Elaborar a sua primeira proposta comercial pode parecer intimidante. Estas propostas podem parecer excessivamente formais para a sua pequena empresa (em crescimento), com demasiados detalhes e requisitos.
Sejamos sinceros: a documentação empresarial repleta de jargões não faz o seu estilo. (Também não faz o nosso.)
Felizmente, as suas propostas comerciais não precisam de ser complicadas para darem resultado.
Ao longo dos anos, tenho utilizado propostas comerciais para negócios de maior dimensão e desenvolvi um modelo que posso personalizar para cada negócio. Posso afirmar com toda a certeza que estas propostas me ajudaram a fechar alguns negócios de elevado valor, deram aos meus defensores internos uma vantagem persuasiva e construíram um argumento para justificar o orçamento incluído nas mesmas.
A seguir, irá descobrir o que a sua proposta deve incluir, como redigir a mesma e algumas boas práticas para o ajudar a conquistar novos negócios.
O que é uma proposta comercial e por que precisa de uma?
Vai querer incluir alguns elementos e excluir outros para criar uma proposta vencedora. Aqui fica a nossa opinião sobre o que deve incluir uma proposta que o ajude a fechar o negócio.
Elementos indispensáveis na sua proposta de negócio
- Página de rosto: Começar com uma página de rosto visualmente apelativa, que indique o nome da sua empresa, a quem se destina a proposta e a data em que foi elaborada, pode criar um tom agradável e profissional. Utilize o logótipo da sua empresa e uma imagem bem concebida para dar início ao documento.
- Resumo executivo/carta de apresentação: Em seguida , pode incluir uma breve descrição do histórico e das qualificações da sua empresa, explicar por que razão as pessoas do seu setor confiam em si, apresentar a sua declaração de missão ou qualquer outro aspeto que considere importante incluir. O objetivo aqui é criar um contexto que inspire confiança.
- Enquadramento do problema e solução: Antes de entrar em pormenores, convença os seus potenciais clientes do «porquê» por trás da sua proposta. Recapitule todos os problemas que identificou anteriormente e as soluções que a sua empresa tem para os resolver. Descreva o panorama futuro e os resultados esperados que irá alcançar.
- Detalhes do serviço e do projeto: Agora que já mostrou quais os problemas que irá resolver, é hora de descrever como os irá resolver. Aqui, pode detalhar os seus serviços e os pormenores do projeto. Se for uma empresa de contabilidade, deve enumerar serviços como contabilidade, declarações fiscais, relatórios financeiros e processamento de salários. Para cada serviço, forneça uma descrição do que este envolve e dos resultados esperados.
- Cronograma de entregas do projeto: Saber quando podem esperar os resultados pode ajudar a criar um sentido de urgência nos seus potenciais clientes. Se estiver a vender software, por exemplo, pode incluir um cronograma de entregas previsto para a migração de dados, a implementação, a formação e as datas de entrada em funcionamento. Isto tornará o panorama ainda mais claro e ajudará a aproximá-lo da meta final.
- Preços: As propostas são o local ideal para apresentar os seus preços, uma vez que estes estão integrados em todos os benefícios que oferece. Em vez de se limitar a indicar as informações de preço que constariam num menu, pode inserir os preços de forma estratégica na sua proposta. Descreva cada item que irá cobrar com base no âmbito do trabalho e dos serviços, já na parte inicial da sua proposta. Seja muito claro, para que não haja surpresas mais tarde.
- Prova social: elementos como estatísticas (a poupança de dinheiro e tempo são normalmente os mais comuns), estudos de caso ou testemunhos de clientes semelhantes ajudam a reforçar o seu argumento. Também pode recorrer a dados como o número de anos em que está no mercado (mais anos equivalem a mais confiança) ou o número de clientes que já atendeu (como os cartazes do McDonald's com a mensagem «1 bilião servidos»).
Elementos opcionais a incluir na sua proposta comercial
- Índice: Um índice pode ser útil se a sua proposta incluir muitos serviços diferentes e informações importantes. No entanto, não é necessário se for uma proposta mais curta.
