Der ultimative Leitfaden für das Vertriebsmanagement: Strategien, Tools und Techniken für die erfolgreiche Führung Ihres Vertriebsteams

Sie denken also darüber nach, einen Vertriebsleiter einzustellen …

Ein solides Vertriebsmanagement ist entscheidend für eine effektive Vertriebsumsetzung und Umsatzwachstum. Das ist wichtig. Aber man muss kein Vertriebsleiter sein , um den Vertrieb effektiv zu steuern. 

Viele Kleinunternehmer und Führungskräfte können (und haben) das Vertriebsmanagement ihrer eigenen Vertriebsteams selbst in die Hand genommen. Wahrscheinlich übernehmen Sie ohnehin schon viele Aufgaben des Vertriebsmanagements.

Vielleicht sollten Sie also lieber Ihre Fähigkeiten im Vertriebsmanagement verbessern.

Vertriebsmanagement ist mehr als nur die Führung von Mitarbeitern. Es geht darum, Ressourcen klug einzusetzen und wiederholbare Systeme zu implementieren, die den Vertriebsprozess rationalisieren, den Verkaufstrichter optimieren und das Vertriebsteam zu schnellerem Erfolg führen.

Moment mal. Was genau ist Vertriebsmanagement?

Du schaffst das. Und wir sind da, um dir zu helfen. 💪

Das Wichtigste in Kürze:

• Vertriebsstrategie, Vertriebsabläufe und Vertriebsanalyse sind die drei Hauptaufgaben des Vertriebsmanagements. 
• Jeder kann ein guter Vertriebsleiter sein – auch wenn das nicht seine offizielle Berufsbezeichnung ist.
• Der Einsatz der richtigen CRM- und Vertriebs-Tools steigert bei richtiger Anwendung die Vertriebsleistung. 
• Ein erfolgreiches Vertriebsmanagement kommt Ihren Kunden, Ihrem Vertriebsteam und Ihrem Unternehmen zugute – nicht nur dem Umsatz.

Bist du bereit, loszulegen? Dann geht’s los.

Die drei wichtigsten Aspekte eines effektiven Vertriebsmanagements

Allgemein gesagt umfasst der Vertriebsmanagementprozess drei Hauptbereiche: Vertriebsabläufe, Vertriebsstrategie und Vertriebsanalyse. 

Je nach Größe und Anforderungen Ihres Unternehmens werden Sie feststellen, dass bestimmte Bereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern als andere. Da jedoch sowohl Ihre Vertriebsmitarbeiter als auch Ihre Kunden von einem guten Vertriebsmanagement profitieren, sollten Sie wirklich jeden einzelnen Bereich optimal gestalten. 

Vertriebsabläufe: Aufbau und Motivation Ihres Vertriebsteams

Beim Vertriebsmanagement geht es in diesem Zusammenhang vor allem darum, Vertriebsmitarbeiter zu finden, weiterzuentwickeln und angemessen zu motivieren. 

Das Vertriebsteam ist das Rückgrat Ihres Unternehmens – also kein Druck. Gehen Sie die logistischen, organisatorischen und praktischen Herausforderungen beim Aufbau eines soliden Vertriebsteams einfach direkt an, dann wird schon alles gut.

Was der Vertriebsbetrieb umfasst:

• Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Sie müssen qualifizierte Vertriebsmitarbeiter gewinnen, beurteilen, auswählen –und anschließend an das Unternehmen binden. 
• Festlegung der Vertriebsteamstruktur: Wie werden Sie Ihre Vertriebsfunktionen unterteilen, und in welcher Beziehung stehen diese zueinander? Setzen Sie die Vertriebsteamstruktur um, die für Ihre Branche, Ihr Team und Ihre Kunden am besten geeignet ist. 
• Teammitglieder betreuen und motivieren: Schaffen Sie ein offenes, verbindendes und entwicklungsförderndes Vertriebsumfeld. 
• Anreize schaffen: Legen Sie Prämien fest – finanzieller oder anderer Art –, die zu außergewöhnlichen (und beständigen) Leistungen in Ihrem Team motivieren. 
• Einrichtung von Sales Enablement: Beim Sales Enablement geht es darum, Ihr Vertriebsteam mit den Ressourcen, Tools und Informationen auszustatten, die es benötigt, um potenzielle Kunden effektiv anzusprechen und Geschäfte abzuschließen. Sie stellen ihnen also die erforderlichen Skripte, Vorlagen, Einarbeitungsmaterialien, Software-Apps und vieles mehr zur Verfügung . Außerdem gibt es spezielle KPIs, anhand derer Sie den Erfolg Ihres Sales Enablement messen können.

Puh, das ist ja eine ganz schöne Liste. Wo soll man da anfangen?

