On est tous déjà passés par là : c'est la fin du mois ou du trimestre, et la pression monte pour trouver de nouvelles opportunités et conclure davantage de contrats.
Mais vous ne trouvez pas de liste valable de prospects ou d'opportunités à relancer. Votre Close est encombrée de tâches et d'opportunités obsolètes, ce qui vous oblige à parcourir Close dans tous les sens, à la recherche d'un trésor de prospects que tout le monde a oublié.
Vous vous frayez un chemin à travers le tumulte et, soit vous atteignez votre objectif, soit vous passez à côté. Puis, une fois le mois ou le trimestre terminé, vous faites table rase et vous vous fixez de nouveaux objectifs. Mais à peine quelques semaines plus tard, vous vous retrouvez au même point.
Mais cela ne doit pas forcément se passer ainsi. Close conçu pour optimiser la productivité commerciale, mais il faut faire preuve d'une bonne dose de rigueur pour passer au niveau supérieur. Si cela vaut pour la vente en général, vous pouvez toutefois prendre plusieurs mesures concrètes pour rendre vos résultats commerciaux prévisibles et faciles à suivre.
Après avoir utilisé Close pendant près de quatre ans, voici quelques conseils de pro pour mieux vous organiser, gagner du temps et multiplier considérablement votre portée.
Mettez en place une méthode que vous pourrez reproduire à chaque fois
En tant que commerciaux sédentaires, nous passons la majeure partie de notre temps à planifier ou à mener des entretiens téléphoniques. Chaque semaine, nous passons des heures à essayer de remplir notre agenda de rendez-vous ou de démonstrations à des horaires qui conviennent au prospect.
Pour développer votre activité commerciale, vous devez y consacrer du temps.
Créez des tâches récurrentes hebdomadaires dans votre agenda afin de réserver du temps pour les tâches commerciales spécifiques que vous effectuez dans Close. Réservez du temps pour des activités telles que « Suivi de la boîte de réception », « Nouvelles prises de contact » ou « Nettoyage du pipeline d'opportunités », ce qui vous permettra d'organiser des appels planifiés avec des prospects à ces moments-là.
Ce n'est pas facile. Il faut faire preuve de discipline. Il faut sans cesse se rappeler de ne pas programmer d'appels pendant ces plages horaires. Si vous réservez et vous engagez chaque semaine à consacrer des plages horaires spécifiques dans votre agenda à des tâches commerciales précises dans Close, vous constaterez qu'il devient facile d'estimer le nombre de personnes que vous pouvez contacter.
À titre d'exemple, voici à quoi ressemblait mon agenda avant que je commence à y ajouter des appels programmés :
L'un des avantages cachés de réserver du temps dans votre agenda pour des tâches spécifiques est que cela vous aide à suivre où passe votre temps. Si les choses ne se passent pas bien pour vous ou pour l'équipe commerciale, cela tient souvent à la manière dont votre énergie est répartie. Les équipes se posent souvent les questions suivantes : « Contactez-vous suffisamment de personnes ? », « Nos prospects sont-ils suffisamment qualifiés ? » et « Sommes-nous même en mesure de répondre à ces questions ? »
Le fait de noter à quoi vous avez consacré votre temps au cours d'une semaine donnée peut vous aider à résoudre le problème.
Utilisez plusieurs vues intelligentes pour vos nouvelles actions de sensibilisation
L'une des plus grosses erreurs commises par les SDR et les AE lors de Close leurs listes de prospects. Ils ont souvent tendance à passer des appels ou à envoyer des e-mails à partir d'une liste de prospects (ou « Smart View ») qui en compte des centaines, voire des milliers. Évitez cela à tout prix.
Une liste interminable de prospects peut sembler séduisante, mais elle est un véritable casse-tête à gérer. Il arrive souvent que plusieurs membres de l'équipe appellent simultanément ces prospects, et il est vraiment difficile de s'y retrouver quand on veut passer au prospect suivant.
Lorsque vous créez des vues intelligentes pour Outreach, respectez ces 4 règles
1. Une vue intelligente doit toujours indiquer le temps écoulé depuis la dernière mise à jour ou le dernier contact avec le prospect.
