«Planificar un horario de ventas coherente y productivo cuando se trabaja desde casa es muy fácil». — Nadie diría eso jamás.
La agenda diaria de un comercial no solo depende de cómo gestione su propio tiempo: tiene que adaptar su horario y su rutina a las vidas de sus clientes potenciales y compañeros de equipo.
Además, organizar un horario de trabajo a distancia plantea sus propios retos. Los comerciales que trabajan desde casa tienen que compaginar las responsabilidades familiares, los espacios de trabajo compartidos y las distracciones habituales que surgen cuando se está en casa.
No es de extrañar que resulte tan difícil planificar un calendario de ventas a distancia.
Entonces, ¿cómo planifican con éxito su jornada los comerciales de alto rendimiento para trabajar de forma productiva desde casa? Veamos algunos consejos de los expertos del equipo de ventas a distancia de Close.
Cómo crear un plan de ventas a distancia de alto rendimiento: 8 consejos para organizar tu jornada de ventas
No es fácil organizar una agenda de ventas a distancia que te ayude a ser productivo. Por eso, hemos hablado con dos representantes de ventas de alto rendimiento de Close—James Urie y Kate Petrone— para saber qué trucos utilizan para mantener su productividad desde casa.
1. Establece una rutina matutina habitual
Cuando trabajas en una oficina, tienes una rutina que se establece automáticamente: levantarte, subirte al coche y conducir hasta el trabajo. Esta rutina repetitiva le dice a tu cerebro: «Oye, ya es hora de ponerse a trabajar».
Y aunque levantarse de un salto de la cama por la mañana y ponerse a atender llamadas en pijama pueda parecer una ventaja de trabajar desde casa, a la larga perjudicará tu productividad comercial. Sin una rutina matutina estructurada antes de empezar a trabajar, no alcanzarás tu máximo potencial durante la jornada laboral.
Creo que una de las cosas que te prepara para el éxito (y puede que la gente se ría de esto) es levantarse y hacer la cama. Sigue con tu rutina habitual: levántate, dúchate, ve al gimnasio, tómate un café, desayuna y prepárate para un día activo.
– Kate Petrone, ejecutiva de cuentas en Close
Así que busca la rutina matutina adecuada que te ayude a prepararte mentalmente para «ir al trabajo», aunque físicamente no te desplaces a ningún sitio. Aunque pueda parecer sencillo, este truco constituye la base para una jornada de ventas a distancia más productiva.
2. Reserva un tiempo al comienzo del día
La forma en que empieces la mañana determinará tu nivel de productividad a lo largo del día. ¿Qué es lo primero que haces en cuanto te sientas en tu escritorio?
Reservo la primera hora del día para revisar las tareas prioritarias relacionadas con los clientes potenciales y revisar los correos electrónicos. Eso me ayuda a despejar la mente y a centrarme en las nuevas interacciones con los clientes potenciales y en las demostraciones que tengo más tarde.
– James Urie, ejecutivo de cuentas sénior en Close
Empezar el día reservando un tiempo específico para centrarte en tus prioridades, responder a los correos electrónicos y escuchar los mensajes de voz que te has perdido es una forma estupenda de preparar tu mente para la jornada. También puedes aprovechar estas primeras horas de la mañana para revisar tu agenda, organizar las tareas que tengas que realizar o prepararte para las reuniones o demostraciones que tengas más tarde.
Si te ocupas de estas tareas prioritarias antes de pasar a otras acciones de venta (como las llamadas en frío), te resultará más fácil mantener la concentración cuando, más tarde, hables con los clientes potenciales.
Pero, ¿cómo sabes cuáles son las tareas prioritarias de cada día?
En Close, los representantes pueden ver una vista de la bandeja de entrada en la que se muestran todos los correos electrónicos recibidos, las llamadas perdidas, los mensajes de voz y los SMS, así como las tareas que se les han asignado para ese día.
Esta vista permite a los representantes ver sus principales prioridades en una lista rápida y ocuparse primero de las tareas prioritarias (o posponer las menos urgentes).
