11 modèles et exemples de rapports de vente : Comment créer rapidement un rapport de vente

En tant que directeur des ventes, vous avez de nombreuses responsabilités à assumer, notamment celle de créer des rapports de vente que les cadres peuvent rapidement comprendre.

Outre la gestion de l'équipe de vente, le coaching et la croissance, les directeurs et responsables des ventes sont également chargés de collecter les bonnes données et de les présenter à la direction.

Je sais par expérience que cela peut être un peu accablant. La bonne nouvelle, c'est que la création d'un rapport de vente efficace ne doit pas être une source de stress. Avec les bons outils et un modèle de rapport de vente solide, vous pouvez créer un rapport de vente exploitable en quelques minutes seulement.

Avant d'aborder la question de la stratégie, définissons rapidement ce qu'est un rapport de vente et déterminons les points de données qu'il doit contenir.

Qu'est-ce qu'un rapport de vente ?

Les directeurs commerciaux et les autres parties prenantes utilisent ces données pour comprendre l'activité commerciale globale et les performances de l'équipe de vente, repérer les problèmes dans le processus de vente et prendre des décisions commerciales plus éclairées.

Le rapport de vente peut également définir des stratégies de croissance efficaces, identifier les clients idéaux de l'entreprise et exposer des stratégies visant à rationaliser le processus de vente.

Les rapports de vente sont généralement créés par les chefs d'équipe ou les directeurs des ventes, et sont formatés pour communiquer efficacement des données importantes à des équipes ou à des responsables spécifiques.

Vous pouvez concevoir votre rapport de vente sous la forme d'un document de plusieurs pages, d'un document Excel, d'un graphique ou même d'une présentation graphique.

Comment rédiger un rapport de vente en 5 étapes

N'importe qui peut mettre des chiffres dans un rapport et s'éterniser lors d'une longue réunion. Le véritable défi consiste à créer un rapport de vente qui communique les bonnes données sur le processus de vente et qui n'endort pas votre auditoire. Cela nécessite une touche particulière.

Voici cinq étapes pour créer un rapport de vente réussi qui n'ennuiera pas votre public.

1. Identifier l'objectif de votre rapport de vente

L'objectif de votre rapport est de partager les indicateurs de vente. Mais il n'est pas possible d'y faire figurer toutes les données relatives aux ventes. Concentrez-vous plutôt sur les données qui vous aident, vous ou votre entreprise, à atteindre des objectifs spécifiques.

Demandez-vous pourquoi vous établissez un rapport sur les ventes. Mesurez-vous l'efficacité de vos campagnes promotionnelles ? Souhaitez-vous identifier des tendances de vente intéressantes pour établir des prévisions de vente? Votre rapport de vente est-il destiné à motiver votre équipe ou à vous assurer qu'elle passe suffisamment d'appels sortants ? Ou s'agit-il d'un aperçu utile des indicateurs clés de performance des ventes pour votre équipe des opérations de vente ?

L'objectif de votre rapport de vente est de vous aider à rassembler et à analyser le bon type de données. Il vous aidera également à déterminer le champ d'application de votre rapport, comme la durée du rapport.

2. Connaître l'audience de votre rapport de vente

Une fois que vous savez exactement pourquoi vous créez un rapport de vente, l'étape suivante consiste à définir votre public afin que votre rapport se concentre sur les informations qui l'intéressent.

Vous n'enverriez pas le même courriel froid à un PDG et à un directeur marketing, n'est-ce pas ? Vous ne devriez pas non plus leur envoyer le même rapport de vente.

Un responsable marketing, par exemple, est probablement intéressé par des détails tels que les campagnes de marketing qui ont conduit aux ventes les plus rentables. Votre directeur des ventes s'intéressera probablement à la question de savoir si les représentants atteindront leurs quotas.

Cependant, le PDG et les autres décideurs sont plus intéressés par la "vue d'ensemble", telle que la croissance globale de l'entreprise, que par les détails de chaque campagne.

3. Rassemblez vos données de vente

Maintenant que vous avez défini l'objectif et l'audience de votre rapport de vente, il est temps de rassembler les données de vente, de filtrer les informations et de les analyser. C'est la partie la plus amusante ! (Ou peut-être que c'est juste moi.)

