Concertar reuniones de alta calidad es una de las oportunidades más infravaloradas de las que disponen los equipos de ventas. Todos queremos aprender las mejores tácticas para negociar y cerrar acuerdos.
Pero intenta que la gente se entusiasme con la concertación de citas. Sin embargo, se mire como se mire, hay una verdad incuestionable en el mundo de las ventas: no puedes cerrar un trato si nadie está dispuesto a hablar contigo.
Puede que la concertación de citas en el ámbito B2B no sea el tema más apasionante del mundo. Pero es la base sobre la que se sustenta todo tu proceso de ventas.
En esta entrada, te explicaremos todo lo que necesitas saber para concertar mejores citas: desde cómo conseguir más citas hasta cuándo y con qué frecuencia enviar recordatorios, qué hacer después de la llamada y cómo convertir las ausencias en clientes potenciales de gran interés.
Primero tienes que vender la cita antes de poder vender tu producto
Concertar citas es tanto una ciencia como un arte. Es cierto que hay herramientas y técnicas que han demostrado aumentar la tasa de respuesta. Pero el arte reside en cómo vendes la reunión.
Sin embargo, la mayoría de los equipos de ventas no destacan el valor de la reunión en sí. Damos por sentado que todo el mundo sabe en qué consiste una demostración de producto y por qué querría dedicar su tiempo a asistir a una. Pero, ¿por qué debería ese cliente potencial dedicarte su tiempo?
Piensa en la última vez que alguien te llamó o te envió un correo electrónico para pedirte unos minutos de tu tiempo. Si aceptaste, probablemente fue porque te convencieron del beneficio que te reportaría esa reunión.
Eso es exactamente lo que tienes que hacer cuando intentas concertar más citas. No te andes con rodeos ni te extiendas en explicaciones. Ve al grano y demuéstrale al cliente potencial que concertar esta cita le ahorrará tiempo y le ayudará a tomar una mejor decisión más rápidamente.
Lo último que quieres es caer en la trampa de lo que Rachel Williams, directora de ventas y colaboraciones de Calendly, denomina «llamadas o correos electrónicos para concertar citas del tipo “aparecer y vomitar”».
Aquí es donde enumeras todas las razones por las que tu producto es increíble, con la esperanza de que alguna de ellas cale. Pero tu cliente potencial no tiene tiempo para esto. Además, no te conoce. Entonces, ¿por qué le iba a importar?
Nunca podrás vender tu producto si no consigues concertar una cita. Por eso, no subestimes la importancia de tus esfuerzos para concertar citas.
¿Es mejor hacer llamadas en frío o enviar correos electrónicos en frío a la hora de concertar citas?
Una de las principales dudas en el ámbito de las ventas y la concertación de citas es si conviene ponerse en contacto con los clientes por correo electrónico o por teléfono. La respuesta sencilla es: ambos. La respuesta más compleja es que depende de tu equipo y de tu cliente.
En primer lugar, pregúntate: ¿qué importancia tiene esta oportunidad de venta? ¿Se trata de una situación urgente en la que necesitas una respuesta inmediata y deberías llamar? ¿O tu proceso de venta es más largo y basta con enviar un correo electrónico y hacer un seguimiento por internet?
A continuación, ¿dónde y cuándo es más probable que tu cliente responda? Tú conoces a tu cliente potencial mejor que nadie. ¿Responde mejor a las llamadas en frío o a los correos electrónicos? ¿Verá aparecer tu número en su pantalla y contestará la llamada? ¿O es mejor que le envíes un correo electrónico cuando sepas que estará delante del ordenador?
Las llamadas en frío y los correos electrónicos tampoco son tu única opción. Cuando intentas concertar más citas, necesitas establecer varios puntos de contacto con tu cliente potencial. Añádelos en las redes sociales o comenta una de sus últimas publicaciones. Hazles saber quién eres y que te interesa hablar con ellos.
Sea cual sea el método que elijas, cuando un cliente potencial se ponga en contacto contigo, concierta la cita lo antes posible; lo ideal es que sea esa misma semana. Si fijas una cita con demasiada antelación, tendrás que estar en contacto con él continuamente para asegurarte de que sigue interesado. Aprovecha el impulso de una llamada rápida e incorpora al cliente potencial a tu proceso de ventas.
Si no sabes muy bien cómo crear una plantilla de correo electrónico en frío, no te preocupes: nuestra herramienta basada en IA, el generador de correos electrónicos en frío, te lo pone fácil.
Concertación de citas por correo electrónico
Al igual que todos los correos electrónicos en frío, tus mensajes para concertar citas tendrán más éxito si sabes exactamente a quién se los envías. Esto implica conocer a fondo quién es tu cliente ideal y cómo puedes transmitirle el valor de mantener esa reunión.
