'obtenir une réponse et de susciter l'intérêt :
Appels : Certaines équipes commerciales évitent de passer des appels sortants, mais cette méthode reste efficace. Cela vous distingue des entreprises qui n'osent pas engager la conversation.
Publipostage : des services tels qu'Alyce et Reachdesk vous permettent d'envoyer des colis dans le cadre de vos activités de prospection. Cette approche est particulièrement adaptée aux comptes que vous espérez transformer en clients à forte valeur ajoutée. Le renforcement de l'engagement auprès de ces comptes clés contribuera à améliorer la réputation de votre marque ; ainsi, même les communications que vous envoyez aux prospects qui ne reçoivent pas ces cadeaux auront probablement un impact plus important.
Notes vocales / Vidéos: Créer des messages vocaux personnalisés à partir d'un script vous donne une image plus humaine, ce qui constitue l'une des étapes fondamentales pour obtenir une réponse et susciter davantage d'engagement :
Vente sociale: on en parle beaucoup, mais rares sont ceux qui l'intègrent de manière authentique dans leur processus de vente. En voici un excellent exemple : alors que nous étions en pleine négociation avec Nylas, leur responsable commercial a remarqué que notre entreprise recrutait et a publié le message suivant :
Il s'agissait simplement d'un contact supplémentaire visant à rappeler leur proposition sans avoir à envoyer de message de suivi.
Pour y parvenir de manière régulière, l'essentiel est d'intégrer à votre routine une étape consistant à consulter les profils de l'entreprise et des interlocuteurs potentiels sur Twitter et LinkedIn, puis à partager ou à commenter de manière sincère l'une de leurs publications.
10. Adoptez un ton chaleureux et personnel dans vos e-mails de suivi
En général, la qualité des e-mails de suivi baisse considérablement par rapport à celle du premier e-mail de la séquence.
Je reçois souvent plusieurs e-mails par jour qui disent en substance : « As-tu vu mon dernier e-mail ? », « Je n’ai pas eu de réponse de votre part » ou «Qu’en pensez-vous ?». Certains de ces e-mails fonctionnaient bien autrefois (j’ai moi-même envoyé quelques relances d’une ligne par le passé), mais en 2024, cette formule est galvaudée et agaçante – et risque fort de faire atterrir votre e-mail dans le dossier des spams.
Le principal problème avec ces messages de relance laconiques et impersonnels, c'est qu'ils sont centrés sur vous plutôt que sur le prospect. Les e-mails de relance plus courts ont 15 fois moins de chances de vous aider à décrocher un rendez-vous.
Pour rendre vos e-mails de relance un peu plus chaleureux, voici quelques exemples de modifications que vous pourriez apporter à votre séquence de relance actuelle :
Suivi n° 1 : remplacer « Avez-vous reçu mon dernier e-mail ? » par « Diriez-vous que vous êtes similaire à XYZ ? » :
Suivi 2 : Remplacer « Je vous ai contacté à plusieurs reprises » par « Avez-vous remarqué un changement lorsque ABC s'est produit ? » :
Suivi n° 3 : Remplacer « E-mail de rupture » par « J'ai fait une erreur – X se concentre davantage sur ceci : »
En veillant à ce que vos e-mails de relance soient d'une qualité équivalente à celle de votre premier message et en évitant de paraître insistant, vous aurez plus de chances d'obtenir une réponse.
11. Créer un déclencheur de désengagement
Plus votre liste comporte de destinataires désabonnés, plus votre réputation d'expéditeur se détériorera. Les expéditeurs les plus performants optimisent leurs messages afin de maximiser l'engagement pour chaque e-mail qu'ils envoient.
L'erreur la plus courante en matière d'engagement consiste à continuer d'envoyer des messages à des contacts qui ne sont plus réceptifs. Le fait de conserver ces contacts dans une liste alors qu'ils ne sont plus à l'écoute peut nuire à votre capacité à atteindre de nouveaux prospects qui pourraient être plus adaptés et plus réceptifs. Nous appelons ce segment de contacts non réceptifs le « poids mort ».
