Was gefällt dir am besten daran, Verkaufsnotizen zu machen? Freust du dich schon darauf, diese Notizen von Hand zu schreiben? Liebst du es einfach, nach einem Verkaufsgespräch Notizen in deinem CRM zu machen?
Moment mal, wie meinst du das, du machst nicht gern Notizen? *Schock*
Das war nur ein Scherz – wir wissen, dass so gut wie jeder Vertriebsprofi es hasst, Gesprächsnotizen zu machen.
Ob es einem gefällt oder nicht: Notizen zu Verkaufsgesprächen sind unverzichtbar– und sie tragen direkt zur Verbesserung des Kundenerlebnisses und letztendlich zu Ihrem Umsatz bei.
Was ist also das Besondere daran, sich Notizen während eines Meetings zu machen, und wie kann man sich Notizen machen, die auch nach dem Gespräch noch nützlich sind? Schauen wir uns das einmal genauer an.
Warum sind Verkaufsnotizen so wichtig?
Gute Verkaufsnotizen erfassen Bedürfnisse, Probleme, Einwände und nächste Schritte – und sorgen so für eine bessere Nachverfolgung und schnellere Geschäftsabschlüsse.
Mit dieser übersichtlichen Gesprächszusammenfassung können Sie Ihre Nachfassaktionen optimieren und Geschäfte erfolgreich zum Abschluss bringen.
Hier sind drei gute Gründe, warum Sie sich dazu verpflichten sollten, Gesprächsnotizen zu machen – auch wenn es sich manchmal anfühlt, als würde man sich die Zähne ausreißen.
- Das menschliche Gedächtnis ist unzuverlässig– Details geraten schnell in Vergessenheit. Notizen verhindern, dass Fäden abbrechen, die Umsatzkosten verursachen. Sie werden sich nicht an so viele Details des Verkaufsgesprächs erinnern, wie Sie denken, und wenn diese Details unter den Tisch fallen, leidet Ihr Umsatz darunter.
- Durch kleine Aufmerksamkeiten fühlen sich Kunden besonders wertgeschätzt. Wenn Sie sich an persönliche Details Ihrer Kunden erinnern (oder auch nur vermeiden, Fragen zu wiederholen, die Sie bereits beim letzten Mal gestellt haben), haben Ihre Kunden das Gefühl, dass Ihnen ihre Gedanken und Gefühle wichtig sind. Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass Sie ihnen zuhören, indem Sie sich merken, was sie Ihnen erzählen.
- Aussagekräftige Verkaufsnotizen verbessern Ihre Vertriebspipeline. Diese wirklich beeindruckenden Notizen, die Sie sich machen, sind nicht nur für Sie selbst gedacht – teilen Sie sie mit Ihren Kollegen, um ihnen Einblicke zu vermitteln, wie man ein Geschäft abschließt. Teilen Sie sie mit Ihrem Vertriebsleiter, um die Vertriebsstrategie der Abteilung zu bewerten. Sie können sie sogar mit anderen Abteilungen teilen, damit diese Teams mehr über Ihre Zielgruppe und die Herausforderungen Ihrer Kunden erfahren. Eine Win-win-Situation!
Möchten Sie bessere Notizen bei Verkaufsgesprächen machen? Nutzen Sie diese 6 Tipps
Anrufaufzeichnungen sind super, und Tools wie Zoom transkribieren sogar deine Videoanrufe. Doch Notizen machen bedeutet mehr, als nur jedes einzelne Wort des Telefonats zu transkribieren.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Notizen optimal nutzen und konkrete Informationen erhalten, die Sie nach dem Gespräch anwenden können.
1. Halten Sie Ihre Notizen griffbereit
Bevor wir darüber sprechen, wie Sie wirkungsvolle Verkaufsnotizen für Ihr Unternehmen verfassen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über einen sicheren und leicht zugänglichen Ort verfügen, an dem Sie diese aufbewahren können.
Dokumente sind zwar nützlich, aber Ihr CRM ist die beste Lösung – Notizen werden direkt bei den Leads, E-Mails, Anrufen und Aufgaben gespeichert, sodass Sie den vollständigen Kontext im Blick haben.
Wenn Sie beispielsweise in Close ein Lead-Profil öffnen, sehen Sie alle Interaktionen, die Ihr Team mit diesem Unternehmen hatte, einschließlich aller Notizen, die Sie oder Ihre Teamkollegen während der Telefonate gemacht haben.
Das heißt: Ganz gleich, welches Teammitglied mit dieser Person gesprochen und die Gesprächsnotizen verfasst hat – die wichtigsten Punkte des Gesprächs sind für jeden einsehbar, der in Zukunft Kontakt mit ihr aufnehmen muss. Kontext ist alles!
(Psst… Vergiss nicht: In Close kannst du Notizen auch automatisch erstellen lassen! Schau es dir hier an.)
