Queres saber uma coisa de loucos?
Existem 585 000 empresas de tecnologia nos Estados Unidos. E adivinhem só: praticamente todas elas querem vender à sua empresa mais um gadget revolucionário ou um software inovador.
Infelizmente, a economia mundial está em crise. A inflação está nas alturas e a maioria dos especialistas prevê algum tipo de recessão nos próximos 6 a 12 meses. Isso significa que provavelmente não vai conseguir continuar a suportar os custos da infraestrutura tecnológica excessivamente complexa da sua empresa. Talvez seja necessário apertar o cinto.
Na verdade, isso é positivo. Gastar dinheiro em 53 soluções SaaS diferentes é caro. E ter de alternar diariamente entre todas essas ferramentas consome muito tempo. É preciso encontrar uma forma de simplificar a sua infraestrutura tecnológica, mantendo ao mesmo tempo o seu processo de vendas atual. Será que isso é possível?
Claro que sim! Neste artigo, vou explicar-lhe por que razão a consolidação da pilha tecnológica é vantajosa e como fazê-lo em passos simples. Assim, poderá voltar a dedicar-se de corpo e alma às iniciativas do departamento o mais rapidamente possível.
As vantagens da consolidação da pilha tecnológica
Não vou mentir: consolidar a vossa pilha tecnológica vai exigir tempo e esforço.
A questão é: no final, valerá a pena? Isso cabe a si decidir. Para o ajudar a decidir, é preciso compreender os inúmeros benefícios de que irá usufruir.
Eis quatro vantagens principais da consolidação da pilha tecnológica:
Poupa tempo à sua equipa
De acordo com a Harvard Business Review, um funcionário de escritório demora, em média, pouco mais de dois segundos a mudar de uma aplicação ou site para outro.
Isso pode não parecer muito, até percebermos que esses trabalhadores alternam entre aplicações e sites 1 200 vezes por dia. O resultado? Uma perda de 40 minutos por funcionário, por dia. E isto partindo do princípio de que não se distraem durante a transição.
E ainda há pior. O mesmo artigo da HBR afirma que alternar entre aplicações e sites desta forma é «cognitivamente desgastante». Fazer isso «aumenta a produção de cortisol (a principal hormona do stress) pelo cérebro, torna-nos mais lentos e dificulta a concentração». Ugh…
A consolidação da pilha tecnológica ajudará a eliminar as ineficiências causadas pela alternância entre aplicações e a aumentar a produtividade. Pense em quantos negócios a sua equipa poderá fechar.
Reduz as despesas
Uma empresa gasta ,em média , 2 623 dólares por ano em produtos SaaS— por colaborador.
Quantos representantes de vendas gere? 5? 10? 20? O custo destas ferramentas acumula-se rapidamente. A consolidação da pilha tecnológica irá ajudá-lo a poupar bastante dinheiro para a empresa.
E se pudesse investir numa única aplicação para gestão do funil de vendas, automatização, previsão e outras tarefas de vendas, em vez de três soluções distintas? As plataformas de CRM, como Close isso uma realidade. Basta encontrar as ferramentas certas para as suas necessidades. (Mais informações sobre isto abaixo.)
Melhora a comunicação
Quantas aplicações de mensagens a sua empresa utiliza? Deixe-me adivinhar: o Slack para perguntas rápidas, o e-mail para respostas detalhadas, o Zoom para interações cara a cara… Esqueci-me de alguma coisa?
Se o «ecossistema de comunicação» da sua equipa incluir mais do que uma aplicação, talvez seja melhor repensar a sua estratégia. Isso custa muito dinheiro à sua empresa, como acabámos de ver.
Mas isso também está a reforçar os silos de dados. A informação fica arquivada em determinadas plataformas, para nunca mais ser vista. Porquê? Porque ninguém se lembra de qual foi a aplicação que utilizaram para partilhar os dados. É um problema grave — um problema que a consolidação da pilha tecnológica pode resolver facilmente.
