Um modelo de agenda para reuniões de vendas funciona como um roteiro para a sua equipa, garantindo que as reuniões sejam focadas, produtivas e orientadas para os resultados.
Mas todos sabemos que as reuniões de vendas nem sempre correm como planeado.
Não vou ficar a citar um monte de estatísticas — tu és a própria estatística. Sabes bem como é estar numa reunião que não leva a lado nenhum e pensar: «Uau… Podia estar a falar com clientes ou a fechar negócios, em vez de ficar aqui sentado.»
Bem, uma agenda para reuniões de vendas é uma forma de evitar tudo isso. Ela estrutura as reuniões para que tenham um objetivo, metas e passos a seguir, para que as coisas sejam realmente feitas. Sem uma agenda sólida, as reuniões podem facilmente desviar-se do tema, ultrapassar o tempo previsto e desperdiçar uma tarde inteira.
Na Close, trabalhamos todos à distância, por isso é extremamente importante mantermos o contacto regularmente e sabemos bem o que é preciso para que a agenda de uma reunião de vendas resulte.
Vamos ver o que toda uma ordem de trabalhos deve incluir e como criar uma para as suas próprias reuniões 👇
O que deve constar na agenda de uma reunião de vendas?
Principais metas e objetivos. Debater novas táticas de vendas. Perguntar à equipa o que acham que é preciso fazer para conquistar aquele grande cliente que está no vosso funil.
As ordens do dia das reuniões de vendas podem abranger muitos temas, quer se trate de uma análise trimestral detalhada das metas e dos KPIs, quer seja apenas uma reunião semanal de acompanhamento. Um planeamento eficaz e uma boa ordem do dia para a reunião da equipa de vendas podem tornar as discussões mais produtivas. Consequentemente, os seus representantes de vendas ficarão motivados e prontos para contribuir para a reunião.
A ordem de trabalhos de todas as reuniões de vendas deve incluir:
🥅 Objetivos. O que pretende alcançar com a reunião? Pretende que a sua equipa feche mais negócios, discuta um novo calendário de formação ou debata formas de resolver um desafio específico de vendas? Defina claramente os objetivos da reunião na sua agenda antes do início da mesma
📋 Pontos da ordem de trabalhos. Defina os pontos-chave da ordem de trabalhos que pretende abordar de forma específica, prática e relevante, em consonância com os objetivos da reunião, o que é fundamental para uma gestão eficaz do desempenho de vendas. Estamos a falar de debater novas táticas de vendas, analisar o desempenho de vendas anterior ou agendar formações de vendas.
🗣️ Pontos de discussão. Certifique-se de que a ordem de trabalhos não seja vaga quanto aos assuntos a abordar durante a reunião. Além de manter a reunião no bom caminho, definir pontos específicos irá estimular a conversa e garantir que tudo seja discutido
🕒 Tempo. Cada ponto da ordem de trabalhos deve ter um limite de tempo definido. Não há nada pior do que uma reunião que se prolonga e desorganiza toda a sua agenda. Tente ser realista quanto ao tempo que cada ponto da ordem de trabalhos irá demorar e, se for necessário, elimine alguns pontos para manter a reunião curta
✔️ Ações a realizar. Por fim , pense no que precisa que a sua equipa de vendas faça após a reunião. Certifique-se de que a agenda inclui tarefas concretas, como fazer o acompanhamento de potenciais clientes ou definir um prazo para a implementação de novo software, para que a sua equipa se mantenha responsável. Caso contrário, a reunião será um desperdício
Seguindo estes passos, poderá organizar reuniões produtivas e envolventes que ajudem a sua equipa a atingir os seus objetivos.
Como elaborar uma agenda eficaz para uma reunião de vendas
Pronto para criar a sua própria agenda? Aqui ficam algumas dicas essenciais de que vai precisar.
Definir claramente os objetivos da reunião
O primeiro passo para estruturar a agenda de uma reunião de vendas consiste em definir objetivos claros e traçar um plano de ação para a equipa.
Na linguagem das vendas — perceba, para começar, por que razão se estão a reunir. Decida o que pretende alcançar durante a reunião e quais os temas específicos que precisam de discutir em equipa: pretende analisar um cliente importante ou debater os indicadores-chave de desempenho (KPI)?
Isto ajudará a sua equipa a entrar em sintonia e a trabalhar em prol do mesmo objetivo assim que a reunião tiver início.
