« Il est tellement facile de planifier un planning commercial cohérent et efficace quand on travaille à domicile. » — Personne n’a jamais dit ça.
L'emploi du temps quotidien d'un commercial ne dépend pas uniquement de sa propre gestion du temps : il doit adapter son emploi du temps et ses habitudes à ceux de ses prospects et de ses collègues.
Par ailleurs, la mise en place d'un horaire de travail à distance comporte des défis qui lui sont propres. Les commerciaux qui travaillent à domicile doivent jongler entre leurs responsabilités familiales, les espaces de travail partagés et les distractions habituelles liées à la vie à la maison.
Pas étonnant qu'il soit si difficile d'organiser un calendrier de vente à distance.
Alors, comment les commerciaux les plus performants organisent-ils leur journée pour travailler efficacement depuis chez eux ? Découvrons quelques conseils d'experts de l'équipe commerciale à distance de Close.
Élaborer un planning de vente à distance ultra-efficace : 8 astuces pour organiser votre journée de travail
Il n'est pas facile d'organiser son emploi du temps de vente à distance de manière à rester productif. Nous avons donc interrogé deux chargés de compte très performants chez Close, James Urie et Kate Petrone, pour savoir quelles astuces ils utilisent pour rester productifs depuis chez eux.
1. Mettez en place une routine matinale régulière
Quand on travaille dans un bureau, on se retrouve automatiquement pris dans une routine : se lever, monter dans sa voiture et se rendre au travail. Cette routine répétitive envoie à notre cerveau le message suivant : « Allez, c’est l’heure de se mettre au travail. »
Et même si le fait de sortir du lit en traînant les pieds le matin et de passer des appels en pyjama peut sembler être l'un des avantages du télétravail, cela finira par nuire à votre productivité commerciale à long terme. Sans une routine matinale bien structurée avant de commencer à travailler, vous ne pourrez pas exploiter pleinement votre potentiel pendant vos heures de travail.
Je pense que l'une des clés de la réussite (même si ça peut faire sourire) est de se lever et de faire son lit. Suivez votre routine habituelle : levez-vous, prenez une douche, allez faire du sport, buvez votre café, prenez votre petit-déjeuner et préparez-vous à une journée bien remplie.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
Trouvez donc la routine matinale qui vous convient pour vous préparer mentalement à « aller travailler », même si vous ne vous déplacez pas physiquement. Bien que cela puisse paraître simple, cette astuce constitue la base d'un emploi du temps de travail à distance plus productif.
2. Réservez-vous un moment en début de journée
La façon dont vous commencez votre journée déterminera votre niveau de productivité tout au long de la journée. Quelle est la première chose que vous faites dès que vous vous installez à votre bureau ?
Je réserve la première heure de ma journée à passer en revue les actions prioritaires concernant les prospects et à traiter mes e-mails. Cela me permet de me mettre les idées en place et de me concentrer sur les nouvelles interactions avec les prospects, notamment lors des démonstrations prévues plus tard dans la journée.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
Commencer votre journée en consacrant un créneau horaire spécifique à vos priorités, à la gestion de vos e-mails et à l'écoute de vos messages vocaux manqués est un excellent moyen de vous mettre dans le bon état d'esprit pour la journée. Vous pouvez également profiter de ce moment tôt le matin pour passer en revue votre agenda, organiser les tâches que vous devez accomplir ou vous préparer aux réunions ou aux démonstrations prévues plus tard dans la journée.
En réglant ces tâches prioritaires avant de passer à d'autres activités commerciales (comme la prospection téléphonique), vous resterez concentré lorsque vous discuterez avec des prospects plus tard dans la journée.
Mais comment savoir quelles sont les tâches prioritaires à accomplir chaque jour ?
Dans Close, les commerciaux ont accès à une vue « Boîte de réception » qui répertorie tous les e-mails reçus, les appels manqués, les messages vocaux et les SMS, ainsi que les tâches qui leur ont été attribuées pour la journée.
Cette vue permet aux commerciaux de visualiser leurs principales priorités dans une liste claire et concise, et de s'occuper en premier lieu des tâches prioritaires (ou de reporter celles qui sont moins urgentes).
