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Una pregunta para usted: ¿Está aprovechando al máximo su canal de ventas?
Un proceso de ventas, o una representación visual del proceso de ventas de una empresa, suele dividirse en diferentes secciones, desde la generación de clientes potenciales hasta la venta. Su objetivo es ayudar a los representantes de ventas a agilizar sus flujos de trabajo y convertir con éxito clientes potenciales en clientes.
La cuestión es la siguiente: la mayoría de los equipos de ventas tienen un proceso de ventas, pero pocos saben cómo gestionarlo eficazmente. De hecho, la gestión del pipeline de ventas es una de las tareas más difíciles en ventas.
Después de aprender las técnicas de esta guía, estará preparado para gestionar eficazmente su canal de distribución a largo plazo, sacándole el máximo partido ahora y en el futuro.
¿Qué es la gestión de la cartera de ventas?
La gestión de la cartera de ventas es el proceso de análisis, seguimiento y organización de su cartera para que funcione sin problemas y se mantenga limpia.
Es tarea de los jefes y gerentes de ventas ocuparse del pipeline, asegurarse de que está actualizado y mejorarlo con el tiempo.
¿Por qué es tan importante?
Porque su proceso actual no le servirá de nada dentro de un año, ni dentro de cinco, ni dentro de diez. El mercado cambia constantemente y su proceso de ventas debe cambiar con él. Cuando eso ocurre, tu proceso debe adaptarse a las condiciones actuales.
Cuando se actualiza, mejora y depura la cartera de pedidos a lo largo del tiempo, los representantes pueden centrarse en vender y evitar perderse en el ruido de la cartera de pedidos. También ayuda a los directores y jefes de ventas a ver exactamente qué está pasando en el pipeline, dónde están los acuerdos más importantes y cómo están actuando sus representantes en cada fase.
Etapas del proceso de ventas
La gente lleva identificando las fases del proceso de ventas desde finales del siglo XIX. No es broma. John H. Patterson lo hizo para ayudar a cerrar acuerdos para su empresa, National Cash Register, en 1887.
Hoy en día, la mayoría de los equipos de ventas dividen sus ciclos de ventas en siete etapas distintas:
- Prospección: En esta fase se trata de generar clientes potenciales. Sus equipos de ventas y marketing deben intentar captar clientes potenciales entrantes y salientes mediante tácticas como llamadas en frío, correo electrónico, SEO (optimización de motores de búsqueda) y prospección de creación de enlaces. Este tipo de prospección se centra específicamente en los vínculos de retroceso de alta calidad que pueden aumentar la autoridad de su sitio web y su clasificación en las búsquedas.
- Cualificación: La siguiente fase consiste en evaluar a los posibles clientes. No todas las personas son adecuadas para los productos y servicios de su empresa. Tienes que identificar a los que no encajan en una fase temprana del proceso de ventas y eliminarlos de tu cartera de clientes potenciales.
- Contacto inicial: Una vez eliminados los clientes potenciales inadecuados, se pasa a la tercera fase. En esta fase, los representantes se ponen en contacto con los clientes potenciales e intentan entablar relaciones con ellos. Los canales de mensajería más utilizados son el teléfono y el correo electrónico.
- Reunión/Demo: Algunos clientes potenciales querrán saber más sobre sus productos/servicios. Es el momento perfecto para programar reuniones o demostraciones de productos. De este modo, los representantes tienen la oportunidad de guiar a los clientes potenciales hacia la venta.
- Análisis de necesidades: Después de reunirse con los clientes potenciales, sus representantes deben tener una buena idea de lo que necesitan. A continuación, los representantes pueden decidir si sus productos/servicios ayudarán a los clientes potenciales a alcanzar los objetivos deseados. En caso afirmativo, los representantes pueden pasar a la siguiente fase.
- Close: En esta parte del proceso de venta, los clientes potenciales están listos para tomar una decisión. ¿Le comprarán o se irán? Si sus representantes han cualificado adecuadamente a sus clientes potenciales, les han ofrecido buenas demostraciones, etc., deberían cerrar el trato.
- Seguimiento: La primera venta no es el final. Los comerciales de éxito siempre dan prioridad al seguimiento. Esto permite a los representantes mantenerse al día con los clientes potenciales, garantizar una incorporación sin problemas, pedir referencias y aumentar la probabilidad de futuras ventas.
¿Por qué es importante la gestión de la cartera de ventas?
Una gestión adecuada de la cartera de ventas conduce a acuerdos más importantes y valiosos, a una mejor previsión y a una mayor velocidad de ventas. Veamos con más detalle estas tres ventajas.
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Una gestión adecuada de la cartera de ventas ayudará a su equipo a centrarse en clientes potenciales de calidad que den lugar a oportunidades de venta de mayor valor. De este modo, la empresa crecerá más.