So starten Sie in drei Schritten mit dem Vertriebsmanagement:

1. Führen Sie wöchentliche Vertriebsbesprechungen ein. Regelmäßige teamweite Besprechungen sind entscheidend für die Schaffung eines kooperativen Umfelds und eines auf Wachstum ausgerichteten Teams. Ziehen Sie eine wöchentliche Pipeline-Besprechung in Betracht (wir machen das hier bei Close), um die in der Woche gewonnenen und verlorenen Geschäfte zu besprechen. Das ist eine hervorragende Gelegenheit zum Lernen – und zum Coaching.
2. Entwickeln Sie einen effektiven Einarbeitungsprozess. Die Rekrutierung von Spitzenkräften zahlt sich nur aus, wenn diese auch im Unternehmen bleiben. Entwickeln Sie daher einen Einarbeitungsprozess, der neue Mitarbeiter in die Lage versetzt, erfolgreich zu verkaufen (ohne dabei überfordert zu sein). Lassen Sie sie Ihnen und anderen Vertriebsmitarbeitern über die Schulter schauen. Erstellen Sie ein Schulungshandbuch, das Produktinformationen und häufige Einwände von Kunden behandelt. Üben Sie außerdem mit Rollenspielen und begleiten Sie sie durch verschiedene Verkaufsszenarien.
3. Wählen Sie die richtigen Vertriebs-Tools aus (und setzen Sie sie ein). Die richtigen Vertriebs-Tools können Ihrem Kleinunternehmen viel Ärger (und Geld) ersparen. Schauen Sie sich die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Unternehmens genau an – und treffen Sie Ihre Auswahl entsprechend. Ein Zweierteam benötigt nicht dieselben Tools wie ein 50-köpfiges Team, aber beide könnten von einem CRM-System oder einer App für die Kundenansprache profitieren. (Sehen Sie sich hier unsere bevorzugten Vertriebs-Tools an.)

Vertriebsstrategie: Planung und Umsetzung von Vertriebszielen

Eine Vertriebsstrategie umfasst die Planung und Umsetzung von Vertriebszielen. An wen verkaufst du, wie wird dein Team mit diesen Kunden interagieren und wie sieht der Kaufprozess aus? Beantworte diese Fragen, und du hast eine klare Vertriebsstrategie.

Was eine Vertriebsstrategie beinhaltet:

• Erstellung klarer ICPs: Ideale Kundenprofile stellen jene Kunden dar, die mit Ihrem Produkt am zufriedensten und am erfolgreichsten sind. Kristallklare ICPs helfen Ihnen dabei, Ihre Maßnahmen gezielt auszurichten und Ihre Vertriebsmethoden zu optimieren. 
• Verkaufsziele festlegen: Verkaufsziele sorgen dafür, dass sich Ihr Team auf relevante, wachstumsfördernde Vertriebsaktivitäten konzentriert. Außerdem helfen sie Ihnen dabei, Ressourcen besser einzusetzen – und steigern gleichzeitig die Motivation Ihres Teams. 
• Einrichtung der Lead-Generierung: Durch die Einrichtung und kontinuierliche Optimierung von Strategien zur Lead-Generierung können Sie Ihre Vertriebsbemühungen optimieren und gleichzeitig Beziehungen zu potenziellen Kunden aufbauen. 
• Entwicklung einer Strategie + Phasen der Pipeline: Die Vertriebspipeline dient den Vertriebsmitarbeitern als Leitfaden für ihre Maßnahmen und fördert den Abschluss von Geschäften. Entwickeln Sie eine Strategie für die Phasen der Pipeline, damit diese reibungslos und effektiv funktioniert.

• Nutzen Sie, wo immer möglich, Automatisierungsmöglichkeiten: Richtig eingesetzt, führt Automatisierung zu höherer Produktivität und gesteigerter Effizienz. Nutzen Sie also Ihre vorhandenen Tools –oder wählen Sie neue aus–, um Zeit zu sparen und mehr Geschäfte abzuschließen.

So starten Sie in drei Schritten mit Ihrer Vertriebsstrategie:

1. Erstellen Sie ein Profil Ihres idealen Kunden. Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie verkaufen, wie gut können Sie dann an diese Kunden verkaufen? Betrachten Sie die Merkmale (demografische Daten, Unternehmensgröße, Probleme, Ziele usw.) Ihrer besten Kunden – und konzentrieren Sie sich auf diese Merkmale.
2. Sehen Sie sich bewährte Vertriebsstrategien an. Manche Dinge, wie das Rad, funktionieren einfach. Bestimmte Vertriebsstrategien wurden speziell für die Herausforderungen und Probleme kleiner Unternehmen entwickelt. Sehen Sie sich diese also an, bevor Sie Zeit damit verschwenden, Ihre Strategie (oder Pipeline, Lead-Generierungsprozess, was auch immer) von Grund auf neu aufzubauen.
3. Richte zunächst ein oder zwei Kanäle zur Lead-Generierung ein. Werde in den sozialen Medien aktiv. Optimiere deine Website für Suchmaschinen. Entwickle eine Strategie für die Kaltakquise. Wähle zunächst ein oder zwei Strategien zur Lead-Generierung aus und leg los. Analysiere deinen Markt (und deine Mitbewerber) und teste, was funktioniert (und was nicht). Du brauchst die Leads – und eine Analyseparalyse hilft dir dabei nicht weiter. Leg einfach los!
   

