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Y pensabas que gestionar un equipo de ventas en la oficina era difícil.
Reconozcámoslo: dirigir y gestionar un equipo de ventas remoto es todo un reto. Como gestor, tienes menos visibilidad, menos contacto directo con tu equipo y menos control sobre los procesos y flujos de trabajo que utilizan.
¿O no?
En 2020, muchos directores de ventas se adaptaron a regañadientes a las ventas a distancia debido a la pandemia. Pero antes de eso, muchos directores de ventas dirigían con éxito equipos de ventas a distancia.
Aunque el trabajo a distancia puede parecer una desventaja porque el contacto con los representantes es menos inmediato y fácil, un equipo de ventas a distancia bien gestionado puede ser tan productivo y tener tanto éxito como un equipo en la oficina, si no más.
Entonces, ¿cómo puede gestionar su equipo de ventas a distancia?
¿Qué es un equipo de ventas virtual?
Un equipo de ventas virtual es un equipo compuesto por trabajadores a distancia que realizan sus actividades principalmente a través de comunicaciones telefónicas y en línea, como las videollamadas. El entorno de trabajo de estos vendedores suele ser su casa, aunque los espacios de trabajo compartido o las llamadas de ventas en persona pueden constituir algunas de sus actividades.
Esto difiere de las ventas en la oficina en algunos aspectos, como la ausencia de reuniones en persona o de charlas en la fuente. Sin embargo, como gran parte de las ventas se realizan por teléfono o correo electrónico, no es tan diferente como se piensa.
Venta a distancia frente a venta en la oficina: Diferencias en la gestión
No cabe duda de que la venta a distancia tiene un sabor distinto a la que se realiza fuera de la oficina. A saber:
Comunicación
La comunicación entre las ventas en la oficina y a distancia depende en gran medida de la tecnología. Los jefes de ventas deben comunicarse con regularidad con los trabajadores remotos para generar confianza y mantener abiertas las líneas de comunicación.
Herramientas y procesos
La venta a distancia depende en gran medida de las aplicaciones y los procesos en línea, mucho más que la venta presencial. Los jefes de ventas que dirigen equipos de ventas remotos deben mantener sus procesos y flujos de trabajo ajustados y accesibles para el equipo. Hay que priorizar la comunicación del equipo, con agendas y objetivos claros para que las reuniones sean más eficientes.
Supervisión
Mientras que la gestión de ventas en la oficina puede ser más espontánea, los líderes remotos deben esforzarse más para tener la misma visibilidad de lo que hacen sus representantes. Puedes utilizar la tecnología, como un CRM o una plataforma de gestión de proyectos, para vigilar a los representantes, pero no te excedas. Parte del éxito de un equipo remoto consiste en confiar en que tus representantes hagan su trabajo y en estar ahí para ofrecerles apoyo cuando lo necesiten.
Expectativas
Es más fácil establecer expectativas para el trabajo presencial que para el trabajo a distancia. Al fin y al cabo, estás allí para supervisarlo.
En un entorno remoto, no tienes esa interacción diaria para crear un vínculo y consolidar las expectativas, así que tendrás que comunicarlas de otras maneras. Asegúrate de que todas las partes están de acuerdo a la hora de hacer un seguimiento de los objetivos, los KPI y el comportamiento general.
Ventajas de utilizar un equipo de ventas a distancia
La gestión remota de equipos de ventas, ya sea de todo el equipo o de parte de él, tiene algunas ventajas importantes que debe conocer. He aquí algunas de las más importantes:
Ahorro de costes
Gestionar un equipo de ventas a distancia sin duda le ahorra dinero. No tienes que pagar casi los mismos gastos de espacio de oficina y, además, las personas pueden realizar ventas a distancia desde cualquier lugar, lo que te da la oportunidad de contratar representantes en zonas con un menor coste de la vida, donde sus salarios también son más bajos.
Oportunidad de expansión regional
La contratación de representantes remotos les permite vender en sus propias áreas locales. Puede cultivar líderes de ventas en ciudades grandes y pequeñas, en todo el país o incluso en todo el mundo. Los empleados remotos conocen sus zonas mejor que nadie y pueden hacer una gran mella en tus objetivos de ventas aunque no trabajen a tiempo completo.
Mayor productividad
Con la gestión remota de las ventas, los representantes pueden emplear su tiempo de forma más inteligente. Hay menos charlas y cháchara, lo que significa que pueden aumentar el número de clientes potenciales y acuerdos que gestionan a la vez.
