Gestión de equipos de ventas remotos: 10 formas de mantener el cierre de sus representantes

Y pensabas que gestionar un equipo de ventas en la oficina era difícil.

Let’s face it: leading & managing a remote sales team is challenging. As a manager, you have less visibility, less direct contact with your team, and less control over the processes and workflows they’re using.

¿O no?

In 2020, many sales managers reluctantly adapted to remote sales because of the pandemic. But before that, many sales managers were leading remote sales teams successfully. 

Aunque el trabajo a distancia puede parecer una desventaja porque el contacto con los representantes es menos inmediato y fácil, un equipo de ventas a distancia bien gestionado puede ser tan productivo y tener tanto éxito como un equipo en la oficina, si no más.

Entonces, ¿cómo puede gestionar su equipo de ventas a distancia?

¿Qué es un equipo de ventas virtual?

Un equipo de ventas virtual es un equipo compuesto por trabajadores a distancia que realizan sus actividades principalmente a través de comunicaciones telefónicas y en línea, como las videollamadas. El entorno de trabajo de estos vendedores suele ser su casa, aunque los espacios de trabajo compartido o las llamadas de ventas en persona pueden constituir algunas de sus actividades.

Esto difiere de las ventas en la oficina en algunos aspectos, como la ausencia de reuniones en persona o de charlas en la fuente. Sin embargo, como gran parte de las ventas se realizan por teléfono o correo electrónico, no es tan diferente como se piensa.

Venta a distancia frente a venta en la oficina: Diferencias en la gestión

No cabe duda de que la venta a distancia tiene un sabor distinto a la que se realiza fuera de la oficina. A saber:

Comunicación

La comunicación entre las ventas en la oficina y a distancia depende en gran medida de la tecnología. Los jefes de ventas deben comunicarse con regularidad con los trabajadores remotos para generar confianza y mantener abiertas las líneas de comunicación. 

Herramientas y procesos 

La venta a distancia depende en gran medida de las aplicaciones y los procesos en línea, mucho más que la venta presencial. Los jefes de ventas que dirigen equipos de ventas remotos deben mantener sus procesos y flujos de trabajo ajustados y accesibles para el equipo. Hay que priorizar la comunicación del equipo, con agendas y objetivos claros para que las reuniones sean más eficientes.

Supervisión

Mientras que la gestión de ventas en la oficina puede ser más espontánea, los líderes remotos deben esforzarse más para tener la misma visibilidad de lo que hacen sus representantes. Puedes utilizar la tecnología, como un CRM o una plataforma de gestión de proyectos, para vigilar a los representantes, pero no te excedas. Parte del éxito de un equipo remoto consiste en confiar en que tus representantes hagan su trabajo y en estar ahí para ofrecerles apoyo cuando lo necesiten. 

Expectativas

Es más fácil establecer expectativas para el trabajo presencial que para el trabajo a distancia. Al fin y al cabo, estás allí para supervisarlo.

En un entorno remoto, no tienes esa interacción diaria para crear un vínculo y consolidar las expectativas, así que tendrás que comunicarlas de otras maneras. Asegúrate de que todas las partes están de acuerdo a la hora de hacer un seguimiento de los objetivos, los KPI y el comportamiento general.

Ventajas de utilizar un equipo de ventas a distancia

La gestión remota de equipos de ventas, ya sea de todo el equipo o de parte de él, tiene algunas ventajas importantes que debe conocer. He aquí algunas de las más importantes:

Ahorro de costes

Gestionar un equipo de ventas a distancia sin duda le ahorra dinero. No tienes que pagar casi los mismos gastos de espacio de oficina y, además, las personas pueden realizar ventas a distancia desde cualquier lugar, lo que te da la oportunidad de contratar representantes en zonas con un menor coste de la vida, donde sus salarios también son más bajos.

