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"A implementação de um novo CRM não deve demorar mais do que algumas semanas."
Nick Persico, Director de Vendas da Close
Parece-lhe uma loucura? O Nick ajudou centenas de equipas de vendas a implementar um novo CRM ao longo dos anos (por isso, ele sabe do que está a falar).
Embora o seu cronograma de implementação de CRM possa estar estruturado em meses ou trimestres em vez de semanas, vamos mostrar-lhe exactamente como transformar esse processo em algo que não levará o resto da sua carreira a terminar.
Vamos discutir:
- Cronograma de implementação do CRM: um processo baseado em objectivos que lhe permite poupar tempo
- Modelo de roteiro de implementação de CRM
Cronograma de implementação do CRM: um processo baseado em objectivos que lhe permite poupar tempo
Se quiser reduzir o prazo de implementação do CRM a uma questão de semanas, tem de definir e concretizar este processo através de objectivos estruturados.
"Comece com uma abordagem baseada em objectivos", diz Nick. "Escolha uma solução e um percurso que permita pôr tudo a funcionar dentro de semanas."
Está a pensar como começar? Eis um calendário de implementação de CRM baseado em objectivos que o ajudará a simplificar o seu processo e a começar a trabalhar com o seu novo CRM numa questão de semanas.
Lembre-se, muitos dos passos envolvidos em cada objectivo podem ser concluídos em conjunto. Trabalhe em conjunto com a sua equipa para concluir estes passos mais rapidamente e terá um novo CRM escolhido e implementado num instante.
Objectivo 1: Preparar os seus dados
1 SEMANA: Pode não ser um objectivo muito atraente para começar e, por essa razão, a limpeza de dados é normalmente empurrada para o fim do processo. Mas quando se espera até ao último minuto para limpar os dados, cria-se uma fricção desnecessária para todos os envolvidos (e acaba-se por desperdiçar uma parte do dinheiro que se poderia ter poupado com a transferência de dados limpos).
Faça isto primeiro e estará mais preparado para uma transferência rápida.
Nick explica por que razão isto é tão importante: "É isto que prende as pessoas durante semanas a fio sem resultados: os dados estavam desorganizados quando foram introduzidos e, quando os importaram para o novo sistema, ficaram ainda mais desorganizados. Depois, têm de passar semanas a fazer uma limpeza entediante."
"Eu concentrar-me-ia na parte dos dados e preocupar-me-ia com o CRM depois de ter um modelo de dados limpo e pronto a importar."
Por isso, em primeiro lugar, limpe os seus dados:
- Eliminar ou fundir dados duplicados
- Compreender os formatos de dados necessários num novo sistema (como os campos personalizados)
- Limpar o processo de importação de dados de outros sistemas para o seu CRM actual
Objectivo 2: Chegar à raiz dos desafios actuais
1-2 SEMANAS: É altura de dar uma resposta clara à pergunta "Porque é que está à procura de um novo CRM?"
Se está à procura de um novo CRM, sabe que existem problemas. Agora é altura de dar uma definição clara a esses problemas para benefício da sua equipa e de outros decisores.
Faça a si próprio (e à sua equipa) algumas perguntas de reflexão:
- Quais são os principais desafios que temos de resolver?
- Como é que estes desafios estão a afectar os nossos principais indicadores-chave de desempenho(cumprimento das quotas de vendas, métricas de divulgação, receitas)?
- Haverá uma questão mais profunda por detrás deste desafio?
- O que é que esperamos especificamente que um novo CRM faça para responder a estes desafios?
Compreender e documentar os problemas com que se depara actualmente dará uma orientação à sua pesquisa de CRM, bem como munições para obter aprovações no futuro.
Objectivo 3: Fazer um brainstorming de uma lista de funcionalidades e integrações obrigatórias
1-2 SEMANAS: À medida que define os principais desafios a resolver, é provável que comece a desenvolver uma lista de características essenciais que o seu novo CRM deve ter.
Vamos fazer desta uma lista limpa e bem definida a partir da qual se pode construir.
Pense no seu CRM como a ferramenta que entra em cena quando a sua equipa de vendas está a trabalhar com um lead quente, alguém que atingiu um marco específico que exige que comece a interagir directamente com um humano da sua equipa de vendas.
