Un modèle d'ordre du jour pour les réunions commerciales sert de fil conducteur à votre équipe, permettant ainsi de garantir que les réunions restent ciblées, productives et axées sur les résultats.
Mais nous savons tous que les réunions commerciales ne se déroulent pas toujours comme prévu.
Je ne vais pas vous assommer avec des statistiques — c'est vous qui en faites partie. Vous savez ce que c'est que d'être assis dans une réunion qui ne mène à rien et de se dire : « Waouh… Je pourrais vraiment être en train de discuter avec des clients ou de conclure des contrats au lieu d'être assis ici. »
Eh bien, un ordre du jour pour une réunion commerciale est un moyen d'éviter tout ça. Il permet de structurer les réunions afin qu'elles aient un but, des objectifs et des actions à mener, pour que les choses avancent vraiment. Sans ordre du jour bien défini, les réunions peuvent facilement s'éloigner du sujet, dépasser le temps imparti et faire perdre tout un après-midi.
Chez Close, nous travaillons tous à distance; c'est pourquoi il est essentiel de rester régulièrement en contact, et nous savons ce qu'il faut pour élaborer un ordre du jour efficace pour une réunion commerciale.
Voyons ensemble ce que tout ordre du jour devrait contenir et comment en créer un pour vos propres réunions 👇
Que doit-on inclure dans l'ordre du jour d'une réunion commerciale ?
Objectifs clés. Discussion sur de nouvelles stratégies commerciales. Demander à l'équipe ce qu'elle pense qu'il faille faire pour décrocher ce gros client qui se trouve dans votre tunnel de conversion.
Les ordres du jour des réunions commerciales peuvent couvrir de nombreux sujets, qu'il s'agisse d'une analyse trimestrielle approfondie des objectifs et des indicateurs clés de performance ou simplement d'un point hebdomadaire. Une bonne planification et un ordre du jour bien structuré peuvent rendre les discussions plus productives. Vos commerciaux seront ainsi motivés et prêts à participer activement à la réunion.
L'ordre du jour de chaque réunion commerciale devrait inclure :
🥅 Objectifs. Que souhaitez-vous accomplir lors de cette réunion ? Souhaitez-vous que votre équipe conclue davantage de contrats, passe en revue un nouveau programme de formation ou réfléchisse à des solutions pour relever un défi commercial spécifique ? Définissez clairement les objectifs de la réunion dans votre ordre du jour avant qu'elle ne commence
📋 Points à l'ordre du jour. Présentez les points clés que vous souhaitez aborder de manière précise, concrète et pertinente, en lien avec les objectifs de la réunion, ce qui est essentiel pour une gestion efficace des performances commerciales. Il peut s'agir de discuter de nouvelles stratégies commerciales, d'analyser les performances passées ou d'organiser des formations commerciales.
🗣️ Points à aborder. Veillez à ce que l'ordre du jour ne soit pas trop vague quant aux sujets à traiter pendant la réunion. En plus de permettre de garder la réunion sur la bonne voie, le fait de mettre en avant des points précis permettra de lancer la discussion et de s'assurer que tous les sujets sont abordés
🕒 Durée. Chaque point à l'ordre du jour doit être assorti d'une durée maximale. Il n'y a rien de pire qu'une réunion qui déborde et qui bouleverse tout votre emploi du temps. Essayez d'évaluer de manière réaliste le temps que prendra chaque point et, si nécessaire, supprimez certains éléments pour que la réunion reste concise.
✔️ Mesures à prendre. Enfin , réfléchissez à ce que vous attendez de votre équipe commerciale après la réunion. Veillez à ce que votre ordre du jour comporte des tâches concrètes, comme assurer le suivi auprès des prospects ou fixer une date butoir pour la mise en place d’un nouveau logiciel, afin que votre équipe reste responsable de ses actions. Sinon, la réunion sera une perte de temps
En suivant ces étapes, vous pourrez organiser des réunions productives et captivantes qui aideront votre équipe à atteindre ses objectifs.
Comment élaborer un ordre du jour efficace pour une réunion commerciale
Prêt à créer votre propre agenda ? Voici quelques conseils essentiels qui vous seront utiles.
Définir clairement les objectifs de la réunion
La première étape pour élaborer l'ordre du jour d'une réunion commerciale consiste à définir des objectifs clairs et à établir un plan d'action pour l'équipe.
En langage commercial, demandez-vous d'abord pourquoi vous vous réunissez. Déterminez ce que vous souhaitez accomplir pendant la réunion et les sujets précis dont vous devez discuter en équipe : souhaitez-vous faire le point sur un client clé ou aborder les indicateurs clés de performance (KPI) ?