Verkaufsanalyse: Messen Sie Ihre Kennzahlen, um Ihren Gewinn zu steigern

Bei der Vertriebsanalyse geht es darum, vergangene Vertriebsdaten zu analysieren, damit Sie in Zukunft fundiertere Entscheidungen treffen können. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Vertriebsorganisation zu optimieren – und den Vertriebserfolg zu beschleunigen. 

Was eine Absatzanalyse umfasst:

• Erfassung von Kennzahlen und Vertriebs-KPIs: Zunächst müssen Sie anhand Ihrer Ziele festlegen, welche Leistungskennzahlen für Ihr Vertriebsteam von Bedeutung sind. Anschließend sollten Sie Methoden zur Erfassung und Berichterstattung einführen (idealerweise mithilfe eines CRM-Systems).
• Messung der Vertriebsaktivitäten und -leistung: Verfolgen Sie die Vertriebsaktivitäten – sowohl auf Einzel- als auch auf Teamebene, in Echtzeit und kumuliert – sowie die Leistung der einzelnen Mitarbeiter und des Teams. 
• Umsatzprognosen: Anhand dieser Kennzahlen, KPIs und Leistungsdaten müssen Sie zukünftige Umsätze prognostizieren und Marktveränderungen antizipieren, die sich auf bestehende und neue Produkte auswirken könnten.
• Festlegung von Verkaufszielen: Die Festlegung von Verkaufszielen ist eng mit Ihren Vertriebszielen verbunden (und Teil der Vertriebsstrategie). Sie müssen entsprechende Verkaufsziele festlegen und kommunizieren, um Ihre Vertriebsmitarbeiter angemessen zu motivieren und das Wachstum voranzutreiben. 

So starten Sie in drei Schritten mit der Vertriebsanalyse:

1. Legen Sie fest, welche KPIs Sie erfassen möchten. Um zu entscheiden, welche KPIs Sie erfassen sollten, berücksichtigen Sie 1. Ihre Vertriebsziele, 2. Ihre Branche und 3. Ihr Team. Es gibt zahlreiche KPIs und Kennzahlen – doch die Erfassung von zu vielen oder den falschen Kennzahlen erschwert die Berichterstellung und beeinträchtigt die Genauigkeit von Prognosen. (Dieser Artikel behandelt 22 wichtige Vertriebs-KPIs und erklärt, für wen sie geeignet sind.)
2. Legen Sie regelmäßige Berichtsintervalle fest – und halten Sie sich daran. Je nach Zeitplan für die Zielerreichung oder der Art der Kennzahlen selbst (z. B. MRR) müssen Sie Berichtsintervalle festlegen und diese konsequent einhalten. Wenn die Leistung nachlässt oder die Akquisetätigkeit zurückgeht, sollten Sie die Situation wöchentlich oder zumindest monatlich neu bewerten. Warten Sie nicht bis zu den Jahresendbilanzen.
3. Wählen Sie das richtige Tool für die Umsatzanalyse aus. Auch hier gilt: Was sind Ihre Anforderungen (und Ihr Budget)? Sie könnten sich für eine Tabellenkalkulation, eine spezielle App oder ein CRM-System (wie Close), das Ihre wichtigsten Kennzahlen und Aktivitäten nachverfolgen kann – und gleichzeitig andere Bereiche Ihres Vertriebsprozesses optimiert. 
      
   

Nun kennen Sie die drei wichtigsten Aspekte des Vertriebsmanagements, wissen, was sie beinhalten und wie Sie damit beginnen können. Lassen Sie uns acht bewährte Methoden für ein erfolgreiches Vertriebsmanagement besprechen, die Ihre Bemühungen garantiert unterstützen werden. 

Strategien für das Vertriebsmanagement: 8 Tipps und bewährte Verfahren für einen erfolgreichen Vertrieb 

Jetzt wissen Sie, worum es beim Vertriebsmanagement geht. Wie setzen Sie das in die Praxis um? Wie optimieren Sie die Vertriebsleistung, straffen den Vertriebszyklus und motivieren Ihre Vertriebsmitarbeiter richtig? 

Das ist ganz einfach. (Nur ein Scherz, so einfach ist es gar nicht.) Mit diesen acht Tipps kannst du dein Vertriebsmanagement von „na ja“ auf „wow“ bringen – du musst nur fleißig sein und sie konsequent umsetzen.

Der Erfolg Ihrer Vertriebsabteilung hängt davon ab.