Oportunidad de expansión regional

La contratación de representantes remotos les permite vender en sus propias áreas locales. Puede cultivar líderes de ventas en ciudades grandes y pequeñas, en todo el país o incluso en todo el mundo. Los empleados remotos conocen sus zonas mejor que nadie y pueden hacer una gran mella en tus objetivos de ventas aunque no trabajen a tiempo completo.

Mayor productividad

Con la gestión remota de las ventas, los representantes pueden emplear su tiempo de forma más inteligente. Hay menos charlas y cháchara, lo que significa que pueden aumentar el número de clientes potenciales y acuerdos que gestionan a la vez.

Retos de la venta a distancia

Aunque los retos de gestionar un equipo de ventas remoto son reales, puede superarlos con el enfoque adecuado.

Mantener la comunicación y la transparencia

Al no estar todos en el mismo sitio, puede resultar difícil para un director saber cuánto tienen que hacer los comerciales. ¿Trabajan demasiado? ¿Están infrautilizados? ¿Se sienten frustrados por la falta de clientes potenciales? ¿Se ahogan en ellos? La solución es mantener una comunicación frecuente y transparente para que los representantes puedan compartir cómo se sienten y qué necesitan.

Evitar el agotamiento

Los trabajadores a distancia tienden a trabajar más horas, aunque no sea necesario. No siempre saben cuándo dejar de trabajar y pueden agotarse con facilidad. Ayúdales a encontrar el equilibrio entre trabajo y vida personal que necesitan estableciendo expectativas claras sobre cuándo pueden considerarse "fuera de servicio", ya sea por correo electrónico, llamadas telefónicas o cualquier otra actividad de ventas.

Crear un entorno de equipo

Generar confianza y mantener el compromiso de los vendedores remotos es siempre un reto, porque la relación de la oficina no está ahí para apoyar esos objetivos. Sin embargo, las actividades de ventas en persona no tienen por qué tener más éxito que el trabajo a distancia, siempre que tu equipo sepa dónde acudir para encontrar ayuda y camaradería. Asegúrese de que lo consigue mediante frecuentes eventos de equipo, tanto en línea como fuera de ella.

10 consejos profesionales para gestionar y motivar a un equipo de ventas a distancia

Establecer el proceso de gestión es esencial, pero mantenerlo en marcha es el verdadero reto de gestionar un equipo de ventas virtual. 

Aquí tienes diez estrategias de ventas a distancia para aumentar tu visibilidad como gestor de ventas a distancia y motivar a tu equipo para que se comprometa y siga vendiendo.

1. Establecer expectativas claras de rendimiento

Establecer expectativas claras es esencial para un equipo de ventas a distancia. Un aspecto importante es fijar objetivos de rendimiento para el equipo.

Of course, sales quota goals are still important, but remote sales teams should have goals that move them closer to their quota by completing sales activities that lead to closed deals.

To match your goals to quota, work backwards in your sales process: How many closed deals does each rep need to meet quota? What percentage of meetings turn into closed deals? How many cold calls do reps need to make in order to book a meeting? Once you figure this out, you could set a goal number of cold calls per day or per week for each rep.

To keep track of these key activities, set up a sales leaderboard and watch as reps develop healthy competition while completing essential sales activities.

2. Controle los KPI de ventas y comparta los progresos con su equipo

El seguimiento de los KPI adecuados le permite tener una mejor visibilidad de la salud de su proceso de ventas y de su equipo.

Here are some sales KPIs you should be tracking:

• Sales activities per rep: This tells you how active each rep is, as well as which activities they’re seeing more success with. (Psst… You can track and compare rep activity easily with the Activity Comparison Report in Close CRM.)

‎

• Pipeline conversion rates: Tracking this helps you perform a sales pipeline analysis, and tells you if your pipeline is healthy. Any fluctuations to these numbers is an early alert that something is wrong with your process.
• Sales by contact method: Knowing how your prospects prefer to be contacted helps you define which activities are most valuable for your team.
• Average conversion time: When you see how long it takes from the moment of contact to closing the deal, you can test to improve this metric or catch problems in your process before they really slow down the sales cycle.
• Sales by lead source: If you see a higher number of sales from a particular lead source, you can direct your team to focus their energy on a certain lead generation method.

