Todos os fundadores enfrentam um grande dilema nos primeiros tempos de um negócio. Quando se começa a ganhar impulso, chega um momento em que se sabe, no fundo do coração , que é preciso contratar uma equipa para ajudar. No entanto, isso implicaria abrandar o ritmo que se conseguiu criar e concentrar-se na implementação de processos e operações — o lado menos divertido de gerir uma empresa.
Quando se trabalha sozinho, o conceito de «operações» pode nem sequer existir. O que uma empresa de maior dimensão designaria por «operações», pode simplesmente chamar-se de «ação».
Estás a agir por intuição e a trabalhar no meio do caos. A receita do teu segredo só existe na tua cabeça. Não há tempo para abrandar e estabelecer processos. Sabes o que estás a fazer, certo?
Normalmente, é possível alcançar bastante sucesso sozinho nos primeiros tempos do seu negócio — até que isso já não seja possível.
O que deve fazer quando o empreendedorismo a solo já não é suficiente? Como encontrar as pessoas certas, proporcionar-lhes as ferramentas adequadas e implementar os sistemas certos para levar o seu negócio ao próximo nível?
Tira esse conhecimento da cabeça
Seja sincero: está a gerir o seu negócio com a mentalidade de um colaborador individual, em vez de um líder? Se for esse o caso, o seu potencial de crescimento ficará limitado. O primeiro passo é mudar a sua mentalidade.
Como líder, pode eliminar os obstáculos no caminho do crescimento ou tornar-se o próprio obstáculo — e travar o crescimento.
Sabe quando é hora de te afastares, por bem da tua empresa.
É claro que, como fundadores, sabemos que é mais fácil falar do que fazer.
A ideia de delegar tarefas causa ansiedade. Ou fazes as coisas na perfeição, ou não as fazes de todo.
É você quem melhor conhece o seu negócio — se não fosse assim, não estaria onde está hoje! Mas talvez não saiba como contratar e integrar novos colaboradores. Talvez não saiba como pôr as coisas em prática. Sabe que não conseguiria fazê-lo na perfeição, por isso adia a tarefa por muito mais tempo do que devia.
Deixa de procurar a perfeição. A perfeição é inimiga do progresso.
Se queres crescer, é preciso que os outros tirem partido da tua experiência. Tens de passar esse conhecimento da tua cabeça para a deles, através de processos e sistemas que os outros possam repetir, adotar e aperfeiçoar.
O meu conselho: trate o processo de contratação e as operações como se fossem um produto. Terá de ir fazendo ajustes para descobrir o que funciona, através da tentativa e erro. É importante começar hoje com versões imperfeitas, para que daqui a três anos já tenha tudo bem definido. Nessa altura, os riscos provavelmente serão muito maiores, de qualquer forma.
Depois de aceitar a ideia de deixar outras pessoas entrarem, é preciso encontrar as pessoas certas para o trabalho.
Contrate pessoas capazes de trabalhar em situações caóticas
Desenvolver um processo eficaz de contratação e integração é um investimento no futuro da sua empresa, mas, à primeira vista, pode parecer uma tarefa ingrata — especialmente se o fizer à pressa ou sem o devido cuidado.
Além disso, recrutar, contratar e integrar novos colaboradores é um processo demorado! Como fundador, provavelmente não tem muita paciência para tarefas que não geram receitas diretamente neste momento.
Aqui está um truque que aprendi nos meus primeiros tempos a lançar Close:
Contrate pessoas que consigam trabalhar em situações caóticas.
É preciso contratar as pessoas certas — pessoas que se sintam à vontade com sistemas imperfeitos.
As pessoas que se entusiasmam com o seu sistema ainda em fase inicial ou com o seu negócio a solo podem ajudar a organizá-lo. Podem pôr à prova as suas operações e identificar ineficiências, substituindo-as por formas mais eficazes de trabalhar.
Procure pessoas que sejam flexíveis, criativas e ávidas por desafios. São o tipo de pessoas capazes de montar um puzzle de 5 000 peças sem se frustrarem nem virarem a mesa.
Por outras palavras: podes deixar-lhes espaço e confiar que eles vão tratar de tudo.
À primeira vista, pode parecer contraintuitivo. Afinal, se não se tem muita experiência em operações, não seria melhor contratar alguém com um longo historial nessa área? Pela minha experiência, não necessariamente.
Um profissional com 10 anos de experiência numa grande empresa pode nem sequer conseguir encontrar a casa de banho sem um manual. As pessoas que esperam que tenhas sistemas perfeitos costumam precisar de muito mais acompanhamento.