Cela permettra à votre équipe d'être sur la même longueur d'onde et de travailler ensemble vers un objectif commun dès le début de la réunion.
Donner la priorité aux thèmes clés
Répétez après moi : n'essayez pas de tout aborder en une seule réunion.
Une étude du MIT a révélé que seulement 50 % du temps consacré aux réunions est productif, bien utilisé et motivant, et ce chiffre est légèrement inférieur si votre équipe travaille à distance. Nous avons tous déjà assisté à ces réunions qui tentent d'aborder les nouvelles embauches, les lancements de produits, les objectifs, les projets à venir, les nouvelles idées en cours d'élaboration, les problèmes avec les clients…
Les amis… C'est 👏 vraiment 👏 trop 👏
Limitez-vous à un (ou, à la rigueur, deux) sujet(s) principal(aux) et veillez à ce que la réunion soit brève.
Définir les points à aborder pendant la réunion
Qui va présenter la nouvelle stratégie commerciale ? Ou expliquer les résultats des indicateurs clés de performance du quatrième trimestre au reste de l'équipe ?
Chaque point à l'ordre du jour doit être confié à une personne chargée de le coordonner. C'est essentiel pour garantir le bon déroulement de la réunion et le respect des horaires.
Idéalement, la personne chargée d'un point à l'ordre du jour devrait en être informée au moins une semaine à l'avance afin d'avoir le temps de préparer ses supports et ses informations, surtout si elle doit partager son écran avec le reste de l'équipe. Il est également judicieux de lui indiquer la durée de son intervention et à qui elle s'adressera (principalement pour qu'elle ne perde pas son temps à créer un PowerPoint de 43 diapositives qui finira à la poubelle).
N'hésitez pas à vous inspirer de cet exemple si vous le souhaitez :
Définir les mesures à prendre et les responsabilités après la réunion
À l'issue de votre réunion commerciale, passez en revue les points abordés et assurez le suivi des actions à mener.
Il n'y a rien de pire que de passer 30 minutes en réunion et de se dire à la fin… « Bon, et maintenant ? »
C'est pourquoi toutes les réunions commerciales doivent déboucher sur une action concrète. Chaque membre de l'équipe doit en ressortir en sachant exactement ce qu'il doit faire ensuite. Pour y parvenir, il suffit de suivre ces trois étapes simples :
- Faites le point sur la réunion. Il est conseillé de prendre des notes pendant la réunion afin de pouvoir, à la fin, faire le point et rappeler les points clés ou les questions abordées. L'idéal est d'envoyer par e-mail ou via Slack un résumé sous forme de liste à puces que les participants pourront consulter par la suite.
- Attribuez les responsabilités. Si certaines tâches nécessitent un suivi, attribuez-les dès la réunion. Envoyez ensuite un rappel écrit (par e-mail ou via Slack) en fixant une date limite afin que chacun rende des comptes.
Ah, et si un membre de l'équipe soulève un problème ou pose une question un tout petit peu hors sujet pendant la réunion, ne l'ignorez pas. Mettez-la de côté et dites-lui que vous y reviendrez après la réunion 👍
Éléments clés pour un modèle d'ordre du jour efficace pour une réunion commerciale
L'utilisation d'un modèle d'ordre du jour pour les réunions commerciales permet de gagner du temps, garantit la cohérence et aide chaque responsable commercial à organiser des réunions plus efficaces.
C'est une (énorme) perte de temps de créer chaque ordre du jour de réunion à partir de zéro. Un modèle personnalisable permet de définir la structure de base d'un ordre du jour de réunion commerciale, avec les points clés, les sujets de discussion et les actions à mener. Il ne vous reste ensuite plus qu'à adapter chaque section en fonction de l'objectif de votre réunion. Voici un exemple de modèle personnalisable :
Oui, le modèle est encore assez basique pour l'instant.
Mais imaginez la situation suivante : une start-up s'apprête à lancer une nouvelle fonctionnalité qui vient d'être testée par des clients bêta. L'équipe produit a transmis ses commentaires, et l'équipe commerciale doit trouver un moyen de présenter cette nouvelle fonctionnalité aux clients de manière à obtenir des résultats. Un responsable commercial organise donc une réunion pour rassembler les membres de son équipe autour d'une séance de brainstorming.
Sans ordre du jour, cette réunion risque de dérailler. Vite. Mais le responsable commercial peut utiliser un modèle d'ordre du jour de réunion commerciale pour que tout le monde reste concentré et ne s'écarte pas du sujet. Ce modèle devrait ressembler à ceci :
5 bonnes pratiques pour organiser une réunion commerciale productive
Pour que les réunions commerciales soient fructueuses, il est essentiel de respecter les bonnes pratiques : envoyer l'ordre du jour à l'avance, fixer des règles de base et respecter strictement le timing.