1. Halte alles fest und dokumentiere alles (ja, wirklich alles!)

Führen Sie Ihr Vertriebsteam so, als stünde eine Prüfung durch das Finanzamt bevor. Aber nicht nur die Finanzen – alles. Jeder Anruf. Jede E-Mail. Jede SMS. Jeder Arbeitsablauf. Jeder Teil Ihres Prozesses. Alles (füllen Sie die Lücke aus).

Wenn Sie die Abläufe von Anfang an dokumentieren, können Sie besser erkennen, wo Verbesserungsbedarf besteht. So verfügen Sie über eine „Historie“, auf die Sie zurückblicken können, um aus Ihren Fehlern zu lernen – statt sie zu wiederholen. Das hilft sogar bei der Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter, da Sie diese schnell mit Ihren erfolgreichen (und weniger erfolgreichen) Vertriebsschritten vertraut machen können.

Keine Sorge, Sie brauchen dafür keinen Vollzeit-Protokollführer. Bauen Sie einfach einheitliche, benutzerfreundliche Erfassungsprozesse in Ihre täglichen Vertriebsabläufe ein. 

Die erste Wahl ist (natürlich) ein CRM-System. CRM-Systeme bieten wichtige Unterstützung im Vertrieb, da sie Kundeninteraktionen speichern, organisieren und aktualisieren – indem sie E-Mails, Anrufe, Notizen und andere Kontaktaufnahmen protokollieren – und so Ihren Vertriebsmitarbeitern die Last des Notizschreibens abnehmen. 

Close eine integrierte generative KI, die über die „Call Assistant“-Funktion sogar Ihre Verkaufsgespräche transkribiert und zusammenfasst. Ziemlich praktisch, oder? Lassen Sie das CRM Ihre Anrufe aufzeichnen und analysieren – und die qualitativen Daten extrahieren. Nutzen Sie diese Erkenntnisse dann, um Maßnahmen zu ergreifen. 

Wenn Sie kein Fan von CRM sind, suchen Sie sich eine andere einfache Möglichkeit, alles festzuhalten und zu dokumentieren. Sie können ein Transkriptionstool nutzen, um sich die Arbeit zu erleichtern. Oder nutzen Sie die Funktionen von Google Workspace geschickt. 

Unabhängig vom verwendeten Tool sollten Sie Richtlinien für Ihre Vertriebsmitarbeiter festlegen, wie sie Aktivitäten, Einwände und alles anderedokumentieren sollen – damit die Daten einheitlich und leicht verständlich sind.

Der wichtigste Punkt – falls Sie ihn übersehen haben sollten – ist, alles zu dokumentieren. Sammeln Sie Informationen und Erkenntnisse, analysieren Sie diese regelmäßig und passen Sie Ihre Vorgehensweise entsprechend an. 

2. Legen Sie klare, SMART-konforme Vertriebsziele für Ihr Team fest

Wunschdenken und Vertrieb passen nicht zusammen. Die besten Vertriebsziele – jene, die wirklich etwas bewirken – sind SMART. 

• Konkret: Konkrete Ziele legen fest, was erreicht werden soll, wer dafür verantwortlich ist und welche Schritte zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind. 
• Messbar: Messbare Ziele lassen sich quantifizieren. Sie müssen in der Lage sein, den Fortschritt (anhand von KPIs oder Kennzahlen) zu verfolgen und regelmäßig darüber zu berichten. 
• Erreichbar: Erreichbare Ziele sind realistisch und berücksichtigen deine eigenen Grenzen. Fordere dein Team – aber überfordere es nicht. 
• Relevant: Relevante Ziele passen zu Ihrer Vertriebsstrategie und Ihrer aktuellen Situation. Mit anderen Worten: Relevante Ziele sind für Sie von Bedeutung .
• Zeitgebunden: Zeitgebundene Ziele haben feste Fristen. Im Vertrieb sind vierteljährliche oder jährliche Meilensteine oft am sinnvollsten.

Aber wie formuliert man ein SMART-Vertriebsziel?

Ermitteln Sie zunächst, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht (d. h. in welchen Bereichen ein SMART-Ziel festgelegt werden muss ). Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Überprüfung der Leistungskennzahlen (KPIs)
• Lücken in Ihrem Verkaufstrichter aufspüren 
• Analyse der Leistungsunterschiede zwischen den leistungsschwächsten und den leistungsstärksten Mitarbeitern (sowie der Leistungsunterschiede zwischen der aktuellen und der angestrebten Teamleistung)

Anschließend können Sie SMART-Ziele festlegen, um die Lücken zu schließen und die Teamleistung schnell zu steigern.

Zweitens müssen Sie ein realistisches Umsatzziel festlegen. Überlegen Sie sich Zielvorgaben (z. B. eine Umsatzsteigerung um 25.000 Dollar) sowie einen realistischen Zeitrahmen (z. B. sechs Monate). 

