Du hast gerade ein neues CRM gekauft und bist total begeistert.
Es verfügt über modernste Funktionen. Es lässt sich nahtlos in alle anderen Tools integrieren, die du täglich nutzt. Und alle, die es bereits nutzen, sagen, es sei das beste Tool auf dem Markt. Aber klar doch!
Du kannst gar nicht aufhören, davon zu träumen, wie viele neue Geschäfte dein Team bald abschließen wird – und von dem persönlichen Erfolg, der damit sicher einhergehen wird. Wer weiß? Vielleicht bekommst du ja sogar eine ordentliche Gehaltserhöhung.
Es gibt nur ein Problem: Die Umsätze bleiben aus. Tatsächlich stellen Sie einige Monate nach dem Kauf Ihres brandneuen CRM-Systems fest, dass Ihr Team weniger Geschäfte abschließt als zuvor.
Was ist los? Es klingt, als hättest du vielleicht ein Problem mit der Einführung des CRM-Systems…
Es spielt keine Rolle, wie großartig Ihre CRM-Software ist. Sie bringt Ihrem Unternehmen keinen Nutzen, wenn Ihr Vertriebsteam sie nicht nutzt. (Tatsächlich ist es sogar noch schlimmer: Ungenutzte Software schadet kleinen Unternehmen aktiv, da sie letztendlich für Tools bezahlen, die nur als digitale Staubfänger dienen.)
Ich möchte nicht, dass Ihnen das passiert, deshalb habe ich diesen kurzen Leitfaden zur Einführung eines CRM-Systems zusammengestellt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihr neues CRM in die Arbeitsabläufe Ihres Teams integrieren können.
Die Vorteile der Einführung eines CRM-Systems
Bevor ich auf die Tipps, Tricks und bewährten Methoden eingehe, mit denen Sie die Akzeptanz des CRM-Systems sicherstellen können, möchte ich zunächst auf die Vorteile eingehen. Warum sollte Ihr Vertriebsteam diesem Thema höchste Priorität einräumen?
Tatsächlich ist die Einführung eines CRM-Systems entscheidend für den Erfolg Ihrer Vertriebsabteilung. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter die von Ihnen angeschafften Tools annehmen und auch tatsächlich nutzen, werden Sie folgende Vorteile feststellen:
Höhere Produktivität
Die Einführung eines CRM-Systems führt fast immer zu einer höheren Produktivität.
Sobald sich Ihr Vertriebsteam für die Nutzung Ihres CRM-Systems entschieden hat, kann es Kundendaten an einem zentralen Ort abrufen, anstatt sie in einem endlosen Berg von E-Mails suchen zu müssen.
Je nachdem, für welches CRM-System Sie sich entscheiden, können Ihre Mitarbeiter auch automatisierte Vertriebsabläufe einrichten, die ihnen helfen, Geschäfte im Handumdrehen abzuschließen.
Möchten Sie sich im Vertrieb einen Vorsprung verschaffen? Entdecken Sie unsere sorgfältig zusammengestellte Auswahl an Tools zur Steigerung der Vertriebsproduktivität und sichern Sie sich so einen Wettbewerbsvorteil.
Optimierte Kommunikation
Die Einführung eines CRM-Systems wird Ihren Vertriebsmitarbeitern zudem dabei helfen, die Kunst der Kommunikation zu meistern.
Inwiefern? Die meisten CRM-Systeme verfügen über E-Mail- und SMS-Funktionen, die es Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, mit externen Kontakten, wie beispielsweise qualifizierten Interessenten, in Kontakt zu treten.
CRMs können auch zur Erleichterung der internen Kommunikation genutzt werden. Je nach CRM-System haben Ihre Vertriebsmitarbeiter möglicherweise die Möglichkeit, sich innerhalb des Systems gegenseitig Nachrichten zu senden. Zumindest können sie Vertriebsnotizen austauschen, was den Vertriebsprozess vereinfacht.
Bessere Entscheidungsprozesse
Ihre CRM-Plattform ist voll mit Daten.
Wie viele potenzielle Kunden haben Sie? In welcher Phase des Verkaufstrichters befinden sie sich? Wie viele davon werden wahrscheinlich im nächsten Monat zu zahlenden Kunden werden? Ach ja, und welche Vertriebsmaßnahmen sind am erfolgreichsten? Ein kurzer Blick auf Ihre CRM-Kennzahlen gibt Ihnen Aufschluss darüber.
