Provavelmente já reparou (tal como nós) que conseguir taxas elevadas de abertura e resposta se tornou muito mais complicado. Apresentamos: o processo inteligente de aquecimento de e-mails.
Quando as taxas de abertura caem consistentemente abaixo dos 50 por cento, os representantes comerciais e os profissionais de marketing questionam-se frequentemente se isso se deve apenas aos assuntos das mensagens — ou se haverá outros fatores em jogo? Por exemplo, os e-mails podem acabar na pasta de spam, onde os potenciais clientes nem sequer têm a oportunidade de os abrir.
Esta questão da filtragem automática de e-mails levou os principais profissionais de marketing por e-mail a implementar uma nova estratégia denominada «aquecimento de e-mails».
Quarenta e cinco por cento do tráfego global de e-mail é classificado como spam. O aumento das pastas de promoções, redes sociais e atualizações significa que nunca foi tão difícil chegar à caixa de entrada principal de um potencial cliente, uma vez que a sua mensagem pode ser filtrada e ocultada de tantas formas diferentes.
Desde as grandes atualizações dos algoritmos de filtragem, os provedores de e-mail passaram a analisar o nível geral de interação no seu domínio para criar uma «reputação do remetente», que é semelhante a uma pontuação de crédito para o seu domínio de e-mail. Os provedores de caixas de correio (como o Google e a Microsoft) utilizam essa pontuação de reputação do remetente para decidir com que frequência os seus e-mails são encaminhados para as pastas de promoções e atualizações, em vez de para a caixa de entrada principal.
O «aquecimento» de e-mails é a melhor estratégia para maximizar o envolvimento dos destinatários e melhorar a taxa de entrega. Vamos mostrar-lhe exatamente como isto funciona em 14 passos que pode implementar no seu processo de envio de e-mails não solicitados.
Como funciona o «aquecimento» por e-mail?
O aquecimento do e-mail é um processo que visa construir a reputação do seu domínio de e-mail, para que, quando enviar e-mails a potenciais clientes, estes cheguem à caixa de entrada principal, em vez de irem parar à pasta de spam, promoções ou atualizações.
O processo consiste em aumentar gradualmente o seu volume de envio de forma controlada e deliberada, garantindo simultaneamente que o seu domínio receba diariamente «interações positivas» de outras caixas de correio reais.
As interações positivas indicam aos provedores de e-mail que as pessoas querem interagir com o seu conteúdo. Isso inclui ações como respostas, e-mails marcados como importantes e e-mails da pasta de spam movidos para a caixa de entrada principal.
Pode ser difícil obter estas interações positivas diariamente se enviar e-mails de saída. No entanto, a boa notícia é que seguir os passos que descrevemos e ativar a sua ferramenta de aquecimento de e-mail irá ajudar a aumentar estas interações e a estabelecer uma boa reputação de remetente.
1. Ajustar a intensidade da campanha nos primeiros 30 a 60 dias de divulgação
Em suma, hoje em dia, os profissionais de marketing preguiçosos saem a perder. Um dos erros mais comuns nas campanhas de e-mail de abordagem direta é definir um número fixo de e-mails a enviar por dia e enviar esse volume de imediato. Por exemplo, definir um limite diário de 150 e-mails por utilizador, adicionar alguns milhares de contactos à campanha e configurá-la para ser executada imediatamente.
Este aumento repentino no volume de envios é um claro indicador de spam para os provedores de e-mail. É provável que os seus e-mails acabem na pasta de spam e que as suas contas de e-mail sejam suspensas.
Para evitar estes problemas, planeie os seus limites diários de envio, de modo a que o seu volume de envio aumente de forma natural e gradual. Chamamos a esta etapa «limitação do envio de e-mails».
Siga estas regras relativas aos limites diários de prospeção durante o período de restrição:
- O aumento diário do volume de e-mails numa única caixa de entrada não pode ser superior a 100 %.
- O volume de envio de uma caixa de correio deve aumentar gradualmente de forma aleatória, e não numa percentagem fixa por dia. (Isto ajuda a que a limitação pareça mais natural.)
Isso deixa-o com um problema de cálculos e planeamento para o lançamento da campanha?Não!Criámos uma folha de cálculo abaixoque sugere automaticamente como regular o envio em cada dia em que a sua campanha estiver ativa.
