A sua pequena empresa está a começar a ficar demasiado grande para o seu sistema organizacional atual? Acredite ou não, um modelo de CRM no Excel pode muito bem ser a sua salvação, meu amigo.
Sei por experiência própria que este tipo de crescimento acontece mais depressa do que se imagina. Num dia, está tudo a correr bem. No dia seguinte, tem mais oportunidades de vendas a chegar do que o seu sistema de post-its consegue gerir, e encontra tufos de cabelo no ralo do chuveiro. Quando o negócio está em alta, informações importantes começam a escapar, mas são os seus clientes que sofrem as consequências.
Felizmente, um sistema de gestão de relações com o cliente (CRM) baseado no Microsoft Excel pode resolver facilmente este problema para a sua empresa. E hoje é o seu dia de sorte — porque tenho a solução ideal para si: o nosso modelo gratuito de CRM para Excel, já testado e comprovado, que pode descarregar aqui mesmo.
Depois de descarregar esse modelo gratuito de CRM para o Excel, continue a ler para saber como utilizar o Microsoft Excel como ferramenta de CRM já agora — e vamos analisar se essa é realmente a solução de que a sua empresa precisa. Mas primeiro...
Resumo
- Os modelos de CRM do Excel podem ser utilizados como sistema de CRM para equipas pequenas com orçamentos limitados.
- Close um modelo gratuito do Excel para acompanhar contactos, negócios e fases de venda.
- Configure-o adicionando os seus dados, definindo o seu processo de vendas e personalizando os campos.
- As vantagens incluem o baixo custo, a rápida instalação e a facilidade de utilização.
- Entre as desvantagens contam-se as atualizações manuais e as tarefas de integração.
- À medida que as empresas crescem, acabam por ficar limitadas pelo Excel.
Obtenha o seu modelo gratuito de CRM para Excel
Vou mostrar-lhe exatamente como criar uma folha de cálculo de CRM no Microsoft Excel. Mas se quiser mesmo simplificar o processo, descarregue este modelo gratuito com tudo o que precisa para começar. Eis porque o recomendo:
- É grátis: este modelo não lhe vai custar um cêntimo. Não há nada melhor do que isso!
- É fácil de personalizar: cada equipa de vendas é diferente. Adapte este modelo às suas necessidades
- Foi concebido especificamente para o Excel: diga adeus aos erros de formatação estranhos. Este modelo foi criado para o Microsoft Excel, pelo que funciona na perfeição
- Veja as principais informações de vendas num relance: Quer ver a sua lista de contactos? Está interessado no estado do lead do potencial cliente ABC? E a data de conclusão do negócio com o cliente existente XYZ? Este modelo dá-lhe as respostas de que precisa, quando precisa delas
- Faça uma gestão eficaz da sua equipa de vendas: não se limite a analisar os dados de vendas, coloque-os em prática. Este modelo permite-lhe atribuir novos clientes potenciais aos membros da equipa mais qualificados. Também pode utilizar os dados guardados para prever com precisão as vendas futuras e planear os recursos
Quer criar um CRM no Google Sheets em vez de usar o Microsoft Excel? Eu ajudo-o. Consulte este artigo para obter instruções passo a passo e um modelo gratuito de CRM para o Google Sheets.
E se quiser saber como criar uma interface intuitiva para o seu CRM de vendas, de forma a melhorar a experiência do utilizador, consulte o nosso artigo.
Será que um CRM baseado numa simples folha de cálculo é adequado para a sua pequena empresa?
Precisa de uma forma mais eficaz de armazenar informações sobre os clientes e acompanhar os potenciais clientes. Mas será que um CRM no Excel é a solução certa para a sua empresa? Talvez precise de algo com um pouco mais de potência.
Consulte esta lista para saber se um CRM baseado no Excel é adequado para si ou se necessita de um software de CRM totalmente desenvolvido:
- A vossa empresa é muito pequena e tem uma base de clientes muito reduzida
- O seu funil de vendas não está a transbordar de novos clientes potenciais
- O teu processo de vendas é bastante simples — e tu gostas que seja assim
- Precisa de guardar os dados de contacto e acompanhar as receitas, mas é basicamente isso
- Não dispõe de orçamento para um software de CRM com todas as funcionalidades, como o HubSpot
Se estiver indeciso sobre o que funcionará melhor, sugiro um meio-termo: experimente as duas opções.
