Vous est-il déjà arrivé d'envoyer des messages sur Slack, de parcourir les réseaux sociaux ou de faire des choses sans rapport avec la réunion pendant un appel Zoom ? Oui, tout le monde l'a déjà fait.
À une époque obsédée par la productivité, le passage d'une tâche à l'autre (et son cousin, le multitâche) est devenu monnaie courante, souvent au détriment de la productivité commerciale.
Le changement de tâche consiste à passer rapidement d'une tâche à l'autre, ce qui interrompt le travail en profondeur et engendre des « coûts de transition » cachés qui ralentissent les commerciaux.
En gros, cela revient à « passer d'une tâche à l'autre » plutôt que de se concentrer sur une seule tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée.
On confond souvent le changement de tâche avec le multitâche. Or, le multitâche consiste à se concentrer sur deux tâches à la fois,ce qui a tendance à nuire à la productivité.
La question est la suivante : le passage d'une tâche à l'autre a-t-il le même effet ?
Dans cet article, nous allons nous pencher sur le changement de tâche et ses répercussions sur la productivité, en particulier pour les professionnels de la vente, qui doivent mener de front plusieurs activités à la fois.
Alors, si votre entreprise cherche à améliorer son fonctionnement au quotidien, soyez attentifs. De petites améliorations dans la gestion des tâches peuvent se traduire par des gains d'efficacité considérables.
La science du changement de tâche
Le changement de tâche est défini scientifiquement comme « le fait d’interrompre une tâche, volontairement ou involontairement, afin de se concentrer sur une autre ». Ce phénomène a fait l’objet de nombreuses études pour diverses raisons. D’une part, la capacité à passer rapidement d’une tâche à l’autre et à alterner son attention est considérée comme le summum du contrôle exécutif du cerveau humain — et comme l’un des traits qui distinguent l’être humain des autres animaux.
D'autre part, le passage d'une tâche à l'autre a un impact sur notre quotidien, et nous souhaitons tous optimiser notre productivité au travail et notre concentration.
Des études en neurosciences ont montré que le fait de passer fréquemment d'une tâche à l'autre entraîne ce qu'on appelle un « coût de transition ». Ce coût fait que les participants à l'étude accomplissent les tâches plus lentement et commettent davantage d'erreurs par rapport à une concentration sur une seule tâche. Certains types de préparation peuvent réduire ces coûts de transition, mais ils ne les éliminent pas complètement.
Idées reçues courantes sur le multitâche
Le fait que les êtres humains puissent passer d'une tâche à l'autre tout en poursuivant un objectif est une chose extraordinaire, quelle que soit la qualité du résultat. Mais les études nous le montrent : la mémoire de travail du cerveau est mieux exploitée lorsqu'on se concentre sur une seule chose à la fois.
Beaucoup de gens utilisent à tort l'expression « alternance des tâches » ou surestiment leur capacité à la pratiquer efficacement. Voici trois des idées reçues les plus courantes dont vous devez être conscient.
Changement de tâche = Multitâche
Ces deux termes désignent la gestion simultanée de plusieurs tâches, mais ils se distinguent techniquement par la manière dont le cerveau traite ces tâches.
Le multitâche implique une attention parallèle ; le changement de tâche, quant à lui, consiste en des changements d'attention successifs : si les deux nuisent à la concentration, c'est le changement de tâche qui sape le plus souvent la productivité.
Des études ont montré que la plupart des gens ne sont en réalité pas capables de faire plusieurs choses à la fois ; en fait, seuls 2,5 % de la population en sont capables. Au lieu de cela, la plupart d’entre nous ne font que passer d’une tâche à l’autre.
Il y a encore un autre terme que vous devriez connaître : le changement de contexte. Ce concept s'apparente au multitâche et au changement de tâche, mais il met l'accent sur le contexte dans lequel votre cerveau travaille. Comme vous pouvez vous en douter, le changement de contexte n'est pas non plus très bénéfique.
Le changement de tâche améliore la productivité
Si vous ne connaissez pas le paradigme du changement de tâche, on pourrait facilement croire que passer rapidement d'une tâche à une autre, même si elles sont similaires, améliore votre productivité. Vous menez plusieurs projets de front et vous faites avancer davantage de dossiers vers la conclusion, n'est-ce pas ?
