«Las acciones dicen más que las reuniones». — Lee Clow | Director global, TBWA
Otro día, otra reunión. Una hora después, parecía que lo único que habíamos conseguido era perder el tiempo.
Todos daban vueltas al tema, no se tomó ninguna decisión y todo el equipo se fue frustrado y agotado, excepto el único que se quedó, que se quedó dormido a mitad de la reunión.
¿Te suena esto? Las reuniones tienen muy mala fama. Según un estudio, el 47 % de los empleados considera que las reuniones son la mayor pérdida de tiempo en su empresa, y el 39 % admite que se queda dormido durante ellas.
A veces, cuando se busca una idea para una reunión de ventas, lo mejor es celebrar menos reuniones, pero hacer que cada una de ellas sea más provechosa.
Pero la cuestión es esta: las reuniones no tienen por qué ser así. Si tus reuniones de ventas son un desastre, es porque no sabes organizarlas bien. No basta con fijar una fecha y una hora y esperar que el valor surja por sí solo. Las reuniones productivas son el resultado de una planificación, no de ilusiones.
Haz que tus reuniones pasen de ser insustanciales a ser significativas planteando estas cinco preguntas.
Pregunta n.º 1: ¿Cuál es el objetivo de esta reunión?
Todas las reuniones eficaces tienen algo en común: un objetivo claramente definido.
El objetivo de la reunión determina su estructura y su desarrollo, por lo que tanto tú como todos los asistentes debéis tenerlo claro. Esto os ayudará a mantener la productividad y a no desviaros del tema.
A continuación se presentan seis objetivos habituales y una estructura eficaz para cada uno de ellos.
Objetivo n.º 1: Tomar una decisión
Convoca una reunión para tomar decisiones cuando necesites la opinión de otros responsables a la hora de seguir adelante. Estas reuniones resultan más eficaces para cambios importantes en la empresa, como la contratación de un candidato, la reasignación de fondos o el lanzamiento de una nueva campaña de marketing.
Las reuniones para la toma de decisiones son reducidas, breves y muy específicas. Solo deben asistir a ellas los responsables de la toma de decisiones más relevantes, que puedan influir en la decisión o se vean directamente afectados por ella.
Objetivo n.º 2: Resolver conflictos
Los conflictos que surgen en una startup deben resolverse lo antes posible y de forma definitiva. La mejor manera de hacerlo es celebrar unareunión de coordinaciónentre las partes implicadas.
Estas reuniones pueden adoptar diferentes formas. Pueden ser encuentros individuales entre cofundadores o reuniones entre equipos, como por ejemplo entre ventas e ingeniería. Pueden durar una hora o un día. No importa, siempre y cuando al final todos estén en sintonía.
Cuanto antes se detecte un conflicto, más rápido se podrá resolver. En lugar de esperar a que la tensión vaya en aumento, convoca reuniones de coordinación en cuanto detectes cualquier desajuste.
Objetivo n.º 3: Sesión de lluvia de ideas
Las ideas nuevas e innovadoras mantienen vivas a las empresas. Organiza una sesión de lluvia de ideas siempre que necesites nuevas ideas sobre el desarrollo de productos, la expansión del mercado, las campañas de ventas y marketing o el establecimiento de objetivos.
Para obtener los mejores resultados, pide a todos que hagan una lluvia de ideas antes o al comienzo de la reunión. De lo contrario, según FastCompany, hacer una lluvia de ideas durante la reunión hará que las primeras ideas prevalezcan, lo que impedirá que surjan ideas mejores.
La sesión de lluvia de ideas puede celebrarse en un grupo reducido o con todo el personal de la empresa. Solo hay que recordar que esta reunión se centra en las ideas, no en las decisiones.
Objetivo n.º 4: Actualización en toda la empresa
En las empresas emergentes que se encuentran en sus primeras etapas, donde los equipos son reducidos y las fronteras entre departamentos son difusas, es habitual celebrar reuniones informativas para toda la empresa.
Estas breves reuniones se centran en la situación general de la empresa y suelen tratar temas como la recaudación de fondos, los cambios en las políticas, los cambios de rumbo y otros anuncios importantes.
A medida que tu empresa crezca, pasa a celebrar reuniones presenciales solo con los jefes de departamento más relevantes y envía un correo electrónico con las novedades al resto del personal.
Objetivo n.º 5: Actualización del equipo
La eficacia de un equipo depende de su comunicación, y las reuniones de equipo son una forma estupenda de mantener a todos conectados y productivos.
Aprovecha estos momentos de reflexión para fijarte objetivos para la semana que viene y analizar si se cumplieron o no los de la semana pasada.
