La plupart des systèmes téléphoniques disponibles aujourd'hui ne sont pas adaptés aux petites entreprises. Ils sont peu pratiques et compliqués. Votre équipe passe plus de temps à passer d'un onglet à l'autre, à perdre le fil des appels et à trouver des solutions de contournement qu'à répondre aux questions et à conclure des ventes.
Vous savez ce qu'il vous faut, n'est-ce pas ? Un système fiable, simple et adapté à la gestion des données pour gérer les appels entrants et sortants. Et les solutions classiques ? Elles ne font tout simplement pas l'affaire.
On est passés par là : on a dû se débattre avec une configuration système morcelée, pleine de fonctionnalités dont on n'avait pas besoin (mais pour lesquelles on a quand même payé). On a résolu le problème. Et maintenant, vous pouvez en faire autant. 😏
Le téléphone professionnel est-il en voie de disparition ? Probablement… Voici les lacunes des téléphones professionnels en 2024
L'ère du téléphone professionnel, tel que nous le connaissons, touche à sa fin. Les outils tiers tels qu'OpenPhone, Grasshopper ou RingCentral ne répondent pas aux besoins des petites entreprises.
« La plupart des systèmes sont soit trop coûteux, avec des fonctionnalités destinées aux grandes entreprises, soit trop rigides pour s'adapter aux petites équipes », explique Sergey Taver, responsable marketing chez Precision Watches.
Les outils autonomes créent des frictions dans vos processus et vos activités de prospection, ce qui réduit votre capacité d'action et vous ralentit. Parallèlement, les fonctionnalités des systèmes téléphoniques entrants occupent une place de plus en plus centrale dans le fonctionnement des petites entreprises.
Le besoin est bien réel, mais les systèmes actuels ne sont pas à la hauteur, car :
- Ils ne s'intègrent pas bien avec d'autres outils (comme votre CRM), ce qui vous oblige à passer sans cesse d'un onglet à l'autre et à perdre le fil (ou des clients) dans la confusion.
- sont surchargées de fonctionnalités dont les petites entreprises n'ont tout simplement pas besoin (mais qu'il faut quand même payer).
- Les entreprises et les employés en télétravail ont du mal à s'adapter , car les systèmes téléphoniques traditionnels sont conçus pour une configuration de bureau comprenant du matériel.
- Cela entraîne des coûts supplémentaires par ligne et par mois, qui peuvent peser lourdement sur le budget de n'importe quelle petite entreprise. C'est d'autant plus agaçant que le produit est en plus source de stress.
- Exigez l'enregistrement manuel des appels entrants et sortants, ce qui risque de faire perdre à votre équipe des informations sur les prospects. (C'est le cas de la plupart des systèmes tiers, mais pas de tous.)
Ces inconvénients majeurs continuent d'irriter les chefs d'entreprise et poussent les gens à se demander : quelle sera la prochaine étape ?
Shawn Plummer, PDG de The Annuity Expert, déclare :
« Le manque d'intégration entre notre système téléphonique et notre CRM est devenu un obstacle majeur à notre productivité. Chaque appel que nous recevons nous oblige à saisir les informations séparément, ce qui nous fait perdre du temps et nous expose au risque d'oublier des données essentielles.
« La mise en place d'un système entièrement intégré transformerait nos opérations quotidiennes et augmenterait considérablement notre productivité. »
À l'ère du « tout-en-un », les dirigeants de petites entreprises attendent (et méritent) des systèmes cohérents qui éliminent les coûts supplémentaires et optimisent leurs opérations.
Alors, Shawn ? On a exactement ce qu'il te faut. 🙏
La meilleure alternative pour votre téléphonie d'entreprise : configurez votre système téléphonique professionnel directement dans votre CRM
Imaginez que vous puissiez tout avoir. Des fonctionnalités de serveur vocal interactif (IVR) et de routage, parfaitement intégrées aux données de prospects de votre CRM. Pas besoin de passer d'un onglet à l'autre. Pas de fonctionnalités complexes. Juste un système de communication tout-en-un fiable, spécialement conçu pour les petites entreprises d'aujourd'hui.
Pendant de nombreuses années, c'était notre rêve. « Nous devions recourir à d'autres solutions téléphoniques pour gérer et acheminer les appels entrants vers le numéro principal Close», explique Nick Persico, directeur des opérations chez Close. « C'était parfois peu pratique et difficile à gérer. »
Nous avons donc intégré ce projet de rêve directement dans notre CRM.
