O recrutamento, tal como as vendas, pode ser complicado.
Estás a tentar conciliar candidatos, e-mails e feedback. A maioria das empresas contenta-se com sistemas de gestão de candidatos (ATS) que parecem ter sido criados em 2008. 🥱
Mas na Close, perguntámo-nos: «E se ignorássemos tudo isso e usássemos o nosso CRM para formar a equipa dos nossos sonhos?»
Spoiler: resultou.
Chamo-me Maddie Tierney e sou a responsável pela área de Recrutamento na Close. Estou aqui para vos mostrar como transformámos o nosso CRM numa ferramenta poderosa de recrutamento — que nos mantém organizados, eficazes e eficientes.
Embora não recomendemos necessariamente a utilização Close solução de Recursos Humanos, descobrimos as vantagens de testar o nosso próprio produto e partilhamos esta história para inspirar o seu processo de vendas.
Eis como utilizamos Close contratar de forma mais inteligente, mais rápida e mais eficaz.
Como a minha equipa utiliza Close processo de recrutamento
A maioria das startups contrata com um objetivo específico, o que exige muitos recursos e energia para encontrar os melhores profissionais. Quando se tem uma equipa pequena, cada contratação tem um impacto enorme.
Na Close, compreendemos bem isso. Só no último ano, coordenei o processo de recrutamento de 250 candidatos para várias funções e troquei mais de 2 500 e-mails ao longo do percurso de recrutamento desses candidatos. A equipa, no seu conjunto, entrevistou 580 candidatos.
Para manter toda essa informação organizada, precisávamos de uma plataforma ágil que permitisse à nossa equipa gerir os candidatos de forma colaborativa, sem nos limitar a um processo rígido e padronizado.
O desafio residia no facto de a maioria das ferramentas tradicionais não ter sido concebida especificamente para esta abordagem flexível; ou são caras e pouco flexíveis em termos de funcionalidades (e, muitas vezes, foram criadas explicitamente para organizações de grande dimensão), ou não são suficientemente personalizáveis para se adaptarem aos ajustes rápidos necessários num ambiente de tipo startup.
Nas vendas, conduzimos os potenciais clientes através de chamadas, acompanhamentos e pontos de contacto sucessivos para determinar se são ou não adequados. O mesmo se aplica ao recrutamento. Por isso, é fundamental dispor das ferramentas certas para sermos criativos e acompanharmos o que precisamos e como precisamos, tornando o nosso processo mais eficaz.
Existem duas formas através das quais os novos candidatos podem entrar no nosso processo de seleção:
- Inbound: Alguém se candidata a uma vaga disponível na Close. Estes candidatos candidatam-se através de software de recrutamento como o Lever ou o Ashby. Utilizamos a automatização para importar esses candidatos para Close.
- Outbound: Trata-se de candidatos que identificámos como potenciais candidatos a uma vaga em aberto. Entramos em contacto com eles através da funcionalidade de automatização Close, que nos permite automatizar uma série de etapas (como uma sequência de e-mails, por exemplo).
Ter uma única fonte de verdade para as informações dos candidatos
Assim que os dados estiverem no Close, dispomos do contexto necessário, que inclui informações como:
- De onde veio o candidato
- O que escreveram na sua candidatura
- Qualquer contacto anterior com algum membro da nossa equipa, incluindo se alguém da equipa interna os tiver recomendado para o cargo
- Informações de contacto e localização do candidato
- O LinkedIn e o site do candidato, bem como os cargos a que se candidatou (e quaisquer cargos a que se tenha candidatado no passado)
A utilização Close analisar os dados de forma muito detalhada. Isto significa que temos todo o historial do candidato ao nosso alcance em todas as fases do processo de recrutamento. Este contexto permite que a nossa equipa chegue bem informada às entrevistas, compreenda o panorama completo de um candidato e se mantenha organizada, para que nada fique por tratar.
A flexibilidade no âmbito do processo é também fundamental: utilizamos os «Estados» personalizáveis Closepara indicar em que fase do processo de recrutamento se encontra um candidato, o que nos permite, por exemplo, marcar os candidatos como «candidato» ou «em entrevista com a direção». Esta personalização significa que podemos adaptar esses «Estados» ao nosso processo atual ou alterá-los à medida que vamos melhorando continuamente.
O melhor de tudo é que podemos ver todas as informações sobre um candidato resumidas na parte superior da página, através de resumos gerados por IA. Assim, se precisar de verificar em que fase do processo de recrutamento se encontra um candidato, posso ver isso imediatamente num único ecrã, com os pontos principais destacados na parte superior.
Registo de comentários e notas sobre a entrevista
Na Close, o nosso processo de recrutamento é extremamente colaborativo e abrangente. Cada candidato é entrevistado individualmente à medida que avança no processo de seleção. Cada conversa tem objetivos específicos e avalia várias facetas da experiência do candidato, incluindo tudo, desde o estilo de comunicação até aos conhecimentos especializados na área.