- Exemple : Supprimez les prospects que vous avez déjà mis à jour aujourd'hui : NON mis à jour : aujourd'hui
- Exemple : inclure les prospects que vous n'avez pas contactés au cours des 7 derniers jours : latest_call_created > « il y a 7 jours »
2. Une vue intelligente doit toujours indiquer un ou plusieurs statuts de prospect.
- Exemple : vous souhaitez appeler uniquement les prospects « potentiels » : lead_status:« Potential »
- Exemple : vous souhaitez appeler tous les prospects qui ne sont pas « Bad Fit » : NOT lead_status:« Bad Fit »
- Exemple : vous souhaitez inclure à la fois les prospects « confirmés » et « qualifiés » : lead_status:« Confirmed » OU lead_status:« Qualified »
3. Le cas échéant, une vue intelligente doit utiliser des champs personnalisés pour classer les prospects par groupes.
- Exemple : vous souhaitez appeler les prospects qui utilisent « Salesforce » : custom.CRM:Salesforce
4. Le cas échéant, une vue intelligente ne doit jamais inclure de prospects dont les tâches sont incomplètes.
- Ex. : N'a PAS : tâches_incomplètes
Ces règles sont conçues pour créer des vues intelligentes qui éliminent les prospects au fur et à mesure que vous les traitez. Si vous utilisez une vue intelligente comme liste de prospects, vous devriez la configurer en y incluant un nombre de prospects que vous pouvez traiter en une seule session. Cela permet de bien cerner la tâche à accomplir. Une fois qu'il n'y a plus de prospects, la tâche est terminée !
La méthode la plus courante pour exclure les prospects de vos Smart Views au fur et à mesure que vous les parcourez consiste à ajouter « NOT updated:today » à la fin de votre requête Smart View.
Boîte de réception vide pour les commerciaux
La boîte de réception Closepermet de regrouper de manière très efficace les différentes activités commerciales dans une seule liste de tâches. Les appels entrants, les messages vocaux, les e-mails, les tâches et les opportunités sont tous affichés dans une seule et même vue.
Mais c'est à vous de vous acquitter systématiquement de ces tâches pour qu'Inbox puisse booster votre productivité commerciale. Inbox, Close, récompense les utilisateurs qui adoptent l'approche « Inbox Zero » pour la gestion de leurs e-mails et de leurs tâches.
Pour tirer le meilleur parti de la boîte de réception dans Close, voici quelques règles simples à suivre :
- Occupe-toi d'abord de ta Close avant celle de tes e-mails.
- Lorsque vous marquez un e-mail entrant comme « terminé » dans Close, celui-ci est archivé dans votre boîte de réception. Cependant, lorsque vous archivez ou supprimez un e-mail de votre boîte de réception, la tâche reste dans Close. Pour traiter l'e-mail une seule fois, commencez par la boîte de réception.
- En suivant cette règle, votre boîte de réception restera exempte de tout e-mail commercial.
- Ne créez pas de tâche pour assurer le suivi d'une opportunité active.
- Inbox crée des tâches pour toutes les opportunités actives en fonction de leur date de clôture. Lorsque vous mettez à jour vos opportunités actives, utilisez la date de clôture de l'opportunité comme date pour votre prochain suivi :
- Envoyez des e-mails depuis Close utilisez la fonctionnalité de relance par e-mail si vous n'obtenez pas de réponse.
- « Close automatiquement ces messages de suivi à votre boîte de réception.
- Cela évite d'avoir à créer une tâche de suivi distincte.
- Ne créez jamais une tâche pour assurer le suivi d'un prospect, sauf si cela est nécessaire.
- Un prospect qui n'est associé à aucune opportunité active ou conclue devrait être redirigé vers un « Smart View » regroupant les prospects d'un certain type que vous devez relancer.
- Utilisez une condition de recherche basée sur la date pour transférer automatiquement les prospects vers une vue intelligente « Suivi » : last_communication_date > « il y a 7 jours ».