« Nous sommes notre propre client idéal », explique Nick. « Ainsi, les équipes commerciales, de réussite client et d’assistance de Close directement de la plupart des fonctionnalités que nous développons. Notre objectif était de créer une solution téléphonique unique pour nos clients, mais aussi pour notre équipe. »
Permettez-moi de vous présenter une meilleure alternative : le système téléphonique professionnel intégré à la solution CRM. Simplifiez votre infrastructure pour optimiser vos appels (et faire des économies). 🤲
Nos nouvelles fonctionnalités dans Close vie aux « fonctionnalités du système téléphonique », car le système :
- Tout le contexte des appels est regroupé au même endroit. Vous n'avez pas besoin de passer d'un onglet à l'autre, car vous travaillez entièrement au sein de votre CRM, que ce soit pour les appels entrants ou sortants. (Nous proposons également de nombreuses intégrations pour répondre à vos autres besoins opérationnels.)
- Il offre des fonctionnalités puissantes et conviviales. Vous obtenez exactement ce dont vous avez besoin, ni plus, ni moins. Du serveur vocal interactif (IVR) pour les appels entrants au système d'appel sortant, en passant par tout ce dont vous avez besoin entre les deux.
- Convient aux équipes travaillant à distance. Close une entreprise entièrement à distance; notre système d'appels est donc conçu pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de télétravail.
- Nous proposons des tarifs compétitifs et adaptés aux petits budgets. De nombreuses fonctionnalités sont comprises dans votre forfait de base de location de ligne téléphonique, tandis que d'autres (notamment le serveur vocal interactif et le routage automatique) sont facturées au tarif forfaitaire de 19 $ par ligne premium et par mois. C'est 40 à 50 % moins cher que la moyenne des fournisseurs de téléphonie d'entreprise !
- Enregistreautomatiquement les détails des appels entrants et sortants. Les utilisateurs peuvent se concentrer sur la conversation, tandis que l'assistant d'appel la transcrit automatiquement pour vous faire gagner du temps et vous permettre de tirer des enseignements.
C'est le jour et la nuit, n'est-ce pas ? Intégrer votre système téléphonique professionnel à votre CRM est le moyen le plus simple de rationaliser vos appels et d'optimiser votre service client.
« Avant, nous utilisions Salesforce comme CRM et Groove comme système de numérotation », explique Jonathan Hinshaw, directeur commercial chez UGURUS. « Un commercial avait du mal à passer 100 appels par jour, car il passait son temps à chercher des informations entre les deux outils. Aujourd’hui, il peut facilement passer 200, voire 250 appels dans le même laps de temps. Notre cadence de travail a augmenté de 100 % ».
Comment configurer votre téléphone professionnel dans Close
Close toujours proposé des fonctionnalités d'appel performantes, car notre mission est de fournir aux petites entreprises les outils dont elles ont besoin. Nos dernières mises à jour sont spécialement conçues pour remplacer votre système téléphonique tiers et donner plus d'autonomie à votre équipe.
Voici comment configurer toutes les fonctionnalités ✨d'appel✨ dans Close.
6 étapes pour configurer Close appels entrants
Ces fonctionnalités de gestion des appels entrants sont faciles à utiliser et prêtes à l'emploi. Elles s'adaptent à votre équipe et évoluent au rythme de vos besoins, car nous savons que ceux-ci changent.
Suivez ces six étapes, et vous serez prêt à gérer les appels entrants en un rien de temps :
1. Transformez votre numéro de groupe en numéro Premium. Sélectionnez dans Close le numéro de groupe que vous souhaitez mettre à niveau. Il s'agira de votre ligne principale et/ou de vos lignes secondaires (comme celle du service commercial) si votre organisation est de grande taille. La mise à niveau vers un numéro Premium coûte 19 $ par ligne et par mois et vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour remplacer votre système téléphonique.
2. Configurez le routage basé sur les prospects pour automatiser le processus. Le routage basé sur les prospects associe les appelants entrants aux prospects existants dans votre CRM et les achemine automatiquement en fonction de la règle de statut du prospect (par exemple, période d'essai, client, etc.) et/ou du champ personnalisé (par exemple, responsable du prospect) que vous avez défini. Voici un exemple. Si un client existant « géré » par David appelle, il est automatiquement acheminé vers David. S’il ne répond pas — selon la configuration que vous avez définie —, ce client sera redirigé vers le service d’assistance (où sont redirigés les clients ) ou vers la messagerie vocale de David. Il vous a suffi de configurer les règles de routage basé sur les prospects et de laisser le système fonctionner en mode automatique !
Le routage basé sur les contacts permet d'éviter les frictions dans la prise de décision et les erreurs d'acheminement des appelants via un serveur vocal interactif (SVI). Toutefois, si le numéro d'un appelant ne correspond pas aux données de votre CRM, il suffit de le diriger vers le menu téléphonique ou directement vers le numéro d'un autre service (comme le service commercial).