Reforça a segurança dos dados
No ano passado, registaram-se 1 802 violações de dados nos EUA, que afetaram 422 milhões de pessoas.
Todas aquelas novas tecnologias que adquiriu para a sua equipa de vendas? Podem colocar a sua empresa em risco. A consolidação da pilha tecnológica reduz o número de alvos nas suas costas.
Gosto tanto de ferramentas SaaS e de dispositivos sofisticados como qualquer outra pessoa. Mas sejamos honestos. Provavelmente não precisa de todas as aplicações a que a sua equipa de vendas está inscrita. Eliminar algumas delas dará aos cibercriminosos menos oportunidades de roubar dados da empresa e dados pessoais.
Um guia passo a passo para consolidar a sua pilha tecnológica
A consolidação da pilha tecnológica é, obviamente, benéfica. Se está pronto para dar o salto e otimizar o conjunto de tecnologias do seu departamento, siga este guia simples de sete passos:
1. Faça uma auditoria à sua pilha tecnológica
Comece por avaliar a sua pilha tecnológica atual. Que ferramentas de software externas utiliza? Que fornecedores de SaaS oferecem realmente os serviços de que necessita? Além disso, certifique-se de verificar quantas licenças tem em cada plano – muitas empresas de SaaS cobram por licença, pelo que, se os utilizadores incluírem ex-funcionários ou pessoas que não utilizam a ferramenta, poderá estar a pagar mais do que o necessário.
Provavelmente, a sua pilha tecnológica é muito mais extensa do que imagina. Afinal, uma empresa média utiliza 110 aplicações SaaS diferentes. Sim, leu bem: 110. Caramba!
Para ser claro, não comece ainda a eliminar software nem a rescindir contratos de serviço. Tudo o que precisa de fazer neste momento é identificar as aplicações que a sua equipa de vendas utiliza regularmente, os benefícios que cada uma delas proporciona e o montante que gasta para aceder a estas ferramentas.
Podes dar uma boa limpeza à tua pilha de tecnologias mais tarde, assim que tiveres decidido quais as aplicações que vais manter. Tens de ter paciência, meu jovem padawan.
2. Identificar redundâncias
Dedicou algum tempo a analisar a sua pilha tecnológica atual. Ficou com vontade de vomitar só de pensar nas centenas (milhares?) de dólares que o seu departamento gasta em software. Mas respirou fundo e agora está pronto para seguir em frente. Está na hora de identificar as redundâncias.
Analise o seu conjunto de ferramentas tecnológicas atual e identifique as aplicações que desempenham funções semelhantes.
Por exemplo, pode acontecer que pague por uma solução de CRM e por uma ferramenta de capacitação de vendas. Precisa de ambas? Não, se utilizar a ferramenta de capacitação apenas para distribuir conteúdos a potenciais clientes. O seu CRM deve ser capaz de tratar disso sem problemas. O mesmo se aplica ao CRM e às plataformas de e-mail.
Os CRMs como Close pacotes completos de marketing por e-mail. Provavelmente não precisará de pagar também pelo Mailchimp ou pelo Constant Contact, a menos que a equipa de marketing da sua empresa os queira.
Isso faz-me lembrar: pede a opinião de outras pessoas da tua empresa. Só porque tu e os teus colaboradores não utilizam uma ferramenta, não significa que ela não tenha utilidade. Pode ter sido concebida para outras equipas.
3. Dê prioridade às ferramentas certas
Nesta altura, já avaliou a sua pilha tecnológica atual; descobriu quais as aplicações pelas quais a sua empresa paga, quais as suas funcionalidades e quanto custam; e identificou as redundâncias.
