11 modelos e exemplos de relatórios de vendas: Como criar um relatório de vendas rapidamente

Como gestor de vendas, tem muitas responsabilidades no seu prato - incluindo a tarefa de criar relatórios de vendas que os executivos possam compreender rapidamente.

Para além de gerirem a sua equipa de vendas, darem formação e assegurarem o crescimento, os gestores e diretores de vendas têm também a tarefa de recolher os dados corretos e de os apresentar à direção.

Sei, por experiência própria, que isto pode ser um pouco complicado. A boa notícia é que criar um relatório de vendas eficaz não tem de ser stressante. Com as ferramentas certas e um modelo de relatório de vendas sólido, pode criar um relatório de vendas acionável em apenas alguns minutos.

Antes de discutirmos a estratégia, vamos definir rapidamente um relatório de vendas e determinar quais os pontos de dados que deve incluir.

O que é um relatório de vendas?

Os gestores de vendas e outras partes interessadas utilizam estes dados para compreender a atividade global de vendas e o desempenho da equipa de vendas, detetar problemas no processo de vendas e tomar decisões comerciais mais informadas.

O relatório de vendas pode também traçar estratégias de crescimento eficazes, identificar os clientes ideais da empresa e delinear estratégias para racionalizar o processo de vendas.

Os relatórios de vendas são normalmente criados por chefes de equipa ou gestores de vendas e são formatados para comunicar eficazmente dados importantes a equipas ou chefes específicos.

Pode conceber o seu relatório de vendas como um documento de várias páginas, um documento Excel, um gráfico ou mesmo uma apresentação gráfica.

Como redigir um relatório de vendas em 5 passos

Qualquer pessoa pode colocar números num relatório e falar durante uma longa reunião. O verdadeiro desafio é criar um relatório de vendas que comunique os dados corretos sobre o processo de vendas e não adormeça o seu público. Isso requer um toque especial.

Eis cinco passos para criar um relatório de vendas bem sucedido que não aborreça o seu público até às lágrimas.

1. Identificar o objetivo do seu relatório de vendas

O objetivo do seu relatório é partilhar métricas de vendas. Mas não é possível incluir todos os dados de vendas. Em vez disso, concentre-se nos dados que o ajudam a si ou à empresa a atingir objectivos específicos.

Em primeiro lugar, pergunte a si próprio porque está a elaborar um relatório de vendas. Está a medir a eficácia das suas campanhas promocionais? Pretende identificar tendências de vendas interessantes para uma previsão de vendas? O seu relatório de vendas destina-se a motivar a sua equipa ou a garantir que estão a fazer chamadas suficientes? Ou é um instantâneo útil de KPIs de vendas para a sua equipa de operações de vendas trabalhar?

O objetivo do seu relatório de vendas é ajudá-lo a recolher e analisar o tipo certo de dados. Também o ajudará a determinar o âmbito do seu relatório, tal como o tempo de elaboração do mesmo.

2. Conheça o público-alvo do seu relatório de vendas

Depois de saber exatamente por que razão está a criar um relatório de vendas, o passo seguinte é definir o seu público para que o relatório se possa concentrar nas informações que lhes interessam.

Não enviaria o mesmo e-mail frio a um CEO e a um diretor de marketing, certo? Também não deveria enviar-lhes o mesmo relatório de vendas.

Um diretor de marketing, por exemplo, está provavelmente interessado em pormenores como as campanhas de marketing que conduziram às vendas mais rentáveis. O seu diretor de vendas está provavelmente interessado em saber se os representantes atingirão as suas quotas.

No entanto, o CEO e outros decisores estão mais interessados no "panorama geral", como o crescimento global da empresa, do que nas especificidades de cada campanha.

3. Recolha os seus dados de vendas

Agora que já definiu o objetivo e o público-alvo do seu relatório de vendas, está na altura de recolher dados de vendas, filtrar a informação e analisá-la. Esta é a parte divertida! (Ou talvez seja só eu).

