Le recrutement, tout comme la vente, peut s'avérer compliqué.
Vous jonglez entre les candidats, les e-mails et les retours. La plupart des entreprises se contentent de systèmes de gestion des candidatures (ATS) qui semblent sortir tout droit de 2008. 🥱
Mais chez Close, nous nous sommes demandé : « Et si nous passions tout cela de côté et utilisions notre CRM pour constituer l'équipe de nos rêves ? »
Attention, spoiler : ça a marché.
Je m'appelle Maddie Tierney, responsable des ressources humaines chez Close. Je vais vous expliquer comment nous avons transformé notre CRM en un véritable outil de recrutement, qui nous permet de rester organisés, performants et efficaces.
Même si nous ne recommandons pas forcément d'utiliser Close solution de gestion des ressources humaines, nous avons constaté les avantages de tester notre produit en interne et nous partageons cette expérience pour vous inspirer dans votre processus de vente.
Voici comment nous utilisons Close recruter plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement.
Comment mon équipe utilise Close le processus de recrutement
La plupart des start-ups recrutent de manière réfléchie, ce qui demande beaucoup de ressources et d'énergie pour trouver les meilleurs candidats. Lorsque l'équipe est réduite, chaque recrutement a un impact considérable.
Chez Close, nous comprenons tout à fait cela. Rien que l'année dernière, j'ai géré le processus de recrutement de 250 candidats pour divers postes et échangé plus de 2 500 e-mails tout au long de leur parcours de recrutement. L'équipe dans son ensemble a mené des entretiens avec 580 candidats.
Pour assurer la cohérence de toutes ces données, il nous fallait une plateforme agile permettant à notre équipe de gérer les candidats de manière collaborative, sans nous contraindre à suivre un processus rigide.
Le problème, c'est que la plupart des outils traditionnels ne sont pas conçus pour cette approche flexible ; soit ils sont coûteux et peu flexibles dans leurs fonctionnalités (et sont souvent spécialement destinés aux grandes entreprises), soit ils ne sont pas suffisamment personnalisables pour s'adapter aux changements rapides qu'exige un environnement de type start-up.
Dans le domaine de la vente, on accompagne les prospects à travers une série d'appels, de relances et de points de contact afin de déterminer s'ils correspondent ou non à nos critères. Il en va de même pour le recrutement. Il est donc essentiel de disposer des bons outils pour faire preuve de créativité et suivre nos besoins ainsi que la manière dont nous souhaitons les satisfaire, ce qui rend notre processus plus efficace.
Les nouveaux candidats peuvent intégrer notre vivier de candidats de deux manières :
- Inbound : un candidat postule à un poste vacant chez Close. Ces candidats postulent via des logiciels de recrutement tels que Lever ou Ashby. Nous utilisons des processus automatisés pour importer ces candidatures dans Close.
- Prospection : il s'agit de candidats que nous avons identifiés comme pouvant correspondre à un poste vacant. Nous les contactons à l'aide des fonctionnalités d'automatisation de Close, qui nous permettent d'automatiser une série d'étapes (comme l'envoi d'une série d'e-mails, par exemple).
Disposer d'une source unique et fiable d'informations sur les candidats
Une fois les données importées dans Close, nous disposons du contexte nécessaire, qui comprend notamment les informations suivantes :
- D'où venait le candidat ?
- Ce qu'ils ont écrit dans leur candidature
- Toute communication antérieure avec un membre de notre équipe, y compris si un membre de l'équipe interne leur a recommandé ce poste
- Coordonnées et localisation du candidat
- Le profil LinkedIn et le site web du candidat, ainsi que les postes auxquels il a postulé (et ceux auxquels il a postulé par le passé)
L'utilisation Close nous Close d'analyser les données de manière très détaillée. Ainsi, nous disposons à tout moment du profil complet du candidat tout au long du processus de recrutement. Grâce à ce contexte, notre équipe aborde les entretiens en toute connaissance de cause, saisit parfaitement la situation du candidat et reste organisée, ce qui évite tout oubli.