Excelente trabalho. Agora é hora de decidir quais aplicações manter e quais eliminar. Para facilitar este processo, faz a ti mesmo estas três perguntas:
- Será que precisamos mesmo desta aplicação? Para ser sincero, a resposta provavelmente é não. Para além de um CRM comprovado e, talvez, de uma aplicação de comunicação para a equipa, o resto das ferramentas na pilha tecnológica da vossa empresa provavelmente não são essenciais. Mas não se livrem delas ainda.
- Os benefícios desta aplicação compensam os custos? Uma aplicação pode não ser essencial, mas isso não significa que não tenha valor. Avalie o valor de cada aplicação. Se os benefícios de a ter forem superiores aos custos, considere mantê-la. Caso contrário, provavelmente deverá eliminá-la.
- Os outros departamentos concordam com as minhas avaliações? Lembre-se de que os outros departamentos utilizam ferramentas que o seu não utiliza. Não descarte aplicações só porque os seus representantes não compreendem os seus casos de utilização adequados. Consulte os líderes das outras equipas para saber de que ferramentas eles precisam.
Mais uma coisa: não se esqueça de ter em conta a falta de pessoal.
Como já foi referido, a economia já passou por momentos melhores. Pode estar a aproximar-se uma recessão. Infelizmente, a sua empresa poderá ter de despedir alguns colaboradores para enfrentar a tempestade que se aproxima. Tente não dispensar aplicações de que possa vir a precisar no futuro, quando a sua equipa for mais reduzida.
As ferramentas que incluem funcionalidades de automatização, por exemplo, vão ajudá-lo a fazer mais em menos tempo — mesmo que a sua equipa tenha menos membros. E, numa perspetiva mais positiva, estas ferramentas podem ajudar a sua equipa atual a lidar com uma carga de trabalho maior sem se esgotar.
4. Elaborar um plano de consolidação
Agora que já sabe quais as aplicações de que precisa, pode criar um plano de consolidação. É apenas uma forma elegante de dizer: «Vamos continuar a pagar por estas aplicações, e não por aquelas.»
Existem algumas formas de fazer isto:
Pode dispensar todas as soluções que não sejam essenciais. Pode acabar por usar folhas de cálculo em vez de um CRM, ficar sem qualquer acesso à automatização e perder vendas porque os seus representantes não se lembram de quem precisam de contactar para dar seguimento, o que parece ser uma má ideia.
Mas, enfim, a escolha das tecnologias é sua. Tome a decisão que achar melhor para o seu departamento.
Ou então, pode eliminar todas as soluções pontuais, ou seja, ferramentas concebidas com um único objetivo específico em mente, e investir numa única plataforma que permita à sua equipa realizar várias tarefas. Isto provavelmente ajudará o seu departamento a poupar dinheiro e não terá de se preocupar com integrações complicadas. No entanto, poderá ter de abdicar de funcionalidades importantes que impulsionam o negócio.
Ou, a minha opção preferida, pode investir em algumas ferramentas que desempenham várias funções. Depois, basta interligá-las para que todo o seu conjunto de ferramentas funcione como uma unidade única. Poderia ficar mais ou menos assim:
- Close: Close é um CRM que ajuda as equipas de vendas a organizar os dados dos clientes, a comunicar com potenciais clientes, a gerir o pipeline, a prever vendas futuras e muito mais.
- Slack: O Slack é uma ferramenta de comunicação popular que as equipas de vendas podem utilizar para comunicar entre si, realizar videochamadas com potenciais clientes e partilhar ficheiros.
- DocuSign: O DocuSign é uma ferramenta de gestão de documentos e assinatura eletrónica que as equipas de vendas podem utilizar para criar contratos e celebrar acordos vinculativos.
- Centus: O Centus é uma ferramenta de tradução e localização de conteúdos para websites, que garante uma adaptação meticulosa dos conteúdos, com o objetivo de melhorar a experiência do utilizador e ampliar a presença no mercado através da precisão linguística e da relevância cultural.