- Opções de pacotes: Dependendo do seu tipo de negócio, pode ser útil disponibilizar algumas opções pré-definidas para diferentes níveis de serviço. Pode ter a opção económica (mais barata), o pacote padrão e a oferta premium. Isto pode ajudar os potenciais clientes a escolherem a opção que melhor se adequa às suas necessidades e poupar-lhe tempo na criação de preços e pacotes de serviços personalizados.
- Contrato: Algumas empresas terão de celebrar um contrato com termos e condições assinados antes do início do trabalho, pelo que a sua proposta pode ser um bom local para incluir esse documento. As empresas de contabilidade, por exemplo, precisam de fazer com que os novos clientes assinem uma carta de compromisso que especifique o âmbito do trabalho, as condições de pagamento, quando serão faturados, etc. Se tiver esse documento ou algo semelhante, inclua-o aqui.
- Opções de pagamento: Pode integrar as propostas no processo de compra. Se for adequado para a sua empresa, inclua uma secção sobre as condições de pagamento, as informações de pagamento que os clientes terão de fornecer e uma lista das opções de pagamento à escolha (normalmente, ACH, cartão de crédito ou cheque). Incluir esta informação aqui pode reduzir o tempo necessário para fechar o negócio, uma vez que permite resolver esta questão numa fase inicial.
- Linha de assinatura: Mais uma vez, se pretender integrar a proposta no próprio processo de compra, pode incluir linhas de assinatura na mesma. Muitos prestadores de serviços, como os agentes imobiliários, utilizam um programa de software para enviar a proposta com linhas de assinatura eletrónica em todos os pontos onde é necessário que o cliente assine. Programas de assinatura eletrónica como o DocuSign ou o Adobe Sign facilitam este processo.
De acordo com um estudo da Adobe, 65% das propostas comerciais que incluem um bloco de assinatura são concluídas no prazo de 24 horas.
Qual é o formato visual ideal para a sua proposta?
O formato que utilizar para enviar a sua proposta dependerá do que precisar de incluir. Se estiver apenas a enviar uma proposta que descreva o trabalho que irá realizar, mas que não necessite de assinaturas eletrónicas, utilizar um PDF é uma excelente opção.
Também pode utilizar uma apresentação de slides ou um infográfico se quiser ser mais criativo e apresentar a proposta ao vivo. Se quiser realmente destacar-se, pode até enviá-la por correio (talvez incluindo também uma boa garrafa de uísque).
Se pretender incluir um contrato, termos e condições e uma assinatura eletrónica, existem vários programas à sua escolha para criar uma proposta digital interativa. O DocuSign, o PandaDoc e o Adobe Sign estão entre as opções mais populares para ir além de um formato básico.
Mas, por favor, pelo amor de Deus, não enviem a vossa proposta num documento do Word! O formato PDF é o mínimo exigido, mas utilizem um programa como os mencionados acima para lhe dar um ar mais formal.
Como redigir uma proposta comercial em 8 passos
A elaboração de uma proposta comercial implica reunir todas as informações necessárias para definir o seu caso de negócio e definir claramente o âmbito do trabalho. Em seguida, deve organizar essas informações num formato de proposta bem estruturado, que as apresente passo a passo para que o potencial cliente as possa compreender facilmente.
Depois de criar a sua primeira proposta, pode utilizá-la como modelo para propostas futuras, adaptando os elementos que se adequam ao seu próximo cliente. Pode, então, continuar a aperfeiçoar o seu modelo à medida que vai melhorando as suas propostas ao longo do tempo.
Aqui estão os oito passos mais simples para começar a escrever a sua primeira proposta comercial:
1. Conheça o seu público e o formato
Antes de começar a sua proposta, é necessário saber quem é o seu público-alvo e como vai apresentá-la. A sua proposta será diferente consoante a redija para potenciais investidores, clientes ou parceiros de negócios. Certifique-se de que compreende bem o seu público-alvo e o que é importante para ele. Se trabalha na área de vendas, pode utilizar o seu CRM para consultar notas de conversas anteriores e alcançar esse objetivo.
Além disso, a forma como pretende partilhá-lo influenciará a forma como o redige. Se pretender apresentá-lo ao vivo, talvez uma apresentação de slides seja o formato ideal. Se for enviar por e-mail um documento que pretende que seja partilhado no escritório, um PDF poderá ser a melhor opção. Se pretender que seja assinado, talvez um PDF com capacidade para assinatura eletrónica seja o ideal.