La solution la plus évidente consiste à supprimer de votre liste les contacts qui ne sont plus actifs. Mais déterminer à quel moment quelqu'un cesse d'être actif est plus facile à dire qu'à faire.
Voici quelques conseils généraux pour savoir quand cesser d'envoyer des e-mails à des prospects :
La manière dont vous appliquerez ces règles dépendra de votre solution CRM ou de gestion de la relation client. Dans Close , par exemple, vous pouvez utiliser les SmartViews pour segmenter régulièrement les contacts qui répondent à ces critères et les retirer en bloc des séquences :
La mise en œuvre de ces règles permet d'améliorer l'engagement global et de réduire le risque que vos destinataires signalent vos e-mails comme spam. Cela se traduit par un meilleur score global et un processus de « warm-up » plus efficace pour votre domaine.
12. Envoyez vos e-mails individuellement, sans passer par un serveur SMTP tiers
Pour obtenir les meilleurs taux d'ouverture et de réponse, il est préférable d'envoyer des e-mails personnalisés via Google Workplace ou des comptes de messagerie O365 spécialement configurés pour la prospection. Il est déconseillé d'utiliser un service de messagerie tiers ou un serveur SMTP pour les e-mails de prospection à froid.
Le recours à un serveur SMTP tiers implique l'envoi d'e-mails via un serveur ou un service tel qu'AWS ou SendGrid, destiné aux communications avec consentement préalable ; or, les fournisseurs de messagerie examinent le contenu provenant de serveurs SMTP tiers avec plus de rigueur que celui des comptes de messagerie individuels.
Les fournisseurs de messagerie ont davantage tendance à filtrer rigoureusement les contenus envoyés via des serveurs tiers, car ces derniers peuvent acheminer des e-mails à un nombre illimité de destinataires en très peu de temps ; ils sont donc bien plus susceptibles d'être utilisés pour des campagnes de spam de masse et d'hameçonnage que pour des e-mails individuels.
Pour vérifier si votre configuration actuelle passe par un serveur tiers, consultez le dossier de votre boîte de réception dédié aux e-mails de prospection à froid. Si vous voyez que les messages sont envoyés individuellement, cela signifie que vous utilisez une approche personnalisée (comme nous le recommandons). Si vous ne voyez nulle part les messages que vous avez envoyés, vous utilisez probablement un service tiers et devrez passer à l'utilisation directe de votre client de messagerie.
Le passage à une approche personnalisée réduit considérablement votre volume de travail et allonge le temps nécessaire pour contacter chaque prospect. Cependant, vous obtiendrez de meilleurs résultats à long terme !
13. Surveiller les signalements de spam dans Google Postmaster Tools
Google Postmaster Tools (GPT) vous aide à évaluer le sentiment des prospects qui utilisent G Suite. Google étant l'un des fournisseurs de messagerie électronique les plus populaires, en particulier dans le secteur B2B, cet outil constitue une excellente ressource pour déterminer si vos messages suscitent des réactions négatives.
Remarque : GPT ne fournit pas de données sur le pourcentage de vos e-mails automatiquement classés dans le dossier spam (vous devrez faire appel à un prestataire spécialisé dans le placement dans la boîte de réception pour le savoir), mais il peut vous donner une idée du nombre de prospects qui signalent manuellement vos messages comme spam.
Cela peut vous aider à déterminer si les messages ou les relances que vous envoyez sont trop insistants, afin que vous puissiez adapter votre approche lorsque vous constatez des pics. L'un des principaux inconvénients de se fier uniquement au GPT est que, si les messages sont automatiquement filtrés vers le dossier « Spam », vous ne verrez probablement pas de pics dans les signalements (car les destinataires ne peuvent pas signaler manuellement les e-mails comme spam s'ils se trouvent déjà dans ce dossier !)