Anhand der gewonnenen Erkenntnisse können Sie dann fundiertere Entscheidungen treffen. So könnten Sie beispielsweise feststellen, dass sich X potenzielle Kunden in der letzten Phase des Kaufprozesses befinden. Wenn sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf diese potenziellen Kunden konzentrieren, werden sie wahrscheinlich mehr Geschäfte abschließen und den Umsatz steigern.
Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass eine bestimmte Vertriebsmaßnahme (wie zum Beispiel Kaltakquise) überdurchschnittliche Ergebnisse liefert. Wenn Sie diese Strategie verstärkt einsetzen, können Sie möglicherweise mehr Umsatz erzielen.
Höhere Umsatzzahlen
All das, was wir oben besprochen haben – höhere Produktivität, optimierte Kommunikation und bessere Entscheidungsprozesse – wird dazu führen, dass mehr Geschäfte abgeschlossen werden.
Das ist ganz natürlich. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter in kürzerer Zeit mehr erledigen, problemlos mit Interessenten und Kollegen kommunizieren können und stets wissen, welche potenziellen Kunden sie ansprechen sollten – wie könnten sie dann nicht mehr Umsatz erzielen? Und wenn sie mehr Umsatz erzielen, verbessert sich auch das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens.
Erfahren Sie, wie die richtige CRM-Software Ihr Bauunternehmen im heutigen wettbewerbsintensiven Markt stärken kann.
3 Herausforderungen bei der Einführung von CRM-Systemen
Wenn die Einführung eines CRM-Systems so vorteilhaft ist, warum können Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter dann nicht davon überzeugen?
Dafür gibt es viele Gründe, die von „Sie beschäftigen ‚faule‘ Vertriebsmitarbeiter“ über „Sie haben sich für das falsche CRM entschieden“ bis hin zu „Sie müssen in Schulungsmaßnahmen investieren“ reichen.
Schauen wir uns diese drei Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems einmal genauer an:
Ihre Vertreter sind „faul“
Ihre Vertriebsmitarbeiter haben festgelegte Arbeitsabläufe. Ein neues CRM-System wird diese Prozesse durcheinanderbringen und Ihr Team dazu zwingen, die Art und Weise, wie sie Geschäfte abschließen, zu überdenken. Die meisten von ihnen werden das nicht wollen – selbst wenn Sie hoch und heilig versprechen, dass sich der anfängliche Aufwand am Ende lohnen wird.
Schließlich ist die Einführung neuer Software mit viel Aufwand verbunden und führt anfangs fast immer zu einem Produktivitätsrückgang. Dieser Übergang ist schwer zu verkraften, wenn die Vertriebsmitarbeiter ohnehin schon rund um die Uhr unter Zeitdruck stehen.
Ihr CRM passt nicht zu Ihrem Vertriebsteam
Ihre Probleme bei der Akzeptanz durch die Nutzer könnten auf das von Ihnen erworbene Tool zurückzuführen sein.
Wenn Sie beispielsweise ein kleines Vertriebsteam leiten, sollten Sie wahrscheinlich nicht in eine Unternehmenslösung wie Salesforce investieren. Das würde Ihre Vertriebsmitarbeiter überfordern. (Außerdem würden Sie dadurch gezwungen sein, viel zu viel Geld bei Ihrem CRM-Anbieter auszugeben. Aber das ist ein ganz anderes Thema.)
Das richtige CRM für Ihr Unternehmen passt sich der individuellen Vertriebsstrategie Ihres Teams an. Außerdem lässt es sich nahtlos in die anderen Tools integrieren, die Sie bereits nutzen. Ist dies nicht der Fall, werden Ihre Vertriebsmitarbeiter es niemals annehmen.
Wenn Sie kein zusätzliches Budget für ein CRM haben, ist unser Leitfaden genau das Richtige für Sie – erfahren Sie, wie Sie ein individuelles CRM für das Selbstmanagement von Vertriebsmitarbeitern aufbauen können.
Sie haben Ihre Mitarbeiter nicht in der Nutzung Ihres CRM-Systems geschult
Eine unzureichende Schulung kann ebenfalls zu Problemen bei der Einführung des CRM-Systems führen.