Certifique-se de que o seu processo de recolha de dados é orientado para os objectivos e sem complicações. Se possível, utilize ferramentas que se integrem no seu CRM ou noutro software de vendas, o que facilitará muito a recolha de dados.

Comece por delinear as métricas que pretende incluir no seu relatório e as tendências gerais que considera importantes. Um relatório de vendas padrão inclui KPIs essenciais, desempenho da equipa, número de mercadorias vendidas, retenção de receitas líquidas, vendas líquidas, lucros e custos de aquisição de clientes.

Pode também incluir o crescimento das vendas, as vendas regionais, as novas oportunidades, o desempenho da equipa ou outros indicadores relevantes.

Terá de limpar ou filtrar os dados para remover registos duplicados e concentrar-se em áreas específicas para melhorar a precisão dos dados. Por exemplo, se pretender partilhar métricas de vendas para a América do Norte, deve excluir os números internacionais.

De seguida, defina o período que o relatório irá abranger. Normalmente, é uma boa ideia comparar dois períodos diferentes - atual e anterior - por exemplo, pode comparar métricas mês a mês ou ano a ano.

4. Crie imagens atractivas para destacar métricas de vendas importantes

Já alguma vez assistiu a uma reunião em que o apresentador lê diapositivos cheios de texto? É aborrecido - e pior, absorver dados dessa forma é mais difícil.

A forma como se apresentam os dados é tão importante como os próprios dados. É aqui que a visualização de dados pode ajudar. Em vez de esperar que os gestores analisem folhas de cálculo cheias de números, utilize gráficos e quadros para ilustrar claramente o impacto de dados importantes, contribuindo significativamente para a gestão do desempenho das vendas.

Por exemplo, um gráfico de linhas pode mostrar o aumento ou diminuição das receitas ao longo do tempo. Um gráfico de pizza pode ilustrar a contribuição de cada produto para as vendas totais. Os gráficos de barras podem ser utilizados para comparar o desempenho dos empregados.

A visualização de dados ajuda a tornar o seu relatório de vendas fácil de compreender e digerir. Também pode destacar tendências e desafios importantes nas principais métricas de vendas que podem afetar o desempenho das vendas nos próximos meses.

Além disso, a utilização de recursos visuais ajuda-o a elaborar um relatório de excelente aspeto que evita que o seu público adormeça.

Para criar visualizações de dados, como gráficos, quadros e mapas, para utilizar nos seus relatórios, utilize uma ferramenta de visualização de dados como o Google Data Studio.

Se os seus relatórios destacarem desafios/locais onde está a ficar aquém das expectativas, considere uma análise SWOT para identificar a causa.

Psst... curioso sobre os factores que influenciam o valor total do contrato? Veja o nosso artigo!

5. Explicar o significado dos números de vendas

Por si só, os números podem ser enganadores e conduzir a juízos errados.

É por isso que é importante contextualizar sempre os dados que apresenta em vez de se limitar a apresentar números.

Quais são os diferentes tipos de relatórios de vendas?

Existem muitos tipos diferentes de relatórios de vendas e não existe um documento correto para cada organização. Diferentes equipas da mesma organização podem utilizar diferentes relatórios de vendas para destacar diferentes dados.

A maioria dos relatórios abrange um período de tempo específico, como os relatórios de vendas diários, semanais, mensais e trimestrais. No entanto, os relatórios também podem abranger diferentes etapas do processo de vendas.

Eis os tipos mais comuns de relatórios de vendas - e quando os utilizar.

1. Relatório do pipeline de vendas

O relatório do pipeline de vendas partilha o valor do seu pipeline de vendas e o número de negócios em cada fase do pipeline. Destaca quantos negócios podem ser perdidos, quantos serão ganhos e como isso pode afetar as receitas globais da empresa.