Para obter os melhores resultados, procure um CRM que se integre bem com a sua pilha de geração de leads existente, mas que não tente servir dois mestres: Um CRM que funciona como uma ferramenta de geração de leads de entrada raramente é um CRM de fácil utilização para a sua equipa de vendas e pode atrapalhar o fecho de negócios.
Para obter uma lista das funcionalidades e integrações essenciais do CRM, comece por analisar para que é que a sua equipa utiliza actualmente o CRM. Que funcionalidades fazem parte da sua rotina diária?
Em seguida, analise o seu processo de vendas. Onde é que o CRM se enquadra nesse processo? Que características irão facilitar o processo para a sua equipa?
Por fim, certifique-se de que também passa algum tempo como vendedor no CRM para ter uma ideia em primeira mão do que funciona e do que não funciona no sistema actual.
Reduza a sua lista de funcionalidades essenciais às que são verdadeiramente necessárias para que os seus representantes façam o seu trabalho no menor tempo possível.
Objectivo 4: Escolher o seu novo CRM
2-3 SEMANAS: Quer tomar a decisão certa para a sua equipa, mas não quer deixar que esta parte do roteiro de implementação do CRM se arraste durante muito tempo.
Comece por estabelecer um prazo para a sua decisão. Retire alguma da pressão, reconhecendo que esta não é uma decisão com a qual terá de viver para o resto da sua vida.
"Esta não é uma decisão isolada com a qual vai ter de viver durante anos e décadas", explica Nick Persico. "Existem CRMs para diferentes fases do seu negócio e a indústria em geral tem vindo a melhorar, permitindo-lhe exportar os seus dados para outros sistemas com muito pouca fricção.
Por isso, não pensem nisto como algo com que vão ter de viver nos próximos 10 anos".
Quando tiver escolhido alguns dos melhores CRMs que se enquadram na sua lista de requisitos, comece a fazer demonstrações de diferentes ferramentas e a testar as avaliações gratuitas. Se possível, faça alguns desses testes com os seus representantes para ver o que eles acham da nova ferramenta. Compare CRMs e consulte sites de avaliação de software como o G2, Capterra ou SoftwareAdvice para ver a opinião dos utilizadores actuais.
Dica profissional: Quer testar um CRM de vendas internas criado para equipas de vendas de alta velocidade? A sua avaliação gratuita de 14 dias de Close está à espera (nem sequer pedimos o seu cartão de crédito)!
Além disso, lembre-se de que uma ferramenta tudo-em-um pode não ser a melhor resposta. Quer prefira uma opção mais centrada na indústria que já esteja configurada para as suas necessidades ou uma tela em branco que possa personalizar a partir do zero, esteja atento às ferramentas de terceiros que se integram bem e que podem optimizar a experiência de CRM para se adequar exactamente ao que procura.
Objectivo 5: Obter aprovação para a compra
1 SEMANA: O cronograma de implementação do CRM pode ser facilmente interrompido nesta fase. Embora possa não estar ao seu alcance acelerar o processo de aprovação, pode fazer o seu melhor para o agilizar antes de apresentar a sua decisão para aprovação.
A chave para isto: certificar-se de que está totalmente ciente de como funciona o processo de aprovação de compras da sua empresa. Saiba de antemão quem deve estar envolvido e como gostam de decidir sobre novas aquisições de software.
Antes de apresentar esta questão aos decisores da empresa, certifique-se de que a tem:
- Um resumo executivo
- Toda a documentação necessária
- Requisitos técnicos e informações para a equipa de engenharia
- Objectivos e métricas pormenorizados
- Documentação sobre problemas conhecidos
- Avaliação completa dos riscos
- Orçamento previsional
Além disso, ao obter a adesão dos superiores hierárquicos, não se esqueça de obter a adesão da sua equipa de vendas. Concentre-se na produtividade dos seus representantes: ajude-os a ver como esta mudança os ajudará a melhorar o seu trabalho.
Objectivo 6: Concluir a configuração do sistema
1-3 SEMANAS: Se completou o primeiro objectivo deste roteiro de implementação do CRM, então os seus dados já estão limpos e prontos para serem exportados para um novo sistema.