Basta descarregar a folha aqui mesmo, clicando em «Ficheiro > Descarregar» (como ficheiro Excel), introduzir o número diário de e-mails que pretende enviar na célula «Meta diária de e-mails» e a sua limitação de envio (Rápida, Média ou Lenta) será calculada.
A limitação rápida é a melhor opção quando a caixa de correio de um novo colaborador é adicionada a um domínio ou subdomínio já existente. (Se o seu domínio tiver um histórico sólido de envio de e-mails de marketing com elevado nível de interação.)
A limitação média é a melhor opção ao iniciar uma nova campanha de divulgação num domínio de e-mail existente com um histórico de envio de e-mails de marketing e de natureza empresarial em geral.
Limitação gradual: é a melhor opção para iniciar uma campanha de abordagem a clientes potenciais pela primeira vez ou num novo domínio/subdomínio com um histórico limitado de atividade de e-mail.
2. Ative a sua ferramenta de aquecimento de e-mail
A utilização de uma ferramenta de aquecimento de e-mailaumenta automaticamenteo envolvimento positivo que o seu domínio de e-mail recebe. As ferramentas de aquecimento fazem isso simulando respostas e várias outras interações positivas (como os seus e-mails serem marcados como importantes ou retirados da pasta de spam).
É importante compreender que as ferramentas de aquecimento enviam e-mails e promovem interações positivas entre as caixas de correio da sua rede (ou seja, outros utilizadores da ferramenta de aquecimento), e não nas caixas de entrada dos seus potenciais clientes. Uma vez que os fornecedores de e-mail determinam as pontuações de reputação do remetente com base no envolvimento geral que um domínio recebe, estas ações dentro da comunidade de aquecimento ajudam a melhorar, em média, a sua colocação na caixa de entrada.
A Allegrow é um exemplo de ferramenta de aquecimento utilizada por todos, desde startups a empresas cotadas em bolsa, para melhorar a sua reputação de remetente. Mas, claro, somos um pouco tendenciosos, por isso, se quiser saber tudo o que é preciso para uma boa ferramenta de aquecimento, abordaremos esse assunto um pouco mais tarde.
A utilização de ferramentas de aquecimento para aumentar o envolvimento positivo do seu público-alvo durante a realização de campanhas de abordagem direta tornou-se a estratégia (não tão secreta) que as empresas utilizam para manter taxas elevadas de abertura e resposta.
É importante lembrar que, embora os serviços de «aquecimento» ajudem a evitar que os seus e-mails acabem na pasta de spam, não são um atalho para o sucesso do marketing por e-mail. Para gerar um excelente envolvimento através de e-mails não solicitados, deve garantir que toda a sua estratégia segue as melhores práticas. É por isso que existem 14 passos para «aquecer» o seu e-mail, e não apenas um!
Considere estas perguntas de avaliação gratuitas se não tiver a certeza se está pronto para uma ferramenta de aquecimento.
3. Autentique os seus e-mails com DKIM, SPF e DMARC
As mensagens provenientes de alguns domínios de e-mail são consideradas mais arriscadas do que outras, dependendo do facto deterem sido totalmente autenticadas pelos protocolosDKIM, SPF e DMARC.
Estes protocolos são como uma carta de condução para enviar e-mails aos destinatários. São estruturas que os fornecedores de e-mail utilizam para verificar se um e-mail provém da origem esperada.
Por isso, é essencial ter os três protocolos implementados antes de enviar quaisquer e-mails de prospeção. Para verificar gratuitamente se estes protocolos estão configurados na sua caixa de entrada do Google Workspace, introduza aqui o seu domínio. Esperamos que veja estes resultados, que indicam que não há problemas com estes protocolos:
Se estiver a utilizar uma caixa de entrada do Outlook, pode testar os registos DMARC, SPF e DKIM com um fornecedor diferente aqui. (ou, se já estiver ligado ao Allegrow, as suas caixas de correio são verificadas de hora a hora para garantir que passam na autenticação).
O DKIM, o SPF e o DMARC são essenciais para demonstrar a responsabilidade do remetente, e será difícil alcançar níveis elevados de capacidade de entrega sem que estes três protocolos estejam implementados.
Por isso, certifique-se de acompanhar os relatórios DMARC, verificar os registos SPF e tomar outras medidas para melhorar o desempenho do e-mail. Isto é especialmente importante se atua no setor B2B, uma vez que muitos filtros e configurações de segurança nos servidores de e-mail de empresas de médio porte e grandes corporações impedem a entrega de e-mails, a menos que os três protocolos estejam implementados.