2. Halten Sie Ihre Notizen kurz und prägnant
Du musst nicht gleich den nächsten „Krieg und Frieden“ schreiben. Das Gespräch war interessant, aber deine Notizen dienen dazu, dir die wichtigsten Punkte in Erinnerung zu rufen, nicht jedes einzelne Wort, das gesagt wurde. (Und falls du aus irgendeinem Grund das gesamte Gespräch noch einmal durchgehen musst, solltest du dich auf die Aufzeichnung stützen, nicht auf deine Notizen.)
Welche Informationen sollten also in Ihren Verkaufsnotizen enthalten sein? Behalten Sie diese drei Begriffe im Hinterkopf: „wichtig“, „umsetzbar“ und „aufschlussreich“.
Anrufnotizen können beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Die Reaktion des Interessenten auf bestimmte Teile der Demo
- Falls Sie die Preisgestaltung besprochen haben
- Was haben Sie über den Kaufzyklus des potenziellen Kunden erfahren?
- Maßnahmen, auf die Sie sich geeinigt haben
- Zeitplan für Ihre nächsten Schritte
All dies sind wichtige Vertriebsinformationen, die Ihnen Ihren nächsten Verkaufsbesuch erleichtern werden, da sie Ihnen helfen, sich ein allgemeines Bild von jedem potenziellen Kunden zu machen.
3. Nutze eine App zur automatischen Notizenerstellung
Ach, Automatisierung – eine echte Erleichterung, wenn es darum geht, Notizen bei Ihren Verkaufsgesprächen zu machen! Lehnen Sie sich zurück, entspannen Sie sich und überlassen Sie die Notizen der KI.
Jedes Tool handhabt dies anders, daher finden Sie hier einige der besten Optionen und Tipps, wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können:
Close: Mit dem Call Assistant müssen Sie nie wieder manuell Notizen machen. Jeder Anruf, den Sie in Close tätigen, Close aufgezeichnet, transkribiert und mithilfe von KI zusammengefasst. Sie müssen lediglich in Ihren Lead-Aktivitäts-Feed klicken und die neuesten Gespräche einsehen.
Suchen Sie etwas Bestimmtes? Die Transkripte sind durchsuchbar, sodass Sie innerhalb von Sekunden genau das finden, wonach Sie suchen.
Neben Notizen erhalten Sie außerdem einen leistungsstarken Dialer, eine adaptive API und Integrationen zu all Ihren bevorzugten Vertriebs-Tools. Darüber hinaus Close Ihnen die Möglichkeit zur Multi-Channel-Kundenansprache mit integrierten E-Mail- und SMS-Funktionen.
Fathom: Ein weiteres leistungsstarkes Tool zum Erstellen von Notizen bei Verkaufsgesprächen ist Fathom. Laden Sie Fathom einfach in Ihren Zoom-Videoanruf ein, und es erstellt für Sie eine präzise, durchsuchbare Transkription. Sie können im Gespräch schnell Markierungen hinzufügen und diese über Slack mit Ihrem Team teilen. Außerdem unterstützt Fathom sieben Sprachen, sodass Sie das Beste aus Ihren Gesprächen herausholen können, auch wenn diese nicht auf English stattfinden.
Fireflies: Fireflies ist ein weiteres Tool zur Erstellung von Besprechungsprotokollen. Mit Fireflies können Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen, transkribieren, wichtige Momente markieren und sogar Stimmungen, Redezeiten und Trends analysieren.
Das Beste daran ist, dass sich sowohl Fathom als auch Fireflies in Close integrieren lassen, sodass Sie Ihre bevorzugten Tools zur Anrufnotizverwaltung zusammen mit Ihrer bevorzugten CRM-Software nutzen können.
4. Entwickeln Sie Ihren eigenen Stil
Jeder Vertriebsmitarbeiter hat seine eigene Art, Notizen zu machen. Solange diese prägnant, sinnvoll und umsetzbar sind, ist das völlig in Ordnung. Man sollte sich nur bewusst sein, dass das, was für einen Kollegen funktioniert, für einen selbst vielleicht nicht funktioniert.
Manche Leute machen sich nach ihren Telefonaten gerne Notizen auf einem Notizblock. Andere tippen diese direkt in ihr CRM ein, während sie mit potenziellen Kunden sprechen. Vielleicht entscheidest du dich dafür, Stichpunkte anstelle von ganzen Sätzen zu verwenden. Oder du entwickelst eine (immer noch lesbare!) Kurzschrift. Mach einfach das, was für dich am besten funktioniert.
In Close können Sie Rich-Text-Notizen mit Aufzählungspunkten, Hervorhebungen, Hyperlinks und vielem mehr erstellen:
5. Gute Gewohnheiten entwickeln
Ich will dir nichts vormachen: Wenn du dich zum ersten Mal vornimmst, bessere Verkaufsnotizen zu machen, wirst du damit zu kämpfen haben.
