Y pensabas que gestionar un equipo de ventas en la oficina era difícil.
Seamos realistas: dirigir ygestionar un equipo de ventas a distanciaes todo un reto. Como responsable, tienes menos visibilidad, menos contacto directo con tu equipo y menos control sobre los procesos y flujos de trabajo que utilizan.
¿O no?
En 2020,muchos directores de ventasse vieron obligados a adaptarse a la venta a distancia debido a la pandemia. Sin embargo, ya antes de eso, muchos de ellos dirigían con éxito equipos de ventas a distancia.
Aunque el trabajo a distancia puede parecer una desventaja porque el contacto con los representantes es menos inmediato y fácil, un equipo de ventas a distancia bien gestionado puede ser tan productivo y tener tanto éxito como un equipo en la oficina, si no más.
Entonces, ¿cómo puede gestionar su equipo de ventas a distancia?
¿Qué es un equipo de ventas virtual?
Un equipo de ventas virtual es un equipo compuesto por trabajadores a distancia que realizan sus actividades principalmente a través de comunicaciones telefónicas y en línea, como las videollamadas. El entorno de trabajo de estos vendedores suele ser su casa, aunque los espacios de trabajo compartido o las llamadas de ventas en persona pueden constituir algunas de sus actividades.
Esto difiere de las ventas en la oficina en algunos aspectos, como la ausencia de reuniones en persona o de charlas en la fuente. Sin embargo, como gran parte de las ventas se realizan por teléfono o correo electrónico, no es tan diferente como se piensa.
Venta a distancia frente a venta en la oficina: Diferencias en la gestión
No cabe duda de que la venta a distancia tiene un sabor distinto a la que se realiza fuera de la oficina. A saber:
Comunicación
La comunicación entre las ventas en la oficina y a distancia depende en gran medida de la tecnología. Los jefes de ventas deben comunicarse con regularidad con los trabajadores remotos para generar confianza y mantener abiertas las líneas de comunicación.
Herramientas y procesos
La venta a distancia depende en gran medida de las aplicaciones y los procesos en línea, mucho más que la venta presencial. Los jefes de ventas que dirigen equipos de ventas remotos deben mantener sus procesos y flujos de trabajo ajustados y accesibles para el equipo. Hay que priorizar la comunicación del equipo, con agendas y objetivos claros para que las reuniones sean más eficientes.
Supervisión
Mientras que la gestión de ventas en la oficina puede ser más espontánea, los líderes remotos deben esforzarse más para tener la misma visibilidad de lo que hacen sus representantes. Puedes utilizar la tecnología, como un CRM o una plataforma de gestión de proyectos, para vigilar a los representantes, pero no te excedas. Parte del éxito de un equipo remoto consiste en confiar en que tus representantes hagan su trabajo y en estar ahí para ofrecerles apoyo cuando lo necesiten.
Expectativas
Es más fácil establecer expectativas para el trabajo presencial que para el trabajo a distancia. Al fin y al cabo, estás allí para supervisarlo.
En un entorno remoto, no tienes esa interacción diaria para crear un vínculo y consolidar las expectativas, así que tendrás que comunicarlas de otras maneras. Asegúrate de que todas las partes están de acuerdo a la hora de hacer un seguimiento de los objetivos, los KPI y el comportamiento general.
Ventajas de utilizar un equipo de ventas a distancia
La gestión remota de equipos de ventas, ya sea de todo el equipo o de parte de él, tiene algunas ventajas importantes que debe conocer. He aquí algunas de las más importantes:
Ahorro de costes
Gestionar un equipo de ventas a distancia sin duda le ahorra dinero. No tienes que pagar casi los mismos gastos de espacio de oficina y, además, las personas pueden realizar ventas a distancia desde cualquier lugar, lo que te da la oportunidad de contratar representantes en zonas con un menor coste de la vida, donde sus salarios también son más bajos.
Oportunidad de expansión regional
La contratación de representantes remotos les permite vender en sus propias áreas locales. Puede cultivar líderes de ventas en ciudades grandes y pequeñas, en todo el país o incluso en todo el mundo. Los empleados remotos conocen sus zonas mejor que nadie y pueden hacer una gran mella en tus objetivos de ventas aunque no trabajen a tiempo completo.
Mayor productividad
Con la gestión remota de las ventas, los representantes pueden emplear su tiempo de forma más inteligente. Hay menos charlas y cháchara, lo que significa que pueden aumentar el número de clientes potenciales y acuerdos que gestionan a la vez.
Retos de la venta a distancia
Aunque los retos de gestionar un equipo de ventas remoto son reales, puede superarlos con el enfoque adecuado.