- Si vous avez du mal à retrouver ces prospects à l'aide de leur statut ou des champs personnalisés, ajoutez-y une note distinctive afin de pouvoir les identifier. Par exemple :
- Vous souhaitez relancer un prospect confirmé dans 14 jours. Il n'y a aucune opportunité active. Ce prospect fait partie d'une campagne spécifique intitulée «conférence annuelle ». Il n'est pas possible d'isoler ce prospect à l'aide d'un champ personnalisé ou d'un statut de prospect. Il se peut qu'il y ait quelques prospects de ce type.
- Créez une nouvelle note intitulée « annual_conference » sur le prospect.
- Créez une vue intelligente qui recherche tous les prospects comportant la note « annual_conference » et ne disposant actuellement d'aucune opportunité active : note:« annual_conference » last_communication_date > « il y a 14 jours » ET active_opportunities:0
La dernière règle,« Ne créez jamais une tâche pour assurer le suivi d'un prospect, sauf en cas d'absolue nécessité »,est particulièrement importante pour améliorer la productivité commerciale.
En reprenant l'exemple ci-dessus, imaginons que vous ayez créé la note « annual_conference » pour 25 prospects. Si vous aviez utilisé une tâche pour vous rappeler de faire le suivi de ces 25 prospects, vous vous retrouveriez avec 25 tâches distinctes dans votre Close 14 jours plus tard. Ces 25 prospects se retrouveraient mélangés à d'autres éléments de la boîte de réception ayant un contexte différent.
Cette méthode propose plutôt une « vue intelligente » qui regroupe les 25 prospects que vous souhaitez relancer. Il vous suffit ensuite de programmer un rappel dans votre agenda pour passer en revue ces prospects. Mieux encore, vous pouvez envoyer un e-mail groupé à tous les prospects de la vue intelligente en quelques clics seulement.
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Comment mettre en place le meilleur pipeline au sein de votre équipe
Remarque : le terme « Pipeline » désigne la vue « Opportunités » dans Close.
Les commerciaux se distinguent par la manière dont on attend d'eux qu'ils rendent compte de leurs performances, qu'elles soient bonnes ou mauvaises. Il y a bien sûr les indicateurs évidents, comme les contrats conclus ou les nouvelles opportunités, mais les équipes commerciales les plus avisées (et les plus efficaces) veulent connaître votre efficacité.
L'un des meilleurs moyens de démontrer vos compétences en tant que commercial est de décrire avec précision votre pipeline.Étant donné que chacun utilise des critères différents pour définir un « pipeline », partons du principe qu’il s’agit d’une liste d’opportunités actives.
Vous constaterez qu'en appliquant des critères rigoureux pour la gestion des opportunités, vous serez en mesure de prévoir avec une extrême précision le nombre de contrats que vous conclurez.
Voici ce que j'entends par « critères rigoureux » :
- Votre pipeline ne contient que des opportunités pour lesquelles le prospect connaît le prix de votre produit ou service et sait clairement qu'il en a les moyens.
- Votre pipeline ne contient que les opportunités pour lesquelles vous avez discuté avec le prospect des délais prévus pour la conclusion de la vente.
- Votre pipeline ne contient que des opportunités pour lesquelles les clients ont expliqué comment ils comptent utiliser votre produit ou en tirer de la valeur, et avec lesquelles vous êtes d'accord.
Ce n'est pas la taille de votre pipeline qui compte. C'est son taux de conversion qui fait la différence.
Si vous ne disposez pas d'un nombre suffisant d'opportunités, vous devez vous concentrer sur la qualification des prospects que vous contactez.
Voici maintenant quelques conseils pratiques pour gérer régulièrement votre pipeline à l'aide du CRM de vente interne Close:
- Prévoyez chaque semaine un moment pour mettre à jour toutes les opportunités de votre pipeline.
- Je te conseille de le faire le vendredi pour être prêt pour la semaine suivante.
- Évitez toute situation où vous devriez deviner la date de « clôture prévue ». N'oubliez pas qu'une date de clôture prévue peut aussi signifier que vous devrez faire le point dès le lendemain.
- Classez ces opportunités dans une catégorie distincte afin de pouvoir y revenir ultérieurement et les réactiver.
- Si vous repoussez régulièrement la date de clôture prévue à la semaine suivante, s'agit-il vraiment d'une opportunité ?