En réalité, c'est vous qui payez le prix de ce changement : perte de temps, augmentation des erreurs et perte de dynamisme qui s'accumulent à chaque appel, e-mail et suivi.
Il existe différents types de « coûts de changement », que j'aborderai dans un instant, mais il y a fort à parier que la productivité globale diminuera par rapport à une concentration sur une seule tâche.
Vous vous souvenez de la dernière fois où vous étiez en état de « flow » ? Je parie que vous avez si bien réussi votre tâche parce que vous vous concentriez sur une seule chose à la fois.
Tout le monde paie les mêmes frais de changement de fournisseur
J'ai souvent entendu des gens dire : « Je suis vraiment doué pour le multitâche. » Je ne suis jamais d'accord, même si je ne le dis pas. D'abord, le multitâche productif n'est tout simplement pas possible pour le commun des mortels. Ensuite, ces personnes ne faisaient probablement que passer d'une tâche à l'autre, et non pas du multitâche.
Mais c'est vrai : certaines personnes sont plus douées que d'autres pour passer d'une tâche à l'autre.
Des facteurs tels que les traits de personnalité, les capacités cognitives, le niveau d'expertise et la fatigue mentale peuvent influencer le « coût de changement » que chaque individu subit en termes de perte de productivité. Ainsi, en réalité, vous pouvez ou non payer (et manifester) le même « coût de changement » que votre collègue, ce qui rend ce phénomène plus difficile à identifier et à contourner.
Les quatre coûts liés au changement de tâche et son impact sur les commerciaux
Les coûts liés au changement de tâche nous affectent tous, mais les commerciaux en souffrent particulièrement sur le plan professionnel. Le quotidien exigeant du métier de commercial requiert une grande concentration, une bonne gestion du temps, une grande force de caractère et une motivation sans faille. Voici comment le changement de tâche pèse sur ces aspects essentiels.
1. Coût en temps
Lorsque vous passez d'une tâche à l'autre, votre cerveau a besoin de faire une pause — même brève — pour se mettre en mode « nouvelle tâche ». Ces pauses qui semblent insignifiantes entre deux tâches importantes finissent par représenter une perte de temps bien plus importante que vous ne le pensez.
2. Coût cognitif
Passer sans cesse d'une tâche à l'autre fatigue le cerveau. Cela rend difficile de concentrer son attention sur la tâche en cours et réduit l'efficacité globale. C'est une réalité difficile à accepter pour les commerciaux. Pourquoi ? Parce que leur métier les amène naturellement à enchaîner des tâches similaires tout au long de la journée, jonglant entre appels téléphoniques, e-mails, saisie de données et objections des clients.
Il n'est pas facile d'éviter de passer d'une tâche à l'autre. Mais en vous plongeant pleinement dans chaque tâche, une à la fois, vous améliorerez vos performances… et le fonctionnement de votre cerveau.
3. Coût émotionnel
On néglige souvent le coût émotionnel lié aux changements fréquents de tâche. Pourtant, leur impact est bien réel. Passer sans cesse d'une tâche à l'autre peut être source de frustration et de surmenage, et finir par gâcher le plaisir de travailler.
Les commerciaux sont plus performants lorsqu'ils sont dans un état d'esprit positif : ils établissent un bon contact avec les clients et restent motivés. En cas de manque d'enthousiasme, vous risquez de froisser vos clients et vos collègues, et de perdre des contrats au passage.
4. Coût lié au niveau de stress
Le fait de passer sans cesse d'une tâche à l'autre peut entraîner un état de distraction, rendant le travail plus difficile et plus stressant qu'il ne devrait l'être. Les commerciaux sont déjà stressés par leurs quotas et s'inquiètent pour leurs commissions. Le fait de devoir en plus passer d'une tâche à l'autre pourrait faire monter le niveau de stress en flècheet entraîner un épuisement professionnel.
Alors, avant de passer à autre chose, réfléchis aux conséquences. Pourquoi ne pas terminer ce que tu as commencé, savourer cette satisfaction de pouvoir cocher cette tâche sur ta liste, et t'épargner le stress de devoir y revenir plus tard ?
6 stratégies pour éviter le multitâche et booster votre productivité
Maintenant que vous avez compris les limites du multitâche, vous avez sans doute besoin de trouver d'autres moyens d'améliorer votre productivité commerciale. Voici six stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour mettre fin au multitâche.