La mayoría de los equipos se reúnen una vez a la semana, pero otros prefieren reunirse a diario. Si optas por reunirte a diario, limita cada reunión a quince minutos. Puedes ayudar a respetar este límite de tiempo convirtiendo tus reuniones diarias en reuniones de pie. Pasados los quince minutos, nadie quiere seguir de pie.
Objetivo n.º 6: Actualización individual
Los comentarios y consejos individuales pueden parecer hostiles en un entorno grupal. Por ese motivo, los responsables deberían mantener reuniones individuales de vez en cuando con cada miembro del equipo.
Estas reuniones ayudan a los responsables a comprender cómo trabaja cada miembro del equipo y les permiten establecer objetivos adecuados para cada persona.
Limita estas reuniones a una vez al mes para evitar interrupciones innecesarias y asegurarte de que haya datos suficientes que analizar.
Pregunta n.º 2: ¿Cuánto puedo acortar esta reunión?
¿Esa reunión semanal de una hora que todo el mundo teme? Podrías terminarla en 15 minutos si ese fuera todo el tiempo que tuvieras asignado.
Fija una duración estricta para tu próxima reunión, más corta de lo que crees que necesitas, y haz que se respete con un temporizador. Cuando suene la alarma, la reunión habrá terminado. Puede que te cueste un poco acostumbrarte, así que programa un recordatorio antes de que suene la alarma final.
Puede que se necesiten un par de reuniones para acostumbrarse al límite de tiempo, pero tus equipos serán más productivos gracias a ello. Esto es especialmente cierto en el caso de las reuniones de ventas.
Pregunta n.º 3: ¿Quién necesita que « » asista a esta reunión?
La mayoría de las reuniones están llenas de gente que no tiene por qué estar allí.
Una reunión suele contar con una media de nueve participantes, y el 33 % de ellos considera que la reunión es una pérdida de tiempo. Esto significa que un tercio de los asistentes no aporta ni obtiene ningún beneficio.
Para que tus reuniones sean eficaces, mantén un número reducido de participantes. Invita solo a quienes puedan influir en el objetivo de la reunión (o a quienes este les afecte).
¿Te preocupa que el resto de tu equipo se pierda la reunión? Envía después de las reuniones un correo electrónico a toda la empresa para mantener al día a todos los que no hayan podido asistir.
Pregunta n.º 4: ¿Cuánto costará esta reunión?
La mayoría de la gente no se da cuenta de que cada reunión tiene un coste oculto. Esas reuniones de una hora de duración en las que participa toda la empresa podrían estar acabando con tu presupuesto.
Imagina que celebras reuniones semanales de una hora con tu equipo de diez personas. Si cada asistente gana 80 000 dólares al año, una reunión te costará 360 dólares. En un año, gastarás más de 4000 dólares en reuniones, suponiendo que solo os reunáis una vez a la semana.
¿Crees que generas 360 dólares de valor en cada reunión de una hora? Probablemente no.
Una vez que sepas cuánto durará la reunión y quiénes asistirán, calcula cuánto te costará. (¿Necesitas ayuda? Desplázate hasta el final de esta publicación y echa un vistazo a nuestra calculadora de reuniones gratuita.)
Entonces pregúntate…
Pregunta n.º 5: ¿De verdad tenemos que reunirnos?
No todas las reuniones carecen de sentido, pero la mayoría son innecesarias.
Como dijeron Jason Fried y David Hansson, de 37signals, en su libro superventas *Rework*: «Cada minuto que evitas pasar en una reunión es un minuto que puedes dedicar a hacer trabajo de verdad».
En lugar de interrumpir el trabajo de todos con una reunión, envía tu pregunta o duda por correo electrónico. En muchos casos, podrás obtener las respuestas que necesitas en la mitad de tiempo y con la mitad de esfuerzo.
Si un correo electrónico, un mensaje instantáneo o una llamada telefónica no bastan, probablemente sea el momento de concertar una reunión.
Aprovecha al máximo cada reunión de ventas: menos es más
«Las reuniones tienen mala fama, y con razón: la mayoría son desorganizadas y están llenas de distracciones. Pero pueden ser una herramienta fundamental para que todo el equipo vaya a la misma onda». — Justin Rosenstein | Cofundador de Asana
Por regla general, las reuniones presenciales deberían ser el último recurso.
Son ideales para tomar decisiones importantes o resolver conflictos; en cualquier otro caso, envía un correo electrónico. Llama por teléfono. Escribe una carta si es necesario. Pero no interrumpas la jornada de los demás a menos que hayas probado todo lo demás.
No necesitas MÁS ideas para reuniones de ventas. Necesitas MEJORES ideas para reuniones de ventas.
Cuando celebres reuniones, procura que sean concisas y productivas. Aprovecha al máximo cada reunión en cuanto a tiempo, eficiencia y productividad.
Cuanto antes vayas al grano, antes podrá tu equipo volver a darlo todo.