Agora que a compra está concluída, irá colher os frutos desse trabalho de preparação antecipado. Não só poupará tempo a migrar os dados para o novo CRM -quanto mais depressa passar para o novo sistema, menos tempo terá de gastar a pagar por dois CRM, o que poderia facilmente poupar-lhe milhares de dólares.
Para concluir a configuração do sistema, siga estes três passos:
- Configure o seu CRM: Personalize o seu pipeline de vendas, páginas de leads e campos personalizados, e importe quaisquer modelos e sequências de correio electrónico que tenha configurado.
- Migrar os seus dados: Importe os dados dos clientes e dos potenciais clientes e teste-os para se certificar de que estão correctamente configurados.
- Importar utilizadores: Configure a sua equipa de vendas no novo sistema, certifique-se de que têm as permissões de utilizador, a configuração do correio electrónico e os números de telefone correctos.
- Integrar o resto da sua pilha de vendas: Juntamente com a sua equipa de operações, marketing e engenharia, configure APIs, integrações Zapier ou integrações nativas para o resto da sua pilha de tecnologia de vendas e marketing.
Sabia que...
Close CRM integra-se com mais de 75 ferramentas de topo para vendas, marketing, prospecção, comunicação e muito mais. Confira todas as nossas principais integrações aqui.
Objectivo 7: Formar a sua equipa no novo CRM
1 SEMANA: Agora que tudo está pronto, cabe-lhe a si, enquanto líder de vendas, certificar-se de que a taxa de adopção e a utilização da sua equipa são elevadas.
A melhor forma de motivar a sua equipa é garantir que a sua primeira interacção com o novo CRM é infinitamente mais fácil do que com o sistema anterior.
Eis a explicação de Nick Persico:
"Vimos que, quando uma empresa muda para um novo CRM, o que importa é o primeiro momento em que o representante de vendas inicia sessão, vê as suas contas, a sua actividade anterior, as suas tarefas e está pronto para começar. É a isso que eles respondem. O valor surge quando vêem os seus dados e a sua actividade representados no novo CRM de uma forma melhor para os ajudar a serem mais produtivos."
Tire partido de qualquer formação oferecida pelo novo fornecedor de CRM. Além disso, procure tutoriais em vídeo de utilizadores actuais e seleccione os melhores materiais de formação para que os seus representantes aprendam rapidamente o novo sistema.
Objectivo 8: Concluir a transferência para o novo sistema
<1 WEEK: This final goal of your CRM implementation timeline will take you over the finish line and push your project completion to 100%.
Chegou o momento de verificar as últimas tarefas do seu plano de projecto:
- Verifique se todos os seus dados de CRM foram transferidos do sistema antigo.
- Certifique-se de que toda a sua equipa está a par do novo sistema.
- Elimine o CRM antigo e os seus dados assim que possível e aumente a conformidade com os regulamentos de dados aplicáveis.
- Remova a sua subscrição do sistema antigo e diga adeus aos custos adicionais de um sistema que não está a utilizar!
Quando estas últimas tarefas estiverem concluídas, terá implementado com êxito o seu novo CRM!
Modelo de roteiro de implementação de CRM
Está à procura de um modelo de roteiro que possa passar e utilizar para acompanhar o seu progresso? Aqui está o nosso modelo de roteiro de implementação de CRM para utilizar.
Lembre-se: a maioria das tarefas que conduzem às etapas de implementação do CRM podem ser efectuadas em paralelo. Utilize este modelo como um guia para obter uma visão geral do projecto como um todo e, em seguida, analise o que pode ser feito ao mesmo tempo e delegue tudo o que puder para fazer avançar o projecto mais rapidamente.
Comece o seu percurso com um roteiro completo de implementação de CRM
A chave para qualquer viagem bem sucedida é certificar-se de que está a utilizar um bom mapa.
As etapas acima são dicas selecionadas que aprendemos ao ajudar milhares de startups e PMEs a implementar um novo CRM e expandir seus negócios.
Este roteiro exclusivo é seu e é garantido que o ajudará a passar do ponto A (o seu CRM actual) para o ponto B (um CRM totalmente novo) com o mínimo de atrito possível.
Mas, depois de ter mudado para um novo CRM, como é que sabe se tomou a decisão certa? Salte para o Capítulo 4 para ver os factores de sucesso de um projecto de implementação de CRM. →
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