Se não souber como configurar estes protocolos, recomenda-se que comece pelo SPF, seguindo as orientações essenciais para definir os seus registos SPF aqui. Em seguida, aceda ao painel de administração do seu fornecedor de e-mail e do DNS para gerar e adicionar um registo DKIM. Depois de ter o SPF e o DKIM configurados, poderá definireimplementar a sua política DMARC.
4. Utilize dados de contacto de alta qualidade
Dirigir-se aos potenciais clientes certos nas empresas certas, evitando simultaneamente as rejeições, é fundamental para manter uma boa reputação do remetente. Recorrer a um fornecedor de dados de contacto de alta qualidade pode ajudar. Se não sabe por onde começar ou como se posiciona o seu fornecedor atual, eis alguns dos melhores:
- ZoomInfo: Um dos maiores fornecedores de informações de contacto B2B, a ZoomInfo oferece uma cobertura de dados líder de mercado, mantendo um elevado nível de qualidade (incluindo números de telemóvel diretos). Normalmente, a ZoomInfo é a melhor escolha para equipas de vendas e marketing de médias e grandes empresas.
- SalesIntel: Esta empresa oferece dados de contacto de alta qualidade e uma função de pesquisa personalizada que permite aos clientes mais importantes especificarem as empresas e as funções profissionais que procuram. A SalesIntel é a escolha ideal para equipas em rápido crescimento que utilizam ABM.
- Cognism: Obtenha dados de contacto de alta qualidade específicos para a Europa e regiões onde outros fornecedores podem não ter cobertura. Esta é a melhor escolha para equipas que se concentram no mercado da EMEA.
A maioria dos fornecedores de dados verifica os seus conjuntos de dados a cada 90 dias, o que significa que é importante garantir que os seus dados estão verificados antes de contactar um potencial cliente.
5. Limpar os dados e remover automaticamente os endereços inválidos
Ocasionalmente, todas as empresas enfrentam rejeições. No entanto, o envio de e-mails não solicitados envolve, por vezes, adivinhar ou utilizar listas de e-mail compradas, o que pode resultar em elevados volumes de rejeições, a menos que sejam tomadas precauções. Por isso, os fornecedores de serviços de e-mail identificaram os elevados volumes de rejeições como um dos principais indicadores de spam.
A sua taxa de rejeição global deve ser inferior a um por cento para evitar que o seu domínio seja sinalizado como spam. Estes três passos irão ajudá-lo a reduzir a sua taxa de rejeição de e-mails:
- Certifique-se de que o seu sistema de e-mails frios remove automaticamente os contactos de e-mails futuros caso estes sejam devolvidos. Close tem esta configuração ativada por predefinição para todos os utilizadores.
- Utilize um serviço de validação de dados antes de adicionar novos contactos a uma sequência. Os serviços de limpeza de listas, como o Hunter, verificam os endereços de e-mail e assinalam aqueles que são suscetíveis de rejeição, para que possa removê-los da sua lista. Lembre-se de verificar os endereços antes de enviar e-mails, e não apenas uma vez quando receber os dados.
- Limite o número de endereços de e-mail da mesma empresa para os quais envia mensagens. Os filtros de spam corporativos bloqueiam os e-mails se contactar várias pessoas de uma organização num curto espaço de tempo. Estes limites podem ser definidos nas definições do seu fornecedor de dados de contactos.
6. Escreva conteúdo de alta qualidade (e teste-o para verificar se passa pelos filtros de spam)
Se o seu e-mail não cativar os potenciais clientes ou parecer spam, terá dificuldade em chegar à caixa de entrada principal. É por isso que é essencial ter conteúdo de alta qualidade, testado para filtrar spam.
Além disso, criar conteúdos de e-mail cativantes pode ser demorado e desafiante. Considere utilizar um criador de e-mails baseado em IA para agilizar este processo e melhorar a qualidade dos seus e-mails. A nossa ferramenta de criação de e-mails com IA pode ajudá-lo a criar e-mails personalizados e envolventes que cativem os seus potenciais clientes, garantindo que as suas mensagens se destaquem na caixa de entrada deles.