3. Évitez le chaos au travail en prévoyant du temps pour chaque tâche
Quand on ne dispose pas d'un planning de vente à distance précis pour organiser sa journée, on risque facilement de se retrouver dans un travail chaotique.
Vous êtes en train de rédiger un e-mail quand vous recevez soudain un appel. Pendant la conversation, vous pensez à la démonstration du produit que vous devez faire plus tard. Pendant la démonstration, vous vous souvenez de l'e-mail que vous n'avez jamais terminé.
Ce cercle vicieux de distractions nuit non seulement à votre productivité, mais vous empêche également d'accorder à vos prospects l'attention qu'ils méritent.
Voici ce que nos experts ont à dire pour éviter le chaos :
Organisez votre journée de manière à favoriser l'organisation et la concentration. Veillez à ne pas passer toute la journée dans ce chaos.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
Je veille à réserver des plages horaires spécifiques pour m'occuper d'autres tâches, afin de pouvoir me consacrer pleinement aux réunions sans être distrait par quelque chose que je n'ai pas encore terminé. J'essaie, en toute honnêteté, de planifier ma journée dans les moindres détails. Cela permet de compartimenter la journée et de réserver du temps pour chaque activité. Par exemple, je sais que lorsque mon agenda indique une certaine heure, c'est le moment où je passe mes appels.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
En réservant des plages horaires spécifiques à chaque activité, vous restez concentré et renforcez votre motivation commerciale lorsque vous travaillez à domicile. Et bien sûr, grâce à cette organisation rigoureuse de votre emploi du temps de vente à distance, vous pourrez vous consacrer pleinement aux appels et aux réunions avec vos prospects.
4. Prévoyez du temps dans votre agenda pour que les prospects puissent prendre rendez-vous avec vous
Vos prospects sont la partie la plus importante de votre journée. Alors, pourquoi ne pas leur accorder la priorité dans votre emploi du temps ?
À l'aide de vos outils de planification préférés, réservez des plages horaires pour le travail nécessitant de la concentration, mais laissez certaines parties de la journée libres. Ainsi, les prospects et les clients potentiels pourront planifier des appels avec vous, et vous serez en mesure de mieux vous concentrer sur ces conversations, sachant que vos autres tâches prioritaires ont déjà été cochées sur votre liste.
5. N'oubliez pas de faire une pause
Cette astuce toute simple peut faire toute la différence dans votre organisation du télétravail.
Nous savons qu’il est difficile de rester motivé dans le domaine de la vente lorsqu’on travaille à distance. Il est difficile (voire impossible) de recréer l’effervescence et l’énergie qui règnent dans un espace de vente, et rester assis toute la journée à son bureau, chez soi, peut finir par devenir monotone.
Veillez donc à prévoir une pause dans votre planning de vente à distance.
Prenez vraiment le temps de faire une pause. Assurez-vous de vous déconnecter pendant au moins 30 minutes. Rechargez vos batteries, allez faire un tour, occupez-vous à quelque chose d'utile (qui n'ait rien à voir avec le travail), puis revenez.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
J'essaie de prévoir 15 minutes le matin et l'après-midi pour aller me promener ou simplement m'éloigner un peu de mon ordinateur. Cela m'aide à me ressourcer, à garder mon énergie et me permet de me recentrer pour venir à bout de tout ce qui figure sur ma liste.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
6. Utilisez des outils de communication pour coordonner efficacement votre travail avec votre équipe
Dans la vente à distance, la communication avec le reste de votre équipe est essentielle.
Mais comment organiser votre planning commercial pour optimiser la communication sans perturber celui de vos collègues ?