Precisas de alguém que consiga resolver problemas sem te envolver. São essas pessoas que te vão realmente ajudar a ganhar tempo no teu dia-a-dia, para que possas concentrar-te na gestão do negócio.
Nos primeiros tempos da Close, o meu trabalho diário consistia em abordagens não solicitadas, consultoria de vendas, criação de conteúdos para alimentar a nossa estratégia de marketing, supervisão do desenvolvimento de produtos de software e mil outras coisas. Era o caos!
Mas, como contratei pessoas capazes de complementar o meu caos com a sua capacidade de trazer ordem às nossas operações, isso preparou-nos para uma estabilidade e um crescimento a longo prazo. Hoje, Close quase 100 pessoas — e cada nova contratação contribui para criar um maior impulso.
Assim que tiver as pessoas certas no lugar certo, o próximo desafio será descobrir como transmitir os seus conhecimentos e concretizar as suas vendas.
Gatinhar, andar, correr
O primeiro sistema que criares para gerir o teu processo de vendas irá falhar. Vai tornar-se o motivo pelo qual não consegues expandir o teu negócio. A certa altura, terás de o substituir por algo melhor.
Tal como no caso do recrutamento, os seus processos e sistemas de vendas exigirão várias iterações antes de funcionarem como deveriam. Mais uma vez, terá de resistir à tentação de querer fazer tudo na perfeição logo à primeira tentativa.
Para evitar sentir-se sobrecarregado ou preso na indecisão, adote uma abordagem do tipo «engatinhar, andar, correr» nas suas operações de vendas:
- “Crawl” = Documente os seus processos para criar uma base para a expansão.
- “Começar” = Encontre um CRM leve e de baixo custo — ou gratuito — para estabelecer processos repetíveis para as suas atividades de vendas (e para resolver os problemas iniciais).
- «Run» = Chegar a uma solução mais eficaz e sustentável, capaz de acelerar o crescimento das receitas e proporcionar um retorno significativo do investimento.
Eis um exemplo de como poderia ser uma abordagem do tipo «engatinhar, andar, correr» para uma pequena empresa que necessita de um processo de vendas para impulsionar o seu crescimento.
Rastrear
Pode começar com um esboço do processo num quadro branco, numa folha de caderno, num documento do Word, num guardanapo de bar — qualquer coisa. O objetivo é fazer uma primeira tentativa de documentar por escrito o conhecimento e os segredos do fundador, para que toda a equipa possa tirar partido disso.
É isso mesmo. É o que se chama de «rastrear». Basta anotar a informação. E pronto — aí está o teu primeiro processo.
Ficarias surpreendido com a quantidade de fundadores que têm dificuldade em dar este primeiro passo, porque preferimos confiar nos nossos instintos. Vai lá e faz o que tens de fazer.
Caminhada
Todo o conhecimento já foi transferido do seu cérebro e está na hora de se organizar. Agora, há vários cozinheiros na cozinha, o que significa que os seus dados de vendas e de clientes provavelmente estão espalhados por todo o lado. É provável que cada um tenha a sua própria maneira de fazer as coisas. É preciso criar uma fonte única de informação para que todos possam seguir na mesma direção.
Transfira o seu processo de vendas para um CRM improvisado no Excel ou no Google Sheets (ou, se estiver com pouco tempo, pode descarregar o nosso modelo gratuito de folha de cálculo de CRM).
Ver o seu funil de vendas representado visualmente pode ajudá-lo a perceber o que está a funcionar e o que não está.
Encare a sua folha de cálculo de CRM como um laboratório onde realiza experiências para aperfeiçoar o seu processo de vendas. Está a identificar padrões ao longo do tempo? Existem pontos de estrangulamento em que os potenciais clientes ficam retidos no seu ciclo de vendas?
É importante compreender que este ainda é um processo simplificado que tem as suas limitações. Pode considerar esta fase como o produto mínimo viável ( «MVP») dos seus sistemas de vendas. No entanto, uma folha de cálculo não foi concebida para suportar para sempre o peso de um negócio em crescimento.
Com o tempo, as falhas começarão a aparecer. O processo criado pelo fundador entrará em colapso.
Muitos fundadores ignoram este problema porque a transição para uma solução tecnológica mais formal parece demasiado complicada — mas os custos de oportunidade de não atualizar os seus sistemas neste momento crítico podem ser ainda mais graves.