- ChartMogul: O ChartMogul é uma ferramenta de análise que permite aos utilizadores obter informações detalhadas sobre o desempenho dos seus negócios através de métricas como MRR, ARR, taxa de rotatividade e LTV.
Claro que isto é apenas uma ideia. A vossa pilha tecnológica provavelmente será bem diferente. Mas ilustra bem o que quero dizer: algumas aplicações bem escolhidas podem fazer toda a diferença.
5. Peça feedback à sua equipa
Criou um plano de consolidação sólido. Está na hora de o pôr em prática, certo? Ainda não…
Peça a opinião da sua equipa antes de começar a fazer alterações à toa na sua pilha de tecnologias. São eles que terão de utilizar as ferramentas que escolheu no dia a dia. Certifique-se de que gostam delas.
Sugiro que leia também análises de software em sites como o G2 e o Capterra. Pode igualmente consultar os seus contactos nas redes sociais, como o LinkedIn.
O que dizem sobre as aplicações que escolheste? A última coisa que queres é investir em algumas ferramentas, na esperança de que cada uma delas consiga fazer várias coisas, para depois perceberes que não conseguem dar resposta aos fluxos de trabalho atuais da tua equipa. Isso sim é uma grande desilusão.
6. Migrar os dados da empresa e formar os utilizadores
A sua próxima tarefa? Migrar os dados e formar os utilizadores para que possam utilizar as suas novas soluções.
Agora que já sabe quais as aplicações de software que farão parte da sua pilha tecnológica, precisa de cancelar os serviços antigos, subscrever os novos e transferir tudo para lá.
Este processo pode parecer longo e tedioso. Mas tente lembrar-se de todos os benefícios que irá obter: a sua equipa tornar-se-á mais produtiva, poupará imenso dinheiro, a comunicação entre os seus colaboradores irá melhorar e ficará menos vulnerável a ameaças de cibersegurança.
Depois de fazer a transição, terá de ensinar os seus representantes a utilizar as novas ferramentas. Isto não tem de ser uma tarefa hercúlea. A maioria das aplicações de software oferece formação completa através de vídeos no YouTube, webinars ao vivo e publicações em blogs. Explore-os para aprender todos os pormenores de cada aplicação.
7. Acompanhar e ajustar quando necessário
Por fim, acompanhe a sua nova e melhorada pilha tecnológica para garantir que funciona bem para a sua equipa.
Os seus representantes de vendas estão a gostar das ferramentas que escolheu? Continua a conseguir fechar negócios a um ritmo constante? Consegue descartar outras soluções? Ou já descartou demasiadas?
Todas estas são questões importantes. Reserve algum tempo para avaliar cuidadosamente a sua nova pilha tecnológica, para se certificar de que funciona para a sua equipa. Se não for o caso, faça os ajustes necessários. Todo o esforço que investir agora valerá a pena no final. Só tem de seguir em frente e dar o seu melhor.
Faça mais com menos
Resumindo: a sua pilha de tecnologias excessivamente complexa está a prejudicar a sua empresa. Custa uma fortuna. Reduz a produtividade dos colaboradores. E deixa a sua empresa vulnerável a ciberataques.
Pode resolver todos estes problemas apostando na consolidação da sua pilha tecnológica. Siga o processo de sete passos acima para eliminar as ferramentas que os seus representantes não utilizam e/ou adquirir novas ferramentas multifuncionais, obtendo assim um retorno muito maior do seu investimento.
Por falar em ferramentas multifuncionais, Close experimentou Close ? A nossa popular plataforma de CRM irá ajudá-lo a organizar os dados de clientes potenciais e existentes, otimizar os fluxos de trabalho das chamadas telefónicas dos seus representantes, criar campanhas completas de marketing por e-mail, prever resultados futuros e muito mais.
Inscreva-se Close para um período de teste gratuito de 14 dias do Close e veja se vale a pena integrá-lo no conjunto de ferramentas tecnológicas da sua empresa.
