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A estas alturas, su canal de ventas está empezando a tomar forma. Ha tomado las etapas básicas del proceso de ventas que analizamos en el capítulo 2 de esta guía y las ha adaptado a su propio proceso empresarial y a sus clientes, tal y como aprendimos en el capítulo 3.
Pero una vez que su canal está en marcha, ahí no acaba la historia.
Crear una cartera de ventas es sólo el principio. Para asegurarse de que ese pipeline está ayudando eficazmente a su equipo a cerrar más acuerdos, necesita saber cómo analizarlo.
Es esencial analizar y mantener su canal de ventas: De ese modo, su canal de ventas se mantendrá saludable en el futuro. Con un análisis adecuado de la cartera de ventas, capacitará a su equipo para alcanzar sus objetivos de ventas y se asegurará de que ninguna operación se quede atrás.
En este capítulo, vamos a discutir:
- Análisis del proceso de ventas: qué seguir y cómo
- Análisis de la cartera de ventas: cómo crear informes
- Cómo saber si su cartera de ventas está saneada
Al final de este capítulo, usted sabrá exactamente qué rastrear, cómo rastrearlo, y cómo utilizar esa información para tomar mejores decisiones con su pipeline.
Análisis del proceso de ventas: qué seguir y cómo
Hay decenas de métricas de ventas que puede seguir en su canal de ventas. Pero seamos realistas: ¿quién tiene tiempo para analizar todos esos datos? (Yo no.)
Por lo tanto, hablemos de algunas de las métricas más importantes que debería seguir y de cómo hacerlo:
Valor de la tubería
El valor de su cartera de oportunidades es exactamente lo que parece: el valor de las oportunidades de su cartera. Conocerlo te ayudará a prever con precisión tus objetivos y a estar mejor preparado para alcanzarlos.
Cómo calcular el valor del pipeline:
Comience con el número de operaciones en su pipeline. A continuación, multiplíquelo por el tamaño medio de la operación.
El cálculo sería el siguiente 50 operaciones x 5.000 $ de media = 250.000 $.
Velocidad de la cartera de ventas
Esto le muestra cuánto dinero está pasando a través de su canal de ventas cada día, basado en la rapidez con la que los clientes potenciales están pasando a través de su canal de ventas. Esta métrica te ayuda a conocer la salud de tu pipeline y a identificar las oportunidades que tardan demasiado en cerrarse.
Cómo calcular la velocidad de ventas:
En primer lugar, tome el número de operaciones en curso. Multiplíquelo por el tamaño medio de la operación y divídalo por la duración media del ciclo de ventas en días.
He aquí un ejemplo de cálculo: 50 operaciones x 5.000 $ tamaño medio de la operación ÷ 60 días de ciclo de ventas = 4.166 $.
Así que, en este caso, habría 4.166 dólares moviéndose a través de su canal de ventas cada día. (Cuanto mayor sea esta cifra, mejor).
Consejo profesional: Para mejorar esta cifra, pruebe estos métodos para crear urgencia y cerrar acuerdos más rápido.
Índice de conversión por etapa
Para asegurarse de que su cartera de oportunidades goza de buena salud en su conjunto, es esencial vigilar la tasa de conversión de cada etapa. En otras palabras, ¿qué porcentaje de oportunidades en una determinada etapa se convertirán en la siguiente?
Realizar un seguimiento de esta métrica le ayudará a asegurarse de que cada etapa de su proceso está funcionando bien, y también le alertará de cualquier cambio potencial en el mercado o con sus clientes.
Cómo calcular la tasa de conversión por etapa:
La mayoría de los CRM lo calculan por usted. Lleva un registro de los datos históricos para poder comparar la tasa de conversión a lo largo del tiempo.
Consejo profesional: vea este seminario web grabado para comprobar cómo 5 líderes de ventas aumentan sus tasas de conversión.
Rendimiento de la cartera de ventas
El seguimiento del rendimiento de cada representante dentro de su canal de ventas le indica dónde necesita ayuda y estímulo cada uno de ellos.