Correr
Imaginemos que passou um ano a trabalhar com a sua folha de cálculo personalizada que funciona como CRM. Descobriu que 90 % dos seus contactos são leads frios ou sem seguimento, devido à falta de acompanhamento. Está a perder oportunidades de rendimento ao deixar essas oportunidades escapar por não dispor de sistemas mais eficazes para automatizar os processos.
Já gatinhaste, já andaste e agora é hora de correr.
Está pronto para passar para um verdadeiro CRM, mas não quer gastar muito dinheiro. Eis um erro operacional comum que muitos fundadores cometem na fase inicial e que pode ser difícil de corrigir mais tarde.
Não sabe bem por qual opção tecnológica se decidir, por isso procura uma solução económica e básica, só para dar os primeiros passos. Talvez comece com um CRM básico e sem extras (como o Pipedrive, o GoHighLevel, etc.), que lhe dará o essencial de um CRM, mas isso não será suficiente.
Aos poucos, descobre-se que é preciso adicionar uma série de outras ferramentas para compensar:
- Funcionalidade de chamadas telefónicas
- Funcionalidades de discagem automática e menu telefónico
- Gravação e transcrição de chamadas
- Automatização de correio electrónico
- Automação do marketing por SMS
Então, você junta com fita adesiva um conjunto de ferramentas de vendas SaaS com base nas opções mais baratas e acaba por criar um conjunto de ferramentas de vendas que se assemelha a uma hidra de três cabeças.
Esta abordagem pode funcionar no início (especialmente com um orçamento reduzido), mas também pode sair pela culatra.
É preciso perceber quando os processos que demorou tanto tempo a implementar começam a ser um obstáculo. Pode dar por si a constatar que as coisas se tornaram demasiado complicadas, que os dados dos clientes estão dispersos por várias ferramentas e que a sua equipa se queixa constantemente da tecnologia. A solução transformou-se num problema novo e diferente.
Lembre-se de que o objetivo de utilizar a tecnologia nesta fase é «correr» — quanto mais rápido, melhor. Não quero de forma alguma «andar» se estou a investir em sistemas que se supõe que me ajudem a «correr»!
Não caia na armadilha de pensar que qualquer solução tecnológica é melhor do que nenhuma, ou que a primeira que escolher será a definitiva. Se tiver complicado demasiado um processo de vendas, terá de mudar de rumo, o que pode ser doloroso, mas necessário. Nunca se agarre a um erro só porque dedicou muito tempo a criá-lo.
Em 2013, quando ainda éramos uma empresa de vendas do Vale do Silício chamada Elastic Sales, sentíamos-nos frustrados por nenhuma das soluções tecnológicas de vendas disponíveis no mercado estar a impulsionar o nosso crescimento enquanto pequena empresa em expansão. Tínhamos grandes expectativas e não estávamos dispostos a fazer concessões, pois sabíamos que o nosso futuro estava em jogo. Por isso, criámos o nosso próprio CRM para fazer tudo o que precisávamos que ele fizesse — e ele tornou-se Close. Não estou a dizer que precisa de criar o seu próprio software do zero, mas sim de encontrar o que funciona para si.
Continue a evoluir à medida que o seu negócio cresce
Sou parcial e acho que Close é o CRM a escolher, mas poderá descobrir que a melhor solução para o seu negócio é algo como o HubSpot ou o Salesforce. O importante é estar disposto a adaptar os seus sistemas e processos quando perceber que não estão a funcionar.
Olha, eu sei que provavelmente não te tornaste empreendedor por seres apaixonado por sistemas — mas, à medida que a tua empresa cresce, precisas de avaliar continuamente as tuas operações de vendas. Fica atento às métricas, pede feedback à tua equipa e mostra-te disposto a fazer alterações, se necessário.
Quão mais rápido poderia crescer se investisse naquilo que o acelera, em vez de o atrasar? Quando é que chega a altura de enfrentar o esforço de evoluir os seus sistemas para atingir os seus objetivos de crescimento? Nem todos os fundadores querem esse esforço, mas, mesmo assim, querem que o crescimento aconteça. É esse o conflito.
Estas são perguntas difíceis de responder. As soluções nem sempre são óbvias e dependem de uma grande variedade de fatores — desde a personalidade dos fundadores até ao tipo de setor, passando pela estratégia de aquisição de clientes e muito mais.
Desde que esteja disposto a adotar uma mentalidade de evolução e iteração constantes, acabará por chegar a sistemas que transformarão o seu negócio numa máquina bem oleada e impulsionarão o seu crescimento nos próximos anos.