Estos son sólo algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que podría controlar para su equipo de ventas remoto. Encuentra las métricas que más influyen en la consecución de los objetivos de ventas y en los resultados finales, y configura el seguimiento para poder controlar el proceso y a los vendedores, incluso a distancia.

3. Proporcionar un proceso de venta virtual claramente definido

Aunque todos los equipos de ventas deberían tener un proceso de ventas bien definido, es especialmente importante en un entorno remoto.

Cuando su equipo de ventas está disperso, no siempre puede entrar para hacerle una pregunta rápida. La productividad en un entorno remoto es primordial, por lo que contar con procesos claros y por escrito es esencial. Cuando todo el equipo aplica de forma coherente un proceso de ventas de eficacia probada, los resultados pueden ser incluso mejores de lo que cabría esperar.

Generally, the stages of a successful sales process look something like this:

• Prospección
• Investigación
• Conexión
• Presentación de
• Responder a las objeciones
• Cerrar
• En
• Seguimiento

Por supuesto, tendrá que definir este proceso en función de sus circunstancias y clientes particulares.

A continuación, defina las actividades clave que hacen pasar a los clientes potenciales de una fase a la siguiente.

For example, when connecting with prospects for the first time, do your reps see more success with cold emails or cold calls? Is there a sales pitch script that works better with certain types of prospects? Do prospects from a certain industry respond better to a product demo than to a sales presentation? What kind of follow-ups get better response rates?

Cuando pruebe estas actividades y vea los resultados, podrá crear un mejor marco de conocimientos prácticos para sus representantes de ventas. De este modo, sabrán exactamente lo que tienen que hacer para cerrar acuerdos, tanto si llevan años en el equipo como si acaban de empezar el mes pasado.

4. Utilice las herramientas adecuadas para potenciar su equipo de ventas a distancia 

Trabajar en un entorno remoto no es para los débiles de corazón; por suerte, la mayoría de los representantes de ventas no son nada pusilánimes.

Sin embargo, sin charlas en persona entre sus compañeros, los representantes pueden perderse consejos y trucos que otros miembros del equipo utilizan con éxito. Como directivo, tu trabajo consiste en ayudarles a aprender esos trucos a distancia. He aquí dos formas de hacerlo:

Utilice cuadros de mando de ventas para mostrar qué mensajes funcionan

El sentimiento, las prioridades y las necesidades de sus clientes cambian con el tiempo. Entonces, ¿cómo saben los vendedores lo que los clientes quieren realmente hoy?

Well, they can keep track of website activity with a sales dashboard. Understand which landing pages are getting more interaction, and pull topics and arguments from these pages to help your sales team sell more effectively with their sales scripts and email templates.

Encourage your team to discuss buyer responses to different tactics or messages. In your daily stand-up meeting, have one member of the team talk about a call they had the previous day, and generate discussion around buyer responses and sales objections.

Esto puede ayudarle a usted, como gestor, a ver dónde puede ser necesario ajustar sus guiones y plantillas, y ayudará al resto del equipo de ventas a tener presentes las necesidades actuales de sus clientes potenciales mientras venden.

Los cuadros de mando de puntuación de clientes potenciales muestran a quién hay que dar prioridad

Al dirigir un equipo remoto, es su responsabilidad ayudar a los representantes a vender eficazmente a las personas adecuadas. Una forma de hacerlo es ayudar a los representantes a priorizar los clientes potenciales adecuados.

Set up a lead scoring system based on specific attributes and actions that tells reps which leads they need to contact first in their list. Basically, this means assigning a point value to the qualities and activities of your prospects.

Podría ser algo así:

Another way to keep your team focused on the right deals is by regularly cleaning up the data you have stored in your CRM. Our advice? Create a separate follow-ups pipeline and save old leads there. This helps keep your main pipeline clear for new deals, while at the same time setting up a specific process to win back those lost leads.