Geben Sie Ihr Bestes, um einen ansprechenden Einarbeitungsprozess für Ihre Vertriebsmitarbeiter zu gestalten. Auf diese Weise lernen sie nicht nur genau, wie man Ihr CRM nutzt, sondern haben auch Spaß an der Einarbeitung.
Sobald Ihre Vertriebsmitarbeiter gelernt haben, wie sie sich in der von Ihnen erworbenen CRM-Lösung zurechtfinden, wird die Akzeptanz des CRM-Systems steigen, da sie dann wissen, wie sie das Tool einsetzen und Geschäfte abschließen können.
Wie lässt sich die Akzeptanz von CRM-Systemen messen?
Die Einführung eines CRM-Systems ist trotz der zahlreichen Herausforderungen, die damit verbunden sind, zweifellos von Vorteil.
Die Frage ist: Wie lässt sich das in Ihrem Unternehmen messen? Das ist eigentlich ganz einfach. Verfolgen Sie einfach einige wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel:
- CRM-Nutzung: Wie viele Vertriebsmitarbeiter nutzen Ihr CRM aktiv? Diese Frage können Sie beantworten, indem Sie die Anmelderate Ihres Teams überprüfen. Je höher diese ist, desto besser für Sie.
- Verhalten: Anhand der Anmelderate erfahren Sie zwar, wer sich in Ihr CRM einloggt, aber nicht, was diese Personen dort tun. Deshalb sollten Sie auch Verhaltenskennzahlen im Blick behalten. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Datensätzen, die Erledigung von Aufgaben und die Anzahl der versendeten E-Mails.
- Feedback: Eine weitere Möglichkeit, die Akzeptanz des CRM-Systems zu messen, besteht darin, Ihre Teammitglieder einfach nach ihrer Meinung zu dem Tool zu fragen. Nutzen sie es? Gefällt es ihnen? Was können Sie tun, um die Benutzerfreundlichkeit Ihres CRM-Systems zu verbessern? Achten Sie nur darauf, dass Sie ihre Meinungen ernst nehmen. Bitten Sie sie nicht um Vorschläge, um ihr Feedback dann völlig zu ignorieren.
- Datenqualität: Ihre Vertriebsmitarbeiter geben möglicherweise Daten in Ihr CRM ein. Wenn diese Daten jedoch falsch oder nachlässig erfasst werden, sind sie für Ihr Vertriebsteam nicht von Nutzen. Dies könnte auch ein Anzeichen dafür sein, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter von Ihrem neuen System nicht überzeugt sind. Wären sie es, würden sie die Dateneingabe wahrscheinlich häufiger vornehmen. Um die Datenqualität zu messen, sollten Sie regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen überprüfen.
- Teameffizienz: Haben Sie schließlich das Gefühl, dass Ihr Team besser dasteht, seit Sie in dieses CRM-Projekt investiert haben? Schließen Ihre Mitarbeiter mehr Geschäfte ab? Hat die Arbeitsmoral im Team einen neuen Höchststand erreicht? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, haben Sie keine echte CRM-Akzeptanz erreicht.
5 Strategien für die erfolgreiche Einführung eines Vertriebs-CRM
Puh! Wir haben bisher schon eine Menge durchgenommen.
Nun möchte ich Ihnen fünf Tipps vorstellen, mit denen Sie eine erfolgreiche Strategie zur Einführung eines CRM-Systems entwickeln können.
Um diesen Abschnitt zu ergänzen, habe ich meinen Kumpel Sam Queen um seine Meinung gebeten – einen renommierten Experten für Vertriebsstrategien und Kundenbeziehungsmanagement, der bereits über 60 CRM-Konten für Kunden aufgebaut hat. Sam kennt sich wirklich bestens aus. Also lehn dich zurück, entspann dich und lass dich von seinem Wissen inspirieren!
1. Leiten Sie Ihr Vertriebsteam
Sam sagt, es gebe einen großen Unterschied zwischen der Führung und der Leitung eines Vertriebsteams. „Ein Vertriebsteam zu führen bedeutet, es in den Prozess einzubeziehen. Es bedeutet, die Teammitglieder mit anpacken zu lassen und ihnen das Gefühl zu geben, dass es auch ihre Entscheidung ist.“
Mit anderen Worten: Sagen Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern nicht vor, welches CRM-System sie nutzen sollen. Bitten Sie sie vielmehr, Ihnen bei der Auswahl der in Frage kommenden Lösungen zu helfen, und wählen Sie dann das System aus, das Ihre Geschäftsprozesse am besten unterstützt.