Embora seja um processo demorado, ajuda-nos a contratar os melhores candidatos possíveis para a Close . Algumas empresas preferem que cada entrevistador avalie os candidatos de forma isolada, mas não é assim que decidimos fazer as coisas.
A nossa filosofia de recrutamento é aprofundada e orientada para os resultados e, como tal, é importante que cada membro da equipa que entreviste um candidato possa consultar as notas e os comentários dos colegas que já falaram com o candidato, de modo a obter o máximo de contexto possível desde o início.
Isto também é importante quando se tem em conta que o nosso processo de contratação não é rápido (normalmente, os candidatos demoram entre 30 e 90 dias a passar por todo o processo de entrevistas). Manter-se organizado é FUNDAMENTAL.
Para tal, recorremos a Atividades Personalizadas para recolher feedback de forma padronizada após cada entrevista.
Permite-nos acompanhar:
- Fase da entrevista: Esta opção do menu suspenso permite ao entrevistador selecionar em que fase do processo se encontra este candidato.
- Resultado: A decisão geral do entrevistador sobre o candidato. Trata-se de um menu suspenso com seis opções para indicar a sua opinião.
- Resumo: Este espaço de texto livre permite ao entrevistador acrescentar mais detalhes sobre o que aconteceu durante a chamada e formatá-los como preferir.
- Notas da chamada: Outra caixa de texto livre onde o entrevistador pode escrever notas durante a chamada.
Para além desta Atividade Personalizada, utilizamos o Notes in Close acompanhar referências, trabalhos para casa e outros detalhes. Isto é útil, pois mantém todos estes dados importantes num único local de fácil acesso, o que é prático para toda a organização.
Acompanhamento de atividades personalizadas para feedback dos candidatos
Queremos que os candidatos tenham a melhor experiência possível durante o processo de recrutamento, por isso analisamos todos os comentários dos candidatos para melhorar o nosso processo e a experiência global. Estes comentários são geralmente espontâneos e transmitidos por telefone ou e-mail. Podemos, então, integrar esses comentários na nossa «Atividade Personalizada».
Esta atividade personalizada simples permite-nos registar o que foi dito e, em seguida, atribuir um sentimento (positivo, negativo ou neutro). O registo destes dados numa atividade personalizada significa que podemos adicioná-los a listas dinâmicas de leads com filtros personalizados, que permitem identificar quaisquer tendências no conjunto de dados.
Com estes dados, podemos perguntar-nos: como se sentem os nossos candidatos ao longo do processo? Como se sentem os candidatos a um departamento específico? A partir daí, podemos debater ideias para melhorar continuamente o processo de recrutamento.
Este é mais um exemplo de como é fundamental ter flexibilidade para definir o que é importante para nós e acompanhar o que é valioso para a equipa.
Criação de visualizações inteligentes para um acompanhamento de alto nível
O Smart Views permite aceder com um clique às suas pesquisas favoritas e mostra-lhe apenas os potenciais clientes (ou, no meu caso, candidatos) que correspondem aos critérios que definiu nesse momento.
Aqui estão algumas das «Smart Views» personalizadas que configurei no Close facilitar a minha vida:
Visualizações inteligentes específicas por função: Sempre que estamos a recrutar para uma função, configuro uma Visualização Inteligente que filtra os candidatos para essa função e cujo «Estado» atual indique que ainda estão ativos no processo de recrutamento. Desta forma, consigo ver rapidamente quem está na fila de candidatos para qualquer função.
Entrevistas de hoje: Esta Visualização Inteligente filtra todos os candidatos com uma reunião agendada que não tenha sido cancelada. Isto dá-me uma visão geral das entrevistas que decorrem hoje. (Também tenho uma Visualização Inteligente para ver as Entrevistas de Amanhã e as Entrevistas da Próxima Semana.)
Feedback de hoje: Se quiser rever o feedback das entrevistas dado hoje, posso consultar esta Smart View, que filtra para encontrar perfis de candidatos com uma Atividade Personalizada de Entrevista criada hoje.
Todas estas informações estão visíveis para o resto da equipa, o que significa que qualquer entrevistador também pode consultar estas Visualizações Inteligentes.
Também acompanho as minhas ações de contacto com o Smart Views. Registo todos os candidatos que contactámos e se abriram ou responderam a um e-mail, ou se marcaram uma chamada com a equipa.
Dica profissional: Também tenho uma vista inteligente chamada «Verificar os teus rascunhos» para uso pessoal! Qualquer potencial cliente que tenha um rascunho de e-mail que nunca foi enviado aparece aqui. Isto é ótimo para quando estou a escrever um e-mail e sou interrompido por outra coisa — posso sempre voltar aqui para me certificar de que nunca me esqueço de enviar o e-mail!
Como Close os meus fluxos de trabalho de recrutamento proativo
Os profissionais de recrutamento sabem que o recrutamento é uma peça fundamental do quebra-cabeças, e é aí que o outbound entra em cena.