5. Aprovechar las herramientas informáticas automatizadas

Sales automation tactics are very important, including email drips and SMS messaging, automated processes, reporting, and so on. These automatic efforts free up time for the sales rep to focus on high-quality leads at the end of the sales cycle, rather than chasing down every new and unqualified lead as it comes in.

Sales enablement of this kind can come in many forms, such as predictive dialing or email sequences, but the bottom line is the same: they save remote teams a lot of time compared to traditional sales calls.

Otras herramientas de ventas automatizadas, como Zoom para videoconferencias o Slack para la comunicación en equipo, también pueden ayudar a los equipos remotos a tener éxito.

6. Ofrecer la formación necesaria

A demasiados jefes de ventas les sigue gustando formar basándose en el método de la "táctica de ventas de la semana".

Pero si imparte formación sobre ideas generales de venta o tácticas teóricamente eficaces, ¿cómo sabe que su formación será realmente eficaz?

Instead, remote sales training should be built around a foundation of processes and best practices that have been proven to work over time. You want to master the fundamentals and focus on the timeless principles.

In one interview, Chad Sanderson from ValueSelling Associates talked about how several events in recent history have changed the face of business, including but not limited to the current pandemic.

"Para navegar en estos tiempos turbulentos, necesitamos una piedra de toque, un marco. Si entrenas a tu equipo en un marco, te da la capacidad de decir: 'Este marco ha resistido más que este momento concreto, y puedo centrarme en practicar sobre esta base. Así, mientras el huracán del cambio sopla fuera, sé que mis cimientos son sólidos y que voy a ser capaz de actuar con coherencia". Al darles ese marco, les das algo que es sólido y predecible independientemente de lo que ocurra".

Forme sobre una base sólida de procesos de ventas probados, y dará a su equipo la capacidad de trabajar de forma autónoma en un entorno remoto, sea cual sea la situación mundial. Entre los consejos adicionales se incluyen:

• Preste atención a las zonas horarias cuando organice los cursos de formación, para asegurarse de que los asistentes puedan asistir.
• Grabe las videoconferencias y los seminarios web para poder volver a verlos más tarde, y asegúrese de que sus proveedores de software ofrecen esta función.
• Como en todas las ventas, no se limite a contar, demuéstrelo. Específicamente modele cómo realizar llamadas de ventas virtualmente.

7. Priorizar la comunicación, la transparencia y la confianza

La confianza y la transparencia van de la mano, tanto si hablamos de reuniones de equipo como de llamadas de ventas.

Si quiere que sus representantes de ventas remotos confíen en usted como gestor y en la empresa en su conjunto, es importante que tengan una visión transparente de lo que ocurre en las ventas y con la empresa, en tiempo real.

Por ejemplo, cuando configures paneles para los KPI de ventas clave, asegúrate de que tus representantes tienen acceso a esos datos. Si utilizas el informe de comparación de actividades de Close, anima a los representantes a echar un vistazo al rendimiento de los demás en distintas áreas y a hablar entre ellos para mejorar los aspectos en los que tienen dificultades.

Of course, during a crisis, the need for transparency is even more acute. In our book, Leading Sales Teams Through Crisis, corporate leadership advisor Niamh O’Keefe mentioned this:

"En una crisis, la gente quiere más tranquilidad e información de lo habitual. Sé más transparente de lo habitual, comunica más de lo habitual".

8. Realizar reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo

Regular 1:1 sales meetings with each of your reps must be a consistent part of your schedule, not just a measure you resort to when you notice a problem.

Hable con sus representantes y elija un día y una hora de la semana que les venga bien. A continuación, configúrelo como un evento recurrente en su calendario. Con Google Calendar, puedes dar a los invitados acceso para ajustar el evento, y dejar la puerta abierta para ajustar esta reunión si el representante está en una llamada o tiene otra tarea urgente.