3. Configurez le menu vocal de votre système IVR. Un bon menu vocal, c'est un peu comme un contrôleur aérien : il guide chaque interlocuteur vers sa destination, rapidement et en toute sécurité. Choisissez jusqu'à 10 options de numérotation pour les appels entrants, et déterminez si ceux-ci doivent être transférés à des membres spécifiques d'un groupe, redirigés vers un numéro externe, acheminés vers la messagerie vocale ou si l'interlocuteur doit réécouter les options. Définissez une action par défaut au cas où l'appelant ne sélectionnerait aucune option !
Par exemple, l'option 1 pourrait diriger les appelants vers un membre spécifique de l'équipe. L'option 2, vers le numéro du service commercial. L'option 3, vers votre équipe de service client externe. Et ainsi de suite. L'action par défaut pourrait répéter les options si l'appelant n'en sélectionne aucune.
4. Enregistrez votre message d'accueil personnalisé. Téléchargez ou enregistrez votre message d'accueil personnalisé pour le menu vocal. Cela vous permet de créer un lien plus fort avec les appelants.
5. Activez les paramètres personnalisés d'ordre de sonnerie et de durée. Comment souhaitez-vous que votre équipe reçoive les appels ? Sélectionnez l'ordre de sonnerie (toutes en même temps ou à tour de rôle) pour répartir les appelants entre les membres de votre équipe (pour ceux qui sont acheminés vers le numéro de groupe). Définissez ensuite la durée de sonnerie afin de leur accorder plus (ou moins) de temps pour décrocher.
Un exemple ? Vous pouvez définir le mode de sonnerie sur « round robin » et choisir une durée de sonnerie de 15, 30, 45 ou 60 secondes. Le système fera sonner le premier représentant (ou agent) pendant (par exemple) 30 secondes, puis le suivant pendant 30 secondes, et ainsi de suite.
6. Définissez votre numéro de transfert de secours (+ message de messagerie vocale). Indiquez le numéro de transfert — vers lequel l'appel doit être redirigé — au cas où vous ou votre équipe ne répondriez pas. Il peut s'agir d'un numéro de portable, d'un autre membre de l'équipe ou d'un renvoi vers le menu téléphonique. Vous pouvez également rediriger l'appel vers la messagerie vocale. (Objectif : ne pas laisser les appelants dans le vide.)
Close encore plus de possibilités. Recevez vos appels entrants sur l'application Close , mais que se passe-t-il si vous manquez tout de même un appel ? Les appels manqués s'affichent dans votre Close . Et bien sûr, vous pouvez transférer en toute simplicité les appels en cours si nécessaire. Ces fonctionnalités sont incluses de série dans toutes Close .
Lancez vos campagnes d'appels sortants Close ces 4 étapes
Les appels entrants ? C'est pris en charge. Les appels sortants ? Ça aussi, c'est pris en charge.✌️
Touchez davantage de prospects en fournissant moins d'efforts en suivant ces quatre étapes simples :
1. Créez des vues intelligentes à partir de vos prospects. Les vues intelligentes sont des filtres de prospects enregistrés qui vous permettent d'accéder en un clic à vos recherches favorites dans Close. Elles vous indiquent 1) si vous devez appeler ce prospect (ou non), et 2) ce que vous devez lui dire. Spécifiez un statut de prospect particulier (par exemple, « en période d'essai »), filtrez par heure locale, tenez compte des affectations de prospects, déterminez le délai à respecter entre les tentatives d'appel, et bien plus encore. Les vues intelligentes ajoutent et suppriment automatiquement les prospects qui répondent à vos critères définis. C'est simple, n'est-ce pas ?
« Les Smart Views sont notre raison d’être », explique Liz Stephany, directrice des ventes et de la réussite client chez Close. « Nous disposons d’un Smart View doté de filtres qui nous permettent d’identifier les nouvelles inscriptions à la période d’essai pour lesquelles notre équipe n’a effectué aucun contact par téléphone ou par SMS. Notre équipe commerciale peut alors commencer à appeler ces prospects, et à mesure qu’elle le fait, ceux-ci sont retirés de la liste (et de nouveaux sont ajoutés). »
2. Utilisez le Power Dialer intégré pour traiter rapidement vos listes de prospects. Le Power Dialer est le meilleur moyen d'appeler rapidement un grand nombre de prospects. Dans votre Smart View, cliquez sur le bouton « Appeler » et le système traitera vos prospects —automatiquement— les uns après les autres. Faites une pause pour prendre des notes, ou activez l'enregistrement des appels et l'Assistant d'appel pour qu'il s'en charge à votre place !