Betrachte deine aktuelle Position immer im Hinblick auf deine angestrebte Position. Möglicherweise musst du die Messlatte anfangs niedrig ansetzen. Wenn du zu hoch greifst und die Motivation untergräbst, wirst du zurückfallen – und zwarweit zurück.

Sobald Sie diese Details geklärt haben? Dann ist es an der Zeit, einen SMART-Aktionsplan zu entwickeln, der Sie ans Ziel bringt.

Drittens und letztens: Formuliere dein SMART-Ziel. Formuliere es klar und prägnant. Achte darauf, alle relevanten Details anzugeben, einschließlich der Art und Weise, wie du den Fortschritt messen wirst, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Du kannst mit dieser Vorlage für Vertriebsziele beginnen:

Steigern Sie [KPI] um [Zahl oder Prozent] innerhalb von [Frist] mithilfe von [Strategie oder Aktionsplan, den Sie dafür einsetzen werden].

Solide, SMART-konforme Vertriebsziele erfordern eine sorgfältige Planung. Sie müssen das richtige Gleichgewicht finden zwischen dem Ansporn – Ihre Vertriebsmitarbeiter und Ressourcen zu fordern – und dem Risiko, alles zu überfordern. 

Geh die Sache einfach „clever“ an. 😉

3. Legen Sie klare Richtlinien für die Nutzung Ihres CRM fest

Das CRM ist die zentrale Datenquelle für Interessenten- und Kundendaten. Es sorgt dafür, dass alle Informationen online verfügbar, aufeinander abgestimmt und zeitnah mit der Kundenansprache sowie Ihrer Vertriebspipeline abgestimmt sind.

Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten dieses Tool tagtäglich nutzen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, das CRM so einzurichten, dass es ihre täglichen Vertriebsaktivitäten unterstützt und ergänzt – und nicht behindert. 

Entscheiden Sie sich zunächst für ein CRM, das speziell für leistungsstarke Vertriebsteams entwickelt wurde (wie beispielsweise Close). Wenn Sie noch unentschlossen sind, welches CRM für Sie am besten geeignet ist, beziehen Sie Ihr Team in den Auswahlprozess mit ein. So schaffen Sie Akzeptanz und stellen sicher, dass das CRM den Anforderungen Ihres Teams entspricht – und sogar der dort verwendeten Fachterminologie. 

Teilen Sie Ihrem Team anschließend mit, dass das neue CRM-System der Standard und keine Option ist, und zeigen Sie die Vorteileauf, die diese Technologie mit sich bringt. Veranschaulichen Sie, wie es die Kundenansprache, die Notizen und die Dateneingabe vereinfacht, und heben Sie die Tools hervor, die den Arbeitsalltag erleichtern werden.

Und untermauern Sie diese Haltung durch kontinuierliche CRM-Schulungen und bewährte Verfahren – sowohl während der Einarbeitungsphase als auch darüber hinaus. Fördern Sie produktive CRM-Gewohnheiten– halten Sie bewährte Verfahren für die Aktualisierung von Kontakten, die Verwendung von benutzerdefinierten Aktivitäten und Labels, die Erstellung von Lead-Listen und den Einsatz anderer Tools schriftlich fest.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten modernen CRM-Systeme ihre Rolle als zentrale Drehscheibe im täglichen Vertriebsalltag mittlerweile perfekt beherrschen. Sie erfassen Daten und liefern automatisch Erkenntnisse – sofern sie richtig eingesetzt werden.

4. Bieten Sie Ihrem Team Verkaufstrainings und Mentoring an

Die Gewinnung, Förderung und Bindung von Spitzenkräften im Vertrieb geschieht nicht von selbst. Und Spitzenkräfte suchen nach Positionen, in denen sie sich weiterentwickeln können.

Ihr Vertriebsschulungsprogramm könnte Vertriebscoaching, Mentoring, Gruppen- und Einzelschulungen, Übungen, Praxiseinsätze sowie ein Schulungshandbuch (mit Gesprächsleitfäden, Einwandbehandlungen usw.) umfassen.

Das ist jedoch nur der Ausgangspunkt für das Verkaufstraining.

Nick Persico, Leiter Vertrieb und Marketing hier bei Close, schwört auf das wöchentliche Pipeline-Meeting. In dieser Besprechung ruft er die Pipeline-Ansicht (über das CRM) auf und bittet jedes Teammitglied, über drei Geschäfte zu sprechen, die sie verloren haben, sowie über drei, an denen sie gerade arbeiten. So können sich die Vertriebsmitarbeiter gegenseitig unterstützen und voneinander lernen. Außerdem erhalten Sie (als Vertriebsleiter) Einblicke in mögliche Engpässe in Ihrer Pipeline.

