«Planear um calendário de vendas consistente e produtivo quando se trabalha a partir de casa é tão fácil.» — Ninguém, nunca.
A agenda diária de um comercial não depende apenas da gestão do seu próprio tempo: é necessário que adapte a sua agenda e rotina à vida dos seus potenciais clientes e colegas de equipa.
Além disso, a criação de um horário de trabalho remoto apresenta desafios próprios. Os representantes de vendas que trabalham a partir de casa têm de conciliar as responsabilidades familiares, os espaços de trabalho partilhados e as distrações habituais que surgem quando se está em casa.
Não admira que seja tão difícil planear um calendário de vendas à distância.
Então, como é que os representantes de vendas de alto desempenho planeiam o seu dia para trabalharem de forma produtiva a partir de casa? Vamos ver algumas dicas de especialistas da equipa de vendas remotas aqui na Close.
Crie um plano de vendas à distância de alto desempenho: 8 dicas para organizar o seu dia de vendas
Não é fácil organizar um horário de vendas à distância que ajude a manter a produtividade. Por isso, conversámos com dois gestores de contas de alto desempenho aqui na Close— James Urie e Kate Petrone — para saber quais são os truques que utilizam para se manterem produtivos em casa.
1. Estabeleça uma rotina matinal normal
Quando se trabalha num escritório, tem-se uma rotina que se estabelece automaticamente: levantar-se, entrar no carro e conduzir até ao trabalho. Esta rotina repetitiva diz ao cérebro: «É hora de trabalhar.»
E embora sair da cama de manhã e atender o telefone de pijama possa parecer uma vantagem de trabalhar a partir de casa, a longo prazo isso prejudicará a sua produtividade nas vendas. Sem uma rotina matinal estruturada antes de começar a trabalhar, não conseguirá atingir o seu pleno potencial durante o horário de trabalho.
Acho que uma das coisas que nos prepara para o sucesso (e as pessoas podem até rir disto): levantar-se e fazer a cama. Siga a sua rotina habitual — levantar-se, tomar banho, ir fazer exercício, beber o café, tomar o pequeno-almoço e preparar-se para um dia ativo.
– Kate Petrone, Gestora de Contas na Close
Por isso, encontre a rotina matinal certa para o ajudar a preparar-se mentalmente para «ir trabalhar», mesmo que não vá fisicamente a lado nenhum. Embora possa parecer simples, esta dica serve de base para um horário de vendas à distância mais produtivo.
2. Reserve algum tempo no início do dia
A forma como começas a tua manhã determinará o teu nível de produtividade ao longo do dia. Qual é a primeira coisa que fazes assim que te sentas à secretária?
Reservo a primeira hora do meu dia para analisar as tarefas prioritárias relacionadas com os potenciais clientes e responder aos e-mails. Isso ajuda-me a organizar as ideias e a concentrar-me nas novas interações com potenciais clientes e nas demonstrações que tenho mais tarde durante o dia.
– James Urie, Gestor de Contas Sénior na Close
Começar o dia reservando um período específico para se concentrar nas suas prioridades, responder a e-mails e ouvir as mensagens de voz perdidas é uma excelente forma de preparar a sua mente para o dia. Também pode aproveitar este momento matinal para rever a sua agenda, organizar as tarefas que precisa de concluir ou preparar-se para reuniões ou demonstrações que tenha mais tarde.
Resolver estas tarefas prioritárias antes de passar para outras ações de vendas (como as chamadas não solicitadas) irá ajudá-lo a manter-se concentrado quando estiver a falar com potenciais clientes mais tarde, ao longo do dia.
Mas como é que sabes quais são as tarefas prioritárias para cada dia?
No Close, os representantes podem ver uma vista da Caixa de Entrada, que apresenta todos os e-mails recebidos, chamadas perdidas, mensagens de voz e SMS, bem como as tarefas que lhes foram atribuídas para esse dia.