Mantener la comunicación y la transparencia
Al no estar todos en el mismo sitio, puede resultar difícil para un director saber cuánto tienen que hacer los comerciales. ¿Trabajan demasiado? ¿Están infrautilizados? ¿Se sienten frustrados por la falta de clientes potenciales? ¿Se ahogan en ellos? La solución es mantener una comunicación frecuente y transparente para que los representantes puedan compartir cómo se sienten y qué necesitan.
Evitar el agotamiento
Los trabajadores a distancia tienden a trabajar más horas, aunque no sea necesario. No siempre saben cuándo dejar de trabajar y pueden agotarse con facilidad. Ayúdales a encontrar el equilibrio entre trabajo y vida personal que necesitan estableciendo expectativas claras sobre cuándo pueden considerarse "fuera de servicio", ya sea por correo electrónico, llamadas telefónicas o cualquier otra actividad de ventas.
Crear un entorno de equipo
Generar confianza y mantener el compromiso de los vendedores remotos es siempre un reto, porque la relación de la oficina no está ahí para apoyar esos objetivos. Sin embargo, las actividades de ventas en persona no tienen por qué tener más éxito que el trabajo a distancia, siempre que tu equipo sepa dónde acudir para encontrar ayuda y camaradería. Asegúrese de que lo consigue mediante frecuentes eventos de equipo, tanto en línea como fuera de ella.
10 consejos profesionales para gestionar y motivar a un equipo de ventas a distancia
Establecer el proceso de gestión es esencial, pero mantenerlo en marcha es el verdadero reto de gestionar un equipo de ventas virtual.
Aquí tienes diez estrategias de ventas a distancia para aumentar tu visibilidad como gestor de ventas a distancia y motivar a tu equipo para que se comprometa y siga vendiendo.
1. Establecer expectativas claras de rendimiento
Establecer expectativas claras es esencial para un equipo de ventas a distancia. Un aspecto importante es fijar objetivos de rendimiento para el equipo.
Por supuesto,los objetivos de cuota de ventassiguen siendo importantes, pero los equipos de ventas a distancia deberían fijarse metas que les acerquen a su cuota mediante la realización de actividades de ventas que conduzcan al cierre de operaciones.
Para ajustar tus objetivos a la cuota, analiza tu proceso de ventas de forma inversa: ¿Cuántas ventas cerradas necesita cada comercial para alcanzar la cuota? ¿Qué porcentaje de reuniones se traduce en ventas cerradas?¿Cuántas llamadas en fríodeben realizar los comerciales para concertar una reunión? Una vez que lo hayas calculado, podrías fijar un objetivo de llamadas en frío diarias o semanales para cada comercial.
Para llevar un seguimiento de estas actividades clave,crea una tabla de clasificación de ventasy observa cómo los comerciales desarrollan una competencia sana al tiempo que llevan a cabo las actividades de ventas esenciales.
2. Controle los KPI de ventas y comparta los progresos con su equipo
El seguimiento de los KPI adecuados le permite tener una mejor visibilidad de la salud de su proceso de ventas y de su equipo.
Estos son algunosindicadores clave de rendimiento (KPI) de ventasque deberías tener en cuenta:
- Actividades de ventas por comercial:esto te permite saber el nivel de actividad de cada comercial, así como en qué actividades obtienen mejores resultados. (Un consejo… Puedes realizar un seguimiento y comparar la actividad de los comerciales fácilmente con el informe de comparación de actividades de Close .)
- Tasas de conversión del proceso de ventas: hacer un seguimiento deestos datos te ayuda a analizar el proceso de ventas y te indica si este se encuentra en buen estado. Cualquier fluctuación en estas cifras es una señal de alerta temprana de que algo no funciona correctamente en tu proceso.
- Ventas por método de contacto: Sabercómo prefieren que se pongan en contacto con ellos tus clientes potenciales te ayuda a determinar qué actividades son más valiosas para tu equipo.
- Tiempo medio de conversión:al conocer el tiempo que transcurre desde el momento del contacto hasta el cierre de la venta, puedes realizar pruebas para mejorar este indicador o detectar problemas en tu proceso antes de que ralenticen el ciclo de ventas.
- Ventas por fuente de clientes potenciales: siobservas un mayor número de ventas procedentes de una fuente de clientes potenciales concreta, puedes indicar a tu equipo que centre sus esfuerzos en un método específico de captación de clientes potenciales.
Estos son sólo algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que podría controlar para su equipo de ventas remoto. Encuentra las métricas que más influyen en la consecución de los objetivos de ventas y en los resultados finales, y configura el seguimiento para poder controlar el proceso y a los vendedores, incluso a distancia.
