Comment organiser une réunion de révision du pipeline de vente parfaite ?

L'analyse du pipeline commercial. Sans doute la réunion qui fait le plus transpirer vos commerciaux.

Mais son rôle est essentiel : faire avancer les dossiers tout au long du processus.

Peut-être venez-vous d'accéder au poste de directeur commercial, ou peut-être que la manière dont vous examinez actuellement votre pipeline n'est plus adaptée. Quelle que soit votre situation, nous aborderons dans cet article les principes fondamentaux pour organiser vos réunions d'analyse du pipeline.

Faisons en sorte que vos commerciaux ressortent de la réunion d'analyse du pipeline avec un entonnoir de vente efficace qui leur permettra d'accélérer leur cycle de vente.

Ça te dit ? C'est parti.

Les 5 risques liés à l'absence d'analyses efficaces du pipeline

Commençons par le commencement : qu'est-ce qu'un bilan du pipeline commercial ? Un pipeline commercial est la représentation visuelle de toutes les transactions sur lesquelles un commercial travaille activement et qu’il tente de conclure.

Cela peut se faire dans un tableur, sur un tableau blanc ou dans un CRM dédié à la vente interne comme Close.

Sans un bilan de votre pipeline commercial, vous risquez de :

1. Ne pas avoir une vue d'ensemble de l'état général du pipeline commercial de votre équipe
2. Ne pas comprendre le contexte externe et interne des transactions
3. On passe à côté des défis et des menaces qui se profilent
4. Vous manquez d'informations sur les performances et les compétences de vos commerciaux
5. Avoir des prévisions de ventes erronées

Une analyse du pipeline sert à la fois d'outil de formation pour vos commerciaux et d'outil d'évaluation permettant de déterminer l'état actuel de vos ventes.

Si vous effectuez correctement vos analyses du pipeline commercial, cela devrait se traduire par une augmentation du nombre de contrats conclus et une hausse du chiffre d'affaires.

La structure d'une analyse efficace du pipeline

L'analyse du pipeline commercial peut prendre différentes formes. En fonction de la structure de votre équipe commerciale, voici quelques éléments à prendre en compte :

• Fréquence
• Hebdomadaire
• Toutes les deux semaines
• Mensuel
• Taille
• Entretiens individuels
• Rotation
• Toute l'équipe
• Durée
• La durée dépendra de la taille de l'équipe, mais une réunion de 30 à 60 minutes devrait suffire.
• Structure
• Passer en revue toutes les transactions en cours
• Examiner uniquement les transactions hautement prioritaires
• Action
• Chaque bilan doit se terminer par des mesures concrètes à prendre pour chaque commercial et ses dossiers respectifs. Il peut s'agir, par exemple, de la manière de surmonter un obstacle, de mener des négociations ou de conclure une vente.

Il n'est pas nécessaire de suivre une structure rigide ; n'hésitez pas à procéder par essais et erreurs. Voyez ce qui fonctionne pour votre équipe et votre entreprise, puis adaptez-vous en conséquence.

4 étapes pour mener une évaluation comme un pro

Maintenant que vous connaissez le format, voyons ce qui doit se passer pendant l'évaluation.

1. Demandez à votre représentant de vous fournir un résumé de l'accord

Pour commencer, votre interlocuteur devrait vous mettre au courant en vous présentant un résumé de l'accord.

Le résumé doit comporter :

• Que s'est-il passé jusqu'à présent ?
• Quelles sont les prochaines étapes ?
• Que faut-il faire pour conclure l'affaire ?
• Quel est le calendrier prévu ?

Au cours de cette synthèse, vous risquez de mettre au jour un ou plusieurs obstacles susceptibles de compromettre la transaction. C'est là qu'intervient l'étape suivante.

2. Identifiez les obstacles et mettez votre représentant au défi

Pour évaluer les chances de conclusion de la transaction, vous devez identifier les obstacles qui s'y opposent.

Voici les points à surveiller :

• Y a-t-il des problèmes de communication ?
• Y a-t-il des informations manquantes ?
• Comment votre commercial a-t-il géré les objections jusqu'à présent ?
• Qu'est-ce qui empêche actuellement cette transaction d'aboutir ?

Dans la plupart des dossiers, vous aurez des questions concernant les informations manquantes. Si votre commercial ignore de nombreux éléments concernant le prospect, il sera difficile d'évaluer les chances de conclure cette affaire.

3. Définir des mesures concrètes pour faire avancer le dossier

À la fin de l'examen, vous devriez savoir clairement quelles sont les prochaines étapes à franchir pour faire avancer le dossier dans le processus.