No pipeline, todas as fases principais dos negócios são descritas para fornecer uma imagem clara do desempenho dos ciclos de vendas diários, semanais e mensais.

Relatório de vendas de pipeline em Close

Utilize este relatório de vendas para: Mostrar o sucesso ou os desafios no seu pipeline de vendas.

2. Relatório da taxa de conversão

Um relatório de taxa de conversão, ou taxa de ganho, mostra a eficácia com que a sua equipa de vendas converte novos contactos em novos clientes.

Estes dados valiosos fornecem informações sobre a força da sua estratégia global de vendas e destacam o desempenho dos representantes de vendas e das equipas de vendas.

Analisar as taxas de conversão de cada vendedor pode mostrar-lhe exatamente o desempenho dessa pessoa, bem como os seus pontos fortes e fracos.

Se os contactos não se estiverem a transformar em negócios ganhos e novos clientes, os relatórios sobre a taxa de conversão em cada fase do processo de vendas ajudá-lo-ão a identificar as áreas a melhorar.

Utilize este relatório de vendas para: Destacar a diferença entre os contactos que fecham e os que não fecham ou para destacar a diferença de desempenho entre representantes de vendas/equipas/campanhas.

3. Relatório de rotatividade de clientes

A taxa de rotatividade indica a taxa global a que um cliente deixa de fazer negócio com a sua empresa ou de utilizar o seu produto.

O relatório de churn mostra-lhe quando os clientes se mudam e pode mostrar-lhe porquê, fornecendo informações sobre as tendências gerais.

A taxa de rotatividade é importante para as vendas porque uma taxa de rotatividade elevada pode significar que está a visar os potenciais clientes errados.

Utilize este relatório de vendas para: Acompanhar o número de clientes a abandonar e as caraterísticas que partilham, tais como a dimensão da empresa, o representante de vendas, a fonte de leads, etc.

4. Relatório de previsão de vendas

Uma previsão de vendas é um relatório detalhado que estima quanto uma empresa, equipa de vendas ou vendedor irá vender por semana, mês, trimestre ou ano.

Uma previsão de vendas ajuda-o a detetar potenciais problemas numa fase inicial, quando ainda é possível evitá-los ou corrigi-los.

Em Close, pode facilmente prever as vendas futuras utilizando os valores detalhados na Vista de Pipeline:

Utilize este relatório de vendas para: Prever vendas futuras por representante, equipa, localização ou tipo de lead.

5. Negócios ganhos e negócios perdidos

O acompanhamento dos negócios ganhos e perdidos ajuda-o a ver o desempenho da empresa e os resultados de esforços de vendas específicos.

Este relatório também permite saber quais são os seus produtos mais populares do que outros.

Utilizando os dados corretos, é possível detetar tendências relacionadas com as ofertas de produtos com melhor desempenho e maximizar essas oportunidades para ganhar mais negócios.

Os relatórios de ganhos e perdas também ajudarão os gestores de vendas a compreender o desempenho individual das suas equipas de vendas e dos seus representantes.

Utilize este relatório de vendas para: Acompanhar as tendências de negócios ganhos e perdidos por tipo de produto, detalhes da empresa, equipas de vendas ou representantes específicos.

6. Dimensão média das transacções

O relatório de dimensão do negócio ajuda-o a determinar o número de vendas necessárias para atingir um objetivo de receitas específico.

Por exemplo, se cada negócio ganho produz 5.000 dólares de receitas e o seu objetivo de vendas é de 50.000 dólares, então sabe que a sua equipa precisa de fechar dez novos negócios dentro desse período de tempo.

Isto também pode ajudar a planear a capacidade de vendas e a atribuição de recursos.

Utilize este relatório de vendas para: Acompanhar o impacto dos descontos, o desempenho dos representantes, o crescimento geral do negócio e o impacto das campanhas.