Retos de la venta a distancia
Aunque los retos de gestionar un equipo de ventas remoto son reales, puede superarlos con el enfoque adecuado.
Mantener la comunicación y la transparencia
Al no estar todos en el mismo sitio, puede resultar difícil para un director saber cuánto tienen que hacer los comerciales. ¿Trabajan demasiado? ¿Están infrautilizados? ¿Se sienten frustrados por la falta de clientes potenciales? ¿Se ahogan en ellos? La solución es mantener una comunicación frecuente y transparente para que los representantes puedan compartir cómo se sienten y qué necesitan.
Evitar el agotamiento
Los trabajadores a distancia tienden a trabajar más horas, aunque no sea necesario. No siempre saben cuándo dejar de trabajar y pueden agotarse con facilidad. Ayúdales a encontrar el equilibrio entre trabajo y vida personal que necesitan estableciendo expectativas claras sobre cuándo pueden considerarse "fuera de servicio", ya sea por correo electrónico, llamadas telefónicas o cualquier otra actividad de ventas.
Crear un entorno de equipo
Generar confianza y mantener el compromiso de los vendedores remotos es siempre un reto, porque la relación de la oficina no está ahí para apoyar esos objetivos. Sin embargo, las actividades de ventas en persona no tienen por qué tener más éxito que el trabajo a distancia, siempre que tu equipo sepa dónde acudir para encontrar ayuda y camaradería. Asegúrese de que lo consigue mediante frecuentes eventos de equipo, tanto en línea como fuera de ella.
10 consejos profesionales para gestionar y motivar a un equipo de ventas a distancia
Establecer el proceso de gestión es esencial, pero mantenerlo en marcha es el verdadero reto de gestionar un equipo de ventas virtual.
Aquí tienes diez estrategias de ventas a distancia para aumentar tu visibilidad como gestor de ventas a distancia y motivar a tu equipo para que se comprometa y siga vendiendo.
1. Establecer expectativas claras de rendimiento
Establecer expectativas claras es esencial para un equipo de ventas a distancia. Un aspecto importante es fijar objetivos de rendimiento para el equipo.
Por supuesto, los objetivos de cuota de ventas siguen siendo importantes, pero los equipos de ventas remotos deben tener objetivos que les acerquen a su cuota mediante la realización de actividades de ventas que conduzcan a acuerdos cerrados.
Para ajustar sus objetivos a la cuota, trabaje hacia atrás en su proceso de ventas: ¿Cuántos acuerdos cerrados necesita cada representante para alcanzar su cuota? ¿Qué porcentaje de reuniones se convierten en acuerdos cerrados? ¿Cuántas llamadas en frío tienen que hacer los representantes para concertar una reunión? Una vez averiguado esto, puede establecer un objetivo de llamadas en frío al día o a la semana para cada representante.
Para realizar un seguimiento de estas actividades clave, cree una tabla de clasificación de ventas y observe cómo los representantes desarrollan una competencia sana mientras completan actividades de ventas esenciales.
2. Controle los KPI de ventas y comparta los progresos con su equipo
El seguimiento de los KPI adecuados le permite tener una mejor visibilidad de la salud de su proceso de ventas y de su equipo.
Estos son algunos KPI de ventas de los que debería hacer un seguimiento:
- Actividades de venta por representante: Esto le indica lo activo que es cada representante, así como las actividades con las que están teniendo más éxito. (Puede realizar un seguimiento y comparar la actividad de los representantes fácilmente con el Informe de comparación de actividades en Close CRM).
- Tasas de conversión: El seguimiento de este dato le ayuda a realizar un análisis de la cartera de ventas y le indica si su cartera está en buen estado. Cualquier fluctuación en estas cifras es una alerta temprana de que algo va mal en tu proceso.
- Ventas por método de contacto: Saber cómo prefieren ser contactados tus prospectos te ayuda a definir qué actividades son más valiosas para tu equipo.
- Tiempo medio de conversión: Cuando veas cuánto tiempo pasa desde el momento del contacto hasta el cierre del trato, podrás hacer pruebas para mejorar esta métrica o detectar problemas en tu proceso antes de que ralenticen realmente el ciclo de ventas.
- Ventas por fuente de clientes potenciales: Si observa un mayor número de ventas procedentes de una fuente de leads concreta, puede dirigir a su equipo para que centre su energía en un determinado método de generación de leads.
Estos son sólo algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que podría controlar para su equipo de ventas remoto. Encuentra las métricas que más influyen en la consecución de los objetivos de ventas y en los resultados finales, y configura el seguimiento para poder controlar el proceso y a los vendedores, incluso a distancia.