La flexibilité au sein du processus est également essentielle : nous utilisons les statuts personnalisables Closepour indiquer où en est un candidat dans le processus de recrutement, ce qui nous permet, par exemple, de marquer les candidats comme « ayant postulé » ou « en entretien avec la direction ». Cette personnalisation nous permet d'adapter ces statuts à notre processus actuel ou de les modifier à mesure que nous l'améliorons continuellement.
Mieux encore, nous pouvons consulter toutes les informations relatives à un candidat sous forme de résumé en haut de la page grâce aux résumés générés par l'IA. Ainsi, si je souhaite vérifier où en est un candidat dans le processus de recrutement, je peux le voir immédiatement sur un seul écran, grâce aux points clés affichés en haut.
Consigner les commentaires et les notes issus de l'entretien
Chez Close, notre processus de recrutement est extrêmement collaboratif et global. Chaque candidat passe un entretien individuel à chaque étape du processus. Chaque entretien poursuit des objectifs précis et permet d'évaluer de nombreux aspects de l'expérience du candidat, allant de son style de communication à son expertise dans le domaine concerné.
Même si cela prend beaucoup de temps, cela nous aide à recruter les meilleurs candidats possibles pour rejoindre Close . Certaines entreprises préfèrent que chaque recruteur évalue les candidats de manière isolée, mais ce n'est pas ainsi que nous avons choisi de procéder.
Notre philosophie de recrutement est approfondie et axée sur les résultats ; c'est pourquoi il est important que chaque membre de l'équipe chargé d'interviewer un candidat puisse consulter les notes et les commentaires de ses collègues qui ont déjà rencontré ce candidat, afin de disposer dès le départ d'un maximum d'informations contextuelles.
C'est d'autant plus important que notre processus de recrutement n'est pas rapide (en général, les candidats passent par toutes les étapes de nos entretiens sur une période de 30 à 90 jours). Il est donc INDISPENSABLE de rester bien organisé.
Pour ce faire, nous utilisons des activités personnalisées afin de recueillir les commentaires de manière standardisée après chaque entretien.
Cela nous permet de suivre :
- Étape du processus de recrutement : cette option du menu déroulant permet au recruteur de sélectionner l'étape du processus à laquelle se trouve ce candidat.
- Résultat : l'avis global de l'examinateur sur le candidat. Il s'agit d'un menu déroulant proposant six options permettant d'indiquer son opinion.
- Résumé : Cet espace de texte libre permet à l'enquêteur d'ajouter des détails supplémentaires sur le déroulement de l'entretien téléphonique et de les présenter comme il le souhaite.
- Notes brutes de l'appel : une autre zone de texte libre dans laquelle l'enquêteur peut prendre des notes pendant l'appel.
En plus de cette activité personnalisée, nous utilisons Notes in Close suivre les références, les projets à réaliser à domicile et d'autres détails. Cela s'avère utile, car cela permet de regrouper toutes ces données importantes en un seul endroit facile d'accès, pratique pour l'ensemble de l'organisation.
Suivi des activités personnalisées pour recueillir les commentaires des candidats
Nous souhaitons offrir aux candidats la meilleure expérience possible tout au long du processus de recrutement ; c'est pourquoi nous recueillons tous leurs commentaires afin d'améliorer notre processus et leur expérience globale. Ces commentaires sont généralement spontanés et nous sont transmis lors d'un appel ou par e-mail. Nous pouvons ensuite les intégrer à notre activité personnalisée.
Cette activité personnalisée simple nous permet de consigner ce qui a été dit, puis d'y associer un sentiment (positif, négatif ou neutre). Le fait de les enregistrer dans une activité personnalisée nous permet de les ajouter à des listes de prospects dynamiques dotées de filtres personnalisés, qui mettent en évidence les tendances au sein de l'ensemble de données.