Voici quelques conseils pour vous aider à organiser l'ordre du jour de votre réunion commerciale :
1. Envoyer l'ordre du jour de la réunion à l'avance
Assurez-vous que votre équipe commerciale dispose de tout ce dont elle a besoin pour participer efficacement à la réunion, et l'ordre du jour doit figurer en tête de liste.
Envoyez-le bien à l'avance, et je ne parle pas de quelques heures avant la réunion. La semaine dernière, j'étais en réunion et on m'a envoyé l'ordre du jour DEUX MINUTES avant que je me connecte à l'appel Skype. Comment diable était-on censé se préparer correctement à ça ? 😑
Je n'ai pas pu. Et ça m'a finalement fait perdre 45 minutes.
Si vous organisez une réunion commerciale un mardi à 14 h, veillez à ce que votre équipe dispose de l'ordre du jour au plus tard lundi midi afin qu'elle puisse l'examiner et vous faire part de ses questions. N'oubliez pas non plus que si l'ordre du jour prévoit des discussions sur des indicateurs, des rapports ou des KPI, vous devez également envoyer les données ou les rapports correspondants afin que votre équipe puisse les consulter et se mettre à jour.
Une bonne préparation des réunions n'est qu'un aspect parmi d'autres de la gestion d'une équipe commerciale hautement performante. Au-delà de la simple définition des ordres du jour, il existe tout un éventail de stratégies et d'outils susceptibles d'améliorer les performances de votre équipe. L'utilisation d'un système CRM performant, qui permet de rationaliser les opérations et d'améliorer la communication, en est un élément clé. Pour approfondir ce sujet, consultez notre article intitulé «Comment gérer une équipe commerciale à l'aide de Close ».
2. Fixez quelques règles de base
N'hésitez pas à fixer quelques règles de base pour la réunion afin que tout se déroule comme prévu. Il s'agit notamment de :
- Sans interruption
- Respectez les délais
- Veillez à ce que les discussions restent centrées sur les points à l'ordre du jour
- Respecter les opinions et les idées de chacun
Inscrivez ces règles à l'ordre du jour de la réunion commerciale et abordez-les dès le début de la réunion pour éviter que tout ne tourne au vinaigre.
3. Impliquez votre équipe (et n'hésitez pas à mettre en avant les réussites)
L'un de vos commerciaux a-t-il conclu récemment une affaire importante ? Ou peut-être que votre équipe s'est mobilisée pour échanger des conseils sur les argumentaires de vente ou les stratégies de démonstration ?
Quoi qu'il en soit, mettez ces réussites en avant et servez-vous-en pour briser la glace et faire participer tout le monde. Il est conseillé de le faire dès le début de la réunion, car cela permet de remonter le moral et de renforcer l'esprit d'équipe avant de se plonger dans les chiffres et les rapports.
Une autre façon d'impliquer votre équipe dans une réunion consiste à créer une atmosphère dans laquelle elle se sent suffisamment à l'aise pour s'exprimer. Selon Paul Axtell, de la Harvard Business Review, il est important que votre équipe ait le sentiment d'avoir le droit de s'exprimer pendant une réunion, et cela commence tout en haut de la hiérarchie.
« Pour améliorer la qualité des réunions, il faut avant tout faire preuve de respect mutuel et d’ouverture d’esprit, et créer un espace suffisamment sûr pour que chacun puisse s’exprimer librement.
Pour instaurer un climat de sécurité psychologique pendant une réunion, demandez au groupe d’accorder toute son attention à chaque personne qui s’exprime, laissez chacun prendre son temps pour finir ses phrases et mettez en avant ce qui est utile dans les questions ou les commentaires des participants. »
En gros, tenez-vous droit et écoutez attentivement ce que les autres ont à dire ; le reste de l'équipe fera de même quand ce sera son tour de parler.
4. Regarde cette horloge
Pour qu'une réunion commerciale soit productive, il est essentiel de respecter le programme et les horaires ; prévoyez donc un temps précis pour chaque point à l'ordre du jour et respectez-le.
Vous ne voulez pas briser l'ambiance ni dissuader qui que ce soit de poser des questions. Mais même lorsque les membres de l'équipe ont la possibilité de s'exprimer, réservez-vous le droit de les interrompre si le temps presse. Si une discussion s'éternise, vous pouvez tout à fait la mettre de côté et dire à tout le monde que vous y reviendrez plus tard.
Ce qui n'est pas acceptable, c'est de laisser la réunion durer 15 minutes de plus que prévu et de bouleverser l'emploi du temps de tout le monde pour le reste de la journée.