3. Proporcionar un proceso de venta virtual claramente definido
Aunque todos los equipos de ventas deberían tener un proceso de ventas bien definido, es especialmente importante en un entorno remoto.
Cuando su equipo de ventas está disperso, no siempre puede entrar para hacerle una pregunta rápida. La productividad en un entorno remoto es primordial, por lo que contar con procesos claros y por escrito es esencial. Cuando todo el equipo aplica de forma coherente un proceso de ventas de eficacia probada, los resultados pueden ser incluso mejores de lo que cabría esperar.
Por lo general, las etapas de un proceso de ventas satisfactorio son más o menos las siguientes:
- Prospección
- Investigación
- Conexión
- Presentación de
- Responder a las objeciones
- Cerrar
- En
- Seguimiento
Por supuesto, tendrá que definir este proceso en función de sus circunstancias y clientes particulares.
A continuación, defina las actividades clave que hacen pasar a los clientes potenciales de una fase a la siguiente.
Por ejemplo, cuando se ponen en contacto con clientes potenciales por primera vez, ¿sus representantes tienen más éxito con los correos electrónicos en frío o con las llamadas en frío? ¿Existe un guión de discurso de ventas que funcione mejor con determinados tipos de clientes potenciales? ¿Los clientes potenciales de un determinado sector responden mejor a una demostración del producto que a una presentación de ventas? ¿Qué tipo de seguimiento obtiene mejores índices de respuesta?
Cuando pruebe estas actividades y vea los resultados, podrá crear un mejor marco de conocimientos prácticos para sus representantes de ventas. De este modo, sabrán exactamente lo que tienen que hacer para cerrar acuerdos, tanto si llevan años en el equipo como si acaban de empezar el mes pasado.
4. Utilice las herramientas adecuadas para potenciar su equipo de ventas a distancia
Trabajar en un entorno remoto no es para los débiles de corazón; por suerte, la mayoría de los representantes de ventas no son nada pusilánimes.
Sin embargo, sin charlas en persona entre sus compañeros, los representantes pueden perderse consejos y trucos que otros miembros del equipo utilizan con éxito. Como directivo, tu trabajo consiste en ayudarles a aprender esos trucos a distancia. He aquí dos formas de hacerlo:
Utilice cuadros de mando de ventas para mostrar qué mensajes funcionan
El sentimiento, las prioridades y las necesidades de sus clientes cambian con el tiempo. Entonces, ¿cómo saben los vendedores lo que los clientes quieren realmente hoy?
Pues bien, pueden hacer un seguimiento de la actividad del sitio web con un panel de ventas. Entender qué páginas de destino están recibiendo más interacción y extraer temas y argumentos de estas páginas para ayudar a su equipo de ventas a vender más eficazmente con sus guiones de ventas y plantillas de correo electrónico.
Anime a su equipo a debatir las respuestas de los compradores a diferentes tácticas o mensajes. En su reunión diaria, pida a un miembro del equipo que hable sobre una llamada que haya tenido el día anterior y genere un debate sobre las respuestas del comprador y las objeciones de venta.
Esto puede ayudarle a usted, como gestor, a ver dónde puede ser necesario ajustar sus guiones y plantillas, y ayudará al resto del equipo de ventas a tener presentes las necesidades actuales de sus clientes potenciales mientras venden.
Los cuadros de mando de puntuación de clientes potenciales muestran a quién hay que dar prioridad
Al dirigir un equipo remoto, es su responsabilidad ayudar a los representantes a vender eficazmente a las personas adecuadas. Una forma de hacerlo es ayudar a los representantes a priorizar los clientes potenciales adecuados.
Establezca un sistema de puntuación de clientes potenciales basado en atributos y acciones específicos que indique a los representantes con qué clientes potenciales de su lista deben ponerse en contacto en primer lugar. Básicamente, esto significa asignar un valor en puntos a las cualidades y actividades de tus prospectos.
Podría ser algo así:
Otra forma de mantener a su equipo centrado en las operaciones adecuadas es limpiar periódicamente los datos almacenados en su CRM. ¿Nuestro consejo? Cree un canal de seguimiento independiente y guarde en él los clientes potenciales antiguos. Esto ayuda a mantener el canal principal despejado para nuevas operaciones y, al mismo tiempo, establece un proceso específico para recuperar los clientes potenciales perdidos.