Eso significa enviar un correo electrónico para concertar una cita que:
- Personalizado: Demuéstrale a la persona que te has informado bien y que sabes quién es.
- En pocas palabras: tu mensaje debe ser convincente y llamar la atención. No empieces con un «espero que estés bien» sin fuerza ni con cualquier otra frase sin importancia.
- Respeta el tiempo de tu cliente potencial: ve al grano rápidamente. Ten en cuenta que tu cliente potencial está ocupado y explícale por qué te pones en contacto con él.
- Explica con claridad cómo vas a resolver los principales problemas de tu cliente potencial: ¿qué le quita el sueño a tu cliente ideal? ¿Y cómo va a resolver tu producto ese problema?
- Diles exactamente qué deben hacer a continuación: ¿Deben responder? ¿Hacer clic en el enlace del calendario? ¿Llamarte por teléfono? Sé muy claro sobre cuál es el siguiente paso que deben dar.
Es mucho para resumirlo en unas pocas frases. Por eso, un buen consejo es compartir tu correo electrónico con el cliente ideal dentro de tu propia empresa.
Por ejemplo, si tu cliente ideal es un vicepresidente de marketing, enséñale tu correo electrónico a tu vicepresidente de marketing. ¿Es algo que abriría y leería? ¿Le da ganas de ponerse en contacto contigo? Pídele su opinión sincera, porque él lo sabrá mejor que nadie.
Y tampoco tengas miedo de dar rienda suelta a tu creatividad. Scott Barker, director de colaboraciones de Sales Hacker, y su equipo utilizan una plantilla de correo electrónico denominada «Fake Cold Call» para sus campañas de captación en frío. Esto no solo les ha ayudado a conseguir cientos de citas comerciales y contratos, sino que además obtienen sistemáticamente una tasa de respuesta del 70-80 %.
A la hora de concertar citas por correo electrónico, también necesitas una herramienta que te permita enviar correos personalizados a gran escala y mantenerte muy bien organizado para poder responder con rapidez y puntualidad.
La bandeja de entrada de ventas integrada Close te permite ver rápidamente toda tu actividad de concertación de citas en un solo lugar, incluyendo correos electrónicos, llamadas, mensajes de voz, tareas y recordatorios. De esta forma, puedes hacer un seguimiento de cada contacto con tu cliente potencial mientras conciertas citas.
Gracias a nuestra sincronización bidireccional del correo electrónico, puedes configurar recordatorios automáticos de seguimiento, utilizar plantillas personalizadas y enviar correos electrónicos masivos para concertar citas, todo ello desde tu CRM.
Además, nuestra integración nativa con SavvyCal te permite enviar un enlace sencillo para concertar citas que los clientes potenciales pueden abrir y ver su propio calendario superpuesto sobre la disponibilidad de tus comerciales. A continuación, esas reuniones reservadas se añaden automáticamente a Close.
Concertación de citas por teléfono
Dependiendo de tu cliente potencial y del sector, es posible que un correo electrónico en frío no sea la mejor forma de concertar citas de ventas. Además, si no tienes información sobre la capacidad de entrega de tus correos electrónicos, no sabrás si están acabando en la carpeta de spam o si simplemente se están ignorando.
Y con la entrada en vigor de leyes de protección de datos como el RGPD, las listas de correo electrónico no solicitado podrían pasar a ser cosa del pasado.
Por eso, las llamadas en frío son otra opción fantástica para concertar citas. Pero, de nuevo, hay que tener en cuenta una serie de prácticas recomendadas específicas.
Para empezar, siempre es buena idea que el cliente potencial sepa quién eres antes de llamarle. Es tan sencillo como seguirle en las redes sociales o echar un vistazo a su perfil de LinkedIn. Un poco de interacción puede marcar una gran diferencia a la hora de hacer que la llamada resulte «cálida», en lugar de ser una llamada totalmente en frío.
En segundo lugar, necesitas conocer la tasa de éxito de tus llamadas y el número de llamadas que se necesitan para conseguir una cita. Por eso Close tan importante disponer de un CRM con llamadas VoIP integradas, como Close , a la hora de concertar citas.
No solo podrás realizar más llamadas gracias a la marcación con un solo clic y a nuestro sistema integrado de automatización de llamadas «Power Dialer», sino que además todas las llamadas para concertar citas se pueden grabar y hacer un seguimiento de ellas, lo que te permitirá conocer la eficacia real de tus llamadas en frío.