Ações a realizar:
- Enumere o «quem», «o quê», «porquê», «como» e «quando»: seja muito claro ao enumerar os detalhes sobre a quem se destina, qual é o objetivo, por que é importante, como vai concretizá-lo e quando.
- Crie um documento em branco: assim que tiver definido o formato, basta criar um ficheiro em branco no formato adequado e guardá-lo como «Proposta X». Isto indica ao seu cérebro que o trabalho está oficialmente em andamento.
2. Crie um esboço simples para se manter concentrado
Escrever é sempre mais fácil quando se tem um esboço. Isso mantém a mente organizada e ajuda a manter o foco no objetivo final. Faça com que o seu esboço seja simples, claro e fácil de seguir. Pode usar o exercício «quem, o quê, porquê, como, quando» da primeira etapa para o orientar e seguir os «elementos essenciais» da secção anterior para o ajudar a preenchê-lo.
Ações a realizar:
- Defina os elementos essenciais: isto inclui a sua carta de apresentação, a descrição do problema e a solução, os detalhes do serviço/âmbito do trabalho, etc.
- Enumere os recursos opcionais: depois de definir o mínimo indispensável, pense no que mais poderia ser útil incluir. Por exemplo, pretende incluir uma assinatura eletrónica, ou isso não é um requisito para o seu processo de vendas?
3. Elabore uma mensagem que possa transmitir mais tarde
Antes de começar a preencher o esboço que acabou de criar, redija uma declaração de intenções que sirva de orientação para a elaboração da sua proposta. É útil definir um tema central que possa seguir e ter sempre presente enquanto escreve, para não se cansar, não se perder em pormenores ou concentrar-se em aspetos não essenciais.
Considere utilizar a mensagem como enunciamento do problema e da solução na própria proposta. É um bom ponto de partida para começar a escrever e orientar-se.
Além disso, certifique-se de que esta mensagem corresponde a algo que poderá realmente cumprir mais tarde. Trata-se de um documento escrito, pelo que quaisquer promessas não cumpridas poderão ser facilmente apontadas. Proteja a sua reputação e mencione apenas os resultados que poderá concretizar.
Ações a realizar:
- Adicione a mensagem principal da sua proposta: escreva algumas frases sobre a mensagem central que pretende que a sua proposta transmita. Trata-se de poupar tempo e dinheiro, de fazer as coisas melhor ou de outra coisa qualquer?
- Certifique-se de que consegue cumprir: os resultados de que fala na sua mensagem são viáveis? Certifique-se de que só faz promessas que pode cumprir.
4. Personalize o seu resumo executivo
O resumo executivo é a sua oportunidade de se apresentar, bem como à sua empresa, a potenciais clientes e de criar uma relação de confiança. E o que inspira mais confiança do que uma mensagem personalizada?
Utilizar o mesmo resumo executivo padrão que usa para todos os outros é óbvio e pode fazer com que todos percam tempo. Em vez disso, personalize-o, explicando, por exemplo, por que razão a sua experiência é relevante, que resultados de alto nível pode alcançar ou por que razão é a escolha ideal para o cargo. Isto irá ajudá-lo a apresentar uma visão mais convincente e a tornar o resto da proposta mais interessante.
Ações a realizar:
- Descubra o que o torna único: o que faz com que você ou a sua empresa sejam especialmente adequados? Aproveite isso no seu resumo executivo.
- Identifique o que isso lhes traz de vantagem: certifique-se de que compreende bem por que razão o seu potencial cliente está interessado e destaque esse aspeto no seu resumo executivo.
5. Analise os detalhes do seu projeto e os serviços
Agora que já elaborou bem a mensagem e transmitiu a visão no resumo executivo e na descrição do problema e da solução, é hora de entrar nos detalhes. Use as palavras necessárias para explicar cada resultado esperado, mas não os sobrecarregue com detalhes.
A proposta deve incluir um escopo de trabalho completo com o qual você e o seu potencial cliente possam concordar. Isso irá ajudá-lo a compreender e a justificar a secção relativa aos preços mais tarde.