5. Aprovechar las herramientas informáticas automatizadas
Las tácticas de automatización de ventas son muy importantes, incluidos los mensajes de correo electrónico y SMS, los procesos automatizados, los informes, etcétera. Estos esfuerzos automáticos liberan tiempo para que el representante de ventas se centre en clientes potenciales de alta calidad al final del ciclo de ventas, en lugar de perseguir a cada cliente potencial nuevo y no cualificado a medida que llega.
La capacitación de ventas de este tipo puede adoptar muchas formas, como la marcación predictiva o las secuencias de correo electrónico, pero el resultado final es el mismo: ahorran mucho tiempo a los equipos remotos en comparación con las llamadas de ventas tradicionales.
Otras herramientas de ventas automatizadas, como Zoom para videoconferencias o Slack para la comunicación en equipo, también pueden ayudar a los equipos remotos a tener éxito.
6. Ofrecer la formación necesaria
A demasiados jefes de ventas les sigue gustando formar basándose en el método de la "táctica de ventas de la semana".
Pero si imparte formación sobre ideas generales de venta o tácticas teóricamente eficaces, ¿cómo sabe que su formación será realmente eficaz?
Por el contrario, la formación en ventas a distancia debe construirse sobre una base de procesos y mejores prácticas que hayan demostrado su eficacia a lo largo del tiempo. Hay que dominar los fundamentos y centrarse en los principios atemporales.
En una entrevista, Chad Sanderson, de ValueSelling Associates, habló de cómo varios acontecimientos de la historia reciente han cambiado la faz de los negocios, entre ellos la actual pandemia.
"Para navegar en estos tiempos turbulentos, necesitamos una piedra de toque, un marco. Si entrenas a tu equipo en un marco, te da la capacidad de decir: 'Este marco ha resistido más que este momento concreto, y puedo centrarme en practicar sobre esta base. Así, mientras el huracán del cambio sopla fuera, sé que mis cimientos son sólidos y que voy a ser capaz de actuar con coherencia". Al darles ese marco, les das algo que es sólido y predecible independientemente de lo que ocurra".
Forme sobre una base sólida de procesos de ventas probados, y dará a su equipo la capacidad de trabajar de forma autónoma en un entorno remoto, sea cual sea la situación mundial. Entre los consejos adicionales se incluyen:
- Preste atención a las zonas horarias cuando organice los cursos de formación, para asegurarse de que los asistentes puedan asistir.
- Grabe las videoconferencias y los seminarios web para poder volver a verlos más tarde, y asegúrese de que sus proveedores de software ofrecen esta función.
- Como en todas las ventas, no se limite a contar, demuéstrelo. Específicamente modele cómo realizar llamadas de ventas virtualmente.
7. Priorizar la comunicación, la transparencia y la confianza
La confianza y la transparencia van de la mano, tanto si hablamos de reuniones de equipo como de llamadas de ventas.
Si quiere que sus representantes de ventas remotos confíen en usted como gestor y en la empresa en su conjunto, es importante que tengan una visión transparente de lo que ocurre en las ventas y con la empresa, en tiempo real.
Por ejemplo, cuando configures paneles para los KPI de ventas clave, asegúrate de que tus representantes tienen acceso a esos datos. Si utilizas el informe de comparación de actividades de Close, anima a los representantes a echar un vistazo al rendimiento de los demás en distintas áreas y a hablar entre ellos para mejorar los aspectos en los que tienen dificultades.
Por supuesto, durante una crisis, la necesidad de transparencia es aún mayor. En nuestro libro, Leading Sales Teams Through Crisis, la asesora en liderazgo corporativo Niamh O'Keefe lo menciona:
"En una crisis, la gente quiere más tranquilidad e información de lo habitual. Sé más transparente de lo habitual, comunica más de lo habitual".
8. Realizar reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo
Las reuniones de ventas 1:1 periódicas con cada uno de sus representantes deben ser una parte constante de su programa, no sólo una medida a la que recurre cuando detecta un problema.
Hable con sus representantes y elija un día y una hora de la semana que les venga bien. A continuación, configúrelo como un evento recurrente en su calendario. Con Google Calendar, puedes dar a los invitados acceso para ajustar el evento, y dejar la puerta abierta para ajustar esta reunión si el representante está en una llamada o tiene otra tarea urgente.
Reunirse periódicamente con cada uno de los miembros del equipo le permitirá comprobar su trabajo, pero también su salud emocional. Elabore agendas específicas que tanto usted como el representante puedan añadir o ajustar, pero deje también algo de tiempo para charlar. Estas reuniones le ayudarán a generar confianza con su equipo, a controlar su situación laboral y a ver cuándo puede ser el momento de intervenir y ayudar.
