As reuniões de vendas são essenciais para criar e manter uma cultura de vendas de sucesso. Estas reuniões permitem alinhar prioridades, destacar indicadores e motivar a equipa, para que os representantes possam avançar mais rapidamente nas atividades de desenvolvimento do pipeline.
Equipa remota? Realize a sua reunião de vendas em qualquer plataforma de vídeo — basta manter as câmaras ligadas para preservar a energia de uma conversa cara a cara.
Uma reunião rápida de vendas é uma breve reunião diária em pé, cheia de energia — não uma reunião de vendastradicional
Vou repetir isto ao longo deste artigo, mas é importante que compreenda que um «huddle» não é apenas outro nome para uma reunião de vendas. É uma experiência claramente diferente e tem um objetivo claramente diferente.
Se já trabalhou numa equipa de vendas de uma grande empresa, talvez tenha sentido que as reuniões de vendas tradicionais são um incómodo recorrente para o gestor de vendas organizar e uma temida perda de tempo para os representantes. Uma reunião rápida é exatamente o oposto: o objetivo é deixar os seus representantes a quererem mais.
Ideias para reuniões de vendas
Lembre-se de que não deve simplesmente introduzir qualquer ideia de reunião de vendas na sua reunião de equipa. Por isso, embora lhe vá apresentar uma vasta gama de ideias, quero que seja criterioso ao decidir quais incluir na sua agenda.
1. Definir objetivos
Estabeleça uma meta para o dia ou até à próxima reunião. Pode tratar-se de uma meta de atividade, de um resultado ou de um objetivo de aprendizagem pessoal. Estabelecer metas de vendas também permite que a sua equipa se responsabilize mutuamente e promove um espírito de competição saudável.
2. Comemore as vitórias
Encontre formas divertidas de criar incentivos para os representantes que atingirem as suas metas, quer se trate de dinheiro vivo ou simplesmente de reconhecimento dentro da empresa, como celebrar o «representante do dia» no chat do Slack ou uma simples menção de agradecimento por parte da equipa. Pode ir mais além criando produtos promocionais da empresa como recompensa por conquistas extraordinárias. Não precisa de se preocupar com custos iniciais; empresas como a Printify oferecem a criação de produtos promocionais sem qualquer investimento inicial.
Incentive as pessoas a partilharem os seus sucessos. Mas esteja também atento aos membros da equipa que não são tão propensos a falar sobre os seus sucessos e incentive-os a partilhar um sucesso específico que saiba que seria bom para a equipa ouvir.
3. Analisar os principais indicadores
E apenas os indicadores-chave. Por outras palavras, apenas os indicadores relevantes e que permitam agir, para toda a equipa, devem ser abordados nas vossas reuniões rápidas. Lembrem-se: uma reunião rápida não é uma reunião convencional da equipa de vendas.
Agende reuniões através do seu calendário e aceda a painéis de controlo do CRM em tempo real (classificações, atividades, tempo de conversação) para orientar o acompanhamento.
Utilize os dados para orientar as melhores práticas. Analise o que os dados revelam sobre os representantes com melhor desempenho e em que medida estes diferem dos representantes com desempenho inferior, especialmente no que diz respeito ao nível de atividade.
As métricas de atividade em tempo real, como chamadas efetuadas, e-mails enviados e tempo de conversação, são frequentemente bons indicadores a ter em conta, especialmente para os representantes que se dedicam à prospeção ou à construção do seu próprio funil de vendas.
4. Publicação do dia no LinkedIn
O LinkedIn é uma excelente plataforma para quem trabalha em vendas B2B atualmente. Designe um representante por dia para publicar no LinkedIn; a equipa deve comentar no prazo de 60 minutos para aumentar o alcance (curtidas, comentários relevantes, marcar potenciais clientes).
Tudo isto ajudará a criar envolvimento e a divulgar o conteúdo a um público mais vasto no LinkedIn. Isso resulta num maior reconhecimento dos colaboradores e aumenta a notoriedade da sua marca.