À la lumière de ces données, nous pouvons nous poser les questions suivantes : comment nos candidats se sentent-ils tout au long du processus ? Comment se sentent les candidats à un poste dans un service spécifique ? À partir de là, nous pouvons réfléchir à des idées pour améliorer en permanence le processus de recrutement.
Voici un autre exemple qui montre à quel point il est essentiel de pouvoir définir librement ce qui compte pour nous et de suivre ce qui a de la valeur pour l'équipe.
Création de vues intelligentes pour un suivi de haut niveau
Smart Views vous permet d'accéder en un clic à vos recherches favorites et ne vous présente que les prospects (ou, dans mon cas, les candidats) qui correspondent aux critères que vous avez définis à ce moment-là.
Voici quelques-unes des vues intelligentes personnalisées que j'ai configurées dans Close me faciliter la vie :
Vues intelligentes par poste : chaque fois que nous recrutons pour un poste, je configure une vue intelligente qui filtre les candidats pour ce poste et dont le statut actuel indique qu’ils sont toujours en cours de recrutement. Cela me permet de voir rapidement qui se trouve dans le pipeline pour n’importe quel poste.
Entretiens du jour : cette vue intelligente permet de filtrer tous les candidats ayant un rendez-vous prévu qui n'a pas été annulé. Cela me donne une vue d'ensemble des entretiens qui ont lieu aujourd'hui. (Je dispose également d'une vue intelligente pour consulter les entretiens de demain et ceux de la semaine prochaine.)
Commentaires du jour : si je souhaite consulter les commentaires sur les entretiens d'aujourd'hui, je peux consulter cette vue Smart View, qui filtre les profils de candidats pour lesquels une activité personnalisée d'entretien a été créée aujourd'hui.
Toutes ces informations sont visibles par le reste de l'équipe, ce qui signifie que n'importe quel recruteur peut également consulter ces « Smart Views ».
J'utilise également Smart Views pour suivre mes actions de prospection. Je recense tous les candidats que nous avons contactés et je note s'ils ont ouvert ou répondu à un e-mail, ou s'ils ont pris rendez-vous pour un entretien avec l'équipe.
Astuce de pro : j'ai aussi créé une vue intelligente intitulée « Vérifier vos brouillons » pour mon usage personnel ! Tous les prospects pour lesquels j'ai rédigé un brouillon d'e-mail qui n'a jamais été envoyé apparaissent ici. C'est très pratique quand je suis en train de rédiger un e-mail et que je suis interrompu par autre chose : je peux toujours revenir ici pour m'assurer de ne jamais oublier d'envoyer cet e-mail !
Comment Close mes processus de recrutement proactif
Les professionnels du recrutement savent que le recrutement est une pièce maîtresse du puzzle, et c'est là que le démarchage entre en jeu.
Quand je recrute des talents, je procède un peu comme les commerciaux qui font de la prospection : il faut d'abord trouver les personnes qui correspondent au profil, les contacter à froid avec un message bien pensé et sincère, et, avec un peu de chance, les convaincre de fixer un rendez-vous téléphonique !
Il convient de noter que si notre automatisation me permet d'être plus efficace, nous n'adoptons pas pour autant une approche standardisée en matière de communication. Chaque message envoyé aux candidats est soigneusement rédigé, ce qui lui confère toujours une touche personnelle.
Voici comment je gère mes flux de travail sortants dans Close:
Je vais tout d'abord mener des recherches afin de trouver les candidats idéaux pour ce poste. Le responsable du recrutement et moi-même travaillons en étroite collaboration pour examiner minutieusement chaque profil et nous assurer qu'ils correspondent bien à notre équipe.
En général, je recherche des personnes sur LinkedIn et j'utilise un outil comme ContactOut pour obtenir leurs adresses e-mail. Une fois que je les ai trouvées, j'utilise Zapier pour transférer toutes ces informations dans un profil de prospect dans Close. À ce stade, leur statut est « En attente de contact », ce qui signifie que je dois contacter cette personne.