Vereinbaren Sie als Nächstes Einzelgespräche mit jedem Vertriebsmitarbeiter. Denken Sie daran, dass aktives Zuhören und Einfühlungsvermögen entscheidende Fähigkeiten für jede erfolgreiche Führungskraft im Vertrieb sind. Stellen Sie daher während dieser Einzelgespräche offene Fragen – und halten Sie dann den Mund. Möchten sie sich im Bereich X des Vertriebs weiterentwickeln? Haben sie immer wieder Schwierigkeiten mit Punkt Y in Ihrer Pipeline? 

Hören Sie aktiv zu und bieten Sie anschließend Informationsmaterialien oder zusätzliche Schulungen an. 

Wie sieht es im Alltag aus? Integrieren Sie Coaching (und Job-Shadowing) direkt in Ihre Arbeitsabläufe. Nutzen Sie Ranglisten, um Ihr Team zu motivieren und einen freundschaftlichen Wettbewerb zu schaffen. Beziehen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter einfach ständig mit ein – und sorgen Sie dafür, dass sie dabei ständig dazulernen.

Als Vertriebsleiter haben Sie es in der Hand, ein Umfeld zu schaffen, in dem es keinen Unsinn gibt und das eine gesunde Arbeitsdynamik fördert – und letztendlich eine gut funktionierende Vertriebsorganisation. Möchten Sie also die Mitarbeiterbindung stärken und echte „Deal-Closing-Maschinen“ aufbauen? Dann investieren Sie in ihre Weiterbildung. Sie werden es nicht bereuen. 

5. Finden Sie die richtigen Tools für das Vertriebsmanagement, um sich die Arbeit zu erleichtern

Keine Sorge – Sie stehen in diesem Kampf nicht allein da. Die richtigen Tools und eine geeignete Vertriebsmanagement-Software bieten Ihnen klare Einblicke in die Vertriebspipeline, optimieren die Teamaktivitäten, steigern die Leistung – und helfen Ihnen dabei, die Daten zu erhalten, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. 

Kurz gesagt: Sie machen das Leben leichter. 

Das naheliegende, unverzichtbare Werkzeug, das Sie benötigen? Ein Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM. (Und das sagen wir nicht nur, weil wir selbst eines verkaufen.)

Achten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems auf eine Lösung, die auf Ihre Teamgröße und Vertriebsplanund die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigt. 

Außerdem sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Anpassungsmöglichkeiten: Bietet die Lösung die nötige Flexibilität, um sie an Ihre individuellen Vertriebsprozesse und -ziele anzupassen?
• Unverzichtbare Funktionen: Bietet das Produkt Ihre drei bis fünf wichtigsten unverzichtbaren Funktionen, wie beispielsweise automatisierte Nachfassaktionen oder erweiterte Anruffunktionen? 
• Preisoptionen: Passt das Preismodell zu Ihrem Budget? Und können Sie eine kostenlose Testversion nutzen?
• Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich das Tool mit Ihren anderen unverzichtbaren Vertriebswerkzeugen integrieren?
• Zuverlässiger Kundensupport: Kann man sich auf die Unterstützung des Unternehmens verlassen, wenn etwas schiefgeht?

Close speziell für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups entwickelt. Unser CRM optimiert den Vertriebsprozess und die Arbeitsabläufe der Vertriebsmitarbeiter, verfügt über hervorragende Kommunikationsfunktionen und bietet einen erstklassigen Kundensupport – und das alles über eine benutzerfreundliche Oberfläche.

Aber es gibt auch gute Alternativen, wenn Sie kein KMU oder Start-up sind. Pipedrive eignet sich sehr gut für sehr kleine Teams. Und dann gibt es noch HubSpot – die erste Wahl für mittelständische bis große Unternehmen. (Außerdem noch ein paar andere Anbieter, die Sie sich hier ansehen können.)

Es gibt zwar auch andere Arten von Vertriebsmanagement-Software – wie beispielsweise Tools für soziale Netzwerke –, doch das CRM muss die Grundlage bilden. Sobald Sie das CRM eingerichtet und die entsprechenden Richtlinien festgelegt haben, werden Sie garantiert einen Produktivitätsschub erleben – und eine Entlastung bei Ihrer Arbeitsbelastung.

6. Regelmäßige Umsatzberichte erstellen

Verkaufsberichte. Manche lieben sie. Manche lieben es, sie zu hassen (oder zumindest lieben sie es, sie zu erstellen). Wie auch immer man dazu stehen mag: Verkaufsberichte sind für einen erfolgreichen Vertriebsbetrieb und genaue Umsatzprognosen unverzichtbar. 

Als Vertriebsleiter liegt es in Ihrer Verantwortung, regelmäßig Vertriebsberichte zu erstellen.

Wie oft? Das hängt davon ab, welche Vertriebskennzahlen Sie verfolgen müssen, wie die Gesamtleistung aussieht und um welche Art von Bericht es sich handelt. Auch Ihre SMART-Vertriebsziele können die Häufigkeit beeinflussen. 