Crie um CRM no Excel. Depois, inscreva-se para um período de teste gratuito de 14 dias do Close. A nossa plataforma é fácil de usar e tem todas as ferramentas de que precisa para fechar negócios, mas não lhe vai custar uma fortuna.
Pode então comparar as duas opções para ver qual funciona melhor para os seus fluxos de trabalho de vendas e gestão de projetos.
Se quiser saber mais sobre por que Close ideal para uma pequena empresa, consulte o nosso artigo.
Vantagens de utilizar o Excel como CRM de vendas
O Microsoft Excel pode não ser capaz de competir com um CRM especializado. Mas isso não significa que não possa ajudá-lo a criar um funil de vendas eficaz. Aqui estão quatro vantagens desta abordagem:
- É gratuito: pode criar um CRM no Excel por exatamente 0 $. Isto torna-o um excelente ponto de partida para um software de vendas— especialmente para empresas recém-criadas ou com poucos recursos financeiros
- Poderá ver os dados de potenciais clientes e clientes numa única visualização: não quer perder tempo à procura de dados importantes relacionados com o seu negócio. O que quer é utilizar esses dados para concretizar vendas. A lista de potenciais clientes e clientes disponível no Excel facilita imenso a gestão de contactos
- Pode concentrar-se totalmente nos negócios em curso: o facto de poder filtrar e organizar rapidamente a sua base de dados de CRM no Excel significa que pode concentrar-se nos negócios certos, no momento certo, em vez de ter de vasculhar os papéis na sua secretária. (Isto pressupõe que lida com um volume reduzido de potenciais clientes e que consegue facilmente manter todos os dados relevantes em mente)
- Pode começar a utilizar o seu CRM no Excel num instante: o Excel é uma ferramenta empresarial comum. Como tal, a maioria das pessoas sabe como utilizá-lo. Se estiver familiarizado com este software, pode utilizá-lo para fins de CRM sem grande necessidade de formação — ou mesmo sem qualquer formação. Se for um especialista em Excel, pode até adicionar os seus próprios campos personalizados e tabelas dinâmicas para processar e analisar os dados ainda melhor
Desvantagens de utilizar o Excel como CRM de vendas
Lamento ser portador de más notícias, mas um CRM baseado no Excel apresenta algumas limitações. Aqui estão alguns contras que deverá ter em conta antes de avançar com esta solução para o seu sistema de gestão de relações com os clientes:
- O espaço para notas é limitado: é necessário registar as interações diretas que tem com potenciais clientes e clientes para manter boas relações. Infelizmente, um CRM no Excel não lhe oferece as ferramentas nem o espaço de que necessita para tomar notas adequadas ou elaborar relatórios de vendas
- Isso vai prolongar o seu dia de trabalho: terá de introduzir manualmente cada interação, lead, endereço de e-mail e outras informações dos clientes no seu CRM do Excel. Se trabalhar sozinho, isso pode não ser um problema. Mas se gerir uma equipa — mesmo que seja pequena —, isso é impraticável. Já vi muitas folhas de cálculo inchadas, inconsistentes e imprecisas para saber que isto é verdade. Quase sempre leva à perda de negócios, à baixa moral da equipa e a uma falta geral de sucesso
- Não terá acesso a integrações úteis: o Excel não consegue ligar-se às outras aplicações que utiliza para gerir o seu negócio, o que significa que não poderá criar automatizações como um verdadeiro CRM permite. Basicamente, prepare-se para ver os seus níveis de produtividade sofrerem um grande impacto
- Não há espaço de armazenamento. O Excel não tem espaço para guardar conversas de e-mail, propostas, contratos e outros documentos importantes: por isso, terá de se lembrar onde estão essas coisas (boa sorte!)
Se receia que um CRM no Excel o possa limitar, considere investir num CRM a sério.