Priorizar os temas principais
Repita comigo: não tente abordar tudo numa única reunião.
Um estudo do MIT revelou que apenas 50% do tempo das reuniões é eficaz, bem aproveitado e envolvente, e esse valor é ligeiramente inferior se a sua equipa trabalhar à distância. Todos nós já participámos nessas reuniões que tentam abordar novos contratados, lançamentos de produtos, objetivos, projetos futuros, novas ideias em desenvolvimento, questões relacionadas com clientes...
Pessoal… Isto é 👏 demasiado 👏
Limite-se a um (ou, no máximo, dois) temas principais e procure que a reunião seja breve.
Definir os pontos a abordar durante a reunião
Quem vai apresentar a nova estratégia de vendas? Ou explicar à equipa os resultados dos KPI do quarto trimestre?
Cada ponto da ordem de trabalhos deve ter alguém designado para assumir a coordenação. Isto é essencial para garantir que a reunião decorra sem problemas e dentro do horário previsto.
O ideal é que a pessoa responsável por um ponto da ordem de trabalhos seja informada com pelo menos uma semana de antecedência, para que tenha tempo de preparar o material e as informações, especialmente se for partilhar o ecrã com o resto da equipa. Também é uma boa ideia informá-la sobre a duração da sua intervenção e com quem irá falar (principalmente para que não perca tempo a criar uma apresentação em PowerPoint de 43 slides que acabará no lixo).
Se quiseres, podes copiar este exemplo:
Definir as medidas a tomar e as responsabilidades após a reunião
Após a sua reunião de vendas, analise o que foi discutido e dê seguimento a todas as medidas a tomar.
Não há nada pior do que passar 30 minutos numa reunião e, no final, pensar… «Pronto, e agora?»
É por isso que todas as reuniões de vendas têm de resultar em algum tipo de ação. Cada membro da equipa deve sair da reunião sabendo exatamente o que tem de fazer a seguir. Pode conseguir isso com três passos rápidos:
- Resuma a reunião. É uma boa ideia tomar notas durante a reunião para que, no final, possa fazer um resumo e reiterar quaisquer pontos-chave ou questões importantes. É ainda melhor se puder enviar um resumo em pontos-chave por e-mail ou pelo Slack, para que os participantes possam consultá-lo posteriormente
- Atribua responsabilidades. Se alguma tarefa exigir um acompanhamento, atribua-a durante a reunião. Envie posteriormente um lembrete por escrito (novamente por e-mail ou pelo Slack) com um prazo definido, para garantir que todos cumpram as suas responsabilidades
Ah, e se algum membro da equipa levantar uma questão ou fizer uma pergunta durante a reunião que esteja um pouuuuito fora do tema — não a ignore. Deixe-a em aberto e diga-lhes que será abordada depois da reunião 👍
Elementos essenciais para um modelo eficaz de agenda de reunião de vendas
A utilização de um modelo de agenda para reuniões de vendas poupa tempo, garante a coerência e ajuda todos os gestores de vendas a realizar reuniões mais eficazes.
É uma (enorme) perda de tempo criar a ordem de trabalhos de cada reunião do zero. Um modelo personalizável pode definir a estrutura básica da ordem de trabalhos de uma reunião de vendas, como pontos-chave, temas de discussão e ações a realizar. Depois, basta ajustar cada secção para se adequar ao objetivo da sua reunião. Aqui está um exemplo de um modelo personalizável:
Sim, o modelo está bastante básico neste momento.
Mas imagine o seguinte: uma startup está a lançar uma nova funcionalidade do produto que acabou de ser testada por clientes BETA. O feedback da equipa de produto já chegou, e a equipa de vendas precisa de encontrar uma forma de apresentar esta nova funcionalidade aos clientes de modo a obter resultados. Assim, um gestor de vendas marca uma reunião para reunir os membros da sua equipa de vendas para uma sessão de brainstorming.
Sem uma ordem de trabalhos, esta reunião pode descarrilar rapidamente. Mas o diretor de vendas pode recorrer a um modelo de ordem de trabalhos para reuniões de vendas para manter todos concentrados e no caminho certo. Este modelo deve ter mais ou menos este aspeto:
5 boas práticas para realizar uma reunião de vendas produtiva
Para reuniões de vendas produtivas, é essencial seguir as melhores práticas: enviar a ordem de trabalhos com antecedência, estabelecer regras básicas e respeitar rigorosamente os prazos.