Generell sollten jedoch übergeordnete Kennzahlen wie Nettoumsatz und Geschäftsvolumen (mindestens) monatlich erfasst werden. Spezifischere Aktivitäten wie getätigte Anrufe oder versendete E-Mails sollten hingegen häufiger (täglich oder wöchentlich) gemessen werden. 

Wie lässt sich die Berichterstellung so reibungslos wie möglich gestalten? Nutzen Sie das CRM-System (und sorgen Sie dafür, dass auch Ihre Vertriebsmitarbeiter es nutzen). Ein leistungsfähiges CRM verfügt über Vertriebs-Dashboards, die Ihre wichtigsten Vertriebsdaten in Echtzeit visuell darstellen. (Und Sie können bzw. sollten ein Dashboard erstellen, das speziell auf Ihr Vertriebsteam zugeschnitten ist.) 

Ihr CRM bietet möglicherweise sogar umfassendere Berichte, die über die Oberflächlichkeiten des Dashboards hinausgehen, beispielsweise in Form eines Sales-Funnel-Berichts. 

Natürlich kannst du deine Verkaufsberichte auch selbst erstellen. Verwende eine Vorlage, trage deine Daten – unter Berücksichtigung der Zielgruppe – ein und stelle sie anschaulich dar. Achte darauf, den Bericht so zu erläutern, dass er verständlich ist, und gib im Idealfall Hinweise für die nächsten Schritte.

7. Effektives Management und Bereinigung der Vertriebspipeline

Eine effektive Vertriebspipeline wandelt Leads kontinuierlich in Kunden um. Wie? Sie ermöglicht es Ihren Vertriebsmitarbeitern, Verkaufschancen während ihres gesamten Weges durch den Vertriebsprozess zu verfolgen und zu verwalten.

Sorgen Sie dafür, dass die Rohrleitung gut organisiert und frei von Ablagerungen bleibt.

Übrigens: Mit einem leistungsstarken CRM wie Close lässt sich die Vertriebspipeline viel einfacher verwalten. Doch ganz gleich, welches Tool Sie nutzen – befolgen Sie diese vier Schritte – Ihre Pipeline wird es Ihnen danken:

1. Entwickeln (und pflegen) Sie einen klaren Vertriebsprozess. Legen Sie die wiederholbaren Schritte fest , mit denen Ihr Team Leads durch die Pipeline leiten kann. Ein klar definierter Prozess zeigt den Vertriebsmitarbeitern genau, welche Maßnahmen sie in jeder Phase ergreifen müssen, um Kunden zu gewinnen und Engpässe zu vermeiden.
2. Konzentrieren Sie sich auf relevante Kennzahlen. Überprüfen Sie die Ziele, die Sie für jede Phase Ihrer Vertriebspipeline festgelegt haben, und führen Sie Methoden zur Fortschrittsmessung ein. Dieser datengestützte Ansatz ist der Schlüssel zur Optimierung – und zu präzisen Prognosen. Beobachten Sie Kennzahlen wie den Pipeline-Wert, die durchschnittliche Geschäftsgröße, die Geschwindigkeit der Vertriebspipeline, die Konversionsrate pro Phase und die Leistung der Vertriebsmitarbeiter.
3. Beseitigen Sie die Engpässe. Stagnation saugt Ihrer Vertriebspipeline die Lebenskraft aus. Sortieren Sie die festgefahrenen Leads aus – und führen Sie bewährte Verfahren ein, um solche Situationen von vornherein zu vermeiden. Überprüfen Sie kritisch Ihre Qualifizierungs- und Lead-Generierungsstrategien und sorgen Sie dafür, dass sich alle Vertriebsmitarbeiter über die Häufigkeit der Nachfassaktionen einig sind. 
4. Überprüfen Sie Ihre Vertriebspipeline und erstellen Sie einen Bericht darüber. Wie viele Leads sind Ihnen im letzten Monat entgangen? In welcher Phase gibt es die meisten Verluste? Wie viele kalte Leads blockieren die Pipeline? Erfassen Sie die Daten und teilen Sie die Ergebnisse Ihrem Vertriebsteam und der Geschäftsleitung mit. So können Sie gemeinsam Hindernisse besprechen und Ideen für die nächsten Schritte entwickeln. 

Ein strategisches, konsequentes Pipeline-Management (einschließlich Bereinigung) sorgt für reibungslose Abläufe – und verringert gleichzeitig die Beschwerden Ihres Teams, dass „nicht genug Geschäfte abgeschlossen werden können“. 

8. Wenn Sie bereit sind, stellen Sie Ihren ersten Vertriebsleiter ein

Die Einstellung der falschen Person (oder der richtigen Person) zum falschen Zeitpunkt kann den Schwung bremsen und den gesamten Betrieb aus dem Gleichgewicht bringen. Gründer und Kleinunternehmer wollen – und müssen – das vermeiden.