Embora não exista uma fórmula específica para criar conteúdos brilhantes, o processo começa por compreender profundamente o seu público-alvo e testar diferentes abordagens. Aqui ficam algumas boas práticas para melhorar a qualidade do conteúdo dos e-mails:
- Relevância/Desencadeador: A utilização de desencadeadores relevantes ajudará o seu conteúdo a destacar-se. Não se trata apenas do tamanho da empresa do potencial cliente ou do setor em que opera. Em vez disso, seja mais específico, por exemplo, referindo uma contratação recente que tenham feito, o conteúdo com o qual interagiram no LinkedIn ou um comentário que tenham deixado a descrever um desafio. Deve mencionar este desencadeador de forma concisa nas primeiras linhas da sua mensagem, para maximizar o envolvimento.
- Comprimento: Para que seja considerado interação, o potencial cliente deve ler 100 % do seu e-mail. Se a sua mensagem for demasiado longa, será apagada assim que o potencial cliente a abrir. Manter o primeiro e-mail da sua sequência com 50 palavras ou menos aumenta a interação geral.
- Assunto: Quando se trata de assuntos de e-mail, quanto mais aborrecido, melhor. Sim, é isso mesmo: um assunto muito aborrecido, com 4 palavras ou menos, gera mais interação do que um que se concentre nos benefícios do seu produto. Isto porque precisa de passar pelo filtro de spam mental dos potenciais clientes e pelo seu filtro real. Se quiser criar assuntos de e-mail eficazes que consigam ultrapassar esses filtros, consulte o Gerador de Assuntos de E-mailClose. Ou o nosso guia de assuntos para e-mails de abordagem inicial.
- Tamanho/Anexos: A maioria dos filtros de spam empresariais marca automaticamente as mensagens com ficheiros anexados. Do ponto de vista do filtro de spam, isto deve-se ao facto de, quanto maior for uma mensagem, maior ser o risco. Evite anexar ficheiros e reduza o tamanho das imagens — incluindo o seu logótipo na assinatura.
- Links: Os links podem fazer com que a sua mensagem pareça mais «spam». Recomendamos incluir, no máximo, dois links num e-mail de abordagem inicial (incluindo quaisquer links no rodapé).
- Formato do rodapé: Mantenha o seu rodapé o mais simples possível. Inclua informações básicas, como nome, cargo, nome da empresa, site e endereço. A inclusão do seu site dependerá da utilização de links no resto do e-mail, e poderá ser uma boa ideia adaptar o seu cargo no rodapé se este estiver fortemente associado à prospeção — por exemplo, os SDRs podem experimentar apresentar-se como «Parceiro» ou «Associado».
- CTA simples: Para simplificar as suas CTAs, limite-as a menos de uma linha e certifique-se de que são a única linha com um ponto de interrogação, de modo a chamar a atenção para o pedido. Considere baixar um pouco a fasquia do seu pedido, de modo a obter simplesmente uma resposta, em vez de marcar uma reunião imediatamente.A Gong descobriuque, num e-mail não solicitado, pedir que o destinatário manifeste interesse é duas vezes mais eficaz do que pedir-lhe tempo.
Por fim, use estes pontos como ponto de partida para criar cadências que tenham mais probabilidades de gerar interação – mas não tenha medo de experimentar. O que funciona para si pode diferir das melhores práticas.
7. Considere definir limites de envio por caixa de correio
Além de aumentar o volume de envios ao longo do tempo, convém também limitar o número de e-mails enviados antes da cota ou o volume de contactos adicionados às suas campanhas, para evitar que pareça spam.
Acertar no volume diário de envios por caixa de correio é uma questão de equilíbrio. Quanto maior for o volume diário, maior será o risco de receber várias denúncias manuais de spam, o que pode levar à suspensão da caixa de entrada.
Siga estas orientações relativas ao volume máximo de e-mails que deve enviar diariamente a partir de uma única caixa de correio:
Talvez esteja a perguntar-se: isso significa que nunca é seguro enviar 800 e-mails por dia? A resposta é que pode fazê-lo, mas se já tiver caixas de correio e domínios, é aconselhável distribuir essa atividade por dez caixas de correio, de acordo com as orientações de «segurança» acima referidas.
Note que os volumes máximos que recomendamos para cada caixa de correio variam consoante o seu nível de agressividade/apetência pelo risco e o tipo de caixa de correio que utiliza. Partimos do princípio de que ninguém que realize abordagens não solicitadas utiliza um endereço de e-mail gratuito, como uma conta @gmail.com, uma vez que as nossas orientações se destinam apenas a utilizadores comerciais. (Nunca envie e-mails não solicitados a partir de uma conta de e-mail gratuita)
8. Enviar e-mails de abordagem em subdomínios (ou outros domínios principais) em grande escala
O envio de e-mails não solicitados a partir de subdomínios específicos ou de domínios principais distintos tornou-se uma prática recomendada comum nos últimos anos. Isto permite-lhe ter um maior controlo e visibilidade sobre a reputação do remetente do domínio utilizado para a prospeção.