Veillez à ce que votre processus de collecte de données soit axé sur les objectifs et sans complications. Si possible, utilisez des outils qui s'intègrent à votre CRM ou à d'autres logiciels de vente, ce qui facilitera grandement la collecte des données.

Commencez par définir les indicateurs que vous souhaitez inclure dans votre rapport et les tendances générales que vous jugez importantes. Un rapport de vente standard comprend les indicateurs clés de performance, les performances de l'équipe, le nombre de marchandises vendues, la rétention des recettes nettes, les ventes nettes, les bénéfices et les coûts d'acquisition des clients.

Vous pouvez également inclure la croissance des ventes, les ventes régionales, les nouvelles opportunités, les performances de l'équipe ou d'autres indicateurs pertinents.

Vous devrez nettoyer ou filtrer les données pour supprimer les enregistrements en double et vous concentrer sur des domaines spécifiques afin d'améliorer la précision des données. Par exemple, si vous souhaitez partager des données sur les ventes en Amérique du Nord, vous devez exclure les chiffres internationaux.

Ensuite, définissez la période sur laquelle portera votre rapport. Il est généralement judicieux de comparer deux périodes différentes, l'une actuelle et l'autre antérieure. Par exemple, vous pouvez comparer les mesures d'un mois à l'autre ou d'une année à l'autre.

4. Créer des visuels attrayants pour mettre en évidence les indicateurs de vente importants

Avez-vous déjà assisté à une réunion au cours de laquelle le présentateur lisait des diapositives remplies de texte ? C'est ennuyeux et, pire encore, il est plus difficile d'assimiler les données de cette manière.

La façon dont vous présentez les données est tout aussi importante que les données elles-mêmes. C'est là que la visualisation des données peut s'avérer utile. Au lieu d'attendre des responsables qu'ils parcourent des feuilles de calcul remplies de chiffres, utilisez des graphiques et des tableaux pour illustrer clairement l'impact des données importantes, contribuant ainsi de manière significative à la gestion des performances de vente.

Par exemple, un graphique linéaire peut montrer l'augmentation ou la diminution du chiffre d'affaires au fil du temps. Un diagramme circulaire peut illustrer la part de chaque produit dans les ventes totales. Les diagrammes à barres peuvent être utilisés pour comparer les performances des employés.

La visualisation des données permet de rendre votre rapport de vente facile à comprendre et à assimiler. Elle permet également de mettre en évidence les tendances et les défis importants dans les indicateurs de vente clés qui pourraient avoir un impact sur les performances de vente dans les mois à venir.

De plus, l'utilisation d'images vous permet de rédiger un rapport d'une grande qualité qui empêche votre public de s'endormir.

Pour créer des visualisations de données, telles que des graphiques, des diagrammes et des cartes, que vous utiliserez dans vos rapports, utilisez un outil de visualisation de données tel que Google Data Studio.

Si vos rapports mettent en évidence des défis ou des domaines dans lesquels vous n'êtes pas à la hauteur, envisagez une analyse SWOT pour en déterminer la cause.

Vous êtes curieux de connaître les facteurs qui influencent la la valeur totale du contrat? Consultez notre article !

5. Expliquer la signification des chiffres de vente

En eux-mêmes, les chiffres peuvent être trompeurs et conduire à des jugements erronés.

C'est pourquoi il est important de toujours contextualiser les données que vous présentez au lieu de vous contenter de chiffres.

Quels sont les différents types de rapports de vente ?

Il existe une multitude de types de rapports de vente, et il n'y a pas de document unique qui convienne à toutes les organisations. Les différentes équipes d'une même organisation peuvent utiliser différents rapports de vente pour mettre en évidence des données différentes.

La plupart des rapports couvrent une période spécifique, comme les rapports de vente quotidiens, hebdomadaires, mensuels et trimestriels. Cependant, les rapports peuvent également couvrir différentes étapes du processus de vente.

Voici les types de rapports de vente les plus courants, et quand les utiliser.