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Isto torna-o na ferramenta de vendas perfeita para profissionais do setor imobiliário, startups de SaaS, empresas B2B e qualquer outra empresa que pretenda um produto de qualidade a um preço justo.
Siga estes 4 passos para criar um CRM no Excel
Pronto para criar uma base de dados de CRM no Excel? Este processo de quatro passos vai ajudá-lo a fazê-lo:
Passo 1. Descarregue o nosso modelo gratuito de CRM em Excel
Embora seja opcional, o nosso modelo gratuito poupa horas de configuração e garante que os campos recomendados já estão integrados.
Se decidires aceitar a minha oferta, inscreve-te abaixo. Depois, verifica o teu e-mail para veres o link de download e abre o ficheiro. Por fim, segue as instruções incluídas para começares.
Passo 2. Adicione os seus dados ao seu CRM do Excel
Agora que já está no Microsoft Excel, tem de introduzir os dados de vendas. Comece por escolher o tipo de informação sobre os clientes que pretende registar. Sugiro que registe pelo menos 13 detalhes diferentes para cada contacto, que pode guardar em campos separados:
- Nome da empresa
- Data de criação
- Cessionário
- Estado da oportunidade
- Fase de oportunidade
- valor em $
- Site
- Endereço
- Contacto principal
- Endereço de e-mail
- Número de telefone
- Perfil no LinkedIn
- Notas
Agora, se decidir utilizar o modelo de folha de cálculo que disponibilizamos, irá verificar que estes 13 campos já estão incluídos. Basta aceder à folha «Oportunidades», eliminar os dados de exemplo e, em seguida, adicionar os seus próprios dados. (Também pode adicionar campos adicionais ao modelo. Quer acompanhar as fontes dos leads, por exemplo? Basta adicionar um novo campo e introduzir os detalhes.)
Sugiro que preencha cada campo com o máximo de informações possível. Isso irá ajudá-lo nas tarefas de acompanhamento de leads no futuro e garantir que consiga fechar mais negócios ao longo do tempo.
Passo 3. Defina o seu processo de vendas
Agora que criou um modelo básico de CRM no Excel, deve dedicar algum tempo a definir o processo de vendas da sua empresa. Isto ajuda-o a personalizar o seu modelo de CRM para que este reflita as etapas de vendas e o fluxo de trabalho reais da sua empresa.
Antes de mais nada, anote os passos que utiliza atualmente (ou que gostaria de utilizar) para fechar negócios. Depois, procure formas de melhorar esse processo. (Nota: sugiro que registe todos estes detalhes numa espécie de «manual», para que os novos representantes possam aceder facilmente a ele.)
No modelo para download que disponibilizamos, existem sete fases de oportunidade pré-definidas:
- Qualificado
- Acompanhamento
- Demonstração
- Negociação
- Venceu
- Perdido
- Sem qualificações
Existem também três estados de oportunidade predefinidos:
- Aberto
- Encerrado
- Venceu
Depois de definir o seu processo de vendas, poderá verificar se este corresponde às opções pré-definidas no modelo. Caso contrário, o quarto passo irá ajudá-lo a personalizar o modelo de forma eficaz.
Passo 4. Personalize o seu software de CRM do Excel
Agora é hora de personalizar esta folha de cálculo do Excel. Para tal, aceda à folha e transfira os potenciais clientes para diferentes fases do ciclo de oportunidades. Aproveite para ajustar também o estado das oportunidades.
Eis como funciona este processo utilizando o modelo gratuito que disponibilizamos:
- Clique com o botão direito do rato nos separadores na parte inferior do seu Excel CRM
- Selecione «Mostrar» na lista de opções que aparece no menu suspenso. Isto irá abrir uma janela onde poderá selecionar as guias que pretende mostrar na folha de cálculo
- Selecione «Definições» e, em seguida, clique em «OK». Isto permitirá que veja o separador «Definições» na parte inferior. Aqui, encontrará os «Estágios de Oportunidades» e os «Estados de Oportunidades» predefinidos
- Por fim, pode personalizar estas listas para se adequarem ao seu próprio processo de vendas. Tudo o que adicionar ficará automaticamente disponível na folha «Oportunidades»
E pronto! Estes quatro passos fáceis vão ajudar-te a criar um CRM simples no Excel.