1. La technique Pomodoro
Inspirée d'un minuteur en forme de tomate (« Pomodoro » signifie « tomate » en italien), la technique Pomodoro consiste à travailler sur une tâche sans interruption pendant 25 minutes, puis à faire une pause de cinq minutes. Après trois ou quatre cycles, faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Cette méthode de gestion des tâches fixe une limite claire à la tâche en cours et vous indique la prochaine étape à suivre.
La « méthode Pomodoro » peut aider à lutter contre les interruptions et favoriser la concentration. Cela permettra de réduire au minimum les changements de tâche et la perte de productivité qui en découle.
2. Gestion du temps par plages horaires
Le « time blocking » consiste simplement à réserver (ou à bloquer) des plages horaires pour des tâches spécifiques tout au long de la journée. Ces plages horaires permettent de créer un flux de travail structuré qui réduit les changements de tâche. En effet, lorsque vous savez exactement sur quoi vous devez travailler, vous êtes moins enclin à passer sans cesse d'une tâche à l'autre.
Voici un exemple simple illustrant le déroulement des activités commerciales quotidiennes par tranches horaires :
- De 9 h à 11 h, recherche de prospects
- 11 h – 11 h 30 : consulter et répondre aux e-mails
- 11 h 30 – 12 h 30, entretien individuel avec Logan
… et ainsi de suite.
3. Hiérarchisation des tâches
Si toutes les tâches ont la même importance, passer d'une tâche à l'autre deviendra plus tentant, voire semblera nécessaire. En classant vos tâches par ordre d'importance, de la plus importante à la moins importante, vous pouvez identifier celles qui requièrent le plus l'attention de votre cortex préfrontal.
Avoir des priorités claires et une liste de tâches à accomplir permet de limiter les distractions. Cela permet également de résister à la tentation de passer à la tâche suivante avant d'avoir terminé celle en cours.
4. Le multitâche
Contrairement au multitâche, le monotâche consiste à consacrer l'ensemble de vos capacités cognitives à une seule tâche. Vous travaillez sur cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée — ou jusqu'à ce que vous ayez atteint un point d'arrêt prédéfini. Vous pouvez même mettre en place des repères de tâches, c'est-à-dire des signaux qui indiquent à votre cerveau qu'il est temps de passer d'une tâche à une autre.
De nombreuses études scientifiques ont systématiquement démontré que se concentrer sur une seule tâche cognitive est bien plus bénéfique pour les fonctions exécutives du cerveau que le passage d'une tâche à l'autre ou le multitâche.
5. Pratiquez la pleine conscience et la méditation
Mettre son esprit dans un état propice peut l'empêcher de vagabonder sans cesse. Il est prouvé que les techniques de pleine conscience et de méditation favorisent la concentration et l'attention. Quel meilleur remède contre le fait d'en faire trop que de ne rien faire du tout ?
Intégrez la méditation à votre quotidien et constatez ses effets sur votre concentration et votre productivité au travail (et à la maison).
6. Utilisez les bons outils
Les bons outils commerciaux (comme votre CRM) peuvent vous aider à mieux vous concentrer. Ils vous fournissent les informations dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches plus rapidement et plus efficacement, tout en rationalisant vos processus de travail afin d'améliorer la qualité de vos « états de flux ».
Il existe de nombreux outils destinés à améliorer la productivité commerciale, et chacun d'entre eux offre des avantages spécifiques adaptés à différents types d'équipes commerciales. Qu'il s'agisse de dynamiser la prospection, d'automatiser la prise de rendez-vous ou de suivre les indicateurs de performance, vous trouverez forcément un outil doté des fonctionnalités dont vous avez besoin pour gagner en productivité.
Et cet outil peut vous aider à remédier à cette triste réalité : en moyenne, les commerciaux ne consacrent que 35 % de leur journée à la vente. Le reste est accaparé par d'autres activités — et, très probablement, par le passage d'une tâche à l'autre.