1. Rapport sur le pipeline de vente

Le rapport sur le pipeline de vente indique la valeur de votre pipeline de vente et le nombre d'affaires à chaque étape du pipeline. Il met en évidence le nombre d'affaires qui pourraient être perdues, le nombre d'affaires qui seront gagnées et l'impact que cela peut avoir sur le chiffre d'affaires global de l'entreprise.

Dans le pipeline, toutes les étapes clés des transactions sont décrites afin de fournir une image claire de la performance des cycles de vente quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Rapport sur les ventes de pipelines dans Close

Utilisez ce rapport de vente pour: mettre en évidence les succès et les difficultés de votre pipeline de vente.

2. Rapport sur le taux de conversion

Un rapport sur le taux de conversion, ou taux de réussite, montre l'efficacité avec laquelle votre équipe de vente convertit les nouveaux prospects en nouveaux clients.

Ces données précieuses fournissent des indications sur la force de votre stratégie de vente globale et mettent en évidence les performances des représentants et des équipes de vente.

L'examen des taux de conversion des vendeurs individuels peut vous montrer exactement les performances de ces personnes, ainsi que leurs forces et faiblesses globales.

Si les prospects ne se transforment pas en contrats et en nouveaux clients, les rapports sur les taux de conversion à chaque étape du processus de vente vous aideront à identifier les domaines à améliorer.

Utilisez ce rapport de vente pour: mettre en évidence la différence entre les pistes qui aboutissent et celles qui n'aboutissent pas ou pour mettre en évidence la différence de performance entre les représentants, les équipes et les campagnes de vente.

3. Rapport sur le désabonnement des clients

Le taux d'attrition indique le taux global auquel un client cesse de faire des affaires avec votre entreprise ou d'utiliser votre produit.

Le rapport sur le taux d'attrition vous indiquera quand les clients quittent l'entreprise, et il peut vous montrer pourquoi en vous donnant un aperçu des tendances générales.

Le taux de désistement est important pour les ventes car un taux de désistement élevé peut signifier que vous ne ciblez pas les bons prospects.

Utilisez ce rapport de vente pour : suivre le nombre de clients qui se désistent et les caractéristiques qu'ils partagent, telles que la taille de l'entreprise, le représentant commercial, la source du client potentiel, etc.

4. Rapport sur les prévisions de ventes

Une prévision de vente est un rapport détaillé estimant le montant des ventes d'une entreprise, d'une équipe de vente ou d'un vendeur par semaine, mois, trimestre ou année.

Une prévision des ventes vous aide à repérer les problèmes potentiels à un stade précoce, lorsqu'il est encore possible de les éviter ou de les résoudre.

Dans Close, vous pouvez facilement prévoir les ventes futures à l'aide des valeurs détaillées de la vue Pipeline :

Utilisez ce rapport de vente pour: Prévoir les ventes futures par représentant, équipe, lieu ou type de prospect.

5. Affaires gagnées et affaires perdues

Le suivi des affaires gagnées et perdues vous permet de voir comment l'entreprise se porte et comment les efforts de vente spécifiques portent leurs fruits.

Ce rapport vous permettra également de savoir lesquels de vos produits sont plus populaires que d'autres.

En utilisant les bonnes données, vous pouvez repérer les tendances liées aux offres de produits les plus performantes et maximiser ces opportunités pour gagner plus d'affaires.

Les rapports sur les ventes gagnées et perdues aideront également les directeurs commerciaux à comprendre les performances individuelles de leurs équipes de vente et de leurs représentants.

Utilisez ce rapport de vente pour: Suivre les tendances des affaires gagnées et perdues par type de produit, détails de l'entreprise, équipes de vente ou représentants spécifiques.

6. Taille moyenne des transactions

Le rapport sur la taille des transactions vous aide à déterminer le nombre de ventes nécessaires pour atteindre un objectif de chiffre d'affaires spécifique.

Par exemple, si chaque affaire conclue génère un chiffre d'affaires de 5 000 dollars et que votre objectif de vente est de 50 000 dollars, vous savez que votre équipe doit conclure dix nouvelles affaires dans ce laps de temps.

Cela peut également aider à planifier la capacité de vente et l'allocation des ressources.

Utilisez ce rapport de vente pour: Suivre l'impact des remises, la performance des représentants, la croissance globale de l'entreprise et l'impact des campagnes.