Como explica Troy Logan, fundador y vicepresidente de operaciones de Saleshuntr:
«Saleshuntr Inc. comenzó como un producto CRM para la «programación y el seguimiento de citas». Contratamos a varios desarrolladores de software, tanto en el país como en el extranjero, para crear las funciones que buscábamos. Pero, tras un par de años de resultados mediocres, alguien nos habló de Close».
Close todas las funciones que buscábamos y mucho más. La integración de VoIP con un CRM cambió nuestro modelo de negocio. Nos convertimos en una empresa de externalización de concertación de citas. Hoy en día, Saleshuntr Inc. utiliza Close para concertar citas para nuestros clientes».
Para Saleshuntr, el uso Close concertar citas ha transformado su forma de trabajar en varios aspectos:
- Pueden hacer un seguimiento de toda su actividad y saber exactamente cuántas llamadas se necesitan para conseguir una cita, lo que les proporciona mucha más previsibilidad.
- Pueden enviar correos electrónicos directamente al cliente potencial mientras hablan por teléfono (por ejemplo: «Acabo de enviarte un correo electrónico; ya debería estar en tu bandeja de entrada»).
- Gracias a su facilidad de uso y a su diseño pensado para los comerciales, pueden realizar más llamadas y concertar más citas cada día.
«Probamos un montón de otros sistemas de CRM y te puedo asegurar que seguro que los diseñó algún vicepresidente de ingeniería», explica Troy. «No están pensados para el equipo de ventas, son engorrosos y es un auténtico rollo usarlos».
«Nos encanta Close. No me imagino usando otra cosa».
Si quieres echar un vistazo a otros CRM, en este artículo te ofrecemos una lista de los mejores CRM B2B.
Qué hacer una vez que hayas concertado una cita de ventas
Una vez que hayas concertado la cita de ventas, tu trabajo no ha terminado. Independientemente de lo que diga el cliente potencial, debes asegurarte de que se comprometa a acudir a la reunión que tanto te ha costado conseguir.
En cuanto hayas concertado la cita, envía a tu cliente potencial un resumen de los temas que se tratarán durante la reunión.
Esto debería cubrir lo esencial, como lo que les vas a mostrar y recordarles por qué aceptaron la reunión en primer lugar, explicándoles cómo tu producto resolverá sus problemas. Incluso puedes incluir esta agenda en el enlace del calendario que les envíes.
A continuación, si aún no lo has hecho, envíales una solicitud de contacto en LinkedIn para establecer la relación y demostrar que te interesa. Los comerciales abusan demasiado de LinkedIn, por lo que enviar una solicitud después de que hayan aceptado la reunión es una forma mucho mejor de entrar en su red de contactos.
Por último, si vendes a varias partes interesadas dentro de una empresa, también te conviene enviar esta información directamente a la persona que desees que sea tu principal impulsor de ventas a nivel interno.
Se trata de alguien que se encargará de organizar la logística entre bastidores y de asegurarse de que todos los que deban asistir a la reunión estén presentes. Una forma sencilla de hacerlo es ser transparente y preguntar:
«Probablemente resulte complicado organizar esta reunión con las seis partes interesadas, ya que todas ellas son altos directivos. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo?»
Tu aliado interno no solo sabrá manejar las dinámicas políticas necesarias para reunir a todo el mundo, sino que además tiene un interés personal en causar buena impresión ante sus superiores. Por eso, aunque pueda llevar algo de tiempo encontrar y cultivar esta relación, resulta de un valor incalculable una vez que hayas concertado una reunión.
Cómo y cuándo enviar recordatorios de citas
Si conciertas muchas citas, los recordatorios serán fundamentales para ti. Y lo mismo ocurre con tus clientes potenciales. Cuanto más les recuerdes la cita y consigas mantener su compromiso, menos probable será que no se presenten.
Rachel Williams, de Calendly, recomienda enviar al menos dos recordatorios antes de la cita de ventas:
- Con 24 horas de antelación: un día antes de la cita, envía a tu cliente potencial un mensaje personalizado con un enlace por si necesita cambiar la fecha.
- Con 4 horas de antelación: Unas horas antes de la cita, envía otro mensaje y cambia la hora de la reunión si tienen un día ajetreado. Es tiempo suficiente para que tu agenda no se vea completamente trastocada en caso de que tengan que cancelarla.
No hay ningún problema en enviar estos recordatorios por correo electrónico, e incluso puedes configurarlos para que se envíen automáticamente en Close. Sin embargo, si la reunión es presencial y requiere mucho tiempo, probablemente sea mejor llamar antes para confirmarla.
De vez en cuando, también puede darse el caso de que un cliente potencial acepte una cita pero no confirme su asistencia. En ese caso, los correos electrónicos de recordatorio son una excelente opción para recordarle por qué aceptó la cita en primer lugar y darle la oportunidad de anotarla en su agenda.