Voici comment Close vous aider à éviter de passer d'une tâche à l'autre et à rester concentré et dans votre rythme de travail :
L'avenir du changement de tâche : distraction, automatisation et gain de temps
La technologie a envahi le lieu de travail. De manière durable. Et la situation ne va pas s'améliorer. Le monde du travail évolue, et les entreprises doivent fournir des outils permettant aux employés de gérer ces distractions, tout en réduisant les tâches fastidieuses grâce à l'automatisation.
Voici comment pourrait bien se dessiner l'avenir de la gestion des tâches au travail.
La technologie : source et solution de la distraction
Les notifications par e-mail, les messages instantanés et autres applications qui ne cessent de biper interrompent sans cesse notre concentration, entravent le travail en profondeur et entraînent des changements de tâche incessants.
Il existe toutefois des outils et des techniques (mentionnés plus haut) conçus pour éviter les changements de tâche et stimuler la productivité. À l'avenir, nous verrons sans doute apparaître davantage d'applications de gestion des tâches intelligentes, développées pour lutter contre ces distractions et améliorer la gestion du temps, la concentration et la hiérarchisation des tâches.
En voici quelques-unes qui existent déjà : StayFocusd, Focus et Noisli, pour n'en citer que quelques-unes.
L'automatisation va supplanter le changement de tâche
L'automatisation des tâches routinières et répétitives change la donne en matière de changement de tâche. Elle nous aide à réduire l'envie de passer d'une tâche à l'autre en éliminant les tâches ennuyeuses et en nous permettant de travailler de manière plus concentrée.
Par exemple, Close aux commerciaux d'automatiser leurs tâches de prospection. Ils peuvent ainsi se concentrer sur le développement de la relation client et la résolution des problèmes, plutôt que de se précipiter pour accomplir le plus vite possible des tâches fastidieuses et sans intérêt.
L'automatisation des tâches mineures permet aux commerciaux de se concentrer sur les missions qui requièrent leur expertise. Cette tendance ne fera que s'accentuer (bonjour, IA).
Une situation incertaine : les avantages et les inconvénients de l'automatisation
L'automatisation est formidable. Elle réduit le nombre de tâches fastidieuses, évite les changements de tâche et stimule la productivité. Elle permet à un commercial de consacrer toute son énergie mentale aux activités importantes, tout en accomplissant davantage en moins de temps.
Il y a toutefois des inconvénients. Un recours excessif à l'automatisation peut affaiblir nos compétences et nous faire perdre la main dans des domaines clés (comme la rédaction d'e-mails de prospection percutants, meilleurs que ceux de ChatGPT). Nous risquons également d'oublier les principes fondamentaux du fonctionnement des choses et même de perdre de vue l'interaction réelle avec le client, ce qui est néfaste pour l'amélioration continue et la croissance des ventes.
Il est important de garder le contrôle sur les tâches que nous automatisons, tout en profitant de leurs avantages.
L'avenir nous obligera à trouver un équilibre entre technologie et automatisation. Nous pouvons surmonter les distractions, automatiser les tâches fastidieuses et devenir la version la plus productive de nous-mêmes. Mais n'oublions pas comment faire les choses simplement parce que l'ordinateur les fait à notre place.
Maîtriser le changement de tâche : une lutte sans fin contre ce frein à notre productivité
Les sciences cognitives le prouvent : le changement de tâche et le multitâche ne sont pas les moteurs de productivité que l'on croyait. En réalité, ils augmentent nos erreurs et affaiblissent notre capacité de concentration.
Vous n'enverriez pas de SMS en conduisant, n'est-ce pas ? (La bonne réponse ici est « non ».) Passer d'une tâche à l'autre au volant réduit la concentration — et cela devient vraiment dangereux. Votre vie n'est pas en jeu dans le domaine de la vente, mais les mêmes principes s'appliquent.
Les meilleurs commerciaux se concentrent sur les tâches à forte valeur ajoutée tout au long du processus, plutôt que de passer sans cesse d'une tâche à l'autre. Alors, êtes-vous prêt à réduire les changements de tâche, à reprendre le contrôle de vos capacités cognitives et à faire passer votre productivité à la vitesse supérieure ?
J'ai déjà évoqué les outils de productivité commerciale. Alors, pourquoi ne Close ? Notre CRM est conçu pour être complet et convivial. Automatisez les petites tâches afin de pouvoir vous concentrer sur l'essentiel : résoudre les problèmes des clients et conclure des ventes.