14. Effectuez toujours des tests A/B sur vos e-mails de prospection
La mise en place régulière de tests A/B permettra de donner un aspect moins mécanique à vos actions de prospection à froid et d'éviter que votre contenu ne devienne obsolète. Il existe deux grands types de tests A/B qu'il convient de connaître et d'utiliser :
- Variantes en temps réel: envoyez plusieurs versions d'un même e-mail à vos prospects en temps réel. Pour ce faire, créez une variante de votre modèle directement dans votre plateforme de gestion des ventes et ajoutez-la à votre séquence :
2. Tests de nouvelles structures: tester une nouvelle structure implique de créer une version alternative de votre e-mail, comportant généralement des modifications plus radicales (par exemple, la suppression de tous les liens). Des applications telles qu'Allegrow vous permettent de vérifier à quelle fréquence chaque version est classée comme spam, ce qui peut vous aider à valider la fiabilité technique de ces modifications radicales avant leur mise en ligne (car, dans l'idéal, vous ne souhaitez pas faire vos essais sur vos prospects) :
Commencez par mettre en place environ trois variantes de la même séquence d'e-mails afin d'évaluer la réaction des prospects (c'est-à-dire de déterminer laquelle suscite le plus de réactions positives). Il est recommandé de réaliser de nouveaux tests de structure tous les 30 jours, l'objectif étant de modifier votre modèle global au moins tous les 60 jours afin d'éviter que vos messages ne deviennent obsolètes.
Résultats de campagnes de « réchauffement » par e-mail (réelles) qui fonctionnent
Les campagnes menées avec un prestataire de services de « warm-up » de qualité génèrent des taux d'ouverture et de réponse plus élevés. Ramzi Malas Close de Lux Sales Consulting, a vu ses taux d'ouverture augmenter de 30 à 50 % en utilisant Allegrow pour le « warm-up » de ses e-mails :
Foire aux questions sur la préparation des comptes de messagerie avant le lancement d'une campagne de prospection
Qu'est-ce qui caractérise un bon prestataire de services de « warm-up » d'e-mails ?
Les meilleurs prestataires de services d'échauffement proposent plusieurs fonctionnalités essentielles, sans lesquelles vous serez désavantagé. Parmi celles-ci, on trouve :
- De véritables domaines professionnels (et non de faux comptes de test): de nombreuses plateformes de « warm-up » utilisent des « comptes de test » ou des « réseaux privés », achetés ou créés en masse par le prestataire de services. Le problème est que ces adresses e-mail ne correspondent pas à des domaines uniques ni à de véritables boîtes de réception professionnelles (les fournisseurs de services de messagerie savent reconnaître un faux compte). Par conséquent, les données sur le placement dans la boîte de réception sont inexactes et ne contribuent pas à améliorer ce placement. D'autres fournisseurs, comme Allegrow, construisent leur réseau à partir de milliers de boîtes de réception B2B uniques (c'est-à-dire les vraies boîtes de réception d'autres utilisateurs d'Allegrow !), ce qui permet au réseau de simuler des interactions en toute sécurité et de fournir des données précises à tous les niveaux.
- Échantillon de taille insuffisante: de nombreuses plateformes de test envoient soit un faible volume d'e-mails (moins de 100) et calculent la réputation à partir de ces données, soit un seul lot d'e-mails, au lieu d'envoyer des e-mails de manière continue sur la durée et de calculer un score de réputation moyen basé sur plusieurs points de données. Ces solutions peuvent convenir si vous débutez et souhaitez les utiliser gratuitement. Cependant, si vous êtes un professionnel du marketing, ces échantillons ne sont pas statistiquement significatifs par rapport au nombre d'e-mails que vous envoyez.
- Séparer les relations de suivi et d'interaction: certains outils de « warm-up » utilisent les mêmes domaines pour mesurer la réputation et l'engagement. Cela signifie que les domaines de messagerie qui répondent à vos e-mails, les sortent du dossier spam, les marquent comme importants, etc., sont les mêmes domaines qui calculent votre réputation au fil du temps. Le problème est que les domaines de messagerie ont une « mémoire ». En d’autres termes, si votre réputation est faible et que vous m’envoyez demain un e-mail qui atterrit dans le dossier spam, mais que je le retire de ce dossier, même si votre taux de réputation ne change pas, les futurs e-mails que vous enverrez à ma boîte de réception auront peu de chances d’atterrir dans le dossier spam, car ma préférence pour interagir avec vous sera mémorisée. Par conséquent, les plateformes qui utilisent les mêmes boîtes de réception à la fois pour l’interaction et la surveillance afficheront inévitablement des données de réputation moins précises au fil du temps. Séparer les relations de surveillance des relations d’interaction garantit que vos données seront précises à long terme.