Ações a realizar:
- Defina o âmbito do seu projeto: enumere tudo o que irá fornecer numa lista com marcadores.
- Descreva os seus serviços: para cada item, descreva em que consiste o serviço e quais os resultados que irá proporcionar, mas não se alongue demasiado. Vá direto ao assunto.
6. Encontre as provas sociais mais relevantes
O ideal é que disponha de um conjunto de estatísticas, estudos de caso e testemunhos de clientes anteriores que possa utilizar para sustentar a sua proposta comercial. Caso contrário, talvez tenha de dar asas à criatividade ou contactar clientes anteriores e pedir-lhes uma referência ou recomendação.
Concentre-se em encontrar testemunhos de clientes que sejam mais semelhantes ao público-alvo da sua proposta. Não será muito eficaz se for irrelevante para eles.
Ações a realizar:
- Procure tesouros: encontre os exemplos de testemunhos de clientes semelhantes com os quais o público-alvo se identifique mais para incluir na sua proposta.
- Entre em contacto: se não tiver provas sociais convincentes, contacte um cliente atual para obter uma citação ou um testemunho que possa utilizar. Se tiverem números que comprovem isso, melhor ainda.
7. Estabeleça expectativas claras em relação aos preços e aos prazos
Depois de ler a sua proposta, o seu potencial cliente deve saber exatamente quanto irá gastar e quando irá receber os serviços pelos quais está a pagar. Se houver alguma ambiguidade neste ponto, a proposta não cumpriu o seu objetivo.
Certifique-se de apresentar os seus preços. Pode incluir opções de pacotes (consulte a secção «opções adicionais» acima), se for o caso, para facilitar a escolha do seu cliente. Além disso, inclua um calendário para cada entrega. Pode tratar-se de uma estimativa, uma vez que depende da data em que a compra for efetuada.
Ações a realizar:
- Crie uma tabela de preços: adicione uma tabela de fácil leitura que indique o preço de cada item e o que está incluído.
- Estabeleça prazos claros: para cada entrega ou serviço que prestar, indique uma data prevista. No caso de serviços contínuos, basta indicar a data de início. Estas são as suas melhores estimativas, mas não são definitivas.
8. Crie um modelo da sua proposta para utilização futura
Crie uma vez, use para sempre. Acabou de trabalhar arduamente na elaboração dessa proposta e, ao criar um modelo a partir dela, poupará imenso tempo no futuro. Pode continuar a aperfeiçoar as propostas futuras e atualizar o seu modelo à medida que o faz.
Ações a realizar:
- Crie um modelo: pegue nesta proposta e transforme-a num modelo fácil de usar, que possa utilizar na sua próxima proposta. Certifique-se de que assinala todos os pontos que precisam de ser personalizados e aqueles que podem ser reutilizados sem alterações.
- Partilhar modelos: Se estiver a trabalhar em equipa, pode ser útil trocar modelos com os seus colegas. Podem aprender uns com os outros e encontrar ideias para melhorar as vossas propostas.
Tipos de propostas comerciais (e como utilizá-las)
Existem muitos tipos de propostas, mas nem todas são úteis para o seu negócio específico. Para compreender melhor como integrar as propostas no seu negócio, vou mostrar-lhe os vários tipos de propostas comerciais e como são normalmente utilizadas.
Proposta de Vendas
Uma proposta de vendas é utilizada quando um comercial vende o produto ou serviço da sua empresa a outra empresa. Isto é comum em setores business-to-business de valor elevado, como o software, a tecnologia médica, o equipamento industrial ou outros mercados em que é necessária a intervenção de um comercial.
Como é que isto se utiliza?
Após a qualificação, um comercial pode elaborar uma proposta que resuma os pontos críticos e as soluções identificadas durante o processo de venda. A proposta irá apresentar claramente os problemas a resolver, as soluções e as razões pelas quais a empresa está preparada para os resolver. Dependendo da forma como pretender apresentá-la, esta pode ser apresentada ao vivo sob a forma de apresentação de slides ou enviada por e-mail em formato PDF.