De hecho, un reciente estudio de Harvard Business Review reveló que las empresas que dan prioridad a la gestión de sus proyectos tienen una tasa media de crecimiento del 5,3, lo que supone un aumento del 15%.
Mejores previsiones de ventas
Una estrategia eficaz de gestión de la cartera de pedidos también contribuirá a sus previsiones.
¿Cómo? Podrá ver las métricas de actividad de cada miembro del equipo y las diferentes etapas en las que se encuentran sus clientes potenciales. A continuación, puede combinar estos datos para determinar cuántas ventas realizará su equipo de forma realista en los próximos 30, 60 o 90 días.
Saber cuántos ingresos generará su departamento de ventas en los próximos meses es esencial. Sin esta información, los responsables clave de la toma de decisiones en su empresa no tendrán la información que necesitan para dirigir su empresa hacia adelante de una manera eficaz.
Mayor velocidad de ventas
Por último, pero no por ello menos importante, una gestión adecuada de la cartera de ventas aumentará la velocidad de los acuerdos.
Al minimizar la duración de su ciclo de ventas, cerrará acuerdos más rápidamente, lo que significa que sus representantes tendrán más tiempo para comprometerse y establecer relaciones con otros clientes potenciales. Esto es especialmente importante en las ventas B2B, donde los ciclos de ventas suelen ser más largos que en las ventas B2C.
Usted necesita rapidez, y una gestión adecuada de sus proyectos le ayudará a conseguirla.
5 aspectos de una gestión eficaz de la cartera de ventas
Ahora que ya sabe qué es la gestión de la cartera de ventas y por qué es importante, hablemos de cómo puede agilizar el proceso y mejorar sus flujos de trabajo.
Este es probablemente un buen punto para hacer una pausa y mencionarlo: gestionar y mantener su pipeline es mucho más fácil con un CRM robusto y con capacidad de respuesta como Close. Eche un vistazo a nuestra demostración y continúe.
Estos cinco consejos le ayudarán a gestionar eficazmente su cartera de proyectos.
1. Crear y mantener un proceso de ventas claramente definido
Para crear un proceso de ventas eficaz, debe desarrollar una serie de pasos repetibles que su equipo pueda utilizar para impulsar a los clientes potenciales y convertirlos en clientes satisfechos.
Cuando su proceso de ventas esté claramente definido, sus representantes comprenderán lo que debe ocurrir en cada etapa de su canal de ventas para evitar cuellos de botella.
Por ejemplo, puede que descubra que es necesario ajustar su proceso debido a un cambio en el mercado o en su producto. Puede que el recorrido del cliente haya cambiado y la forma en que las personas descubren su empresa o interactúan con ella haya cambiado. En estos casos, tendrá que ajustar las fases de su proceso de ventas para adaptarlo a las condiciones actuales del mercado y garantizar el crecimiento de los ingresos.
Sólo tiene que asegurarse de que siempre giren en torno a estas siete etapas principales del proceso:
Proporcione a sus representantes un mapa sólido y anímeles a seguirlo.
2. Prever como un profesional
Su canal de ventas no debería implicar conjeturas. Para gestionar eficazmente tu equipo y las acciones que tienen lugar dentro de tu embudo de ventas, necesitas generar previsiones respaldadas por datos.
Nunca te preguntes qué va a pasar con tus ventas.
Para hacer previsiones como un profesional, haga un seguimiento de todo su proceso de ventas y de los objetivos específicos que ha fijado para su equipo. A continuación, ten en cuenta ciertos datos, como cuánto cuesta tu producto, cuánto gastas por cliente potencial, el mercado potencial y las próximas fluctuaciones de precio.
Por último, recopile datos sobre su cartera de proyectos y su tasa de éxito. ¿Hay fugas que deba tapar? ¿Con qué frecuencia se convierten las nuevas oportunidades en clientes de pago?
Con esta información y un CRM eficaz como Close, podrá traducir estos datos en previsiones precisas. (Nota: Las diferentes estrategias de pre visión de ventas son valiosas para diferentes equipos. Tendrás que decidir qué tipo de previsión necesitas para alcanzar tus objetivos).
3. Desayuna tus métricas clave
Hay toneladas de métricas de ventas importantes que debe conocer.
Pero para gestionar con éxito su cartera de proyectos, sólo debe centrarse en las métricas que realmente importan a su proceso único. Evite perderse en un complejo torbellino de datos.
Algunas de las métricas clave que tendrás que vigilar son:
- Valor de la tubería
- Tamaño medio de las operaciones
- Velocidad de la cartera de ventas
- Índice de conversión por etapa
- Rendimiento de la cartera de ventas
Estas y otras métricas esenciales le ayudarán a vigilar la salud de su cartera de proyectos. También te darán información en tiempo real sobre dónde hacer ajustes.