5. Pergunte à sua equipa
Pergunte à sua equipa o que gostariam de incluir na agenda. Isso não só lhes dará um sentimento de participação ativa, como, muitas vezes, irá verificar que são eles que têm as melhores ideias. (Isso já me aconteceu muitas vezes.)
6. Atividades para quebrar o gelo
Dependendo do tamanho da sua equipa, talvez queira utilizar algumas atividades para quebrar o gelo e criar um ambiente mais descontraído. Encontre aqui o que melhor se adequa a si. Pode tratar-se de partilhar uma situação engraçada de vendas, contar algumas piadas sobre a equipa de marketing e os contactos que esta fornece, fazer uma piada auto-irónica ou colocar uma pergunta de quebra-gelo não relacionada com o trabalho.
Algumas sugestões de perguntas para quebrar o gelo:
- Qual é um interesse ou hábito peculiar que tens?
- Qual foi a melhor viagem que já fizeste?
- O que fizeste no fim de semana?
- Qual é a única coisa que os teus colegas de trabalho não sabem sobre ti?
- Prefere... (nunca mais poder viajar para o estrangeiro, ou nunca mais poder ver televisão / fazer caminhadas na montanha ou mergulhar no oceano / ter de extrair um dente, ou ter de usar o Salesforce para o resto da vida)
- Que série de televisão gostarias que ainda fosse produzida?
- Qual foi o teu primeiro emprego?
- Se tivesses de te transformar num animal, qual escolherias?
- Qual foi o último filme excelente que viste / livro excelente que leste?
Se nenhuma delas lhe agradar, pode consultar esta lista exaustiva de perguntas para quebrar o gelo em vários cenários.
7. Partilhar dicas
Escolha uma dica que possa ajudar os seus vendedores a vender mais. Pode ser uma tática de vendas, uma dica para chamadas não solicitadas que ajude os vendedores a interagir com os potenciais clientes de forma mais eficaz, uma simulação rápida para uma situação específica ou uma boa resposta a uma objeção de vendas concreta.
Mas não tente incluir demasiadas coisas. Concentre-se apenas numa ideia por reunião que os seus colaboradores possam levar consigo.
8. Acompanhamento para desafios específicos
Pode dar aos seus vendedores a oportunidade de partilharem um desafio específico com que se depararam. Assim, tanto você como a equipa poderão oferecer apoio e aconselhamento. Promover este tipo de coaching entre colegas de vendas também ajuda a criar um espírito de camaradagem entre os seus representantes.
9. Motivar a equipa
Tudo o que fizer durante uma reunião deve ser motivador, mas uma das coisas mais eficazes que pode fazer é criar um ritual que anime toda a equipa.
Já tivemos equipas de vendas que costumavam ver todos os dias, em conjunto, um dos meus vídeos de «Motivação Diária para Vendas» para começarem o dia. Recebiam uma citação inspiradora sobre vendas e uma ação concreta a realizar, para os motivar a fazer chamadas de vendas.
10. Jogos para reuniões de vendas
Podes até inventar ideias rápidas para jogos.
- Concurso de vendas: Organize um concurso ou uma competição para a sua equipa. Quem faz mais chamadas, marca mais reuniões, obtém as melhores taxas de resposta aos seus e-mails, contacta mais decisores e gera mais oportunidades?
- Apresentação cronometrada: Peça a um membro da equipa de vendas para apresentar o vosso produto a um setor específico ou a uma persona de comprador em menos de 45 segundos. Depois, analise a apresentação de vendas e dê feedback ao resto da equipa.
- Questionário sobre o produto: Faça algumas perguntas sobre o seu produto. Por exemplo, qual é a nossa integração mais popular no setor da logística?
- Questionário sobre o processo de vendas: Faça perguntas sobre elementos específicos do seu processo de vendas e da documentação. Por exemplo, como indica no nosso CRM que entrou em contacto com um decisor?