9. Construir una atmósfera de responsabilidad
Una de las mejores formas de evitar la trampa de la microgestión de su equipo de ventas remoto es generar un espíritu de responsabilidad en su equipo. Este tipo de ambiente motiva a los representantes de ventas a seguir trabajando porque se sienten personalmente responsables de los resultados que ven.
He aquí algunas ideas sobre cómo hacerlo:
- Encargue a sus representantes la creación de órdenes del día para las reuniones 1:1. O, al menos, anímeles a que añadan puntos a la lista de temas a tratar: O, al menos, anímeles a añadir puntos a la lista de temas a tratar.
- Anime a los representantes a tomar la iniciativa con nuevos métodos y procesos: Pida consejo e ideas a su equipo y pídales que pongan a prueba sus propias ideas y demuestren sus teorías.
- Haga que los representantes se responsabilicen de sus objetivos de rendimiento: Cuando establezca objetivos de rendimiento, como se ha mencionado anteriormente, haga que cada representante asuma la responsabilidad del seguimiento y la planificación para alcanzar dichos objetivos.
- Crea un espacio seguro para pedir ayuda: Nadie tiene todas las respuestas. Asegúrate de que tus representantes se sientan lo suficientemente cómodos como para pedir ayuda dentro del equipo. Por ejemplo, puedes crear un canal específico en Slack en el que los representantes puedan hacer preguntas sobre las operaciones en curso y recibir comentarios y consejos tuyos o de otros miembros del equipo de ventas.
- Permita que cada representante encuentre su mejor flujo de trabajo en casa: Las circunstancias personales difieren para cada representante, así que deja que cada uno sea responsable de su horario de trabajo desde casa. Siempre que sea posible, permite flexibilidad para que cada uno pueda atender las necesidades de su familia junto con su carga de trabajo.
10. Celebrar cada hito y ganar
Si alguna vez has trabajado en ventas en una oficina, es difícil no darse cuenta de las minicelebraciones que tienen lugar cuando se cierra un trato o se alcanza una cuota.
Pero el hecho de que dirija un equipo de ventas a distancia no significa que esas celebraciones deban terminar.
Aunque no es exactamente lo mismo, hay muchas maneras de celebrar los logros de su equipo a distancia.
Por ejemplo, ¿por qué no celebrar los acuerdos cerrados con un GIF en el canal de Slack del equipo de ventas? O prepara regalos divertidos para que los representantes los reciban cuando alcancen sus objetivos trimestrales, como unos meses de sus cajas de suscripción favoritas, como Book of the Month, Birchbox, Dollar Shave Club o BarkBox.
Celebrar los hitos y los logros de los objetivos ayuda a mantener a su equipo motivado y unido, incluso cuando se trabaja a distancia.
Cómo hacer crecer estratégicamente su equipo de ventas a distancia
¿No está seguro de cómo empezar a hacer crecer su equipo de ventas remoto? No hay problema, le ofrecemos algunos de nuestros consejos favoritos:
- Estructure las preguntas de la entrevista centrándose en la experiencia en ventas virtuales o a distancia.
- Proporcionar formación e incorporación con especial énfasis en las ventas virtuales.
- Invierta en recursos basados en la nube y ampliamente accesibles que ayuden a los profesionales de ventas a alcanzar sus objetivos.
- Establezca claramente sus expectativas en cuanto a la conducta laboral fuera de la oficina, el uso de software y los nuevos objetivos de ventas.
- Fomente la interacción a través de muchos medios, desde el teléfono y el vídeo hasta las redes sociales, las reuniones en persona o los encuentros.
¿Está preparado para ver mejoras importantes en su productividad, éxito y beneficios a distancia? Es hora de encontrar una solución.
Dirija a su equipo remoto hacia la productividad y el éxito
Motivar y gestionar un equipo de ventas remoto no es un paseo por el parque, pero puede hacerse con éxito. De hecho, muchos equipos de ventas remotos son tan eficaces como los internos: todo depende de cómo gestiones a tus representantes.
De momento, anímese: la gestión de ventas a distancia es todo un reto y no es nada fácil crear equipos de ventas virtuales por primera vez. Pero es probable que la productividad de tus vendedores aumente, tus gastos generales se reduzcan y tu empresa en su conjunto salga ganando.
¿Por qué esperar? Proporcione a su equipo de ventas a distancia las herramientas que necesita para triunfar con Close, el CRM creado por y para equipos de ventas a distancia.