Por ejemplo, si un representante determinado mueve una cantidad de oportunidades superior a la media a través de la fase de cualificación, pero luego tiene una tasa de cierre inferior, es posible que necesite ayuda para cualificarse mejor. O, si un representante tiene dificultades para conseguir nuevos clientes potenciales en la fase de prospección, es posible que necesite orientación sobre dónde identificar y ponerse en contacto con clientes potenciales. Utilizando estos datos de ventas, puede crear perspectivas procesables que ayuden a su equipo a mejorar.
Cómo calcular el rendimiento del pipeline de los representantes:
Separe la vista de su pipeline para ver sólo un determinado representante y, a continuación, vea la tasa de conversión media por etapa. A continuación, compárelo con la tasa de conversión media global y vea el rendimiento de cada representante.
Ahora ya sabe lo que debe controlar. Hablemos de cómo puede configurar sus análisis de ventas.
Análisis de la cartera de ventas: cómo crear informes
Una vez que haya configurado su canal de ventas y sepa qué métricas seguir, es hora de configurar los informes. Con el análisis automatizado del proceso de ventas, no sólo verá los datos correctos en el momento adecuado. Podrá tomar esos datos y convertirlos en potentes elementos de acción para su equipo.
He aquí cuatro formas sencillas de configurar y automatizar los informes:
1. Utilice los informes del embudo de oportunidades en Close para ver las métricas clave en un solo lugar.
En Close, puede ver información sobre el embudo y analizar el estado de su pipeline con informes integrados y listos para usar sobre el embudo de oportunidades.
Con este informe, podrá ver fácilmente dónde se atascan los clientes potenciales en el proceso, realizar un seguimiento de las tasas de conversión y la velocidad de ventas, y encontrar (y solucionar) rápidamente las fugas en su embudo.
2. Establecer informes automáticos de confianza en las oportunidades
Utilizando lo que ya conoce de sus tasas de conversión para cada etapa, puede crear niveles de confianza automáticos para cada una de sus oportunidades.
Esto es lo que necesitarás:
- Close CRM
- Zapier
- Hojas de cálculo de Google
En primer lugar, configura tu Google Sheet con un porcentaje de confianza para cada etapa de tu pipeline de ventas. Por ejemplo, si el 50% de los clientes potenciales en la fase de negociación acaban convirtiéndose, la confianza en la oportunidad en esta fase sería del 50%.
Debería ser algo parecido a esto:
A continuación, conecta esa hoja de Google a tu cuenta de Close mediante Zapier. Cuando cambie el estado de una oportunidad en Close , ejecuta un zap que buscará el nivel de confianza de la oportunidad en tu hoja. A continuación, configura un segundo zap que traducirá esos datos en un nivel de confianza personalizado y actualizará la oportunidad en Close.
Para saber más sobre cómo hacerlo, vea este tutorial:
3. Automatizar los cálculos de valor de los conductos para cada etapa
Conocer el valor de su cartera es esencial para saber en qué punto se encuentran sus operaciones y lo cerca que está de alcanzar sus objetivos. También te ayuda a ver si tu pipeline es saludable o no.
En Closeestos cálculos se realizan automáticamente.
Esto significa que no es necesario recalcular todo cuando una oportunidad pasa a una nueva etapa. El valor del pipeline se calcula en el momento y se ajusta automáticamente cuando mueves las oportunidades a diferentes etapas.
También puede ver distintos tipos de valores, como el valor anualizado, el valor mensual o el valor único.
Con Close, el valor de su canalización está siempre a mano.
4. Analizar el rendimiento de los representantes individuales dentro de la cartera de ventas.
Para ello, necesitará un CRM basado en actividades que sus representantes utilicen para realizar un seguimiento y registrar sus acciones, como por ejemplo Close.
En Close, los representantes pueden enviar correos electrónicos, mensajes de texto e incluso hacer llamadas telefónicas. Todas estas acciones se registran automáticamente y pueden notificarse posteriormente.