- Test de contenu: comment continuer à tirer parti des outils de placement dans la boîte de réception et de « warm-up » si votre réputation d'expéditeur est supérieure à la moyenne ? Pour la plupart des fournisseurs de services de « warm-up », le parcours s'arrête là. Cependant, les meilleurs fournisseurs de contenu pour le « warm-up » proposent également des tests de contenu, qui vous permettent d'évaluer différentes variantes de votre contenu dans de véritables boîtes de réception B2B et de comparer où les fournisseurs de messagerie placent chaque version. Cette fonctionnalité vous aide à améliorer votre marketing par e-mail sur le long terme.
Quels sont les taux d'ouverture et de réponse considérés comme satisfaisants pour les e-mails de prospection à froid ?
Un taux d'ouverture des e-mails supérieur à 27 % est considéré comme moyen, les campagnes les plus performantes atteignant 50 % ou plus. Un taux de réponse de 12 % ou plus sur l'ensemble de votre campagne indique que vous ciblez les bons prospects et que vos e-mails sont bien placés dans la boîte de réception.
Vous souhaitez améliorer votre stratégie de prospection B2B ? Découvrez notre article consacré à 12 modèles d'e-mails de prospection B2B, dans lequel nous abordons les subtilités de la rédaction d'e-mails efficaces modèles d'e-mails à froid B2B.
Comment intégrer un outil de « warm-up » des e-mails à mon CRM / à ma plateforme de gestion des ventes ?
Renseignez-vous auprès du fournisseur de solutions d'engagement que vous utilisez pour savoir s'il est compatible avec votre fournisseur de messagerie et votre plateforme d'engagement commercial. À titre d'exemple, Allegrow s'intègre à tous les principaux fournisseurs de messagerie destinés aux utilisateurs B2B et s'intègre directement à Close . Vous trouverez ici Close pour configurer cette intégration.
Combien de temps faut-il pour qu'un e-mail soit opérationnel ?
Le « warm-up » des e-mails n'est pas une opération que l'on effectue une seule fois pour de bon. Pour atteindre un niveau élevé, vous devrez poursuivre ce processus sur le long terme. Pour obtenir les meilleurs résultats, commencez à utiliser un système de « warm-up » de qualité au moins 30 jours avant de lancer votre campagne de prospection et poursuivez ce processus tant que votre domaine sera utilisé à des fins commerciales et marketing.
Comment puis-je calculer le pourcentage de mes e-mails qui finissent dans le dossier spam ?
Certaines plateformes d'envoi proposent des « rapports de spam » ou des « rapports d'e-mails non remis » / « rapports de rebonds ». Ceux-ci ne vous indiquent pas combien d'e-mails atterrissent dans les dossiers de spam. En effet, la majorité des e-mails qui se retrouvent dans le dossier de spam sont filtrés automatiquement. La seule façon de savoir combien d'e-mails atterrissent dans le dossier de spam est d'en surveiller l'emplacement. Les solutions de « warm-up » procèdent en trois étapes :
- Les e-mails sont envoyés depuis les boîtes de réception de votre domaine vers des adresses e-mail externes.
- Le fournisseur est connecté à ces boîtes de réception afin de pouvoir vérifier où aboutissent les e-mails. (Cela lui permet de compter le nombre de messages qui ont atterri dans les dossiers « Spam », « Promotions », « Courrier indésirable » ou « Non classés ».)
Le pourcentage de réputation, calculé en comparant le nombre d'e-mails qui aboutissent dans ces dossiers au volume total d'e-mails envoyés, vous est communiqué.