Ihre Vertriebsmitarbeiter werden ein neues CRM eher annehmen, wenn sie bei der Auswahl mitgewirkt haben.
In diesem Zusammenhang empfiehlt Sam, sich zunächst die Zustimmung des Leistungsträgers Ihrer Abteilung einzuholen, bevor Sie dem Rest Ihres Teams Softwareänderungen ankündigen.
Er sagt:„Natürlich haben Unternehmer und Vertriebsleiter Einfluss auf ein Unternehmen. Aber wenn es darauf ankommt, hat in der Regel der Leistungsträger den größten Einfluss.“
Wenn Sie und Ihr Leistungsträger auf einer Wellenlänge sind, wird diese Person Ihnen den Rücken stärken, falls andere Mitarbeiter Ihr neues CRM in Frage stellen. Sind Sie und Ihr Leistungsträger jedoch nicht auf einer Wellenlänge, wird auch er Sie in Frage stellen, was im gesamten Team Zweifel säen wird.
2. Erstellen Sie Einführungs- und Schulungsunterlagen
Sam hat die Erfahrung gemacht: „Die Leute führen gerne neue Technologien ein, ohne zusätzliche Ressourcen wie Videos, Anleitungen, Standardarbeitsanweisungen usw. zu erstellen.“ Das ist natürlich eine furchtbare Idee.
Das Problem ist, dass Sie zunächst vielleicht nicht wissen, welche auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Schulungsunterlagen Sie erstellen sollen, insbesondere wenn Sie mit dem neuen CRM, das Sie gerade angeschafft haben, noch nicht vertraut sind.
Zunächst empfiehlt Sam, ein Dokument mit einer Systemübersicht zu erstellen.
„So verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto. Oder richten Sie Ihre Telefonnummer und Voicemail ein. So erhalten Sie einen API-Schlüssel für Ihr Entwicklerteam. Hier finden Sie die CRM-Funktionen, die in Ihren Lead-Profilen verfügbar sind. So erstellen Sie benutzerdefinierte Aktivitäten für jede Phase des Vertriebsprozesses.“
Sobald du dein Dokument mit der Systemübersicht erstellt hast, solltest du es an einem leicht zugänglichen Ort speichern. So können deine Mitarbeiter es jederzeit einsehen, wenn sie es brauchen. Sam nutzt dafür gerne ein Produktivitäts-Tool wie Monday, Notion oder Asana, aber die Entscheidung liegt ganz bei dir. Mach einfach, was dir am besten passt.
Noch ein letzter Punkt: Sam empfiehlt, nach Abschluss der Einarbeitung in das neue CRM-System, aber noch bevor die Vertriebsmitarbeiter es für den Verkauf nutzen dürfen, eine Art Testphase durchzuführen. Dieser Schritt stellt sicher, dass jeder Vertriebsmitarbeiter die neuen Tools versteht, was die Akzeptanz fördert.
3. Saubere Daten und die Einhaltung von Prozessen sicherstellen
Saubere Daten sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Vertriebsabteilung. Ohne sie wissen Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht, was sie tun sollen, was bedeutet, dass sie wahrscheinlich gar nichts tun werden.
Fazit: Sie können nur dann aussagekräftige Daten erheben, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter Ihr neues CRM-Tool voll und ganz nutzen.
Glücklicherweise gibt es einen einfachen Weg, um saubere Daten und die Einhaltung der Prozesse sicherzustellen: Zeigen Sie jedem Ihrer Vertriebsmitarbeiter, wie sich diese Faktoren auf ihre Arbeitszeit und ihr Verdienstpotenzial auswirken.
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter beispielsweise Einwände von Interessenten in Ihrem CRM erfassen, sind diese Informationen für das Marketingteam Ihres Unternehmens einsehbar. Das Marketing kann dann Inhalte für den oberen Teil des Trichters erstellen, um diese Einwände auszuräumen, noch bevor die Interessenten überhaupt mit den Vertriebsmitarbeitern telefonieren. Das Ergebnis? Die Vertriebsmitarbeiter können Geschäfte schneller abschließen, da sie weniger Einwände ausräumen müssen.