4. Implementar un seguimiento eficaz de los representantes de ventas
Supervisar las actividades de venta de sus representantes dentro del pipeline es esencial para gestionarlo con eficacia.
El trabajo del director de ventas es asegurarse de que se asigna el número correcto de operaciones a cada representante, de que se contacta con los clientes potenciales de forma oportuna (por teléfono, correo electrónico, redes sociales, etc.) y de que las oportunidades progresan de forma constante.
Al supervisar las actividades de sus representantes a lo largo del ciclo de ventas, se asegurará de que todos participan activamente en la creación de un proceso de ventas ganador.
5. Revisar periódicamente la cartera de ventas
El último aspecto de la gestión de la cartera de ventas es el proceso de revisión.
Programe revisiones del rendimiento de las ventas cada mes o trimestre, y utilícelas para analizar y depurar su cartera de pedidos. ¿Cuántas operaciones perdió el mes pasado? ¿Cuántos prospectos fríos están desordenando su canal de ventas? ¿Qué fase del proceso tiene más fugas?
Analice los datos de que dispone para responder a estas preguntas. (Nota: las herramientas de gestión de pipeline como Close facilitan la evaluación del proceso de ventas).
También puede aprovechar las reuniones de revisión de la cartera de ventas para hablar con sus representantes sobre los acuerdos que tienen sobre la mesa, especialmente los más importantes. Juntos, tu equipo puede hablar de los obstáculos y aportar ideas para cerrar más rápido.
Cómo hackear el proceso de ventas con un software eficaz de gestión de pipeline
Para gestionar eficazmente su canal de ventas (¡y no perder el tiempo!), debe poner en marcha procesos y automatizaciones específicos. Así obtendrás la información que necesitas sin tener que rebuscar entre montones de datos.
Hablemos de cinco métodos para hackear el proceso de canalización de ventas y gestionarlo de forma más eficiente.
1. Utilice un CRM de canal de ventas para multiplicar por 10 las automatizaciones
Construir tu pipeline de ventas en una hoja de cálculo (como SalesTable) puede funcionar para equipos pequeños. Pero puedes aumentar tu productividad utilizando un CRM para rastrear y organizar los datos automáticamente.
Puede que seamos un poco parciales, pero creemos que Close es una de las mejores opciones para automatizar todo el proceso de canalización de ventas, desde las actividades de captación de clientes potenciales hasta el cierre de la venta.
Por ejemplo, las funciones de elaboración de informes deClose incluyen un informe sobre el embudo de oportunidades, que le ofrece todas las métricas clave del proceso de ventas de un vistazo, incluidas:
- Índices de conversión por etapa
- Porcentaje de victorias
- Velocidad de ventas
- Plazo medio de cierre
Obtenga la información que necesita para tomar decisiones eficaces, sin perder mucho tiempo en el proceso. Close le ayudará a ver sus datos rápidamente.
2. Utilice plantillas de previsiones que se integren con sus datos
Elegir las herramientas y plantillas de previsión adecuadas le ayudará a gestionar mejor su cartera de pedidos. También te dará una visión más precisa de hacia dónde se dirige tu equipo de ventas.
Por ejemplo, si utilizas una plantilla de previsión de ventas que se puede convertir en una hoja de Google, puedes integrarla fácilmente con otras herramientas y puntos de datos mediante Zapier. ¡Gana!
Consulte aquí nuestra plantilla de previsiones:
3. Combine los datos de actividad de los representantes y las tasas de conversión de las canalizaciones para planificar con mayor eficacia
Saber exactamente qué están haciendo sus representantes en cada fase del proceso de ventas es sólo una parte de una estrategia de gestión de pipeline de alto nivel.
Cuando combines esta información con otros datos relevantes, podrás ver el futuro (¡sin la ayuda del Delorean de Doc!).
Empiece por comparar los datos de actividad de los representantes en una etapa concreta con sus tasas de conversión.
Por ejemplo, en la fase de cualificación, ¿qué actividades conducen a conversiones? ¿Los representantes que se centran en llamar cierran más tratos que los que sólo envían correos electrónicos? ¿O hay una combinación de contactos telefónicos y por correo electrónico que conduce a un mayor número de conversiones?
Para responder a preguntas como éstas, dedique tiempo a analizar los datos de cada etapa. A continuación, utiliza dichos datos para extraer conclusiones precisas y anótalas. Por ejemplo, puede que descubras que
- Se necesitan al menos 4 contactos para conseguir una reunión con un cliente potencial
- Las demostraciones funcionan mejor que las presentaciones de ventas el 74% de las veces
Una vez obtenidas estas conclusiones, puedes entrenar a tus vendedores para que realicen las acciones correctas en los momentos adecuados. Con Close, por ejemplo, puede hacer un seguimiento de la actividad de los representantes e incluso establecer una clasificación. Los representantes que realicen más acciones objetivo subirán puestos en la clasificación.