Torne-se um especialista em gestão de relações com o cliente: como gerir (e melhorar) o seu CRM no Excel
Agora que criou o seu próprio CRM no Excel, terá de o gerir para se manter produtivo e garantir o bom funcionamento do seu processo de vendas. Aqui ficam quatro dicas rápidas para o ajudar a fazê-lo:
1. Limpe regularmente os dados do seu CRM
O seu CRM no Excel representa um grande avanço em relação ao sistema de papel e caneta que provavelmente utilizava anteriormente.
No entanto, as bases de dados em folhas de cálculo podem ficar desorganizadas num piscar de olhos, por isso é essencial que se comprometa a fazer uma manutenção regular. Com que frequência? Reserve algum tempo todos os meses para limpar os seus dados. (Se tiver um pipeline de vendas pequeno, talvez só precise de fazer isto uma vez por trimestre. Mas não se descuide!)
Comece por verificar os seus leads em cada fase do processo de oportunidade. Estas informações estão corretas? Alguma destas oportunidades mudou de fase ou foi concluída? Também pode filtrar as oportunidades que foram concluídas como perdidas e removê-las da sua base de dados. Dessa forma, não sobrecarregam a sua folha de cálculo.
2. Verifique o seu painel de vendas (utilizando o nosso modelo gratuito de CRM em Excel)
A nossa folha de cálculo Excel de CRM inclui um painel de controlo pré-configurado, que pode utilizar para acompanhar o desempenho do seu processo de vendas. Sugiro que o faça pelo menos uma vez por semana.
Porquê? Porque isso irá ajudá-lo a perceber como é que os leads se distribuem ao longo do seu funil de vendas, para identificar em que ponto ficam retidos ou abandonam o seu processo de vendas atual.
Dê também uma vista de olhos no separador «Negócios concluídos». Quantos desses eram contactos não qualificados? Se tiver um número elevado de contactos não qualificados, talvez seja melhor atualizar o seu processo de qualificação.
Por fim, verifique as suas oportunidades em aberto, bem como o valor estimado de cada negócio. Isto irá ajudá-lo a prever as vendas futuras com muito mais precisão do que seria possível de outra forma.
3. Designar um «proprietário» da folha de cálculo
Tem várias pessoas na sua equipa que utilizam regularmente a mesma folha de Excel do CRM? Faça um favor a si mesmo e designe uma pessoa para se encarregar da manutenção dos dados nessa folha.
Embora não seja uma tarefa agradável, é essencial. A pessoa que escolher para esta tarefa pode acompanhar o resto da equipa e garantir que atualizam sempre as informações quando necessário. Também pode aprender todos os pormenores da ferramenta e formar os membros da equipa sobre funcionalidades específicas. A formação cruzada sobre a manutenção da folha de cálculo também ajuda a garantir a continuidade do trabalho quando alguém está ausente.
4. Saiba quando é altura de atualizar a gestão do seu funil de vendas
O seu CRM no Excel irá ajudá-lo a manter os dados dos seus clientes organizados e num único local. Mas uma folha de cálculo — mesmo uma sofisticada da Microsoft — não consegue acompanhar o crescimento do seu negócio.
À medida que utiliza esta folha de cálculo para consolidar os seus dados de potenciais clientes e clientes, esteja atento aos sinais de que é altura de mudar para um sistema de CRM específico.
Eis alguns sinais de que a sua empresa está pronta para um verdadeiro CRM:
- Os dados de clientes e potenciais clientes perdem-se com frequência
- A introdução manual de dados consome horas da sua semana já tão ocupada
- A sua equipa de vendas está a crescer e não consegue partilhar documentos importantes com ela
- Não consegue atribuir tarefas de forma eficaz aos vendedores dedicados da sua equipa
- O seu ciclo de vendas parece estar a tornar-se cada vez mais longo
- Não consegue ver como os seus representantes de vendas interagem com os potenciais clientes e os clientes
Se notar estes sinais de alerta, considere atualizar a sua solução de CRM. Existem inúmeras opções disponíveis no mercado. Algumas delas combinam excelentes funcionalidades com preços acessíveis. Por falar nisso...