- Indiquez le contexte de la prochaine étape du processus de vente dans la note relative à l'opportunité.
- Cela vous permet, à vous et à votre responsable commercial, de visualiser l'opportunité et l'étape suivante en un seul endroit, dans la vue « Opportunités ».
Vous souhaitez savoir comment optimiser l'efficacité de votre pipeline commercial ? Découvrez tous les secrets dans mon article intitulé «15 indicateurs de pipeline commercial à suivre pour améliorer la qualité de vos opportunités ».
À propos de Close la direction
Au début de cet article, j'ai laissé entendre que les décisions prises par la direction concernant un système CRM ou un processus de vente ne sont pas toujours dans votre intérêt.
Ce n'est pas de leur faute. En tant qu'êtres humains, c'est dans notre nature de prendre des décisions qui nous sont favorables. C'est ainsi que fonctionne le monde.
Cependant, c'est à vous qu'il revient d'orienter le CRM et les processus commerciaux de manière à optimiser la productivité et la réussite. Il est trop facile de rester les bras croisés et de rejeter la faute sur « le processus » pour expliquer pourquoi vous ne concluez pas de contrats.
Bouge-toi et fais en sorte que les choses s'améliorent.
Pour renforcer votre influence lorsque vous proposez de nouveaux processus ou de nouvelles politiques, voici quelques conseils pour interagir avec la direction au sein et autour Close vous permettront de gagner le respect de vos interlocuteurs :
- Lorsque vous essayez de faire comprendre à la direction que vos prospects ne valent rien, n'envoyez pas une liste de noms. Envoyez-leur plutôt un Smart View.
- Utilisez les champs personnalisés et l'historique des communications pour expliquer pourquoi ces prospects ne sont pas pertinents. Un bon exemple consiste à créer une vue intelligente regroupant les prospects que votre équipe a contactés à plusieurs reprises sans qu'ils ne se soient convertis.
- Example: Leads that are still “Potential” that we’ve contacted at least ten times in the past three months: times_communicated > 10 last_communication_date < "90 days ago" status:Potential
- Si la direction vous demande de lui fournir un rapport sur vos performances, indiquez-lui où le trouver dans Close:
- Ils veulent savoir comment évoluent vos taux de conversion par e-mail ? Dites-leur de consulter votre rapport sur les e-mails envoyés.
- Vous demandent-ils de dresser la liste des contrats qui vont être conclus ce mois-ci ? Dites-leur de consulter votre pipeline d'opportunités ou envoyez-leur un Smart View.
- Exemple de Smart View : opportunity_user:« Nick Persico » opportunity_close:« ce mois-ci » opportunity_status:« Actif »
- Si la direction n'est pas d'accord avec votre équipe sur certaines objections commerciales, consignez-le dans Close un champ personnalisé ou de notes.
- Il est préférable d'utiliser les champs personnalisés pour cela, mais il se peut que vous ne soyez pas administrateur au sein de votre Close . Dans ce cas, créez plutôt des notes.
- Par exemple, si votre équipe perd des contrats à cause d'un concurrent, créez une note spécifique du type « raison de la perte : nom_du_concurrent ». Créez ensuite une vue intelligente à transmettre.
Ces conseils visent à donner l'impression que la direction peut toujours trouver les réponses qu'elle cherche dans votre activité commerciale.
Lorsqu'ils essaient d'indiquer à leur responsable le nombre de contrats que l'équipe va conclure, ils devraient pouvoir trouver cette information sans avoir besoin de vous. Si c'est le cas, vous constaterez que l'ambiance de travail s'en trouvera nettement améliorée.
Mais ça ne marche que si vous gardez votre boîte de réception vide, que votre pipeline d'opportunités est à jour et que vous disposez de vues intelligentes ultra-efficaces.
Au travail, et mettons ça en route !
Si vous n'utilisez pas encore Close,essayez-le gratuitement grâce à notre essai illimité de 14 jours. La configuration et la mise en route ne prennent que quelques minutes, et vous pourriez dès aujourd'hui envoyer des e-mails et appeler vos prospects directement depuis Close.