Utilizar um domínio ou subdomínio diferente também reduz o risco para toda a sua estratégia, uma vez que não está a colocar todos os ovos na mesma cesta. Segue-se uma descrição detalhada da composição de um endereço de e-mail:
Por mais cuidado que tenha, existe sempre algum risco para a reputação do remetente ao enviar e-mails não solicitados. Uma vez que os provedores de e-mail classificam a aceitação dos remetentes principalmente com base no domínio, a utilização do seu domínio principal pode afetar outras operações comerciais e, em geral, a migração para outro domínio representa um inconveniente considerável.
Por isso, a utilização de diferentes subdomínios e domínios permite-lhe diversificar as suas estratégias e garantir que a comunicação com os potenciais clientes e clientes existentes atinge o máximo nível de envolvimento.
Esta abordagem exige um pouco mais de esforço, mas vale a pena o investimento se pretender expandir para milhares de e-mails frios por mês. Além disso, está em boa companhia; marcas como a Apple, a Gong, a Asana e a Allbirds utilizam subdomínios para o seu marketing por e-mail.
9. Utilize sequências multicanal para maximizar o envolvimento
O e-mail será sempre o seu principal canal de comunicação, mas é extremamente importante maximizar o envolvimento ao longo das suas sequências, para que o e-mail não seja o seu ÚNICO canal de comunicação.
Porquê? A utilização de vários canais aumenta a sua exposição junto dos potenciais clientes e o número de mensagens de acompanhamento que pode enviar a um único contacto sem aumentar o risco de ser considerado spam. Não é segredo que, quanto mais mensagens de acompanhamento sem resposta enviar a um potencial cliente, maior será a probabilidade de este denunciar manualmente as suas mensagens como spam. A utilização de vários canais ajuda a aumentar a familiaridade e maximiza o seu envolvimento sem aumentar o volume de e-mails.
Exemplos de alguns dos principais canais que poderá querer adicionar às suas sequências, caso ainda não os esteja a utilizar:
Pedidos de conexão no LinkedIn + mensagens diretas: É importante realizar a prospecção no LinkedIn da forma correta. Em vez de se limitar a estabelecer conexões e fazer apresentações de vendas, procure obter uma resposta e criar interação:
Chamadas: Algumas equipas de vendas evitam fazer chamadas de saída, mas estas continuam a ser eficazes. Isto distingue-o das empresas que têm demasiado receio de iniciar uma conversa.
Correio direto: Serviços como o Alyce e o Reachdesk permitem-lhe enviar pacotes durante a fase de prospeção. Esta é uma excelente opção para contas que espera converter em clientes de alto valor. Um maior envolvimento nestas contas-chave ajudará a melhorar a reputação da sua marca, pelo que mesmo as comunicações que enviar a potenciais clientes que não recebam estes presentes terão, provavelmente, um maior impacto.
Notas de voz / Vídeos: Criar mensagens de voz personalizadas a partir de um guião faz com que pareça mais humano, o que é um dos passos fundamentais para obter uma resposta e um maior envolvimento:
Vendas nas redes sociais: Este tema é muito falado, mas raramente é aplicado de forma autêntica no âmbito de um processo de vendas. Eis um excelente exemplo: Estávamos no processo de vendas com a Nylas quando o seu gestor de contas reparou que a nossa empresa estava a contratar e publicou a seguinte mensagem:
Este foi apenas mais um ponto de contacto para manter a proposta deles em destaque, sem enviar uma mensagem de acompanhamento.
A chave para fazer isto de forma consistente é incluir uma etapa na sua rotina para analisar os perfis da empresa e dos contactos do potencial cliente no Twitter e no LinkedIn e, em seguida, partilhar ou comentar de forma genuína algo que eles publiquem.
10. Use um tom caloroso e pessoal nos e-mails de acompanhamento
Normalmente, a qualidade dos e-mails de acompanhamento diminui significativamente em comparação com o e-mail inicial da sequência.