Esta visualização permite aos representantes verem as suas principais prioridades numa lista rápida e tratarem primeiro dos assuntos prioritários (ou adiarem os menos urgentes).
3. Evite um ambiente de trabalho caótico, reservando tempo para tarefas específicas
Quando não se tem um horário específico para as vendas à distância que organize o dia, é fácil cair na armadilha do trabalho caótico.
Estás a escrever um e-mail quando, de repente, recebes uma chamada. Enquanto estás ao telefone, pensas na demonstração do produto que tens de fazer mais tarde. Enquanto fazes a demonstração, lembras-te do e-mail que nunca terminaste.
Este ciclo vicioso de distrações não só prejudica a sua produtividade como também o impede de dedicar aos potenciais clientes a atenção que merecem.
Eis o que dizem os nossos especialistas sobre como evitar o caos:
Organize o seu dia de forma a promover a organização e a concentração. Certifique-se de que não passa o dia inteiro num ambiente caótico.
– James Urie, Gestor de Contas Sénior na Close
Certifico-me de reservar um tempo específico para tratar de outras tarefas, para poder dedicar toda a minha atenção às reuniões e não me distrair com algo que ainda não terminei. Tento planear o meu dia com tudo, sinceramente. Assim, consigo organizar o meu dia em blocos e reservar tempo para cada coisa. Por exemplo, sei que, quando a minha agenda chega a uma determinada hora, é a minha hora de fazer chamadas.
– Kate Petrone, Gestora de Contas na Close
Definir intervalos de tempo específicos para atividades distintas permite-lhe manter a concentração e também aumenta a sua motivação de vendas ao trabalhar a partir de casa. E, claro, com este nível de organização na sua agenda de vendas à distância, poderá concentrar-se nas chamadas e reuniões com potenciais clientes.
4. Reserve espaço na sua agenda para que os potenciais clientes possam marcar uma reunião consigo
Os seus contactos e potenciais clientes são a parte mais importante do seu dia. Então, porque não dar-lhes prioridade na sua agenda?
Utilizando as suas ferramentas de agendamento preferidas, reserve blocos de tempo para o trabalho que exige concentração, mas deixe alguns momentos específicos do dia em aberto. Dessa forma, os potenciais clientes e os leads poderão marcar chamadas consigo, e poderá concentrar-se melhor nessas conversas, sabendo que as suas outras tarefas prioritárias já foram concluídas.
5. Lembre-se de fazer uma pausa
Esta dica simples pode fazer uma enorme diferença na sua rotina de trabalho remoto.
Sabemos que é difícil manter a motivação de vendas num ambiente de trabalho remoto. É difícil (se não impossível) recriar aquele ambiente animado e a energia do espaço de vendas, e ficar sentado à secretária o dia inteiro, em casa, pode começar a parecer monótono.
Por isso, certifique-se de que o seu horário de vendas à distância inclui uma pausa.
Faz uma pausa, sem dúvida. Desliga-te durante pelo menos 30 minutos. Recarrega as energias, vai dar um passeio, faz algo produtivo (que não tenha a ver com o trabalho) e depois volta.
– James Urie, Gestor de Contas Sénior na Close
Tento reservar 15 minutos de manhã e à tarde para dar um passeio ou simplesmente afastar-me um pouco do computador. Isto ajuda-me a recarregar baterias, mantém a minha energia em alta e permite-me voltar a concentrar-me e concluir tudo o que tenho na minha lista.
– Kate Petrone, Gestora de Contas na Close
6. Utilize ferramentas de comunicação para coordenar o trabalho de forma produtiva com a sua equipa
Nas vendas à distância, a comunicação com o resto da equipa é fundamental.
Mas como pode organizar o seu calendário de vendas de forma a otimizar a comunicação sem interferir nos horários dos seus colegas de equipa?