Os jogos para reuniões de vendas são uma excelente forma de reforçar continuamente os elementos do seu programa de formação em vendas e manter os seus representantes em forma. Pode também consultar a nossa lista de jogos de formação em vendas e criar versões mais curtas.
Defina a sua agenda
Como sempre, não se deve tratar de uma agenda típica de reunião de vendas. Mantenha a simplicidade. Concentre-se em algo que cause um impacto emocional. Com o tempo, a complexidade pode sobrecarregar-nos. É sua função, enquanto líder de vendas, criar clareza e espírito de equipa para toda a sua equipa.
Quando se trata da sua agenda, menos é mais. Mantenha-a concisa.
O [ponto da ordem do dia] deve ser discutido numa reunião informal?
Se não tiver a certeza se deve incluir um determinado ponto na ordem de trabalhos, opte por não o incluir. É melhor manter as suas reuniões curtas e concisas do que sobrecarregá-las com demasiados assuntos, ao ponto de se tornarem inúteis. Não tente simplesmente encaixar os temas típicos das reuniões de vendas numa reunião de equipa — torne as suas reuniões únicas e distintas dentro da sua organização de vendas.
A última coisa que se quer é que os seus representantes sintam que isto é apenas tempo perdido em vendas.
Com que frequência se deve realizar uma reunião de vendas?
Qual é a frequência ideal para a sua equipa? Depende muito, mas uma coisa que é verdade em todos os casos é manter um horário consistente e criar uma estrutura clara para a sua equipa.
- Algumas equipas realizam uma reunião matinal todos os dias. Se esse é o seu caso, procure que as reuniões sejam curtas e objetivas, e certifique-se de que motiva os seus representantes de vendas. Pense na sua estrutura: opte por um formato fixo que repita todos os dias, mantenha-a totalmente aberta ou defina um tema central para cada dia da semana. Seja qual for a sua escolha, considere transformar isto num ritual diário para a sua equipa de vendas. Kelly McDonald defende que se deve realizar uma mini-reunião de vendas todos os dias.
- As segundas, quartas e sextas-feiras são outra frequência popular.
- As segundas e as sextas-feiras são outra opção comum. Normalmente, definem-se os objetivos no início da semana, motivam-se os representantes e, no final da semana, analisa-se e partilha-se o que se aprendeu.
- Uma vez por semana, normalmente às segundas-feiras, também pode ser uma opção. Isto transmite a mensagem de que valoriza e respeita o tempo dos seus representantes, que quer deixar espaço para que eles possam fazer o seu trabalho e que confia neles para fazerem o que está certo. No entanto, mantenha-se disponível e faça a gestão e a liderança da sua equipa de forma proativa. Se nunca conduziu uma reunião de equipa e isto é algo totalmente novo para si, fazê-lo como uma reunião de vendas semanal pode ser uma opção — torna mais fácil criar aprendizagens e transformá-la em algo que a sua equipa aguarda com expectativa. Pode passar para um ritmo de duas vezes por semana assim que sentir que o tempo nas suas reuniões de equipa é insuficiente.
O princípio orientador deve ser o seguinte: os seus jogadores costumam ansiar pela reunião ou temem-na? Se a temem, se acham aborrecida ou se a consideram uma perda de tempo, reduza a frequência das reuniões e torne-as mais curtas. (Mais adiante falaremos sobre a duração ideal de uma reunião.)
Qual é a melhor altura para fazer uma reunião?
Faz isso de manhã. Um dos principais objetivos é motivar os membros da tua equipa, e não faz muito sentido fazê-lo depois de eles terem terminado o dia.
Há também uma vantagem adicional em fazê-lo de manhã, especialmente se realizar reuniões diárias: ajuda a manter os seus colaboradores pontuais. Os colaboradores têm um melhor desempenho quando lhes é dada uma estrutura clara, e o ritual matinal diário ajuda-os a entrar no estado de espírito certo.