Recebo frequentemente alguns e-mails por dia com mensagens do tipo: «Viste o meu último e-mail?», «Não tive resposta sua» ou«O que acha?». Alguns destes e-mails costumavam funcionar bem ( eu próprio já cometi o erro de enviar algumas respostas de uma linha no passado), mas em 2024 são excessivamente usados e irritantes – e provavelmente farão com que o seu e-mail vá parar à pasta de spam.
O principal problema destas mensagens de acompanhamento curtas e frias é que se centram em si, em vez de no potencial cliente. Os e-mails de acompanhamento mais curtos têm 15 vezes menos probabilidades de o ajudar a marcar uma reunião.
Para tornar os seus e-mails de acompanhamento um pouco mais acolhedores, eis alguns exemplos do tipo de alterações que pode introduzir na sua sequência de acompanhamento atual:
Seguimento 1: substituir «Viu o meu último e-mail?» por «Diria que é semelhante a XYZ?»:
Acompanhamento 2: Substituir «Já o contactei algumas vezes» por «Notou alguma mudança quando aconteceu o ABC?»:
Acompanhamento 3: Alterar «E-mail de rompimento» para «Cometi um erro — o X está mais focado nisto:»
Ao garantir que os seus e-mails de acompanhamento tenham a mesma qualidade do seu e-mail inicial e ao evitar um tom insistente, terá mais hipóteses de obter uma resposta.
11. Criar um gatilho de desligamento
Quanto mais desinteressada for a sua lista, pior será a sua reputação de remetente. Os remetentes com melhor desempenho otimizam as mensagens para maximizar o envolvimento em cada e-mail que enviam.
O erro mais comum relacionado com o envolvimento é continuar a enviar mensagens aos contactos depois de estes terem perdido o interesse. Manter contactos numa lista depois de terem deixado de prestar atenção pode comprometer a capacidade de entrega a novos potenciais clientes que possam ser mais adequados e mais envolvidos. Chamamos a este segmento desmotivado de «peso morto».
A solução óbvia é eliminar da sua lista os contactos inativos. Mas determinar quando é que alguém se torna inativo é mais fácil dizer do que fazer.
Aqui estão algumas recomendações gerais para saber quando deixar de enviar e-mails a potenciais clientes:
A forma como aplica estas regras dependerá da sua solução de CRM/gestão de vendas. No Close , por exemplo, isto pode ser feito utilizando o SmartViews para segmentar regularmente os contactos que cumprem esses critérios e removê-los em massa das sequências:
A aplicação destas regras aumenta o envolvimento geral e reduz o risco de os destinatários denunciarem os seus e-mails como spam. Isto resulta numa melhor pontuação global e num processo de aquecimento mais eficaz do seu domínio.
12. Envie e-mails individualmente, e não através de um servidor SMTP de terceiros
Para obter as taxas de abertura e resposta mais elevadas, é recomendável enviar e-mails individuais através de contas de e-mail do Google Workplace ou do O365 criadas especificamente para a prospeção. Não é aconselhável utilizar um serviço de envio de terceiros ou um servidor SMTP para o envio de e-mails de prospeção.
A utilização de um SMTP de terceiros implica o envio de e-mails através de um servidor ou serviço como a AWS ou a SendGrid, destinado a comunicações com consentimento prévio, e os provedores de e-mail analisam o conteúdo proveniente de servidores SMTP de terceiros com maior rigor do que o das contas de e-mail individuais.
Os provedores de e-mail tendem a filtrar rigorosamente o conteúdo enviado através de servidores de terceiros, uma vez que estes podem enviar e-mails a um número ilimitado de destinatários num curto espaço de tempo, o que os torna muito mais suscetíveis de serem utilizados para campanhas de spam em massa e de phishing do que para e-mails individuais.
Para verificar se a sua configuração atual está a ser executada através de um servidor de terceiros, verifique a pasta de e-mails não lidos nas suas caixas de correio. Se vir mensagens a serem enviadas individualmente, significa que está a utilizar uma abordagem individualizada (tal como recomendamos). Se não conseguir ver as mensagens que enviou em lado nenhum, provavelmente está a utilizar um serviço de terceiros e terá de passar a utilizar diretamente o seu cliente de e-mail.
A transição para um abordagem individualizada reduz significativamente o volume de trabalho e aumenta o tempo necessário para contactar cada potencial cliente. No entanto, irá obter melhores resultados a longo prazo!