Voici quelques pistes d'action possibles :

• Proposer une solution concrète
• Gérer une objection
• Entrer en contact avec un décideur
• Négocier le contrat
• Faire capoter une affaire

Vous devez savoir si le commercial comprend suffisamment bien le prospect pour mener le processus à bien et conclure la vente.

4. Agir avec un sentiment d'urgence

Si vous examinez une affaire et qu'une action urgente s'impose, comme envoyer un e-mail ou passer un coup de fil, n'attendez pas la fin de la réunion : agissez immédiatement.

Le commercial peut quitter la pièce, s'occuper de ce qu'il a à faire, puis revenir et reprendre sa participation à l'examen du pipeline.

Optimisez le retour sur investissement de chaque analyse du pipeline

Il se peut qu'un de vos commerciaux passe à côté d'informations cruciales. Si cela se produit régulièrement, c'est un signal d'alarme. Cela signifie tout simplement que ce commercial nesélectionne pas suffisamment bienses prospects.

Même si cela peut être désagréable, il faut s'en occuper sans tarder.

Ce qui est formidable, c'est que lorsque vous accompagnez un commercial sur un point précis, le reste de l'équipe commerciale peut également tirer des enseignements de cette expérience.

Chaque membre de l'équipe peut acquérir des connaissances et des idées qu'il pourra mettre en pratique dans ses propres dossiers afin d'accélérer son cycle de vente.

Suivi de la dernière analyse du pipeline

Il est conseillé d'effectuer vos revues de pipeline suffisamment souvent pour vous souvenir de ce qui s'est passé lors de la dernière. Cela vous permet d'assurer le suivi des actions à mener qui en ont découlé et de demander des comptes à vos commerciaux.

Faites le point sur les dossiers les plus importants et voyez où en sont les choses depuis la dernière réunion. Demandez un compte rendu complet à ce sujet avant de passer aux autres points.

Utiliser Close analyser votre pipeline commercial

Chaque lundi, chez Close, nous faisons le point sur notre pipeline de ventes hebdomadaire.

Commençons par examiner le rapport « Entonnoir des opportunités » :

Cela nous donne une vue d'ensemble de notre pipeline de ventes actuel, notamment le taux de conversion actuel, la vitesse de vente et les étapes du tunnel de vente où les transactions se concluent plus ou moins facilement.

Nous utilisons ensuite la page « Pipeline des opportunités » dans Close pour obtenir un aperçu complet des transactions en cours cette semaine.

Sur cette page, on trouve les informations suivantes :

1. Nombre d'opportunités à chaque étape
2. Pistes
3. La valeur totale des transactions
4. Valeur attendue
5. Valeur des transactions individuelles
6. Niveau de confiance
7. Date prévue de clôture
8. Statut
9. Utilisateur

En fonction de l'importance de la transaction (valeur) ou des défis spécifiques à relever, nous examinons la fiche client correspondante afin d'avoir une meilleure idée du contexte de la transaction.

Nous passons ensuite à la page « Prospects », où nous consultons l'historique complet des interactions.

La page « Lead » nous offre un aperçu immédiat de la transaction et de ce qui s'est passé jusqu'à présent.

Ici, en quelques secondes, on peut repérer trois signaux d'alerte :

1. Le commercial a attendu six jours avant de faire le suivi après la démonstration commerciale. Pourquoi ?
2. Le compte-rendu de la dernière réunion ne comporte aucune mesure à prendre. En quoi consiste l'approbation du PDG ?
3. Il manque des tâches et des notes dans la chronologie → Impossible d'avoir une vue d'ensemble de la transaction.

Plus la page de présentation et son calendrier contiennent d'informations, mieux vous comprendrez les termes de l'accord.

Dans ce cas, nous ferions deux choses :

1. Demandez au commercial de compléter les informations manquantes.
2. Définissez les tâches nécessaires pour faire avancer le dossier.

Lors de la prochaine analyse du pipeline, nous verrons si ces mesures ont été mises en œuvre.

5 avantages des revues de pipeline

Une fois l'examen de votre pipeline terminé, vous devriez :

1. Mieux comprendre les performances et les capacités de vos commerciaux
2. Avoir plus d'informations sur les dossiers en cours
3. Être en mesure de prévoir avec plus de précision quelles transactions aboutiront
4. Savoir adapter les attentes tant de vos commerciaux que du reste de l'équipe
5. Être en mesure de fournir à vos commerciaux des mesures concrètes à mettre en œuvre

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, l'analyse de votre pipeline commercial est un succès.

Ensuite, examinez votre processus d'analyse du pipeline commercial et réfléchissez à la manière dont vous pourriez l'améliorer.

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