7. Relatório de chamadas de vendas

Pode avaliar a eficácia dos seus representantes de vendas medindo o número de chamadas telefónicas de vendas que fazem para os seus potenciais clientes.

Explorador de Close

Isto pode ajudá-lo a compreender se existem lacunas nas taxas de fecho ou discrepâncias entre o número de chamadas telefónicas e o número de negócios fechados.

Os relatórios de chamadas também podem ajudá-lo a isolar métricas específicas e a segmentar dados sobre potenciais clientes individuais que estão a ser chamados.

Relatório de comparação de actividades em Close

Utilize este relatório de vendas para: Definir referências para novas contratações, reunir dados sobre leads valiosos e otimizar o seu processo de vendas.

4 modelos de relatórios de vendas gratuitos (descarregáveis em formato Google Sheets e Microsoft Excel)

Agora que já sabe a importância dos relatórios de vendas, vamos ver alguns dos modelos mais populares. Estes modelos podem ser acedidos no Google Drive ou no Excel e podem ser facilmente copiados e colados para se tornarem seus.

1. Modelos de relatórios diários de vendas

Este modelo básico de relatório de vendas diárias para executivos de vendas inclui acesso a uma extensa lista de inventário que pode utilizar para monitorizar as vendas de várias linhas de produtos. Se está a começar e só precisa de um modelo básico, experimente este modelo de relatório de vendas diário gratuito em formato Google Sheets (também pode descarregar uma versão em Microsoft Excel), disponibilizado pela SmartSheet.

2. Modelo de relatório semanal de vendas

Utilize este modelo de relatório semanal de receitas de vendas para monitorizar e acompanhar a atividade de vendas de uma determinada semana em relação a um objetivo de vendas específico. Apresentado pela Microsoft, este modelo gratuito do Google Sheets e do Microsoft Excel permite-lhe acompanhar as acções das actividades de cada vendedor em vários locais e em várias linhas de produtos.

3. Modelo de relatório de vendas totais (com tabela dinâmica)

Gosta de tabelas dinâmicas? Vai gostar deste modelo de relatório de vendas. Esta folha de cálculo (e o Google Sheets) facilita o acompanhamento das vendas de produtos e do desempenho dos clientes ao longo de cada trimestre. Pode adicionar rapidamente nomes de clientes e ordenar por produto ou cliente.

Pode descarregar o relatório de desempenho em formato Google Doc e fazer uma cópia para os seus próprios relatórios de vendas.

4. Monitorização das previsões de vendas

Este modelo de relatório mensal de vendas vem da nossa lista dos melhores modelos de previsão de vendas. Foi concebido para ajudar as pequenas empresas a acompanhar as oportunidades de vendas, a quem é atribuído cada contacto, em que fase do pipeline de vendas e a probabilidade de fechar o negócio.

Pode então executar rapidamente estimativas essenciais de previsão de vendas para ver quantos negócios serão efectuados no final do mês.

Utilização de relatórios de vendas no Close

A criação de relatórios de vendas pode ser uma tarefa complicada, mesmo quando se utiliza um modelo como os que listámos acima. Se esses modelos não forem exatamente o que procura, experimente os relatórios de vendas daClose aqui.

Os nossos relatórios incluem toneladas de dados, incluindo relatórios de atividade de vendas em tempo real, taxas de sucesso e uma tabela de classificação da equipa. Melhor ainda, não são necessárias fórmulas de Excel. 🙌

Dicas rápidas para melhorar os seus relatórios de vendas

Quer se trate de uma pequena empresa (que utiliza um CRM para pequenas empresas) ou de uma organização empresarial com recursos maciços, os passos acima indicados ajudá-lo-ão a elaborar um relatório de atividade de vendas que dê conta do recado.

No entanto, se quiser ser melhor do que a média, terá de fazer um esforço adicional. Estas estratégias ajudá-lo-ão a criar um relatório de vendas que forneça rapidamente dados acionáveis. (E faz com que pareça bem visto pelo seu chefe).