A única outra altura em que uma reunião rápida pode fazer sentido é no início da tarde. É logo após o almoço, quando a energia na sala costuma estar em baixa e os vendedores precisam de um incentivo para acelerarem o ritmo.
Outro fator a ter em conta: se a sua equipa tem as melhores taxas de alcance numa determinada altura do dia, não deve interferir com isso. Por isso, se os seus representantes marcarem a maioria das reuniões entre as 13h00 e as 15h00, não os obrigue a participar numa reunião de equipa durante o seu horário de pico.
Quanto tempo devem durar as suas reuniões de vendas?
A resposta simples é um pouco mais curta do que a tua equipa gostaria que fosse.
Os seus representantes de vendas devem aguardar com expectativa estas reuniões. Também são conhecidas como reuniões em pé; se forem realizadas diariamente, podem ser chamadas de «scrums» diários de vendas. Se as realizarem em pé, isso é mais uma razão para que sejam breves.
Não vais ficar sentado à mesa a comer pastéis e a beber café.
Em geral, quanto mais frequente for a reunião, mais curta deve ser. Se estiver a realizar reuniões diárias de vendas, recomendo que durem entre 5 e 15 minutos, com um máximo de 30 minutos.
Se realizar apenas uma reunião semanal, 15 a 30 minutos são suficientes.
Mas tenha em mente: uma reunião rápida não é uma reunião de vendas tradicional. Seja breve e direto. Transforme-a num evento, numa experiência emocional que una toda a sua equipa. Não há nada pior do que reunir os seus vendedores para algo que eles consideram uma perda de tempo.
Quem deve conduzir a reunião de vendas?
Bem, você, o diretor de vendas. Certo? Se está a ler este artigo, a resposta provavelmente é você, quer seja um chefe de equipa, diretor ou fundador envolvido no dia-a-dia do processo de vendas.
Quando um dos seus representantes de vendas começar a divagar ou a aprofundar-se demasiado num determinado assunto, é da sua responsabilidade intervir e moderar a conversa. Diga-lhe: «Está a levantar uma questão muito pertinente e acho que isto merece ser discutido. Vamos adicioná-lo como um ponto da agenda da reunião de vendas (ou discuti-lo individualmente) e, por uma questão de tempo, vamos seguir em frente para que possamos encerrar esta reunião a tempo.»
Como criar um modelo de reunião de vendas
É importante ter alguma estrutura; criar um modelo é a melhor forma de o fazer.
Se realizar as suas reuniões de equipa exclusivamente em vídeo, basta-lhe ter um esboço mental.
Mas somos seres visuais. É útil dar à sua equipa algo para ver.
Pode utilizar um modelo do Google Slides, do PowerPoint ou do Apple Keynote para as suas reuniões diárias e projetá-lo na sala ou partilhar o ecrã na sua ferramenta de videoconferência.
Partilhe um painel ou relatório do seu CRM que apresente métricas em tempo real. As tabelas de classificação de vendas são excelentes para as reuniões diárias, pois ajudam a promover uma competição interna saudável.
Aqui estão 3 modelos de reuniões de vendas:
É essencial que crie o seu próprio formato, mas muitas vezes é útil consultar alguns modelos como ponto de partida e ver o que pode aproveitar. No entanto, lembre-se sempre do objetivo principal das suas reuniões: pretende motivar? Educar? Promover o espírito de equipa? Ou simplesmente ter uma ideia de como a equipa e os colaboradores estão a sair-se?
O principal objetivo das vossas reuniões deve determinar a forma como as organizam. (Também podem alternar isto consoante os diferentes dias da semana.)
1) A reunião do tipo «Estou confuso e não sei a diferença entre uma reunião informal e uma reunião de vendas»
Muito bem, esta é uma sugestão um pouco irónica. Não a sigam, mas há uma razão para a ter incluído aqui.