Um modelo gratuito de CRM em Excel é apenas um ponto de partida: experimente Close
Não há dúvida: o seu modelo de CRM em Excel será muito melhor do que o sistema de post-its de antigamente. Mas, à medida que o seu negócio crescer, vai perceber que precisa de algo mais. Por enquanto, se ainda não o descarregou,clique aqui para obter o nosso modelo de CRM gratuito em formato Excel.
Essa história das «folhas de cálculo» não vai funcionar para sempre. Vais perceber que a tua produtividade está por baixo e que os dados dos teus clientes não são nada precisos.
Quando esse dia chegar, Close pronta para o receber. E já que está aqui, experimente os nossos serviços. Tenho a certeza de que aquele modelo de CRM em Excel lhe vai parecer uma brincadeira de crianças.
A nossa plataforma CRM multifuncional é apreciada por milhares de equipas de vendas em todo o mundo, pois é fácil de utilizar, inclui funcionalidades de ponta e está disponível a um preço acessível.
Mas não acredite apenas na minha palavra. Inscreva-se para um período de teste gratuito de 14 dias Close experimente por si mesmo as funcionalidades de chamadas integradas da nossa ferramenta, a sincronização bidirecional de e-mails, a visualização intuitiva do pipeline e as automatizações úteis. Depois, aplique-as em qualquer situação que achar adequada. Acho que vai adorar os resultados!
Perguntas frequentes sobre a criação de um CRM no Excel
Em que difere um CRM no Excel de um CRM no Google Sheets?
O Excel oferece funcionalidades mais avançadas e processa conjuntos de dados maiores com maior eficiência, tornando-o adequado para análises complexas e funcionalidades de personalização mais avançadas. O Google Sheets oferece mais vantagens em termos de colaboração em tempo real e acessibilidade na nuvem. Integra-se perfeitamente com outras aplicações do Google Workspace para os utilizadores.
Quais são as melhores práticas para garantir a precisão dos dados num CRM do Excel?
Para garantir a precisão dos dados num CRM do Excel, comprometa-se a realizar uma limpeza regular dos dados. Elimine informações desatualizadas e verifique o estado dos leads. O ideal é realizar uma limpeza mensal.
Nomeie um «responsável» específico para supervisionar a folha de cálculo. Este responsável pode garantir a consistência na introdução de dados e facilitar as atualizações por parte dos membros da equipa. Diretrizes claras para a importação de informações ajudam a evitar erros e inconsistências. Diretrizes como estas são particularmente importantes nos CRMs do Excel, uma vez que a introdução de dados é manual e, por isso, está sujeita a erros.
Que indicadores-chave posso acompanhar num painel de controlo de CRM no Excel?
Apesar das suas limitações, os CRMs do Excel permitem monitorizar algumas métricas de vendas essenciais:
- Distribuição de leads ao longo do funil de vendas
- Valor estimado da transação
- Fechado – oportunidades perdidas
- Eficácia da qualificação de leads
- Previsão das vendas futuras
- Contagem de negócios concluídos
- Fases e estados das oportunidades
Pode utilizar isto para identificar pontos de estrangulamento no seu processo de vendas, prever as vendas futuras com maior precisão e avaliar a eficácia da qualificação dos seus leads.
Quais são os riscos de segurança associados à utilização de um CRM no Excel?
A utilização de um CRM no Excel apresenta vários riscos de segurança devido à sua conceção inerente. Os ficheiros podem ser facilmente partilhados, copiados ou acedidos sem controlos de permissão robustos, o que aumenta a vulnerabilidade ao acesso não autorizado ou a fugas de dados.
Ao contrário das plataformas de CRM dedicadas, o Excel não dispõe de encriptação avançada, registos de auditoria nem controlo de versões. Isto dificulta o acompanhamento das alterações e acarreta riscos legais significativos no que diz respeito à privacidade dos dados.