Por ejemplo, en el panel de control, puede configurar su propia clasificación personalizada para ver el rendimiento de sus representantes.
También puede ver distintos tipos de valores, como el valor anualizado, el valor mensual o el valor único.
Esto le ayuda a ver el rendimiento de los representantes con las oportunidades en sus pipelines. También puedes ver las acciones que están llevando a cabo, como llamadas, correos electrónicos o mensajes SMS, y relacionarlas con las oportunidades ganadas, lo que te ayuda a identificar los métodos que funcionan en tu pipeline.
Sin embargo, una vez configurados los informes, ¿cómo puede saber si su canal de distribución está bien o no?
Cómo saber si su cartera de ventas está saneada
Mantener un canal de ventas saludable requiere un análisis y un esfuerzo constantes. Un pipeline sano no se puede juzgar por el número de oportunidades que tiene o el valor total: tendrás que evaluar todas las métricas clave que hemos comentado anteriormente para entender la salud de tu pipeline.
Si dispone de buenos informes, podrá responder a estas preguntas y determinar la salud de su canal de ventas:
¿Dónde ve el descenso más significativo?
¿Hay alguna etapa en la que se produzcan más caídas de lo normal? Por lo general, las etapas situadas a la izquierda del canal de distribución sufren más pérdidas que las situadas a la derecha. Si observa algo diferente, es posible que tenga que hacer algunos cambios.
¿Los clientes potenciales están repartidos en las distintas fases del proceso, o hay más en un lado que en otro?
Normalmente, tendrá más clientes potenciales a la izquierda que a la derecha. En realidad, si sus clientes potenciales están repartidos uniformemente entre todas las etapas o si hay más clientes potenciales a la derecha, esto podría ser una señal de que su pipeline se va a agotar. Utilice los cálculos del tamaño del pipeline que comentamos en el Capítulo 3 para saber cuántas oportunidades debería haber en cada etapa, y trabaje para que eso sea una realidad.
Un pipeline poco saludable tiene demasiados leads a la derecha, y probablemente se agotará pronto.
¿Está aumentando o disminuyendo la velocidad de su canalización?
¿Cuánto dinero pasa diariamente por su canal de distribución? Utilizando los cálculos de los que hemos hablado antes, vigile constantemente la velocidad de su canal de distribución. De esta forma, sabrás si empieza a descender.
¿Los representantes utilizan y actualizan activamente el canal de ventas?
Otra forma de medir la salud del pipeline es por su tasa de adopción en su equipo. ¿Están sus representantes de ventas utilizando realmente el pipeline? ¿Está actualizado o se han retrasado en la actualización de las oportunidades con las que trabajan?
Con estas preguntas y los datos recopilados, podrá ver si su cartera de clientes está en buen estado y hacer los ajustes necesarios. Realiza esta comprobación más o menos una vez al mes para tener un control constante de la evolución de tu canal.
Utilice el análisis de la cartera de ventas para aumentar la productividad
Un buen médico analiza los síntomas para dar un diagnóstico preciso antes de que se convierta en algo más grave.
Al igual que el médico, puede utilizar el análisis de su canal de ventas para comprobar periódicamente el estado de su canal. Esto te permite "diagnosticar" cualquier problema en tu pipeline y corregirlo antes de que cause problemas a tu equipo o a tus ventas.
Anteriormente, le mostramos las métricas esenciales que necesita vigilar en su canal de ventas, incluyendo la velocidad del canal, las tasas de conversión para cada etapa, el valor del canal y el rendimiento del representante, así como la forma de realizar un seguimiento de estas métricas y sacar conclusiones de los datos utilizando su CRM.
También hemos visto qué preguntas debe hacer para evaluar la salud de su canal de ventas.
Si mantiene una rutina regular de análisis de su cartera de proyectos, estará en mejores condiciones de gestionarla eficazmente.
Quieres saber más sobre la gestión del pipeline de ventas? Entonces, dirígete al siguiente capítulo →
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