Duração: 45 minutos
- Atividade para quebrar o gelo (cinco minutos)
- Partilhar vitórias e sucessos (cinco minutos)
- Verificar o estado das transações (dez minutos)
- Discutir os obstáculos e as dificuldades (dez minutos)
- Analisar os números e o desempenho (cinco minutos)
- Atualizações sobre os concorrentes (cinco minutos)
- Jogo rápido de coordenação de vendas (cinco minutos)
Mais uma vez, não façam isto. Incluí isto aqui porque vejo isto acontecer com demasiada frequência, e é por isso que muitas equipas de vendas detestam as reuniões rápidas e as consideram uma perda de tempo. (E, neste caso, têm razão.)
2) O Hype Huddle
Duração: 5 minutos
- Partilha uma vitória (um minuto)
- Defina um objetivo ou tema no qual se concentrar durante o dia/semana (dois minutos)
- Motive a sua equipa (dois minutos)
Uma breve reunião de 10 minutos para animar e motivar a equipa. Isto resulta ainda melhor se conseguires definir um tema central para a vitória, o objetivo e a forma como os vais motivar.
Um exemplo de tema poderia ser promover a colaboração. Nesse caso, citações motivacionais sobre o trabalho em equipa na área de vendas podem ser excelentes para encerrar a sua sessão. Se realizar uma reunião de segunda-feira, citações que motivem os seus representantes para a semana são uma boa opção.
3) A Reunião Técnica
Duração: 15 minutos
- Quebra-gelo (um minuto)
- Partilha uma vitória (um minuto)
- Discutir os principais indicadores (dois minutos)
- Treino para um desafio específico (sete minutos)
- Jogo de reunião de vendas (dois minutos)
- Motivar a equipa (dois minutos)
Podes pensar: de que serve fazer coaching sobre um desafio específico em sete minutos? Quão significativo pode ser algo que se possa abordar em coaching em apenas sete minutos?
Mas há algo de poderoso numa sessão concentrada de sete minutos. Obriga-nos a centrar-nos numa ideia, situação, problema ou técnica específicos.
Os seus colaboradores vão frequentemente perceber que já estão familiarizados com o que lhes ensina, o que ajuda a consolidar a aprendizagem, mesmo para aqueles que já dominam o assunto. Isso também ajuda aqueles que ainda não dominam esta técnica. Além disso, dá aos colaboradores a oportunidade de partilharem as suas dicas, e os colaboradores com melhor desempenho poderão contribuir com uma perspetiva diferente.
Além disso, veja o modelo de agenda do Mark Brooks, que se assemelha mais a uma reunião de vendas convencional, mas continua a ser bem concebido.
Como encerrar as vossas reuniões
Pode perguntar à sua equipa qual foi o ponto que mais lhes marcou na reunião ou como é que isso irá influenciar o seu dia. Pode reforçar o ponto principal da reunião ou criar algum tipo de ritual final para elevar a energia dos seus colaboradores.
Os melhores líderes de vendas compreendem que a sua principal função é criar um ambiente para os seus representantes que tire o melhor partido deles. Proporcionam-lhes todo o know-how, os recursos de vendas e os incentivos de que precisam para ter sucesso — e, depois, motivam-nos e dão-lhes liberdade para agirem.
Juntem-se a mim, agora mesmo, todos juntos
As reuniões de vendas são ferramentas poderosas para manter os representantes no caminho certo, gerir a motivação da equipa, melhorar as competências de vendas e otimizar o desempenho da equipa.
Dê o exemplo. Defina o tom da cultura que deseja ver. Incorpore a atitude que deseja que os seus representantes adotem.
Use as dicas aqui partilhadas para criar ou melhorar as suas reuniões rápidas, mas mantenha também uma mente aberta e curiosa. Experimente e descubra o que funciona melhor para a sua equipa. E se encontrar algo que funcione bem, avise-me no LinkedIn!
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