Slack s'est révélé être un atout formidable. C'est un excellent moyen de communiquer rapidement avec quelqu'un : si j'ai une question, je n'ai qu'à la lui envoyer et il peut me répondre tout de suite. Et puis, il y a le calendrier partagé. Ainsi, si je suis en appel avec quelqu’un, je peux voir la disponibilité de mes collègues. Si j’ai besoin de les inclure, je n’ai même pas besoin de leur demander : je peux simplement planifier l’appel et les inviter à un moment où leur agenda est libre.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
Si vous avez besoin d'inviter un collègue à rejoindre un appel en cours, les fonctionnalités de « Call Coaching » Close peuvent également vous aider. Il vous suffit d'appuyer sur le bouton « Inviter » pendant l'appel pour voir quels sont vos collègues actuellement en ligne. Vous pouvez ensuite les inviter à rejoindre l'appel en direct.
7. Appuyez sur le bouton « Réinitialiser » à la fin de la journée
Pour optimiser votre productivité dès le début de la journée, il faut en réalité commencer par bien terminer la veille.
Je réserve un petit créneau à la fin de la journée pour revenir sur les tâches prioritaires ou simplement vider le reste de la file d'attente de la journée. C'est un peu comme appuyer sur le bouton « reset » pour le lendemain.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
En réservant un créneau à la fin de votre planning quotidien des ventes, vous vous assurerez d'avoir le temps de terminer toutes les tâches urgentes avant la fin de la journée (et vous éviterez ainsi de passer votre soirée à vous inquiéter pour quelque chose que vous n'avez pas pu faire).
Une fois les tâches urgentes réglées, vous repartirez de zéro le lendemain matin. Au lieu de laisser les tâches s'accumuler dans votre boîte de réception, vous pourrez les traiter de manière productive.
8. Définir clairement les heures d'ouverture et de fermeture
Pour mettre en place votre emploi du temps de télétravail idéal, il est important de fixer une heure de début et une heure de fin de travail.
Bien sûr, cela dépendra de votre emploi du temps à la maison et des responsabilités familiales dont vous devez vous occuper. Mais en fixant des horaires de travail précis (ainsi que des moments où vous n'êtes pas connecté), vous pouvez veiller à bien séparer votre vie professionnelle et votre vie privée, et éviter la tentation de répondre à des e-mails tard le soir ou de consulter votre téléphone pendant le dîner.
Prévoyez une pause, fermez votre application Slack et ne regardez pas votre téléphone. Cette coupure vous permettra d’aborder la journée suivante en pleine forme, et vous n’aurez pas l’impression que votre domicile est votre bureau. Vous devez bien faire la distinction dans votre esprit : je travaille pendant ces heures-là, et je suis en pause pendant les autres. Et il est important que vos collègues respectent cela aussi. C'est agréable d'avoir ce respect et cette confiance avec vos collègues, qui savent que vous leur répondrez dès que vous serez disponible.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
Lorsque vous disposez d'un emploi du temps de travail bien défini et que vous le communiquez clairement au reste de votre équipe, vous pouvez ignorer les messages sans culpabiliser jusqu'à ce que vous soyez de nouveau en ligne, et ainsi séparer votre vie privée de votre vie professionnelle.
Élaborer le meilleur planning de vente à distance adapté à votre mode de vie
Au final, c'est à vous qu'il revient de définir le meilleur planning de vente à distance.
À quel moment êtes-vous le plus productif ? Quel type d'emploi du temps matinal vous permet d'être prêt pour une journée bien remplie ? Quelles sont vos heures idéales pour commencer et finir votre journée ? Combien de temps devrait durer votre pause déjeuner ?
La réponse à ces questions dépend de vous. Ne calquez pas votre emploi du temps en télétravail sur celui que vous aviez au bureau ou sur celui d'une autre personne travaillant à domicile.
Votre motivation, votre niveau d'énergie et vos responsabilités familiales vous sont propres ; c'est pourquoi votre emploi du temps de télétravail doit être adapté à votre situation. Élaborez un emploi du temps qui vous convienne et soyez prêt à l'ajuster au fur et à mesure. Vous serez alors prêt à passer une journée de télévente vraiment productive.
À vous maintenant. Comment organisez-vous votre journée de travail ? Qu'est-ce qui vous convient le mieux ? Quelles sont vos difficultés ? Avez-vous des conseils à partager ? Faites-le-moi savoir sur LinkedIn !
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