Und, wann bist du bereit, einen Vertriebsleiter einzustellen? 

Ich bin ein großer Befürworter des vom Gründer geleiteten Vertriebsprozesses. Der Vertrieb ist für das Wachstum unverzichtbar – und wenn Sie (oder einer Ihrer Mitgründer) den Markt, die Kunden und den Vertriebsprozess nicht verstehen? Dann kommt Ihr Produkt nicht vom Fleck.

Noch bevor Sie Ihren ersten Vertriebsmitarbeiter einstellen, müssen Sie über wiederholbare, halbwegs erfolgreiche Vertriebsschritte verfügen. Diesen Teilkönnen Sie nicht auslagern– weder extern noch intern. Bringen Sie es einfach mit Hilfe dieses Leitfadens hinter sich.

Außerdem sollten Sie sich SMART-Ziele setzen und eine produktive Teamstruktur schaffen, die Ergebnisse liefert. Warum? Sie müssen (grob gesagt) wissen, wohin die Reise geht – und wie Sie dorthin gelangen –, bevor Sie weitere Führungskräfte einstellen.

Stellen Sie den Vertriebsleiter (oder Vertriebschef) im Idealfall erst dann ein, wenn entweder:

• Sie haben zwei oder mehr gewinnbringende Vertriebsmitarbeiter eingestellt und an Bord geholt
• Sie haben $1M ARR erreicht

Diese beiden Kriterien stellen sicher, dass Sie einen Vertriebsleiter nur dann einstellen, wenn dieser ein deutliches Wachstum erzielen und Ihr Vertriebsteam durch einen bereits funktionierenden Vertriebsprozess führen kann.

Ich werde hier nicht näher darauf eingehen, wen Sie einstellen sollten, aber denken Sie daran, dass qualifizierte Kandidaten über eine nachweisbare Erfolgsbilanz im Vertrieb, fundierte Führungsqualitäten und ein tiefes Verständnis für das Kundenverhalten – sowie für den Vertriebsprozess – verfügen.

Weitere Informationen finden Sie unter „So erstellen Sie eine Stellenbeschreibung– und legen Qualifikationsanforderungen fest“.

Abschließende Gedanken: Die Vorteile eines erfolgreichen Vertriebsmanagements für Ihr Unternehmen

Ist Ihnen etwas aufgefallen? Die Leitung eines Vertriebsteams hat nichts mit dem Titel „Vertriebsleiter“ zu tun. Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen oder leiten, übernehmen Sie wahrscheinlich ohnehin schon einige dieser Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Ihr Vertriebsteam!

Warum also nicht einfach weitermachen?

Mit den richtigen Werkzeugen, Strategien und der nötigen Ausdauer kann jeder ein effektiver Vertriebsleiter werden. Man muss sich nur voll und ganz darauf einlassen – und es gut machen –, denn effektives Vertriebsmanagement ist entscheidend für Ihren Aufstieg (oder Abstieg) im Vertrieb. Hier erfahren Sie, wie sich effektives Vertriebsmanagement auf Ihr Unternehmen auswirkt (über die reinen Umsatzzahlen hinaus):

• Belohnt fleißige Mitarbeiter und Leistungsträger. Ein erfolgreiches Vertriebsmanagement bietet Anreize (Stichwort: attraktive Boni und Provisionszahlungen) sowie Lob und Ermutigung, um herausragende Leistungen zu honorieren. Dies trägt zur Mitarbeiterbindung bei.
• Das motiviert die Vertriebsabteilung. Abgesehen von den Bonuszahlungen wird Ihr Team Ihre Bemühungen zur Optimierung und Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe zu schätzen wissen. Ein Schub für die Arbeitsmoral – erledigt! ✅
• So lassen sich Umsatzziele und -quoten leichter erreichen. Ihr Vertriebsteam arbeitet härter, und das Vertriebsmanagement hilft ihm dabei, effizienter zu arbeiten. Durch kontinuierliche Verbesserung erreichen Sie Ihre Ziele.
• Bereitet zukünftige Führungskräfte vor und fördert sie. Wenn Ihr Unternehmen wächst, brauchen Sie Mitarbeiter, die Verantwortung übernehmen, andere anleiten und das Vertriebssystem verbessern – und wer wäre dafür besser geeignet als Ihre eigenen, im Unternehmen ausgebildeten Leistungsträger?
• Verbessert die Kundenbeziehungen. Ein effektives Vertriebsmanagement fördert starke Kundenbeziehungen auf vielfältige Weise. Von effektiven Nachfassaktionen bis hin zu engagierten Vertriebsmitarbeitern – und darüber hinaus – was zu mehr Weiterempfehlungen und Zusatzverkäufen führt.

Das Vertriebsmanagement ist also wirklich wichtig. Und jetzt? Sie sind bereit, es selbst in die Hand zu nehmen – oder die richtige Person dafür einzustellen. Eine echte Win-win-Situation.