3. Proporcionar un proceso de venta virtual claramente definido
Aunque todos los equipos de ventas deberían tener un proceso de ventas bien definido, es especialmente importante en un entorno remoto.
Cuando su equipo de ventas está disperso, no siempre puede entrar para hacerle una pregunta rápida. La productividad en un entorno remoto es primordial, por lo que contar con procesos claros y por escrito es esencial. Cuando todo el equipo aplica de forma coherente un proceso de ventas de eficacia probada, los resultados pueden ser incluso mejores de lo que cabría esperar.
Por lo general,las etapas de un proceso de ventas eficazson más o menos las siguientes:
- Prospección
- Investigación
- Conexión
- Presentación de
- Responder a las objeciones
- Cerrar
- En
- Seguimiento
Por supuesto, tendrá que definir este proceso en función de sus circunstancias y clientes particulares.
A continuación, defina las actividades clave que hacen pasar a los clientes potenciales de una fase a la siguiente.
Por ejemplo, cuando se contacta con clientes potenciales por primera vez, ¿tienen más éxito tus comerciales con los correos electrónicos o las llamadas en frío? ¿Existe algún guion de venta que funcione mejor con determinados tipos de clientes potenciales? ¿Los clientes potenciales de un sector concreto responden mejor a una demostración del producto que a una presentación de ventas? ¿Qué tipo de seguimientos obtienen mejores tasas de respuesta?
Cuando pruebe estas actividades y vea los resultados, podrá crear un mejor marco de conocimientos prácticos para sus representantes de ventas. De este modo, sabrán exactamente lo que tienen que hacer para cerrar acuerdos, tanto si llevan años en el equipo como si acaban de empezar el mes pasado.
4. Utilice las herramientas adecuadas para potenciar su equipo de ventas a distancia
Trabajar en un entorno remoto no es para los débiles de corazón; por suerte, la mayoría de los representantes de ventas no son nada pusilánimes.
Sin embargo, sin charlas en persona entre sus compañeros, los representantes pueden perderse consejos y trucos que otros miembros del equipo utilizan con éxito. Como directivo, tu trabajo consiste en ayudarles a aprender esos trucos a distancia. He aquí dos formas de hacerlo:
Utilice cuadros de mando de ventas para mostrar qué mensajes funcionan
El sentimiento, las prioridades y las necesidades de sus clientes cambian con el tiempo. Entonces, ¿cómo saben los vendedores lo que los clientes quieren realmente hoy?
Pues bien, pueden hacer un seguimiento de la actividad del sitio web mediante unpanel de control de ventas. Así podrán saber qué páginas de destino generan más interacción y extraer temas y argumentos de ellas para ayudar a su equipo de ventas a vender de forma más eficaz mediante sus guiones de venta y plantillas de correo electrónico.
Anima a tu equipo a comentar las reacciones de los clientes ante diferentes estrategias o mensajes. En la reunión diaria de pie, pide a un miembro del equipo que cuente una llamada que haya mantenido el día anterior y fomenta el debate sobre las reacciones de los clientes y las objeciones de venta.
Esto puede ayudarle a usted, como gestor, a ver dónde puede ser necesario ajustar sus guiones y plantillas, y ayudará al resto del equipo de ventas a tener presentes las necesidades actuales de sus clientes potenciales mientras venden.
Los cuadros de mando de puntuación de clientes potenciales muestran a quién hay que dar prioridad
Al dirigir un equipo remoto, es su responsabilidad ayudar a los representantes a vender eficazmente a las personas adecuadas. Una forma de hacerlo es ayudar a los representantes a priorizar los clientes potenciales adecuados.
Establece unsistema de puntuación de clientes potencialesbasado en atributos y acciones específicos que indique a los comerciales con qué clientes potenciales deben ponerse en contacto primero de su lista. Básicamente, esto significa asignar un valor en puntos a las características y actividades de tus clientes potenciales.
Podría ser algo así:
Otra forma de mantener a tu equipo centrado en los proyectos adecuados es depurar periódicamente los datos que tienes almacenados en tu CRM. ¿Nuestro consejo? Crea un canalde seguimientoindependiente y guarda allí los clientes potenciales antiguos. Esto te ayudará a mantener tu canal principal despejado para los nuevos proyectos, al tiempo que estableces un proceso específico para recuperar esos clientes potenciales perdidos.