Estas conclusiones también le ayudarán a hacer previsiones más eficaces. Si sabe que se tarda una media de tres seguimientos en finalizar las negociaciones, por ejemplo, podrá predecir con mayor exactitud el tiempo que tardará en cerrar nuevos contactos.
4. Integrar diferentes herramientas para realizar un seguimiento automático de los KPI adecuados
Su CRM es un gran lugar para recopilar datos importantes. Pero no es la única herramienta que utilizará para recopilar información y analizar métricas durante el proceso de gestión de oportunidades.
Si quieres tenerlo todo en orden, tendrás que crear un sistema para automatizar la recopilación de datos importantes y reunirlos en una ubicación central. Así no tendrás que estar comprobando diferentes herramientas y sistemas para encontrar los datos que necesitas.
Por eso nos encantan las integraciones en Close. Al integrar tus herramientas de recopilación de datos favoritas, puedes reunir datos relevantes basados en el puñado de métricas esenciales que elegiste para tu equipo.
Una vez que sepas qué métricas necesitas controlar, haz una lista de las herramientas que necesitas utilizar.
Empiece por su CRM. Aquí es donde recopilará datos sobre sus clientes, abrirá nuevas oportunidades y verá la actividad de los representantes.
A continuación, añada otras herramientas. Por ejemplo, ¿utilizas herramientas de comunicación con el cliente como Drift, MailChimp o Zendesk? ¿Y herramientas de análisis como Gong o Google Analytics?
Una vez que tengas esta lista, busca la forma de integrar todas estas aplicaciones.
Dado que Close CRM se integra de forma nativa con todas las herramientas mencionadas anteriormente, podrá recopilar y analizar datos exhaustivos sin ningún problema.
Si lo deseas, puedes introducir los datos en una hoja de Google o mostrarlos visualmente con una herramienta como Geckoboard.
Con esta herramienta, puede crear su propio panel de control personalizado con información de diversas fuentes; a continuación, mostrarlo para que lo vean sus representantes. Puede utilizar Zapier para vincular Geckoboard a casi cualquier herramienta que desee, incluyendo Close.
Analizando, organizando e integrando sus datos en diferentes herramientas, ahorrará tiempo y tendrá un mejor punto de vista para gestionar eficazmente su canal de ventas.
5. Utilizar plantillas de canal de ventas para revisiones
Otra forma de mejorar la gestión de los proyectos es automatizar las reuniones de revisión.
Aunque las reuniones son una parte esencial de la gestión de la cartera de pedidos, prepararlas y asistir a ellas requiere un tiempo que los responsables de la toma de decisiones como usted podrían dedicar a otras tareas importantes, como analizar el rendimiento de los representantes y diseñar nuevas estrategias de ventas.
Para reducir el tiempo que dedica a las reuniones de revisión, utilice plantillas para automatizar los flujos de trabajo.
Por ejemplo, ¿por qué no crear una plantilla de orden del día? Así te asegurarás de que tus reuniones siguen un patrón similar, lo que ayudará a todo el mundo a mantener el rumbo. Si creas la plantilla del orden del día en Google Docs, todo tu equipo podrá colaborar y añadir sus puntos de discusión directamente en ella.
Este modelo de orden del día podría incluir puntos como
- Revisión de las medidas adoptadas en la última reunión
- Mencione las victorias de la última semana/mes
- Pida a los representantes que destaquen una o dos oportunidades que les entusiasmen o que les planteen dificultades y obtenga la opinión del equipo.
- Establecer acciones claras para cada representante durante la semana o el mes siguientes.
También puede utilizar paneles de métricas personalizados en estas reuniones. Por ejemplo, puede utilizar la vista Pipeline en Close para garantizar la representación visual de sus métricas, mientras discute las oportunidades actuales con su equipo. Esto ayudará a que las cifras sean más fáciles de entender.
Utilice este proceso de gestión de la cartera de ventas para mejorarla
Permítame preguntarle de nuevo: ¿Está aprovechando al máximo su canal de ventas?
Si sigue estos pasos para gestionar su canal de forma eficaz, podrá realizar un seguimiento de las métricas correctas, así como de las acciones de sus representantes. Esto te ayudará a optimizar al máximo tu pipeline.
¿Cómo? Sus representantes estarán mejor preparados para atender a los clientes potenciales cualificados en sus pipelines, y usted tendrá una visión más clara de sus ventas actuales y previsiones futuras.
Si está listo para optimizar completamente el pipeline de su negocio, necesita las herramientas adecuadas para empezar. Vea cómo Close puede ayudarle a crear un pipeline optimizado para su negocio.