Damit das funktioniert, müssen Sie Ihr CRM natürlich richtig strukturieren. Mit Sams eigenen Worten: „Wenn Ihr CRM nicht richtig strukturiert ist und Ihr Team sich nicht daran hält, werden Sie nicht über die Daten verfügen, die Sie benötigen.“ Achten Sie also besonders auf die Struktur Ihres CRM.
4. Investieren Sie in die Automatisierung von Vertriebsabläufen
Das Automatisierungspotenzial ist ein weiterer Weg, um die Akzeptanz von CRM zu fördern.
Wenn Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern ein benutzerfreundliches Tool an die Hand geben, das Teile ihrer täglichen Arbeitsabläufe automatisiert und ihnen so mehr Zeit für Aufgaben mit höherer Priorität verschafft, wird sich die Nutzungsrate des CRM-Systems ganz von selbst erhöhen.
Was lässt sich also in Ihrem CRM automatisieren? Die größten Erfolge bei der Einführung erzielen Automatisierungen, die dort zum Einsatz kommen, wo die Vertriebsmitarbeiter ohnehin arbeiten – Lead-Zuweisung, Nachfassaktionen, Aufgabenerstellung und Aktualisierung von Verkaufschancen –, ohne dass externe Tools benötigt werden.
Close bietet beispielsweise native Workflows, die das Lead-Management, die Kommunikation, die Aufgabenzuweisung und die Aktualisierung von Verkaufschancen automatisieren – direkt innerhalb des CRM.
Laut Sam führt diese Automatisierung zu einer durchschnittlichen„Steigerung der Produktivität um 20 Prozent“ bei Personen, die entweder„überhaupt kein CRM nutzen oder ein CRM falsch einsetzen“. Das ist eine erhebliche Verbesserung!
5. E-Mail- und SMS-Vorlagen erstellen (und verwenden)
Schließlich können E-Mail- und SMS-Vorlagen die Einführung eines CRM-Systems weniger einschüchternd machen.
Anstatt Ihre Mitarbeiter zu bitten, sich in eine neue Software einzuarbeiten und ein Dutzend Nachrichten von Grund auf neu zu verfassen, können Sie ihnen einfach beibringen, die von Ihnen bereits erstellten Vorlagen anzupassen und diese dann in eine ihrer automatisierten Abläufe einzubinden, damit sie zum richtigen Zeitpunkt versendet werden.
Wofür können Sie Vorlagen erstellen? Für fast alles: um mit Interessenten in Kontakt zu treten, die kürzlich die Website Ihres Unternehmens besucht haben; um nach einem Verkaufsgespräch Informationsmaterial zu versenden; um bei potenziellen Kunden nachzufassen, die früher Interesse gezeigt haben, sich aber in letzter Zeit nicht mehr gemeldet haben. Was auch immer Ihnen einfällt.
Ein Tipp, den Sam mir gegeben hat, lautet: „Achte darauf, dassdu dich strikt an die Namenskonventionen hältst. So können deine Mitarbeiter die richtigen Vorlagen leicht finden, wenn sie sie brauchen.“
Holen Sie das Beste aus Ihrem CRM heraus
Ihr neues CRM ist ein hervorragendes Werkzeug. Es kommt Ihrem Vertriebsteam jedoch nur dann zugute, wenn Ihre Mitarbeiter es aktiv nutzen. Um dies sicherzustellen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Akzeptanz Ihres CRM zu steigern.
Die fünf Strategien, die wir in diesem Artikel besprochen haben, werden Ihnen dabei helfen. Sie müssen lediglich Ihr Vertriebsteam führen (anstatt es nur zu verwalten), Einarbeitungs- und Schulungsmaterialien erstellen, für saubere CRM-Daten sorgen, in die Automatisierung von Vertriebsabläufen investieren und E-Mail- sowie SMS-Vorlagen nutzen.
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Unsere Plattform ist ideal für Start-ups und mittelständische Unternehmen. Warum? Weil sie benutzerfreundlich ist und dennoch über erweiterte Funktionen verfügt, mit denen Sie Ihre vertriebsbezogenen geschäftlichen Anforderungen erfüllen können.
Und das Beste daran: Wenn Sie das Beste aus dem Close herausholen möchten, beauftragen Sie Sam Queen damit, Ihr System zu strukturieren und Ihr Team darin zu schulen, es optimal zu nutzen. Die Anfangsinvestition wird sich auszahlen, wenn Ihr Team seine Ziele regelmäßig übertrifft!