Cómo gestionar las ausencias y conseguir que conciertan una nueva cita
No hay nada peor que tomarse la molestia de concertar una cita, enviar recordatorios y que luego el cliente potencial no se presente. Pero sucede. Y lo último que quieres es que una ausencia te arruine todo el día.
Imaginemos que estás esperando a que un cliente potencial se conecte para una demostración virtual. Si no se ha conectado al cabo de uno o dos minutos, envíale un correo electrónico breve como este:
«Hola, estoy en la reunión de GoToMeeting/Zoom. Aquí tienes los datos. Avísame si tienes alguna duda sobre cómo iniciar sesión».
No esperes más de 10 minutos. Pasado ese tiempo, envíales otro correo electrónico breve diciéndoles que echaste de menos la reunión y , a continuación, utiliza tu CRM, como Close, para enviar una campaña automática de reprogramación.
A estas alturas, ya has hecho todo lo necesario para convencerles de que conciertan la cita, así que tu mensaje debe ser muy claro y conciso. Algo como:
«Te echamos de menos y nos encantaría volver a quedar. Aquí tienes un enlace. ¿Te viene bien el martes a las 11 de la mañana?»
Los días se llenan de cosas que hacer y, en la mayoría de los casos, tu cliente potencial cambiará la cita. Sin embargo, si no lo hace tras varios intentos, debes cerrar el tema para poder seguir adelante. Como último recurso, deberías enviarle un correo electrónico de «despedida» en el que le digas:
«Hemos cambiado la fecha un par de veces. Si has cambiado de planes y esto ya no es una prioridad, o si has decidido tomar otro rumbo, háznoslo saber».
En muchos casos, el cliente potencial seguirá queriendo ponerse en contacto contigo. Por eso, estos correos electrónicos suelen tener una tasa de respuesta sorprendentemente alta y, a menudo, te permiten conocer mucho mejor lo que está pasando por su parte.
Y aunque es posible que te digan que no (o que te respondan con más silencio), un «no» es lo segundo mejor que puedes oír de un cliente potencial. Te permite saber que se trata de un callejón sin salida y que tus esfuerzos darían mejores resultados en otro lugar.
Cómo se desarrolla una buena reunión de ventas
- Establece el orden del día y las expectativas de la llamada. «Contamos con la presencia de estas personas de nuestra parte y de la vuestra. Vamos a hablar durante 30 minutos sobre X, Y y Z. Al final habrá tiempo para preguntas. Etc…». Esto aporta estructura a la llamada y fomenta la implicación de los participantes.
- Lo que debes saber al finalizar la llamada: ¿Quiénes son? ¿Qué es lo que les preocupa? ¿Quién es el responsable de los resultados del negocio? Puntos débiles y retos. Cómo los resuelves. Sus próximos pasos y los tuyos.
- Toma notas y reserva entre 10 y 20 minutos después de la llamada para introducirlas en tu CRM
- Graba las llamadas si es necesario, pero lo más probable es que no te las vuelvas a escuchar enteras para tomar notas. Es útil para fines de formación.
- Cada llamada debería concluir con un compromiso de futuro.
Qué hacer inmediatamente después de tu llamada
- Envía un resumen conciso de lo que habéis hablado. Hazlo fácil de entender. También podría ser un vídeo resumen personalizado (Scott dijo que es como «enviarles un vídeo formativo sobre cómo posicionar tu producto o servicio»).
- Incluye un calendario de plazos: las fechas clave contando hacia atrás desde la fecha de cierre. Pídeles que lo confirmen.
- Busca formas creativas de mantener el interés. Rachel, de Calendly, recomienda colaborar con tu equipo de contenidos para recopilar y enviar información útil tres días después de la llamada, con el fin de que sigas estando presente en la mente de los destinatarios.
Concertar buenas citas es la base de todo tu proceso de ventas
Si tu cliente potencial no acepta hablar contigo, nunca podrás venderle nada.
Concertar citas es el primer paso que debe dar todo cliente potencial si quieres convertirlo en cliente. Pero lograr que la gente supere ese primer obstáculo requiere habilidad y creatividad.
Explícales por qué la reunión les resulta útil mediante un mensaje breve, personalizado y claro. Ofréceles una llamada a la acción sencilla para concertar la cita. A continuación, utiliza tu CRM para enviarles recordatorios y mensajes de seguimiento que les animen a acudir tal y como habían prometido.
Puede que suene a tópico decir que solo se tiene una primera impresión. Sin embargo, concertar las citas de la forma adecuada garantiza que tu relación con el cliente potencial comience de la mejor manera posible. Y, aunque eso no te garantice la venta, estarás un paso más cerca de conseguirla.
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