3. Utilisez le composeur prédictif pour passer au niveau supérieur en matière d'efficacité. Le composeur prédictif appelle plusieurs numéros de prospects à la fois et vous met en relation (ou met votre équipe en relation, s'il s'agit d'une session de groupe) avec les personnes qui répondent réellement. Si vous en avez assez des tonalités d'occupation, des messageries vocales ou des numéros hors service, ce composeur vous permet d'éviter tout cela et de vous concentrer à nouveau sur une prospection productive.
4. Personne ne répond ? Utilisez Voicemail Drop pour laisser un message en un seul clic. La combinaison du numéroteur et de Smart View est très efficace, mais il arrive parfois que vous tombiez tout de même sur la messagerie vocale. Utilisez Voicemail Drop pour laisser un message préenregistré en un seul clic, ce qui permet à vos commerciaux de gagner du temps et de s'épargner des efforts.
Ces fonctionnalités pratiques ne nécessitent aucune intégration et ne sont pas non plus réservées aux abonnés Premium Number. Le numéroteur prédictif et la messagerie vocale, en revanche, ne sont accessibles qu'à nos clients Enterprise; nous vous invitons donc à examiner toutes les options avant de choisir une formule.
Comme toujours, tu peux commencer ton essai gratuit de 14 jours et te lancer dès maintenant.
Utilisez Close améliorer les compétences de votre équipe et obtenir davantage d'informations sur les appels
Attendez un peu. Ce n'est pas tout ! Close vous Close également un accompagnement des commerciaux et des informations contextuelles sur les appels.
- La fonction « Call Coaching » ( disponible dans les formules Enterprise) permet aux utilisateurs d'écouter, de chuchoter ou d'intervenir dans les appels en cours. Utilisez cette fonctionnalité pour former les nouveaux commerciaux, accompagner les commerciaux en poste ou apporter votre aide lors de ventes complexes. Votre commercial a-t-il besoin de s'améliorer dans la conclusion des ventes? Écoutez son prochain appel (pour orienter la formation), chuchotez-lui des conseils (à l'intention de votre commercial uniquement) ou intervenez, présentez-vous et concluez la vente vous-même (faites-le avec discernement).
- Call Assistant automatise la prise de notes. Pendant que vous vous concentrez sur la conversation, il génère une transcription et un résumé précis et consultables, ainsi qu'une liste de tâches à accomplir pour la suite. C'est l'IA à son meilleur. (Ajoutez cette fonctionnalité à n'importe quelle formule pour 50 $ par mois.)
- La vue « Conversations » est le moyen le plus rapide de passer en revue vos appels et vos réunions. Il vous suffit de rechercher des mots-clés ou des expressions spécifiques, ou de filtrer par utilisateur, prospect, sens de l'appel, etc. Utilisez-la pour retrouver le contexte de la conversation, plutôt que de vous fier à votre mémoire.
- Le rapport d'activité fournit des informations sur le nombre total d'appels passés, les appels passés par utilisateur, la durée des appels, etc. Il vous donne une ventilation des chiffres de manière descendante.
Ces fonctionnalités vous apportent un nouvel éclairage sur votre stratégie d'appel. Qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Que pouvez-vous changer pour conclure ces ventes ? Les meilleures solutions téléphoniques complètes vous offrent tout cela — et nous faisons partie de cette catégorie.
Conclusion : CRM + téléphonie d'entreprise = appels fluides et davantage de contrats conclus
Les petites entreprises d'aujourd'hui ont besoin d'une solution téléphonique professionnelle tout-en-un pour gérer leurs appels entrants (et sortants). Comment y parvenir ? Abandonnez les outils tiers et optez pour un CRM intégrant un système téléphonique. C'est mieux pour vous, mais aussi pour vos prospects et vos clients.
Le CRM contient toutes les données sur les prospects dont votre système téléphonique ne dispose pas. Le routage basé sur les prospects et des menus téléphoniques intuitifs et simples offrent une expérience d'appel fluide, de la tonalité de ligne à la conclusion de la vente, ce qui améliore la satisfaction et la fidélisation des clients. Ils parviennent ainsi à leurs fins.
Votre équipe ? Elle est ravie de disposer d'un environnement d'appels centralisé et de fonctionnalités intuitives. Et votre budget ? Il est soulagé de pouvoir se passer d'un système téléphonique externe coûteux et difficile à gérer. Commencez votre essai gratuit de 14 jours de Close— aucune carte de crédit requise — pour constater la différence.