Ensuite, je vais les inscrire à une séquence automatisée comprenant des e-mails, des SMS, des appels téléphoniques, des tâches, etc.
Chaque poste dispose de son propre processus automatisé dans Close. Notre approche est collaborative, et je travaille en étroite collaboration avec le responsable du recrutement ; les nouveaux candidats à contacter ont donc déjà reçu le feu vert. À partir de là, j'utilise la fonctionnalité « Envoyer en tant que » pour que les e-mails destinés au candidat soient envoyés directement par le responsable du recrutement.
Voici à quoi ressemblerait un workflow sortant type :
C'est l'un des aspects du recrutement où une bonne organisation s'avère payante : imaginez-vous devoir suivre manuellement plusieurs fils de discussion par e-mail avec des candidats potentiels ?
Le suivi de ces conversations (grâce à un système d'automatisation intégré que nous personnalisons entièrement) nous permet de ne perdre de vue aucun candidat potentiel et de ne laisser passer aucune communication. Cela nous aide à garder une vue d'ensemble des candidats recrutés (et me permet aussi de garder la tête froide).
Suivi de notre vivier de talents
Close depuis plus de 10 ans, et notre priorité est de bâtir une entreprise pérenne. Nous disposons d'un avantage par rapport aux autres entreprises en quête de talents. Nous ne sommes pas à court de liquidités et ne rencontrons pas de difficultés pour lever des fonds.
Nous avons la chance de pouvoir envisager le recrutement sur le long terme. Ainsi, lorsque nous trouvons une personne formidable avec laquelle nous aimerions travailler, mais que le moment n'est pas encore venu, nous l'enregistrons dans notre vivier de talents.
Nous utilisons des « activités personnalisées » pour suivre les personnes qui rejoignent notre vivier de talents. Il peut s'agir de candidatures recommandées par des membres de notre équipe, de personnes que l'on a vues faire une excellente présentation lors d'une conférence, ou encore de candidats que nous avons rencontrés en entretien mais qui ne correspondaient pas à nos besoins pour le moment ou qui ont finalement accepté un autre poste.
Ils ne mènent pas activement de processus de recrutement, et nous ne les contactons pas pour le moment. Close nous Close la flexibilité nécessaire pour garder le contact avec ces personnes ; et lorsque nous souhaitons les recontacter, nous disposons de tout le contexte et de l'historique des communications enregistrés dans Close.
Voici un exemple concret : nous avions initialement rencontré Todd Lewellen en 2019 pour un poste d'ingénieur. À l'époque, il avait accepté une autre offre, mais il nous avait fait une excellente impression et avait rejoint notre vivier de talents. Trois ans plus tard, il nous a contactés au sujet d'un poste vacant de responsable de l'ingénierie… et nous l'avons embauché ! Aujourd'hui, Todd est l'une des personnes avec lesquelles je préfère travailler. C'est ça, la force d'un vivier de talents solide !
Conclusion : rester organisé lors du recrutement
Je suis quelqu'un qui accorde beaucoup d'importance au contexte, surtout en matière de recrutement. Je veux disposer de toutes les informations et comprendre tout ce qui se passe. Grâce à ce cas d'utilisation créatif, nous avons trouvé des moyens d'utiliser notre propre produit pour que toute l'équipe dispose du contexte nécessaire à chaque étape du processus.
La rapidité est essentielle. C'est vrai tant dans la vente que dans le recrutement : les meilleurs talents sont très vite recrutés. Grâce à notre approche, nous pouvons rapidement identifier les bons candidats et les contacter là où ils se trouvent, avec des messages ciblés et efficaces.
C'est peut-être un peu hors des sentiers battus, mais c'est comme ça que je Close. 💅
Restez en contact avec Close ou moi sur LinkedIn — et, bien sûr, découvrez le processus de recrutement en action si l'un de nos postes vacants vous convient !