Começar com um resumo do relatório de vendas

A maioria dos relatórios empresariais começa com um resumo executivo -há uma razão para isso. Os decisores estão ocupados, pelo que é do seu interesse fornecer os dados mais relevantes o mais rapidamente possível.

Forneça uma breve panorâmica do relatório, incluindo os principais destaques e conclusões. Que dados tem para partilhar? O que é que significam e porque é que são importantes?

Utilize as suas métricas de vendas de nível superior para criar um resumo que ajude a captar a atenção e diga ao seu público o que esperar, para que estejam mais bem preparados para processar essa informação.

Este poderá incluir um resumo inicial do seguinte:

• Número total de vendas
• Volume total de vendas
• Total de transacções em preparação
• Receitas totais

Se detetar grandes oportunidades ou possíveis desafios, inclua-os também.

Elimine os pormenores dos seus relatórios de vendas

Pode ser tentador incluir demasiadas coisas no seu relatório de vendas. Mas mais nem sempre é melhor. Em vez de colocar todos os dados em todos os relatórios, pense em quem os vai ver e que dados são importantes para eles. Por vezes, isto pode significar a criação de vários relatórios de vendas para diferentes departamentos.

Se tiver dificuldade em remover dados, considere adicionar uma secção "Tendências a monitorizar" no final. Enumere as métricas e as alterações que está a monitorizar e o impacto que poderão ter a longo prazo.

Utilizar um modelo de relatório de vendas

Se não tiver tempo para conceber e formatar um relatório de vendas de raiz, utilize um dos modelos acima indicados. Há duas vantagens principais na utilização de um modelo de relatório de vendas:

1. Um bom modelo de relatório de vendas fornece um esqueleto bem estruturado, pelo que só precisa de introduzir os seus dados e informações.
2. Isto pode ajudá-lo a poupar muito tempo e esforço, ao mesmo tempo que garante um relatório bonito e organizado.

Automatize os seus relatórios de vendas com um CRM

Se a sua empresa utiliza um software de gestão das relações com os clientes (CRM), pode facilmente utilizá-lo para gerar um relatório de vendas personalizado e detalhado.

As ferramentas tradicionais, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, são boas para armazenar dados e efetuar cálculos complexos, mas é necessário definir fórmulas e formatar as folhas a partir do zero. É tempo que poderia estar a utilizar para fazer o acompanhamento de contactos ou, já se sabe, para percorrer o Reddit.

Um CRM, no entanto, facilita a criação de um relatório quase imediatamente, porque já está a acompanhar e a armazenar os seus dados de vendas em tempo real. Quer seja uma empresa em fase de arranque a utilizar um CRM ou um proprietário de uma pequena empresa que procura melhorar as suas métricas de resultados, dispor de excelentes relatórios de vendas é essencial para tomar decisões informadas sobre a melhor forma de fazer crescer a sua empresa.

Pode visualizar facilmente qualquer período de tempo, definir intervalos de datas personalizados, comparar com períodos anteriores e analisar o desempenho dos representantes de vendas.

Ao automatizar partes do seu processo de elaboração de relatórios de vendas, pode reduzir o tempo e o esforço necessários para elaborar um relatório que transmita informações relevantes de forma cativante.

A maioria dos CRMs oferece vários relatórios que podem ser gerados e personalizados de acordo com as suas necessidades.

Pronto para criar melhores relatórios de vendas?

Os relatórios de vendas podem não ser a sua parte favorita do trabalho, mas são cruciais para fazer crescer o seu negócio e fechar mais negócios.

Os relatórios de vendas mostram quais as estratégias que estão a funcionar e quais não estão e destacam as oportunidades de crescimento. E ajudam o seu chefe a ver quando você ou a sua equipa estão a arrasar.

Siga os passos seguintes para criar um relatório de vendas que transmita a informação correta e tenha o máximo impacto.