Proposta de serviços
Uma proposta de serviços destina-se a empresas que prestam serviços regulares e recorrentes. Estes serviços podem ir desde a contabilidade até à gestão de instalações. Pode haver um comercial envolvido, mas, muitas vezes, estas propostas são elaboradas pelo proprietário ou pelo gestor de uma pequena empresa.
Como é que isto se utiliza?
Estas propostas incluirão informações sucintas sobre a empresa, detalhes sobre os seus serviços e informações de pagamento, incluindo quando e como serão faturados. Algumas destas propostas podem também incluir um contrato com os termos e condições e um campo para assinatura eletrónica. A própria proposta pode constituir o documento vinculativo que dá início oficial ao trabalho.
Proposta de Investimento
Este tipo de proposta é utilizado por empresas que pretendem angariar fundos junto de investidores. Estas propostas podem ser propostas gerais, enviadas a todos os potenciais investidores, ou podem ser personalizadas para investidores importantes que se pretenda realmente impressionar.
Como é que isto se utiliza?
Frequentemente designado por «pitch deck para investidores», trata-se de uma proposta que descreve o plano de negócios, o mercado total acessível (TAM), a visão a longo prazo da empresa e a forma como o acordo de investimento será estruturado. Por exemplo, podem estar à procura de um investimento de 2 milhões de dólares em troca de uma participação de 15% na empresa (um pouco à semelhança do programa «Shark Tank»).
Proposta de parceria
Alguns modelos de negócio dependem da criação de uma rede de parceiros para aumentar o seu valor. Entre os exemplos contam-se os mercados B2B de nicho, as plataformas de software integradas ou os corretores hipotecários que estabelecem parcerias com bancos específicos.
Como é que isto se utiliza?
Ao procurar um novo parceiro, o proprietário de uma empresa pode elaborar uma proposta que descreva o valor que uma nova parceria irá trazer. Essa proposta definirá as expectativas quanto ao âmbito do trabalho, aos benefícios e aos objetivos a longo prazo.
Alister Wood é o fundador de uma rede australiana de parceiros SaaS chamada VisitUs. Trata-se de um sistema que se integra com mais de 2 000 aplicações e é utilizado por centenas de empresas em todo o mundo. Ele recorre a propostas para fechar acordos com novos parceiros comerciais.
«Quando procuro um parceiro de negócios, incluo sempre uma página de rosto com um título que transmita o meu objetivo. Normalmente, é algo do tipo “Cooperação para aumentar as receitas no Sudoeste da Austrália”. Também incluo comentários sobre todos os dados apresentados e coloco-os no contexto correto. O título deve sempre indicar o objetivo, tanto de forma explícita como implícita.»
«Nunca parto do princípio de que o destinatário sabe alguma coisa sobre a minha empresa, por isso incluo explicações sucintas ao longo da proposta.»
Quer que a sua proposta de negócio funcione na prática? Siga estas boas práticas
Enviar uma proposta com boa apresentação não é garantia de que irá conquistar um novo cliente. Para aumentar as suas hipóteses, experimente estas boas práticas que podem dar à sua proposta o impulso extra de que necessita.
Apresente a sua proposta com uma proposta de valor convincente
Tal como em qualquer forma de escrita, o objetivo da primeira frase é levar o público a ler a segunda frase. Se começar com uma afirmação de valor forte que desperte o interesse e o desejo logo à partida, terá mais hipóteses de conseguir que o leitor continue a ler (ou a ouvir). Não esconda o tesouro e espere que eles o procurem; em vez disso, revele-o logo à partida para que fiquem com vontade de saber mais.
Resuma as suas conversas da vida real
Especialmente no caso das propostas de vendas, é útil rever todas as notas que tem no seu CRM, resultantes do processo de qualificação. Estas notas são as suas pistas para identificar os pontos fracos e os benefícios a apresentar na sua proposta. Quando chegar a altura de redigir a proposta, já deverá ter qualificado o cliente e identificado todos os pontos importantes; por isso, utilize a proposta para os resumir de forma lógica.
Michael Nemeroff é o diretor executivo e cofundador da Rush Order Tees, uma marca de comércio eletrónico de vestuário que atende tanto clientes B2B como B2C. Ao apresentar uma proposta aos seus fornecedores, ele resume os pontos importantes das conversas anteriores.