Reunirse periódicamente con cada uno de los miembros del equipo le permitirá comprobar su trabajo, pero también su salud emocional. Elabore agendas específicas que tanto usted como el representante puedan añadir o ajustar, pero deje también algo de tiempo para charlar. Estas reuniones le ayudarán a generar confianza con su equipo, a controlar su situación laboral y a ver cuándo puede ser el momento de intervenir y ayudar.

9. Construir una atmósfera de responsabilidad

Una de las mejores formas de evitar la trampa de la microgestión de su equipo de ventas remoto es generar un espíritu de responsabilidad en su equipo. Este tipo de ambiente motiva a los representantes de ventas a seguir trabajando porque se sienten personalmente responsables de los resultados que ven.

He aquí algunas ideas sobre cómo hacerlo:

• Task your reps with creating agendas for 1:1s: Or in the least, encourage them to add items to the list of things to discuss.
• Encourage reps to take initiative with new methods and processes: Ask your team for advice and ideas, then have them test their own ideas and prove their theories.
• Have reps own their performance goals: When you set performance goals, as mentioned above, have each rep take responsibility for tracking and planning to reach those goals.
• Create a safe space to ask for help: Nobody has all the answers. Make sure your reps feel comfortable enough to ask for help within the team. For example, you could create a specific channel in Slack where reps can ask questions about deals in their pipeline and get feedback and advice from you or others on the sales team.
• Allow each rep to find their best workflow at home: Personal circumstances differ for each rep, so allow each one to be accountable for their WFH schedule. Whenever possible, allow flexibility so each one can care for their family’s needs alongside their workload.

10. Celebrar cada hito y ganar

Si alguna vez has trabajado en ventas en una oficina, es difícil no darse cuenta de las minicelebraciones que tienen lugar cuando se cierra un trato o se alcanza una cuota. 

Pero el hecho de que dirija un equipo de ventas a distancia no significa que esas celebraciones deban terminar.

Aunque no es exactamente lo mismo, hay muchas maneras de celebrar los logros de su equipo a distancia.

For example, why not celebrate deals closed with a GIF in the sales team’s Slack channel? Or, prepare fun gifts for reps to receive when they hit their quarterly goals, like a few months to their favorite subscription boxes, such as Book of the Month, Birchbox, Dollar Shave Club, or BarkBox.

Celebrar los hitos y los logros de los objetivos ayuda a mantener a su equipo motivado y unido, incluso cuando se trabaja a distancia.

Cómo hacer crecer estratégicamente su equipo de ventas a distancia

¿No está seguro de cómo empezar a hacer crecer su equipo de ventas remoto? No hay problema, le ofrecemos algunos de nuestros consejos favoritos:

• Estructure las preguntas de la entrevista centrándose en la experiencia en ventas virtuales o a distancia.
• Proporcionar formación e incorporación con especial énfasis en las ventas virtuales.
• Invierta en recursos basados en la nube y ampliamente accesibles que ayuden a los profesionales de ventas a alcanzar sus objetivos.
• Establezca claramente sus expectativas en cuanto a la conducta laboral fuera de la oficina, el uso de software y los nuevos objetivos de ventas.
• Fomente la interacción a través de muchos medios, desde el teléfono y el vídeo hasta las redes sociales, las reuniones en persona o los encuentros.

¿Está preparado para ver mejoras importantes en su productividad, éxito y beneficios a distancia? Es hora de encontrar una solución.

Dirija a su equipo remoto hacia la productividad y el éxito

Motivating and managing a remote sales team isn’t a walk in the park, but it can be done successfully. In fact, many remote sales teams are just as effective as in-house teams: it’s all about how you manage your reps.

De momento, anímese: la gestión de ventas a distancia es todo un reto y no es nada fácil crear equipos de ventas virtuales por primera vez. Pero es probable que la productividad de tus vendedores aumente, tus gastos generales se reduzcan y tu empresa en su conjunto salga ganando.

¿Por qué esperar? Proporcione a su equipo de ventas a distancia las herramientas que necesita para triunfar con Close, el CRM creado por y para equipos de ventas a distancia.