3. Evita el caos en el trabajo reservando tiempo para tareas concretas
Cuando no se cuenta con un horario específico de ventas a distancia para organizar la jornada, es fácil caer en el caos laboral.
Estás redactando un correo electrónico cuando, de repente, recibes una llamada. Mientras hablas por teléfono, piensas en la demostración del producto que tienes que hacer más tarde. Y mientras realizas la demostración, te acuerdas del correo electrónico que no has terminado.
Este círculo vicioso de distracciones no solo merma tu productividad, sino que también te impide prestar a los clientes potenciales la atención que se merecen.
Esto es lo que dicen nuestros expertos sobre cómo evitar el caos:
Organiza tu día de manera que te permita mantener el orden y la concentración. Asegúrate de no pasar todo el día sumido en este ambiente caótico.
– James Urie, ejecutivo de cuentas sénior en Close
Me aseguro de reservar un tiempo específico para terminar otras tareas, de modo que pueda dedicar toda mi atención a las reuniones y no distraerme con algo que me haya quedado pendiente. Intento planificar mi jornada con todo detalle, sinceramente. Así puedes organizar tu día en bloques y reservar tiempo para cada cosa. Por ejemplo, sé que cuando mi agenda marca una hora concreta, ese es mi momento para hacer llamadas.
– Kate Petrone, ejecutiva de cuentas en Close
Establecer franjas horarias específicas para cada actividad te permite mantener la concentración y también aumenta tu motivación comercial cuando trabajas desde casa. Y, por supuesto, con este nivel de organización en tu agenda de ventas a distancia, podrás centrarte en las llamadas y las reuniones con los clientes potenciales.
4. Deja espacio en tu agenda para que los clientes potenciales puedan concertar una cita contigo
Tus clientes potenciales son lo más importante de tu jornada. Entonces, ¿por qué no darles prioridad en tu agenda?
Utiliza tus herramientas de planificación favoritas para reservar franjas horarias para el trabajo que requiere concentración, pero deja algunos momentos del día libres. De este modo, los clientes potenciales y los prospectos podrán concertar llamadas contigo, y tú podrás concentrarte mejor en esas conversaciones, sabiendo que ya has completado tus otras tareas prioritarias.
5. No te olvides de tomarte un descanso
Este sencillo truco puede marcar una gran diferencia en tu horario de trabajo a distancia.
Sabemos que mantener la motivación en el ámbito comercial resulta complicado en un entorno de teletrabajo. Es difícil (por no decir imposible) reproducir ese ambiente y esa energía que se respira en la oficina de ventas, y pasar todo el día sentado en el escritorio de casa puede acabar resultando monótono.
Así que asegúrate de que tu horario de ventas a distancia incluya un descanso.
Tómate un descanso sin falta. Asegúrate de desconectar durante al menos 30 minutos. Recarga energías, sal a dar un paseo, haz algo productivo (que no tenga que ver con el trabajo) y luego vuelve.
– James Urie, ejecutivo de cuentas sénior en Close
Intento reservar 15 minutos por la mañana y por la tarde para dar un paseo o simplemente alejarme un rato del ordenador. Esto me ayuda a recargar pilas, me mantiene con energía y me permite volver a concentrarme y terminar todo lo que tengo en mi lista.
– Kate Petrone, ejecutiva de cuentas en Close
6. Utiliza herramientas de comunicación para coordinarte de forma eficaz con tu equipo
En las ventas a distancia, la comunicación con el resto del equipo es fundamental.
Pero, ¿cómo puedes organizar tu agenda de ventas para optimizar la comunicación sin interferir en los horarios de tus compañeros de equipo?
Slack ha sido de gran ayuda. Es una forma estupenda de comunicarse rápidamente con alguien: si tengo alguna pregunta, solo tengo que enviársela y me responden al instante. Además, tener un calendario compartido. Así, si estoy en una llamada con alguien, puedo ver la disponibilidad de mis compañeros de equipo. Si necesito incluirlos, ni siquiera tengo que preguntar: solo tengo que programarla e invitarlos a la llamada en un momento en el que su calendario esté libre.