Aqui estão algumas boas práticas para o ajudar a estruturar a agenda da sua reunião de vendas:
1. Enviar a ordem de trabalhos da reunião com antecedência
Certifique-se de que a sua equipa de vendas tem tudo o que precisa para contribuir para a reunião, e a ordem de trabalhos deve estar no topo dessa lista.
Enviem isto com antecedência, e não estou a falar de apenas algumas horas antes da reunião. Estive numa reunião na semana passada e enviaram-me a ordem de trabalhos DOIS MINUTOS antes de me ligar à chamada do Skype. Como é que esperavam que eu me preparasse para aquilo de forma minimamente eficaz? 😑
Não consegui. E acabou por ser uma perda de tempo de 45 minutos.
Se marcar uma reunião de vendas para as 14h de uma terça-feira, certifique-se de que a sua equipa recebe a ordem de trabalhos até à hora do almoço de segunda-feira, para que possam analisá-la e esclarecer quaisquer dúvidas que tenham. Ah, e não se esqueça de que, se a ordem de trabalhos incluir discussões sobre métricas, relatórios ou KPIs, deve também enviar todos os dados ou relatórios para que a sua equipa possa dar uma vista de olhos e ficar a par da situação.
Uma preparação eficaz das reuniões é apenas uma das facetas da gestão de uma equipa de vendas altamente eficiente. Para além de definir agendas, existe todo um leque de estratégias e ferramentas que podem elevar o desempenho da sua equipa. Um elemento fundamental neste contexto é a utilização de um sistema de CRM robusto para otimizar as operações e melhorar a comunicação. Para aprofundar este tema, consulte o nosso artigo sobre«Como gerir uma equipa de vendas utilizando Close ».
2. Estabeleça algumas regras básicas
Não tenha medo de estabelecer algumas regras básicas para a reunião, para que tudo corra bem. Estamos a falar de coisas como:
- Sem interrupções
- Respeite os prazos
- Mantenha as discussões centradas nos temas da ordem de trabalhos
- Respeitar as opiniões e ideias de todos
Inclua estas regras na ordem de trabalhos da reunião de vendas e discuta-as no início da reunião para evitar que tudo corra mal.
3. Envolva a sua equipa (e divulgue todas as histórias de sucesso)
Algum dos seus representantes de vendas fechou um negócio importante recentemente? Ou talvez a sua equipa tenha unido esforços e trocado conselhos sobre argumentos de venda ou estratégias de demonstração?
Seja o que for, reconheça essas conquistas e use-as para quebrar o gelo e envolver toda a gente. É uma boa ideia fazer isso no início da reunião, pois pode elevar o ânimo e criar um espírito de equipa antes de se debruçarem sobre números e relatórios.
Outra forma de envolver a sua equipa numa reunião é criar um ambiente em que se sintam à vontade para se expressarem. Paul Axtell, da Harvard Business Review, afirma que é importante que a sua equipa sinta que tem permissão para falar durante uma reunião, e tudo isto começa no topo.
«A chave para melhorar as reuniões reside, em última análise, em liderar com respeito mútuo e inclusão, e em criar um espaço suficientemente seguro para que as pessoas possam expressar livremente as suas opiniões.
Para criar segurança psicológica durante uma reunião, peça ao grupo que dedique toda a sua atenção a cada pessoa que fala, permita que cada pessoa tenha o seu tempo e conclua os seus pensamentos, e partilhe o que há de valioso nas perguntas ou comentários das pessoas.»
Basicamente, presta atenção ao que as pessoas têm a dizer — e o resto da equipa fará o mesmo quando for a vez de cada um falar.
4. Olha para o relógio
Manter o rumo e o cumprimento dos horários é essencial para uma reunião de vendas produtiva; por isso, reserve um tempo específico para cada ponto da ordem de trabalhos — e cumpra-o.
Não se deve estragar o ambiente nem desencorajar ninguém de fazer perguntas. Mas, mesmo quando os membros da equipa têm a oportunidade de falar, reserve-se o direito de os interromper quando o tempo estiver a esgotar-se. Se uma discussão se estiver a arrastar, não há problema em adiá-la e dizer a todos que podem retomar o assunto mais tarde.
O que não está certo é deixar a reunião prolongar-se por mais 15 minutos e perturbar a agenda de todos para o resto do dia.