7. Rapport sur les appels de vente

Vous pouvez évaluer l'efficacité de vos commerciaux en mesurant le nombre d'appels téléphoniques qu'ils passent à leurs clients potentiels.

Explorateur d'appels Close

Cela peut vous aider à comprendre s'il existe des écarts dans les taux de clôture ou des divergences entre le nombre d'appels téléphoniques et le nombre d'affaires conclues.

Les rapports d'appels peuvent également vous aider à isoler des mesures spécifiques et à segmenter les données relatives aux différents prospects appelés.

Rapport de comparaison des activités dans Close

Utilisez ce rapport de vente pour: Fixer des repères pour les nouvelles recrues, recueillir des données sur les pistes intéressantes et optimiser votre processus de vente.

4 modèles gratuits de rapports de vente (téléchargeables au format Google Sheets et Microsoft Excel)

Maintenant que vous comprenez l'importance des rapports de vente, examinons quelques-uns des modèles les plus populaires. Ces modèles sont accessibles dans Google Drive ou Excel et peuvent être facilement copiés et collés pour les adapter à vos besoins.

1. Modèles de rapports de vente quotidiens

Ce modèle de rapport de vente quotidien de base destiné aux responsables des ventes comprend l'accès à une liste d'inventaire complète que vous pouvez utiliser pour contrôler les ventes de plusieurs lignes de produits. Si vous débutez et qu'un modèle de base est tout ce dont vous avez besoin, essayez ce modèle gratuit de rapport de vente quotidien au format Google Sheets (vous pouvez également télécharger une version Microsoft Excel), proposé par SmartSheet.

2. Modèle de rapport hebdomadaire des ventes

Utilisez ce modèle de rapport hebdomadaire sur le chiffre d'affaires modèle de rapport hebdomadaire sur le chiffre d'affaires des ventes pour surveiller et suivre l'activité commerciale d'une semaine donnée par rapport à un objectif de vente spécifique. Proposé par Microsoft, ce modèle gratuit Google Sheets et Microsoft Excel vous permet de suivre les activités de chaque vendeur dans plusieurs lieux et pour plusieurs gammes de produits.

3. Modèle de rapport sur les ventes totales (avec tableau croisé dynamique)

Vous aimez les tableaux croisés dynamiques ? Vous aimerez ce modèle de rapport de ventes. Grâce à cette feuille de calcul (et à Google Sheets), il est facile de suivre de près les ventes de produits et les performances des clients au cours de chaque trimestre. Vous pouvez rapidement ajouter des noms de clients et les trier par produit ou par client.

Vous pouvez télécharger le rapport de performance au format Google Doc et en faire une copie pour vos propres rapports de vente.

4. Suivi des prévisions de ventes

Ce modèle de rapport mensuel sur les ventes est issu de notre liste des meilleurs modèles de prévisions de ventes. Il est conçu pour aider les petites entreprises à suivre les opportunités de vente, les personnes assignées à chaque prospect, la phase du pipeline de vente et la probabilité de conclure l'affaire.

Vous pouvez ensuite exécuter rapidement des estimations de prévisions de ventes essentielles pour connaître le nombre d'affaires qui seront conclues à la fin du mois.

Utilisation des rapports de vente dans Close

La création de rapports de vente peut être un véritable casse-tête, même si vous utilisez un modèle comme ceux que nous avons énumérés ci-dessus. Si ces modèles ne correspondent pas tout à fait à ce que vous recherchez, essayez les rapports de vente deClose ici.

Nos rapports contiennent des tonnes de données, notamment des rapports d'activité commerciale en temps réel, des taux de réussite et un tableau de bord de l'équipe. Mieux encore, aucune formule Excel n'est nécessaire. 🙌

Conseils rapides pour améliorer vos rapports de vente

Que vous soyez une petite entreprise (utilisant un CRM pour petites entreprises) ou une grande organisation disposant de ressources considérables, les étapes ci-dessus vous aideront à élaborer un rapport d'activité commerciale efficace.