13. Monitorizar as denúncias de spam nas Ferramentas do Google para webmasters
O Google Postmaster Tools (GPT) ajuda-o a monitorizar a opinião dos potenciais clientes que utilizam o GSuite. Uma vez que o Google é um dos fornecedores de e-mail mais populares, especialmente no segmento B2B, este é um excelente recurso para determinar se as pessoas reagem negativamente às suas mensagens.
Nota: O GPT não fornece dados sobre a percentagem de e-mails que são automaticamente filtrados para a pasta de spam (terá de recorrer a um fornecedor de serviços de colocação na caixa de entrada para saber isso), mas pode dar-lhe uma ideia de quantos potenciais clientes marcam manualmente as suas mensagens como spam.
Isto pode ajudá-lo a perceber se as mensagens ou os recordatórios que está a enviar são demasiado agressivos, para que possa adaptar a sua abordagem quando observar picos. Um dos maiores problemas de se basear exclusivamente no GPT é que, se as mensagens forem automaticamente filtradas para a pasta de spam, é improvável que veja picos nos relatórios (porque as pessoas não podem denunciar manualmente os e-mails como spam se estes já estiverem nessa pasta!).
14. Faça sempre testes A/B aos seus e-mails de abordagem
A realização de testes A/B regulares ajudará a tornar a sua atividade de abordagem direta menos mecânica e evitará que o conteúdo fique desatualizado. Existem dois tipos principais de testes A/B que deve conhecer e utilizar:
- Variações em tempo real: Envie várias versões do mesmo e-mail a potenciais clientes em tempo real. Para tal, crie uma versão alternativa do seu modelo diretamente na sua plataforma de gestão de vendas e adicione-a à sua sequência:
2. Testes de novas estruturas: Testar uma nova estrutura implica criar uma versão alternativa do seu e-mail, geralmente com alterações mais drásticas (por exemplo, eliminar todos os links). Aplicações como o Allegrow permitem-lhe verificar com que frequência cada versão é filtrada para a pasta de spam, o que pode ajudar a confirmar a solidez técnica dessas alterações drásticas antes de serem implementadas (já que, idealmente, não se quer fazer testes com os seus potenciais clientes):
Comece por implementar cerca de três variações ativas da mesma sequência de e-mails para testar a reação dos potenciais clientes (ou seja, para verificar qual delas recebe respostas mais positivas). Deverá realizar novos testes de estrutura a cada 30 dias, com o objetivo de alterar o seu modelo geral pelo menos a cada 60 dias, para evitar que as suas mensagens se tornem obsoletas.
Resultados de campanhas (reais) de aquecimento de e-mail que funcionam
As campanhas que recorrem a um prestador de serviços de aquecimento de qualidade resultam em taxas de abertura e de resposta mais elevadas. Ramzi Malas Close da Lux Sales Consulting Close viu as suas taxas de abertura aumentarem entre 30 % e 50 % ao utilizar a Allegrow para o aquecimento de e-mails:
Perguntas frequentes sobre como preparar contas de e-mail antes de iniciar campanhas de divulgação
O que caracteriza um bom fornecedor de serviços de aquecimento de e-mails?
Existem várias funcionalidades essenciais que os melhores fornecedores de serviços de aquecimento oferecem e, sem elas, ficará em desvantagem. Entre elas estão:
- Domínios empresariais reais (não contas de teste falsas): Muitas plataformas de aquecimento utilizam «contas de teste» / «redes privadas», que são adquiridas ou criadas em massa pelo fornecedor do serviço de aquecimento. O problema é que esses endereços de e-mail não são domínios únicos nem provêm de caixas de entrada empresariais reais (os ESPs sabem quando uma conta é falsa). Por isso, os dados sobre a colocação na caixa de entrada são imprecisos e não ajudam a melhorar a colocação na caixa de entrada. Outros fornecedores, como a Allegrow, constroem a sua rede a partir de milhares de caixas de entrada B2B únicas (ou seja, as caixas de entrada reais de outros utilizadores da Allegrow!), para que a rede possa simular interações de forma segura e fornecer dados precisos em todos os aspetos.
- Amostra de dimensão significativa: muitas plataformas de teste ou enviam um volume reduzido de e-mails (ou seja, menos de 100) e calculam a reputação com base nesses dados, ou enviam um único lote de e-mails em vez de enviar e-mails de forma contínua ao longo do tempo e calcular uma pontuação média de reputação com base em vários pontos de dados. Estas soluções são adequadas para utilização gratuita se estiver apenas a dar os primeiros passos. No entanto, se for um profissional de marketing, estas amostras não são estatisticamente relevantes quando comparadas com o número de e-mails que envia.