Quando se trata de recrutar talentos, o meu método é semelhante ao dos vendedores que fazem vendas proativas: primeiro, é preciso encontrar as pessoas certas, contactá-las de forma espontânea com uma mensagem bem pensada e sincera e, com sorte, conseguir que marquem uma chamada!
Vale a pena referir que a nossa automação contribui para a minha eficiência, mas não adotamos uma abordagem única para a comunicação. Cada mensagem enviada aos candidatos é cuidadosamente pensada, pelo que há sempre um toque pessoal.
Eis como gerencio os meus fluxos de trabalho de saída no Close:
Em primeiro lugar, vou pesquisar para encontrar as pessoas certas para a nossa vaga. O gestor de contratação e eu estamos a trabalhar em estreita colaboração para analisar minuciosamente cada perfil e garantir que são candidatos promissores para a nossa equipa.
Normalmente, procuro pessoas no LinkedIn e utilizo uma ferramenta como o ContactOut para obter os seus endereços de e-mail. Depois de as encontrar, utilizo o Zapier para transferir todas essas informações para um perfil de lead no Close. A partir daí, o seu «Status» passa a ser «Outbound-Queued», o que significa que tenho de contactar essa pessoa.
Em seguida, vou inscrevê-los numa sequência automatizada que inclui e-mails, SMS, chamadas telefónicas, tarefas, etc.
Cada função tem a sua própria sequência automatizada exclusiva no Close. O nosso processo é colaborativo e estou a trabalhar em estreita colaboração com o gestor de contratação, pelo que os novos candidatos já receberam luz verde. A partir daí, utilizo a funcionalidade «Enviar como» para que os e-mails aos candidatos sejam enviados diretamente pelo gestor de contratação.
Eis como seria um fluxo de trabalho de saída típico:
Esta é uma parte do quebra-cabeças do recrutamento em que manter-se organizado desta forma compensa: consegue imaginar tentar acompanhar manualmente várias conversas por e-mail com possíveis candidatos?
Acompanhar estas conversas (através de uma automação integrada que personalizamos totalmente) significa que nenhuma conversa com potenciais candidatos fica por resolver e que nenhuma comunicação passa despercebida. Isso ajuda-nos a manter uma visão completa dos candidatos recrutados (e ajuda-me a manter a sanidade mental também).
Acompanhamento do nosso conjunto de talentos
Close há mais de 10 anos e estamos empenhados em construir um negócio sustentável. Temos uma vantagem em relação a outras empresas que competem pelo talento. Não estamos a ficar sem recursos financeiros e não enfrentamos dificuldades na angariação de fundos.
Temos o privilégio de poder pensar no recrutamento a longo prazo. Por isso, quando encontramos uma pessoa fantástica com quem gostaríamos de trabalhar, mas o momento não é o ideal, guardamos o seu perfil na nossa base de talentos.
Utilizamos as Atividades Personalizadas para acompanhar as pessoas que entram na nossa base de talentos. Podem ser recomendações de membros da equipa interna, alguém que tenha dado uma excelente palestra numa conferência, ou pessoas que entrevistámos mas que, neste momento, não se adequavam ao perfil ou acabaram por aceitar outro emprego.
Eles não estão a realizar entrevistas de emprego neste momento, e nós também não os estamos a contactar. Close a flexibilidade de acompanhar essas pessoas — e, quando quisermos voltar a contactá-las, temos todo esse contexto e o histórico de comunicações guardados no Close.
Eis um exemplo real: contactámos o Todd Lewellen pela primeira vez em 2019 para uma vaga na área da engenharia. Na altura, ele aceitou outro emprego, mas deixou-nos uma excelente impressão e acabou por integrar a nossa base de talentos. Três anos depois, ele contactou-nos a propósito de uma vaga de Gestor de Engenharia — e acabámos por contratá-lo! Hoje, o Todd é uma das pessoas com quem mais gosto de trabalhar. É este o poder de uma base de talentos sólida!
Considerações finais: manter a organização durante o processo de contratação e recrutamento
Sou uma pessoa que dá muita importância ao contexto, especialmente no que diz respeito ao recrutamento. Quero ter acesso a toda a informação e compreender tudo o que se passa. Através deste caso de utilização criativa, descobrimos formas de utilizar o nosso próprio produto para que toda a equipa tenha acesso ao contexto de que precisamos em cada etapa do processo.
A rapidez é fundamental. Isto aplica-se tanto às vendas como ao recrutamento — os melhores talentos são rapidamente contratados. Com a nossa abordagem, conseguimos identificar rapidamente os candidatos certos e contactá-los onde quer que estejam, através de mensagens bem direcionadas e eficientes.
Pode não ser convencional, mas é assim que eu Close. 💅
Mantenha-se em contacto com Close ou mim no LinkedIn — e, claro, veja o processo de recrutamento em ação se uma das nossas vagas em aberto for adequada para si!