5. Aprovechar las herramientas informáticas automatizadas
Las estrategias de automatización de ventas son muy importantes, entre ellas las campañas de correo electrónico por goteo y los mensajes SMS, los procesos automatizados, la elaboración de informes, etc. Estas medidas automatizadas permiten que el comercial disponga de más tiempo para centrarse en los clientes potenciales de alta calidad alfinaldel ciclo de ventas, en lugar de tener que perseguir cada nuevo cliente potencial no cualificado a medida que surge.
Este tipo de herramientas de apoyo a las ventas pueden adoptar muchas formas, comola marcación predictivao las secuencias de correo electrónico, pero el resultado final es el mismo: ahorran mucho tiempo a los equipos que trabajan a distancia en comparación con las llamadas de ventas tradicionales.
Otras herramientas de ventas automatizadas, como Zoom para videoconferencias o Slack para la comunicación en equipo, también pueden ayudar a los equipos remotos a tener éxito.
6. Ofrecer la formación necesaria
A demasiados jefes de ventas les sigue gustando formar basándose en el método de la "táctica de ventas de la semana".
Pero si imparte formación sobre ideas generales de venta o tácticas teóricamente eficaces, ¿cómo sabe que su formación será realmente eficaz?
Por el contrario, la formación en ventas a distancia debe basarse en procesos y buenas prácticas que hayan demostrado su eficacia a lo largo del tiempo. Lo importante esdominar los fundamentosy centrarse en los principios atemporales.
En una entrevista,Chad Sanderson, de ValueSelling Associates, habló de cómo varios acontecimientos de la historia reciente han cambiado el panorama empresarial, entre ellos, aunque no solo, la pandemia actual.
"Para navegar en estos tiempos turbulentos, necesitamos una piedra de toque, un marco. Si entrenas a tu equipo en un marco, te da la capacidad de decir: 'Este marco ha resistido más que este momento concreto, y puedo centrarme en practicar sobre esta base. Así, mientras el huracán del cambio sopla fuera, sé que mis cimientos son sólidos y que voy a ser capaz de actuar con coherencia". Al darles ese marco, les das algo que es sólido y predecible independientemente de lo que ocurra".
Forme sobre una base sólida de procesos de ventas probados, y dará a su equipo la capacidad de trabajar de forma autónoma en un entorno remoto, sea cual sea la situación mundial. Entre los consejos adicionales se incluyen:
- Preste atención a las zonas horarias cuando organice los cursos de formación, para asegurarse de que los asistentes puedan asistir.
- Grabe las videoconferencias y los seminarios web para poder volver a verlos más tarde, y asegúrese de que sus proveedores de software ofrecen esta función.
- Como en todas las ventas, no se limite a contar, demuéstrelo. Específicamente modele cómo realizar llamadas de ventas virtualmente.
7. Priorizar la comunicación, la transparencia y la confianza
La confianza y la transparencia van de la mano, tanto si hablamos de reuniones de equipo como de llamadas de ventas.
Si quiere que sus representantes de ventas remotos confíen en usted como gestor y en la empresa en su conjunto, es importante que tengan una visión transparente de lo que ocurre en las ventas y con la empresa, en tiempo real.
Por ejemplo, cuando configures paneles para los KPI de ventas clave, asegúrate de que tus representantes tienen acceso a esos datos. Si utilizas el informe de comparación de actividades de Close, anima a los representantes a echar un vistazo al rendimiento de los demás en distintas áreas y a hablar entre ellos para mejorar los aspectos en los que tienen dificultades.
Por supuesto, en tiempos de crisis, la necesidad de transparencia es aún más acuciante. En nuestro libro*Liderar equipos de ventas en tiempos de crisis*, la asesora en liderazgo empresarialNiamh O’Keefemencionaba lo siguiente:
"En una crisis, la gente quiere más tranquilidad e información de lo habitual. Sé más transparente de lo habitual, comunica más de lo habitual".
8. Realizar reuniones individuales periódicas con cada miembro del equipo
Las reuniones de ventas individualescon cada uno de tus comerciales deben ser una parte habitual de tu agenda, y no solo una medida a la que recurrir cuando detectas un problema.
Hable con sus representantes y elija un día y una hora de la semana que les venga bien. A continuación, configúrelo como un evento recurrente en su calendario. Con Google Calendar, puedes dar a los invitados acceso para ajustar el evento, y dejar la puerta abierta para ajustar esta reunión si el representante está en una llamada o tiene otra tarea urgente.
Reunirse periódicamente con cada uno de los miembros del equipo le permitirá comprobar su trabajo, pero también su salud emocional. Elabore agendas específicas que tanto usted como el representante puedan añadir o ajustar, pero deje también algo de tiempo para charlar. Estas reuniones le ayudarán a generar confianza con su equipo, a controlar su situación laboral y a ver cuándo puede ser el momento de intervenir y ayudar.