O Slack tem sido uma grande mais-valia. É uma excelente forma de comunicar rapidamente com alguém — se tiver uma dúvida, basta enviar-lhes uma mensagem e eles respondem-me imediatamente. Além disso, ter um calendário partilhado. Assim, se estiver numa chamada com alguém, consigo ver a disponibilidade dos meus colegas de equipa. Se precisar de os incluir, nem sequer preciso de perguntar: basta agendar e convidá-los para a chamada num horário em que o calendário deles esteja livre.
– Kate Petrone, Gestora de Contas na Close
Quando precisar de incluir um colega de equipa numa chamada em curso, as funcionalidades de acompanhamento de chamadas do Close também podem ajudar. Basta clicar no botão «Convidar» durante a chamada e verá quais dos seus colegas de equipa estão online nesse momento. Depois, pode convidá-los a juntarem-se à chamada em direto.
7. Carrega no botão de reinício no final do dia
A otimização da produtividade no início do dia começa, na verdade, com um balanço eficaz do dia anterior.
Reservo um pouco de tempo no final do dia para rever e tratar de quaisquer assuntos prioritários, ou simplesmente para dar um último toque no resto da lista de tarefas do dia. É como carregar no botão de reinício para o dia seguinte
– James Urie, Gestor de Contas Sénior na Close
Ao reservar algum tempo no final do seu horário diário de vendas, garantirá que tem tempo para concluir quaisquer tarefas urgentes antes do fim do dia (e evitará passar a noite a preocupar-se com algo que ficou por fazer).
Quando as tarefas urgentes estiverem concluídas, terá uma folha em branco para começar na manhã seguinte. Em vez de deixar as tarefas acumularem-se na sua caixa de entrada, poderá resolvê-las de forma produtiva.
8. Definir horários de atendimento e de encerramento
Parte da criação do seu horário de trabalho remoto ideal consiste em definir uma hora para começar e uma hora para terminar o trabalho.
É claro que isso dependerá da sua rotina em casa e das responsabilidades familiares que tem de cumprir. Mas, ao definir o seu horário de trabalho específico (e as horas em que está desligado), pode garantir que a sua vida profissional e pessoal permaneçam separadas e evitar a tentação de responder a e-mails a altas horas da noite ou de verificar o telemóvel durante o jantar.
Marque um horário para parar de trabalhar, desligue o Slack e não olhe para o telemóvel. Ter essa separação permite-lhe começar o dia seguinte com energia renovada e não sentir que a sua casa é o seu escritório. É preciso ter essa separação na sua mente: trabalho nestas horas e estou de folga nestas outras. E é importante que os seus colegas de trabalho também respeitem isso. É bom ter esse respeito e confiança com os seus colegas de trabalho de que lhes dará resposta quando estiver disponível.
– Kate Petrone, Gestora de Contas na Close
Quando se tem um horário de trabalho bem definido e se comunica isso claramente ao resto da equipa, é possível ignorar as mensagens sem qualquer sentimento de culpa até voltar a estar online e manter a vida pessoal separada da vida profissional.
Como criar o melhor horário de vendas à distância para a sua vida
Em última análise, o melhor horário para vendas à distância dependerá de si.
Quando é que és mais produtivo? Que tipo de rotina matinal te prepara para um dia ativo? Quais são os teus horários ideais para começar e terminar o dia? Quanto tempo deve durar a tua hora de almoço?
A resposta a estas perguntas depende de si. Não organize o seu horário de trabalho remoto com base num horário anterior de trabalho no escritório ou no horário de trabalho a partir de casa de outra pessoa.
A sua motivação, os seus níveis de energia e as suas responsabilidades familiares são únicos, por isso o seu horário de trabalho remoto deve ser adaptado a si. Planeie um horário que faça sentido para si e esteja disposto a ajustá-lo à medida que avança. Assim, estará pronto para um dia verdadeiramente produtivo de vendas à distância.
Agora é a tua vez. Como organizas o teu dia de trabalho? O que funciona para ti? O que te está a causar dificuldades? Tens alguma dica para partilhar? Conta-me no LinkedIn!
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