Woher weiß ich das? Weil es jedem so geht. Man ist mitten in einem Gespräch und vergisst einige (oder alle) der oben genannten Tipps. Vielleicht vergisst man sogar ganz, sich Notizen zu machen. Das ist in Ordnung.
Mach dir keine Sorgen, gleich von Anfang an perfekt sein zu müssen. Betrachte stattdessen jedes Verkaufsgespräch als Gelegenheit, gute Gewohnheiten zu entwickeln und deine Fähigkeiten beim Anfertigen von Verkaufsnotizen zu verbessern. Solange du öfter gute Notizen machst als schlechte (oder gar keine), bist du auf dem richtigen Weg.
6. Verwenden Sie eine Vorlage für einen Lieferschein
Zu guter Letzt solltest du ein paar Vorlagen erstellen, um das Notieren zu vereinfachen.
Vielleicht haben Sie bestimmte Fragen, die Sie jedem potenziellen Kunden beim ersten Gespräch stellen. Oder Sie müssen wichtige Details in Erfahrung bringen, bevor Sie einen Lead von der Phase „Interessent“ in die Phase „Geschäftsmöglichkeit“ verschieben. Vorlagen erleichtern es Ihnen, in solchen Situationen aussagekräftige Notizen zu machen.
In Closeverwenden Sie „Benutzerdefinierte Aktivitäten“ wiederverwendbare Notizvorlagen erstellen – damit Vertriebsmitarbeiter jedes Mal die richtigen Informationen erfassen.
Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie lediglich zur Registerkarte „Einstellungen“ navigieren und dort im Menü auf „Benutzerdefinierte Aktivitäten“ klicken. Anschließend klicken Sie auf „+ Neue benutzerdefinierte Aktivität“, geben ihr einen Namen und klicken dann auf „Speichern“. Von da an stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, aber das ist im Wesentlichen schon alles.
Unabhängig davon, ob Sie Close nutzen Close nicht, sollten Sie auf jeden Fall Vorlagen verwenden, um das Erstellen von Verkaufsnotizen zu vereinfachen. So stellen Sie sicher, dass Sie dies auch tatsächlich tun und dass Ihre Notizen brauchbar sind.
Abschließende Gedanken: Vermeiden Sie diese Fehler bei Verkaufsnotizen
Vertriebsmitarbeiter lernen oft erst durch schlechte Erfahrungen, wie wichtig gute Verkaufsnotizen sind.
Zum Beispiel, wenn ein Kunde wütend wird, weil er immer wieder dieselbe Frage beantworten muss. Oder wenn man einen Kollegen nach einem Anruf fragt und dieser sich nicht daran erinnern kann.
Machen Sie diese Fehler nicht. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, effektive Notizen zu machen, damit Sie Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, mehr Umsatz erzielen und Ihren Verkaufsprozess optimieren können.
Das solltest du vermeiden:
- Fehler Nr. 1: Sie machen sich keine Notizen. Das ist natürlich das Schlimmste, was Sie in Bezug auf Gesprächsnotizen tun können. Beginnen Sie gut und beenden Sie das Gespräch gut – so vergessen Sie keine wichtigen Folgeaufgaben und zeigen Respekt für die Zeit, die Ihre potenziellen Kunden Ihnen gewidmet haben.
- Fehler Nr. 2: Du machst viel zu viele Notizen. Das mag seltsam klingen, aber zu viele Notizen können genauso schlecht sein wie gar keine. Das Problem bei zu vielen Notizen ist, dass du am Ende einen Berg an Text hast, den du durcharbeiten musst (und seien wir ehrlich: Das wirst du wahrscheinlich nicht tun). Was uns zu unserem nächsten Fehler bringt …
- Fehler Nr. 3: Du schaust dir deine Notizen nie wieder an. Du hast dir aus gutem Grund die Mühe gemacht, Gesprächsnotizen zu erstellen. Um das Beste aus deinen Notizen herauszuholen, ist es unerlässlich, dass du sie vor deinem nächsten Gespräch noch einmal durchgehst oder sie als Erinnerung für Folgeaufgaben nutzt. Lass diese harte Arbeit nicht umsonst gewesen sein!
Wenn es dir schwerfällt, regelmäßig Verkaufsnotizen zu machen, mach dir keine Sorgen! Das passiert selbst den besten Verkäufern. Und genau deshalb sind automatisierte Notiz-Apps auf den Markt gekommen (und so beliebt geworden!).
Träumst du von einem Tag, an dem du nie wieder Notizen machen musst? Nun, dieser Tag ist gekommen.
Nutzen Sie Close präzise Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen Ihrer Verkaufsgespräche zu erstellen, damit Sie nie wieder eine Gelegenheit verpassen, Ihre Kunden zu beeindrucken (und Geschäfte abzuschließen)!