9. Construir una atmósfera de responsabilidad
Una de las mejores formas de evitar la trampa de la microgestión de su equipo de ventas remoto es generar un espíritu de responsabilidad en su equipo. Este tipo de ambiente motiva a los representantes de ventas a seguir trabajando porque se sienten personalmente responsables de los resultados que ven.
He aquí algunas ideas sobre cómo hacerlo:
- Encarga a tus comerciales que elaboren el orden del día de las reuniones individuales; o, como mínimo, anímales a que añadan puntos a la lista de temas a tratar.
- Anima a los comerciales a tomar la iniciativa con nuevos métodos y procesos: pideconsejo e ideas a tu equipo y, a continuación, haz que pongan a prueba sus propias ideas y comprueben sus teorías.
- Haz que los comerciales se hagan cargo de sus propios objetivos de rendimiento: cuandoestablezcas los objetivos de rendimiento, tal y como se ha mencionado anteriormente, haz que cada comercial se responsabilice de hacer un seguimiento y planificar cómo alcanzar dichos objetivos.
- Crea un espacio seguro para pedir ayuda: nadietiene todas las respuestas. Asegúrate de que tus comerciales se sientan lo suficientemente cómodos como para pedir ayuda dentro del equipo. Por ejemplo, podrías crear un canal específico en Slack donde los comerciales puedan plantear preguntas sobre los proyectos en su cartera y recibir comentarios y consejos tuyos o de otros miembros del equipo de ventas.
- Permite que cada empleado encuentre su mejor forma de trabajar desde casa:las circunstancias personalesvarían de una persona a otra, así que deja que cada uno sea responsable de su propio horario de teletrabajo. Siempre que sea posible, ofrece flexibilidad para que cada uno pueda atender las necesidades de su familia sin descuidar su trabajo.
10. Celebrar cada hito y ganar
Si alguna vez has trabajado en ventas en una oficina, es difícil no darse cuenta de las minicelebraciones que tienen lugar cuando se cierra un trato o se alcanza una cuota.
Pero el hecho de que dirija un equipo de ventas a distancia no significa que esas celebraciones deban terminar.
Aunque no es exactamente lo mismo, hay muchas maneras de celebrar los logros de su equipo a distancia.
Por ejemplo, ¿por qué no celebrar los acuerdos cerrados con un GIF en el canal de Slack del equipo de ventas? O bien, preparar regalos divertidos para los comerciales cuando alcancen sus objetivos trimestrales, como unos meses de suscripción a sus cajas de suscripción favoritas, comoBook of the Month,Birchbox,Dollar Shave Club oBarkBox.
Celebrar los hitos y los logros de los objetivos ayuda a mantener a su equipo motivado y unido, incluso cuando se trabaja a distancia.
Cómo hacer crecer estratégicamente su equipo de ventas a distancia
¿No está seguro de cómo empezar a hacer crecer su equipo de ventas remoto? No hay problema, le ofrecemos algunos de nuestros consejos favoritos:
- Estructure las preguntas de la entrevista centrándose en la experiencia en ventas virtuales o a distancia.
- Proporcionar formación e incorporación con especial énfasis en las ventas virtuales.
- Invierta en recursos basados en la nube y ampliamente accesibles que ayuden a los profesionales de ventas a alcanzar sus objetivos.
- Establezca claramente sus expectativas en cuanto a la conducta laboral fuera de la oficina, el uso de software y los nuevos objetivos de ventas.
- Fomente la interacción a través de muchos medios, desde el teléfono y el vídeo hasta las redes sociales, las reuniones en persona o los encuentros.
¿Está preparado para ver mejoras importantes en su productividad, éxito y beneficios a distancia? Es hora de encontrar una solución.
Dirija a su equipo remoto hacia la productividad y el éxito
Motivar y gestionar unequipo de ventas a distanciano es precisamente pan comido, pero se puede hacer con éxito. De hecho, muchos equipos de ventas a distancia son tan eficaces como los equipos presenciales: todo depende de cómo se gestione a los comerciales.
De momento, anímese: la gestión de ventas a distancia es todo un reto y no es nada fácil crear equipos de ventas virtuales por primera vez. Pero es probable que la productividad de tus vendedores aumente, tus gastos generales se reduzcan y tu empresa en su conjunto salga ganando.
¿Por qué esperar? Proporcione a su equipo de ventas a distancia las herramientas que necesita para triunfar con Close, el CRM creado por y para equipos de ventas a distancia.