Cependant, si vous voulez faire mieux que la moyenne, vous devrez vous surpasser. Ces stratégies vous aideront à créer un rapport de vente qui fournira rapidement des données exploitables. (Et qui vous fera bien paraître aux yeux de votre patron).

Commencez par un résumé du rapport de vente

La plupart des rapports d'activité commencent par un résumé, ce quin'est pas sans raison. Les décideurs sont très occupés. Il est donc dans votre intérêt de fournir les données les plus pertinentes le plus rapidement possible.

Donnez un bref aperçu du rapport, y compris les points forts et les points à retenir. Quelles données avez-vous à partager ? Que signifient-elles et pourquoi sont-elles importantes ?

Utilisez vos indicateurs de vente de haut niveau pour créer un résumé qui attire l'attention et indique à votre public ce à quoi il doit s'attendre, afin qu'il soit mieux préparé à traiter ces informations.

Il pourrait s'agir d'un premier résumé des éléments suivants :

• Nombre total de ventes
• Volume total des ventes
• Total des opérations en cours
• Recettes totales

Si vous repérez des opportunités majeures ou des défis possibles, incluez-les également.

Éliminez le superflu de vos rapports de vente

Il peut être tentant d'en faire trop dans votre rapport de vente. Mais plus n'est pas toujours mieux. Au lieu d'inclure toutes les données dans chaque rapport, réfléchissez aux personnes qui le verront et aux données qui les intéressent. Cela peut parfois signifier la création de plusieurs rapports de vente pour différents départements.

Si vous avez du mal à retirer des données, envisagez d'ajouter une section "Tendances à surveiller" à la fin. Dressez la liste des paramètres et des changements que vous surveillez et indiquez l'impact qu'ils pourraient avoir à long terme.

Utiliser un modèle de rapport de vente

Si vous n'avez pas le temps de concevoir et de mettre en forme un rapport de vente à partir de zéro, utilisez l'un des modèles ci-dessus. L'utilisation d'un modèle de rapport de vente présente deux avantages principaux :

1. Un bon modèle de rapport de vente fournit un squelette bien structuré, de sorte qu'il vous suffit de saisir vos données et informations.
2. Cela peut vous aider à économiser beaucoup de temps et d'efforts tout en vous assurant que vous obtenez un rapport beau et bien organisé.

Automatisez vos rapports de vente avec un CRM

Si votre entreprise utilise un logiciel de gestion de la relation client (CRM), vous pouvez facilement l'utiliser pour générer un rapport de vente personnalisé et détaillé.

Les outils traditionnels comme Microsoft Excel ou Google Sheets permettent de stocker des données et d'effectuer des calculs complexes, mais vous devez définir des formules et formater les feuilles à partir de zéro. C'est du temps que vous pourriez consacrer au suivi des clients potentiels ou, vous savez, à faire défiler Reddit.

Un CRM, en revanche, permet de générer un rapport presque immédiatement, car il suit et stocke déjà vos données de vente en temps réel. Que vous soyez une startup utilisant un CRM ou un propriétaire de petite entreprise cherchant à améliorer ses résultats, il est essentiel de disposer d'un bon rapport sur les ventes pour prendre des décisions éclairées sur la façon de développer au mieux votre entreprise.

Vous pouvez facilement visualiser n'importe quelle période, définir des plages de dates personnalisées, comparer avec les périodes précédentes et analyser les performances des commerciaux.

En automatisant certaines parties de votre processus de reporting des ventes, vous pouvez réduire le temps et les efforts nécessaires à l'élaboration d'un rapport qui transmet de manière attrayante des informations pertinentes.

La plupart des systèmes de gestion de la relation client proposent plusieurs rapports que vous pouvez générer et personnaliser en fonction de vos besoins.

Prêt à créer de meilleurs rapports de vente ?

Le reporting des ventes n'est peut-être pas la partie du travail que vous préférez, mais il est essentiel pour développer votre entreprise et conclure davantage de contrats.

Les rapports de vente indiquent les stratégies qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent pas, et mettent en évidence les possibilités de croissance. Ils permettent également à votre patron de savoir si vous ou votre équipe êtes à la hauteur.

Suivez les étapes pour créer un rapport de vente qui transmet les bonnes informations et a un impact maximal.