«Recorro a propostas comerciais quando pretendo estabelecer contacto com novos fornecedores de matéria-prima. Dirijo uma empresa de impressão, o que significa que precisamos de um stock constante de t-shirts lisas e outras peças de vestuário em várias cores e tamanhos. Os nossos materiais provêm de vários fornecedores, consoante a disponibilidade dos seus produtos.»
«O objetivo das minhas propostas é resumir as conversas que já tive com estes fornecedores. O documento é como uma transcrição dos pormenores que discutimos: o tipo de empresa que gerimos, o nosso público-alvo e o tipo e quantidade de vestuário de que precisaríamos desse fornecedor.»
Personalize a sua proposta para ir além do modelo
Ter um modelo é fundamental para facilitar a elaboração da sua proposta, mas não deixe que seja demasiado fácil. Deve também redigir uma mensagem personalizada que responda diretamente às necessidades do seu público. Cada proposta deve ser ligeiramente diferente, consoante o destinatário.
Boris Markovich foi cofundador da Ayrshare, uma empresa de APIs para redes sociais sediada em Nova Iorque. Ele utiliza propostas semanalmente e, embora recorra a modelos, também salienta a importância da personalização.
«Ter um modelo é apenas uma prática comum. Normalmente, uma proposta tem secções fixas, mas, pela minha experiência, elaborar propostas personalizadas para cada cliente é o mais eficaz. Evito utilizar propostas que se baseiem exclusivamente em modelos. Estas não abrangem todos os aspetos, uma vez que as necessidades específicas de cada cliente exigem um tratamento personalizado.»
Torne-o visualmente apelativo
Um bom design transmite profissionalismo e valor. Um mau design transmite preguiça e amadorismo. Crie o seu modelo de proposta de forma a que tenha um aspeto profissional e apelativo, para conquistar a confiança do seu público. Se não trabalha numa empresa com designers a quem possa recorrer, existem modelos disponíveis em sites como o Canva, ou pode contratar um designer freelancer no Fiverr ou no Upwork para criar um modelo para si.
Mantenha um registo das propostas que enviou, a quem (e quando)
Se trabalha na área das vendas, provavelmente envia muitas propostas a potenciais clientes. Utilizar um CRM que lhe permita acompanhar esse processo irá ajudá-lo imenso. Saber quando enviou uma proposta e ter acesso à mesma no seu CRM irá ajudá-lo a fazer o acompanhamento na altura certa e a ter as informações de que necessita prontamente disponíveis quando for necessário.
Elabore uma mensagem de acompanhamento que incentive a ação
Outra vantagem de utilizar um CRM é a possibilidade de agendar acompanhamentos, para que não tenha de se preocupar com isso nem se esqueça de o fazer. Ao dar seguimento a uma proposta, pode redigir uma mensagem que incentive o seu público a agir, lembrando-o de que tudo o que precisa está na proposta.
Pergunte-lhes o que o chefe deles acha da proposta, se têm tudo o que precisam para avançar ou se há algum ponto na proposta que precise de ser alterado. Tente formular a pergunta de forma a conduzir à fase seguinte do ciclo de vendas, que, nesta altura, é a conclusão do negócio.
As propostas não precisam de ser complicadas para conquistar mais negócios
Para a maioria dos vendedores e empresários, basta uma proposta simples para ajudar a fechar mais negócios, por isso não a complique demasiado. Certifique-se de incluir os elementos essenciais que enumerámos acima e siga algumas das melhores práticas, mas não pense que está a escrever o próximo grande livro de negócios americano.
Acima de tudo, concentre-se no que o seu público tem a ganhar e na razão pela qual só você pode satisfazer as suas necessidades. As propostas que seguem sempre este princípio são as que conquistam mais negócios.
Por último, acompanhar as propostas (e o resto do seu processo de vendas) é muito mais simples quando se dispõe de um CRM fácil de utilizar. Close o CRM ideal para empresas de serviços e vendedores que dependem das propostas para fechar mais negócios. Permite-lhe anexar propostas juntamente com todas as outras informações relevantes sobre os seus potenciais clientes, para que tenha sempre o contexto necessário para fazer um acompanhamento eficaz.
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