5. Não marque uma reunião a menos que seja *realmente* necessário
Por fim, não marque uma reunião a menos que seja realmente necessário.
A Harvard Business Review escreveu já na década de 1970 que só se deve reunir a equipa se tiver um objetivo muito claro em mente; caso contrário, será uma perda de tempo. Todos nós já participámos nessas reuniões que se arrastam (…e arrastam) sem um propósito real e nos roubam uma boa parte de uma tarde atarefada.
Antes de reunir a sua equipa numa quarta-feira agitada, pergunte-se se é mesmo necessário fazer uma reunião. Trinta e dois por cento das pessoas inquiridas pela SurveyMonkey afirmaram que as reuniões recentes poderiam facilmente ter sido substituídas por um e-mail, o que teria poupado imenso tempo e trabalho de preparação. Quero gritar isto aos quatro ventos. Tenho até uma caneca de café na minha secretária neste momento que diz literalmente: «Sobrevivi a mais uma reunião que devia ter sido um e-mail».
Evitar reuniões desnecessárias também pode poupar à sua empresa uma quantia considerável — um relatório da Doodle revelou que as reuniões desnecessárias desperdiçam 541 mil milhões de dólares (sim, mil milhões) em tempo dos funcionários todos os anos.
Então, pensa se estás a marcar uma reunião apenas para preencher uma hora na tua agenda — ou para realmente resolveres as coisas.
Ferramentas e recursos indispensáveis para criar uma agenda de reuniões de vendas
Existem inúmeras ferramentas, aplicações e recursos disponíveis para ajudar os responsáveis de vendas, como você, a criar ordens de trabalhos para as reuniões, de modo a torná-las mais produtivas.
Tudo isto resume-se a duas opções: um modelo simples ou uma aplicação sofisticada para agendas de reuniões. Vamos analisar melhor cada uma das opções 👇
1. Modelos de ordem de trabalhos para reuniões de vendas
Os modelos de agenda para reuniões de vendas incluem normalmente todas as secções essenciais que devem constar, tais como o objetivo, as ações a realizar, quaisquer projetos em curso ou atualizações sobre o pipeline.
Usar um modelo pode poupar tempo e ajudar a garantir que não se esquece de nada (acredite, quando se está ocupado… isso acontece). Os melhores modelos de ordem de trabalhos para reuniões de vendas já estão concebidos para se adequarem à sua equipa e aos seus objetivos. Uma reunião de vendas numa pequena startup será totalmente diferente de uma reunião na sala de reuniões da equipa de vendas da Microsoft; por isso, a ordem de trabalhos provavelmente centrar-se-á em objetivos de crescimento ou KPIs, em vez de contas empresariais.
2. Aplicações e ferramentas de produtividade
Se quiser uma forma mais detalhada de criar agendas para reuniões de vendas, considere a utilização de uma aplicação de produtividade.
Ferramentas como o Trello, o Asana e o Monday.com têm agendas de reuniões integradas para listar ações a realizar, criar tarefas de acompanhamento e enviar convites. Veja este exemplo no Asana:
Cada tema da reunião tem um orador designado e as tarefas têm um prazo associado. Utilizar uma aplicação dá um pouco mais de trabalho do que criar uma agenda de reunião num Google Docs, mas avisa automaticamente os membros da equipa caso ultrapassem um prazo. Portanto… há prós e contras! 😉
Está curioso para conhecer as ferramentas mais recentes que podem aumentar a sua produtividade nas vendas? O nosso artigo sobre ferramentas de produtividade nas vendas tem tudo o que precisa.
Aumente a produtividade e promova o sucesso da equipa com uma agenda para reuniões de vendas
Não é difícil elaborar uma boa agenda para uma reunião de vendas.
O problema com as reuniões de vendas, em geral, é que muitas empresas simplesmente… não as utilizam. E isso faz com que as coisas saiam dos eixos quase sempre que a equipa entra numa chamada no Zoom.
Acredite em nós: uma agenda de reunião de vendas bem elaborada vai poupar-lhe imenso tempo e tornar a sua equipa muito mais produtiva. Isso porque todos entram na sala de reuniões com uma ideia clara do motivo pelo qual estão ali e do que será alcançado quando saírem, 30 minutos depois.
Não complique demasiado as coisas. Comece com um modelo simples que cubra o essencial, distribua-o a todos com antecedência e não ultrapasse o tempo previsto.