– Kate Petrone, ejecutiva de cuentas en Close
Si necesitas que un compañero de equipo se una a una llamada en curso, las funciones de «Call Coaching» Close también pueden resultarte útiles. Solo tienes que pulsar el botón «Invitar» mientras estás en la llamada y verás cuáles de tus compañeros están conectados en ese momento. A continuación, puedes invitarlos a unirse a la llamada en directo.
7. Pulsa el botón de reinicio al final del día
La optimización de la productividad al comienzo del día empieza, en realidad, con un cierre eficaz del día anterior.
Al final del día, reservo un rato para repasar y ocuparme de cualquier asunto prioritario, o simplemente para terminar con el resto de las tareas pendientes del día. Es como pulsar el botón de reinicio para el día siguiente.
– James Urie, ejecutivo de cuentas sénior en Close
Si reservas un rato al final de tu jornada diaria de ventas, te asegurarás de tener tiempo para terminar cualquier tarea urgente antes de que acabe el día (y evitarás pasar la tarde preocupándote por algo que no has podido hacer).
Cuando hayas terminado las tareas urgentes, podrás empezar de cero a la mañana siguiente. En lugar de dejar que las tareas se acumulen en tu bandeja de entrada, podrás ir resolviéndolas de forma productiva.
8. Establece un horario claro de atención al público y de cierre
Para crear tu horario de trabajo a distancia ideal, es importante fijar una hora de inicio y una hora de finalización de la jornada laboral.
Por supuesto, esto dependerá de tu horario en casa y de las responsabilidades familiares que tengas que atender. Pero si estableces un horario de trabajo concreto (y un horario en el que no estés conectado), podrás mantener una separación clara entre tu vida laboral y tu vida personal, y evitarás la tentación de responder a correos electrónicos a altas horas de la noche o de mirar el móvil durante la cena.
Fíjate un horario para desconectar del trabajo, cierra la aplicación de Slack y no mires el móvil. Esa separación te permite empezar el día siguiente con energía y no sentir que tu casa es tu oficina. Tienes que tener clara esa distinción en tu mente: trabajo en este horario y descanso en este otro. Y es importante que tus compañeros de trabajo también lo respeten. Es bueno contar con ese respeto y confianza con tus compañeros de trabajo, sabiendo que les responderás cuando estés disponible.
– Kate Petrone, ejecutiva de cuentas en Close
Cuando tienes un horario de trabajo bien definido y lo comunicas claramente al resto de tu equipo, puedes ignorar los mensajes sin sentirte culpable hasta que vuelvas a estar conectado y mantener tu vida personal separada de la laboral.
Cómo crear el mejor horario de ventas a distancia para tu vida
En definitiva, el mejor horario de ventas a distancia dependerá de ti.
¿Cuándo eres más productivo? ¿Qué tipo de horario matutino te ayuda a prepararte para un día ajetreado? ¿Cuáles son tus horas ideales de inicio y finalización? ¿Cuánto tiempo debería durar tu hora de almuerzo?
La respuesta a estas preguntas depende de ti. No bases tu horario de teletrabajo en el horario que tenías cuando ibas a la oficina ni en el horario de teletrabajo de otra persona.
Tu motivación, tus niveles de energía y tus responsabilidades familiares son únicos, por lo que tu horario de trabajo a distancia debe adaptarse a ti. Planifica un horario que te resulte adecuado y estate dispuesto a ir ajustándolo sobre la marcha. Así estarás listo para una jornada de ventas a distancia verdaderamente productiva.
Ahora te toca a ti. ¿Cómo organizas tu jornada laboral? ¿Qué es lo que te funciona? ¿Qué es lo que te cuesta más? ¿Tienes algún consejo que puedas compartir? ¡Cuéntamelo en LinkedIn!
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