5. N'organisez pas de réunion à moins que ce ne soit *vraiment* nécessaire
Enfin, ne fixez pas de réunion à moins que ce ne soit vraiment nécessaire.
La Harvard Business Review écrivait déjà dans les années 1970 qu’il ne fallait convoquer son équipe à une réunion que si l’on avait un objectif très clair en tête, sinon cela ne serait qu’une perte de temps. Nous avons tous déjà participé à ces réunions qui s’éternisent (… encore et encore) sans véritable but et nous font perdre une bonne partie d’un après-midi déjà bien rempli.
Avant de réunir votre équipe un mercredi chargé, demandez-vous si cette réunion est vraiment nécessaire. Trente-deux pour cent des personnes interrogées par SurveyMonkey ont déclaré que les réunions récentes auraient tout aussi bien pu se limiter à un simple e-mail, ce qui aurait permis de gagner un temps fou et d'éviter bien des préparatifs. J'ai envie de le crier sur tous les toits. J'ai même en ce moment même sur mon bureau une tasse sur laquelle on peut lire, littéralement : « J'ai survécu à une autre réunion qui aurait dû se limiter à un e-mail ».
Éviter les réunions inutiles peut également permettre à votre entreprise de réaliser d'importantes économies : selon un rapport de Doodle, les réunions inutiles coûtent chaque année 541 milliards de dollars (oui, milliards) en temps de travail des employés.
Demandez-vous donc si vous organisez une réunion juste pour remplir une heure de votre agenda… ou pour vraiment faire avancer les choses.
Outils et ressources indispensables pour élaborer l'ordre du jour d'une réunion commerciale
Il existe une multitude d'outils, d'applications et de ressources destinés à aider les responsables commerciaux comme vous à élaborer des ordres du jour de réunion afin d'en améliorer la productivité.
Tout cela se résume à deux options : un simple modèle ou une application sophistiquée pour gérer les ordres du jour de réunion. Examinons chacune de ces options de plus près 👇
1. Modèles d'ordre du jour pour les réunions commerciales
Les modèles d'ordre du jour des réunions commerciales comprennent généralement toutes les sections essentielles qui doivent y figurer, telles que l'objectif, les mesures à prendre, les projets en cours ou les mises à jour sur le pipeline.
L'utilisation d'un modèle peut vous faire gagner du temps et vous aider à ne rien oublier (croyez-moi, quand on est débordé… ça arrive). Les meilleurs modèles d'ordre du jour pour les réunions commerciales sont déjà conçus pour s'adapter à votre équipe et à vos objectifs. Une réunion commerciale dans une petite start-up sera très différente d'une réunion dans la salle de conférence de Microsoft ; l'ordre du jour mettra donc probablement l'accent sur les objectifs de croissance ou les indicateurs clés de performance (KPI) plutôt que sur les grands comptes.
2. Applications et outils de productivité
Si vous souhaitez adopter une approche plus approfondie pour élaborer les ordres du jour de vos réunions commerciales, pensez à utiliser une application de productivité.
Des outils comme Trello, Asana et Monday.com intègrent des fonctionnalités permettant de dresser l'ordre du jour d'une réunion, de répertorier les points d'action, de créer des tâches de suivi et d'envoyer des invitations. Découvrez cet exemple sur Asana :
Chaque point à l'ordre du jour est attribué à un intervenant et les actions à mener sont assorties d'une date limite. Utiliser une application demande un peu plus d'efforts que de créer un ordre du jour dans un document Google Docs, mais cela permet d'alerter automatiquement les membres de l'équipe s'ils dépassent une date limite. Bref… il y a du pour et du contre ! 😉
Vous souhaitez découvrir les derniers outils susceptibles d'améliorer votre productivité commerciale ? Notre article sur les outils de productivité commerciale est là pour vous aider.
Boostez la productivité et favorisez la réussite de votre équipe grâce à un ordre du jour de réunion commerciale
Il n'est pas difficile de bien préparer l'ordre du jour d'une réunion commerciale.
Le problème avec les réunions commerciales, en général, c'est que beaucoup d'entreprises… ne les organisent tout simplement pas. Et du coup, les choses déraillent presque à chaque fois que l'équipe se connecte à une visioconférence sur Zoom.
Croyez-nous : un ordre du jour bien ficelé pour vos réunions commerciales vous fera gagner un temps fou et rendra votre équipe bien plus productive. En effet, chacun arrive en réunion en sachant exactement pourquoi il est là et ce qu’il aura accompli à la fin de la séance, 30 minutes plus tard.
Ne compliquez pas les choses. Commencez par un modèle simple qui couvre l'essentiel, distribuez-le à tout le monde à l'avance et respectez le temps imparti.