- Relacionamentos distintos de monitorização e interação: Algumas ferramentas de aquecimento utilizam os mesmos domínios para medir a reputação e o envolvimento. Isto significa que os domínios de e-mail que respondem aos seus e-mails, os retiram da pasta de spam, os marcam como importantes e assim por diante, são os mesmos domínios que calculam a sua reputação de e-mail ao longo do tempo. O problema é que os domínios de e-mail têm uma «memória». Ou seja, se tiver uma reputação baixa e me enviar amanhã um e-mail que vai parar à pasta de spam, mas eu o retirar da pasta de spam, mesmo que a sua taxa de reputação não mude, é improvável que os e-mails futuros que enviar para a minha caixa de entrada vão parar à pasta de spam, uma vez que a minha preferência por interagir consigo é lembrada. Por conseguinte, as plataformas que utilizam as mesmas caixas de correio tanto para interagir como para monitorizar irão inevitavelmente apresentar dados de reputação menos precisos ao longo do tempo. Separar as relações de monitorização das relações de interação significa que os seus dados serão precisos a longo prazo.
- Teste de conteúdo: como continuar a tirar partido das ferramentas de colocação na caixa de entrada e de aquecimento se a sua reputação de remetente estiver acima da média? Com a maioria dos fornecedores de serviços de aquecimento, é aí que a jornada termina. No entanto, os melhores fornecedores de conteúdo para aquecimento de e-mails também oferecem testes de conteúdo, o que lhe permite testar diferentes variações do seu conteúdo em caixas de entrada B2B reais e comparar onde os provedores de e-mail colocam cada versão. Esta funcionalidade ajuda-o a melhorar o seu marketing por e-mail a longo prazo.
Qual é uma boa taxa de abertura e de resposta para e-mails não solicitados?
Taxas de abertura de e-mails superiores a 27% são consideradas normais, sendo que as sequências de contacto mais eficazes atingem 50% ou mais. Taxas de resposta de 12% ou mais ao longo da sua sequência indicam que está a interagir com os potenciais clientes certos e que os seus e-mails estão a ser bem recebidos na caixa de entrada.
Quer melhorar o seu alcance no setor B2B? Consulte o nosso artigo sobre «12 modelos de e-mails de abordagem fria B2B», onde exploramos as nuances da criação de modelos de e-mails frios B2B.
Como posso integrar uma ferramenta de aquecimento de e-mails com o meu CRM / gestão de vendas?
Verifique junto do fornecedor de soluções de aquecimento de leads que utiliza para saber se este funciona bem em conjunto com o seu fornecedor de e-mail e a sua plataforma de Sales Engagement. A título de exemplo, a Allegrow integra-se com todos os principais fornecedores de e-mail para utilizadores B2B e integra-se diretamente com Close para configurar a integração estão disponíveis aqui.
Quanto tempo demora a «aquecer» um endereço de e-mail?
O aquecimento de e-mail não é algo que se faz uma vez e pronto. Para atingir um nível elevado, terá de continuar a treinar/realizar o processo a longo prazo. Para obter os melhores resultados, comece a utilizar um sistema de aquecimento de qualidade pelo menos 30 dias antes de iniciar a campanha de divulgação e continue o aquecimento enquanto o seu domínio for utilizado para vendas e marketing.
Como posso calcular qual a percentagem dos meus e-mails que vai parar à pasta de spam?
Algumas plataformas de envio disponibilizam «relatórios de spam» ou «relatórios de e-mails não entregues»/«relatórios de rejeição». Estes relatórios não indicam quantos e-mails vão parar às pastas de spam. Isto porque a maioria dos e-mails que vão parar ao spam é filtrada automaticamente. A única forma de saber quantos e-mails vão parar ao spam é monitorizar para onde vão. As soluções de «aquecimento» fazem isso em três etapas:
- Os e-mails são enviados a partir das caixas de entrada do seu domínio para endereços de e-mail externos.
- O fornecedor está ligado a estas caixas de entrada para poder verificar onde os e-mails são entregues. (Isto significa que pode contabilizar o número de e-mails que foram parar às pastas de spam, promoções, lixo eletrónico ou pastas não específicas.)
O volume de e-mails que chega a estas pastas, em comparação com o volume total enviado, é convertido numa percentagem de reputação e comunicado ao utilizador.
